Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, Mahnungen zu drucken, per E-Mail oder auch per Fax zu versenden. Ob und bis zu welcher Mahnstufe Mahnungen per E-Mail versendet werden sollen, legen Sie in der Anwendung Customizing fest. Sofern Sie Mahnungen per E-Mail versenden wollen, sind zusätzlich Einstellungen im Mahnprofil und in anderen Anwendungen (z. B. im Partnerstamm) erforderlich, die den Versand per E-Mail steuern.

Dieses Dokument beschreibt die Vorgehensweisen, um Mahnungen automatisch per E-Mail versenden zu können. Die Vorgehensweisen enthalten neben den erforderlichen Einstellungen auch die Voraussetzungen und Auswirkungen.

Mahnungen per E-Mail

In diesem Kapitel sind die Anwendungen aufgeführt, in denen Einstellungen für den Versand von Mahnungen per E-Mail einzurichten sind. Die Reihenfolge der Anwendungen gibt dabei auch die Reihenfolge wieder, in der die Einstellungen vorzunehmen sind.

Anwendung Partner

In dieser Anwendung müssen zunächst für die Mahnempfänger und die Mahnabsender die E-Mailadressen angegeben werden. Für die Vorgehensweise ist dabei zu unterscheiden, ob der Partner die eigene Organisation, also der Mahnabsender, oder Debitor bzw. Kreditor der Organisation und gleichzeitig auch der Mahnempfänger ist.

Partner ist die eigene Organisation

In der für Mahnungen zu nutzenden Kommunikationsart, z. B. E-Mail, dienstlich, muss eine E-Mail-Adresse eingetragen sein. Ist keine E-Mail-Adresse für die Organisationseinheit eingetragen, können die Angaben in der Anwendung Customizing nicht gespeichert werden, sofern dort diese Kommunikationsart als Empfängeradressierung in Dokumenten verwendet wird (siehe dazu Abschnitt Anwendung Customizing).

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie die Anwendung Partner und wählen Sie die Organisation als Partner zur Bearbeitung aus
2. Wechseln Sie in die Ansicht Basis
3. Tragen Sie unter der Rubrik Kommunikationsverbindungen die E-Mailadresse z. B. im Feld E-Mail, dienstlich ein
4. Speichern Sie den bearbeiteten Partner

Partner ist Debitor bzw. Kreditor der Organisation und der Mahnempfänger

Sofern für den zu mahnenden Partner ein bevorzugter Ansprechpartner für Mahnungen angegeben ist, muss bei diesem Ansprechpartner in der zu nutzenden Kommunikationsart, z. B. E-Mail, dienstlich eine E-Mailadresse unter seinen Kommunikationsverbindungen eigetragen sein.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie die Anwendung Partner und wählen Sie den entsprechenden Partner (Mahnempfänger) zur Bearbeitung aus
2. Wechseln Sie in die Ansicht Rechnungswesen
3. Unter dem Karteireiter Ansprechpartner wählen Sie den als bevorzugt markierten Ansprechpartner durch Anklicken aus
4. Klicken Sie in der Symbolleiste des Karteireiters auf den Button [Ansprechpartner bearbeiten oder neu erfassen]
   → Es öffnet sich ein Dialogfenster, in das der Ansprechpartner zur Bearbeitung übernommen wird
5. Tragen Sie dort die E-Mailadresse z. B. im Feld E-Mail, dienstlich ein und schließen das Dialogfenster über den Button [Übernehmen]
6. Speichern Sie den bearbeiteten Partner (Mahnempfänger)

Ist für den Mahnempfänger kein bevorzugter Ansprechpartner eingetragen, muss die E-Mailadresse in der zu nutzenden Kommunikationsart, z. B. E-Mail, dienstlich, eingetragen sein.

1. Wechseln Sie in der geöffneten Anwendung Partner mit dem zu bearbeitenden Mahnempfänger in die Ansicht Basis
2. Tragen Sie unter der Rubrik Kommunikationsverbindungen die E-Mailadresse z. B. im Feld E-Mail, dienstlich ein
3. Speichern Sie den bearbeiteten Mahnempfänger

Anwendung Customizing

Für den Versand von Mahnungen per E-Mail sind in dieser Anwendung die Funktionen Vorschlagswert und Dokumente relevant. Diese sind als Unterfunktionen unter der Hauptfunktion Comarch Financials Enterprise der Funktion Finanzbuchhaltung zugeordnet.

Funktion Vorschlagswert

Innerhalb dieser Funktion muss unter dem Karteireiter Mahnung die Mahnstufe festgelegt werden, bis zu der Mahnungen per E-Mail versendet werden sollen. Mahnungen werden bis zur angegebenen Mahnstufe automatisch versendet, wenn in dem maßgeblichen Mahnprofil eine Dokument-Vorlage für das Dokument Mahnbrief mit dem Medium E-Mail eingetragen ist und für den Mahnempfänger eine E-Mailadresse ermittelt werden kann.

Mahnungen, die über die hier angegebene Mahnstufe hinausgehen, werden grundsätzlich auf Papier gedruckt. Ein Grund dafür ist beispielsweise, dass Mahnungen mit Androhung einer Zwangsvollstreckung per Einschreiben versendet werden müssen. Die Einstellung Keine Mahnstufe bewirkt, dass generell keine Mahnungen automatisch per E-Mail versendet werden.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie die Anwendung Customizing
2. Öffnen Sie unter der Funktion Finanzbuchhaltung die Unterfunktion Vorschlagswert
3. Wechseln Sie in den Karteireiter Mahnung
4. Tragen Sie in dem Feld Mahnung per E-Mail/Fax bis Mahnstufe die entsprechende Mahnstufe ein.
5. Sofern dieses noch nicht erfolgt ist, legen Sie in den weiteren Feldern die höchste Mahnstufe für die Organisation, die generelle Mahnfähigkeit von Debitoren und Kreditoren sowie die zugehörigen Standard-Mahnprofile fest
6. Speichern Sie Ihre Angaben über den Button [Speichern]

Funktion Dokumente

Innerhalb dieser Funktion geben Sie zunächst unter der Rubrik Belegdokument-Vorlagen die Empfängeradressierung, z. B. E-Mail, dienstlich, für das Ausgabemedium E-Mail und die Belegkategorie Mahnbrief an. Die Einstellung als bevorzugtes Medium ist hier nicht unbedingt erforderlich, da grundsätzlich die Angaben aus dem Mahnprofil vorrangig herangezogen werden.

Zusätzlich muss unter der Rubrik Absender für E-Mails für das Belegdokument Mahnbrief der logische Absender der E-Mails festgelegt werden.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie in der Anwendung Customizing unter der Funktion Finanzbuchhaltung die Unterfunktion Dokumente
2. Über den Button [Neu] unter der Rubrik Belegdokument-Vorlagen öffnen Sie eine neue Zeile in der Tabelle
3. In dieser Zeile wählen Sie die Einstellung Mahnbrief für das Feld Beleg Kategorie aus
4. Wählen Sie in dem Feld Medium das Ausgabemedium E-Mail aus
5. Ordnen Sie die zu verwendende Belegdokument-Vorlage zu
6. Wählen Sie als Empfänger-Adressierung z. B. die Einstellung E-Mail, dienstlich
7. Aktivieren Sie das Ausgabemedium ggf. als Bevorzugt (Vorrang hat immer die Einstellung im Mahnprofil)
8. Wechseln Sie zu der Rubrik Absender für E-Mails
9. Über den Button [Neu] öffnen Sie eine neue Zeile in dieser Rubrik
10. In dieser Zeile wählen Sie für das Feld Belegdokument die Einstellung Mahnbrief
11. Im Feld Absender wählen Sie, welche E-Mailadresse als Absenderadresse verwendet werden soll, z. B. Konkrete Adresse
12. Sofern Sie als Absender die Einstellung Konkrete Adresse gewählt haben, geben Sie in dem Feld E-Mail-Adresse eine Standard-E-Mail-Absendeadresse an
13. Speichern Sie Ihre Angaben über den Button [Speichern]

Anwendung Mahnprofile

Grundsätzlich ist jedem mahnfähigen Debitor und Kreditor, dem im Partnerstamm kein eigenes Mahnprofil zugeordnet ist, automatisch das Standard-Mahnprofil aus der Anwendung Customizing zugeordnet.  In einem Mahnprofil sind u. a. auch die Einstellungen festzulegen, die für den Versand einer Mahnung per E-Mail erforderlich sind. Ausführliche Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Mahnprofile.

Unter dem Karteireiter Dokumente muss in der Rubrik Belegdokument-Vorlagen ein Belegdokument Mahnbrief für das Medium E-Mail eingetragen sein. Da das Mahnen per E-Mail im Wesentlichen von der Einstellung der Mahnstufe in der Anwendung Customizing abhängt, ist die Kennzeichnung des Medium E-Mail als bevorzugtes Medium im Mahnprofil nicht unbedingt erforderlich.

Zusätzlich muss unter der Rubrik Absender für E-Mails der logische Absender der E-Mails für das Belegdokument Mahnbrief eingetragen werden.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie in der Anwendung Mahnprofile das Mahnprofil, das Sie bearbeiten möchten
2. Über den Button [Neu] unter der Rubrik Belegdokument-Vorlagen öffnen Sie eine neue Zeile in der Tabelle
3. In dieser Zeile wählen Sie die Einstellung Mahnbrief für das Feld Belegdokument aus
4. Wählen Sie in dem Feld Medium das Ausgabemedium E-Mail aus
5. Ordnen Sie die zu verwendende Belegdokument-Vorlage zu
6. Aktivieren Sie das Ausgabemedium ggf. als Bevorzugt
7. Wechseln Sie zu der Rubrik Absender für E-Mails
8. Über den Button [Neu] öffnen Sie eine neue Zeile in dieser Rubrik
9. In dieser Zeile wählen Sie für das Feld Belegdokument die Einstellung Mahnbrief
10. Im Feld Absender wählen Sie, welche E-Mailadresse als Absenderadresse verwendet werden soll, z. B. Konkrete Adresse
11. Sofern Sie als Absender die Einstellung Konkrete Adresse gewählt haben, geben Sie in dem Feld E-Mail-Adresse eine Standard-E-Mail-Absendeadresse an
12. Speichern Sie anschließend das Mahnprofil

Anwendung Belegdokument-Vorlagen

In dieser Anwendung kann sowohl der Betreff als auch der Text der E-Mail mehrsprachig angegeben werden. Dazu wählen Sie in der verwendeten Belegdokument-Vorlage für das Medium E-Mail unter dem Karteireiter Ausgabe die Ausgabeeinstellung aus Vorlage in den Feldern Einstellung Betreff und Einstellung Text. Die Einstellung aus Benutzereinstellungen bewirkt hier, dass diese Angaben aus den Ausgabeeinstellungen in der Anwendung Benutzereinstellungen herangezogen werden.

Darüber hinaus sollte in der verwendeten Belegdokument-Vorlage für das Medium E-Mail unter dem Karteireiter Ablage das Ablegen des Dokuments bei Erstausgabe aktiviert werden, da sonst intern keine Mahnungen als PDF-Dateien gespeichert werden.

Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Belegdokument-Vorlagen. Die Beschreibung der Vorgehensweisen zur dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Vorgehensweisen: Belegdokument-Vorlagen.