In diesem Dokument werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Ansicht „Rechnungswesen“ in der Anwendung „Partner“ beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte, mit denen Sie z. B. Rechnungswesendaten erfassen oder bearbeiten.
Die Beschreibung der Ansicht „Rechnungswesen“ in der Anwendung „Partner“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in dieser Dokumentation: Partner, Ansicht „Rechnungswesen“
1 Neue Rechnungswesendaten erfassen
Voraussetzungen
In einer Multi-Site-Umgebung oder in einer Single-Site-Umgebung mit aktivierten „Inhaltsbezogenen Berechtigungen“ muss die gewählte Organisation eine Firma sein. Nur die Benutzer, die der zuständigen Organisation des Partners zugeordnet sind, dürfen neue Rollen eines Partners erzeugen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ und wechseln Sie in die Ansicht „Rechnungswesen“.
- Öffnen Sie den Partner, für den Sie Rechnungswesendaten erfassen möchten.
- Erfassen Sie bei Bedarf unter dem Karteireiter „Finanzbuchhaltungsdaten“ eine Umsatzsteuer-ID und/oder Steuernummer.
- Aktivieren Sie gegebenenfalls die Funktion „Debitor“ oder „Kreditor“.
Hinweis:
Wenn das für die Firma verwendete Rechnungswesen die Übernahme der Personenkonten aus dem ERP-System unterstützt und die Funktion „Debitor“ oder „Kreditor“ aktiviert wurde, so kann dies nach dem Speichern nicht mehr deaktiviert werden.
- Erfassen Sie in den übrigen Feldern entsprechende Daten oder wählen diese mithilfe der Wertehilfe aus.
- Wenn in der Anwendung „Customizing“ unter der Funktion „Rechnungswesen“ für die Firma als Rechnungswesen-Adapter „Varial“ ausgewählt ist, dann wählen Sie in dem gleichnamigen Feld eine Kontovorlage aus.
- Unter dem Karteireiter „Bankverbindungen“ erfassen Sie bei Bedarf die Bankverbindungen des Partners.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Die Rechnungswesendaten wurden erfasst.
2 Rechnungswesendaten löschen
Rechnungswesendaten werden nicht direkt gelöscht, sondern zunächst mit einem Löschkennzeichen versehen. Nur Versionen der Rechnungswesendaten, deren Gültigkeitszeitraum vollständig in der Zukunft liegt, können direkt gelöscht werden, da sie noch nicht verwendet werden.
2.1 Löschkennzeichen für Rechnungswesendaten setzen
Voraussetzungen
Die Rechnungswesendaten haben noch kein Löschkennzeichen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ und wechseln Sie in die Ansicht „Rechnungswesen“.
- Öffnen Sie den Partner, dessen Rechnungswesendaten ein Löschkennzeichen erhalten sollen.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschkennzeichen setzen“.
- Die Rechnungswesendaten wurden mit einem Löschkennzeichen versehen und gespeichert.
2.2 Löschkennzeichen für Rechnungswesendaten entfernen
Voraussetzungen
Die Rechnungswesendaten haben ein Löschkennzeichen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ und wechseln Sie in die Ansicht „Rechnungswesen“.
- Öffnen Sie den Partner, in dessen Rechnungswesendaten Sie das Löschkennzeichen entfernen möchten.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschkennzeichen entfernen“.
- Das Löschkennzeichen der Rechnungswesendaten wird entfernt.
2.3 Rechnungswesendaten-Version löschen
Voraussetzungen
Eine erst in der Zukunft gültige Rechnungswesendaten-Version existiert.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ und wechseln Sie in die Ansicht „Rechnungswesen“.
- Öffnen Sie den Partner, dessen zukünftige Version der Rechnungswesendaten Sie löschen möchten.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
- Wechseln Sie im Feld „Gültig ab“ mithilfe der Buttons „Weiter“ und „Zurück“ auf eine zukünftige Version der Rechnungswesendaten, die Sie löschen möchten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschen“.
- Die gewählte Version der Rechnungswesendaten wird gelöscht.
Hinweis:
Durch das Löschen einer zukünftigen Version wird der Gültigkeitszeitraum der Vorgängerversion entsprechend erweitert.
3 Neue Version von Rechnungswesendaten erfassen
Voraussetzung
Der Partner hat bereits Rechnungswesendaten.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ und wechseln Sie in die Ansicht „Rechnungswesen“.
- Öffnen Sie den Partner, für dessen Rechnungswesendaten Sie eine neue Version erfassen möchten.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Neue Version“.
- Eine neue Version der Rechnungswesendaten wird vorbereitet.
- Geben Sie in dem Feld „Gültig ab“ ein Datum in der Zukunft an, ab welchem der Partner gültig ist.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Die neue Version der Rechnungswesendaten wird gespeichert.
4 Bankverbindungen
Unter dem Karteireiter „Bankverbindungen“ können die Bankverbindungen des Partners erfasst, bearbeitet und gelöscht werden.
Hinweis:
Bankverbindungen werden organisationsunabhängig gespeichert. Für alle Firmen gelten alle Bankverbindungen des Partners.
4.1 Bankverbindungen erfassen
- Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle den Button „Neu“.
- Eine neue Zeile wird hinzugefügt.
- Erfassen Sie in den übrigen Feldern entsprechende Daten oder wählen diese mithilfe der Wertehilfe aus.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
Hinweis:
Genau eine Bankverbindung muss als bevorzugt gekennzeichnet sein.
4.2 Bankverbindungen ändern
Sie können eine gespeicherte Bankverbindung mit weiteren Daten ergänzen, z. B. eine IBAN hinzufügen. Die Änderung von bestehenden Daten einer Bankverbindung ist jedoch eingeschränkt. Entsprechende Fehlermeldungen werden angezeigt.
- Ergänzen Sie die Daten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Das System prüft, ob die Änderungen zulässig sind. Bei unzulässigen Änderungen werden Fehlermeldungen angezeigt. Erfassen Sie ggf. stattdessen eine neue Bankverbindung.
Werden keine Fehlermeldungen angezeigt, dann wurden die Änderungen gespeichert.
4.3 Bankverbindung löschen
Voraussetzung
Die zu löschende Bankverbindung ist nicht als bevorzugt gekennzeichnet.
Anleitung
- Markieren Sie die Zeile mit der zu löschenden Bankverbindung.
- Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle den Button „Löschen“.
- Die Zeile erhält ein Löschkennzeichen.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Die Bankverbindung wurde gelöscht.