In vielen Anwendungen können Sie benutzerdefinierte Felder erfassen. Sie benötigen dazu keine Programmierkenntnisse und können ihre Anwendungen dadurch individuell anpassen. Benutzerdefinierte Felder dienen Ihnen z. B. als Ressourcenparameter in der Produktion oder für weitere Daten in Stammdatenanwendungen und können auch in Skripts für das Workflow-Management referenziert werden. Oftmals werden Sie in den jeweiligen Anwendungen unter dem Karteireiter „Weitere Felder“ angeboten.
Die benutzerdefinierten Felder sind grundsätzlich auf das jeweilige Business Entity (und ggf. eine bestimmte Ansicht) bezogen. Damit lassen sich in einer Anwendung pro Ansicht weitere Daten erfassen (z. B. in der Anwendung „Artikel“, Ansicht „Vertrieb“).
In dieser Dokumentation wird der allgemeine Umgang mit benutzerdefinierten Feldern beschrieben. Sie werden über mögliche Voraussetzungen und Auswirkungen informiert.
1 Begriffsbestimmung
Benutzerdefinierte Felder
Benutzerdefinierte Felder werden je nach Bedarf und Aufgabenstellung erfasst und benutzt. Benutzerdefinierte Felder werden verwendet als Parameter in der Produktion, als zusätzliche Felder für Artikel- und Partner-Stammdaten, um zusätzliche Informationen ablegen zu können, für Dokumente zur Verschlagwortung und als Merkmale in Artikelmerkmals-Klassifikationen. Benutzerdefinierte Felder entsprechen einem Typ, aufgrund dessen spezifische Eigenschaften wie z. B. Wertebereiche oder Einheiten zugewiesen werden können.
Feldart
Benutzerdefinierte Felder haben oftmals übereinstimmende Eigenschaften, die vom Feldtyp abhängig sind. Um nicht für jedes benutzerdefinierte Feld einzeln die Eigenschaften festlegen zu müssen, können diese in Feldarten zusammengefasst werden. Feldarten umfassen also Eigenschaftenfestlegungen für benutzerdefinierte Felder.Bei der Verwendung einer Feldart werden die entsprechenden Eigenschaften für das benutzerdefinierte Feld übernommen. Mögliche Feldtypen für benutzerdefinierte Felder und damit auch Grundlage für Datentypen können sein: Text, E-Mail-Adresse, URL, Datum, Datum und Uhrzeit, Klassifikation, Betrag, Betrag in Hauswährung, Preis, Preis in Hauswährung, Dezimal, Menge, Auswahlfeld und Business Entity.
2 Benutzerdefinierte Felder: Dialogfensterbeschreibung
Zum Erfassen oder Bearbeiten benutzerdefinierter Felder wird Ihnen ein Dialogfenster geöffnet, worin Ihnen die entsprechenden Eigenschaften eines benutzerdefinierten Feldes angezeigt werden.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Name | Im Feld „Name“ erfassen Sie die Identifikation des benutzerdefinierten Feldes. Die Identifikation kann maximal 10 Zeichen umfassen und ist nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar.
Der Name eines benutzerdefinierten Feldes kann in Formeln und Bedingungen verwendet werden. Hinweis: Bei der Verwendung eines benutzerdefinierten Feldes als Parameter muss der Name innerhalb einer Ressourcengruppe eindeutig sein. |
| Feldbezeichnung | Erfassen Sie eine Feldbezeichnung für das benutzerdefinierte Feld. Die Feldbezeichnung wird auf der Bedienungsoberfläche vor dem Feld angezeigt. Sie kann auch nach dem ersten Speichern geändert werden. |
| Beschreibung | Erfassen Sie bei Bedarf eine Beschreibung für das benutzerdefinierte Feld. Diese wird als Tooltip angezeigt. |
| Pflichtfeld | Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob das benutzerdefinierte Feld ein Pflichtfeld sein soll. Aktivieren Sie diese Funktion, dann muss vom Benutzer das Feld in jedem Fall gefüllt oder eine Einstellung festgelegt werden.
Hinweis: Bei der Erfassung von Daten werden alle Pflichtfelder stets geprüft und führen ggf. zu Fehlermeldungen. Unsere Empfehlung: Legen Sie benutzerdefinierte Felder nur dann als Pflichtfeld fest, wenn Daten wirklich zwingend eingegeben werden müssen. |
| Rubrik „Feldart“ | |
| Feldart definieren
(Checkbox) |
Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob Sie eine bereits bestehende Feldart verwenden oder eine neue erfassen möchten.
Ist diese Funktion deaktiviert, dann können Sie bestehende Feldarten mit deren Wertebereichen und Eigenschaften auswählen und verwenden. Nur das Feld „Vordefinierte Feldart“ ist editierbar. Ist diese Funktion aktiviert, dann legen Sie eine neue Feldart mit deren Eigenschaften fest. Das Feld „Vordefinierte Feldart“ ist in diesem Fall nicht editierbar. Stattdessen ist das Feld „Typ“ editierbar, um die neue Feldart festlegen zu können. Abhängig vom gewählten Typ ergeben sich weitere Felder für die Festlegung des benutzerdefinierten Feldes. Nach dem ersten Speichern ist die Festlegung nicht mehr änderbar. |
| Vordefinierte Feldart | Ist die Funktion „Feldart definieren“ deaktiviert, dann können Sie in diesem Feld eine bestehende Feldart für das benutzerdefinierte Feld auswählen. Sie können keine weiteren Eigenschaften für das benutzerdefinierte Feld festlegen, sondern übernehmen diese von der bereits bestehenden Feldart.
Nach dem ersten Speichern ist die Festlegung nicht mehr änderbar. |
| Typ | Ist die Funktion „Feldart definieren“ aktiviert, dann können Sie in diesem Feld einen Typ auswählen, gemäß dem die weiteren Eigenschaften des benutzerdefinierten Feldes festgelegt werden. Demnach werden Ihnen in Abhängigkeit des gewählten Typs in der Rubrik „Einschränkungen“ weitere Felder für die Eigenschaftenfestlegungen angeboten. Weitere Informationen zu den Typen einer Feldart finden Sie in dieser Dokumentation: Feldarten
Nach dem ersten Speichern ist die Festlegung nicht mehr änderbar. |
| Werteliste
(Checkbox) |
Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob das benutzerdefinierte Feld bei seiner Verwendung die Möglichkeit bietet, eine Werteliste zu nutzen. Für Ressourcenparameter steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
Ist die Funktion aktiviert, dann hat das folgende Auswirkungen: · Bei der Erfassung eines benutzerdefinierten Feldes steht vor dem Feld „Vorschlagswert“ eine Raute, worüber ein Dialogfenster geöffnet wird. Darin können mehrere Werte erfasst und eine Reihenfolge festgelegt werden, die bei der Verwendung des Feldes angeboten werden. · Bei der Verwendung des Feldes steht hinter der Feldbezeichnung und vor dem Feld für die Eingabe eine Raute, worüber ein Dialogfenster geöffnet wird. Darin stehen bereits die während der Felddefinition erfassten Werte. Darüber hinaus können weitere erfasst werden. Mehrere Werte werden mit einer gefüllten Raute dargestellt. Der erste Wert wird im Feld vorgeschlagen. Ist die Funktion deaktiviert, dann fehlt die Raute vor dem Feld und die Möglichkeit, eine Werteliste zu nutzen. Nach dem ersten Speichern ist die Festlegung nicht mehr änderbar. |
| Vorschlagswert | In diesem Feld erfassen Sie einen Wert, der bei der Verwendung des Feldes vorgeschlagen wird. Ist die Funktion „Werteliste“ aktiviert, dann besteht zusätzlich die Möglichkeit, eine Werteliste zu erfassen. Siehe bei Bedarf die Beschreibung der Funktion „Werteliste“.
Ist bei der Neuerfassung kein Typ ausgewählt, dann wird dieses Feld nicht angezeigt, weil eventuelle Metadaten hinsichtlich des Typs fehlen. Wählen Sie einen Typ aus, damit dieses Feld angezeigt werden kann. |
| Rubrik „Einschränkungen“ | |
| In dieser Rubrik können Sie die Eigenschaften und Werte eines benutzerdefinierten Feldes genauer festlegen. Welche Eigenschaften festlegbar sind, ergibt sich aus der Wahl des Typs eines benutzerdefinierten Feldes. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Feldarten | |
3 Aktionen in Verbindung mit benutzerdefinierten Feldern
Folgende Aktionen stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie mit benutzerdefinierten Feldern arbeiten. Diese Aktionen finden Sie z. B. unter dem Karteireiter „Weitere Felder“ in verschiedenen Stammdaten-Anwendungen (wie „Partner“ oder „Artikel“) oder in den Rubriken für die Ressourcenparameter (u. a. in der Anwendung „Ressourcen“).
- ..
Mithilfe des Buttons „Eigenschaften…“ wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem die Eigenschaften eines benutzerdefinierten Feldes angezeigt werden. Im Feld „Name“ können Sie das benutzerdefinierte Feld auswählen, dessen Eigenschaften Sie sehen möchten. Daher ist nicht notwendig, zuvor ein Feld zu fokussieren.
- ..
Mithilfe des Buttons „Neu…“ wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld erfassen können. Alle Felder für das Erfassen der Meta-Daten und Eigenschaften sind gemäß den Abhängigkeiten zu den Feldtypen eingabebereit. Beachten Sie bitte, dass ein neues benutzerdefiniertes Feld erst mit dem Aktualisieren des Tabellenschemas verwendbar ist.
- Löschen…
Mithilfe des Buttons „Löschen…“ wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem eine Liste aller benutzerdefinierten Felder für das geöffnete Business Entity enthalten ist. In der Liste können Sie mithilfe einer Checkbox das zu löschende benutzerdefinierte Feld auswählen und damit zum Löschen kennzeichnen. Das Löschen wird erst mit dem Aktualisieren des Tabellenschemas ausgeführt.
- ..
Mithilfe dieses Buttons wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie festlegen können, in welcher Spalte und Reihe die benutzerdefinierten Felder angeordnet werden sollen. Dazu stehen auch Leerfelder zur Verfügung, um Zwischenräume gestalten zu können. Beachten Sie bitte: Für die Anordnung der benutzerdefinierten Felder können Sie nicht den Designmodus verwenden.
- Tabellenschema erzeugen…
Mithilfe dieses Buttons wird ein Dialogfenster für die Hintergrundverarbeitung geöffnet, in dem Sie entsprechende Daten für die Ausführung dieser Aktion erfassen. Das Erzeugen des Tabellenschemas umfasst das Abschließen der neu erfassten und zum Löschen gekennzeichneten benutzerdefinierten Felder. Aktualisiert werden die Tabellen für das entsprechende Business Entity auf der OLTP-Datenbank.
Dieser Button steht Ihnen nicht für benutzerdefinierte Felder für Ressourcenparameter zur Verfügung. Änderungen erfolgen in diesem Fall mit dem Speichern.
4 Vorgehensweisen
Sie können benutzerdefinierte Felder ohne Programmierkenntnisse erfassen und bearbeiten.
4.1 Benutzerdefiniertes Feld erfassen
- Öffnen Sie die Anwendung und bei Bedarf die gewünschte Ansicht, der Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen möchten.
- Anwendung und bei Bedarf die Ansicht werden geöffnet.
- Drücken Sie im Arbeitsbereich auf den Karteireiter „Weitere Felder“, unter dem sich die benutzerdefinierten Felder befinden. Für Ressourcen-Anwendungen steht dieser Karteireiter nicht zur Verfügung. Fokussieren Sie stattdessen bei Bedarf eine der Rubriken, in denen sich die benutzerdefinierten Felder befinden.
- Drücken Sie in der Symbolleiste unter dem Karteireiter „Weitere Felder“ (oder alternativ in der Rubrik-Titelleiste in Ressourcen-Anwendungen) auf den Neu-Button, um eine neues benutzerdefiniertes Feld zu erfassen.
- Das Dialogfenster „Neu“ wird geöffnet.
- Erfassen Sie im Feld „Name“ eine Identifikation für das neue benutzerdefinierte Feld.
- Erfassen Sie im Feld „Feldbezeichnung“ eine Bezeichnung für das Feld, die bei der Verwendung des Feldes auf der Bedienungsoberfläche angezeigt wird.
Hinweis:
Sie können zusätzlich einen „Access Key“ erfassen, um dem Benutzer einen schnellen Zugriff auf das Feld zu ermöglichen. Dazu erfassen Sie vor einem Buchstaben ein kaufmännisches Und-Zeichen (&, Ampersand). Dadurch erhält der Buchstabe nach dem „&“ einen Unterstrich, um dem Benutzer anzuzeigen, dass er mit der Tastenkombination „Alt+Buchstabe“ das so gekennzeichnete Feld fokussieren kann. Sind mehrere Felder identisch gekennzeichnet, dann wechselt der Fokus entsprechend von Feld zu Feld bei wiederholtem Ausführen dieser Tastenkombination.
- Erfassen Sie bei Bedarf im Feld „Beschreibung“ eine Beschreibung. Diese wird als Tooltip für das Feld angezeigt.
- Aktivieren oder Deaktivieren Sie die Funktion „Pflichtfeld“ und legen damit fest, ob das Feld zwingend bei der Verwendung auszufüllen ist.
- Aktivieren oder Deaktivieren Sie in der Rubrik „Feldart“ die Funktion „Feldart definieren“ und entscheiden damit, ob Sie eine bereits vordefinierte Feldart nutzen oder eine neue festlegen möchten.
- In Abhängigkeit der aktivieren oder deaktivierten Funktion „Feldart definieren“ wird entweder das Feld „Vordefinierte Feldart“ oder „Typ“ eingabebereit.
- In Abhängigkeit der Festlegung für die Funktion „Feldart definieren“ gehen Sie vor, wie in folgenden weiterführenden Anleitungsschritten beschrieben:
- Die Funktion „Feldart definieren“ ist deaktiviert
- Die Funktion „Feldart definieren“ ist aktiviert
Die Funktion „Feldart definieren“ ist deaktiviert:
- Ist die Funktion „Feldart definieren“ deaktiviert, dann wählen Sie im Feld „Vordefinierte Feldart“ die gewünschte Feldart.
- Die gewählte Feldart wird angezeigt. Die Eigenschaften der Feldart werden nicht im Dialogfenster angezeigt.
- Drücken Sie auf den Button „Übernehmen“.
- Das neue benutzerdefinierte Feld wird auf der Bedienungsoberfläche angezeigt.
Hinweis:
Im Fall eines Ressourcenparameters wird das neue Feld als direkt verwendbar dargestellt. In anderen Stammdaten-Anwendungen wird es so dargestellt, dass es für den Benutzer als nicht relevant erscheint. In diesem Fall muss die Aktion „Tabellenschema erzeugen“ ausgeführt werden, um das neue Feld verwenden zu können. Siehe dazu dieses Kapitel: Tabellenschema erzeugen
- Drücken Sie auf den Speichern-Button in der Standard-Symbolleiste der Anwendung.
- Das neue benutzerdefinierte Feld wird gespeichert.
Die Funktion „Feldart definieren“ ist aktiviert:
- Wenn die Funktion „Feldart definieren“ aktiviert ist, dann wählen Sie im Feld „Typ“ den Typ des Feldes.
- Das Feld „Vorschlagswert“ wird angezeigt.
- Je nach gewähltem Feldtyp sind in der Rubrik „Einschränkungen“ weitere Felder für die Festlegung weiterer Eigenschaften des neuen Feldes verfügbar.
- Aktivieren Sie bei Bedarf die Funktion „Werteliste“, wenn im neuen benutzerdefinierten Feld mehrere Werte über einen feldbezogenen Dialogbutton (Raute vor dem Feld) erfassbar sein sollen.
- Ist die Funktion „Werteliste“ aktiviert, dann steht vor dem Feld „Vorschlagswert“ der Rauten-Button zur Verfügung. Ist die Funktion deaktiviert, dann fehlt der Rauten-Button.
- Ist die Funktion „Werteliste“ aktiv, dann drücken Sie bei Bedarf auf den feldbezogenen Dialogbutton vor dem Feld „Vorschlagswert“, um Werte zu erfassen.
- Das Dialogfenster „Werteliste“ wird geöffnet.
- Erfassen Sie eine Werteliste und drücken Sie danach auf den OK-Button.
- Das Dialogfenster schließt sich.
- Ist eine Werteliste vorhanden, dann wir der erste Wert im Feld „Vorschlagswert“ angezeigt.
- Erfassen Sie in der Rubrik „Einschränkungen“ in Abhängigkeit des gewählten Typs die erforderlichen Daten oder legen entsprechende Einstellungen fest.
- Drücken Sie den Button „Übernehmen“.
- Das neue benutzerdefinierte Feld wird auf der Bedienungsoberfläche angezeigt.
Hinweis:
Im Fall eines Ressourcenparameters wird das neue Feld als direkt verwendbar dargestellt. In anderen Stammdaten-Anwendungen wird es so dargestellt, dass es für den Benutzer als nicht relevant erscheint. In diesem Fall muss die Aktion „Tabellenschema erzeugen“ ausgeführt werden, um das neue Feld verwenden zu können. Siehe dazu dieses Kapitel: Tabellenschema erzeugen
- Drücken Sie auf den Speichern-Button in der Standard-Symbolleiste der Anwendung.
- Das neue benutzerdefinierte Feld wird gespeichert.
4.2 Benutzerdefiniertes Feld löschen
- Öffnen Sie die Anwendung und bei Bedarf die gewünschte Ansicht, zu der Sie ein benutzerdefiniertes Feld löschen möchten.
- Anwendung und bei Bedarf die Ansicht werden geöffnet.
- Drücken Sie im Arbeitsbereich auf den Karteireiter „Weitere Felder“, unter dem sich die benutzerdefinierten Felder befinden. Für Ressourcen-Anwendungen steht dieser Karteireiter nicht zur Verfügung. Fokussieren Sie stattdessen bei Bedarf eine der Rubriken, in denen sich die benutzerdefinierten Felder befinden.
- Drücken Sie in der Symbolleiste unter dem Karteireiter „Weitere Felder“ (oder alternativ in der Rubrik-Titelleiste in Ressourcen-Anwendungen) auf den Löschen-Button, um ein benutzerdefiniertes Feld zu löschen.
- Das Dialogfenster „Löschen“ wird geöffnet.
- Wählen Sie in der Liste des geöffneten Dialogfensters „Löschen“ das benutzerdefinierte Feld aus, welches Sie löschen möchten. Aktivieren Sie dafür in der entsprechenden Zeile die Checkbox.
- Drücken Sie im Dialogfenster auf den Button „Übernehmen“.
- Das Dialogfenster „Löschen“ schließt sich.
- Das zum Löschen gekennzeichnete Feld wird auf der Bedienungsoberfläche als nicht relevant dargestellt.
- Drücken Sie auf den Speichern-Button in der Standard-Symbolleiste der Anwendung.
- Das benutzerdefinierte Feld wird gelöscht, wenn es ein Ressourcenparameter gewesen ist.
In allen anderen Fällen muss zusätzlich die Aktion „Tabellenschema erzeugen“ ausgeführt werden, um das zum Löschen gekennzeichnete Feld von der Bedienungsoberfläche zu löschen. Siehe dazu dieses Kapitel: Tabellenschema erzeugen
4.3 Benutzerdefinierte Felder anordnen
- Öffnen Sie die Anwendung und bei Bedarf die gewünschte Ansicht, zu der Sie die benutzerdefinierten Felder anordnen möchten.
- Anwendung und bei Bedarf die Ansicht werden geöffnet.
- Drücken Sie im Arbeitsbereich auf den Karteireiter „Weitere Felder“, unter dem sich die benutzerdefinierten Felder befinden. Für Ressourcen-Anwendungen steht dieser Karteireiter nicht zur Verfügung. Fokussieren Sie stattdessen bei Bedarf eine der Rubriken, in denen sich die benutzerdefinierten Felder befinden.
- Drücken Sie in der Symbolleiste unter dem Karteireiter „Weitere Felder“ (oder alternativ in der Rubrik-Titelleiste in Ressourcen-Anwendungen) auf den Anordnen-Button, um die benutzerdefinierten Felder anzuordnen.
- Das Dialogfenster „Felder anordnen“ wird geöffnet.
Im Dialogfenster haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Felder anzuordnen. Die Anordnung der Felder in der linken und rechten Spalte auf der Bedienungsoberfläche ergibt sich aus der angezeigten Anordnung im Dialogfenster. Zum Ändern der Anordnung stehen Ihnen entsprechende Buttons in der Mitte des Dialogfensters zur Verfügung.
- Die Reihenfolge der Felder ändern Sie mithilfe der Pfeil-Buttons. Markieren Sie im Dialogfenster in der gewünschten Spalte eine Feldbezeichnung und drücken Sie den nach oben weisenden Pfeil, um das markierte Feld um eine Position nach oben zu verschieben. Mit dem nach unten weisenden Pfeil-Button verschieben Sie das Feld um eine Position nach unten.
- Sie verschieben Felder in die jeweils andere Spalte, indem Sie die Feldbezeichnung markieren und anschließend auf den jeweiligen nach links oder rechts weisenden Button drücken.
- Um einen Zwischenraum zu gestalten, können Sie ein Leerfeld einfügen. Sie fügen ein Leerfeld oberhalb eines Feldes ein, indem Sie die entsprechende Feldbezeichnung markieren und auf den Button „Zwischenraum einfügen“ drücken. Sie entfernen ein Leerfeld, indem Sie es zunächst markieren und anschließend den Button „Zwischenraum entfernen“ drücken.
- Drücken Sie im Dialogfenster auf den Button „Übernehmen“.
- Das Dialogfenster „Felder anordnen“ schließt sich.
- Entsprechend der gewählten Anordnung werden die Felder auf der Bedienungsoberfläche angeordnet.
4.4 Tabellenschema erzeugen
Für neue oder zum Löschen gekennzeichnete benutzerdefinierte Felder muss das Tabellenschema erzeugt werden, damit diese Änderungen aktiv werden können. Dies trifft nicht auf Ressourcenparameter zu.
Hinweis:
Wir empfehlen, das Tabellenschema zu einem Zeitpunkt mit geringer Zugriffsrate auf das System (z. B. nachts) zu aktualisieren.
Abfragemuster
Bei der Erzeugung von Abfragemustern in allen Anwendungen, die benutzerdefinierte Felder anzeigen, ist Folgendes zu beachten:
Bei Auswahlfeldern ist grundsätzlich möglich, „Alle“ oder bestimmte Einträge auszuwählen. Auch wenn zum Erfassungszeitpunkt eines Abfragemusters der Eintrag „Alle“ ausgewählt war, werden nicht alle ausgewertet, wenn nach diesem Zeitpunkt das benutzerdefinierte Feld um einen weiteren Wert ergänzt wurde. Das System bemerkt die Änderung im Auswahlfeld und zeigt für das Abfragemuster im benutzerdefinierten Feld den Eintrag „Mehrfachauswahl“ anstatt „Alle“ an.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung und bei Bedarf die gewünschte Ansicht, zu der Sie das Tabellenschema erzeugen möchten.
- Anwendung und bei Bedarf die Ansicht werden geöffnet.
- Drücken Sie im Arbeitsbereich auf den Karteireiter „Weitere Felder“, unter dem sich die benutzerdefinierten Felder befinden.
- Drücken Sie in der Symbolleiste unter dem Karteireiter „Weitere Felder“ auf den Button „Tabellenschema erzeugen“.
- Das Dialogfenster „Tabellenschema erzeugen“ wird geöffnet.
- Erfassen Sie im Dialogfenster die Daten für die Hintergrundverarbeitung.
- Drücken Sie auf einen der Ausführen-Buttons „Sofort“ oder im „Hintergrund“.
- Das Tabellenschema wird erzeugt, wodurch neue benutzerdefinierte Felder aktiv werden und zum Löschen gekennzeichnete Felder entfernt werden.