1                     Themenübersicht

In dieser Dokumentation wird beschrieben, wie Pro-forma-Rechnungen im System abgebildet sind und wie die Pro-forma-Rechnungen erzeugt werden. Erfahren Sie, in wel­cher Bezie­hung eine Pro-forma-Rechnung zu anderen Anwendungen und Busi­ness Entitys stehen kann und wie sie in die betriebswirtschaftlichen Pro­zesse eingebunden ist.

Die Pro-forma-Rechnung ist ein Beleg mit Belegdokument zu einem Vertriebsauf­trag oder Verteilauftrag, der den Warenwert des Auftrags beim grenzüber­schreitenden Waren­verkehr für Zollzwecke dokumentiert. Die Pro-for­ma-Rech­nung wird dazu ver­wendet, eine genaue wertmäßige Beschreibung einer ge­plan­ten Lieferung zu erhalten. Die Pro-forma-Rechnung kann der Lieferung als Beleg­dokument in gedruckter Form beigelegt werden, um die Zollabfertigung zu erleich­tern bzw. erst zu ermöglichen.

Es können direkt in der Anwendung „Vertriebsaufträge“ pro Vertriebsauftrag oder in der Anwendung „Verteilaufträge“ pro Verteilauftrag eine oder meh­rere Pro-forma-Rechnungen erzeugt und die Belegdokumente ausge­ge­ben werden. Die erzeug­ten Belege können in der Anwendung „Pro-forma-Rechnungen abfra­gen“ betrachtet und bei Bedarf weitere Kopien der Beleg­do­ku­mente „Pro-for­ma-Rechnung“ ausgegeben werden.

Welche Rolle Pro-forma-Rechnungsarten dabei spielen und wie sie erfasst oder erzeugt werden, lesen Sie in der Dokumentation Pro-forma-Rechnungsarten.

2                     Begriffsbestimmung

Pro-forma-Rechnung

Die Pro-forma-Rechnung ist ein Beleg mit Belegdokument zum Vertriebsauftrag, das den Warenwert des Auftrags beim grenzüberschreitenden Warenverkehr für Zollzwecke dokumentiert. Die Pro-forma-Rechnung wird dazu verwendet, eine genaue wertmäßige Beschreibung einer geplanten Lieferung zu erhalten. Dazu können direkt in der Anwendung „Vertriebsaufträge“ pro Vertriebsauftrag eine oder mehrere Pro-forma-Rechnungen erzeugt und die Belegdokumente ausgegeben werden.Die Pro-forma-Rechnung kann der Lieferung als Belegdokument in gedruckter Form beigelegt werden, um die Zollabfertigung zu erleichtern bzw. erst zu ermöglichen. Die Pro-forma-Rechnung enthält dazu in der Regel Daten zu den bestellten Artikeln, Mengen, Preisen, Konditionen und Terminen.

Pro-forma-Rechnungsart

Pro-forma-Rechnungsarten dienen der Identifikation von Pro-forma-Rechnungen. Sie enthalten verschiedene Vorschlagswerte für Pro-forma-Rechnungen.

3                     Prozesse

Im Folgenden werden die betriebswirtschaftlichen Prozesse für die Pro-forma-Rechnungen sowie die dadurch ggf. entstehenden Beziehungen zu anderen Anwen­dungen und Business Entitys beschrieben. Ebenso erhalten Sie einen Überblick über die relevanten Anwendungen zum Bearbeiten der Pro-forma-Rechnungen.

Ausschnitt eines Vertriebsprozesses

Eine Pro-forma-Rechnung resultiert aus einem Vertriebsauftrag oder einem Verteilauftrag in einem Multi-Site-System. Eine Pro-forma-Rechnung ist ein Beleg (mit gleichnamigem Belegdokument), der den Warenwert eines Vertriebsauftrages oder Verteilauftrages im grenzüberschreitenden Warenver­kehr für Zollzwecke doku­mentiert. Pro-forma-Rechnungen werden wie folgt erzeugt:

Eine oder mehrere Pro-forma-Rechnungen können direkt aus einem Ver­triebsauftrag in der Anwendung „Vertriebsaufträge“ oder aus einem Ver­teilauftrag in der Anwendung „Verteilaufträge“ erzeugt und ausgege­ben werden. Dabei werden die Pro-forma-Rechnungen als Belege und gleich­zeitig auch die zugehörigen Belegdokumente erzeugt.

Eine Pro-forma-Rechnung zu einem Vertriebsauftrag kann noch nicht erzeugt werden, wenn im Vertriebsauftrag unter dem Karteireiter „Allgemeines“ das Merkmal „Auftragsbestätigung erforderlich“ hinterlegt ist. Dann kann der Auftrag erst weiterbearbeitet werden (z. B. eine Pro-forma-Rech­nung erzeugt werden), nachdem für die entsprechenden Positionen des Ver­triebs­auftrages eine Auftragsbestätigung ausgegeben wurde.

Eine Pro-forma-Rechnung zu einem Verteilauftrag kann jederzeit erzeugt werden. Dazu müssen keine beson­deren Bedingungen erfüllt sein.

Beliebig viele Pro-forma-Rechnungen können zu einem Vertriebsauf­trag oder Verteilauftrag erzeugt werden. Eine Pro-forma-Rech­nung bezieht sich immer auf genau einen Vertriebs­auf­trag oder Verteilauftrag („1:n“‑Beziehung).

4                     Voraussetzungen für die Pro-forma-Rechnungserzeugung

Die Erzeugung einer Pro-forma-Rechnung ist nur für Auftragspositionen möglich, für die folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der allgemeine Auftragsstatus ist „Freigegeben“.
• Ist eine Auftragsbestätigung erforderlich, dann muss diese erzeugt sein.

Für Vertriebsaufträge des Typs „Filialauftrag“ und für Verteilaufträge des Typs „Lieferung“ werden keine Pro-forma-Rechnungen erzeugt.

5                     Entscheidungsmerkmale pro Rechnungserzeugung

Vertriebs- und Lieferaufträge sowie Verteilaufträge in Multi-Site-Systemen können mehrere Positionen umfassen, für die z. B. verschiedene Lieferempfänger eingetragen sind. Damit Positionen auf einer Rechnung zusammengefasst werden können, müssen folgende Merkmale übereinstimmen:

• Rechnungsempfänger
• Ausgangsrechnungsart
• Zahlungsbedingung
• Zahlungspartner
• Währung
• Rechnungssteller
• Valutadatum
• Steuer-Register
• Preisdarstellung
• Ausgabemedium
• Ausgabeadresse
• Sammelrechnungskennzeichen
• Rechnung, die nur Steuern berechnet (Musterlieferung)
• Umsatzsteuer-ID des Lieferempfängers
• Empfängerland des Lieferempfängers
• Ursprungsrechnung

Hinweis:

Für Gutschriften aus Vertriebsaufträgen der Typen „Rücksendungsgutschrift“ und „Rücksendungsersatzauftrag“ wird der Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsposition in die Ausgangsrechnung übernommen.

6                     Erzeugungsverfahren

Pro Pro-forma-Rechnung wird eine Pro-forma-Rechnungsnummer vergeben. Die Pro-forma-Rechnungsart ist für die Vertriebsaufträge der Vertriebs-Auftragsart und für die Verteilaufträge der Verteilauftragsart zugeordnet. Die Pro-forma-Rechnungsart in Verbindung mit der Pro-forma-Rechnungsnummer identifiziert eine Pro-forma-Rechnung eindeutig.

Bei der Erzeugung einer Pro-forma-Rechnung wird eine Pro-forma-Rechnungs­nummern pro Aufruf vergeben.

6.1               Pro-forma-Rechnungen erzeugen

Die Erzeugung einer Pro-forma-Rechnung ist eine Aktion zu einem zugehörigen Vertriebsauftrag oder Verteilauftrag in einem Multi-Site-System, bei dem ein Beleg und ein Belegdokument der Pro-forma-Rechnung entstehen.

Pro-forma-Rechnungen können direkt aus den Anwendungen „Vertriebsaufträge“ oder aus der Anwendung „Verteilaufträge“ erzeugt werden. Die Massenverarbeitung ist mithilfe einer Cockpit-Anwendung ausführbar. In jedem Fall werden entweder die Mengen für die Pro-forma-Rechnungspositionen aus den Dispositionsmengen der Aufträge oder, wenn keine Dispositionsmengen zum Auftrag erfasst wurden, die Auftragspositionsmengen für die Pro-forma-Rechnung herangezogen. Zu einem Auftrag können beliebig viele Pro-forma-Rechnungen erzeugt werden.

Hinweis:

Für das Belegdokument „Pro-forma-Rechnung“ können Sie in dem Dialogfenster zur Belegdokumentausgabe den Parameter „Belegdatum“ bei Bedarf bearbeiten. Das System zeigt als Vorschlagswert das aktuelle Datum an. Dies können Sie durch ein beliebiges Datum ersetzen. Auf dem Belegdokument erscheint dann das von Ihnen manuell erfasste Belegdatum.

Ein leeres Datumsfeld bedeutet, dass bei der Erstellung von Pro-forma-Rechnungen der Parameter „<heute>“ als Belegdatum angenommen wird.

6.2               Pro-forma-Rechnungen löschen

Pro-forma-Rechnungen sind Belege, die zu jeder Zeit gelöscht werden können.