Dieses Dokument beschreibt die Verwendung von Zahlungsprofilen in der Finanzbuchhaltung. Das Zahlungsprofil enthält Vorbesetzungen für die Zahlungsmodalitäten mit einem Debitor oder Kreditor. Hier können Zahlungszeitpunkte, Skonto-Kulanztage, Zahlungswege u.v.m. in einem Zahlungsprofil erfasst werden. Im Zahlungsprofil wird definiert, wie gezahlt wird, wie Lastschriften behandelt werden, wie Auszahlungen vorgenommen werden sollen, etc. Zahlungsprofile sind auch als Auszahlungsprofile und Lastschriftprofile (=Zahlprofil aus Kundensicht) zu betrachten.

Anwendungsbeschreibung

Innerhalb eines Zahlungsprofils können mehrere Zahlungswege zugeordnet werden, die für einen Debitor oder Kreditor im Zahlungsverkehr verwendet werden dürfen. Mindestens ein aktiver Zahlungsweg muss im Zahlungsprofil des Partners, der am Zahlungsverkehr teilnehmen soll, enthalten sein. Über die Zuordnung von Zahlungswegen können so Zahlungsprofile eingerichtet werden, die nur für Zahlungen, nur für Lastschriften oder sowohl für Zahlungen als auch für Lastschriften verwendet werden sollen. Durch die Reihenfolge der Zahlungswege innerhalb des Zahlungsprofils wird die Prioritätenfolge festgelegt, in welcher die Zahlungswege bei der Zahlungsvorschlagserstellung herangezogen werden.

Ist kein aktiver Zahlungsweg zugeordnet, wird der Partner in den Mahnungen berücksichtigt.

Die Anwendung Zahlungsprofile besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich mit Positionstabelle und Positionseditor.

Identifikationsbereich

Der Identifikationsbereich enthält die Felder, die ein Zahlungsprofil eindeutig identifizieren, sowie weitere allgemeingültige Daten. Die Inhalte der Felder werden im Folgenden detailliert beschrieben.

• Zahlungsprofil – Geben Sie in diesem Feld eine frei wählbare Identifikation für das Zahlungsprofil ein, z. B. eine aussagekräftige Abkürzung oder eine fortlaufende Nummerierung. Ein bestehendes Zahlungsprofils können Sie über die Wertehilfe Zahlungsprofil suchen auswählen.
• Bezeichnung – Die Bezeichnung ist ein zusätzlicher Name für ein Objekt. Aussagekräftige Bezeichnungen erleichtern dem Benutzer die Suche. Die Bezeichnung ist frei wählbar und kann mehrdeutig sein, das heißt mehrere Objekte können die gleiche Bezeichnung tragen. Empfohlen wird die Vergabe jeweils unterschiedlicher Bezeichnungen. Die Bezeichnung kann in mehreren Sprachen erfasst werden.
• Zahlungszeitpunkt – Über die Auswahl eines Zahlungszeitpunkts für das Zahlungsprofil haben Sie die Möglichkeit, den Zahlungstermin in Relation zur Fälligkeit und zu den Skontoabzügen festzulegen. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • Spätestens mit höchstem Skontoabzug – Die günstigste Skontostufe wird ausgenutzt und sofort nach Erreichen der Fälligkeit gezahlt
  • Spätestens nach Fälligkeit – Es wird so spät wie möglich bezahlt, d.h. nach Erreichen der Fälligkeit. Dies kann ggf. Skontoverlust bedeuten.
  • Spätestens vor Fälligkeit – Es wird so spät wie möglich bezahlt, jedoch vor Erreichen der Fälligkeit. Dies kann ggf. Skontoverlust bedeuten.
• Skonto-Kulanztag – Erfassen Sie in diesem Feld die Anzahl der Kulanztage für Skonto. Nach Überschreiten der Skontofrist wird der jeweilige Skontobetrag abgezogen, falls die hier angegebene Anzahl an Tagen noch nicht überschritten ist. Die Tage sind für jede Skontostufe gültig. Ist hier der Wert 999 eingegeben, kann endlos Skonto einbehalten werden.

• Verbände/Mischkonten berücksichtigen – Durch Aktivierung des Feldes legen Sie fest, dass dieses Zahlungsprofil auch Zahlung von bzw. an Verbände und Regulierer berücksichtigen soll. Das betrifft Zahlungen von Partnern, die einem Verband oder Regulierer angehören und bei denen im Partnerstamm das Feld Zahlung über Verband bzw. Lastschrift über Verband aktiviert ist.

Bei Zahlungen von bzw. an Partner die sowohl Debitor als auch Kreditor (sogenannte Mischkonten) sind, ermöglichen Sie durch die Aktivierung des Feldes, die Verrechnung der Forderungen und Verbindlichkeiten miteinander. So können beispielsweise im Rahmen eines Lastschriftverfahrens die Forderungen eines Debitors mit den Verbindlichkeiten gegenüber dem Kreditor verrechnet werden, sofern im Partnerstamm das Feld Mit Kreditor verrechnen ebenfalls aktiviert ist. In diesem Fall schlägt das System dann nur die Differenz zwischen den bestehenden Forderungen und Verbindlichkeiten zum Einzug vor und bucht die restlichen offenen Posten gegeneinander aus.

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich der Anwendung Zahlungsprofile besteht aus einem Positionseditor und einer Positionstabelle. Im Positionseditor können die Zahlungswege eines Zahlungsprofils neu angelegt und bearbeitet werden. Mit dem Abschließen und Speichern eines Zahlungsweges wird dieser in der Positionstabelle mit seinen wesentlichen Informationen angezeigt.

Positionstabelle

Innerhalb der Positionstabelle ist es möglich einige Angaben für einen Zahlungsweg zu ändern oder einen Zahlungsweg aus dem Zahlungsprofil zu löschen. Für die umfassende Bearbeitung und für die Neuanlage von Zahlungswegen müssen Sie in den Positionseditor wechseln. Die Spalten der Positionstabelle entsprechen den Feldern, die im Positionseditor verfügbar sind.

Positionseditor

Im Positionseditor können Sie die einzelnen Zahlungswege eines Zahlungsprofils neu anlegen und bearbeiten. Um einen Zahlungsweg zu bearbeiten, wählen Sie zunächst aus der Positionstabelle eine Position mit [Doppelklick] aus. Zur Neuanlage eines Zahlungsweges betätigen Sie über die Symbolleiste im Positionseditor den Button [Hinzufügen].

In der Symbolleiste des Positionseditors wird neben den Standardaktionen auch die Reihenfolgenummer des aktuell im Positionseditor geöffneten Zahlungsweges angezeigt.

• Reihenfolgenummer – Jeder zugeordnete Zahlungsweg erhält eine laufende Nummer zur eindeutigen Identifizierung. Diese Nummer wird im Rahmen einer Neuanlage der Zuordnung eines Zahlungsweges automatisch vorgeschlagen, kann aber manuell überschrieben werden. Die automatische Vorschlagsnummerierung erfolgt in Zehnerschritten. Mit der Reihenfolgenummer des Zahlungswegs wird die Prioritätenfolge der Zahlungswege eines Zahlungsprofils bei der Erstellung des Zahlungsvorschlages festgelegt.

Karteireiter Allgemeines

Unter diesem Karteireiter ordnen Sie dem Zahlungsprofil einen Zahlungsweg zu und legen die Merkmale zur Verwendung des Zahlungsweges fest.

Die Felder im Einzelnen:

• Zahlungsweg – Erfassen Sie hier einen Zahlungsweg, der für dieses Zahlungsprofil verwendet werden soll. Es muss ein gültiger Wert aus der Anwendung Zahlungswege sein. Über die Wertehilfe Zahlungsweg suchen können Sie den Zahlungsweg auswählen.
• Buchhaltungs­kennzeichen – Geben Sie hier das Buchhaltungskennzeichen an. Über das Buchhaltungskennzeichen ist festgelegt, welche Buchungen für diesen Zahlungsweg berücksichtigt werden. Die folgenden Einstellungen können gewählt werden:
  • Debitor
  • Kreditor
  • Debitor und Kreditor
• Offene Posten – Geben Sie an, welche offenen Posten für diesen Zahlungsweg berücksichtigt werden sollen. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • Soll
  • Haben
  • Soll und Haben
• Negative Zahlsumme – Bei Aktivierung dieses Feldes werden auch Zahlungen mit negativem Gesamtsaldo für den Zahlungsvorschlag vorgeschlagen. Den Zahlungen wird keine Hausbank zugeordnet, sofern nicht ein Zahlungsweg vom Zahlungstyp Factoring zugeordnet wurde. Sie können über die Funktion Zahlungsvorschlag bearbeiten bearbeitet werden. Ist das Feld nicht aktiviert, werden diese Zahlungen nicht vorgeschlagen z. B. wenn der Lieferant nur Gutschriften aber keine Rechnungen hat.
• Zahlungsprofil­verwendungslimit – Geben Sie das Limit an, bis zu dem der Zahlungsweg für eine Zahlung verwendet werden soll. Bei Überschreitung dieser Angabe wird der Ersatzzahlungsweg herangezogen. Sofern der Zahlungsweg als SEPA Echtzeitüberweisung gekennzeichnet ist, muss ein Verwendungslimit angegeben werden. Informationen über die geforderte Höhe des Limits erhalten Sie bei Ihrer Bank.
• Ersatzzahlungsweg – In diesem Feld geben Sie den Ersatzzahlungsweg an oder wählen diesen über die Wertehilfe des Feldes aus. Wird das Limit aus dem Feld Zahlungsprofilverwendungslimit überschritten, wird der hier angegebene Zahlungsweg verwendet. Z. B. kann es für größere Zahlungsbeträge kostengünstiger sein, einen anderen als den Standardzahlungsweg zu verwenden.

• Verwendungszweckprofil – Das Verwendungszweckprofil dient dazu, den Verwendungszweck in Überweisungen und Lastschriften nach den Wünschen des Zahlungsempfängers bzw. Zahlungspflichtigen variabel oder konstant aufzubauen. Sie können beispielsweise festlegen, ob die Rechnungsnummer oder andere Informationen aus dem OP im Verwendungszweck angegeben werden.
• Zahlungsavis Vorlage – In diesem Feld erfassen Sie die Formularvorlage die verwendet werden soll, falls ein Avisbrief gedruckt wird. Hierbei muss es sich um eine gültige Vorlage für Zahlungsavise aus der Tabelle Berichte handeln. Füllen Sie dieses Feld nur, sofern eine Vorlage verwendet werden soll, die von der Standardvorlage aus dem Customizing abweicht.
• Kontext Begrüßungsformel – Der hier angegebene Kontext wird für die Begrüßungsformel im Zahlungsavis verwendet. Ist kein Kontext angegeben, wird der Standard-Kontext aus dem Customizing verwendet.
• Absender für E-Mails – In diesem Feld wird festgelegt, aus welchen Partner-Stammdaten das System für alle Belegdokumente dieses Typs die Absenderadresse für E-Mails ermittelt und verwendet. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
  • Zuständiger Mitarbeiter – Die E-Mail-Adresse des im Beleg hinterlegten zuständigen Mitarbeiters wird als Absenderadresse herangezogen
  • Aktueller Bearbeiter – Die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers der OLTP-Datenbank wird als Absenderadresse herangezogen. Diese wird in den Mitarbeiterdaten des dem Benutzer zugeordneten Mitarbeiters hinterlegt.
  • Konkrete Adresse – Bei der Auswahl Konkrete Adresse kann eine Standard-E-Mail-Absenderadresse festgelegt werden
  • Aus Customizing – Die E-Mail-Adresse wird entsprechend der Einstellung im Customizing für dieses Belegdokument verwendet. Bei der Ausgabe der Belegdokumente kann die Absenderadresse gegebenenfalls noch überschrieben werden, wenn die entsprechenden Berechtigungen vorliegen und die Belegdokument-Vorlage das erlaubt.
• E-Mail-Adresse – Wenn Sie unter „Absender“ die Option „Konkrete Adresse“ gewählt haben, dann können Sie in diesem Feld eine Standard-E-Mail-Absenderadresse festlegen. Bei der Ausgabe der Belegdokumente kann die Absenderadresse ggf. noch überschrieben werden, wenn die entsprechenden Berechtigungen vorliegen und die Belegdokument-Vorlage das erlaubt.

Karteireiter Texte

Unter diesem Karteireiter müssen ergänzende Texte und Textbausteine für Zahlungsavise erfasst werden. Diese werden in der Regel für die Belegausgabe benutzt, um die Belegdokumente mit Texten zu ergänzen.

Wird in dem Karteireiter Texte ein Icon angezeigt, dann ist das ein Hinweis auf bestehende Texte. Weitere Details lesen Sie in den Dokumentationen Texte und Textbausteine.

Das Avisformular besteht aus zwei Textbausteinen und der Aufstellung der fälligen offenen Posten. Der erste Textbaustein ist vom Typ Kopftext und wird vor der OP-Aufstellung gedruckt. Der zweite Textbaustein ist vom Typ Fußtext und wird nach der OP-Aufstellung gedruckt und stellt die Grußformel dar.

Jeder Zahlungsweg der einem Zahlungsprofil zugeordnet wird, muss einen Textbaustein vom Typ Kopftext oder einen vom Typ Fußtext enthalten.

Customizing

In der Anwendung Customizing muss ein Standard-Zahlungsprofil erfasst werden. Dieses Zahlungsprofil wird durch das Setup jedem Personenkonto zugeordnet. Im Partnerstamm kann das Zahlungsprofil individuell überschrieben werden.

Business Entitys

Für die Anwendung Zahlungsprofile ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Zahlungsprofil

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.obj.PaymentProfiles

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.payment.MasterData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Zahlungsprofile bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Wenn die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung Zahlungsprofile nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Zahlungsprofile bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Zahlungsprofile ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.