Werden offene Posten gegeneinander verrechnet oder einer Zahlung zugeordnet, können sich Differenzen z. B. aufgrund ungerechtfertigter Skontoabzüge oder sonstiger Rechnungskürzungen ergeben. Solche Differenzen können Sie zur Klärung in einem Differenzschreiben an Ihren Geschäftspartner übermitteln.

Ein Differenzschreiben kann nur bei der Belegbearbeitung im Buchungsdialog erstellt werden. Es enthält neben den erforderlichen Daten der Zahlungs- bzw. OP-Verrechnungsbuchung die Textbausteine für den Kopf- und Fußtext sowie ggf. individuelle Texte zur Ergänzung.

In diesem Dokument ist die Anwendung Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben beschrieben, die der Verwaltung von Differenzschreiben dient.

Das Cockpit Zahlungsdifferenzschreiben ist ein anpassbares Cockpit und kann flexibel an jeden einzelnen Benutzer angepasst werden. Eine ausführliche Beschreibung zu den anpassbaren Cockpits finden Sie in dem Dokument Cockpits.

Anwendungsbeschreibung

Mithilfe der Abfrageanwendung Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben können Sie sich einen Überblick über alle oder einzelne Zahlungsdifferenzschreiben und deren Bearbeitungsstatus verschaffen. Angezeigt werden alle Zahlungsdifferenzschreiben, die den Suchmerkmalen des Abfragebereiches entsprechen. Über die Funktionen der Aktionsrolle können Sie ein Zahlungsdifferenzschreiben bearbeiten und ausgeben sowie ausgewählte Zahlungsdifferenzschreiben löschen.

Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.

Abfragebereich

Im Abfragebereich stehen Abfragefelder zur Eingrenzung der Anzeige zur Verfügung. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Nachfolgend sind alle wählbaren Abfragefelder aufgeführt.

Die Felder im Einzelnen:

• Konto (Buchhaltungskennzeichen) – Wählen Sie hier bei Bedarf das Buchhaltungskennzeichen für die Konten aus, deren Daten zum Zahlungsdifferenzschreiben angezeigt werden sollen. Folgende Einstellungen können gewählt werden:
  • D – Debitor
  • K – Kreditor
• Konto – Abhängig vom Buchhaltungskennzeichen wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen oder mehrere Debitoren oder Kreditoren als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Zahlungsbuchungen oder OP-Verrechnungen aus. Über die Wertehilfen Debitoren suchen oder Kreditoren suchen können Sie sich die infrage kommenden Konten anzeigen lassen und auswählen.
• Status (Differenzschreiben) – Wählen Sie über dieses Feld einen oder mehrere Statuswerte als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben aus. Folgende Auswahl steht zur Verfügung:
  • (Alle)
  • Differenzschreiben angefordert
  • Differenzschreiben bearbeitet
  • Differenzschreiben erstellt
• Belegnummer – Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Belegnummern als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben an
• Belegdatum – Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf ein Datum oder einen Zeitraum als Suchmerkmal für das Belegdatum der Zahlungsdifferenzschreiben an
• Belegwährung – Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Belegwährungen als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben aus
• Differenzschreiben bearbeiten – Wählen Sie in diesem Feld eine oder mehrere Bearbeitungseinstellungen als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben aus. Folgende Einstellungen können gewählt werden:
  • (Alle)
  • Bearbeitung erforderlich
  • Bearbeitung nicht erforderlich
• Interner Ansprechpartner – Wählen Sie hier bei Bedarf einen oder mehrere Mitarbeiter als Suchmerkmal für den internen Ansprechpartner der anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben aus. Über die Wertehilfe Mitarbeiter der Organisation suchen können Sie sich die vorhandenen Mitarbeiter anzeigen lassen und auswählen.
• Empfänger – Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen oder mehrere Partner als Suchmerkmal für den Empfänger der anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben aus. Über die Wertehilfe Partner suchen können Sie sich die infrage kommenden Empfänger anzeigenlassen und auswählen.
• Änderungszeitpunkt – Hier können Sie die Zahlungsdifferenzschreiben über den Zeitpunkt ihrer Änderung auswählen. Geben Sie dazu in diesem Feld bei Bedarf ein Datum oder einen Zeitraum als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Differenzschreiben an.
• Belegtyp – Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen, mehrere oder alle Belegtypen als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben aus. Die Wertehilfe des Feldes stellt die wählbaren Belegtypen zur Verfügung.
• Erfasst von – Geben Sie hier bei Bedarf einen oder mehrere Benutzer als Suchmerkmal für den Erfasser der Zahlungsdifferenzschreiben an. Über die Wertehilfe Benutzer suchen können Sie sich die vorhandenen Mitarbeiter anzeigen lassen und auswählen.
• Erfassungszeitpunkt – Hier können Sie die Zahlungsdifferenzschreiben über den Zeitpunkt ihrer Erfassung  auswählen. Geben Sie dazu in diesem Feld bei Bedarf ein Datum oder einen Zeitraum als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben an.
• Geändert von – Hier können Sie die Zahlungsdifferenzschreiben über den Mitarbeiter auswählen, der Änderungen vorgenommen hat. Geben Sie dazu bei Bedarf einen oder mehrere Mitarbeiter als Suchmerkmal an. Über die Wertehilfe Benutzer suchen können Sie sich die vorhandenen Mitarbeiter anzeigen lassen und auswählen.
• Kontoname – Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Bezeichnungen von Konten als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben an. Über die Wertehilfe Partner suchen können Sie sich die infrage kommenden Partner anzeigenlassen und auswählen.
• Letztes Erstellungsdatum/Ausgabedatum – Hier können Sie die Zahlungsdifferenzschreiben über das Datum ihrer Erstellung bzw. ihres letzten Ausgabedatums auswählen. Geben Sie dazu in diesem Feld bei Bedarf ein Datum oder einen Zeitraum als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben an.
• Textbaustein Kopftext – Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf einen oder mehrere Textbausteine des Kopftextes als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben an
• Textbaustein Fußtext – Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf einen oder mehrere Textbausteine des Fußtextes als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben an
• Verrechnet in primärer Hauswährung – Über dieses Suchfeld steuern Sie, ob z. B. alle oder nur die Zahlungsdifferenzschreiben für die Anzeige ausgewählt werden sollen, deren Zahlungsbuchungen bzw. OP-Verrechnungen in primärer Hauswährung verrechnet wurden. Gültige Werte sind:
  • Ja – Es sollen nur die Zahlungsdifferenzschreiben mit Verrechnung in primärer Hauswährung für die Anzeige ausgewählt werden
  • Nein – Es sollen keine Zahlungsdifferenzschreiben mit Verrechnung in primärer Hauswährung für die Anzeige ausgewählt werden
  • Ignorieren – Das Feld „Verrechnet in primärer Hauswährung“ soll bei der Auswahl nicht berücksichtigt werden
• Währung – Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Währungen als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Zahlungsdifferenzschreiben aus. Über die Wertehilfe Währungen suchen können Sie sich die vorhandenen Währungen anzeigen lassen und auswählen.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Zahlungsdifferenzschreiben angezeigt werden. Welche Informationen zu einem Zahlungsdifferenzschreiben angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.

Im Folgenden werden die in der Standardansicht festgelegten Spalten beschrieben. Für diese Ansicht können aber weitere Spalten aus dem Spalten-Vorrat zur Anzeige ausgewählt werden.

Ansicht Standard

• Konto – In dieser Spalte wird die Kontonummer des Partners angezeigt
• Kontobezeichnung – In dieser Spalte wird die Bezeichnung des Kontos angezeigt
• Belegnummer – In dieser Spalte wird die Belegnummer der Zahlungsbuchung bzw. der OP-Verrechnung angezeigt, die das Zahlungsdifferenzschreiben ausgelöst hat
• Belegdatum – In dieser Spalte wird das Belegdatum der Zahlungsbuchung bzw. der OP-Verrechnung angezeigt, die das Zahlungsdifferenzschreiben ausgelöst hat
• Interner Ansprechpartner – In dieser Spalte wird der Mitarbeiter angezeigt, der als Ansprechpartner für das Zahlungsdifferenzschreiben zuständig ist
• Buchungsbetrag – In dieser Spalte wird der Buchungsbetrag der Zahlungsbuchung bzw. der OP-Verrechnung angezeigt, die das Zahlungsdifferenzschreiben ausgelöst hat
• Status – In dieser Spalte wird der aktuelle Status des Zahlungsdifferenzschreibens angezeigt

Anwendungsbezogene Aktionen

In der Anwendung Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben stehen die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen zur Verfügung:

• [Zahlungsdifferenzschreiben bearbeiten]
• [Zahlungsdifferenzschreiben ausgeben]
• [Zahlungsdifferenzschreiben löschen]

Zahlungsdifferenzschreiben bearbeiten

Mit dieser Aktion öffnen Sie die Anwendung Zahlungsdifferenzschreiben bearbeiten für ein zuvor markiertes Zahlungsdifferenzschreiben. In dieser Anwendung können Sie Änderungen für das Zahlungsdifferenzschreiben vornehmen und dieses für die Ausgabe freigeben.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Zahlungsdifferenzschreiben bearbeiten.

Zahlungsdifferenzschreiben ausgeben

Mit dieser Aktion geben Sie ein zuvor markiertes Zahlungsdifferenzschreiben aus. Zahlungsdifferenzschreiben für die eine Bearbeitung erforderlich ist, müssen zuvor freigegeben werden.

In dem angezeigten Dialogfenster können Sie Hintergrund- und Ausgabeeinstellungen vornehmen und die Ausgabe über den Button [Ausgeben] oder [Anzeigen] starten.

Je nach Einstellung wird das Zahlungsdifferenzschreiben gedruckt, per E-Mail oder auch per Fax versendet.

Zahlungsdifferenzschreiben löschen

Mit dieser Aktion können Sie ausgewählte Zahlungsdifferenzschreiben löschen. In dem angezeigten Dialogfenster haben Sie die Möglichkeit ein Datum anzugeben, um darüber die Auswahl der zu löschenden Zahlungsdifferenzschreiben zusätzlich einzugrenzen.

• Nur bis Belegdatum – Geben Sie hier bei Bedarf das Belegdatum an, bis zu dem die Zahlungsdifferenzschreiben gelöscht werden sollen

Über den Button [Im Hintergrund] oder [Sofort] starten Sie den Löschvorgang.

Customizing

Für die Anwendung Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben ist in der Anwendung Custo­mizing mindestens eine Belegdokumentvorlage einzurichten, die bei der Ausgabe der Zahlungsdifferenzschreiben herangezogen wird.  Die Belegdokumentenvorlage richten Sie für das Framework Finanzbuchhaltung unter der Funktion Dokumente ein.

Für den Versand der Zahlungsdifferenzschreiben per E-Mail ist dort zusätzlich ein Absender für E-Mails einzurichten.

Business Entitys

Für die Anwendung Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Zahlungsdifferenzkopfcom.sem.ext.app.fin.financialaccounting.paymentdifference.obj.PaymentDifferenceHeader

Das Business Entity gehört keiner Business-Entity-Gruppe

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Wenn die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.