Für den Ausgleich von offenen Posten über den Buchungsdialog können Zahlungsavise herangezogen werden. Dazu wählen Sie bei der Erfassung der Zahlung das zu verwendende Avis aus. Aufgrund der im Avis gespeicherten Informationen wie Zahlbetrag, Datum, OP-Nummer etc. wird dann automatisch der offene Posten für den Ausgleich zugeordnet.

In diesem Dokument sind die Vorgehensweisen bei der  Verwendung von Zahlungsavisen im Buchungsdialog beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie Avise importieren. Sie werden außerdem über mögliche Voraussetzungen und Auswirkungen informiert.

Avise importieren

Um Zahlungsavise bei der Begleichung von Rechnungen zu verwenden, müssen diese in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung stehen. Über die  Anwendung Daten importieren können Sie Avise in die Datenbank von Comarch Financials Enterprise importieren und diese später im Buchungsdialog zuordnen.

Die zu importierenden Avisdaten müssen vom Avisaussteller in Form einer CSV-Datei bzw. TXT-Datei mit festgelegtem Satzaufbau bereitgestellt werden. D. h. beim Import werden die Daten mit folgendem Satzaufbau erwartet:

OrganizationalUnit.number;adviceNumber;description;adviceDate;totalAmount;Currency.isoCode;AdviceNoteItem.number;AdviceNoteItem.invoiceNumber;AdviceNoteItem.paymentAmount;AdviceNoteItem.deduction.deductionAmount1;AdviceNoteItem.deduction.deductionCodeValue1   

Vorgehensweise: Avise importieren

1. Öffnen Sie die Anwendung Daten importieren
2. Wählen Sie über die Wertehilfe des Feldes Filter einen Filter für das Business Object sem.ext.app.fin.financialaccounting.obj.AdviceNote aus
   ⇒ Der Filter für den Import der Avise wird angezeigt. Alternativ können Sie auch einen neuen Filter für dieses Business Object anlegen
3. Die ausgewählten Attribute des Filters sind bereits markiert. Bei Bedarf kön­nen Sie die Attribute noch anpassen.
4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button [Daten importieren]
   ⇒ Das Dialogfester Daten importieren wird geöffnet
5. In diesem Dialogfenster können Sie verschiedene Einstellungen für die Importdatei vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung der Felder finden Sie in der Dokumentation Daten importieren im gleichnamigen Abschnitt.
6. Wählen Sie für den Import der Avisdatei im Feld Dateityp die Einstellung Text durch Trennzeichen getrennt (*.csv).
7. Im Feld Trennzeichen wählen Sie die Einstellung Semikolon.
8. Durch Drücken des Buttons [Im Hintergrund] oder [Sofort] können Sie den Import durchführen.

Avise verwenden

Im Buchungsdialog haben Sie die Möglichkeit, Zahlungsavise für den Ausgleich offener Posten zuzuordnen. In der Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung erfassen Sie den Zahlungsbeleg ohne dabei offene Posten z. B. über den Zuordnungsdialog zuzuordnen. Die allgemeine Vorgehensweise zur Erfassung von Zahlungen finden Sie in der Dokumentation Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung.

Vorgehensweise: Avis zuordnen

1. Erfassen Sie für den Zahlungsbeleg die erforderlichen Angaben wie Belegdatum, Konto, Gegenkonto (Personenkonto), Zahlbetrag usw.
2. Übernehmen Sie die Position mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Positionstabelle
   ⇒ Das Programm öffnet im Buchungseditor eine neue Position und wechselt in den Karteireiter OP-Zuordnung. Sollte sich aufgrund der Einstellung der OP-Zuordnungsdialog automatisch öffnen, beenden Sie diesen über den Button [Abbrechen]. Sie gelangen dann wieder in den Buchungsdialog.
3. Klicken Sie in der Menüleiste des Buchungseditors auf den Button [Avis importieren]
   ⇒ Es öffnet sich das Dialogfenster Avis suchen. Als Suchmerkmal ist der angegebene Zahlbetrag aus dem Buchungsdialog vorbelegt. Das Dialogfenster stellt alle Avise zur Auswahl zur Verfügung, die den Suchmerkmalen entsprechen und deren Status den Wert Importiert aufweist
4. Wählen Sie das Avis aus, das Sie der Zahlung zuordnen wollen
   ⇒ Das Dialogfenster wird geschlossen und Sie kehren zurück in den Buchungsdialog
   ⇒ Kann aufgrund der Informationen im Avis wie Zahlbetrag, Datum, OP-Nummer usw. ein offener Posten eindeutig identifiziert werden, erfolgt automatisch die Zuordnung des offenen Posten
5. Mit dem Buchen des Beleges erhält das zugeordnete Avis den Status Verwendet.

Cockpit: Avise

Mithilfe der Anwendung Cockpit: Avise können Sie sich einen Überblick über alle importierten und verwendeten Avise verschaffen. Avise die noch nicht verwendet werden, können Sie über diese Anwendung löschen.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Avise.