Mit der Verbandsregulierung stehen in der Finanzbuchhaltung Funktionen zur Verfügung, die Sie bei der Abwicklung zentraler Zahlungen von einzelnen Kunden für eine ganze Kundengruppe unterstützen. Auf der Lieferantenseite unterstützen die Funktionen die Zahlungen von Rechnungen einer Gruppe von Lieferanten an einen zentralen Zahlungsempfänger.

Innerhalb der Verbandsregulierung steht, neben der Abbildung von Forderungen und Verbindlichkeiten in einer Regulierungsstruktur, vor allem die Ermittlung von Zahlungsabzügen aus Konditionsvereinbarungen im Vordergrund. Dazu können Sie nahezu beliebig viele Einzelabzugsarten einrichten. Für jede Abzugsart bestimmen Sie die Berechnungsbasis, die steuerliche Handhabung, sowie die Kontierung.

Im Rahmen der Kontierungsvorgaben können Sie Abzugsbeträge, die sich im Rahmen der Zahlung von Posten aus alten Jahren ergeben, auf separate Konten buchen. Diese zusätzliche Kontierung bietet Ihnen somit die Möglichkeit, getätigte Rückstellungen für Abzüge aus Konditionsvereinbarungen vorgangsgerecht mit jeder Zahlung aufzulösen. Die abzurechnenden Konditionssätze können Sie auf den unterschiedlichen Regulierungsebenen zeitabhängig festlegen.

Bei der Buchung von Rechnungen können Sie zu jedem Beleg Informationen zur Verbandszugehörigkeit erfassen. Dabei handelt es sich vor allem um folgende Angaben:

• Die Partnernummer des Verbandes
• Die Identifikationsnummer bei dem Verband
• Eine Rechnungslistennummer
• Eine Abrechnungsgruppe

Damit stehen die Informationen zur Verbandszugehörigkeit an jedem Einzelbeleg zur Verfügung. Über die Aktion [Offene Posten ändern] innerhalb des Cockpits Offene Posten ist eine nachträgliche Änderung dieser Informationen möglich, was insbesondere beim Wechsel von Verbandszugehörigkeiten eine wesentliche Funktion darstellt. Alle weiteren Funktionen im Rahmen der Verbandsregulierung basieren auf den in den offenen Posten vorgehaltenen Angaben.

Begriffsbestimmung

• Verband – Verbände werden in der Finanzbuchhaltung als eine besondere Partnerart verwendet, z. B. um bessere finanzielle Bedingungen zu erhalten und übergreifende Verträge abzuschließen. Die wichtigste Forderung in einem Finanzsystem an Verbände ist es, die Buchungen zu zentralisieren, an Aufgaben zu erinnern, Kreditlimits und Analysen für alle Mitglieder eines Verbandes zu erstellen, etc.

Ein Partner kann als Verband eingerichtet und diesem weitere Partner als Mitglieder zugeordnet werden. Zahlungen, Mahnungen oder Bankeinzüge können so ausschließlich über den Verband und nicht je Einzelkonto abgewickelt werden. Die Zuordnung zu einem Verband ist nicht dauerhaft, sondern kann jederzeit geändert werden.

Einstellungen

Zur Abbildung von Verbandsregulierungen innerhalb der Finanzbuchhaltung sind Einstellungen in folgenden Anwendungen vorzunehmen.

Partnerstamm

Für alle Partner (Debitoren und Kreditoren) die einem Verband angehören, legen Sie in der Anwendung Partner unter der Sicht Rechnungswesen die Verbandszuordnung fest. Unter dem Karteireiter Finanzbuchhaltungsdaten geben Sie dazu im Feld Verband die Partnernummer des Verbandes an, dem der Partner angehört. Der Verband selbst muss ebenfalls als Partner eingerichtet sein. Ein Partner stellt einen Verband dar, sofern im Feld Verband die eigene Partnernummer (Selbstbezug) eingetragen ist.

Ist ein Partner einem Verband zugeordnet oder stellt dieser selbst einen Verband dar, sind weitere Einstellungen verfügbar. Sie können dann für diesen Partner steuern, ob Zahlungen, Lastschriften und Mahnungen generell über den Verband abgewickelt werden sollen.

Ein Partner, der als Verband angelegt ist, kann gleichzeitig auch als Zahlungsregulierer auftreten. In diesem Fall ist im Feld Zahlungsregulierer ebenfalls die eigene Partnernummer eingetragen.

Die folgende Tabelle zeigt die möglichen Kombinationen auf.

Als Zusatzinformation kann für den Partner die Mitgliedsnummer angegeben werden, unter welcher der Partner beim Verband geführt wird.

Weitere Informationen zu den Verbandsangaben finden Sie in der Dokumentation Erweiterung: Partner „Ansicht Rechnungswesen“/Comarch Financials Enterprise.

Abzugsarten

In der Anwendung Abzugsarten können Sie beliebig viele Einzelabzugsarten einrichten, die bei der Regulierung über den Verband zur Ermittlung von Zahlungsabzügen herangezogen werden sollen. Für jede Abzugsart legen Sie die erforderlichen Kontierungsangaben fest und bestimmen die Bemessungsgrundlage sowie die steuerliche Handhabung.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Abzugsarten.

Abzugsprozentsätze

Grundsätzlich werden die erfassten Abzugsprozentsätze für die Ermittlung der möglichen Abzugsbeträge verwendet. Die Abzugsprozentsätze können je Regulierungsebene in der Anwendung Abzugsprozentsätze eingerichtet werden. Die Regulierungsebenen werden hierbei durch die Kombination der beteiligten Regulierer-, Verbands- und Einzelkonten abgebildet. Die Verarbeitungsreihenfolge erfolgt nach festen Regeln.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Abzugsprozentsätze.

Abzugsprofile

Über Abzugsprofile legen Sie fest, welche Abzugsarten im Rahmen einer Zahlungsregulierung verwendet werden. Nur die in einem Abzugsprofil festgelegten Abzüge werden bei einer Zahlungsregulierung berücksichtigt.

Da die Zusammensetzung der Abzugsarten bei Regulierern und Verbänden im Regelfall unterschiedlich ist, sollten Sie je Regulierer und Verband auch mindestens ein eigenes Abzugsprofil in der gleichnamigen Anwendung einrichten.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Abzugsprofile.

Prozess Verbandsregulierung

Die Regulierung von Rechnungen über einen Verband ist sowohl manuell im Buchungsdialog als auch automatisch über den Zahlungsverkehr möglich.

Buchungsdialog

Bei der Buchung von Zahlungen zu einem Verbandskonto über den Buchungsdialog, werden Ihnen automatisch alle offenen Posten für den Ausgleich vorgeschlagen, die dem Verband zugeordnet sind. Für die Auswahl der zu begleichenden Posten stehen Ihnen im Zuordnungsdialog die Standard-Zuordnungsmechanismen wie beispielsweise die Zuordnung nach Rechnungsnummer oder externer Belegnummer zur Verfügung. Zudem haben Sie aber auch die Möglichkeit, über die Angabe von Rechnungslistennummern gezielt die offenen Posten einer bestimmten Abrechnung zuzuordnen. Für alle zugeordneten Posten werden automatisch die abzurechnenden Abzüge ermittelt und bei Freigabe des Zahlungsbeleges gebucht.

Zahlungsverkehr

So wie bereits für die Dialogerfassung beschrieben, gilt auch für die Zahlungs- und Einzugsvorschläge, dass alle dem Verband zugeordneten offenen Posten automatisch ausgewählt werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit Partner grundsätzlich von der Verbandszahlung auszuschließen. Dieser Ausschluss erfolgt über eine entsprechende Angabe im Partnerstamm. Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit offene Posten in einer Verbandsstruktur darzustellen jedoch die Zahlung direkt an das Verbandsmitglied durchzuführen.

Mahnwesen

Auch für das Mahnverfahren gilt, dass grundsätzlich alle dem Verband zugeordneten offenen Posten für die Mahnvorschläge ausgewählt werden. Durch eine entsprechende Angabe im Partnerstamm können einzelne Partner von der Verbandsmahnung ausgeschlossen werden.