Als periodische Buchungen sind Buchungen zu verstehen, die in einem bestimmten wiederkehrenden Turnus abgerufen werden. Diese Buchungen werden im Buchungsdialog erfasst und zu einem späteren Zeitpunkt z. B. monatlich oder vierteljährlich automatisch erstellt. Periodische Buchungen können beispielsweise für Abgrenzungen, Quotierungen oder andere wiederkehrende regelmäßige Vorgänge verwendet werden.

Durch periodische Buchungen ist zum einen eine Entlastung im Hinblick auf die Menge der manuell zu buchenden Belege gegeben und zum anderen kann sichergestellt werden, dass solche Buchungen durch die präzise Vordatierung bzw. Abrufvorgabe nicht in Vergessenheit geraten.

Einstellungen

Bei der Erfassung periodischer Buchungen sind nur Belegarten zulässig, denen entweder der Belegtyp Rechnungen, Hauptbuch Buchung oder Gutschrift zugeordnet ist. Zudem muss in den Belegarten die Sie für periodische Buchungen verwenden ein Nummernkreis speziell für periodische Buchungen eingetragen sein.

Für die Verwendung periodischer Buchungen sind somit Einstellungen in den folgenden Anwendungen vorzunehmen.

Nummernkreise

In der Anwendung Nummernkreise legen Sie den Nummernkreis fest, der für Abrufe periodischer Buchungen verwendet werden soll. Für diesen Nummernkreis muss der Typ Finanzbuchhaltung Belegnummer sowie die Einstellung Lückenlos, mit Verwendungsnachweis gewählt werden. Unter dem Karteireiter Definition legen Sie die Bestandteile fest, aus denen sich die zu erzeugende Abrufnummer des Nummernkreises zusammensetzen soll. Dazu geben Sie für alle Bestandteile der Nummer die Herkunft des Wertes sowie dessen Format an.

Für die Herkunft der Bestandteile einer Abrufnummer ist in jedem Fall der Wert Firma festzulegen, um zu gewährleisten, dass die Nummernvergabe je Firma separat erfolgt. Darüber hinaus sollten die Werte Belegnummer und Zähler verwendet werden. Weitere Informationen zu Nummernkreisen finden Sie im Dokument Nummernkreise.

Belegarten Finanzbuchhaltung

Unter dem Karteireiter Buchen in der Anwendung Belegarten Finanzbuchhaltung sind im Unterkarteireiter Nummernkreise die Felder Nummernkreis Beleg und Nummernkreis Periodische Abrufe für periodische Buchungen relevant.

Bei Belegarten die für periodische Buchungen verwendet werden, ist die Angabe eines Nummernkreises im Feld Nummernkreis Periodische Abrufe Pflicht. Aus diesem Nummernkreis erfolgt die Vergabe der Belegnummern der je nach Laufzeit erzeugten Abrufe.

Die Angabe eines Nummernkreises für Originalbelege im Feld Nummernkreis Beleg ist bei Belegarten für periodische Buchungen optional.

Periodische Buchungen

Periodische Buchungen erfassen Sie in der Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung. Die Anzahl der Ausführungen kann dabei individu­ell festgelegt werden. Im Buchungsdialog können Sie periodische Buchungen neu erfassen oder aus einer bestehenden periodischen Buchung duplizieren. Vorhandene periodische Buchungen können bearbeitet, gelöscht, aktiviert, erledigt oder abgerufen werden. Die Vorgehensweisen dazu finden Sie in der Dokumentation Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung.

Um eine periodische Buchung abzurufen, muss unter dem Karteireiter Periodische Buchung das Intervall festgelegt werden, indem die Buchung abgerufen werden soll, z. B. monatlich, pro Quartal, etc. Eine Beschreibung der einzelnen Felder des Karteireiters finden Sie in dem Dokument Buchen Finanzbuchhaltung.

Das folgende Beispiel zeigt die Eingaben, um eine periodische Buchung vom  01.02.2016 bis zum 31.12.2017 monatlich jeweils am 10. eines Monats abzurufen.

Aufgrund dieser Angaben soll der erste Abruf am 10.02.2016 durchgeführt werden. Weitere Abrufe erfolgen dann jeweils am 10.03.2016, 10.04.2016 usw. Die Ausführung der periodischen Buchung endet mit dem letzten Abruf am 10.12.2017.

3.1               Periodische Buchungen abrufen

Den Abruf einer einzelnen periodischen Buchung können Sie direkt im Buchungsdialog vornehmen. Informationen dazu finden Sie  in den Dokumenten Buchen Finanzbuchhaltung und Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung.

Darüber hinaus können über die Hintergrundanwendung Periodische Buchungen abrufen die Abrufe periodischer Buchungen zeitgesteuert und automatisch erfolgen.  Die Hintergrundanwendung ist im Benutzermenü unter dem Framework Finanzbuchhaltung eingebunden.

Bei Aufruf der Anwendung öffnet sich ein Dialogfenster, in dem neben den informatorisch angezeigten Parametern folgende Felder für den Abruf berücksichtigt werden:

• Organisation – Dieses Feld ist eingabegeschützt und enthält immer die Organisation, in der Sie sich bei Aufruf der Anwendung aktuell befinden
• Beleg – In diesem Feld kann eine Belegnummer für die Erstellung der periodischen Buchungen hinterlegt werden. Diese dient als zusätzliches Selektionskriterium für die definierten periodischen Buchungen. Falls dieses Feld leer bleibt, werden alle aktiven Definitionen verwendet.
• Abruf per – In diesem Feld geben Sie das Datum an, bis zu dem die periodischen Buchungen abgerufen werden sollen. Bleibt das Feld leer, werden die Abrufe bis zum aktuellen Tagedatum durchgeführt.

Nach der Erfassung dieser Angaben, können Sie den Abruf über den Button [Im Hintergrund] starten.

Abrufserie aktivieren

Sollen Abrufe automatisch durchgeführt werden, aktivieren Sie in dieser Hintergrundanwendung eine Abrufserie. Legen Sie dazu unter dem Karteireiter Hintergrundeinstellungen einen Verarbeitungsauftrag an der regelmäßig prüft, ob periodische Buchungen zum Abruf bereit stehen.

Vorgehensweise

1. Wechseln Sie in den Karteireiter Hintergrundeinstellungen
2. Geben Sie im Feld Verarbeitungsauftrag die Bezeichnung für den Verarbeitungsauftrag ein
3. Wählen Sie in dem Feld Start die Einstellung Zeitgesteuert: als Serie
   ⇒ Diese Auswahl aktiviert zusätzliche Felder um u. a. den Beginn der Abrufserie und das Serienmuster festzulegen
4. Geben Sie im Feld Beginn das Datum und die Uhrzeit für den Beginn der Abrufserie an, z. B. 01.02.2016 23:00:00
5. Öffnen Sie über die Wertehilfe des Feldes Serienmuster das Dialogfenster zur Festlegung des Serienmusters für den Verarbeitungsauftrag
6. Wählen Sie in diesem Dialogfenster unter der Rubrik Basis die Ausführung, z. B. täglich, monatlich, wöchentlich usw.
7. Abhängig von der Auswahl der Ausführung sind unter der Rubrik Regel verschiedene Felder verfügbar, um u. a. die Uhrzeit und die Häufigkeit für die Durchführung des Verarbeitungsauftrags einzustellen.
   ⇒ Um beispielsweise als Serienmuster Jeden Tag um 6:00 Uhr festzulegen, wählen Sie die Einstellung Täglich, geben im Feld Alle den Wert 1 ein und ändern die Uhrzeit auf 6:00 ab
8. Betätigen Sie den Button [OK], um das Dialogfenster zu schließen
9. Gleichzeitig wird damit das Serienmuster in das gleichnamige Feld unter dem Karteireiter Hintergrundeinstellungen übernommen, z. B. Jeden Tag um 6:00 Uhr
10. Ändern Sie bei Bedarf weitere Hintergrundeinstellung wie beispielsweise die Verarbeitungswarteschlange, den Benutzer usw.
11. Speichern Sie die Eingaben über den Button [Im Hintergrund]
    ⇒ Die Hintergrundanwendung wird geschlossen

Aufgrund der Beispielangaben startet nun ab dem 01.02.2016 täglich um 06:00 Uhr ein Verarbeitungsauftrag der prüft, ob Abrufe periodischer Buchungen durchzuführen sind und diese dann automatisch erstellt und bucht.

Periodische Buchungen auswerten

Periodische Buchungen können Sie über die Berichtsanwendung Periodische Buchungen ausgeben dokumentieren und auswerten. Ausführliche Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Periodische Buchungen ausgeben.

Des weiteren steht Ihnen die Anwendung Cockpit: Periodische Buchungen zur Verfügung. Mithilfe dieser Anwendung können Sie sich einen Überblick über alle oder einzelne periodische Buchungen verschaffen. Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Periodische Buchungen.