1 Themenübersicht
Mit Anzahlungsanforderungen stellt der Auftragnehmer an seinen Kunden die Bitte, noch vor Auftragsausführungsbeginn oder auch während der Ausführung eine Zahlung zu leisten, die einem Teil der Auftragssumme entspricht. Das kann beispielsweise notwendig sein, wenn die Kosten einer Produktion sehr hoch sind oder die Ausführung einen sehr langen Zeitraum betrifft.
Das Ziel ist, eine Zahlung vor der Rechnungsstellung für eine Leistung zu erhalten. Diese Anzahlung kann getrennt nach Brutto, Netto und Steuern in der Ausgangsrechnung ausgewiesen werden, sodass der Kunde den Rest begleichen kann. Aus steuerlicher Sicht sind erhaltene Anzahlungen mit einer erbrachten Leistung verbunden und unterliegen deshalb der Umsatzsteuer.
Diese Dokumentation beschreibt, wie Anzahlungsanforderungen im System abgebildet sind und wie die gleichnamige Anwendung aufgebaut ist. Erfahren Sie, in welcher Beziehung eine Anzahlungsanforderung zu anderen Anwendungen und Business Entitys stehen kann und wie sie in die betriebswirtschaftlichen Prozesse eingebunden ist.
Welche Rolle Anzahlungsanforderungsarten dabei spielen und wie sie erfasst werden, lesen Sie in der Dokumentation „Anzahlungsanforderungsarten“.
Anleitungen für den Umgang mit Anzahlungsanforderungen, z. B. wie Sie Anzahlungsanforderungen erfassen oder bearbeiten, finden Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Anzahlungsanforderungen“.
2 Anwendungsbeschreibung
Mithilfe der Anwendung „Anzahlungsanforderungen“ können Sie Anzahlungen zu einem Vertriebsauftrag von einem Debitor anfordern.
Durch eine Anzahlung soll eine Leistung teilweise vorfinanziert werden. Dazu richtet sich die Anzahlungsanforderung an einen Rechnungsempfänger und kann sich auf einen Vertriebsauftrag oder eine Vertriebsauftragsposition beziehen oder ohne Auftragsbezug erfasst werden.
Die Anwendung „Anzahlungsanforderungen“ besteht aus einem Bereich mit Identifikationsfeldern und Karteireitern, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:
- Identifikationsfelder
- Karteireiter „Allgemeines“
- Karteireiter „Vertriebsorganisation“
- Karteireiter „Belegausgabe“
- Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“
- Karteireiter „Steueraufteilungen“
2.1 Identifikationsfelder
Der Identifikationsbereich enthält die Felder, die eine Anzahlungsanforderung eindeutig identifizieren
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Nummer | Im Feld „Nummer“ wird die eindeutige Identifikation der Anzahlungsanforderung erfasst. Sie besteht aus zwei Angaben: der Anzahlungsanforderungsart im ersten Eingabefeld und der Anzahlungsanforderungsnummer im zweiten Eingabefeld. Die verwendete Anzahlungsanforderungsart dient gemeinsam mit der Anzahlungsanforderungsnummer zur Identifizierung der Anzahlungsanforderung.
· Anzahlungsanforderungsart Wählen Sie eine Anzahlungsanforderungsart für die Anzahlungsanforderung, die Sie erfassen oder bearbeiten möchten. Nach dem Speichern einer neuen Anzahlungsanforderung kann die Anzahlungsanforderungsart nicht mehr geändert werden. · Anzahlungsanforderungsnummer Die Anzahlungsanforderungsnummer wird automatisch vom System auf der Basis des Nummernkreises erzeugt, der in der Anzahlungsanforderungsart festgelegt wurde. Sie kann nicht manuell vergeben werden. Erfassen Sie bei Bedarf als Auswahlmerkmal die Nummer der Anzahlungsanforderung, die Sie bearbeiten möchten. |
| Belegtyp-Icon
(Icon) |
· Mithilfe eines Icons wird der Belegtyp dargestellt. Die Bedeutung des Belegtyp-Icons finden Sie im Tooltip zum Icon. Folgende Belegtypen werden unterschieden:
· Ursprungsbeleg · Stornobeleg · Teilstornobeleg |
| Status | Die Statusinformationen zur geöffneten Anzahlungsanforderung werden angezeigt. Eine neue Anzahlungsanforderung erhält den allgemeinen Status, der in der verwendeten Anzahlungsanforderungsart als Eröffnungsstatus festgelegt ist.
Folgende Status werden angezeigt: · Allgemeiner Status – In Bearbeitung – Freigegeben – Erledigt – Teilweise storniert – Storniert – Reorganisation begonnen · Übertragungsstatus – Nicht übertragen – Übertragen · Status offener Posten – Nicht bezahlt – Teilweise bezahlt – Komplett bezahlt |
| Rechnungsempfänger | Erfassen Sie im Feld „Rechnungsempfänger“ die Identifikation des Partners, der Adressat der Rechnung oder Adressat eines einer Rechnung vorgelagerten Beleges sein soll, wie z. B. einer Anzahlungsanforderung. |
2.2 Karteireiter „Allgemeines“
Unter dem Karteireiter „Allgemeines“ werden Daten zum Rechnungsempfänger, zum Beleg und den daraus resultierenden Anzahlungsanforderungswerten angezeigt.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Name
Adresse |
Die Felder „Name“ und „Adresse“ werden vom System automatisch gefüllt (aus dem Vorgängerbeleg oder aus den Partner-Stammdaten).
Hinweis: In diesen Feldern geänderte Daten werden nur im Beleg gespeichert, nicht in den Partner-Stammdaten. Hat sich in den Stammdaten der Name oder die Adresse des Adressaten geändert, dann können die aktuellen Daten über den Aktualisieren-Button rechts neben dem Feld „Name“ in den Beleg übernommen werden. |
| zu Händen | Ein Ansprechpartner beim Adressaten kann in den Feldern mit der Bezeichnung „zu Händen“ ausgewählt, geändert oder frei erfasst werden. Vorgeschlagen wird ein Vertriebs-Ansprechpartner, der in den Partner-Stammdaten des Adressaten festgelegt werden kann. Der Ansprechpartner wird ggf. alternativ aus einem Vorgängerbeleg als Vorschlagswert übernommen.
Weitere Informationen zu diesen Feldern finden Sie in dieser Dokumentation: Feld „zu Händen“ |
| Erfassungsdatum | Das Erfassungsdatum ist das Datum, an dem die Anzahlungsanforderung erfasst wurde. Das System trägt automatisch das aktuelle Datum ein. |
| Belegdatum | In diesem Feld wird das Belegdatum der Anzahlungsanforderung festgelegt. Vorgeschlagen wird das aktuelle Datum.
Das Belegdatum wird für die Ermittlung des Steuerschlüssels und des Kontos verwendet. Es kann bis zur Erledigung des Beleges geändert werden, muss aber bei der Erledigung in einer offenen Buchungsperiode des ERP-Systems liegen. Hinweis: Beachten Sie bei Bedarf die Länderbesonderheiten für Italien. |
| Bezug | Für das Feld „Bezug“ können Sie nur dann einen Eintrag auswählen, wenn in der verwendeten Anzahlungsanforderungsart für das Feld „Auftrag zuordnen“ festgelegt ist, dass ein Bezug zu einem Vertriebsauftrag hergestellt werden darf oder hergestellt werden muss.
Darf kein Auftrag zugeordnet werden, dann ist das Feld nicht einstellbar und deaktiviert. Kann ein Vertriebsauftrag zugeordnet werden, dann wählen Sie in diesem Feld, ob Sie die Anzahlungsanforderung auf einen „Vertriebsauftrag“ oder auf eine „Vertriebsauftragsposition“ beziehen möchten. Ihnen steht zusätzlich der Eintrag „(Leer)“ zur Verfügung, wenn in der Anzahlungsanforderungsart festgelegt ist, dass optional ein Auftrag zuordenbar ist – in diesem Fall ist „Leer“ auch der Vorschlagswert. |
| Belegbezug | Ist im Feld „Bezug“ der Eintrag „Vertriebsauftrag“ oder der Eintrag „Vertriebsauftragsposition“ eingestellt, dann können Sie in diesem dreiteiligen Feld (Art, Nummer, Position) einen Vertriebsauftrag oder eine -auftragsposition erfassen. Auf dieser Grundlage werden die Beträge und Steueraufteilungen ermittelt.
Sie können nur solche Belege zuordnen, die sich aus der zugehörigen Vertriebsorganisation und dem Rechnungsempfänger ergeben. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Vertriebsauftrag vom Typ „Kundenauftrag“ sein muss und Belegwährungen von Vertriebsauftrag und Anzahlungsanforderung übereinstimmen müssen. Hinsichtlich der Positionsbezüge ist zu beachten, dass nur Grundpositionen referenziert werden können und damit die Referenz von Detailpositionen ausgeschlossen ist. Hinweis: Durch die Zuordnung eines Vertriebsauftrages bzw. einer -position wird die Steuertabelle entsprechend gefüllt. Durch eine Änderung des Bezugs wird die Steuertabelle aktualisiert. Abhängig von der Einstellung in der verwendeten Anzahlungsanforderungsart für die Funktion „Steuerschlüssel änderbar“ kann entweder nur der führende Betrag (gemäß der Einstellung in der Art im Feld „Betragserfassung“) oder auch der Steuerschlüssel geändert werden (bzw. neue Zeilen hinzugefügt oder vorhandene zum Löschen gekennzeichnet werden). Für die Ermittlung der Steueraufteilung ist der Wert „Offener Liefer-Nettobetrag“ relevant (abhängig von der Betragserfassung mit oder ohne Steuern). Ist dieser Wert Null, dann wird die Position in der Steuertabelle nicht berücksichtigt. Ist eine Verrechnungsposition (mit der Menge 0) betroffen, dann ist der Wert „Offener Rechnungsnettobetrag“ relevant. |
| Vertreter | Der Vertreter ist ein provisionsberechtigter Partner. Bis zu drei Vertreter können einer Anzahlungsanforderung zugeordnet werden. Als Vertreter sind generell alle Partner zulässig, bei denen in den Stammdaten die Funktion „Vertreter“ aktiviert ist. Ist der relevante Partner ein Pseudo-Kunde, dann kann der Vertreter frei zugeordnet werden.
Das System zeigt als Vorschlagswert den in den Stammdaten des relevanten Partners zugeordneten Vertreter an. Sind dort mehrere Vertreter zugeordnet, dann übernimmt das System maximal die ersten drei Vertreter. Sie können den Vorschlagswert ersetzen und jederzeit andere zulässige Vertreter wählen. Wurde die Anzahlungsanforderung zu einem Vertriebsauftrag erzeugt, dann werden die Vertreter aus dem Vertriebsauftrag als Vorschlagswert übernommen. |
| Zuständiger Mitarbeiter | Der zuständige Mitarbeiter ist der Ansprechpartner im eigenen Haus. Erfassen Sie in diesem Feld die Partner-Identifikation des gewünschten Mitarbeiters. Der Partner muss mit der Rolle „Mitarbeiter“ und der Zugehörigkeit „intern“ erfasst und dadurch dem eigenen Unternehmen zugeordnet sein.
Der Vorschlagswert ergibt sich durch den Benutzer, der eine Anzahlungsanforderung erfasst. Dieser muss einem internen Mitarbeiter zugeordnet sein. Im Fall eines externen Vertreters wird als zuständiger Mitarbeiter die Partner-Identifikation des externen Vertreters vorgeschlagen. |
| Währung | Erfassen Sie in diesem Feld die Währung, in der später auch die Ausgangsrechnung für den Debitor erzeugt wird. Ist ein Vertriebsauftrag angegeben, dann wird die Währung aus diesem übernommen und angezeigt. Ansonsten wird die Währung aus den Partner-Stammdaten des Rechnungsempfängers ermittelt und vorgeschlagen.
Hinweis: Die Währungen der Anzahlungsanforderung und der Ausgangsrechnung sollten nicht voneinander abweichen, damit geleistete Anzahlungen auch auf der Ausgangsrechnung verrechnet werden können. Hinweis: Die Währung muss zum Berechnungszeitpunkt in alle Hauswährungen umrechenbar sein. |
| Berechnungszeitpunkt | In diesem Feld wird der für Berechnungen zu verwendende Zeitpunkt festgelegt. Der Berechnungszeitpunkt wird zum einen für die Umrechnungen der Belegwährungsbeträge in die relevanten Hauswährungen verwendet. Zum anderen wird er bei der Kontoermittlung als Erzeugungszeitpunkt verwendet.
Hinweis: In einem Stornobeleg wird das Konto nicht erneut ermittelt, sondern aus dem Ursprungsbeleg der Anzahlungsanforderung übernommen. Gleiches gilt für die relevanten Steueraufteilungen. |
| Zahlungsbedingung | Wählen Sie für die Anzahlungsanforderung eine Zahlungsbedingung, für die Folgendes festgelegt ist:
· Kein Skonto · Keine Ratenvereinbarung · Keine periodische Zahlungsbedingung Die angegebene Zahlungsbedingung regelt nur die Fälligkeit, bis zu der ein Debitor seine Anzahlung für eine Anzahlungsanforderung leisten soll. Der Vorschlagswert stammt aus der verwendeten Anzahlungsanforderungsart. Hinweis: Die Zahlungsbedingung eines referenzierten Vertriebsauftrages ist davon unabhängig. Diese regelt die Fälligkeit der Ausgangsrechnung und betrifft die Fälligkeit der Restforderung (Rechnungsendbetrag abzüglich geleisteter Anzahlung unter Berücksichtigung von Skonto). Hinweis: Zur Auswahl stehen die Zahlungsbedingungen, die für die Firma der Vertriebsorganisation erfasst wurden. |
| Valutadatum | Das Valutadatum bestimmt den Zeitpunkt, an dem die festgelegte Zahlungsbedingung wirksam wird. Sie können ein Valutadatum erfassen, wenn Sie eine Zahlungsbedingung gewählt haben, in der im Feld „Rechnungsvalutadatum“ der Eintrag „Auftragsvalutadatum“ festgelegt ist. Anderenfalls ist das Feld nicht eingabebereit und als Valutadatum wird stets das Belegdatum verwendet. |
| Nettobetrag | In diesem Feld wird der Nettobetrag der Anzahlungsanforderung in der Belegwährung angezeigt. Dieser Betrag ist immer ohne die Mehrwertsteuer.
Der Betrag ergibt sich aus der Summe der Nettobeträge der Steueraufteilungen. |
| Anzahlungsanforderungskonto | In diesem Feld wird das aus der Konten-Zuordnung ermittelte Anzahlungsanforderungskonto angezeigt. Die folgenden Parameter werden für die Konto-Ermittlung verwendet:
· Firma der Vertriebsorganisation · Berechnungszeitpunkt · Belegdatum · Rechnungsempfänger Weitere Informationen zu den Konto-Zuordnungen finden Sie in der Dokumentation „Konten-Zuordnungen“. Hinweis: In einem Stornobeleg wird das Konto nicht neu ermittelt, sondern aus dem Ursprungsbeleg übernommen. |
| Bruttobetrag | In diesem Feld wird der Anzahlungsanforderungsbetrag in der Belegwährung angezeigt, der vom Rechnungsempfänger beglichen werden soll. Dieser Betrag enthält immer die Mehrwertsteuer.
Der Betrag ergibt sich aus der Summe der Bruttobeträge der Steueraufteilungen. |
| Steuerbetrag | In diesem Feld wird der Steuerbetrag der Anzahlungsanforderung in der Belegwährung angezeigt.
Der Betrag ergibt sich aus der Summe der Steuerbeträge der Steueraufteilungen. |
| Geleistete Anzahlung | In diesem Feld wird der Betrag angezeigt, den der Rechnungsempfänger aufgrund der Anzahlungsanforderung geleistet hat. Dieser Betrag wird aktualisiert, wenn die offenen Posten, die in der angeschlossenen Finanzbuchhaltung geführt werden, an das ERP-System übertragen wurden. |
| Stornierter Bruttobetrag | Wird eine Anzahlungsanforderung ganz oder teilweise storniert, dann wird im Ursprungsbeleg in diesem Feld die Summe der stornierten Bruttobeträge angezeigt. Im Stornobeleg ist das Feld leer. |
| Buchungsdatum | Wurde die Anzahlungsanforderung an die angeschlossene Finanzbuchhaltung übertragen, dann wird in diesem Feld das Buchungsdatum angezeigt, das für die Übertragungsaktion festgelegt wurde. |
| Steuer-Register | Erfassen Sie das Steuer-Register, das für die Anzahlungsanforderung verwendet werden soll. Ein Vorschlagswert kann aus der verwendeten Anzahlungsanforderungsart stammen oder aus den Partner-Stammdaten des Rechnungsempfängers.
Hinweis: Steuer-Register gehören zu den Länderbesonderheiten für „Italien“. Das Feld ist nur dann sichtbar, wenn für die Firma der Vertriebsorganisation diese Länderbesonderheiten in der Anwendung „Customizing“ eingestellt sind. |
2.3 Karteireiter „Vertriebsorganisation“
Unter dem Karteireiter „Vertriebsorganisation“ finden Sie die Daten der für die Anzahlungsanforderung zuständigen Vertriebsorganisation.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Vertriebsorganisation | Die Vertriebsorganisation ist jene Organisation, die
sich um die Bearbeitung der Anzahlungsanforderung kümmert. Zugleich ist sie diejenige, in deren Namen die Anzahlungsanforderung für die vom Kunden bestellten Artikel erzeugt wird. Sie wird in diesem Feld über ihre Partneridentifikation eindeutig identifiziert. Die Daten stammen aus dem referenzierten Auftrag bzw. aus den Stammdaten der in der Titelzeile ausgewählten Vertriebsorganisation. Die Namens- und Adressdaten werden zum Zeitpunkt der Erfassung in die Anzahlungsanforderung kopiert. Die Vertriebsorganisation muss vor dem Ausführen der Neu-Aktion in der Titelleiste ausgewählt werden und ist danach nicht mehr änderbar. In einer Single-Site-Umgebung ohne inhaltsbezogene Berechtigungen ist die Vertriebsorganisation immer der Mandant. Wurde die Anzahlungsanforderung zu einem Vertriebsauftrag erzeugt, dann wird die Vertriebsorganisation aus dem Vertriebsauftrag übernommen. Die Vertriebsorganisation ist die für die Berechtigung relevante Organisation. Weitere Informationen finden Sie in den Dokumenten „Einführung: Multi-Site“ und „Inhaltsbezogene Berechtigungen“. |
| Name
Adresse |
Die Felder „Name“ und „Adresse“ werden vom System automatisch gefüllt. Die Daten entstammen den Partner-Stammdaten der Vertriebsorganisation zum Zeitpunkt des Erfassens der Anzahlungsanforderung und können in diesen Feldern nicht verändert werden. |
| zu Händen | Ein Ansprechpartner der Vertriebsorganisation kann unter „zu Händen“ ausgewählt, geändert oder frei erfasst werden. Ein Vorschlagswert stammt aus den Partner-Stammdaten der Vertriebsorganisation.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Dokument: Feld „zu Händen“ |
| Firma | In diesem Feld wird die Partner-Identifikation der Firma angezeigt, zu der die Vertriebsorganisation gehört. |
2.4 Karteireiter „Belegausgabe“
Unter dem Karteireiter „Belegausgabe“ werden einige der gültigen Einstellungen für die Ausgabe des Belegdokuments „Anzahlungsanforderung“ in einer Tabelle mit einer Zeile angezeigt. Die angezeigten Ausgabeeinstellungen entstammen einer Belegdokument-Vorlage. Die gültige Belegdokument-Vorlage wird in der Anwendung „Customizing“ in der Hauptfunktion „Vertrieb“, Unterfunktion „Belege“, eingestellt. Diese Einstellung kann partnerspezifisch übersteuert werden, in den Kunden-Stammdaten des Rechnungsempfängers.
Weitere Informationen zu den Ausgabeeinstellungen erfahren Sie im Bedienungsleitfaden. Dort wird auch beschrieben, welche weiteren Anwendungen, System- und Benutzereinstellungen bei der Belegdokumentausgabe eine Rolle spielen und wann welche Einstellungen zum Tragen kommen.
Die folgenden Einstellungen können Sie unter den angegebenen Spaltenüberschriften ansehen und bei Bedarf ändern.
| Spalte | Erläuterung |
| Belegtyp | In dieser Spalte wird der Belegtyp „Anzahlungsanforderung“ angezeigt, für den in dieser Zeile die Ausgabeeinstellungen dargestellt werden. Ein anderer Belegtyp steht in dieser Anwendung nicht zur Verfügung. |
| Medium | Das Ausgabemedium wird angezeigt, auf dem das Belegdokument gemäß Vorlage ausgegeben wird. Grundsätzlich stehen folgende Ausgabemedien zur Verfügung:
· Drucker (dabei auch Ausgabe in Datei möglich) · Fax Sofern mehrere Belegdokument-Vorlagen für das Belegdokument „Anzahlungsanforderung“ bestehen und diese in den Kunden-Stammdaten oder in der Anwendung „Customizing“ für mehrere Ausgabemedien hinterlegt sind, können Sie ein Ausgabemedium auswählen. |
| Kommunikationsverbindung | Das System ermittelt für die Ausgabemedien „Fax“ und „E-Mail“ eine Kommunikationsverbindung (eine Faxnummer oder eine E-Mail-Adresse) und zeigt diese an.
Die angezeigte Faxnummer oder E-Mail-Adresse können Sie ändern oder ergänzen. Mehrere E-Mail-Empfänger erfassen Sie, indem Sie die E-Mail-Adressen mit Komma und Leerzeichen voneinander trennen. |
2.5 Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“
Unter dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ können Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge hinterlegt werden. Auf gespeicherte Texte und Datei-Anhänge wird durch ein Notiz-Icon hingewiesen, das auf dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ zu finden ist.
Weitere Informationen zu Texten und Datei-Anhängen und deren Verwendung finden Sie in der Dokumentation „Texte“.
2.6 Karteireiter „Steueraufteilungen“
Unter dem Karteireiter „Steueraufteilungen“ finden Sie eine Tabelle, in der die Anzahlungsanforderungsbeträge pro Steuerschlüssel aufgeführt sind. Oberhalb der Tabelle finden Sie Informationen zur Betragserfassung in der Tabelle und ob Sie einen Steuerschlüssel ändern dürfen. Davon hängt auch ab, ob die Aktionen „Neu“ und „Löschen“ für die Tabelle aktiviert sind.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Betragserfassung | In diesem Feld wird angezeigt, ob Beträge für Anzahlungsanforderungen mit oder ohne Steuern zu erfassen sind. Folgende Einträge können angezeigt werden:
· Brutto · Netto Die Festlegung stammt aus der verwendeten Anzahlungsanforderungsart. Für Stornobelege, die Anzahlungsanforderungen komplett stornieren, wird die Festlegung aus dem Ursprungsbeleg übernommen. Für Teilstornobelege ist immer der Eintrag „Brutto“ festgelegt. Erfassen Sie die Beträge entsprechend der angezeigten Festlegung. |
| Steuerschlüssel änderbar | Diese Funktion zeigt an, ob der Steuerschlüssel änderbar ist. Ist die Funktion aktiviert, dann können neue Steueraufteilungen erfasst und vorhandene gelöscht werden. Ist die Funktion deaktiviert, dann werden nur die automatischen Steueraufteilungen angezeigt, zu denen Sie Beträge erfassen können.
Die Festlegung stammt aus der verwendeten Anzahlungsanforderungsart. |
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Steuerschlüssel | In dieser Spalte wird der Steuerschlüssel einer Steueraufteilung angezeigt oder erfasst. Er ergibt sich wie folgt:
· Mit Belegbezug und der Steuerschlüssel-Herkunft „Bevorzugt aus dem Auftrag“ Ist ein Bezug zu einem Vertriebsauftrag oder einer -auftragsposition angegeben und ist zudem die Steuerschlüssel-Herkunft auf den Eintrag „Bevorzugt aus dem Auftrag“ eingestellt, dann werden die Steueraufteilungen und damit die Steuerschlüssel aus den hinsichtlich der Lieferung offenen Auftragspositionen des Auftrags bzw. einer einzelnen Auftragsposition ermittelt. Bei einer Änderung dieser Bezüge wird neu ermittelt. · Ohne Belegbezug oder bei der Steuerschlüssel-Herkunft „Gemäß Artikelsteuer-Klassifikation“ Fehlt ein Bezug zu einem Vertriebsauftrag oder einer -auftragsposition oder ist für die Steuerschlüssel-Herkunft der Eintrag „Gemäß Artikelsteuer-Klassifikation“ festgelegt, dann wird der Steuerschlüssel aus der in der Anzahlungsanforderungsart angegebenen Artikelsteuer-Klassifikation und der Ausgangssteuer-Klassifikation des Rechnungsempfängers ermittelt. Dazu werden die Parameter „Belegdatum“ und „Berechnungszeitpunkt“ herangezogen. Ändern sich der Rechnungsempfänger, das Belegdatum oder der Berechnungszeitpunkt, dann wird neu ermittelt. Ebenso wird neu ermittelt, wenn sich der Belegbezug ändert. Nach einer Neuermittlung lässt sich der Steuerschlüssel nur dann ändern, wenn die Funktion „Steuerschlüssel änderbar“ aktiviert ist. Auch nur in diesem Fall können neue Steueraufteilung erfasst oder vorhandene gelöscht werden. Hinweis: Der Steuerschlüssel ist länderabhängig. Für die Ermittlung wird das Land durch die Firma der Vertriebsorganisation bestimmt. |
| Steuer-Prozentsatz | In dieser Spalte wird der Prozentsatz des Steuerschlüssels angezeigt, der zum Berechnungszeitpunkt der Anzahlungsanforderung bezogen auf das Land der Firma gültig ist. Mit diesem Prozentsatz wird der Steuerbetrag aus dem Bruttobetrag oder dem Nettobetrag berechnet, je nach Einstellung für die Betragserfassung. |
| Nettobetrag | Diese Spalte enthält den Nettobetrag einer Steueraufteilung. Wenn in der Anzahlungsanforderungsart die Betragserfassung auf „Netto“ eingestellt ist, dann können Sie den Nettobetrag der Steueraufteilung ändern. Ist „Brutto“ eingestellt, dann wird der Nettobetrag berechnet und angezeigt. Abhängig vom Bezug zu einem Auftrag oder einer Position und der Einstellung für Endverbraucherpreise sowie der Einstellung für die Steuerschlüssel-Herkunft wird der Nettobetrag pro Steuerschlüssel unterschiedlich ermittelt oder berechnet.
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass aufgrund von Rundungen während der Berechnungen für Brutto-, Netto- und Steuerbeträge nicht garantiert werden kann, dass die jeweiligen Beträge zwischen Vertriebsauftrag und Anzahlungsanforderung deckungsgleich sind. Der Vorschlagswert kann bis zur Erledigung der Anzahlungsanforderung geändert werden. Hinweis: Sie können nur positive Beträge erfassen. Negative Beträge ergeben sich ausschließlich aus Stornobelegen. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Betragsermittlung. Siehe dazu das Kapitel „Vorschlagswertermittlung“. |
| Steuerbetrag | In dieser Spalte wird der Steuerbetrag angezeigt, der mit dem Prozentsatz des Steuerschlüssels und dem Netto- oder Bruttobetrag berechnet wird. In Abhängigkeit von den Einstellungen in der Anzahlungsanforderungsart zur Brutto- oder Netto-Betragserfassung sowie den vorhandenen Beträgen aus dem Vertriebsauftrag, die von der Einstellung für Endverbraucherpreise abhängen, wird der Steuerbetrag entweder aus dem Bruttobetrag oder aus dem Nettobetrag berechnet. |
| Bruttobetrag | Diese Spalte enthält den Bruttobetrag einer Steueraufteilung. Wenn in der Anzahlungsanforderungsart die Betragserfassung auf „Brutto“ eingestellt ist, dann können Sie den Bruttobetrag der Steueraufteilung ändern. Ist „Netto“ eingestellt, dann wird der Bruttobetrag berechnet und angezeigt. Abhängig vom Bezug zu einem Auftrag oder einer Position und der Einstellung für Endverbraucherpreise sowie der Einstellung für die Steuerschlüssel-Herkunft wird der Bruttobetrag pro Steuerschlüssel unterschiedlich ermittelt oder berechnet.
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass aufgrund von Rundungen während der Berechnungen für Brutto-, Netto- und Steuerbeträge nicht garantiert werden kann, dass die jeweiligen Beträge zwischen Vertriebsauftrag und Anzahlungsanforderung deckungsgleich sind. Der Vorschlagswert kann bis zur Erledigung der Anzahlungsanforderung geändert werden. Hinweis: Sie können nur positive Beträge erfassen. Negative Beträge ergeben sich ausschließlich aus Stornobelegen. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Betragsermittlung. Siehe dazu das Kapitel „Vorschlagswertermittlung“. |
2.6.1 Aktionen in der Symbolleiste der Tabelle
Ist die Funktion „Steuerschlüssel änderbar“ aktiviert, dann stehen Ihnen in der Tabellen-Symbolleiste folgende Aktionen zur Verfügung:
- Neue Steueraufteilung erfassen
Mithilfe dieser Aktion fügen Sie der Tabelle eine neue Zeile hinzu. Beachten Sie bitte, dass diese Aktion nur dann zur Verfügung steht, wenn die Funktion „Steuerschlüssel änderbar“ aktiviert ist.
- Löschkennzeichen setzen/entfernen
Mithilfe dieser Aktion setzen Sie für die ausgewählte Tabellenzeile ein Löschkennzeichen. Sie können das Löschkennzeichen wiederum mit dieser Aktion entfernen. Eine zum Löschen gekennzeichnete Zeile wird erst dann gelöscht, wenn Sie auf Speichern drücken.
2.6.2 Vorschlagswertermittlung
Die Vorschlagswerte für Netto- und Bruttobeträgen werden abhängig von verschiedenen Parametern berechnet. Sie sind in folgenden Kapiteln beschrieben:
- Nettobetragsermittlung
- Bruttobetragsermittlung
- Betragsermittlungen mit Belegbezug und der Steuerschlüssel-Herkunft „Gemäß Artikelsteuer-Klassifikation“
Hinweis:
Ausgangspunkt für die Ermittlung der Netto- und Bruttobeträge aus Vertriebsaufträgen ist der offene Liefer-Nettobetrag (exkl./inkl. Steuern). Für Verrechnungspositionen (Menge ist 0) wird anstatt des offenen Liefer-Nettobetrages (exkl./inkl. Steuern) der offene Rechnungsbetrag (exkl./inkl. Steuern verwendet.
2.6.2.1 Nettobetragsermittlung
Der Nettobetrag wird abhängig vom Bezug zu einem Auftrag oder einer Position und der Einstellung für Endverbraucherpreise und der Einstellung für die Steuerschlüssel-Herkunft pro Steuerschlüssel unterschiedlich ermittelt oder berechnet.
Hinweis:
Beachten Sie bitte, dass aufgrund von Rundungen während der Berechnungen für Brutto-, Netto- und Steuerbeträge nicht garantiert werden kann, dass die jeweiligen Beträge zwischen Vertriebsauftrag und Anzahlungsanforderung deckungsgleich sind.
Die jeweilige Ermittlung oder Berechnung wird in folgenden Kapiteln beschrieben:
- Nettobetragsermittlung aus Vertriebsauftrag mit Endverbraucherpreisen
- Nettobetragsermittlung aus Vertriebsauftrag ohne Endverbraucherpreise
- Nettobetragsermittlung aus Vertriebsauftragsposition
- Nettobetragsermittlung ohne Belegbezug
Nettobetragsermittlung aus Vertriebsauftrag mit Endverbraucherpreisen
Ist der Bezug zu einem Vertriebsauftrag hergestellt, in dem Endverbraucherpreise verwendet werden, dann wird für die Berechnung des Nettobetrages der im Vertriebsauftrag berechnete offene Liefer-Nettobetrag inkl. Steuern für die zur Lieferung offenen Positionen im Status „In Bearbeitung“ oder „Freigegeben“ herangezogen. Aus diesem Nettobetrag wird zunächst der Steuerbetrag herausgerechnet, sodass daraus ein Nettobetrag ohne Steuern resultiert. Auf diesen berechneten Nettobetrag wird der Anzahlungsanforderungsprozent angewendet und das Ergebnis in der Spalte „Nettobetrag“ ausgegeben.
Des Weiteren wird auf diesen Nettobetrag der erforderliche Steuerprozentsatz angewendet und das berechnete Ergebnis in der Spalte „Steuerbetrag“ angezeigt. Die Summe aus Nettobetrag und Steuerbetrag wird als Bruttobetrag in der gleichnamigen Spalte angezeigt.
Nettobetragsermittlung aus Vertriebsauftrag ohne Endverbraucherpreise
Ist der Bezug zu einem Vertriebsauftrag hergestellt, in dem keine Endverbraucherpreise verwendet werden, dann wird für die Berechnung des Nettobetrages der im Vertriebsauftrag berechnete offene Liefer-Nettobetrag für die zur Lieferung offenen Positionen im Status „In Bearbeitung“ oder „Freigegeben“ herangezogen. Auf diesen Nettobetrag wird der Anzahlungsanforderungsprozent angewendet und das Ergebnis in der Spalte „Nettobetrag“ ausgegeben.
Des Weiteren wird auf diesen Nettobetrag der erforderliche Steuerprozentsatz angewendet und das berechnete Ergebnis in der Spalte „Steuerbetrag“ angezeigt. Die Summe aus Nettobetrag und Steuerbetrag wird als Bruttobetrag in der gleichnamigen Spalte angezeigt.
Nettobetragsermittlung aus Vertriebsauftragsposition
Ist der Bezug zu einer Vertriebsauftragsposition hergestellt, dann ist nur die angegebene Position relevant. Der Nettobetrag wird entsprechend wie für einen Vertriebsauftrag berechnet, jedoch nur mit den Beträgen der Auftragsposition.
Nettobetragsermittlung ohne Belegbezug
Fehlt ein Bezug zu einem Vertriebsauftrag oder einer -auftragsposition, dann wird die Steueraufteilung aus der Artikelsteuer-Klassifikation gemäß verwendeter Anzahlungsanforderungsart und der Ausgangssteuer-Klassifikation des Rechnungsempfängers ermittelt. Der Nettobetrag wird immer mit Null vorgeschlagen.
2.6.2.2 Bruttobetragsermittlung
Der Bruttobetrag wird abhängig vom Bezug zu einem Auftrag oder einer Position und der Einstellung für Endverbraucherpreise und der Einstellung für die Steuerschlüssel-Herkunft pro Steuerschlüssel unterschiedlich ermittelt oder berechnet.
Hinweis:
Beachten Sie bitte, dass aufgrund von Rundungen während der Berechnungen für Brutto-, Netto- und Steuerbeträge nicht garantiert werden kann, dass die jeweiligen Beträge zwischen Vertriebsauftrag und Anzahlungsanforderung deckungsgleich sind.
Die jeweilige Ermittlung oder Berechnung wird in folgenden Kapiteln beschrieben:
- Bruttobetragsermittlung aus Vertriebsauftrag mit Endverbraucherpreisen
- Bruttobetragsermittlung aus Vertriebsauftrag ohne Endverbraucherpreise
- Bruttobetragsermittlung aus Vertriebsauftragsposition
- Bruttobetragsermittlung ohne Belegbezug
Bruttobetragsermittlung aus Vertriebsauftrag mit Endverbraucherpreisen
Ist der Bezug zu einem Vertriebsauftrag hergestellt, in dem Endverbraucherpreise verwendet werden, dann wird für die Berechnung des Bruttobetrages der im Vertriebsauftrag berechnete offene Liefer-Nettobetrag inkl. Steuern für die zur Lieferung offenen Positionen im Status „In Bearbeitung“ oder „Freigegeben“ herangezogen. Dieser Nettobetrag enthält bereits Steuern, sodass darauf direkt der Anforderungsprozentsatz angewendet werden kann. Das daraus berechnete Ergebnis wird in der Spalte „Bruttobetrag“ ausgegeben.
Des Weiteren wird aus dem für die Anzahlungsanforderung so berechneten Bruttobetrag der Steuerbetrag berechnet und in der Spalte „Steuerbetrag“ angezeigt. Die Differenz aus beiden Beträgen wird als Nettobetrag in der gleichnamigen Spalte angezeigt.
Bruttobetragsermittlung aus Vertriebsauftrag ohne Endverbraucherpreise
Ist der Bezug zu einem Vertriebsauftrag hergestellt, in dem keine Endverbraucherpreise verwendet werden, dann wird für die Berechnung des Bruttobetrages der im Vertriebsauftrag berechnete offene Liefer-Nettobetrag für die zur Lieferung offenen Positionen im Status „In Bearbeitung“ oder „Freigegeben“ herangezogen. Dieser Nettobetrag ist ein Betrag ohne Steuern. Auf diesen Nettobetrag werden zunächst die Steuern berechnet, sodass sich ein Bruttobetrag ergibt. Auf diesen berechneten Bruttobetrag wird der Anforderungsprozentsatz angewendet. Das daraus berechnete Ergebnis wird in der Spalte „Bruttobetrag“ ausgegeben.
Des Weiteren wird aus dem für die Anzahlungsanforderung so berechneten Bruttobetrag der Steuerbetrag berechnet und in der Spalte „Steuerbetrag“ angezeigt. Die Differenz aus beiden Beträgen wird als Nettobetrag in der gleichnamigen Spalte angezeigt.
Bruttobetragsermittlung aus Vertriebsauftragsposition
Ist der Bezug zu einer Vertriebsauftragsposition hergestellt, dann ist nur die angegebene Position relevant. Der Bruttobetrag wird entsprechend wie für einen Vertriebsauftrag berechnet, jedoch nur mit den Beträgen der Auftragsposition.
Bruttobetragsermittlung ohne Belegbezug
Fehlt ein Bezug zu einem Vertriebsauftrag oder einer -auftragsposition, dann wird die Steueraufteilung aus der Artikelsteuer-Klassifikation gemäß verwendeter Anzahlungsanforderungsart und der Ausgangssteuer-Klassifikation des Rechnungsempfängers ermittelt. Der Bruttobetrag wird immer mit Null vorgeschlagen.
2.6.2.3 Betragsermittlungen mit Belegbezug und der Steuerschlüssel-Herkunft „Gemäß Artikelsteuer-Klassifikation“
Besteht ein Bezug zu einem Vertriebsauftrag oder einer -auftragsposition und ist zudem für die Steuerschlüssel-Herkunft die Einstellung „Gemäß Artikelsteuer-Klassifikation“ gewählt, dann werden die Netto- und Bruttobeträge in folgenden Fällen wie folgt ermittelt:
- Fehlender Steuerschlüssel in der Artikelsteuer-Klassifikation
Konnte der Steuerschlüssel nicht ermittelt werden, dann wird kein Bruttobetrag für die Anzahlungsanforderung berechnet. In diesem Fall werden auch die anderen Beträge nicht berechnet und die Tabelle ist ggf. leer, obwohl ein Belegbezug vorhanden ist.
- Vorhandener Steuerschlüssel in der Artikelsteuer-Klassifikation
Konnte ein Steuerschlüssel ermittelt werden, dann wird der Steuerschlüssel der Artikelsteuer-Klassifikation in Abhängigkeit der eingestellten Betragserfassung wie folgt angewendet:
- Betragserfassung „Brutto“
Ist „Brutto“ für die Betragserfassung eingestellt, dann wird der Bruttobetrag aus dem Vertriebsauftrag berechnet (siehe die Kapitel „Bruttobetragsermittlung aus Vertriebsauftrag mit Endverbraucherpreisen“ und „Bruttobetragsermittlung aus Vertriebsauftrag ohne Endverbraucherpreise“). Auf diesen Bruttobetrag wird der Anzahlungsanforderungsprozentsatz angewendet und daraufhin der Steuerbetrag mit dem Steuerschlüssel aus der Artikelsteuer-Klassifikation berechnet. Aus der Differenz des Bruttobetrages der Anzahlungsanforderung und dem zugehörigen Steuerbetrag wird der Nettobetrag berechnet und angezeigt.
- Betragserfassung „Netto“
Ist „Netto“ für die Betragserfassung eingestellt, dann wird zunächst der Bruttobetrag aus dem Vertriebsauftrag berechnet (siehe die Kapitel „Bruttobetragsermittlung aus Vertriebsauftrag mit Endverbraucherpreisen“ und „Bruttobetragsermittlung aus Vertriebsauftrag ohne Endverbraucherpreise“). Auf diesen Bruttobetrag wird der Anforderungsprozentsatz angewendet und daraufhin der Steuerbetrag mit dem Steuerschlüssel aus der Artikelsteuer-Klassifikation berechnet. Aus der Differenz des Bruttobetrages der Anzahlungsanforderung und dem zugehörigen Steuerbetrag wird der Nettobetrag berechnet. Da bei der Betragserfassung „Netto“ der Nettobetrag führend ist, wird auf den so berechneten Nettobetrag wiederum der Steuerprozentsatz aus dem Steuerschlüssel der Artikelsteuer-Klassifikation angewendet. Die Summe aus Nettobetrag und berechneten Steuerbetrag wird als Bruttobetrag angezeigt.
2.7 Anwendungsbezogene Aktionen
Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung „Anzahlungsanforderungen“ zur Verfügung:
- Anzahlungsanforderung zu Vertriebsauftrag erzeugen…
- Freigeben
- Anzahlungsanforderung buchen und ausgeben…
- Anzahlungsanforderungskopie ausgeben…
- Anzahlungsanforderung stornieren…
- Anzahlungsanforderung teilweise stornieren…
2.7.1 Anzahlungsanforderung zu Vertriebsauftrag erzeugen…
Mithilfe der Aktion „Anzahlungsanforderung zu Vertriebsauftrag erzeugen…“ kann eine Anzahlungsanforderung erzeugt werden, die sich auf einen im System bestehenden Vertriebsauftrag bezieht. Dadurch werden viele Informationen erzeugt, die Sie nicht mehr erfassen müssen.
Nachdem die Aktion ausgeführt wurde, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der zugrunde liegende Vertriebsauftrag und die Anzahlungsanforderungsart ausgewählt werden.
Dialogfenster „Anzahlungsanforderung zu Vertriebsauftrag erzeugen“
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Belegbezug | In diesem dreiteiligen Feld (Art, Nummer, Position) können Sie einen Vertriebsauftrag oder eine -auftragsposition erfassen, zu der eine Anzahlungsanforderung erzeugt werden soll.
Sie können nur solche Belege auswählen, die sich aus der in der Titelleiste ausgewählten Vertriebsorganisation ergeben. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Vertriebsauftrag vom Typ „Kundenauftrag“ sein muss. Hinsichtlich der Positionsbezüge ist zu beachten, dass nur Grundpositionen referenziert werden können und damit die Referenz von Detailpositionen ausgeschlossen ist, wie z. B. zu Set-Komponenten- oder Naturalrabattpositionen. Hinweis: Durch die Zuordnung eines Vertriebsauftrages bzw. einer -position wird die Steuertabelle entsprechend gefüllt. Durch eine Änderung des Bezugs wird die Steuertabelle aktualisiert. Abhängig von der Einstellung in der verwendeten Anzahlungsanforderungsart für die Funktion „Steuerschlüssel änderbar“ kann entweder nur der führende Betrag (gemäß der Einstellung in der Art im Feld „Betragserfassung“) oder auch der Steuerschlüssel geändert werden (bzw. neue Zeilen hinzugefügt oder vorhandene zum Löschen gekennzeichnet werden). Für die Ermittlung der Steueraufteilung ist der Wert „Offener Liefer-Nettobetrag“ relevant (abhängig von der Betragserfassung mit oder ohne Steuern). Ist dieser Wert Null, dann wird die Position in der Steuertabelle nicht berücksichtigt. Ist eine Verrechnungsposition (mit der Menge 0) betroffen, dann ist der offene Rechnungsnettobetrag relevant. |
| Art | Im Feld „Art“ wählen Sie die Art aus, mit der die Anzahlungsanforderung erzeugt werden soll. Zur Auswahl stehen Ihnen die Anzahlungsanforderungen, für die eingestellt ist, dass ein Belegbezug hergestellt werden kann oder muss. |
| Anforderungsprozentsatz | In diesem Feld wird Ihnen der Anforderungsprozentsatz aus der gewählten Anzahlungsanforderungsart vorgeschlagen. Er wird für die Berechnung des Anzahlungsanforderungsbetrages verwendet. In Abhängigkeit des gewählten Belegbezugs wird entweder der Prozentsatz auf den gesamten Vertriebsauftragswert oder auf den Wert der Vertriebsauftragsposition angewendet. |
| Rubrik „Rechnungsempfänger“ | |
| Rechnungsempfänger | Im Feld „Rechnungsempfänger“ wird die Identifikation des Partners angezeigt, der Adressat der Rechnung gemäß gewähltem Vertriebsauftrag ist. Er ist dadurch auch Empfänger der Anzahlungsanforderung. |
| Name
Adresse |
Die Felder „Name“ und „Adresse“ werden vom System automatisch gefüllt. Die Daten stammen aus dem referenzierten Vertriebsauftrag und können in diesen Feldern nicht verändert werden. |
| Rubrik „Vertriebsorganisation“ | |
| Vertriebsorganisation | Im Feld „Vertriebsorganisation“ wird die Partner-Identifikation der Vertriebsorganisation angezeigt, die für den gewählten Vertriebsauftrag die zuständige Vertriebsorganisation ist. Sie ist identisch mit der in der Titelleiste beim Ausführen der Aktion ausgewählten Vertriebsorganisation. |
| Name
Adresse |
Die Felder „Name“ und „Adresse“ werden vom System automatisch gefüllt. Die Daten stammen aus dem referenzierten Vertriebsauftrag und können in diesen Feldern nicht verändert werden. |
| Firma | In diesem Feld wird die Partner-Identifikation der Firma angezeigt, zu der die Vertriebsorganisation gehört. |
| Vertreter | In diesem Feld werden die Partner-Identifikationen der Vertreter angezeigt, die im referenzierten Vertriebsauftrag zugeordnet sind. |
| Rubrik „Beträge“ | |
| Betragserfassung | In diesem Feld wird angezeigt, ob Beträge für Anzahlungsanforderungen mit oder ohne Steuern zu erfassen sind. Folgende Einträge können angezeigt werden:
· Brutto · Netto Die Festlegung stammt aus der verwendeten Anzahlungsanforderungsart. Für Stornobelege, die Anzahlungsanforderungen komplett stornieren, wird die Festlegung aus dem Ursprungsbeleg übernommen. Für Teilstornobelege ist immer der Eintrag „Brutto“ festgelegt. Erfassen Sie die Beträge entsprechend der angezeigten Festlegung. |
| Steuerschlüssel änderbar | Diese Funktion zeigt an, ob der Steuerschlüssel änderbar ist. Ist die Funktion aktiviert, dann können neue Steueraufteilungen erfasst und vorhandene gelöscht werden. Ist die Funktion deaktiviert, dann werden nur die automatischen Steueraufteilungen angezeigt, zu denen Sie Beträge erfassen können.
Die Festlegung stammt aus der verwendeten Anzahlungsanforderungsart. |
| Netto-Gesamtbetrag | Der Netto-Gesamtbetrag aus dem referenzierten Vertriebsauftrag wird angezeigt. |
| Offener Nettobetrag | In der Regel wird der offene Liefer-Nettobetrag aus dem referenzierten Vertriebsauftrag angezeigt. Für Verrechnungspositionen (Gesamtmenge Null) wird jedoch der offene Rechnungsnettobetrag verwendet. |
| Netto-Gesamtbetrag inkl. Steuern | Der Netto-Gesamtbetrag inkl. Steuern aus dem referenzierten Vertriebsauftrag wird angezeigt, wenn dieser ein Auftrag mit Endverbraucherpreisen ist. |
| Offener Nettobetrag inkl. Steuern | In der Regel wird der offene Liefer-Nettobetrag inkl. Steuern aus dem referenzierten Vertriebsauftrag angezeigt, wenn dieser ein Auftrag mit Endverbraucherpreisen ist. Für Verrechnungspositionen (Gesamtmenge Null) wird jedoch der offene Rechnungsnettobetrag inkl. Steuern verwendet. |
Im unteren Bereich des Dialogfensters werden bei Bedarf die Meldungen zu den erfassten Daten ausgegeben.
Symbolleiste des Dialogfensters
Aktion „Prüfen“
Mithilfe der Aktion „Prüfen“ in der Symbolleiste des Dialog-Fensters können Sie die eingegeben Daten prüfen. Fehlende oder ungültige Daten werden mit Fehlermeldungen zu den jeweiligen Feldern angezeigt.
2.7.2 Freigeben
Mithilfe dieser Aktion geben Sie eine in Bearbeitung befindliche Anzahlungsanforderung für die weitere Verarbeitung frei. Einmal freigegebene Anzahlungsanforderungen können nicht wieder in den Status „In Bearbeitung“ zurück überführt werden. Um eine Anzahlungsanforderung buchen zu können, muss sie im Status „Freigegeben“ sein.
2.7.3 Anzahlungsanforderung buchen und ausgeben…
Mithilfe dieser Aktion buchen Sie die Anzahlungsanforderung, sodass sie an die angeschlossene Finanzbuchhaltung übertragen werden kann. Gleichzeitig geben Sie das Dokument zur Anzahlungsanforderung aus, um es an den Rechnungsempfänger versenden zu können. Voraussetzung für das Buchen ist, dass ein Anzahlungsanforderungskonto ermittelt werden konnte. Wurde die Anzahlungsanforderung erfolgreich gebucht, dann wechselt der Allgemeine Status von „Freigegeben“ auf „Erledigt“. In diesem Status kann die Anzahlungsanforderung nicht mehr bearbeitet, aber storniert werden.
2.7.4 Anzahlungsanforderungskopie ausgeben…
Diese Aktion steht Ihnen zur Verfügung, nachdem die Anzahlungsanforderung bereits gebucht und ausgegeben wurde. Sie können mit dieser Aktion eine Kopie des Belegdokuments ausgeben.
2.7.5 Anzahlungsanforderung stornieren…
Mithilfe dieser Aktion stornieren Sie eine komplette Anzahlungsanforderung. Sie steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie einen Ursprungsbeleg einer Anzahlungsanforderung geöffnet haben, die im Status „Erledigt“ ist und für die keine Anzahlung geleistet wurde.
Drücken Sie auf die Aktion, dann öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie weitere Parameter für den Stornobeleg erfassen können. Nachdem die Aktion ausgeführt wurde, enthält der Ursprungsbeleg im Feld „Stornierter Bruttobetrag“ den kompletten Stornobetrag und den Status „Storniert“. Zum Ursprungsbeleg wurde ein Stornobeleg erzeugt, der die Beträge des Ursprungsbeleges aufhebt. Der Stornobeleg ist automatisch im Status „Erledigt“ und wird in der Belegkette zum Ursprungsbeleg angezeigt.
Ein Stornobeleg kann nicht storniert werden. Für Geschäftspartner steht diese Aktion nicht zur Verfügung.
2.7.6 Anzahlungsanforderung teilweise stornieren…
Mithilfe dieser Aktion stornieren Sie eine Anzahlungsanforderung teilweise. Sie steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie einen Ursprungsbeleg einer Anzahlungsanforderung geöffnet haben, die im Status „Erledigt“ oder „Teilweise storniert“ ist und die einen stornierbaren Betrag enthält (Anforderungsbetrag – Stornierter Bruttobetrag – Geleistete Anzahlung = Stornierbarer Betrag). Sie nutzen diese Aktion auch, um noch zu leistende Anzahlungen zu stornieren und damit die Voraussetzungen zu schaffen, einen offenen Posten in der Finanzbuchhaltung ausbuchen zu können.
Drücken Sie auf die Aktion, dann öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie weitere Parameter für den Stornobeleg erfassen können. Nachdem die Aktion ausgeführt wurde, enthält der Ursprungsbeleg im Feld „Stornierter Bruttobetrag“ den stornierten Betrag und den Status „Teilweise storniert“. Zum Ursprungsbeleg wurde ein Stornobeleg erzeugt, der die Beträge des Ursprungsbeleges entsprechend in der Höhe des Stornobetrages aufhebt. Dabei ist zu beachten, dass unabhängig von der eingestellten Betragserfassung ausschließlich ein zu stornierender Bruttobetrag erfasst werden kann. Auf dessen Grundlage werden der Storno-Nettobetrag und der Storno-Steuerbetrag berechnet. Der Stornobeleg ist automatisch im Status „Erledigt“ und wird in der Belegkette zum Ursprungsbeleg angezeigt.
Ein Stornobeleg kann nicht teilweise storniert werden. Für Geschäftspartner steht diese Aktion nicht zur Verfügung.
2.8 Status und Statusänderungen
Die Anzahlungsanforderungen können verschiedene Status haben, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:
- Allgemeiner Status
- Übertragungsstatus
- Status offener Posten
2.8.1 Allgemeiner Status
Der Allgemeine Status einer Anzahlungsanforderung zeigt folgende Status:
| Allgemeiner Status |
| In Bearbeitung |
| Freigegeben |
| Erledigt |
| Teilweise storniert |
| Storniert |
| Reorganisation begonnen |
Statusübergänge für den Allgemeinen Status des Ursprungbelegs
| Ausgangsstatus | Aktion | Zielstatus |
| In Bearbeitung | Freigeben | Freigegeben |
| Freigegeben | Anzahlungsanforderung buchen und ausgeben | Erledigt |
| Erledigt | · Anzahlungsanforderung stornieren
· Anzahlungsanforderung teilweise stornieren |
· Storniert
· Teilweise storniert |
| Teilweise storniert | Anzahlungsanforderung teilweise stornieren | Storniert |
| Storniert
(Endstatus) |
Statusübergänge für den Allgemeinen Status des Storno- oder Teilstornobelegs
| Ausgangsstatus | Aktion | Zielstatus |
| Erledigt |
2.8.2 Übertragungsstatus
Der Übertragungsstatus einer Anzahlungsanforderung zeigt folgende Status:
| Übertragungsstatus |
| Nicht übertragen |
| Übertragen |
Statusübergänge für den Übertragungsstatus
| Ausgangsstatus | Aktion | Zielstatus |
| Nicht übertragen | Anzahlungsanforderungen übertragen | Übertragen |
2.8.3 Status offener Posten
Der Status offener Posten einer Anzahlungsanforderung zeigt folgende Status:
| Status offener Posten |
| Nicht bezahlt |
| Teilweise bezahlt |
| Komplett bezahlt |
Statusübergänge für den Status offener Posten
Die nachfolgenden Status ergeben sich immer erst aus den übertragenden Daten aus der angeschlossenen Finanzbuchhaltung in das ERP-System. Die jeweiligen Aktionsbezeichnungen sind abhängig vom verwendeten Finanzbuchhaltungssystem.
| Ausgangsstatus | Aktionen in der angeschlossenen Finanzbuchhaltung | Zielstatus |
| Nicht bezahlt | Anzahlung buchen | Teilweise bezahlt |
| Nicht bezahlt | Anzahlung buchen | Komplett bezahlt |
| Teilweise bezahlt | Anzahlung buchen | Komplett bezahlt |
| · Teilweise bezahlt
· Komplett bezahlt |
Gebuchte Anzahlung stornieren | · Nicht bezahlt
· Teilweise bezahlt · Komplett bezahlt |
3 Customizing
Für die Anwendung „Anzahlungsanforderungen“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen relevant.
Hauptfunktion „Vertrieb“
| Funktion | Erläuterung |
| Anzahlungsanforderungen | Aktivieren Sie die Funktion „Anzahlungsanforderungen“, für die Firma, die diesen Belegtyp verwenden soll. |
| Dokumente | Ist die Funktion „Anzahlungsanforderungen“ aktiviert, dann können mit der Funktion „Dokumente“ auch Einstellungen für den Belegtyp „Anzahlungsanforderung“ hinterlegt werden, wie z. B. eine Belegdokument-Vorlage oder Datei-Anhänge/Texte. |
| Nummernkreise/Feld „Anzahlungsanforderungsarten-Nummernkreis“ | Ist die Funktion „Anzahlungsanforderungen“ aktiviert, dann kann in der Funktion „Nummernkreise“ im Feld „Anzahlungsanforderungsarten-Nummernkreis“ ein Nummernkreis für Anzahlungsanforderungsarten hinterlegt werden.
Ist ein Nummernkreis angegeben, dann aktivieren Sie damit die automatische Nummernvergabe für Anzahlungsanforderungsarten. |
Hauptfunktion „Rechnungswesen“
| Funktion | Erläuterung |
| Dokumente | Ist die Funktion „Anzahlungsanforderungen“ aktiviert, dann können mit der Funktion „Dokumente“ auch Einstellungen für den Belegtyp „Anzahlungsbestätigung“ hinterlegt werden, wie z. B. eine Belegdokument-Vorlage oder Datei-Anhänge/Texte. |
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Anzahlungsanforderungen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Anzahlungsanforderung
com.cisag.app.sales.prepayment.obj.PrepaymentRequest
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
Vertrieb Belegdaten
com.cisag.app.sales.OrderData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Anzahlungsanforderungen“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung „Anzahlungsanforderungen“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Mandant
- Rechnungswesen
- Vertrieb
Damit eine Person Anzahlungsanforderungen abfragen kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung „Anzahlungsanforderungsarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Anzahlungsanforderungen“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Anzahlungsanforderungen“ ist für folgende Typen von Geschäftspartnern freigegeben:
- Kunden (nur Anzeige)
- Vertreter