1 Themenübersicht
Bei einem Vorkasse-Auftrag erfolgt die komplette Bezahlung des gekauften Artikels vor der Lieferung. Im Prozess verhindert dabei die noch ausstehende Zahlung eine Lieferung der Artikel. Sobald die Zahlung eingeht wird der Auftrag zur Lieferung freigegeben.
Die Auftragsbestätigung ist als Vorab-Beleg erforderlich.
Diese Dokumentation beschreibt wie Vorkasse-Aufträge Vorkasse-Zahlungen zugeordnet werden.
2 Begriffsbestimmung
Vorkasse
Vorkasse ist eine Zahlungsbedingung. Wenn Vorkasse vereinbart wird, dann wird die Ware erst nach Zahlungseingang geliefert.
3 Anzeige und Bearbeitung über das Cockpit
Vertriebsaufträge können auch im Vertriebscockpit angezeigt werden. Sie können dort auf einen Blick alle oder ausgewählte Vertriebsaufträge mit ihren Positionen und ihrem Status ansehen.
Im Vertriebscockpit stehen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Es auch möglich ausgewählte Vorkasseaufträge freizugeben, sofern eine hinreichende Zahlung erfolgte. Weiterführende Informationen finden Sie in der Dokumentation „Vertriebscockpit“.
4 Anwendungsbeschreibung
Die Anwendung „Vorkasse-Zahlungen zuordnen“ wird verwendet, um Aufträgen ihren Zahlungseingängen zuzuordnen und dann freizugeben.
Die Anwendung „Vorkasse-Zahlungen zuordnen“ besteht aus zwei Ansichten „Zahlungen“ und „Aufträge“ die sich jeweils in einen Abfragebereich und einen Arbeitsbereich gliedern.
4.1 Ansicht „Zahlungen“
In dieser Ansicht können Sie Zahlungen abfragen und Aufträgen zuordnen.
4.1.1 Abfragebereich
Der Abfragebereich enthält die Suchmerkmale mit denen Sie die angezeigten Zahlungen eingrenzen können.
Die folgenden Suchmerkmale stehen zur Verfügung:
| Feld | Erläuterung |
| OP-Nummer | Geben Sie die Nummern der offenen Posten der gesuchten Zahlungen als Suchmerkmal an. |
| Zahlungspartner | Geben Sie die Zahlungspartner der gesuchten Zahlungen als Suchmerkmal an. |
| Verwendungszweck | Geben Sie Verwendungszwecke der gesuchten Zahlungen als Suchmerkmal an. |
| Belegdatum | Geben Sie das Belegdatum der gesuchten Zahlungen als Suchmerkmal an. |
| Zahlbetrag | Geben Sie die Beträge der gesuchten Zahlungen als Suchmerkmal an. |
| Status | Geben Sie den Status der gesuchten Zahlungen als Suchmerkmal an. |
| Nur Vorkasse-Zahlungen anzeigen
(Checkbox) |
Wenn Sie diese Checkbox deaktivieren, werden auch die Zahlungen angezeigt, die vom Rechnungswesen als nicht relevant für die Vorkasse gekennzeichnet wurden.
Wenn den Zahlungen Vertriebsaufträge zugeordnet wurden bevor sie als nicht relevant für die Vorkasse gekennzeichnet wurden, können Sie diese Zahlungen mit Hilfe dieses Suchmerkmals anzeigen. Zahlungen, die als nicht relevant für die Vorkasse gekennzeichnet sind, können Sie keine Vertriebsaufträge zuordnen. |
4.1.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich werden in einer Liste die Zahlungen angezeigt, die den Suchmerkmalen entsprechen. Zusätzlich können Sie sich die der Zahlung zugeordneten Aufträge anzeigen lassen.
4.1.2.1 Zahlungen
Die Zahlungen werden zweizeilig in den folgenden Feldern angezeigt. Die 2. Zeile enthält den Verwendungszweck. Diese können sie über den gleichnamigen Button einblenden.
| Feld | Erläuterung |
| Zahlung | Die Nummer der Zahlung wird angezeigt. |
| Zahlungspartner | Der Zahlungspartner der Zahlung wird angezeigt. |
| Belegdatum | Das Belegdatum der Zahlung wird angezeigt. |
| Zahlbetrag | Der eingegangene Betrag wird angezeigt. |
| Offen | In diesem Feld wird die Summe der bereits Vertriebsaufträgen zugeordneten Beträge dieser Zahlung angezeigt. |
| Zugeordnet | In diesem Feld wird der noch für eine Zuordnung zur Verfügung stehende Betrag dieser Zahlung angezeigt. |
| Status | Der Status der Zahlung wird angezeigt. |
| Vorkasse-Zahlung | In diesem Feld wird angezeigt, ob die Zahlung als relevant für die Vorkasse gekennzeichnet wurde. Wenn diese Checkbox deaktiviert ist, handelt es sich um eine Zahlung, die vom Rechnungswesen als nicht relevant für die Vorkasse gekennzeichnet wurde. Diesen Zahlungen können Sie keine Vertriebsaufträge zuordnen. Wenn den Zahlungen Vertriebsaufträge zugeordnet wurden bevor sie als nicht relevant für die Vorkasse gekennzeichnet wurden, dann werden diese Zuordnungen angezeigt. |
| Verwendungszweck | Der bei der Zahlung angegebene Verwendungszweck wird angezeigt. Wenn mehrere Felder des Verwendungszwecks gefüllt wurden, werden diese aneinandergereiht. |
4.1.2.2 Auftragsinformationen
Die zugeordneten Aufträge können Sie mithilfe des Buttons „Auftragsinformationen“ einblenden. Die Informationen werden zweizeilig in den folgenden Feldern angezeigt:
| Feld | Erläuterung |
| Auftragsnummer | Die Nummer des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Auftraggeber | Der Auftraggeber des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Zahlungspartner | Der Zahlungspartner des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Erfassungsdatum | Das Erfassungsdatum des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Gesamtbetrag | Der zu zahlende Gesamtbetrag des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. Dieser Betrag wird aus der Auftragsbestätigung übernommen. |
| Auftragsstatus | Der Status des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Fremdbelegnummer | Die Fremdbelegnummer des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Betrag anderer Zahlungen | Der Betrag aus anderen Zahlungen wird angezeigt. Wenn ein Wert angezeigt wird, der größer Null ist, dann ist diesem Vertriebsauftrag mindestens eine weitere Zahlung zugeordnet. Sie können alle Zahlungen, die einem Vertriebsauftrag zugeordnet sind, in der Ansicht „Aufträge“ anzeigen. |
| Zahlbetrag | In diesem Feld wird der Betrag aus der zugehörigen Zahlung erfasst, der diesem Vertriebsauftrag zugeordnet werden soll. Wenn mit einer Zahlung also mehrere Aufträge bezahlt werden, dann kann über die Werte in diesem Feld eine Aufteilung der Zahlung erreicht werden. |
| Summe eingegangener Zahlungen | Die Summe aus den Beträgen der Felder „Betrag aus anderen Zahlungen“ und „Zahlbetrag“ wird ermittelt und angezeigt.
Die Summe eingegangenen Zahlungen wird für die Entscheidung herangezogen, ob ein Vertriebsauftrag freigegeben werden kann. |
| Untergrenze | Die Untergrenze wird auf Basis der im Customizing hinterlegten Werte für die Unterschreitung des Rechnungsbetrags berechnet und angezeigt. |
| Obergrenze | Die Obergrenze wird auf Basis der im Customizing hinterlegten Werte für die Überschreitung des Rechnungsbetrags berechnet und angezeigt. |
| Vorkassestatus | In diesem Feld wird der Vorkassestatus des Vertriebsauftrags angezeigt. Eine Beschreibung der Status finden Sie im Kapitel „Status und Statusänderungen“. |
4.1.3 Dialog „Aufträge zuordnen“
In diesem Dialog wählen Sie die Aufträge aus, die Sie der angezeigten Zahlung zuordnen möchten.
4.1.3.1 Abfragebereich
Mithilfe der Suchmerkmale im Abfragebereich des Dialogs können Sie die angezeigten Aufträge eingrenzen.
| Feld | Erläuterung |
| Zahlung | Die Nummer der Zahlung zu der Sie Aufträge zuordnen wird angezeigt. Um einer anderen Zahlung Aufträge zuzuordnen, schließen Sie den Dialog und wählen Sie in der Tabelle eine andere Zahlung aus. |
| Auftragsart | Geben Sie die Art der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal an. |
| Auftragsnummer | Geben Sie die Nummer der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal an. |
| Fremdbelegnummer | Geben Sie die Fremdbelegnummer der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal an. |
| Erfassungsdatum | Geben Sie das Erfassungsdatum der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal an. |
| Auftraggeber | Geben Sie den Auftraggeber der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal an. |
| Zahlungspartner | Geben Sie den Zahlungspartner der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal an. |
| Gesamtbetrag | Geben Sie den Gesamtbetrag der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal ein. |
| Summe eingegangener Zahlungen | Geben Sie die Summe der eingegangenen Zahlungen der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal ein. |
| Vorkassestatus | Wählen Sie den Vorkassestatus der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal aus. Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen:
· Nicht bezahlt · Teilweise bezahlt · Bezahlt |
| Auftrags-Status | Wählen Sie den Status der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal aus. |
4.1.3.2 Anzeigebereich
Der Anzeigebereich enthält eine Liste mit den Aufträgen, die den Suchmerkmalen entsprechen.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Auftragsnummer | Die Nummer des Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Auftraggeber | Der Auftraggeber des Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Zahlungspartner | Der Zahlungspartner des Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Erfassungsdatum | Das Erfassungsdatum des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Fremdbelegnummer | Die Fremdbelegnummer des Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Summe eingegangener Zahlungen | Die Summe der bisher eingegangenen und zugeordneten Zahlungen wird ermittelt und angezeigt.
Die Summe der eingegangenen Zahlungen wird für die Entscheidung herangezogen, ob ein Vertriebsauftrag freigegeben werden kann. |
| Gesamtbetrag | Der zu zahlende Gesamtbetrag des Vertriebsauftrags wird angezeigt. Dieser Betrag wird aus der Auftragsbestätigung übernommen. |
| Vorkassestatus | Der Vorkassestatus des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. Eine Beschreibung der Status finden Sie im Kapitel „Status und Statusänderungen“. |
| Auftrags-Status | Der Status des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
4.2 Ansicht „Aufträge“
In dieser Ansicht können Sie Äufträge abfragen und für die weiteren Prozesse freigeben.
4.2.1 Abfragebereich
Der Abfragebereich enthält die Suchmerkmale mit denen Sie die angezeigten Aufträge eingrenzen können.
Die folgenden Suchmerkmale stehen zur Verfügung:
| Feld | Erläuterung |
| Auftragsart | Geben Sie die Art der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal an. |
| Auftragsnummer | Geben Sie die Nummer der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal an. |
| Fremdbelegnummer | Geben Sie die Fremdbelegnummer der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal an. |
| Erfassungsdatum | Geben Sie das Erfassungsdatum der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal an. |
| Auftraggeber | Geben Sie den Auftraggeber der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal an. |
| Zahlungspartner | Geben Sie den Zahlungspartner der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal an. |
| Gesamtbetrag | Geben Sie den Gesamtbetrag der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal ein. |
| Summe eingegangener Zahlungen | Geben Sie die Summe der eingegangenen Zahlungen der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal ein. |
| Vorkassestatus | Wählen Sie den Vorkassestatus der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal aus. Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen:
· Nicht bezahlt · Teilweise bezahlt · Bezahlt Eine Beschreibung der Status finden Sie im Kapitel „Status und Statusänderungen“. |
| Auftrags-Status | Wählen Sie den Status der gesuchten Vertriebsaufträge als Suchmerkmal aus. |
4.2.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich werden in einer Liste die Aufträge angezeigt, die den Suchmerkmalen entsprechen. Zusätzlich können Sie sich die dem Auftrag zugeordneten Zahlungen anzeigen lassen.
4.2.2.1 Aufträge
Die Felder der Auftragszeile im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Auftragsnummer | Die Nummer des Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Fremdbelegnummer | Die Fremdbelegnummer des Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Auftraggeber | Der Auftraggeber des Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Zahlungspartner | Der Zahlungspartner des Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Erfassungsdatum | Das Erfassungsdatum des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
| Gesamtbetrag | Der zu zahlende Gesamtbetrag des Vertriebsauftrags wird angezeigt. Dieser Betrag wird aus der Auftragsbestätigung übernommen. |
| Summe eingegangener Zahlungen | Die Summe der bisher eingegangenen und zugeordneten Zahlungen wird ermittelt und angezeigt.
Die Summe der eingegangenen Zahlungen wird für die Entscheidung herangezogen, ob ein Vertriebsauftrag freigegeben werden kann. |
| Vorkassestatus | Der Vorkassestatus des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. Eine Beschreibung der Status finden Sie im Kapitel „Status und Statusänderungen“. |
| Auftrags-Status | Der Status des zugeordneten Vertriebsauftrags wird angezeigt. |
4.2.2.2 Zahlungsinformationen
Die zugeordneten Zahlungen können Sie mithilfe des Buttons „Zahlungsinformationen“ einblenden.
Die Felder der Zahlungszeile im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Zahlung | Die OP-Nummer der Zahlung wird angezeigt. |
| Zahlungspartner | Der Zahlungspartner der Zahlung wird angezeigt. |
| Belegdatum | Das Belegdatum der Zahlung wird angezeigt. |
| Zahlbetrag | Der eingegangene Betrag der Zahlung wird angezeigt. |
| Status | Der Zuordnungsstatus der Zahlung wird angezeigt. Eine Beschreibung der Status finden Sie im Kapitel „Status und Statusänderungen“. |
4.3 Anwendungsbezogene Aktionen
Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung „Vorkasse-Zahlungen zuordnen“ zur Verfügung:
- Aufträge zuordnen
- Bezahlte Vertriebsaufträge freigeben
- Vertriebsaufträge außerhalb der Zahlungstoleranz freigeben
4.3.1 Aktion „Aufträge zuordnen…“
Wenn Sie die Aktion in der Ansicht „Zahlungen“ ausführen, öffnet sich ein Dialog, mit dem Sie zu einer ausgewählten Zahlung Aufträge zuordnen können. Die Beschreibungen der Felder des Dialogs finden Sie im Abschnitt Dialog „Aufträge zuordnen“.
4.3.2 Aktion „Bezahlte Vertriebsaufträge freigeben…“
Mit dieser Aktion geben Sie in der Ansicht „Aufträge“ die ausgewählten Vertriebsaufträge frei. Sie können nur die Vertriebsaufträge freigeben, die per Vorkasse bezahlt wurden und deren Mindest-Zahlbetrag bezahlt wurde.
4.3.3 Aktion „Vertriebsaufträge außerhalb der Zahlungstoleranz freigeben…“
Mit dieser Aktion geben Sie die ausgewählten Vertriebsaufträge frei, auch wenn der Mindest-Zahlbetrag nicht bezahlt wurde oder keine Zahlung zugeordnet ist. Damit Sie diese Aktion ausführen können, muss Ihrem Benutzer die Fähigkeit „Unbezahlte Vertriebsaufträge freigeben“ zugeordnet sein. Wenn Sie diese Aktion ausführen, wird dies in den betroffenen Vertriebsaufträgen gespeichert.
4.4 Status und Statusänderungen
Sowohl die Zahlungen als auch die Aufträge besitzen verschiedene Status aufgrund der Zuordnungen zueinander.
4.4.1 Zahlungsstatus
Der Zahlungsstatus gibt an, wieviel des Zahlungsbetrags bereits Aufträgen zugeordnet wurde.
| Status | Bedeutung |
| Nicht zugeordnet | Dieser Zahlung wurden noch keine Aufträge zugeordnet. |
| Teilweise zugeordnet | Dieser Zahlung wurden bereits Aufträge zugeordnet. Die Summe der zugeordneten Beträge is aber kleiner als der Zahlungsbetrag. |
| Komplett zugeordnet | Der Zahlungsbetrag wurde vollständig einem oder mehreren Aufträgen zugeordnet. |
4.4.2 Vorkassestatus der Vertriebsaufträge
Dieser Status wird nur bei Vorkasse-Aufträgen verwendet. Vergeben wird der Status im Rahmen der Zuordnung Vorkasse-Zahlung<->Vertriebsauftrag.
| Status | Bedeutung |
| Nicht bezahlt | Ausgangsstatus. Es wurden diesem Auftrag noch keine Zahlungen zugeordnet. |
| Teilweise bezahlt | Es wurde mindestens eine Zahlung zugeordnet, aber der Mindestzahlbetrag ist noch nicht erreicht. |
| Bezahlt | Der Mindestzahlbetrag des Auftrags wurde erreicht. |
5 Customizing
Für die Anwendung „Vorkasse-Zahlungen zuordnen“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen in der Funktion „Vorkasse“ relevant.
Karteireiter „Einstellungen“
| Feld/Funktion | Erläuterung |
| Unterschreitung | In diesem Feld legen Sie fest, ob Sie eine Unterschreitung des Rechnungsbetrags erlauben, und ob Sie die erlaubte maximale Unterschreitung als Betrag oder als Prozentsatz festlegen. In Kombination mit einer erlaubten Überschreitung des Rechnungsbetrags legen Sie die Spanne fest, innerhalb derer Sie die Zahlung für einen Vertriebsauftrag akzeptieren. |
| Unterschreitung in Prozent | Geben Sie den Prozentsatz ein, um den der Zahlbetrag den Rechnungsbetrag maximal unterschreiten darf. |
| Unterschreitungsbetrag | Geben Sie den Betrag ein, um den der Zahlbetrag den Rechnungsbetrag maximal unterschreiten darf.
Der Betrag muss in der Leitwährung erfasst werden. |
| Überschreitung | In diesem Feld legen Sie fest, ob Sie bei Vorkasse-Zahlungen eine Überschreitung des Rechnungsbetrags erlauben, und ob Sie die erlaubte maximale Überschreitung als Betrag oder als Prozentsatz festlegen. In Kombination mit einer erlaubten Unterschreitung des Rechnungsbetrags legen Sie die Spanne fest, innerhalb derer Sie die Zahlung für einen Vertriebsauftrag akzeptieren. |
| Überschreitung in Prozent | Geben Sie den Prozentsatz ein, um den der Zahlbetrag den Rechnungsbetrag maximal überschreiten darf. |
| Überschreitungsbetrag | Geben Sie den Betrag ein, um den der Zahlbetrag den Rechnungsbetrag maximal überschreiten darf.
Der Betrag muss in der Leitwährung erfasst werden. |
6 Business Entitys
Für die Anwendung „Vorkasse-Zahlungen zuordnen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Zahlungs-Zuordnung
com.cisag.app.financials.prepayment.obj.PrepaymentAssignment
7 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.
7.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Vorkasse-Zahlungen zuordnen“ besteht folgende spezielle Fähigkeit, die sich auf Aktionen bezieht. Für diese Fähigkeit können Sie in der Anwendung „Berechtigungsrollen“ Berechtigungen vergeben.
Unbezahlte Vertriebsaufträge freigeben
com.cisag.app.sales.ReleaseUnpaidOrders
Mit dieser Fähigkeit können Sie die ausgewählten Vertriebsaufträge freigeben, auch wenn der Mindest-Zahlbetrag nicht bezahlt wurde oder keine Zahlung zugeordnet ist.
7.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung „Vorkasse-Zahlungen zuordnen“ nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Vertrieb
7.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Vorkasse-Zahlungen zuordnen“ bestehen keine Besonderheiten.
7.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Vorkasse-Zahlungen zuordnen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.