Um eine weitgehend automatische Überwachung der in Ansatz gebrachten Abzüge sowie deren Buchung zu ermöglichen, ist es erforderlich die möglichen Abzüge zunächst festzulegen. Hierzu stehen Stammdatenprogramme zur Verfügung, die Ihnen folgende Angaben erlauben:

• Generelle Einstellung der möglichen Abzüge über Abzugsarten
• Zusammenführen unterschiedlicher Abzugsarten in Abzugsprofilen
• Erfassung der individuellen Abzugsprozentsätze

Begriffsbestimmung

• Abzugsarten – Für alle verschiedenen Abzüge, die bei Regulierungen von Forderungen und Verbindlichkeiten in Ansatz gebracht werden, muss jeweils eine Abzugsart eingerichtet werden. Mit der Einrichtung einer Abzugsart nehmen Sie u.a. die für die Buchung der Abzugsbeträge erforderlichen Kontierungsangaben vor. Weiterhin hinterlegen Sie Angaben zur Steuerberechnung und auf welcher Bemessungsgrundlage der Abzug gerechnet werden soll u.v.m.
• Abzugsprozentsätze – Grundsätzlich werden die erfassten Abzugsprozentsätze für die Ermittlung der möglichen Abzugsbeträge verwendet. Die Abzugsprozentsätze können je Regulierungsebene eingerichtet werden. Die Regulierungsebenen werden hierbei durch die Kombination der beteiligten Regulierer-, Verbands- und Einzelkonten abgebildet. Die Verarbeitungsreihenfolge erfolgt nach festen Regeln.

Die Abzugshöhe wird generell als Prozentwert erfasst. Die für die Berechnung des Abzugsbetrages zu verwendende Basis, wird je Abzugsart festgelegt.

• Abrechnungsgruppen – Abzugsprozentsätze können einer bestimmten Abrechnungsgruppe zugeordnet werden. Die Bedeutung einer Abrechnungsgruppe können Sie selbst definieren. Beispielsweise können damit Abzugsprozentsätze, die nur in Ausnahmefällen gelten gekennzeichnet werden, wie z.B. Abzugssätze bei Sonderaktionen oder bei Messeverkäufen. Abrechnungsgruppen werden in der Anwendung Klassifikationen gepflegt.
• Abzugsprofile – Über Abzugsprofile legen Sie fest, welche Abzugsarten im Rahmen einer Zahlungsregulierung verwendet werden. Nur die in einem Abzugsprofil festgelegten Abzüge werden bei einer Zahlungsregulierung berücksichtigt.

Da die Zusammensetzung der Abzugsarten bei Regulierern und Verbänden im Regelfall unterschiedlich ist, sollten Sie je Regulierer und Verband auch mindestens ein eigenes Abzugsprofil einrichten. Das aktuell gültige Abzugsprofil kann im jeweiligen Partnerstamm hinterlegt werden und wird bei der Zahlungsregulierung automatisch berücksichtigt bzw. vorgeschlagen.

Überblick / Vorbereitung

Bevor Sie mit dem Einrichten der Abzugsstammdaten beginnen, sollten Sie sich einen Überblick über die in Ihrem Unternehmen anfallenden Abzüge verschaffen:

• Ermitteln Sie die bei Ihnen vorkommenden Abzüge
• Stellen Sie für die einzelnen Abzüge fest, auf welcher Bezugsbasis diese berechnet werden
• Stellen Sie fest, welche Steuersätze abgerechnet werden müssen
• Legen Sie die Kontierungsangaben fest. Dies gilt insbesondere für die zu verwendenden Steuerschlüssel, Abzugskonten und Kostenrechnungsangaben.
• Anhand der so ermittelten Angaben lassen sich die Abzugsprozentsätze schon weitgehend in Abzugsarten gliedern

Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, welche Abzüge in welchem speziellen Fall greifen müssen. Hierzu ist in häufigen Fällen auch eine Betrachtung der Zahlungsmodalitäten erforderlich. Es ist in diesem Zusammenhang für die Abzugspflege schon von Bedeutung, ob ein Abzug generell für einen Kunden gilt, oder nur dann, wenn die Zahlung über einen Verband oder verbandsübergreifenden Regulierer erfolgt. Vermerken Sie sich zu jedem Abzug unter welchen Bedingungen dieser in Ansatz gebracht werden darf.

Customizing

In der Anwendung Customizing ist in der Funktion Finanzbuchhaltung unter der Funktion Vorschlagswert ein Standard-Abzugsprofil zu hinterlegen. Das Standard-Abzugsprofil wird für jedes Personenkonto verwendet, dass im Partnerstamm kein eigenes Abzugsprofil enthält. Dieses Standard-Abzugsprofil sollte nur eine Abzugsart Skonto enthalten. Die Abzugsart Skonto ist erforderlich, um bei Zahlungsbedingungen mit Skonto den Abzugsbetrag ermitteln und buchen zu können.