Mit der Funktion Hierarchische Sachkonten haben Sie die Möglichkeit einen Kontenplan mit hierarchischer Kontenstruktur zu führen. Eine hierarchische Kontenstruktur wird durch Hauptkonten und Unterkonten abgebildet. Je nach Anforderung können Hauptkonten mit Unterkonten in mehreren Ebenen geführt werden.

Da sich die Kontonummern der hierarchisch strukturierten Sachkonten in der Regel aus mehreren Segmenten zusammensetzen, erfordert dies eine andere Vorgehensweise bei der Pflege dieser Sachkonten. In der Anwendung Sachkonten stehen dazu zusätzliche Felder und Aktionen zur Verfügung.

In diesem Dokument werden nur die Erweiterungen für hierarchische Konten in der Anwendung Sachkonten beschrieben. Die ausführliche Beschreibung der Anwendung entnehmen Sie der Dokumentation Sachkonten.

Anwendungsbeschreibung

Die Anwendung Sachkonten besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich. Alle zusätzlichen Felder zur Pflege hierarchischer Sachkonten sind im Identifikationsbereich der Anwendung eingebunden.

2.1        Identifikationsbereich

Der Identifikationsbereich enthält die Felder, die ein Sachkonto eindeutig identifizieren. Neben der eigentlichen Sachkontonummer und der Bezeichnung sind dies die Felder, aus denen sich die Kontonummer des hierarchischen Sachkontos ableitet.

Im oberen Teil befindet sich ein Anzeigebereich, der Ihnen die einzelnen Ebenen des Sachkontos in einer Tabelle darstellt. Darunter finden Sie die Felder zur Erfassung des Sachkontos.

Die Erfassungsfelder im Einzelnen:

• Ebene – Die Ebene ist eine fortlaufende Nummerierung, die automatisch vergeben wird. Sie gibt an, in welcher Position sich die Konten innerhalb der Struktur befinden. Das Hauptkonto liegt immer auf der ersten (höchsten) Ebene. Konten, die direkt unterhalb des Hauptkontos liegen, bilden die zweite Ebene. Auf der dritten Ebene werden die Konten angelegt, die unterhalb des Kontos der 2. Ebene liegen usw.
• Segmente – Dieses Feld ist nicht zur Eingabe geöffnet. Das Segment wird grundsätzlich aus dem Feld Nächstes Segment der übergeordneten Ebene vorgegeben. Bei der Erfassung eines Hauptkontos wird automatisch das Hauptsegment aus dem Sachkontenmodell der Organisation vorgegeben, für welche Sie das Konto erfassen.
• Segmentinhalte – In diesem Feld wählen Sie den Wert aus, welcher als Teil der Kontonummer eingesetzt werden soll. Über die Wertehilfe des Feldes werden Ihnen die für das Segment zulässigen Inhalte zur Auswahl angezeigt.
• Freier Text – Sofern das Segment im gleichnamigen Feld den Typ Freier Text besitzt, geben Sie in diesem Feld den Text (Wert) an, der als Kontonummer verwendet werden soll.
• Nächstes Segment – Soll für das Sachkonto dieser Ebene ein Unterkonto angelegt werden, wählen Sie in diesem Feld das Segment aus, welches für das Konto der nächsten unteren Ebene verwendet werden soll.
• Artikel – Dieses Feld ist nur zur Eingabe geöffnet, sofern dem angegeben Segment die CFE-Datenquelle Artikel zugeordnet ist. Hier wählen Sie die Identifikation der Datenquelle aus, die als Kontonummer verwendet werden soll.
• Optionale Dimension – Hier wählen Sie die Identifikation der Datenquelle aus, die als Kontonummer verwendet werden soll. Dieses Feld ist nur zur Eingabe geöffnet, sofern dem angegeben Segment eine der folgenden CFE-Datenquellen zugeordnet ist:
  • Dimension 1
  • Dimension 2
  • …
  • Dimension 20
• Zuständiger Mitarbeiter – Dieses Feld ist nur zur Eingabe geöffnet, sofern dem angegeben Segment die CFE-Datenquelle Mitarbeiter zugeordnet ist. Hier wählen Sie die Identifikation der Datenquelle aus, die als Kontonummer verwendet werden soll.

Button [Segmentinhalt erstellen]

Der Button [Segmentinhalt erstellen] ist nur für Segmente freigeschaltet, denen der Segmenttyp Definierte Werte zugeordnet ist. Über diesen Button haben Sie die Möglichkeit einem Segment neue Inhalte hinzuzufügen, ohne die Sachkontenerfassung zu verlassen. Diese Inhalte können dann als Kontonummer für das Sachkonto verwendet werden.

Aktionen für hierarchische Sachkonten

In der Anwendung Sachkonten stehen Ihnen die folgenden Aktionen zur Verfügung:

• [Übergeordnetes Konto]
• [Hierarchische Unterkonten erstellen]
• [Hierarchische Unterkonten duplizieren]

Übergeordnetes Konto

Mit dieser Aktion können Sie bei einem Sachkonto mit mehreren Ebenen zu dem Konto der übergeordneten Ebene wechseln. Die Aktion lässt sich solange ausführen, bis Sie die oberste Ebene erreicht haben.

Hierarchische Unterkonten erstellen

Mithilfe dieser Aktion haben Sie die Möglichkeit für ein Sachkonto einzelne oder mehrere Unterkonten anzulegen, wenn beispielsweise zusätzliche Konten auf gleicher Ebene benötigt werden. Unterkonten können nur angelegt werden, sofern dem Sachkonto im Feld Nächstes Segment auch ein Segment zugeordnet ist.

Bei Aufruf der Aktion öffnet sich die gleichnamige Hintergrund-Anwendung. Neben den informatorisch angezeigten Parametern sind Angaben in folgenden Feldern erforderlich.

• Organisation – Zeigt die Organisation, in der Sie die Unterkonten anlegen wollen
• Sachkonto – Hier geben Sie das Sachkonto an, dem Sie neue Unterkonten hinzufügen möchten. Die Kontonummern der Unterkonten leiten sich aus der Kontonummer des hier angegebenen Sachkontos und den folgenden Angaben ab.
• Segmente für neue Konten – Dieses Feld wird aus der Angabe im Feld Nächstes Segment des angegebenen Sachkontos vorgegeben und kann nicht geändert werden
• Segmentinhalte – Über die Wertehilfe des Feldes können Sie die im angegebenen Segment verfügbaren Segmentinhalte auswählen. Die Unterkonten werden anhand der gewählten Segmentwerte erstellt. Bereits bestehende Konten werden dabei nicht erneut angelegt oder überschrieben.
• Nächstes Segment der Unterkonten – Sofern für die zu erstellenden Unterkonten ebenfalls Unterkonten erstellt werden sollen, können Sie in diesem Feld das Segment angeben, aus dem sich die Konten der nächsten untergeordneten Ebene ableiten. Lassen Sie das Feld leer, können keine Konten der nächsten untergeordneten Ebene erstellt werden.
  Hinweis

  Bitte beachten Sie, dass abhängig von der Einstellung im Customizing, Konten mit Unterkonten ggf. nicht bebucht werden können.
• Bezeichnung – Hier können Sie die Bezeichnung der neuen Sachkonten angeben
• Segmentbezeichnung anhängen – Über dieses Feld steuern Sie, ob die Sachkontenbezeichnung durch die Bezeichnung des Segmentwertes ergänzt werden soll

Starten Sie die Erstellung der Unterkonten über den Button [Sofort] oder [Im Hintergrund].

Hierarchische Unterkonten duplizieren

Mithilfe dieser Aktion können Sie neue Unterkonten durch das Duplizieren bestehender Unterkonten erstellen. Es werden nur Konten der gleichen Ebene dupliziert. Sowohl das Quellsachkonto als auch das Zielsachkonto müssen dasselbe Segment der nächsten Ebene verwenden.

Der Aufruf der Aktion öffnet das gleichnamige Dialogfenster mit folgenden Feldern:

• Organisation – Zeigt die Organisation, deren Unterkonten Sie duplizieren wollen
• Sachkonto – In diesem Feld geben Sie das Sachkonto an, dessen Unterkonten dupliziert werden sollen
• Ziel Sachkonto – In diesem Feld geben Sie das Sachkonto an, unter dem die neuen Unterkonten erstellt werden sollen
• Bezeichnung – Hier können Sie die Bezeichnung der neuen Sachkonten angeben
• Segmentbezeichnung anhängen – Über dieses Feld steuern Sie, ob die Sachkontenbezeichnung durch die Bezeichnung des Segmentwertes ergänzt werden soll

Über den Button [Im Hintergrund] oder [Sofort] starten Sie den Verarbeitungsauftrag, der die neuen Unterkonten erstellt. Lt. Beispiel die Sachkonten: