Artikel können auf verschiedene Arten ermittelt werden. Der einfachste Ermittlungsweg ist über die eindeutige Artikel-Identifikation. Ein Artikel kann darüber hinaus zum Beispiel auch über eine Europäische Artikelnummer (EAN) ermittelt werden, die Sie in den Stammdaten eines Artikels hinterlegen. Nachfolgend sind die verschiedenen Wege beschrieben, auf denen ein Artikel im System ermittelt werden kann.
1 Einstellungen für Artikel-Identifikation
Die Identifikationsmöglichkeiten für Artikel werden in der Anwendung „Customizing“ festgelegt. Die Einträge selbst werden in den verschiedenen Ansichten der Anwendung „Artikel“ erfasst.
1.1 Customizing-Einstellungen
Für die Artikelermittlung sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen in der Funktion „Basis“ relevant.
Feld/Funktion | Erläuterung |
Eindeutige EAN
(Checkbox) |
Sie können durch Aktivierung dieser Funktion fest-legen, ob die für einen Artikel hinterlegte Europäische Artikelnummer (EAN) innerhalb einer OLTP-Datenbank auf ihre Eindeutigkeit geprüft werden soll. |
Einheit der EAN in Belegen vorschlagen
(Checkbox) |
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe dieser Funktion können Sie festlegen, ob während der EAN-Ermittlung auch zusätzlich die Einheit ermittelt und vorgeschlagen werden soll.
In den Stammdaten eines Artikels können auf der Ebene des Mandanten bei Bedarf verschiedene Europäische Artikelnummern (EAN) hinterlegt werden. In vielen Beleg-Anwendungen, in denen Artikel mit Mengeneinheiten angegeben werden können, kann ein Benutzer statt der Artikelnummer eine EAN erfassen. Wird in einem Beleg eine EAN erfasst, dann ermittelt das System die zugehörige Artikelnummer und übernimmt sie in den Beleg. In den Artikel-Stammdaten ist jede hinterlegte EAN entweder einer Artikeleinheit oder einer Verpackungseinheit zugeordnet, die zusätzlich ermittelt werden kann. Aktivieren Sie die Funktion „Einheit der EAN in Belegen vorschlagen„, wenn zusätzlich zur Artikelnummer auch die Mengeneinheit, die der erfassten EAN zugeordnet ist, als Vorschlagswert für die Mengeneinheit des Artikels in den Beleg übernommen werden soll. Ist die Funktion aktiv und ist die EAN genau einer Mengeneinheit des Artikels zugeordnet, dann wird die Mengeneinheit in den Beleg übernommen. |
Abweichende Belegeinheit bei EAN-Import verbieten | Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mit dieser Funktion legen Sie fest, ob eine abweichende Mengeneinheit beim Daten-Import akzeptiert wird oder als Fehler abgewiesen werden soll.
Voraussetzung für die Aktivierung dieser Funktion ist, dass die Funktion „Einheit der EAN in Belegen vorschlagen“ aktiv ist. |
Für die Artikelermittlung sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen in der Funktion „Basis“, Unterfunktion „Artikel“ relevant.
Feld/Funktion | Erläuterung |
Beschaffungs-Artikel-Suchmerkmal | Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Wenn in einem Positionseditor, beispielsweise für Beschaffungsaufträge, ein Artikel-Feld angeboten wird, dann können für die Suche nach Beschaffungs-Artikeln folgende Suchmerkmale berücksichtigt werden:
· Artikel-Identifikation · EAN · Lieferanten-Artikelnummer Sie suchen nach diesen Suchmerkmalen ausschließlich dann, wenn Sie die Enter-Taste drücken oder auf den Button „Übernehmen“ in der Titelleiste des Editors drücken. Vergeben Sie pro Suchmerkmal eine Priorität in der Spalte „Priorität“ dieser Tabelle. |
Priorität | Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Legen Sie die Suchreihenfolge für die Suche mit Beschaffungs-Artikel-Suchmerkmalen mit folgenden Prioritäten fest:
· 0 – nicht berücksichtigen · 1 – höchste Priorität · 2 – mittlere Priorität · 3 – geringste Priorität Hinweis: Priorität 1 bis 3 können nur einmal festgelegt werden, Priorität 0 mehrfach. |
Vertriebs-Artikel-Suchmerkmal | Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Wenn in einem Positionseditor, beispielsweise für Vertriebsaufträge, ein Artikel-Feld angeboten wird, dann können für die Suche nach Vertriebs-Artikeln folgende Suchmerkmale berücksichtigt werden:
· Artikel-Identifikation · EAN · Kunden-Artikelnummer Sie suchen nach diesen Suchmerkmalen ausschließlich dann, wenn Sie die Enter-Taste drücken oder auf den Button „Übernehmen“ in der Titelleiste des Editors drücken. Vergeben Sie pro Suchmerkmal eine Priorität in der Spalte „Priorität“ dieser Tabelle. |
Priorität | Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Legen Sie die Suchreihenfolge für die Suche mit Vertriebs-Artikel-Suchmerkmalen mit folgenden Prioritäten fest:
· 0 – nicht berücksichtigen · 1 – höchste Priorität · 2 – mittlere Priorität · 3 – geringste Priorität Hinweis: Priorität 1 bis 3 können nur einmal festgelegt werden, Priorität 0 mehrfach. |
Hinweis:
Mit der „Priorität“ entscheiden Sie, ob das jeweilige Suchmerkmal überhaupt verwendet werden soll: Der Eintrag Null bedeutet, dass das Suchmerkmal bei der Artikelermittlung nicht benutzt wird. Über die anderen Prioritäten legen Sie die Reihenfolge fest, mit der ein Suchmerkmal bei der Artikelermittlung genutzt wird.
Für die Artikelermittlung können Sie zusätzlich festlegen, ob Groß- und Kleinschreibung zu berücksichtigen sind. Groß- und Kleinschreibung können Sie über eine System-Property steuern. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „ERP-Propertys“.
1.2 Artikel in der Beschaffung
In der Customizing-Funktion „Artikel“ können für die Beschaffung verschiedene Prioritäten für die Suchmerkmale festgelegt werden. Entsprechend werden die Suchmerkmale für die Artikelermittlung berücksichtigt.
Neben der eindeutigen Artikel-Identifikation und der Lieferanten-Artikelnummer werden folgende EAN als Suchmerkmal herangezogen:
- EAN des Artikels
- EAN der weiteren Artikeleinheiten
- EAN der Verpackungseinheiten
- EAN des Beschaffungs-Artikels
- EAN des Lieferanten-Artikels
Die EAN des Artikels, der verschiedenen weiteren Artikeleinheiten und der Verpackungseinheiten können Sie in der Ansicht „Basis“ der Anwendung „Artikel“ erfassen. Die EAN des Beschaffungs-Artikels erfassen Sie in der Ansicht „Beschaffung“. Die EAN des Lieferanten-Artikels können Sie für einen bestimmten Lieferanten in der Ansicht „Lieferanten“ erfassen. In dieser Ansicht können Sie auch die Lieferanten-Artikelnummer erfassen.
Informationen, die in der Ansicht „Basis“ erfasst sind, gelten generell. Daten aus den Ansichten „Beschaffung“ und „Lieferanten“ sind in einem Multi-Site-System auf eine Organisation bezogen.
1.3 Artikel im Vertrieb
In der Customizing-Funktion „Artikel“ können für den Vertrieb verschiedene Prioritäten für die Suchmerkmale festgelegt werden. Entsprechend werden die Suchmerkmale für die Artikelermittlung berücksichtigt.
Neben der eindeutigen Artikel-Identifikation und der Kunden-Artikelnummer werden folgende EAN als Suchmerkmal herangezogen:
- EAN des Artikels
- EAN der weiteren Artikeleinheiten
- EAN der Verpackungseinheiten
Die EAN des Artikels, der verschiedenen weiterenn Artikeleinheiten und der Verpackungseinheiten können Sie in der Anwendung „Artikel“, Ansicht „Basis“ erfassen.
Informationen, die in der Ansicht „Basis“ erfasst sind, gelten generell. Daten aus den Ansichten „Kunde“ und „Kunden-Klassifikation“ sind in einem Multi-Site-System auf eine Organisation bezogen.
Kunden-Artikeldaten gelten nur für den angegebenen Kunden. Artikeldaten der Kunden-Klassifikation gelten für alle Kunden mit der angegebenen Klassifikation. Bei der Artikelermittlung über Kunden-Artikelnummern werden auch Kunden- und Kunden-Klassifikationsdaten berücksichtigt.
2 Artikelermittlung
Im Folgenden wird die Artikelermittlung beschrieben.
- In einer Auftragsposition wird ein Artikel eingetragen. Der Benutzer kann beispielsweise die Identifikation des Artikels oder dessen EAN erfassen.
- Gemäß Customizing-Einstellungen wird ermittelt, welche der Suchmerkmale mit welcher Priorität zu berücksichtigen sind.
- Die ermittelten Suchmerkmale werden entsprechend ihrer Priorität verarbeitet. Dabei wird mit der höchsten Priorität begonnen.
- Wird auf einer Ebene ein passender Artikel gefunden, dann wird dieser in das Feld eingetragen. Werden mehrere Artikel gefunden, dann kann die Benutzereingabe nicht eindeutig einem Artikel zugeordnet werden. In diesem Fall wird die Wertehilfe mit den ermittelten Artikeln geöffnet, sodass der Benutzer den gewünschten Artikel auswählen kann.
- Für Beleg-Anwendungen mit aktivierter Funktion „Einheit der EAN in Belegen vorschlagen” gilt zusätzlich: Eine Mengeneinheit, die der erfassten EAN eindeutig zugeordnet ist, wird als Vorschlagswert für die Mengeneinheit des Artikels in den Beleg übernommen. Werden mehrere Mengeneinheiten gefunden, dann kann die Benutzereingabe nicht eindeutig einer Mengeneinheit zugeordnet werden. In diesem Fall wird die Wertehilfe mit dem ermittelten Artikel und den Mengeneinheiten durch die EAN ergänzt, sodass der Benutzer die gewünschte Mengeneinheit auswählen kann.
- Wird auf einer Ebene kein passender Artikel gefunden, dann wird die Ermittlung auf der nächsten Ebene mit der nächst tieferen Priorität begonnen.
- Wird auf keiner Ebene ein Artikel ermittelt, dann wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
3 Beispiele
In diesem Kapitel finden Sie einige typische Beispiele für die Artikelermittlung. Für Beschaffungsdaten muss in einem Multi-Site-System die Vererbung der Daten berücksichtigt werden. Für Lieferanten-, Kunden- und Kunden-Klassifikationsdaten muss jeweils die implizite Vererbung berücksichtigt werden.
3.1 Artikelermittlung über die Lieferanten-Artikelnummer
Im Folgenden soll die Angabe einer Organisation immer bedeuten, dass die Daten in der oder den jeweils relevanten Organisationen gesucht werden. Zur Vereinfachung der Darstellung wird dies nicht jedes Mal erwähnt.
Im System seien folgende Daten vorhanden:
- Artikel: A1, A2, A3, A4, A123, A456
- Nur diese Organisationen: O1, O2
- Nur diese Lieferanten: L1, L2
Erfasste Lieferanten-Artikel Daten:
Artikel | Organisation | Lieferant | Lieferanten- Artikelnummer |
A1 | O1 | L1 | A123 |
A1 | O2 | L2 | A456 |
A2 | O2 | L1 | A456 |
A2 | O2 | L2 | A456 |
A3 | O1 | L1 | A789 |
A4 | O1 | L1 | A789 |
3.1.1 Höchste Priorität für die Lieferanten-Artikelnummer
Dieses Beispiel beschreibt anhand der oben angeführten Daten die Resultate in verschiedenen Kontexten.
In der Anwendung „Customizing“ sei folgende typische Reihenfolge für die Artikelermittlung in der Beschaffung eingestellt.
- Lieferanten-Artikelnummer, höchste Priorität
- EAN, mittlere Priorität
- Artikel-Identifikation, niedrigste Priorität
Dies bedeutet, dass zuerst eine Benutzereingabe dahingehend überprüft werden soll, ob sie einer erfassten Lieferanten-Artikelnummer entspricht. Hierbei muss auch die implizite Vererbung für Lieferanten-Artikeldaten berücksichtigt werden (siehe auch diese Dokumentation: Artikel, Ansicht „Lieferanten“). Falls dies nicht zu einem Ergebnis führt, dann wird im zweiten Schritt überprüft, ob die Eingabe einer EAN entspricht. War auch das erfolglos, dann werden erst im dritten Schritt direkt die Artikelnummern überprüft. Eine EAN unterscheidet sich im Normalfall von den Artikel- bzw. Lieferanten-Artikelnummern. Im Folgenden wird zur Vereinfachung die EAN als Identifikation weggelassen.
Kontext Organisation „O1“ und Lieferant „L1“
Die Eingabe „A123“ wird in den Artikel „A1“ umgewandelt. In diesem Kontext besteht ein gültiger Lieferanten-Artikel, bei dem als Lieferanten-Artikelnummer „A123“ eingetragen ist. Der dazugehörige Artikel ist „A1“ und weitere Lieferanten-Artikel bestehen für diesen Kontext nicht. Demnach wird die Eingabe „A123“ in „A1“ umgewandelt, obwohl ein Artikel „A123“ besteht, denn gemäß der Customizing-Einstellung haben Lieferanten-Artikeldaten eine höhere Priorität bei der Artikelermittlung.
Daneben bestehen Datensätze, bei denen „A456“ als Lieferanten-Artikelnummer angegeben ist. In diesem Kontext fehlt jedoch diese Kombination. Da jedoch ein Artikel „A456“ besteht, ist die Eingabe gültig, auch wenn keine Ersetzung stattfindet.
Bei der Eingabe „A789“ werden in diesem Kontext zwei gültige Lieferanten-Artikel ermittelt. Auf Organisationsebene „O1“ ist sowohl für Artikel „A3“ und „A4“ als Lieferanten-Artikelnummer „A789“ eingetragen. In so einem Fall wird am Eingabefeld eine Fehlermeldung ausgegeben und die Feldwertehilfe wird geändert, sodass eine Auswahlmöglichkeit zwischen den möglichen Artikeln entsteht. In diesem Fall also „A3“ und „A4“.
Bei den Eingaben „A1“, „A2“, „A3“ und „A4“ werden jeweils die entsprechenden Artikel gefunden und das führt zu einem gültigen Ergebnis ohne Ersetzung.
Sämtliche anderen Eingaben können nicht aufgelöst werden.
Kontext Organisation „O1“ und Lieferant „L2“
Die Eingabe von „A123“ wird nicht umgewandelt. Zwar bestehen Lieferanten-Artikel mit der Lieferanten-Artikelnummer „A123“, jedoch sind diese in diesem Kontext nicht gültig. Die Organisation stimmt überein jedoch nicht der Lieferant. Da jedoch der Artikel „A123“ besteht, ist die Eingabe gültig.
Bei der Eingabe „A456“ werden in diesem Kontext keine gültigen Lieferanten-Artikel gefunden. Allerdings existiert der Artikel „A456“. Die Eingabe ist also gültig.
Die Eingabe „A789“ kann nicht in einen gültigen Artikel umgewandelt werden. Zwar bestehen Lieferanten-Artikel mit der Lieferanten-Artikelnummer „A789“, jedoch sind diese nicht in diesem Kontext gültig. Weder Organisation noch der Lieferant stimmen überein. Da kein Artikel mit dieser Identifikation besteht, kann nichts ermittelt und vorgeschlagen werden.
Bei den Eingaben „A1“, „A2“, „A3“ und „A4“ werden jeweils die entsprechenden Artikel gefunden und das führt zu einem gültigen Ergebnis ohne Ersetzung.
Sämtliche anderen Eingaben können nicht aufgelöst werden.
Kontext Organisation „O2“ und Lieferant „L1“
Die Eingabe „A123“ wird nicht umgewandelt. Zwar bestehen Lieferanten-Artikel mit der Lieferanten-Artikelnummer „A123“, jedoch sind diese in diesem Kontext nicht gültig. Der Lieferant stimmt überein jedoch nicht die Organisation. Da jedoch der Artikel „A123“ besteht, ist die Eingabe gültig.
Für die Eingabe „A456“ existiert in diesem Kontext genau eine gültige Kombination und somit wird die Eingabe in den Artikel „A2“ umgewandelt.
Die Eingabe „A789“ kann nicht in einen gültigen Artikel umgewandelt werden. Zwar bestehen Lieferanten-Artikel mit der Lieferanten-Artikelnummer „A789“, jedoch stimmen bei diesen die Organisationen nicht überein.
Bei den Eingaben „A1“, „A2“, „A3“ und „A4“ werden jeweils die entsprechenden Artikel gefunden und das führt zu einem gültigen Ergebnis ohne Ersetzung.
Sämtliche anderen Eingaben können nicht aufgelöst werden.
Kontext Organisation „O2“ und Lieferant „L2“
Die Eingabe „A123“ wird nicht umgewandelt. Zwar bestehen Lieferanten-Artikel mit der Lieferanten-Artikelnummer „A123“, jedoch sind diese in diesem Kontext nicht gültig. Weder die Organisation noch der Lieferant stimmen überein. Da jedoch der Artikel „A123“ besteht, ist die Eingabe gültig.
Bei der Eingabe „A456“ werden in diesem Kontext zwei gültige Lieferanten-Artikel gefunden. Auf Organisationsebene „O2“ ist in den entsprechenden Stammdaten für Artikel „A1“ und „A2“ als Lieferanten-Artikelnummer „A456“ eingetragen. In so einem Fall wird am Eingabefeld eine Fehlermeldung ausgegeben und die Feldwertehilfe wird geändert, sodass eine Auswahlmöglichkeit zwischen den möglichen Artikeln entsteht. In diesem Fall also „A1“ und „A2“.
Die Eingabe „A789“ kann nicht in einen gültigen Artikel umgewandelt werden. Zwar bestehen Lieferanten-Artikel mit der Lieferanten-Artikelnummer „A789“, jedoch stimmen bei diesen weder die Organisation noch der Lieferant überein.
3.1.2 Höchste Priorität für die Artikel-Identifikation
Dieses Beispiel beschreibt anhand der oben angeführten Daten die Resultate in verschiedenen Kontexten.
In der Anwendung „Customizing“ sei folgende Reihenfolge für die Artikelermittlung in der Beschaffung eingestellt:
- Artikel-Identifikation, höchste Priorität
- EAN, mittlere Priorität
- Lieferanten-Artikelnummer, niedrigste Priorität
Im Gegensatz zum vorherigen Beispiel ist also in diesem Fall die Artikel-Identifikation wichtiger als eine eventuell eingetragene Lieferanten-Artikelnummer.
Die Eingabe von A1, A2, A3 und A4 ermittelt in jedem Fall die entsprechenden Artikel. Bei dieser Einstellung werden die Artikel auch bei den Eingaben von „A123“ und „A456“ entsprechend ermittelt.
Nur die Eingabe von „A789“ kann nicht direkt in einen Artikel umgewandelt werden. In diesem Fall ist der Kontext relevant. Im Kontext Organisation „O1“ und Lieferant „L1“ bestehen sogar zwei passende Artikel. In diesem Kontext wird also die Wertehilfe geändert und die Artikel „A3“ und „A4“ werden zur Auswahl angeboten.
3.2 Artikelermittlung über die Kunden-Artikelnummer
Bei der Artikelermittlung über Kunden-Artikelnummern wird immer ein Kontext von Organisation und Kunde benötigt. Die Vorgehensweise ist in diesem Fall ähnlich wie bei der Ermittlung über die Lieferanten-Artikelnummer, aber zusätzlich müssen noch evtl. vorhandene Einträge von Kunden-Klassifikations-Artikeldaten berücksichtigt werden.
Ist in der Anwendung „Customizing“ die Kunden-Artikelnummer eine mögliche Ebene der Artikelermittlung, dann werden die Artikeldaten für Kunden- und Kunden-Klassifikationen zur Ermittlung über die Kunden-Artikelnummer herangezogen. Jeder Kunde ist einer Kunden-Klassifikation zugeordnet. Wenn eine Benutzereingabe auf Ebene „Kunde“ nicht in einen Artikel aufgelöst werden kann, dann werden als nächstes die entsprechenden Kunden-Klassifikationen überprüft.
Auch in diesem Fall ist immer die implizite Vererbung zu berücksichtigen. Siehe hierfür auch diese Dokumentationen:
Im Folgenden soll die Angabe einer Organisation immer bedeuten, dass die Daten in der oder den jeweils relevanten Organisationen gesucht werden. Zur Vereinfachung der Darstellung wird dies nicht jedes Mal erwähnt.
Im System seien folgende Daten vorhanden:
- Artikel: A1, A2, A3, A4, A123, A456
- Organisationen: O1, O2
- Kunden: K1, K2, K3.
Die Kunden K1, K2 und K3 gehören alle der Kunden-Klassifikation „X“ an.
Erfasste Kunden-Artikel Daten:
Artikel | Organisation | Kunde | Kunden- Artikelnummer |
A1 | O1 | K1 | A123 |
A2 | O1 | K1 | A123 |
A2 | O1 | K2 | A123 |
A3 | O1 | K3 | A456 |
Erfasste Kunden-Klassifikationsdaten:
Artikel | Organisation | Kunden- Klassifikation |
Kunden- Artikelnummer |
A2 | O1 | X | A456 |
Zusammenspiel Kunden-Artikel und Kunden-Klassifikations-Artikel
Dieses Beispiel spielt die Ergebnisse verschiedener Eingaben durch. Hierbei liegt der hauptsächliche Fokus auf dem Zusammenspiel zwischen Kunden-Artikeln und Kunden-Klassifikations-Artikeln. Daher sei der Organisationskontext im Folgenden immer „O1“.
- Kontext Kunde „K1“
Bei der Eingabe „A123“ werden in diesem Kontext zwei gültige Kunden-Artikel ermittelt. Sowohl in den Stammdaten für Artikel „A1“ und „A2“ ist als Kunden-Artikelnummer „A123“ eingetragen. In so einem Fall wird am Eingabefeld eine Fehlermeldung ausgegeben und die Feldwertehilfe wird geändert, sodass eine Auswahlmöglichkeit zwischen den möglichen Artikeln entsteht. In diesem Fall also „A1“ und „A2“.
Bei der Eingabe von „A456“ werden in diesem Kontext keine passenden Kunden-Artikel gefunden. Allerdings gehört der Kunde „K1“ zur Kunden-Klassifikation „X“. Für den Artikel „A2“ existiert ein Kunden-Klassifikations-Artikel für diese Klassifikation. Somit wird die Eingabe „A456“ in den Artikel „A2“ umgewandelt.
- Kontext Kunde „K2“
Bei der Eingabe „A123“ wird in diesem Kontext genau ein Kunden-Artikel gefunden und somit die Eingabe in den Artikel „A2“ umgewandelt.
Bei der Eingabe von „A456“ werden in diesem Kontext keine passenden Kunden-Artikel gefunden. Allerdings gehört der Kunde „K2“ zur Kunden-Klassifikation „X“. Für den Artikel „A2“ existiert ein Kunden-Klassifikations-Artikel für diese Klassifikation. Somit wird die Eingabe „A456“ in den Artikel „A2“ umgewandelt.
- Kontext Kunde „K3“
Die Eingabe „A123“ kann in diesem Kontext nicht in einen Artikel umgewandelt werden. Weder passende Kunden- noch Kunden-Klassifikations-Artikel bestehen.
In diesem Kontext wird die Eingabe „A456“ eindeutig in den Artikel „A3“ umgewandelt. Der Kunde gehört zwar auch der Kunden-Klassifikation „X“ an und ein Kunden-Klassifikations-Artikel besteht, der auf den Artikel „A2“ zeigt. Der direkte Eintrag für einen Kunden wird aber immer als höherwertig angesehen.
3.3 Artikelermittlung über EAN
Die Artikelermittlung über die EAN ist in der Beschaffung und im Vertrieb gleich. Pro Artikel besteht eine Anzahl von EANs, die jeweils Gültigkeit haben. Diese gehen alle gleichwertig ein. Einzig die Festlegung, welche der möglichen EAN-Angaben berücksichtigt werden, ist unterschiedlich.
Im Bereich „Vertrieb“ werden nur die EANs aus den Basisdaten des Artikels berücksichtigt, d. h. diese Daten sind von Organisation, Kunden und Kunden-Klassifikation unabhängig.
Im Bereich „Beschaffung“ kommen noch die EAN aus dem Beschaffungs-Artikel hinzu. In einem Multi-Site-System sind diese Daten organisationsabhängig.
EANs aus Lieferanten-Artikeldaten sind ebenfalls kontextabhängig. Diese Kontextabhängigkeit entspricht aber exakt der bei Lieferanten-Artikelnummern.
Sollte eine der ermittelten EANs mit der Benutzereingabe übereinstimmen, so gilt dieser Artikel über diese EAN als identifiziert. Sollte in der Anwendung „Customizing“ festgelegt sein, dass EANs nicht eindeutig sein müssen, dann können verschiedene Artikel dieselbe EAN enthalten. In diesem Fall kann auch bei der Artikelermittlung über eine EAN vorkommen, dass eine Auswahl zwischen den möglichen Artikeln durch den Benutzer erfolgen muss.
Ist die Customizing-Funktion „Einheit der EAN in Belegen vorschlagen” aktiviert, dann wird in Beleg-Anwendungen zusätzlich zur Artikel-Identifikation auch die Mengeneinheit, die der erfassten EAN zugeordnet ist, im Beleg vorgeschlagen. Betrachtet werden hierbei aber nur jene Mengeneinheiten, die gemäß dem aktuellen Kontext zulässig sind (z. B. gemäß Vertriebs-Artikel, Lieferanten-Artikel). Wurde die EAN verschiedenen Mengeneinheiten des Artikels zugeordnet, dann wird die vorhandene Wertehilfe erweitert: Die EAN wird bei der Bezeichnung hinter jenen Mengeneinheiten, zu denen die nicht eindeutige EAN gehört, als Zusatzinformation angezeigt.
Besonderheiten im Vertrieb
Im Bereich „Vertrieb“ kann eine Artikelermittlung ausschließlich über EANs erfolgen. In diesem Fall werden die Customizing-Einstellungen ignoriert. Da die für den Vertrieb relevanten EANs jeweils Einheiten zugeordnet sind, werden diese über eine besondere Schnittstelle zurückgeliefert.
3.4 Hierarchische Organisationsabhängigkeit der Artikelermittlung
Sowohl Lieferanten-Artikel als auch Kunden- und Kunden-Klassifikations-Artikel gelten nicht nur für die Organisation in der sie erfasst wurden, sondern unter Umständen auch für untergeordnete Organisationen, wodurch eine hierarchische Anordnung entsteht. Das prinzipielle Vorgehen bei der Artikelermittlung hinsichtlich der hierarchischen Organisationsabhängigkeit ist in der Beschaffung und im Vertrieb gleichermaßen. Das folgende Beispiel behandelt die Vorgehensweise im Beschaffungsbereich, sie gilt aber auch im Vertriebsbereich.
Für die Artikelermittlung über die Lieferanten-Artikelnummer muss immer als Kontext eine Organisation und ein Lieferant angegeben werden. Das folgende Beispiel behandelt die hierarchische Organisationsabhängigkeit der Daten.
Im System seien folgende Daten vorhanden:
- Beschaffungsorganisationen: O1, O2, O3
Die Organisation O1 sei der Organisation O2 übergeordnet, die Organisation O2 wiederum sei der Organisation O3 übergeordnet.
Die Einstellung in der Anwendung „Organisationen“ erlaubt weiterhin, dass nichts gegen die Vererbung der Beschaffungsdaten spricht (Ffür dieses Beispiel ist irrelevant, ob die Organisationen die Beschaffungsdaten selbst bearbeiten oder erben. Wichtig ist nur, dass sie die Daten erben könnten.).
- Lieferant: L1
Erfasste Lieferanten-Artikeldaten:
Artikel | Organisation | Lieferant | Lieferanten-Artikelnummer |
A1 | O1 | L1 | A123 |
A1 | O2 | L1 | A456 |
A2 | O2 | L1 | A456 |
A3 | O3 | L1 | A456 |
A4 | O3 | L1 | A789 |
Kontext Organisation „O1“
Die Organisation „O1“ ist in diesem Beispiel den Organisationen „O2“ und „O3“ übergeordnet. Somit kann nur die Eingabe „A123“ in einen Artikel umgewandelt werden, nämlich in den Artikel „A1“.
Die Eingaben „A456“ und „A789“ können in diesem Kontext nicht in einen Artikel umgewandelt werden.
Kontext Organisation „O2“
Eine Eingabe von „A123“ kann auf der Ebene der Organisation „O2“ selbst nicht in einen Artikel umgewandelt werden. Ein entsprechender Lieferanten-Artikel besteht auf Organisationsebene „O1“. Da die Organisation „O2“ die Beschaffungsdaten von der Organisation „O1“ erben darf, wird dieser Lieferanten-Artikeldaten herangezogen und somit die Eingabe „A123“ in den Artikel „A1“ umgewandelt.
Die Eingabe „A456“ ist in diesem Kontext nicht eindeutig auflösbar. Bei dieser Eingabe erscheint eine entsprechende Fehlermeldung und in der Wertehilfe werden die möglichen Artikel angeboten, im Beispiel „A1“ und „A2“.
Die Eingabe „A789“ kann in diesem Kontext nicht in einen gültigen Artikel umgewandelt werden.
Kontext Organisation „O3“
Eine Eingabe von „A123“ kann auf der Ebene der Organisation „O3“ selbst nicht in einen Artikel umgewandelt werden. Ebenso fehlt ein entsprechender Lieferanten-Artikel auf der darüber liegenden Organisation „O2“. Ein entsprechender Lieferanten-Artikel besteht auf Organisationsebene „O1“. Da die Organisation „O3“ die Beschaffungsdaten von der Organisation „O1“ erben darf, wird dieser Lieferanten-Artikeldaten herangezogen und somit die Eingabe „A123“ in den Artikel „A1“ umgewandelt.
Die Eingabe „A456“ ist in diesem Kontext eindeutig in den Artikel „A3“ auflösbar. Die Einträge auf der Ebene der Organisation „O2“ sind im Kontext der Organisation „O3“ nachrangig.
Die Eingabe „A789“ wird in diesem Kontext eindeutig in den Artikel „A4“ umgewandelt.