In diesem Dokument werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Ansicht „Beschaffung“ der Anwendung „Artikel“ beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte, mit denen Sie z. B. Beschaffungsdaten für einen Beschaffungs-Artikel erfassen. Sie werden außerdem über mögliche Voraussetzungen und Auswirkungen informiert.
In diesem Dokument werden nur die Vorgehensweisen beschrieben, die unter der Ansicht „Beschaffung“ relevant sind. Das Erfassen eines neuen Artikels beispielsweise durch das Duplizieren etc. wird in diesem Dokument nicht beschrieben. Informationen dazu finden Sie in dem Dokument „Artikel“.
1 Beschaffungs-Artikel erfassen
Hinweis:
Unter der Ansicht „Beschaffung“ können
- keine Set-Artikel erfasst werden, da für diese keine eigenen Beschaffungsdaten geführt werden,
- keine Alias-Artikel erfasst werden, da für diese nur Basisdaten geführt werden.
Voraussetzungen
In einer Multi-Site-Umgebung oder in einer Single-Site-Umgebung mit aktivierten „Inhaltsbezogenen Berechtigungen“ muss die gewählte Organisation eine Beschaffungsorganisation sein. Nur die Benutzer, die der zuständigen Organisation des Artikels zugeordnet sind, dürfen neue Verwendungen eines Artikels erzeugen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Artikel“ und wechseln Sie in die Ansicht „Beschaffung“.
- Öffnen Sie den Artikel, den Sie als Beschaffungs-Artikel erfassen möchten.
- Ändern Sie bei Bedarf im Arbeitsbereich unter dem Karteireiter „Allgemeines“ den Verwendungsstatus des Beschaffungs-Artikels, indem Sie zwischen „Freigegeben“ und „Gesperrt“ wählen.
- Wählen Sie in der Rubrik „Klassifikationen“ in dem Feld „Klassifikation 1“ eine Klassifikation vom Typ „Beschaffungs-Artikel-Klassifikation1“ aus.
- Füllen Sie nach Bedarf die anderen Felder mit den gewünschten Beschaffungsdaten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
2 Beschaffungs-Artikel löschen
Beschaffungs-Artikel werden nicht direkt gelöscht, sondern werden zunächst mit einem Löschkennzeichen versehen. Nur Versionen des Beschaffungs-Artikels, deren Gültigkeitszeitraum komplett in der Zukunft liegt, können direkt gelöscht werden, da sie noch nicht verwendet werden.
Hinweis:
Werden die Beschaffungsdaten eines Referenz-Artikels für eine bestimmte Organisation zum Löschen gekennzeichnet, dann werden auch die zugehörigen Varianten-Artikel für diese Organisation zum Löschen gekennzeichnet.
2.1 Löschkennzeichen für einen Beschaffungs-Artikel setzen
Voraussetzungen
Der Beschaffungs-Artikel hat noch kein Löschkennzeichen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Artikel“ und wechseln Sie in die Ansicht „Beschaffung“.
- Öffnen Sie den Beschaffungs-Artikel, der ein Löschkennzeichen erhalten soll.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Artikel bearbeiten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschkennzeichen setzen“.
Achtung:
Erscheint ein Dialogfenster mit einer Warnung, dann sind mehr als die aktuell geöffneten Daten betroffen. Das ist immer dann der Fall, wenn ein Referenz-Artikel oder mehrere Organisationen betroffen sind. Die Aktion „Löschkennzeichen entfernen“ entfernt das Löschkennzeichen nicht komplett für alle betroffenen Daten.
- Sind mehr als die geöffneten Beschaffungsdaten von der Aktion betroffen, dann erscheint ein Dialogfenster mit einer Warnung.
- Bestätigen Sie die Warnung, wenn Sie den Beschaffungs-Artikel wirklich zum Löschen kennzeichnen möchten.
- Der Beschaffungs-Artikel wurde mit einem Löschkennzeichen versehen und gespeichert.
Hinweis:
Der Beschaffungs-Artikel erhält in allen Versionen ein Löschkennzeichen. Ist in einer Multi-Site-Umgebung der Mandant ausgewählt, dann erhält der Beschaffungs-Artikel für alle Organisationen ein Löschkennzeichen. Ist der Beschaffungs-Artikel ein Referenz-Artikel, dann erhalten zusätzlich alle zugehörigen Varianten-Artikel ein Löschkennzeichen.
2.2 Löschkennzeichen für einen Beschaffungs-Artikel entfernen
Voraussetzungen
Der Beschaffungs-Artikel hat ein Löschkennzeichen. Bei einem Varianten-Artikel kann das Löschkennzeichen nur dann entfernt werden, wenn die Beschaffungsdaten des zugehörigen Referenz-Artikels nicht zum Löschen gekennzeichnet sind.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Artikel“ und wechseln Sie in die Ansicht „Beschaffung“.
- Öffnen Sie den Beschaffungs-Artikel, dessen Löschkennzeichen Sie entfernen möchten.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Artikel bearbeiten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschkennzeichen entfernen“.
- Das Löschkennzeichen des Beschaffungs-Artikels wird entfernt.
Hinweis:
In einer Multi-Site-Umgebung gilt: Auch wenn die gewählte Organisation der Mandant ist, wird das Löschkennzeichen nur für die gewählte Organisation entfernt.
Hinweis:
Das Entfernen des Löschkennzeichens eines Referenz-Artikels, wirkt sich nicht auf die Löschkennzeichen zugehöriger Varianten-Artikel aus. .
2.3 Beschaffungs-Artikel-Version löschen
Voraussetzungen
Eine erst in der Zukunft gültige Beschaffungs-Artikel-Version existiert.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Artikel“ und wechseln Sie in die Ansicht „Beschaffung“.
- Öffnen Sie den Beschaffungs-Artikel, dessen zukünftige Version Sie löschen möchten.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Artikel bearbeiten.
- Wechseln Sie im Feld „Gültig ab“ mithilfe der Buttons „Weiter“ und „Zurück“ auf eine zukünftige Version des Beschaffungs-Artikels, die Sie löschen möchten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschen“.
- Die gewählte Version des Beschaffungs-Artikels wird gelöscht.
Hinweis:
Durch das Löschen einer zukünftigen Version wird der Gültigkeitszeitraum der Vorgängerversion entsprechend erweitert.
3 Neue Version eines Beschaffungs-Artikels erfassen
Sie können für Artikel folgender Materialtypen eine neue Version erzeugen:
- Lager-Artikel,
- Lademittel,
- Varianten-Artikel.
Voraussetzung
Um eine neue Version erzeugen zu können, wird vorausgesetzt, dass der Artikel bereits ein Beschaffungs-Artikel ist. In einer Multi-Site-Umgebung muss die ausgewählte Organisation die Datenbearbeitung übernommen haben.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Artikel“ und wechseln Sie in die Ansicht „Beschaffung“.
- Öffnen Sie den Artikel, von dem Sie eine neue Version erfassen möchten.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Artikel bearbeiten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Neue Version“.
- Eine neue Version des Beschaffungs-Artikels wird erzeugt.
- Geben Sie in dem Feld „Gültig ab“ ein Datum in der Zukunft an, ab welchem der Beschaffungs-Artikel gültig ist.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Die neue Version des Beschaffungs-Artikels wird gespeichert.
4 Verwendungsstatus eines Beschaffungs-Artikels ändern
Sie können den Verwendungsstatus eines Beschaffungs-Artikels ändern, indem Sie ihn freigeben oder sperren.
Hinweis:
In einer Multi-Site-Umgebung oder einer Single-Site-Umgebung mit aktivierten „Inhaltsbezogenen Berechtigungen“ ist eine für den Mandanten gesetzte Sperre für alle Organisationen gültig.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Artikel“ und wechseln Sie in die Ansicht „Beschaffung“.
- Öffnen Sie den Beschaffungs-Artikel, dessen Verwendungsstatus Sie verändern möchten.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Artikel bearbeiten.
- Ändern Sie den Wert des Feldes „Verwendungsstatus“ auf „Freigegeben“ oder „Gesperrt“.
- Geben Sie im Falle einer Sperre in das Feld „Gesperrt bis“ ein Datum in der Zukunft ein, bis zu dem der Beschaffungs-Artikel nicht verwendet werden kann.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
Hinweis:
Ist ein Beschaffungs-Artikel gesperrt, obwohl der Verwendungsstatus freigegeben ist, dann prüfen Sie bitte in der Ansicht „Rechnungswesen“ fehlende Daten für „Vorsteuer-Klassifikation“ und „Aufwandskonto-Klassifikation“. In einer Multi-Site-Umgebung sind die Rechnungswesendaten der Firma zu prüfen, die für die gewählte Organisation zuständig ist.