Die Belegkette bildet die Verknüpfungen logisch zusammenhängender Belege ab und ist zum einen ein Instrument zur Visualisierung. Sie enthält aber anderseits insbesondere bei „m zu n“-Verknüpfungen auch die genauen Zuordnungen. Die Belegkette stellt einen eigenen Datenbestand dar. Belegverknüpfungen stehen auf Ebene der Basisdaten und auch auf der Ebene der Belegpositionen zur Verfügung und sind auf beiden Ebenen abfragbar. Die Daten werden mit dem Fortschritt des jeweiligen Beleges ständig aktualisiert.

1                     Begriffsbestimmungen

Belegketten

Die Belegkette zeigt die Verknüpfungen der logisch zusammenhängenden Datenbestände an. Damit können einzelne miteinander verknüpfte Belege zu einem Geschäftsvorfall verfolgt werden. Die Belegkette stellt die Belege primär in ihrem logischen Zusammenhang und sekundär in ihrer chronologischen Reihenfolge dar. Eine typische Belegkette spiegelt die Aktionsfolge eines Geschäftsablaufes wider, wie zum Beispiel Vertriebsangebot, Vertriebsauftrag, Kommissionierung, Lieferung und Rechnung.

Belegreferenzen

Die Belegreferenz verbindet einen Folgebeleg mit einem Ursprungsbeleg. Existiert die Belegreferenz, so werden in der Belegkette beide Belege angezeigt. Als Belegreferenz werden im Folgebeleg Belegart und –nummer sowie Positionsnummern des Ursprungsbeleges geführt. Diese Belegreferenz wird vom System erzeugt und ist sowohl auf der Ebene der Basis als auch auf der Ebene der einzelnen Positionen vorhanden. Welche Belege in der Belegkette referenziert werden, wird einerseits durch vom Benutzer ausgeführte Aktionen bestimmt, beispielsweise durch das Erzeugen einer Kommission zu einem Auftrag, oder durch manuelle Verknüpfungen, wenn einer Auftragsposition eine Kontraktposition zugeordnet wird.

2                     Datenstruktur

Auf Ebene der Basisdaten werden in der Regel Informationen zu Belegnummer, Belegdatum, Status und Haupt-Partner zur Verfügung gestellt.

Auf Ebene der Positionsdaten werden in der Regel jeweils Informationen zu Belegpositionsnummer, Termin, Artikel, Status und Positionsmenge zur Verfügung gestellt.

In der Datenbank werden die Belegbeziehungen mit einem definierten Quell- und Ziel-Belegtyp nur einmal gespeichert. Die jeweils andere Richtung ergibt sich durch Umdrehen dieser Beziehung und wird, da sie nicht erforderlich ist, zur Einsparung von Speicherplatz nicht in der Datenbank hinterlegt.

3                     Darstellung

Die Belegkette ist Teil des Navigationsbereichs. Dort wird die Belegkette des aktuell dargestellten oder des im Cockpit ausgewählten Beleges angezeigt.

Hinweis:
Beachten Sie bitte, dass die Anzeige der Belegketteneinträge auf den aktuell gespeicherten Daten basiert.

Sie können die Belegkette manuell per Aktion aktualisieren. Dies können Sie entweder für die Basis (Vorbelegung) oder für die aktuell markierte Position tun, wobei pro Anwendungsinstanz die letzte Auswahl stehen bleibt und direkt zur Verfügung steht.

Hinweis:

Wird die Anwendung mit einer gegebenen Position gestartet, so wird zwar die Belegkette dieser Position automatisch angezeigt, aber die Auswahl der Aktion zur manuellen Aktualisierung nicht verändert.

Der aktuell betrachtete Beleg oder die aktuelle Belegposition wird farblich hervorgehoben.

Mit einem Klick auf den Belegketteneintrag können Sie in die Anwendung wechseln, mit welcher Sie den angezeigten Ziel-Beleg oder die Ziel-Belegposition anzeigen und ggf. bearbeiten können.

Hinweis:

Für reorganisierte Belege ist der Wechsel in die Anwendung nicht möglich. Wenn für reorganisierte Belege historische Daten vorliegen, dann wechseln Sie mit dem Klick auf den Belegketteneintrag in die Cockpit-Anwendung, in der die historischen Belegdaten angezeigt werden, z. B. „Cockpit: Historische Vertriebsaufträge“.

4                     Mögliche Belegbeziehungen

Die folgenden Kapitel listen die möglichen Belegbeziehungen mit hinterlegtem Quell-Belegtyp und Ziel-Belegtyp auf. Die jeweils andere Richtung wird ggf. durch Umdrehen der in der Datenbank hinterlegten Werte ermittelt. In den meisten Fällen gibt es, sofern ein entsprechendes Datenmodell vorliegt, jeweils Belegbeziehungen zwischen der Belegbasis und jeweils den zusammengehörenden Belegpositionen.

Die Zuordnung zu den Frameworks ist prinzipbedingt nicht in allen Fällen eindeutig. Schauen Sie ggf. in dem Abschnitt für das jeweils andere Framework nach, ob eine Belegbeziehung vorgesehen ist.

4.1               Beziehungs-Management

4.2               Lagerlogistik

4.3               Produktion

4.4               Beschaffung

Hinweis:
Wenn Eingangsrechnungen vor dem zugehörigen Wareneingang bearbeitet werden oder wenn bei der Zuordnung der Eingangsrechnungspositionen mit einem Bezug zu Beschaffungsauftragspositionen gearbeitet wird, werden keine Belegreferenzen zum Wareneingang hergestellt.

4.5               Vertrieb

4.6               Verteilauftrag

Die folgenden Beleg-Beziehungen sind nur in einem Multi-Site-System möglich.