Dieses Dokument enthält die Vorgehensweisen zu den Aktionen deren Funktionalität in dem Dokument Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung beschrieben ist.
Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte, wie Sie z. B. einen Auftrag, ein Angebot, eine Anfrage oder einen Kontrakt erfassen oder bearbeiten. Sie werden außerdem über mögliche Voraussetzungen und Auswirkungen informiert.
Wie Sie im Positionseditor eine neue Position erfassen, Daten bestehender Positionen bearbeiten und neue bzw. bearbeitete Positionen in die Positionsliste bzw. Positionstabelle übernehmen, können Sie im Bedienungsleitfaden nachlesen. Diesem Dokument entnehmen Sie auch Informationen zum Zusammenspiel zwischen Positionseditor und Positionsliste.
1 Beleg neu erfassen
- Öffnen Sie die Anwendung, mit der Sie einen Beleg erfassen möchten.
- Wenn Ihnen in der Workflow-Symbolleiste ein Feld für die Auswahl einer Organisation zur Verfügung steht, dann wählen Sie die Organisation aus, für die Sie einen Beleg erfassen möchten.
Hinweis:
In Single-Site-Umgebungen ohne inhaltsbezogene Berechtigungen wird als interne Organisation immer der Mandant verwendet.
Sofern Sie kein interner Mitarbeiter sind, handelt es sich bei den Organisationen in der Workflow-Symbolleiste um die Ihnen zugeordneten externen Organisationen.
- Geben sie eine Belegart an.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste „Neu“.
- Die Anwendung wechselt in den Modus „Neu“. Das System erzeugt einen neuen Beleg in der angegebenen Belegart. Dabei wird die Belegnummer automatisch auf der Basis des in der Belegartart hinterlegten Nummerkreises vergeben. Der Eröffnungsstatus wird aus der Belegart übernommen bzw. laut den Regeln der jeweiligen Anwendung initialisiert.
Die in der Workflow-Symbolleiste ausgewählte Organisation wird bei Beschaffungsbelegen als Beschaffungsorganisation und bei Vertriebsbelegen als Vertriebsorganisation übernommen. Analoges gilt für die Logistikorganisation bei entsprechenden Belegen.
Hinweis:
Sofern Sie als Benutzer kein interner Mitarbeiter sind, wird als interne Organisation die in den Anmeldeberechtigungen hinterlegte zuständige Organisation verwendet.
- Wählen Sie den Hauptbelegpartner.
Hinweis:
Wenn bereits ein Beleg angezeigt wird, dann wird über die Funktion „Neu“ ein neuer Beleg in der gleichen Belegart erzeugt. Der Hauptbelegpartner wird nicht übernommen.
Das System bietet Ihnen eine Funktion, bei der der Hauptbelegpartner eines vorhandenen Beleges übernommen wird und nicht erneut erfasst werden muss. Öffnen Sie dazu den vorhandenen Beleg. Entfernen Sie dann die Belegnummer. Zusätzlich können Sie auch eine andere Belegart eintragen. Wählen Sie dann „Neu“. Das System erzeugt einen neuen Beleg und übernimmt dabei neben der angezeigten Belegart auch den Hauptbelegpartner.
- Wählen Sie die Funktion „Prüfen“ oder „Speichern“ in der Standard-Symbolleiste.
- Das System übernimmt viele Daten als Vorschlagswerte aus dem Customizing, der Belegart sowie den Partner-Stammdaten in die Felder der Belegbasis. Die Pflichtfelder, die für den Beleg unbedingt notwendig sind, werden gekennzeichnet, wenn sie noch nicht erfasst sind.
- Ergänzen oder ändern Sie bei Bedarf die Daten der Belegbasis.
- Erfassen Sie anschließend im Positionseditor die Artikel mit den dazugehörigen Mengen, Terminen usw.
- Speichern Sie den neuen Beleg.
- Ein fehlerfreier Beleg wird gespeichert. Ansonsten erhalten Sie vom System entsprechende Meldungen.
2 Belegbasis duplizieren
- Öffnen Sie die Anwendung, mit der Sie eine Belegbasis duplizieren möchten.
- Öffnen Sie den Beleg, den Sie duplizieren möchten.
- Wenn Ihnen in der Workflow-Symbolleiste ein Feld für die Auswahl einer Organisation zur Verfügung steht, dann wählen Sie die Organisation aus, für die der neue Beleg angelegt werden soll.
Hinweis:
In Single-Site-Umgebungen ohne inhaltsbezogene Berechtigungen wird als interne Organisation immer der Mandant verwendet.
Sofern Sie kein interner Mitarbeiter sind, handelt es sich bei den Organisationen in der Workflow-Symbolleiste um die Ihnen zugeordneten externen Organisationen.
- Duplizieren Sie den Beleg über die Funktion „Basis duplizieren“ unter „Neu“ in der Standard-Symbolleiste.
- Die Anwendung wechselt in den Modus „Neu“. Das System erzeugt einen neuen Beleg. Die Daten aus der Belegbasis des vorhandenen Beleges werden dabei – sofern möglich – übernommen. Eine neue Belegnummer wird automatisch auf der Basis des in der Belegart hinterlegten Nummerkreises vergeben.
Die in der Workflow-Symbolleiste ausgewählte Organisation wird wie bei der Neuanlage übernommen.
Hinweis:
Sofern Sie als Benutzer kein interner Mitarbeiter sind, wird als interne Organisation die in den Anmeldeberechtigungen hinterlegte zuständige Organisation verwendet.
- Ändern bzw. ergänzen Sie bei Bedarf die übernommenen Daten der Belegbasis.
- Erfassen Sie anschließend im Positionseditor die Artikel mit den dazugehörigen Mengen, Terminen usw.
- Speichern Sie den neuen Beleg.
- Ein fehlerfreier Beleg wird gespeichert. Ansonsten erhalten Sie vom System entsprechende Meldungen.
Hinweis:
Die Positionen des Ursprungsbeleges werden nicht mit dupliziert. Nutzen Sie dazu bei Bedarf die Funktion „Positionen suchen und hinzufügen“ in der Positionstabelle.
3 Beleg anzeigen
- Öffnen Sie die Anwendung, mit der Sie einen Beleg anzeigen möchten.
- Tragen die Belegart und Belegnummer als Identifikation ein.
Hinweis:
Die Organisation laut Workflow-Symbolleiste hat auf diese Aktion keinen Einfluss. Sie ist nur für die Neuanlage bzw. die Aktion „Basis duplizieren“ relevant.
- Führen Sie die Aktion „Aktualisieren“ der Standard-Symbolleiste aus.
- Die Anwendung wechselt in den Modus „Anzeigen“. Das System öffnet den ausgewählten Beleg und zeigt diesen inklusiver der dazugehörigen Positionen an.
Zudem ist der Positionseditor für das Erfassen von weiteren Positionen vorbereitet.
4 Beleg bearbeiten
- Öffnen Sie die Anwendung, mit der Sie einen Beleg bearbeiten möchten.
- Öffnen Sie den Beleg, den Sie bearbeiten möchten.
- Ändern sie – falls erforderlich – die Daten der Belegbasis. Die Positionsdaten können Sie entweder in der Positionsliste bzw. Positionstabelle ändern oder alternativ über den Positionseditor. Weiterhin können Sie für Positionen Löschkennzeichen setzen oder wieder entfernen.
- Über die Aktion „Prüfen“ der Standard-Symbolleiste können Sie testen, ob eine Speicherung möglich ist.
Sie erhalten vom System entsprechende Meldungen.
Hinweis:
Bei Positionen bezieht sich diese Aktion nur auf den Inhalt der Positionsliste bzw. Positionstabelle und nicht auf den Inhalt des Positionseditors.
- Wollen Sie Ihre Änderungen speichern, so verwenden Sie dafür die Aktion „Speichern“ der Standard-Symbolleiste.
- Ein fehlerfreier Beleg wird gespeichert. Ansonsten erhalten Sie vom System entsprechende Meldungen.
Hinweis:
Wie beim Prüfen bezieht sich diese Aktion bei den Positionen nur auf den Inhalt der Positionsliste bzw. Positionstabelle und nicht auf den Inhalt des Positionseditors.
Sofern im Editor die Funktion „Nach der Übernahme automatisch speichern, wenn die Grenze der änderbaren Positionen ohne Speicherung“ aktiv ist, wird bei der Übernahme aus dem Editor ggf. automatisch die Aktion „Speichern“ ausgeführt.
Hinweis:
Viele Aktionen zur Massendatenbearbeitung der Positionen bzw. zur Folgebelegerzeugung (z. B. „Liefertermin verschieben“, „Auftragsbestätigung erzeugen und ausgeben“ im Vertriebsauftrag) stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn der Beleg gespeichert ist. Die Funktionen zur Positionsbearbeitung nutzen in vielen Fällen den Positionseditor, damit Daten im Fehlerfall bearbeitet werden können.
5 Beleg löschen
- Öffnen Sie die Anwendung, mit der Sie einen Beleg löschen möchten.
- Öffnen Sie den Beleg, den Sie löschen möchten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Löschen“.
- Ein Dialog-Fenster öffnet sich.
Hinweis:
Wenn Sie im Dialog-Fenster auf „Nein“ drücken, dann wird der Löschvorgang abgebrochen.
- Beantworten Sie die Frage, ob der Beleg wirklich gelöscht werden soll, indem Sie auf „Ja“ drücken.
- Der Beleg wird gelöscht, sofern dies möglich ist. Ansonsten erhalten Sie vom System entsprechende Meldungen.
6 Löschkennzeichen setzen
- Öffnen Sie die Beleg-Anwendung.
- Öffnen Sie den Beleg, bei dem Sie das Löschkennzeichen setzen möchten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Löschkennzeichen setzen“.
- Der Beleg wird mit einem Löschkennzeichen versehen.
7 Löschkennzeichen entfernen
- Öffnen Sie die Beleg-Anwendung.
- Öffnen Sie den Beleg, bei dem Sie das Löschkennzeichen entfernen möchten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Löschkennzeichen entfernen“.
- Das Löschkennzeichen des Beleges wird entfernt.