Dieses Dokument beschreibt die Vorgehensweisen zur Erfassung von Schlussrechnungen über den Buchungsdialog und informiert Sie über eventuelle Voraussetzungen und Auswirkungen.
Schlussrechnung
In diesem Beispiel wird die Schlussrechnung in Landeswährung gebucht. Dieser Schlussrechnung ist die Anzahlung (2) zugeordnet. Die Buchungen 3a und 3b sind Folgebuchungen, die aufgrund der Buchung 3 automatisch erstellt werden.
Buchungen:
- 1 – Anzahlungsanforderung
- 2 – Buchung der erhaltenen Zahlung für die erhaltene Anzahlungsanforderung
- 2a – Automatischer Storno der Anzahlungsanforderung in der Höhe des geleisteten Zahlungseingangs
- 2b – Automatische Umbuchung der geleisteten Anzahlung auf ein separates Verbindlichkeitskonto
- 2c – Automatische Buchung der Bemessungsgrundlage und der Umsatzsteuern für den geleisteten Anzahlungsbetrag
- 3 – Buchung der Schlussrechnung einschließlich der real abzurechnenden Steuer mit Verrechnung der geleisteten Anzahlung
- 3a – Automatische Umbuchung der Forderungen aus der geleisteten Anzahlung auf das Verbindlichkeitskonto
- 3b – Automatischer Storno der Bemessungsgrundlage und Steuern aus der geleisteten Anzahlung
- 4 – Zahlung der Restforderung aus der Schlussrechnung durch den Debitor
Schlussrechnung erfassen
- Wählen Sie im Buchungsdialog die gewünschte Belegart vom Typ Rechnungen aus und beginnen über den Button [Neu] eine neue Buchung.
- Entnehmen Sie dem Rechnungsbeleg die Belegnummer sowie das Belegdatum und geben Sie diese in die entsprechenden Felder ein
- Im Feld Konto erfassen Sie die Partnernummer des Debitors und im Feld Steuerschlüssel den entsprechenden Steuerschlüssel
- Geben Sie im Feld Buchungsbetrag den Rechnungsbetrag an
- Das Soll-/Haben-Kennzeichen bezieht sich immer auf das im Feld Konto eingegebene Konto. Da es sich bei diesem Beleg um eine Ausgangsrechnung handelt, wird das Debitorenkonto im Soll gebucht
- Als Gegenkonto geben Sie das entsprechende Erlöskonto ein
- Zu diesem Zeitpunkt sind alle notwendigen Angaben für die Buchung vorhanden. Ergänzend können Sie jetzt zusätzliche Angaben, wie z. B. einen Buchungstext erfassen.
- Sind alle Daten in der Buchungsmaske vollständig erfasst, übernehmen Sie die Buchung mit dem Button [Übernehmen] oder der Eingabetaste in die Buchungspositionstabelle, ohne diese zu buchen
- Um der Schlussrechnung die geleisteten Anzahlungen zuzuordnen, übernehmen Sie die Führungsbuchung (Personenkontobuchung) durch Doppelklick in den Buchungseditor
- Über die Aktion [Neue OP-Zuordnung erfassen] in der Symbolleiste des Buchungseditors öffnen Sie den OP-Zuordnungsdialog
- Hier wählen Sie die mit der Schlussrechnung zu verrechnenden Anzahlungen aus
- Über den Button [Zuordnen] übernehmen Sie die Anzahlungsposten in die Buchungspositionstabelle der Schlussrechnung. Gleichzeitig wird der Zuordnungsdialog geschlossen.
- Speichern Sie den Beleg, um ihn anschließend über die Aktion [Buchen] zu buchen
Auswirkungen
Mit der Zuordnung einer Anzahlung zu einer Schlussrechnung wird die Anzahlung vollständig (wie im Beispiel) oder nur teilweise beglichen. Die Zuordnung der Schlussrechnung wird als Bewegung mit der Belegnummer der Schlussrechnung im Anzahlungsposten gespeichert. Somit ist in der Anzeige der OP-Historie für eine Anzahlung ersichtlich, für welche Schlussrechnung(en) sie verwendet wurde.
Mit der Buchung der Schlussrechnung wird ein neuer offener Posten (bei Fremdwährungsrechnung in der entsprechenden Währung und Kurs) mit der Belegnummer der Schlussrechnung angelegt. Die Fälligkeiten werden, wie bei einer regulären Rechnung, nach dem Standardverfahren ermittelt. Die Zuordnung der geleisteten Anzahlung wird als Bewegung mit dem Belegdatum der Anzahlung im offenen Posten der Schlussrechnung gespeichert. Dadurch ist in der Anzeige der OP-Historie für eine Schlussrechnung ersichtlich, welche Anzahlung(en) zugeordnet wurden.
Schlussrechnung in Fremdwährung
Für die Verwendung von Währungsanzahlungen bzw. für das Buchen von Währungsschlussrechnungen gilt folgendes:
- Die Buchung der Schlussrechnung und die daraus resultierende Anlage des offenen Postens erfolgt in der vorgegebenen Buchungswährung unter Verwendung des angegebenen Buchungskurses
- Werden der Schlussrechnung ausschließlich Anzahlungen zugeordnet, die in der Währung der Schlussrechnung erstellt wurden, erfolgt die Verrechnung bzw. der Ausgleich des offenen Postens für die Schlussrechnung in Fremdwährung. Kursdifferenzen, die entstehen, werden in Landeswährung gebucht. Der Storno der Brutto- und Nettobuchungen sowie die Sammelkontoumbuchung erfolgen immer unter Verwendung der Währung und des Kurses der Anzahlung.
- Werden der Schlussrechnung Anzahlungen in unterschiedlichen Währungen zugeordnet oder die Währung der zugeordneten Anzahlung(en) entspricht nicht der Währung der Schlussrechnung, erfolgt der Ausgleich des offenen Posten in Landeswährung. In diesem Fall werden keine Kursdifferenzen gebucht, jedoch können Rundungsdifferenzen entstehen.
In diesem Beispiel wurde eine Schlussrechnung in Höhe von 17.850,00 USD zum Kurs: 1,16050 = 15.381,30 € gebucht. Der Schlussrechnung ist die USD-Anzahlung (2) mit dem Kurs: 1,17000 in voller Höhe zugeordnet. Die Buchungen 3a, 3b und 3c sind Folgebuchungen, die aufgrund der Buchung 3 automatisch erstellt werden.
Buchungen:
- 1 = Anzahlungsanforderung zum Kurs von 1,18000
- 2 = Erfasster Zahlungseingang zum Kurs 1,17000
- 2a = Automatischer Storno der Anforderung in der Höhe des Zahlungseingangs zum ursprünglichen Kurs (1,18000) der Anforderung
- 2b = Automatische Umbuchung der geleisteten Anzahlung auf ein separates Verbindlichkeitskonto
- 2c = Automatische Buchung der Bemessungsgrundlage und der Umsatzsteuern für den geleisteten Anzahlungsbetrag
- 3 = Buchung der Schlussrechnung einschließlich der real abzurechnenden Steuer mit Verrechnung der geleisteten Anzahlung
- 3a = Automatische Umbuchung der Forderungen aus der geleisteten Anzahlung auf das Verbindlichkeitskonto
- 3b = Automatischer Storno der Bemessungsgrundlage und Steuern aus der geleisteten Anzahlung
- 3c = Automatische Kursdifferenzbuchung in der Landeswährung
- 4 = Zahlung der Restforderung aus der Schlussrechnung durch den Debitor