Anzahlungen dienen beispielsweise zur Abwicklung von Aufträgen, die einen hohen Aufwand an Zeit und Materialkosten beanspruchen, z. B. die Errichtung von Gebäuden. Für die Abwicklung Ihrer Anzahlungsvorgänge stehen Ihnen in der Finanzbuchhaltung Funktionen zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen die gesetzlichen Anforderungen an die Besteuerung und die Bilanzierung umzusetzen. Der Bestand Ihrer Anzahlungen lässt sich jederzeit über den gesamten Lebenszyklus, von der Anforderung einer Anzahlung bis zu deren Abrechnung im Rahmen einer Schlussrechnung, in voller Transparenz nachweisen.

Die bilanzielle Steuerung der Anzahlungen erfolgt vornehmlich über die Sammelkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten. In diesem Bereich sind jeweils separate Konten für angeforderte Anzahlungen sowie für erhaltene bzw. geleistete Anzahlungen vorgesehen. Für angeforderte Anzahlungen ist zusätzlich ein separates Bilanzkonto erforderlich, welches zur Nullstellung der gebuchten Anzahlungsanforderungen in der Bilanz dient. Ebenso ermöglicht Ihnen die Anlage eigener Sachkonten für steuerliche Bemessungsgrundlagen einen korrekten Ausweis der Anzahlungen innerhalb der Steuermeldung.

Durch die Buchung von Anzahlungsanforderungen entstehen offene Posten auf den Personenkonten, die den Lebenszyklus für daraus entstehende Anzahlungen eröffnen. Um diese Anzahlungsanforderungsbelege von anderen Rechnungsbelegen auf Kunden und Lieferanten unterscheiden zu können, erfolgt die Erfassung im Buchungsdialog über einen separaten Belegtyp.

Alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge, die innerhalb der offenen Posten für Personenkonten auf Anzahlungsanforderungen verrechnet werden, führen zum Ausweis von Anzahlungen.

Anzahlungen können direkt im Rahmen der Buchung von Rechnungen, oder als nachträglicher Vorgang, gegen Rechnungsposten verrechnet werden. Eine solche Verrechnung führt immer zu einer Minderung des offenen Postens der Rechnung um die verrechneten Anzahlungsbeträge. Gleichzeitig werden auch die offenen Posten der Anzahlungen um die verrechneten Anteile gemindert.

Im Überblick beinhaltet die Funktion Anzahlungen die folgenden Merkmale:

• Anzahlungsanforderungen und geleistete Anzahlungen werden auf getrennten Sammelkonten gebucht
• Reste aus Anzahlungsanforderungen können gemahnt werden
• Anzahlungsanforderungen können durch Gutschriften vollständig oder nur teilweise beglichen werden
• Anzahlungsanforderungen können in allen vorhandenen Währungen erfasst werden. Die Zahlung kann in allen vorhandenen Währungen, auch in einer von der Anzahlungsanforderung abweichenden Währung gebucht werden.
• Mehrere Anzahlungen (Teilzahlungen) auf eine Anzahlungsanforderung sind möglich
• Anzahlungen werden mit dem Belegdatum der Zahlung erstellt
• Über die Historie der offenen Posten ist der Entstehungsbeleg (Bankbeleg) erkennbar
• Mit der Zuordnung zur Schlussrechnung werden die Anzahlungen ganz oder teilweise ausgeglichen und die Schlussrechnung um den verrechneten Anzahlungsbetrag vermindert
• Gutschriften können auf Schlussrechnungen erstellt werden
• In der Historie der offenen Posten für Schlussrechnungen sind die zugeordneten Anzahlungen sichtbar

Begriffsbestimmung

• Anzahlungsanforderung – Als Anzahlungsanforderungen werden Zahlungsaufforderungen an Kunden bzw. Lieferanten auf teilfertige Aufträge bezeichnet. Anzahlungsanforderungen dürfen nicht ergebniswirksam ausgewiesen werden.
• Anzahlungen – Anzahlungen sind Zahlungen auf Anzahlungsanforderungen. Anzahlungen sind steuerpflichtig und müssen bilanziell und in den offenen Posten besonders ausgewiesen werden.

Einstellungen

Damit Sie die Funktion Anzahlungen in der Finanzbuchhaltung nutzen können, sind zusätzliche Stammdaten z. B. im Bereich der Sachkonten erforderlich. Im Folgenden ist beschrieben, welche Stammdaten Sie im Einzelnen einrichten müssen.

Sachkonten

In der Anwendung Sachkonten richten Sie folgende Konten ein, um Anzahlungsanforderungen und geleistete bzw. erhaltene Anzahlungen zu erfassen und zu buchen:

• Anzahlungsanforderungssammelkonten sowie Anzahlungssammelkonten jeweils vom Typ Forderungssammelkonto bzw. Verbindlichkeitssammelkonto
• Anzahlungsanforderungskonten vom Typ  Anzahlungsanforderung Debitoren bzw. Anzahlungsanforderung Kreditoren. Diese Konten werden als Gegenkonto für die Buchungen der Anzahlungsanforderungen verwendet.
• Brutto- und Nettokonten für erhaltene bzw. geleistete Anzahlungen. Diese Konten werden für die automatische Buchung von Steuern und Bemessungsgrundlagen aus Anzahlungen verwendet.

Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Sachkonten.

Steuerschlüssel

Für alle betroffenen Steuerschlüssel müssen Sie in der Anwendung Steuerschlüssel die Sachkonten für die  Buchung der Steuer und Bemessungsgrundlage aus Anzahlungen angeben. Über die Auswahl im Feld Verwendung legen Sie fest, ob ein Sachkonto als Anzahlungsbrutto- oder Anzahlungsnettokonto verwendet wird.

Weitere Informationen zu Steuerschlüsseln bezogen auf dei Finanzbuchhaltung finden Sie in der Dokumentation Erweiterung: Steuer-Schlüssel/ Comarch Financials Enterprise.

Sammelkontengruppen

Anzahlungsanforderungen und Anzahlungen werden über die verwendeten Personenkonten automatisch auf den entsprechenden Sammelkonten für Anzahlungsanforderungen und Anzahlungen gebucht. Die Zuordnung dieser Sammelkonten erfolgt  über die Sammelkontengruppe, die im Sammelkontenprofil des Personenkontos angegeben ist. In dieser Sammelkontengruppe müssen jeweils Forderungs- bzw. Verbindlichkeitssammelkonten für den Sammelkontotyp Anzahlungsanforderung und Anzahlung angegeben werden.

Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Sammelkontengruppen.

Belegarten Finanzbuchhaltung

Für Anzahlungsanforderungen wird eine Belegart vom Typ Anzahlungsanforderung benötigt. Die Belegart legen Sie in der Anwendung Belegarten Finanzbuchhaltung an und ordnen dieser den Belegtyp Anzahlungsanforderung zu. Mit Belegarten dieses Belegtyps kann nur auf Sachkonten vom Kontentyp Anzahlungsanforderung Debitoren und Anzahlungsanforderung Kreditoren als Gegenkonto gebucht werden.

Umgekehrt kann auf Konten mit dem Kontentyp Anzahlungsanforderung Debitoren und Anzahlungsanforderung Kreditoren nur mit dem Belegtyp Anzahlungsanforderung  gebucht werden. Das versehentliche Buchen von regulären Rechnungen mit dem Belegtyp Anzahlungsanforderung  ist somit nicht möglich. Ebenso kann mit dem Belegtyp Rechnungen nicht versehentlich auf die Anforderungskonten gebucht werden. Manuelle Umbuchungen auf die Anzahlungsanforderungskonten sind ebenfalls nicht möglich.

Des Weiteren richten Sie eine Belegart vom Typ Anzahlungsanforderungs-Verrechnung ein, um Gutschriften für Anzahlungsanforderungen gegen Anzahlungsanforderungen zu verrechnen.

Eine Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Belegarten Finanzbuchhaltung.

Prozess Anzahlungen

Generell erfolgt die Abwicklung von Anzahlungsvorgängen in drei Schritten. Der Anforderung einer Anzahlung, dem Buchen der geleisteten oder erhaltenen Zahlungen auf die Anzahlungsanforderung und der Verrechnung der Anzahlungen im Rahmen der Schlussrechnung.

Um innerhalb der offenen Posten besser verfolgen zu können, welche Prozessschritte ein Posten bereits durchlaufen hat, wird bei der Erfassung von Anzahlungsanforderungen und Anzahlungen ein entsprechender Status in den offenen Posten fortgeschrieben.

Nachfolgendl sind die einzelnen Schritte zur Abwicklung von Anzahlungen beschrieben.

Anzahlungsanforderungen

Die Anzahlungsanforderung wird nicht als Rechnung im eigentlichen Sinne betrachtet. Vielmehr stellt die Anzahlungsanforderung eine Aufforderung zur Leistung einer Abschlagszahlung dar. Zudem dient die Buchung von Anzahlungsanforderungen dazu, diese in den Standardfunktionen der OP-Verwaltung, wie beispielsweise Mahn- und Zahlungsläufen, verarbeiten zu können.

Die Erfassung einer Anzahlungsanforderung erfolgt grundsätzlich mit einer Belegart vom Typ Anzahlungsanforderung.  Im Rahmen der Erfassung legen Sie anhand von Steuerschlüsseln die erforderlichen Steuersätze für die spätere Anzahlung fest. Diese werden jedoch nicht mit der Anzahlungsanforderung, sondern erst mit der Anzahlung gebucht.

Die Buchung der Anzahlungsanforderung erfolgt auf dem angegebenen Personenkonto und dem entsprechenden Bilanzkonto vom Typ Anzahlungsanforderung Debitoren bzw. Anzahlungsanforderung Kreditoren als Gegenkonto. Die aus dem Beleg entstehende Forderung bzw. Verbindlichkeit auf dem gebuchten Personenkonto wird anhand des zugeordneten Sammelkontos für Anzahlungsanforderungen im Hauptbuch ausgewiesen. Die gemeinsame Einsteuerung des Bilanzkontos für Anzahlungsanforderungen und des Sammelkontos für Anzahlungsanforderungen in die Bilanz, sorgt für einen bilanzneutralen Ausweis der gebuchten Vorgänge.

Durch die Buchung einer Anzahlungsanforderung wird grundsätzlich ein neuer offener Posten auf dem Personenkonto angelegt. Die Buchung auf einen bereits vorhanden offenen Posten ist nicht möglich. Hiervon ausgenommen ist der Storno einer Anzahlungsanforderung oder das Nachbuchen eines Anzahlungs-OP auf einen bestehenden Anzahlungs-OP. Des Weiteren sind für Anzahlungsanforderungen keine Skontobedingungen zulässig.

Anzahlungsanforderungen können in Fremdwährung erfasst  werden. Der Storno einer Anzahlungsanforderung in Fremdwährung kann nur zu dem Kurs erfolgen, zu dem die Anforderung ursprünglich eingebucht wurde. Kursdifferenzen sind nicht zulässig. Im Falle eines Stornos wird ein Anzahlungsanforderungsposten nur dann tatsächlich aus der OP-Datei gelöscht, wenn für diesen Posten keine Anzahlungsposten (auch keine beglichenen Anzahlungsposten) bestehen.

Gutschriften für Anzahlungsanforderungen können mit einer Belegart vom Typ „Anzahlungsanforderungs-Verrechnung“ gegen Anzahlungsanforderungen verrechnet werden. Eine weitere Möglichkeit der Verrechnung besteht darin, beim Buchen der Gutschrift über die Angabe der OP-Nummer der Anforderung diese direkt gegeneinander auszugleichen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Währung und der Steuerschlüssel beider Anzahlungsanforderungsposten identisch sind. Bei der Auszifferung von Anzahlungsanforderungen sind Funktionen wie Ausbuchen, Skonto oder die Anlage offener Posten nicht zulässig. Es können lediglich Reste auf Anzahlungsanforderungen bestehen bleiben, indem der Ausgleichsbetrag bei der Erfassung im Buchungsdialog geändert wird.

Die Vorgehensweisen zur Erfassung von Anzahlungsanforderungen entnehmen Sie der Dokumentation Vorgehensweisen: Anzahlungen, Anzahlungsanforderung.

Anzahlungen

Als Anzahlungen werden Zahlungen auf Anzahlungsanforderungen bezeichnet. Anzahlungen können manuell erfasst sowie über das automatische Bankenbuchen (ABB) und den automatischen Zahlungsverkehr gebucht werden. Grundsätzlich sind Anzahlungen steuerpflichtig und müssen bilanziell und in den offenen Posten besonders ausgewiesen werden.

Der Ausweis der Steuern erfolgt über Buchungen (Brutto-, Netto-, Steuerbuchung), die beim Buchen einer Zahlung auf die Anzahlungsanforderung automatisch erzeugt werden. Diese Buchungen basieren auf den in der Anzahlungsanforderung hinterlegten Steuerschlüsseln und werden auf den eingerichteten Sachkonten für die Bemessungsgrundlagen ausgeführt.

Der bilanzielle Ausweis der Anzahlungen erfolgt durch ein eigenes Forderungs- bzw. Verbindlichkeitssammelkonto für Anzahlungen. Anzahlungen stellen Geldwerte dar, für die, wenn Sie zum Ausgleich von Rechnungen bzw. Schlussrechnungen herangezogen werden, die Brutto-, Netto- und Steuerbuchungen storniert werden. Wird eine Zahlung einer Anzahlungsanforderung zugeordnet oder eine Anzahlung als Geldmittel verwendet, hat dies immer weitere automatische Buchungen in den offenen Posten und Konten zur Folge.

Für jede auf eine Anzahlungsanforderung geleistete Zahlung wird eine neue Anzahlungsunternummer vergeben und ein offener Posten in Höhe des Zahlungseingangs angelegt. Der Anzahlungsanforderungsposten bleibt also erhalten und wird durch die Gegenbuchung des Zahlungsbetrages um diesen vermindert. Sollte der Zahlungsbetrag nicht die volle Höhe der Anzahlungsanforderung abdecken, kann die Restanforderung gemahnt oder storniert werden.

Die Buchung einer Anzahlung kann nur über die Stornofunktion storniert werden, wenn nach der zu stornierenden Buchung noch keine weitere Buchung auf den Anzahlungs-OP vorgenommen wurde.

Wird ein Anzahlungsposten zum Ausgleich anderer Posten (Rechnungen) verwendet, erfolgt immer der Storno der Brutto- und Nettobuchungen in der Höhe des Ausgleichsbetrages für den Anzahlungsposten. Zudem erfolgt in gleicher Betragshöhe die Umbuchung vom Anzahlungssammelkonto auf das reguläre Forderungs- bzw. Verbindlichkeitssammelkonto des Personenkontos. Alle Buchungen, die über den Belegtyp Zahlungen auf geleistete Anzahlungen vorgenommen werden, werden grundsätzlich als Verwendung in diesem Sinne betrachtet.

Die Vorgehensweisen zur Erfassung von Anzahlungen entnehmen Sie der Dokumentation Vorgehensweisen: Anzahlungen, Anzahlung.

Schlussrechnung

Die Schlussrechnung ist eine reguläre Rechnung. Die Besonderheit beim Buchen von Schlussrechnungen besteht darin, dass mit einem Erfassungsvorgang zum einen die Rechnung gebucht wird. Zum anderen erfolgt gleichzeitig die Zuordnung (Auszifferung) der vorausgegangenen Anzahlungen. Da steuerlich immer der Steuersatz der Schlussrechnung und nicht der Steuersatz der Anzahlung zu buchen ist, werden für alle zu einer Schlussrechnung zugeordneten Anzahlungsanteile die Brutto- und Nettobuchung storniert. Mit der Zuordnung zu einer Schlussrechnung wird die Anzahlung bilanziell nicht mehr als Anzahlung dargestellt, da die Schlussrechnung um die Anzahlungsbeträge gekürzt ist.

Die Zuordnung erfolgt im Buchungsdialog mit der Aktion [OP-Zuordnung] in der Kopfbuchung des Personenkontos der Schlussrechnung. Hier werden die ausgewählten Anzahlungsposten mit der Schlussrechnung verrechnet. Der Anzahlungsstatus der offenen Posten wird durch die Zuordnung einer Schlussrechnung nicht verändert.

Die Schlussrechnung und die der Schlussrechnung zugeordneten Anzahlungen werden um den Ausgleichsbetrag verringert. Hierbei wird für die OP-Historie der Schlussrechnung jede zugeordnete Anzahlung und für jede zugeordnete Anzahlung die Schlussrechnung als Ausgleichsbeleg dargestellt.

Für eine Schlussrechnung kann eine Gutschrift gebucht werden. Die Gutschrift kann sich über das Feld OP-Nummer aus der Führungsbuchung auf eine vorhandene Schlussrechnung beziehen. Gutschriften lösen keine Stornobuchung von Anzahlungszuordnungen der Schlussrechnung aus.

Überschreitet die Ausgleichssumme die Summe einer der Schlussrechnung zugeordneten Posten, entsteht auf der Schlussrechnung ein Guthabensaldo. Schlussrechnungen sind für Pseudopartner nicht zulässig.

Die Vorgehensweisen zur Erfassung von Schlussrechnungen entnehmen Sie der Dokumentation Vorgehensweisen: Anzahlungen, Schlussrechnung.

Auswertung

Das Buchen der Anzahlungsanforderungen und Anzahlungen auf den regulären Personenkonten der Kunden und Lieferanten, ermöglicht es Ihnen jederzeit die Anzahlungs- und Anforderungsbestände über die vorhandenen Standardauswertungen im Bereich der Cockpits und Berichte darzustellen.

Beispielsweise bietet Ihnen die Anwendung Cockpit: Offene Posten die Möglichkeit anhand des Anzahlungsstatus zu verfolgen, welche Schritte ein offener Posten im Anzahlungsprozess bereits durchlaufen hat.

Für jede auf eine Anzahlungsanforderung geleistete Zahlung wird eine neue Anzahlungsunternummer vergeben.  Dadurch ist in der Darstellung der offenen Posten die gleiche OP-Nummer gegebenenfalls mehrfach vorhanden. Einmal als Anzahlungsanforderung bzw. Restanforderung und ein oder weitere Male als geleistete Anzahlung. Die Anzahlungsunternummer selbst ist nur in der Detailanzeige der Anwendung Offene Posten sichtbar. Als zusätzliche Information wird in dieser Detailanzeige die letzte Anzahlungsunternummer über die Anzahl der bereits geleisteten Anzahlungen dargestellt.

Sie haben zudem die Möglichkeit, Anzahlungsvorgänge im regulären Mahnwesen, sowie im Zahlungsverkehr zu berücksichtigen.