Im Zuge der Erfassung von Zahlungen für Debitoren und Kreditoren im Buchungsdialog oder bei der Verarbeitung von Debitoren- und Kreditorenzahlungen über das ABB kann es zu Differenzen zwischen den zugeordneten offenen Posten und dem Gesamtzahlungsbetrag kommen. Sofern es sich dabei um geringfügige Differenzen aus Unter- bzw. Überzahlungen handelt, ist mit dem Buchen der Zahlung das automatische Ausbuchen solcher Differenzen möglich.

Das automatische Ausbuchen von Differenzen ist zunächst einmal davon abhängig, ob:

• Dem in der Zahlung angegebenen Personenkonto ein Ausbuchungsprofil und ein Abzugsprofil zugeordnet ist
• In dem verwendeten Ausbuchungsprofil die Ausbuchungsgrenzen für Unter- und Überzahlung festgelegt sind
• Eine Abzugsart vom Typ Ausbuchung Unterzahlung und Ausbuchung Überzahlung vorhanden ist
• Die Abzugsarten für Ausbuchungen dem verwendeten Abzugsprofil zugeordnet sind

Des Weiteren wird geprüft, ob sich die festgestellte Differenz sowohl betragsmäßig als auch prozentual innerhalb der festgelegten Ausbuchungsgrenzen befindet.

Dieses Dokument informiert Sie über die notwendigen Einstellungen, um geringfügige Differenzen automatisch auszubuchen und gibt Ihnen einen Überblick zum Buchungsablauf.

Einstellungen

Um Zahlungsdifferenzen automatisch auszubuchen, sind in den folgenden Anwendungen Einstellungen vorzunehmen und Stammdaten anzupassen bzw. einzurichten.

Ausbuchungsprofile

In der Anwendung Ausbuchungsprofile müssen getrennte Ausbuchungsprofile für Debitoren und Kreditoren eingerichtet werden. In diesen Ausbuchungsprofilen legen Sie über Prozentsätze und Beträge die Grenzen fest, bis zu denen automatische Ausbuchungen bei Unter- und Überzahlungen vorgenommen werden sollen. Ausführliche Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Ausbuchungsprofile.

Abzugsarten

Für die automatischen Ausbuchungen von Differenzen bei Unterzahlungen oder Überzahlungen müssen in der Anwendung Abzugsarten jeweils eigene Abzugsarten vom Typ Ausbuchung Unterzahlung bzw. Ausbuchung Überzahlung eingerichtet werden.

In diesen Abzugsarten nehmen Sie z. B. unter dem Karteireiter Kontenzuordnung die für die Buchung der Ausbuchungsbeträge erforderlichen Kontierungen vor. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Abzugsarten.

Abzugsprofile

Die für einen Debitor oder Kreditor gültigen Abzugsarten für automatische Ausbuchungen müssen in dem Abzugsprofil festgelegt sein, das dem Debitor bzw. Kreditor direkt oder über das Standardabzugsprofil aus dem Customizing zugeordnet wird. Unter dem Karteireiter Ausbuchungs-Abzugsarten in der Anwendung Abzugsprofile geben Sie die Abzugsarten für Unter- und Überzahlungen an, die in diesem Abzugsprofil verwendet werden dürfen.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Abzugsprofile

Customizing

In der Anwendung Customizing legen Sie unter der Funktion Finanzbuchhaltung jeweils ein Standardausbuchungsprofil für Debitoren und Kreditoren fest. Die Eingabefelder dafür finden Sie  in der Unterfunktion Vorschlagswert unter dem Karteireiter Buchen. Diese Ausbuchungsprofile werden für die Debitoren bzw. Kreditoren herangezogen, für die im Partnerstamm kein eigenes Ausbuchungsprofil angegeben ist.

Darüber hinaus ist unter dem Karteireiter Allgemeines der Unterfunktion Vorschlagswert ein Standardabzugsprofil einzurichten, in dem  Abzugsarten für Ausbuchungen enthalten sein sollten. Siehe dazu auch den Abschnitt Abzugsprofile.

Partner

In der Anwendung Partner können Sie einem Debitor oder Kreditor ein eigenes Ausbuchungsprofil zuordnen, wenn für diesen eine Abweichung vom Standard gewünscht ist (siehe Abschnitt Customizing).

Des Weiteren kann für den Debitor oder Kreditor das zu verwendende Abzugsprofil zugeordnet werden, wenn für diesen ein vom Standard abweichendes Abzugsprofil verwendet werden soll (siehe Abschnitt Abzugsprofile).

Belegarten

In der Anwendung Belegarten können Sie bei Belegarten, die Sie für Zahlungen und OP-Verrechnungen verwenden, das Feld OP-Restbeträge ausbuchen aktivieren. Über dieses Feld steuern Sie, ob die im Rahmen von Zahlungen oder OP-Verrechnungen entstanden OP-Restbeträge automatisch ausgebucht werden sollen.

Das Ausbuchen der Restbeträge erfolgt zudem nur, wenn diese sich innerhalb der Ausbuchungsgrenzen befinden, die Sie speziell für OP-Restbeträge im verwendeten Ausbuchungsprofil festgelegt haben.

Prozess Automatische Ausbuchungen

Um festzustellen, ob für den zu buchenden Beleg Zahlungsdifferenzen bestehen, die automatisch ausgebucht werden können, wird zunächst der Gesamtzahlbetrag gegen die Summe der zugeordneten offene Posten geprüft.

Sofern sich dabei eine Differenz aufgrund einer Über- oder Unterzahlung ergibt, wird geprüft, ob diese innerhalb der festgelegten Ausbuchungsgrenzen liegt. Dazu ermittelt das System den Prozentsatz sowie den Betrag für die vorliegende Abweichung und vergleicht diese Werte mit dem im Ausbuchungsprofil angegebenen Prozentsatz und Betrag für Unter- bzw. für Überzahlung.

Besteht beispielsweise eine Unterzahlung und die ermittelte Abweichung ist prozentual höher, wird keine automatische Ausbuchung vorgenommen. Ist der Prozentsatz der ermittelten Abweichung aber geringer oder gleich dem für Ausbuchungen festgelegten Prozentsatz für Unterzahlungen, prüft das Programm zusätzlich den Betrag.

Übersteigt die Abweichung den für Unterzahlungen festgelegten Betrag, wird ebenfalls keine automatische Ausbuchung vorgenommen. Übersteigt die Abweichung hingegen nicht den festgelegten Betrag, erfolgt die Ausbuchung automatisch mit dem Buchen der Zahlung.

Gleiches gilt, wenn für den zu buchenden Beleg eine Differenz aufgrund einer Überzahlung vorliegt. Hier wird die Ausbuchung der Differenz nur dann automatisch vorgenommen, wenn diese sich im Rahmen der angegebenen Ausbuchungsgrenzen für Überzahlungen bewegt. Eine Beschreibung zu Ausbuchungsgrenzen finden Sie in dem Dokument Ausbuchungsprofile.

Für die automatischen Ausbuchungen werden Buchungen auf den Konten erzeugt, die über die Abzugsart  für Unter- bzw. Überzahlungen dem Abzugsprofil des Personenkontos zugeordnet sind.

Sofern keine automatischen Ausbuchungen vorgenommen werden, weil sich beispielsweise die Differenz nicht innerhalb der Ausbuchungsgrenzen bewegt oder das verwendete Ausbuchungsprofil keine Ausbuchungsgrenzen enthält, muss die Buchung manuell bearbeitet werden. Eine Beschreibung dazu finden Sie in der Dokumentation Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung.

Enthält ein Beleg Dimensionen (z.B. Kostenstellen) ist zu beachten, dass für die Ausbuchung die Kostenstelle aus der verwendeten Abzugsart herangezogen wird. Die Kostenstelle aus der Kostenart des Ausbuchungskontos wird für diese Buchung nicht berücksichtigt.

Buchungsdialog

Nach der Erfassung eines Zahlbeleges stoßen Sie die Ermittlung des Ausbuchungsbetrages entweder durch das Speichern des Beleges oder über die Aktion [Automatische Ausbuchungen] in der Aktionsrolle an. In beiden Fällen wird  eine Ausbuchungszeile über die Höhe der Differenz erstellt.

Sofern für den Buchungsdialog das automatische Buchen aktiviert ist, wird mit der Aktion [Automatische Ausbuchungen] gleichzeitig  die Verbuchung des Beleges angestoßen, wenn der Beleg ausgeglichen ist.

Sind einer Zahlung mehrere offene Posten zugeordnet, wird für jeden offenen Posten eine Ausbuchungszeile erstellt. Der jeweilige Ausbuchungsbetrag wird dabei anteilig ermittelt. Die Vorgehensweise entnehmen Sie dem folgenden Beispiel.

Automatische Ausbuchung bei Unterzahlung

Diesem Beispiel liegt der Zahlungseingang des Debitor 1000 über 3.499,00 Euro zugrunde. Mit der Zahlung soll eine Ausgangsrechnung in Höhe von 2.000,00 Euro und eine Ausgangsrechnung in Höhe von 1.500,00 Euro ausgeglichen werden. Dem Debitor ist ein Ausbuchungsprofil zugeordnet, in dem die Ausbuchungsgrenze für Unterzahlungen mit einem Betrag bis 2,00 Euro festgelegt ist. Ein Prozentsatz ist in diesem Profil nicht angegeben, sodass nur der Betrag für die automatische Ausbuchung berücksichtigt wird.

Im Buchungsdialog wird zunächst auf dem Bankkonto 1201 der Zahlungseingang über 3.499,00 Euro im Soll und dem Debitor 1000 als Gegenkonto erfasst. Diesem Zahlungseingang werden anschließend die offene Posten 202401RA13007 und 202401RA13008 zugeordnet. Eine ausführliche Anleitung zur Erfassung von Zahlungen finden Sie in dem Dokument Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung.

Nach der Zuordnung der offenen Posten stellt sich der Beleg im Buchungsdialog wie folgt dar:

Zu diesem Zeitpunkt ist die Erfassung abgeschlossen und der Beleg wird gespeichert. Das Speichern des Beleges löst eine Reihe von Prüfungen aus, bei der auch die hier vorliegende Unterzahlung in Höhe von 1,00 Euro festgestellt wird.

Da die Zahlungsdifferenz innerhalb der festgelegten Ausbuchungsgrenzen für Unterzahlungen liegt, werden automatisch Ausbuchungspositionen auf dem Ausbuchungskonto erstellt, das dem Personenkonto über die Abzugsart für Unterzahlungen zugeordnet ist (hier Konto 3701).

Die Höhe der einzelnen Ausbuchungsbeträge wird anhand des Zahlbetrages, der Summe der zugeordneten offenen Posten und der daraus resultierenden Differenz anteilig ermittelt.

Mit den automatisch erstellten Ausbuchungspositionen ist der Beleg ausgeglichen und die Verbuchung wird über den Button [Buchung Buchen] oder [Buchen und neu beginnen] angestoßen.

Beim Buchen eines solchen Beleges erhalten Sie den Hinweis, dass mit dem Beleg automatische Ausbuchungen durchgeführt werden. Diese Buchungen können Sie sich unter der Sicht Kontobewegungen/Buchungsjournal in der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung ansehen.

Für den Beispielbeleg 202401BK13006 sind aufgrund der automatischen Ausbuchungen folgende Buchungen entstanden:

Auf dem Debitor 1000 wurde zusätzlich zum Zahlungseingang für den offenen Posten 202401RA13007 der Ausbuchungsbetrag von 0,57 Euro brutto im Haben und 0,48 Euro netto im Soll auf dem Ausbuchungskonto 3701 gebucht. Auf dem Steuerkonto 1770 wurden 0,09 Euro Steuer im Soll gebucht.

Für den offenen Posten 202401RA13008 wurde auf dem Debitor 1000 der Ausbuchungsbetrag von 0,43 Euro brutto im Haben und 0,36 Euro netto im Soll auf dem Ausbuchungskonto 3701 gebucht. Auf dem Steuerkonto 1770 wurden 0,07 Euro Steuer im Soll gebucht.

Der Steuerschlüssel zur Ermittlung des Steuerbetrages wird aus dem jeweiligen zugeordneten offenen Posten herangezogen.

Automatisches Bankenbuchen ABB

Auch bei der Verarbeitung von Zahlungen für Debitoren und Kreditoren im ABB können geringfügige Zahlungsdifferenzen automatisch ausgebucht werden.

Wie in der Dokumentation Automatische Bankbuchungen beschrieben, muss nach dem Import eines Kontoauszuges dieser vervollständigt werden. Über die Aktion [Auszug vervollständigen] werden den Auszugspositionen die Buchungsdefinitionen, Konten und offene Posten zugeordnet sowie die Buchbarkeit der Belege kontrolliert. Dabei wird auch geprüft, ob der Zahlbetrag einer Auszugsposition mit dem Gesamtbetrag aller ihr zugeordneten offenen Posten übereinstimmt.

Besteht eine Differenz, wird nun zusätzlich geprüft, ob diese Differenz innerhalb der Ausbuchungsgrenzen des zugeordneten Ausbuchungsprofils liegt. Ist dies der Fall, wird für die  Auszugsposition automatisch eine Ausbuchungszeile in Höhe des Differenzbetrages erstellt. Sind der Position mehrere offene Posten zugeordnet, wird auch hier analog zum Buchungsdialog automatisch eine Ausbuchungszeile für jeden offenen Posten anteilig erstellt.

Mit der Aktion [Auszug Buchen] wird auch automatisch die Ausbuchung der Differenz für die Auszugsposition vorgenommen.

Liegt die Differenz außerhalb der Ausbuchungsgrenzen, kann für die Auszugsposition eine Ausbuchung nur manuell im Buchungsdialog erfasst werden.