Der Karteireiter Allgemeines in der Basis enthält u. a. Informationen zu den beteiligten Per­sonen und Organisationen sowie zu Datums- und Fristangaben.

Die Felder im Einzelnen:

• Name / Adresse – Die Felder Name und Adresse werden vom System automatisch ge­füllt (aus dem Vorgängerbeleg oder aus den Partner-Stamm­daten).
  Hinweis

  In diesen Feldern geänderte Da­ten werden nur im Auftrag gespeichert, nicht in den Partner-Stamm­daten.
  Hat sich in den Stammdaten der Name oder die Adresse geändert, dann können die aktuellen Daten über den Aktualisieren-Button rechts neben dem Feld Name in den Beleg übernommen werden.

• zu Händen – Ein Ansprechpartner beim Auftraggeber kann unter zu Händen ausgewählt, geändert oder frei erfasst werden. Dabei wird aus den Partner-Stammdaten des Auftraggebers ggf. ein Vertriebs-Ansprechpart­ner als Vorschlagswert angezeigt.
  Der Ansprechpartner wird ggf. aus dem mit dem Auftrag verbundenen Angebot oder aus der Kunden-Rücksendung als Vorschlagswert übernommen.
  Weitere Informationen zur Funktionalität dieses Feldes und den möglichen Vorgehensweisen entneh­men Sie bitte dieser Dokumentation: Feld “zu Händen”
• Fremdbelegnummer und -datum – Dies sind frei verwendbare Felder für externe Beleg­informationen. Sie kön­nen sie z. B. verwenden, wenn Sie die Auftragsidenti­fi­ka­tion sowie das Auftragsdatum Ihres Kunden erfas­sen möchten.
  Die in diesen Feldern erfassten Daten dienen nur zur Information und zur Suche, z. B. in einer Cockpit-Anwendung. Sie haben keine weiteren Auswirkungen im Sys­tem.
  Hinweis

  Die Daten, die Sie in diesen Feldern erfassen, erzeu­gen keine Belegreferenzen.

• Erfassungsdatum – Das Erfassungsdatum ist das Datum, an dem der Ver­triebsauftrag erfasst wurde. Das System trägt au­tomatisch das aktuelle Datum ein. Es kann geändert werden, wenn dies z. B. für Auswertun­gen und Statistiken sinnvoll ist.
• Wunschtermin – Der Wunschtermin bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem Ihr Kunde die Lieferung der Artikel erwartet. Der Wunschtermin wird ggf. aus dem Vertriebsan­gebot als Vorschlagswert übernommen. Andernfalls schlägt das System ein Datum vor, das sich aus der Einstellung im Feld Wunschtermin-Berechnung in der verwendeten Vertriebs-Auftragsart ergibt.
  Dieses Feld wird mit der Terminart angezeigt, die in den Stammdaten des Auftraggebers festgelegt wurde. Die Terminart bestimmt u. a. eine Genauigkeit für Ter­minangaben in Form eines festgelegten Zeitraums von z. B. Tagen oder Kalenderwochen. Diese Terminart kann nicht verändert werden. Sie müssen den Wunschtermin in dieser vorgegebenen Terminart erfassen, z. B. als einen bestimmten Kalendertag, eine Kalenderwoche oder einen Mo­nat. Wenn Sie einen Termin in einer anderen Terminart eingeben, dann wird Ihre Eingabe beim Prüfen automatisch in das zulässige Format umgewandelt.
• Zuständiger Mitarbeiter – Als Ansprechpartner im eigenen Haus können Sie in diesem Feld einen Mitarbeiter wählen. Er muss als Partner mit der Rolle „Mitarbeiter“ erfasst und dadurch dem eigenen Unternehmen zugeordnet sein.
  Der zuständige Mitarbeiter wird ggf. aus dem Ange­bot oder der Kunden-Rücksendung als Vorschlagswert übernommen.
  Ermittlung des Vorschlagswerts:
  Das System prüft, ob der aktuelle Benutzer, der den Vertriebsauftrag gerade bear­beitet, einem internen Mitarbeiter zugeordnet ist.
  Relevant ist dabei die aktuell ver­wendete Datenbank. Das System führt alle Stamm- und Bewegungsdaten für die betriebswirt­schaftlichen Anwendungen pro Unternehmen in ei­ner Online-Transaction-Processing (OLTP)–Daten­bank. Auch die Mitarbeiter des Unternehmens wer­den in dieser OLTP-Datenbank als Stammdaten er­fasst.
  Wenn in der aktuell verwendeten OLTP-Datenbank ein interner Mitarbeiter gefunden wird, dem der aktuelle Benutzer zugeordnet ist, dann wird dieser Mitarbeiter in diesem Feld als Vorschlagswert ange­zeigt. Er kann geändert werden.
• Vertreter – Der Vertreter ist ein provisionsberechtigter Partner. Bis zu drei Vertreter können einem Vertriebsauftrag zugeordnet werden. Als Vertreter sind generell alle Partner zulässig, die in ihren Partner-Stammdaten als „Vertreter“ gekennzeichnet sind. Ist der relevante Partner ein Pseudo-Kun­de, dann kann der Vertreter frei zugeordnet wer­den.
  Für die Zuordnung des Vertreters ist der in der Auf­tragsart unter Vertreterherkunft gewählte Partner relevant:
  • Auftraggeber
  • Lieferempfänger
  • Rechnungsempfänger

  Das System zeigt ggf. als Vorschlagswert den in den Stammdaten des relevanten Partners zugeord­neten Vertreter an. Sind dort mehrere Vertreter zu­geordnet, dann übernimmt das System maximal die ersten drei Vertreter. Sie können den Vorschlags­wert ersetzen und jederzeit andere zulässige Ver­treter wählen.
  Stammt der Vertriebsauftrag aus einer Kunden-Rücksendung, dann werden die Vertreter aus der Kunden-Rücksendung als Vorschlagswert übernommen.

• Bestätigung erforderlich (Checkbox) – Ein Kunde wünscht evtl. eine Bestätigung des Auf­tragsumfangs und der Bedingungen. Legen Sie dann mit dieser Funktion fest, dass eine Auftragsbestätigung erforderlich ist.
  Wenn die Funktion Bestätigung erforderlich aktiviert ist, kann der Auftrag nur dann über Aktio­nen weiterbearbeitet und die Folgebelege erzeugt werden, wenn mindestens eine Auftragsbestätigung vorhanden ist.
  Diese Auswahl wird aus einem Vertriebsangebot übernommen, wenn der Auftrag daraus erzeugt wurde. Sonst wird der Vorschlagswert ggf. aus den Partner-Stammdaten des Kunden übernommen.
  Wurde eine Auftragsart mit dem Typ Rücksendungsgutschrift verwendet, dann ist diese Funktion nicht einstellbar.