Funktion: Vertriebsdokumente

Mit der Funktion Vertriebsdokumente können Sie Doku­mentarten und Dokument-Verknüpfungsarten für Vertriebs­belegdokumente hinterlegen.

Technische Informationen

  • Bezeichnung: Vertriebsdokumente
  • Technischer Name: com.cisag.app.documentmanagement.SalesDocuments
  • Verfügbar ab: Release 4
  • Notwendige Lizenz: keine
  • Deaktivierbar: nein
  • Relevant für: Vertriebsorganisation, Mandant

Karteireiter Einstellungen

Die Dokument-Verknüpfungsarten sind für die Ablage der Belegdokumente im Dokumenten-Management und als Klassifizie­rungsmerkmal relevant.

Die Felder im Einzelnen:

Hinweis
Wenn keine Dokument-Verknüpfungsart hinterlegt wurde, dann kann das System keine Verknüpfung erzeugen. Wenn Sie z. B. keine Dokument-Ver­knüp­fungsart für Aufträge hinterlegt haben, dann wird ein Belegdoku­ment nicht mit dem zugehörigen Vertriebsauftrag, son­dern evtl. nur mit dem Auftraggeber verknüpft.

Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge – Ordnen Sie bei Bedarf jeweils eine Dokument-Ver­knüpfungsart zu. Über die Dokument-Verknüp­fungs­arten werden die zu den Vertriebsbelegen erzeugten Dokumente mit den jeweiligen Business Entitys verknüpft. Die Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge ver­bin­det Vertriebsaufträge mit den erzeugten Beleg­dokumenten.

Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente – Ordnen Sie bei Bedarf jeweils eine Dokument-Ver­knüpfungsart zu. Über die Dokument-Verknüp­fungs­arten werden die zu den Vertriebsbelegen erzeugten Dokumente mit den jeweiligen Business Entitys verknüpft. Die Dokument-Verknüpfungsart für Belege ist für alle anderen Vertriebsbelege außer Vertriebs­auf­trä­gen relevant. Sie verbindet den jeweils auszu­ge­benden und abzulegenden Beleg mit den erzeugten Belegdokumenten.

Beispiel
Wenn eine Rechnung erzeugt wird, dann wird gleichzeitig ein Belegdokument er­zeugt und als Dokument-Datei im zuvor definierten For­mat, z. B. pdf, im Doku­menten-Management abgelegt. Dabei wird das Dokument auto­ma­tisch mit der Dokument-Datei und dem Beleg, in diesem Beispiel der Rechnung, verknüpft.

Dokument-Verknüpfungsart für Partner – Ordnen Sie bei Bedarf jeweils eine Dokument-Ver­knüpfungsart zu. Über die Dokument-Verknüp­fungs­arten werden die zu den Vertriebsbelegen erzeugten Dokumente mit den jeweiligen Business Entitys verknüpft. Die Dokument-Verknüpfungsart für Partner verbin­det den adressierten Partner (Auftraggeber, Kon­traktpartner, etc.) mit den erzeugten Be­leg­dokumenten.

Tabelle der Belegdokumente des Vertriebs

In einer Tabelle können Sie für die verschiedenen Belegtypen des Vertriebs jeweils eine Dokumentart hinterlegen. Die Angabe einer Doku­mentart ist erforderlich, damit die Belegdokumente mit dem Dokumenten-Management geführt und im Knowledge Store gespeichert werden können.

Pro Belegdokument wird eine Zeile mit den folgenden Spalten angezeigt:

Belegdokument – Für die folgenden Belegdokumente im Vertrieb hinterlegen Sie in dieser Zeile jeweils eine Dokumentart. Diese wird vom System beim Erzeugen der Belegdokumente und bei der Ablage im Dokumenten-Management verwendet. Folgende Belegdokumente stehen zur Verfügung:

  • Kontraktbestätigung
  • Angebot
  • Auftragsbestätigung
  • Anzahlungsanforderung
  • Lieferschein
  • Pro-forma-Rechnung
  • Ausgangsrechnung
  • Rücksendungsbeleg
  • Abholschein

Dokumentart – Pro angezeigtem Belegdokument können Sie in dieser Spalte jeweils eine Dokumentart hinter­le­gen. Diese wird vom System beim Erzeugen der Belegdokumente und bei der Ablage im Doku­men­ten-Management verwendet.

Weitere Informationen zu den Dokumentarten finden Sie in der Dokumentation Dokumentarten.

Hinweis
Bitte beachten Sie, dass Dokumentarten, die den Vertriebsbelegen zugeordnet werden sollen, keine Feldarten (benutzerdefinierte Felder) zur Ver­schlag­wor­tung verwenden dürfen. Die Verwendung von Feldarten hat zur Folge, dass die Doku­mente im Dokumenten-Management nicht automatisch erzeugt werden können. Überprüfen Sie ggf. die zugeordneten Dokumentarten in der gleichnamigen Anwendung. Wenn im Arbeitsbereich Feldnamen zur Verschlagwortung als Pflichtfeld definiert sind, ordnen Sie den Belegen eine andere Dokumentart zu.

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