Die Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung bietet die Möglichkeit verschiedene Buchungsvorgänge im Dialog zu erfassen und zu buchen. Jeder Buchungsvorgang wird unter einer Belegart erfasst, die über den zugeordneten Belegtyp die generelle Art der Buchung festgelegt. Sie können beispielsweise Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und manuelle EB-Buchungen erfassen oder Sammelkontoumbuchungen und manuelle Währungsneubewertungen vornehmen. Abhängig von der Art der jeweiligen Buchung sind dabei unterschiedliche Vorgehensweisen und Aktionen erforderlich.

In dieser Dokumentation sind die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte und Beispiele zu den unterschiedlichen Buchungsvorgängen, z. B. wie Sie einen Rechnungsausgang oder Zahlungseingang erfassen und bearbeiten. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Sie periodische Buchungen erfassen und Musterbelege erstellen und verwenden. Die Beschreibung der einzelnen Buchungsvorgänge beschränkt sich dabei auf die jeweils notwendigen Eingaben.

Die Beschreibung der einzelnen Karteireiter und Felder der Anwendung finden Sie in dem Dokument Buchen Finanzbuchhaltung.

Informationen über Einstellungen für den Buchungsdialog erhalten Sie in dem Dokument Einführung: Buchen Finanzbuchhaltung.

Allgemeine Vorgehensweisen

In diesem Kapitel sind zunächst die Vorgehensweisen beschrieben, die für alle Buchungsvorgänge gelten. Die Vorgehensweisen zur Erfassung der unterschiedlichen Buchungsvorgänge finden Sie in dem Kapitel Buchungsvorgänge.

Buchungen können neu erfasst oder aus einer bestehenden Buchung dupliziert werden. Vorhandene Buchungen können bearbeitet, gelöscht, zurückgestellt oder storniert werden.

Eine bestehende Buchung kann über die Navigationsleiste der Anwendung gesucht und ausgewählt werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit, über die Anwendung Cockpit: Erfasste Buchungen Finanzbuchhaltung eine Buchung zur Bearbeitung im Buchungsdialog auszuwählen.

Neue Buchung erfassen

1. Öffnen des Buchungsdialogs – Gehen Sie über das Standardmenü in das Framework Finanzbuchhaltung und wählen die Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung aus
2. Auswählen einer Belegart – Geben Sie die Belegart an, für die Sie eine Buchung erfassen wollen. Die zu verwendende Belegart ist über die Wertehilfe des Feldes Belegart auswählbar.
3. Erfassen einer Buchung – Über den Button [Neu] in der Standardsymbolleiste wählen Sie die Funktion Neu aus. In den verfügbaren Feldern des Buchungseditors können Sie die neue Buchung erfassen. Sind Ihnen einzugebende Stammdaten, wie z. B. die Kontonummer, der Steuerschlüssel, die Kostenstelle usw. nicht bekannt, können Sie diese über die Wertehilfe des entsprechenden Feldes suchen. Fehlende Stammdaten können Sie direkt aus der Erfassung heraus in der jeweilgen Stammdatenanwendung neu anlegen.
4. Buchung übernehmen – Sind die Daten vollständig eingegeben, übernehmen Sie die Buchung in die Buchungspositionstabelle. Betätigen Sie hierzu den Button [Übernehmen] oder die Eingabetaste.
5. Buchung speichern – Sofern die Erfassung der Buchung abgeschlossen ist, speichern Sie die Buchung. Betätigen Sie dazu den Button [Speichern] in der Standardsymbolleiste.
6. Buchung buchen – Nach dem Speichern der Buchung können Sie die Buchung über die Aktionsrolle buchen (Aktion [Beleg buchen]) und ggf. sofort mit der Erfassung einer neuen Buchung beginnen (Aktion [Buchen und neue beginnen]). Eine Beschreibung dieser Aktionen finden Sie in dem Dokument Buchen Finanzbuchhaltung unter dem Kapitel Anwendungsbezogene Aktionen.

Buchung duplizieren

Sie können eine neue Buchung aus einer bestehenden Buchung duplizieren, wenn beispielsweise in der neuen Buchung nur einzelne Angaben zu ändern sind.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie den Buchungsdialog
2. Öffnen Sie die bestehende Buchung, die Sie duplizieren möchten
3. Wählen Sie über den Button [Neu] die Funktion
   • Duplizieren, um aus einer bestehenden Buchung eine neue Buchung mit der gleichen Belegart zu duplizieren
   • Duplizieren erweitert, um aus einer bestehenden Buchung eine neue Buchung mit einer anderen Belegart des gleichen Belegtyps zu duplizieren. Bei dieser Funktion öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Belegart angeben, in die die bestehende Buchung dupliziert werden soll.
4. Das System erzeugt eine neue Buchung mit den Daten der vorhandenen Buchung in Abhängigkeit von den  Einstellungen in der Belegart.
5. Übernehmen Sie die zu bearbeitende Buchungszeile aus der Buchungspositionstabelle mit Doppelklick in den Buchungseditor
6. Ändern oder ergänzen Sie die Daten der Buchung entsprechend des zu buchenden Belegs
7. Übernehmen Sie die neue Buchung in die Buchungspositionstabelle. Betätigen Sie hierzu den Button [Übernehmen] oder die Eingabetaste.
8. Speichern Sie die neue Buchung über den Button [Speichern]
9. Buchen Sie die neue Buchung entweder mit der Aktion [Beleg buchen] oder der Aktion [Buchen und neue beginnen]

Buchung bearbeiten

Die Bearbeitung bzw. Änderung einer Buchung ist nur möglich, solange diese noch nicht gebucht ist. Eine Buchung zu ändern kann aus unterschiedlichen Gründen erforderlich sein, z. B. um eine andere Kostenstelle zuzuordnen, die Zahlungskonditionen zu korrigieren oder eine zurückgestellte Buchung zu buchen.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie den Buchungsdialog
2. Öffnen Sie die bestehende Buchung, die Sie bearbeiten möchten
   ⇒ In der Buchungspositionstabelle wird Ihnen die Buchung angezeigt
3. Wählen Sie die zu bearbeitende Buchungsposition durch Doppelklick in den Buchungseditor oder erfassen Sie dort eine neue Buchungsposition. Über den Button [Löschen] in der Menü-Leiste des Buchungseditors können Sie die ausgewählte Position löschen.
4. Übernehmen Sie die Änderungen der bestehenden Buchungsposition bzw. die neu erfasste Buchungsposition in die Positionstabelle. Betätigen Sie dazu den Button [Übernehmen] oder die Eingabetaste.
5. Speichern Sie die Buchung ggf. über den Button [Speichern] in der Standardsymbolleiste
   ⇒ Bei einem zurückgestellten Beleg wird der Status der Buchung auf den Wert In Erfassung geändert
6. Buchen Sie den Beleg entweder mit der Aktion [Beleg buchen] oder der Aktion [Buchen und neue beginnen]

Buchung löschen

Buchungen die gespeichert aber noch nicht gebucht worden sind, können Sie im Buchungsdialog löschen.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie den Buchungsdialog
2. Öffnen Sie die bestehende Buchung, die Sie löschen möchten
3. Betätigen Sie den Button [Löschen] in der Standardsymbolleiste
4. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Löschvorgang über den Button [OK] bestätigen

Buchung zurückstellen

Gespeicherte Buchungen können für eine spätere Bearbeitung zurückgestellt werden. Das Zurückstellen einer Buchung erfolgt über die Aktionsrolle mit der Aktion [Beleg zurückstellen] oder [Zurückstellen und neue beginnen].

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie den Buchungsdialog
2. Öffnen Sie die bestehende Buchung, die Sie zurückstellen möchten
3. Wählen Sie über die Aktionsrolle die Aktion [Beleg zurückstellen] oder [Zurückstellen und neue beginnen]
   ⇒ Das System ändert den Status der Buchung auf den Wert Zurückgestellter Beleg und Sie können ggf. mit einer neuen Buchung beginnen

Weitere Informationen zu dieser Aktion finden Sie in dem Dokument Buchen Finanzbuchhaltung.

Buchung stornieren

Eine bereits gebuchte Buchung stornieren Sie mit der Aktion [Stornieren] über die Aktionsrolle.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie den Buchungsdialog
2. Öffnen Sie die bestehende Buchung, die Sie stornieren möchten
3. Wählen Sie über die Aktionsrolle die Aktion [Stornieren]
   ⇒ Das System ändert den Status der Buchung auf den Wert In Erfassung
4. Speichern Sie den Beleg
5. Buchen Sie den Beleg entweder mit der Aktion [Beleg buchen] oder der Aktion [Buchen und neue beginnen]

Weitere Informationen zu dieser Aktion finden Sie in dem Dokument Buchen Finanzbuchhaltung.

Buchungsvorgänge

In diesem Kapitel sind verschiedene Buchungsvorgänge beschrieben. Hier erfahren Sie unter anderem, wie Sie bei der Erfassung einer einfachen Ausgangsrechnung, einer Rechnung im Steuersplitt, einer Gutschrift, einer Zahlung oder einer OP-Verrechnung vorgehen.

Grundsätzlich gilt für alle Buchungsvorgänge die Vorgehensweise, wie Sie im Kapitel Allgemeine Vorgehensweisen beschrieben ist. Darüber hinaus erfordern einige Buchungsvorgänge weitere Arbeitsschritte und Aktionen, z. B. die Zuordnung von offenen Posten.

Rechnungen

Um eine Rechnung zu erfassen, wählen Sie eine Belegart vom Typ Rechnungen aus. Sie können eine Belegart vom Typ Rechnungen sowohl für Rechnungseingänge als auch für Rechnungsausgänge verwenden. Über den Belegtyp Rechnungen ist vorgegeben, dass keine reinen Sachbuchungen erfasst werden dürfen. Als Konto in der Führungsbuchung muss immer ein Personenkonto (Debitor oder Kreditor) stehen.

Jede Buchung auf einem Personenkonto ist zwingend mit einem Steuerschlüssel zu erfassen. Über den Steuerschlüssel legen Sie den steuerlichen Sachverhalt fest (z. B. steuerpflichtig zu xx%, steuerfrei 0%, nicht steuerbar, Inland, EU, Drittland etc.). Aufgrund des Steuerschlüssels wird nicht nur die in einer Rechnung enthaltene Steuer ermittelt und auf dem Steuerkonto automatisch verbucht, sondern die steuerlich relevanten Werte (Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag) werden im Formular der Umsatzsteuervoranmeldung in der entsprechenden Zeile ausgewiesen.

Mit dem Buchen eines Rechnungsbeleges wird auf dem jeweiligen Personenkonto ein neuer offener Posten erzeugt.

Sie können eine Rechnung auch als Splittbuchung erfassen. Mit Hilfe einer Splittbuchung lässt sich ein Beleg auf beliebig viele Sachkonten, Dimensionen (Kostenstellen, Kostenträger usw.) oder Steuerschlüssel verteilen. Eine Splittbuchung besteht immer aus einer Führungsbuchung und mindestens einer Auflösungsbuchung. Das Buchungsprogramm kontrolliert die korrekte Auflösung der Buchung, sobald die Buchung über die Aktionsrolle gebucht werden soll. Je Auflösung- bzw. Teilbuchung kann ein eigener Buchungstext erfasst werden, um weitergehende Erklärungen zu einer Buchung zu speichern. Ebenso kann je Auflösungsbuchung entschieden werden, ob diese skontierfähig ist oder nicht.

Enthält der zu buchende Beleg (Rechnung) unterschiedliche Steuersätze, erfassen Sie diesen als Steuersplittbuchung. Der Gesamtbruttobetrag muss hierbei durch mehrere Gegenbuchungen aufgelöst werden. Wie bei der Splittbuchung zuvor, können Sie auch bei der Steuersplittbuchung mit unterschiedlichen Gegenkonten oder Dimensionen (Kotenstellen, Kostenträger usw.) buchen.

Über Belegarten vom Typ Rechnungen können Sie Rechnungsausgänge und Rechnungseingänge in Fremdwährung erfassen. Dabei kann jede Rechnung in Fremdwährung auch als Splittbuchung erfasst werden.

Die jeweilige Fremdwährung muss als Stammdatensatz angelegt sein. Des Weiteren ist es erforderlich Wechselkurse für die Fremdwährung zu hinterlegen, da bei der Erfassung von Fremdwährungsbuchungen der Kurs nicht angegeben werden muss. Dieser wird aufgrund des Belegdatums und der verwendeten Wechselkursverwendung vom System ermittelt. Wird ein Kurs angegeben, muss dieser in allen Teilbuchungen des Beleges gleich sein. Ausführliche Informationen zu Währungen, Wechselkursen und Wechselkursverwendungen finden Sie in den Dokumentationen der jeweiligen Stammdatenanwendung.

Das Dokument Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung/Beispiele für Rechnungen beschreibt anhand von Beispielen und Vorgehensweisen wie Sie unterschiedliche Rechnungsbelege im Buchungsdialog erfassen.

Zahlungen

Die Erfassung von Zahlungen erfolgt über eine Belegart vom Typ Zahlungen. Sie können eine Belegart vom Typ Zahlungen sowohl für Zahlungseingänge als auch für Zahlungsausgänge verwenden. Über den Belegtyp Zahlungen ist vorgegeben, dass keine reinen Sachbuchungen erfasst werden dürfen. Bei der Erfassung eines Zahlungsbeleges ordnen Sie die von der Zahlung betroffenen Rechnungen über den OP-Zuordnungsdialog zu, um diese mit der Zahlung zu begleichen.

Der Aufruf des Zuordnungsdialoges erfolgt automatisch, sofern in der verwendeten Belegart die entsprechende Einstellung festgelegt ist. Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Belegarten Finanzbuchhaltung. Alternativ gelangen Sie in den Zuordnungsdialog über die Tastenkombination (Shortcut) [Alt+Pfeil-nach-unten] im Feld OP-Zuordnung unter dem gleichnamigen Karteireiter.

Der Zuordnungsdialog bietet alle offenen Posten des angegebenen Personenkontos zur Auswahl an, die nicht in einem Zahlungsvorschlag eingebunden sind. Die ausgewählten offenen Posten können bei eventuellen Zahlungsdifferenzen bearbeitet werden. Erfolgt die Zahlung innerhalb der Fristen z. B. für gewährte Skonti, wird dieses bei der Zuordnung automatisch berücksichtigt. Eine ausführliche Beschreibung des Zuordnungsdialoges finden Sie in dem Dokument OP-Zuordnungsdialog.

Bestehen Zahlungsdifferenzen zwischen den ausgewählten offenen Posten und dem Gesamtzahlungsbetrag, sind unterschiedliche Vorgehensweisen möglich, um auf Zahlungsdifferenzen zu reagieren.

Handelt es sich um geringfügige Differenzen, können diese beim Buchen der Zahlung automatisch ausgebucht werden. Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie in der Dokumentation Automatische Ausbuchungen. Dieses Dokument informiert Sie u. a. über die notwendigen Einstellungen, um geringfügige Differenzen automatisch auszubuchen.

Ist keine automatische Ausbuchung möglich, können Sie für die betroffenen offenen Posten eine Ausbuchungsposition oder eine allgemeine Ausbuchung in der Höhe der jeweiligen Differenz erfassen, um diese mit der Buchung des Belegs auszubuchen.

Wird keine Ausbuchung der Differenz vorgenommen, bleibt der offene Posten mit dem Differenzbetrag als Saldo bestehen.

Das Dokument Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung/Beispiele für Zahlungen beschreibt anhand von Beispielen und Vorgehensweisen wie Sie Zahlungseingänge im Buchungsdialog erfassen.

Gutschriften

Gutschriften erfassen Sie mit Belegarten vom Typ Gutschrift. Sie können Gutschriften entweder mit einem negativen Betrag oder mit dem entsprechend umgekehrten Soll/Haben-Kennzeichen erfassen. Dabei können Sie eine Gutschrift direkt einer bestehenden Rechnung zuordnen und diese damit ausziffern.

Erfassen Sie Gutschriften ohne diese einer Rechnung zuzuordnen, wird ein neuer offener Posten für das Personenkonto erzeugt. Dieser kann zu einem späteren Zeitpunkt über die Funktion OP-Verrechnung mit der entsprechenden Rechnung verrechnet (ausgeziffert) werden. Eine Beschreibung finden Sie unter dem Abschnitt OP-Verrechnung.

Das Dokument Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung/Beispiele für Gutschriften beschreibt anhand von Beispielen und Vorgehensweisen wie Sie Gutschriften im Buchungsdialog erfassen.

OP-Verrechnung

Über die Funktion der OP-Verrechnung werden offene Posten miteinander verrechnet. Die OP-Verrechnung ist sowohl für offene Posten von Personenkonten als auch für offene Posten von Sachkonten möglich. Sie können z. B. Rechnungen mit Gutschriften und Zahlungen eines Debitors oder Kreditors verrechnen.

Um OP-Verrechnungen zu erfassen, müssen Sie Belegarten vom Typ OP-Verrechnung verwenden. Die zu verrechnenden offenen Posten ordnen Sie dem Verrechnungsbeleg über den OP-Zuordnungsdialog zu. Dieser bietet alle offenen Posten des angegebenen Sachkontos oder Personenkontos zur Auswahl an. Die ausgewählten offenen Posten können im Zuordnungsdialog bearbeitet werden. Eine ausführliche Beschreibung des Zuordnungsdialoges finden Sie in der Dokumentation OP-Zuordnungsdialog.

Die Beträge innerhalb des Verrechnungsbeleges müssen sich gegenseitig aufheben bzw. Null ergeben. Bestehende Differenzen, wenn beispielsweise offene Posten mit unterschiedlichen Beträgen miteinander verrechnet werden sollen, können mit dem Verrechnungsbeleg ausgebucht werden.

Das Dokument Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung/Beispiele zur OP-Verrechnungen beschreibt anhand von Beispielen und Vorgehensweisen wie Sie Verrechnungsbelege im Buchungsdialog erfassen.

OP-Aufteilung

Mit einer Belegart vom Typ OP-Aufteilung können Sie einen offenen Posten auf mehrere Teilbeträge aufteilen. OP-Aufteilungen können nur für offene Posten von Personenkonten vorgenommen werden. Eine Aufteilung kann z. B. erforderlich sein, wenn ein offener Posten in mehreren Raten beglichen werden soll. Dabei können Sie für jeden Teilbetrag die Nettofälligkeit individuell anpassen. Dies bietet Ihnen auch die Möglichkeit einzelne Teilbeträge entsprechend ihrer Fälligkeit zu mahnen.

Vorgehensweise

1. Wählen Sie im Buchungsdialog die gewünschte Belegart vom Typ OP-Aufteilung aus und beginnen über den Button [Neu] eine neue Buchung
2. Erfassen Sie zunächst die Führungsbuchung. Geben Sie dazu eine Belegnummer und das Belegdatum in die entsprechenden Felder ein.
3. Für das Feld Konto wählen Sie das Buchhaltungskennzeichen Debitor oder Kreditor aus und erfassen die Partnernummer entsprechend dem Buchhaltungskennzeichen
4. Im Feld OP-Nummer geben Sie die Nummer des offenen Postens an, der in mehrere Teilbeträge aufgeteilt werden soll. Alternativ können Sie den gewünschten offenen Posten über den OP-Zuordnungsdialog auswählen und zuordnen. In den Zuordnungsdialog gelangen Sie über die Tastenkombination (Shortcut) [Alt+Pfeil-nach-unten] im Feld OP-Nummer.
5. Übernehmen Sie die Buchung mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Positionstabelle
   ⇒ Im Buchungseditor wird eine neu Position (Teilbuchung) zur Verfügung gestellt
6. Im Feld Buchungsbetrag wird der Betrag vorgeschlagen, der noch aufgeteilt werden muss. Ändern Sie diesen Betrag in den entsprechenden Teilbetrag für die Position ab.
7. Geben Sie die Nettofälligkeit für diesen Teilbetrag an. Dies kann entweder durch eine Anzahl von Tagen oder durch eine Datumsangabe erfolgen.
8. Zu diesem Zeitpunkt sind alle erforderlichen Angaben für die Teilbuchung vorhanden. Ergänzend können Sie nun noch einen OP-Text für weitergehende Informationen erfassen.
9. Übernehmen Sie die Teilbuchung mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Buchungspositionstabelle
   ⇒ Damit wird im Buchungseditor eine neue Position für die nächste Teilbuchung erzeugt in welcher der Restbetrag vorgeschlagen wird
10. Erfassen Sie nun die nächsten Aufteilungsbuchungen in gleicher Weise (beginnend mit Schritt 6) bis der Betrag des offenen Posten komplett aufgeteilt ist

OP-Änderung

Mit Belegarten vom Typ OP-Änderung können Sie Änderungen in offenen Posten vornehmen. Den offenen Posten, den Sie ändern wollen, wählen Sie entweder über den OP-Zuordnungsdialog oder durch die direkte Eingabe der OP-Nummer aus.

Welche Angaben Sie im offenen Posten ändern können, wird über die Einstellung im Auswahlfeld Feld OP-Änderung bestimmt. Folgende Felder können für Änderungen ausgewählt werden:

• OP-Text
• Rechnungslistennummer
• Zahlungsweg
• Zahlsperre
• Abzugssperre
• Mahnstufe
• Mahnunterbrechungsgrund

Vorgehensweise

1. Wählen Sie im Buchungsdialog die gewünschte Belegart vom Typ OP-Änderung aus und beginnen über den Button [Neu] eine neue Buchung
2. Geben Sie eine Belegnummer und das Belegdatum in die entsprechenden Felder ein
3. Für das Feld Konto wählen Sie das Buchhaltungskennzeichen Debitor oder Kreditor aus und erfassen die Partnernummer entsprechend dem Buchhaltungskennzeichen
4. Im Feld OP-Nummer geben Sie die Nummer des offenen Postens an, für den Sie Änderungen vornehmen wollen. Alternativ können Sie den gewünschten offenen Posten über den OP-Zuordnungsdialog auswählen und zuordnen. In den Zuordnungsdialog gelangen Sie über die Tastenkombination (Shortcut) [Alt+Pfeil-nach-unten] im Feld OP-Nummer.
5. Übernehmen Sie die Buchung mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Positionstabelle
   ⇒ Im Buchungseditor wird eine neue Position (Teilbuchung) zur Verfügung gestellt, in der nun das Auswahlfeld Feld OP-Änderung geöffnet ist
6. In diesem Feld wählen Sie das Feld aus, das Sie in dem offenen Posten ändern wollen
   ⇒ Im Buchungseditor wird das entsprechende Feld für die Eingabe geöffnet
7. Nehmen Sie in diesem Feld die Änderung vor
8. Übernehmen Sie die Änderung mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Positionstabelle
9. Sollen weitere Felder geändert werden, wiederholen Sie den Vorgang ab Schritt 6. Für jedes Feld das geändert werden soll ist eine eigene Teilbuchung erforderlich.

Sachbuchungen

Als Sachbuchungen gelten Buchungen, die ausschließlich auf Sachkonten ohne Personenkontenzuordnung gebucht werden. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Korrekturbuchungen, laufende Kosten, Lohnverrechnungen usw. Die Erfassung von reinen Sachbuchungen erfolgt mit Belegarten vom Typ Hauptbuch-Buchung. Buchungen vom Typ Hauptbuch-Buchung können Sie auch in Fremdwährung erfassen oder einen Beleg als Splittbuchung auf beliebig viele Gegenkonten, Kostenrechnungsobjekte oder Steuerschlüssel verteilen.

Sofern in einer Buchung ein Sachkonto angesprochen wird, für das die OP-Verwaltung aktiviert ist, wird die Buchung auf dem Sachkonto als offener Posten geführt.

Verrechnungsbuchungen

Als Verrechnungsbuchung wird beispielsweise ein Beleg erfasst, der diverse S/H-Buchungen beinhaltet. Dabei müssen sich die Soll/Haben-Buchungen gegenseitig aufheben bzw. Null ergeben. Verrechnungsbuchungen in diesem Sinne sind z.B. Lohn- und Gehaltsbuchungen.

Die Erfassung von Verrechnungsbuchungen erfolgt mit Belegarten vom Typ Sach-Verrechnung, in denen das Feld Nullbuchungen erlaubt aktiviert ist. Mit Belegarten dieses Typs kann sowohl auf Sachkonten als auch auf Personenkonten gebucht werden.

Vorgehensweisen

1. Wählen Sie im Buchungsdialog die gewünschte Belegart vom Typ Sach-Verrechnung aus und beginnen über den Button [Neu] eine neue Buchung
2. Erfassen Sie zunächst die Führungsbuchung für den Verrechnungsbeleg. Entnehmen Sie dazu dem Beleg die Belegnummer und das Belegdatum und geben Sie diese in die entsprechenden Felder ein.
3. Die Felder Konto und Betrag müssen in der Führungsbuchung leer bleiben
4. Übernehmen Sie die Führungsbuchung mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Buchungspositionstabelle wollen
   ⇒ Im Buchungseditor wird eine neue Position zur Verfügung gestellt
5. In dem Feld Konto geben Sie die Kontonummer für die erste Teilbuchung an, z. B. das Lohnverrechnungskonto
6. Im Feld Betrag geben Sie den Gesamtbetrag des zu buchenden Beleges an sowie das entsprechende Soll-/Habenkennzeichen
7. Übernehmen Sie die Teilbuchung mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Buchungspositionstabelle
   ⇒ Im Buchungseditor wird eine neue Position zur Verfügung gestellt
8. Erfassen Sie in dem Feld Konto das Konto für die Gegenbuchung aus dem Verrechnungsbeleg (z. B. das Konto einer Lohnbuchung) und geben den für das Konto vorgesehenen Betrag sowie das entsprechende Soll-/Haben-Kennzeichen ein. Zusätzlich können Sie einen Buchungstext zur weiteren Erläuterung der Buchung angeben.
9. Übernehmen Sie die Buchung anschließend in die Buchungspositionstabelle durch betätigen des Pfeil-Button oder der Eingabetaste
   ⇒ Die Buchung wird in der Tabelle angezeigt und kann für Korrekturen mit einem Doppelklick wieder in den Buchungseditor übernommen werden
10. Verfahren Sie ggf. für weitere Buchungen des Verrechnungsbeleges in gleicher Weise (beginnend mit Schritt 7)

Sind alle Buchungen erfasst, muss der Beleg in sich aufgehen. Das heißt, alle Soll- und Habenbuchungen innerhalb des Beleges müssen in Summe Null ergeben.

Manuelle EB-Buchungen

Grundsätzlich ist es nicht erforderlich die Saldenvorträge bzw. die EB-Buchungen manuell zu erfassen. In der Anwendung Geschäftsjahre wird diese Funktion automatisch gesteuert. Über die Aktion [Saldenvortrag] innerhalb der Anwendung Geschäftsjahre werden für alle Sachkonten die Saldenvorträge im neuen Geschäftsjahr gebildet, sofern diese im Sachkontenstamm die Einstellung Saldenvortrag automatisch aufweisen.

Ist nun ein Sachkonto nicht mit der Einstellung Saldenvortrag automatisch versehen, wird es im Rahmen des automatischen Saldovortrags nicht berücksichtigt. In so einem Fall kann es erforderlich sein, die betreffenden Sachkonten manuell vorzutragen.

EB-Buchungen manuell zu erfassen kann auch dann erforderlich sein, wenn beispielsweise die Anlagenwerte in einer extern geführten Anlagenbuchhaltung ermittelt werden.

Die Erfassung manueller EB-Buchungen kann nur über Belegarten vom Typ Eröffnungsbilanzen vorgenommen werden.

Vorgehensweise

1. Wählen Sie im Buchungsdialog die gewünschte Belegart vom Typ Eröffnungsbilanzen aus und beginnen über den Button [Neu] eine neue Buchung
2. Geben Sie die Belegnummer und das Belegdatum in die entsprechenden Felder ein
3. In dem Feld Konto erfassen Sie das Eröffnungsbilanzkonto. Das verwendete Konto muss dabei vom Typ Eröffnungsbilanzkonto manuell sein.
4. Geben Sie in dem Feld Gegenkonto das entsprechende Sachkonto ein. Für dieses Sachkonto muss im Sachkontenstamm die Einstellung Saldenvortrag manuell festgelegt sein.
5. Zu diesem Zeitpunkt sind alle notwendigen Eingaben vorhanden. Sie können jetzt nach Wunsch zusätzliche Angaben, wie z. B. einen Buchungstext erfassen.
6. Übernehmen Sie die Buchung anschließend in die Buchungspositionstabelle durch betätigen des Pfeil-Button oder der Eingabetaste

Sammelkontoumbuchungen

Buchungen auf Debitoren- und Kreditorenkonten werden automatisch auch auf Sachkonten gebucht, die als Forderungs- bzw. Verbindlichkeitssammelkonten klassifiziert sind. Im Partnerstamm ist für jeden Debitor und jeden Kreditor ein Sammelkontenprofil eingetragen, dem die für den Debitor bzw. Kreditor gültigen Sammelkontengruppen und somit die zu bebuchenden Sammelkonten zugeordnet sind.

In den offenen Posten eines Debitors oder Kreditors ist immer eine Sammelkontengruppe gespeichert, die in dem Sammelkontenprofil des entsprechenden Debitors bzw. Kreditors enthalten ist. Im Buchungsdialog können durch manuelle Sammelkontenumbuchungen einzelne offene Posten auf eine andere Sammelkontengruppe umgebucht werden.

Voraussetzungen

Bei Sammelkontenumbuchungen sind folgende Bedingungen und Regeln zu beachten:

• Sammelkontenumbuchungen können nur mit Belegarten vom Typ Sammelkontoumbuchungen vorgenommen werden
• Es können nur die Sammelkontengruppen verwendet werden, die dem Sammelkontenprofil des entsprechenden Partners zugeordnet sind
• Sammelkontenumbuchungen können nur in offenen Buchungsperioden durchgeführt werden
• Sammelkontenumbuchungen erfolgen immer in der 1. Hauswährung
• Sammelkontenumbuchungen werden nur je Debitor bzw. Kreditor vorgenommen, nicht je Regulierer oder Verband
• Im OP-Zuordnungsdialog sind nur die offenen Posten für die Umbuchung auswählbar, deren Buchungsperiode kleiner oder gleich der erfassten Buchungsperiode für die Sammelkontenumbuchung ist
• Gesperrte offene Posten können nicht umgebucht werden
• Es können keine Umbuchungen auf eine Sammelkontengruppe vorgenommen werden, der ein gesperrtes Sammelkonto zugeordnet ist
• Sammelkontenumbuchungen können nicht storniert werden
• Sammelkontenumbuchungen können nicht kontenkreisübergreifend durchgeführt werden

Vorgehensweise

1. Wählen Sie im Buchungsdialog die gewünschte Belegart vom Typ Sammelkontoumbuchungen aus und beginnen über den Button [Neu] eine neue Buchung
2. Geben Sie die Belegnummer und das Belegdatum in die entsprechenden Felder ein. Das Belegdatum muss gleich dem Endedatum der Buchungsperiode sein.
3. Geben Sie die Sammelkontengruppe an, auf die umgebucht werden soll
4. Im Feld Gegenkonto erfassen Sie das Personenkonto, für das die Umbuchung vorgenommen werden soll.
5. Zu diesem Zeitpunkt sind alle nötigen Angaben für die Umbuchung vorhanden. Sie können jetzt nach Wunsch zusätzliche Angaben, wie z. B. einen Buchungstext erfassen.
6. Übernehmen Sie die Buchung mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Positionstabelle
   ⇒ Das Programm wechselt in den Karteireiter OP-Zuordnung
7. Sofern Sie nicht automatisch, aufgrund der Einstellung in der Belegart, in den Zuordnungsdialog gelangen, öffnen Sie diesen über den Shortcut [Alt+Pfeil-nach-unten] im Feld OP-Zuordnung
   ⇒ In dem Dialogfenster werden Ihnen alle offenen Posten des Personenkontos angezeigt, deren Buchungsperiode kleiner oder gleich der angegebenen Buchungsperiode für die Sammelkontenumbuchung ist
8. Markieren Sie die offenen Posten, die auf die neue Sammelkontengruppe umgebucht werden sollen
9. Über den Button [Zuordnen] übernehmen Sie die offenen Posten in die Buchungspositionstabelle der Buchung. Gleichzeitig wird der Zuordnungsdialog geschlossen.
10. Speichern Sie die Buchung, um anschließend mit dem Buchen die Umbuchungen durchzuführen

Manuelle Währungsneubewertung

Durch eine Währungsneubewertung werden Forderungen und Verbindlichkeiten in Fremdwährung oder Parallelwährung neu bewertet. Die Währungsneubewertung wird in der Regel über die Anwendung Cockpit: Währungsneubewertung automatisch durchgeführt und kann in Form einer Fremdwährungsneubewertung oder einer Neubewertung von Parallelwährungen für Debitoren, Kreditoren und Sachkonten vorgenommen werden. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Einführung: Währungsneubewertung.

Darüber hinaus ist auch die manuelle Währungsneubewertung über den Buchungsdialog möglich. Im Buchungsdialog können Sie einzelne offene Posten eines Personenkontos oder den Saldo eines Sachkontos neu bewerten. Die Bewertung erfolgt zum Bewertungsstichtag, der durch das Belegdatum festgelegt ist, das Sie bei der Erfassung vorgeben. Dabei ist zu berücksichtigen, dass eine Neubewertung immer nur zum Monatsende möglich ist. Ob eine Fremdwährungsneubewertung oder eine Neubewertung von Parallelwährungen vorgenommen wird, steuern Sie hier über die angegebene Belegart.

Buchungen für Währungsneubewertungen können Sie neu erfassen oder aus einer bestehenden Buchung duplizieren. Vorhandene Buchungen können bearbeitet und gelöscht werden.

In diesem Kapitel sind die Vorgehensweisen beschrieben, wie Sie eine Fremdwährungsneubewertung und eine Neubewertung von Parallelwährungen erfassen und buchen. Ausführliche Informationen, insbesondere zu den erforderlichen Einstellungen für die manuelle Währungsneubewertung, finden Sie in der Dokumentation Manuelle Währungsneubewertung.

Fremdwährungsneubewertung

Eine manuelle Fremdwährungsneubewertung nehmen Sie mit Belegarten vom Typ Währungsdifferenzbuchung vor. Bei der Neubewertung von offenen Posten beispielsweise wählen Sie die offenen Posten eines Debitors, Kreditors oder eines OP-führenden Sachkontos aus, die per Bewertungsstichtag einen offenen Saldo in der zu bewertenden Fremdwährung aufweisen.

Vorgehensweise

1. Wählen Sie im Buchungsdialog die gewünschte Belegart vom Typ Währungsdifferenzbuchung aus und beginnen über den Button [Neu] eine neue Buchung
2. Geben Sie die Belegnummer und das Belegdatum in die entsprechenden Felder ein. Das Belegdatum stellt den Bewertungsstichtag dar und muss dem letzten Tag der Buchungsperiode entsprechen, in der die Neubewertung vorgenommen werden soll.
3. In den Feldern Konto und Buchungsbetrag sind keine Angaben erforderlich. Diese Felder sind somit auch nicht für die Eingabe freigeschaltet.
4. Im Feld Gegenkonto wählen Sie das Buchhaltungskennzeichen Debitor, Kreditor oder Sachkonto aus und erfassen die Kontonummer entsprechend dem Buchhaltungskennzeichen
5. Geben Sie die Fremdwährung an, die neu bewertet werden soll
6. Zu diesem Zeitpunkt sind alle für die Buchung notwendigen Eingaben vorhanden. Sie können jetzt nach Wunsch zusätzliche Angaben, wie z. B. den Kurs und einen Buchungstext erfassen. Der angegebene Kurs wird als Stichtagskurs für die Neubewertung verwendet. Sofern Sie keinen Kurs angeben, wird dieser aufgrund des Belegdatums und der Wechselkursinformationen aus der Wechselkurstabelle ermittelt.
7. Übernehmen Sie die Buchung mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Positionstabelle
   ⇒ Das Programm wechselt in den Karteireiter OP-Zuordnung
8. Sofern Sie nicht automatisch, aufgrund der Einstellung in der Belegart, in den Zuordnungsdialog gelangen, öffnen Sie diesen über den Shortcut [Alt+Pfeil-nach-unten] im Feld OP-Zuordnung
   ⇒ In dem Dialogfenster werden Ihnen alle offenen Posten des Personenkontos bzw. Sachkontos angezeigt, die zum Bewertungsstichtag in der angegebenen Fremdwährung einen offenen Saldo aufweisen
9. Markieren Sie die offenen Posten, die Sie für die Neubewertung zuordnen wollen
10. Über den Button [Zuordnen] übernehmen Sie die offenen Posten in die Buchungspositionstabelle der Buchung. Gleichzeitig wird der Zuordnungsdialog geschlossen.
11. Beim Buchen des Beleges werden die zugeordneten offenen Posten neu bewertet

Neubewertung von Parallelwährungen

Eine manuelle Neubewertung von Parallelwährungen nehmen Sie mit Belegarten vom Typ Neubewertung Parallelwährung vor. Bei der Neubewertung offener Posten beispielsweise wählen Sie die offenen Posten eines Debitors, Kreditors oder Sachkontos abhängig von der Einstellung für die Bewertungsmethode im Customizing aus. Ausführliche Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Manuelle Währungsneubewertung.

Vorgehensweise

1. Wählen Sie im Buchungsdialog die gewünschte Belegart vom Typ Neubewertung Parallelwährung aus und beginnen über den Button [Neu] eine neue Buchung
2. Geben Sie die Belegnummer und das Belegdatum in die entsprechenden Felder ein. Das Belegdatum stellt den Bewertungsstichtag dar und muss dem letzten Tag der Buchungsperiode entsprechen, in der die Neubewertung vorgenommen werden soll.
3. In den Feldern Konto und Buchungsbetrag sind keine Angaben erforderlich. Diese Felder sind somit auch nicht für die Eingabe freigeschaltet
4. Im Feld Gegenkonto wählen Sie das Buchhaltungskennzeichen Debitor, Kreditor oder Sachkonto aus und erfassen die Kontonummer entsprechend dem Buchhaltungskennzeichen
5. Geben Sie die Parallelwährung an, die neu bewertet werden soll. Es kann hier nur eine Währung angegeben werden, die als gültige parallele Hauswährung der Organisation angelegt ist.
6. Geben Sie die Wechselkursinformationen für Parallelwährungen bestehend aus dem Kursdatum, dem Kurstyp und der Wechselkursverwendung an. Die in der Wechselkursanwendung eingetragene Parallelwährung muss mit der angegebenen Parallelwährung identisch sein.
7. Im Feld Kurs Parallelwährung erfassen Sie einen Kurs. Der angegebene Kurs wird als Stichtagskurs für die Neubewertung verwendet. Sofern Sie keinen Kurs angeben, kann dieser aufgrund der Wechselkursinformationen, der Parallelwährung und der Fremdwährung über die Aktion [Stammdaten aktualisieren] aus der Tabelle Wechselkurse Parallelwährung vorbelegt werden. Dies ist allerdings nur möglich, wenn im Customizing die Bewertungsmethode Neubewertung je Währung eingestellt ist.
8. Sofern aufgrund der Bewertungsmethode im Customizing eine Neubewertung je Währung vorgenommen werden soll, geben Sie im Feld Währung der Währungsdifferenz die Fremdwährung an, die neu bewertet werden soll. Dies kann dann auch die primäre Hauswährung der Organisation sein.
9. Zu diesem Zeitpunkt sind alle für die Buchung notwendigen Eingaben vorhanden. Sie können jetzt nach Wunsch zusätzliche Angaben, wie z. B. einen Buchungstext erfassen.
10. Übernehmen Sie die Buchung mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Positionstabelle
    ⇒ Das Programm wechselt in den Karteireiter OP-Zuordnung
11. Sofern Sie nicht automatisch, aufgrund der Einstellung in der Belegart, in den Zuordnungsdialog gelangen, öffnen Sie diesen über den Shortcut [Alt+Pfeil-nach-unten] im Feld OP-Zuordnung
    ⇒ In dem Dialogfenster werden Ihnen abhängig von der Bewertungsmethode alle offenen Posten des Personenkontos bzw. Sachkontos angezeigt, die zum Bewertungsstichtag einen offenen Saldo in Parallelwährung oder in der angegebenen Fremdwährung aufweisen
12. Markieren Sie die offenen Posten, die Sie für die Neubewertung zuordnen wollen
13. Über den Button [Zuordnen] übernehmen Sie die offenen Posten in die Buchungspositionstabelle der Buchung. Gleichzeitig wird der Zuordnungsdialog geschlossen.
14. Beim Buchen des Beleges werden die zugeordneten offenen Posten neu bewertet

Anzahlungsanforderungen

Anzahlungsanforderungen erfassen Sie mit Belegarten, denen der Belegtyp Anzahlungsanforderungen zugeordnet ist. Die Vorgehensweisen bei der Erfassung von Anzahlungsanforderungen entsprechen im Wesentlichen den Vorgehensweisen wie sie im Abschnitt Rechnungen beschrieben sind.

Die Bruttobuchung (Führungsbuchung) muss auch hier ein Personenkonto und Steuern enthalten, wobei die Steuern bei Anzahlungsanforderungen keine Steuerbuchungen auslösen. Abhängig vom Personenkonto können als Gegenkonto in Anzahlungsanforderungen nur Sachkonten vom Typ Anzahlungsanforderung Debitoren bzw. Anzahlungsanforderung Kreditoren angegeben werden.

Eine ausführliche Beschreibung zu Anzahlungsanforderungen finden Sie in der Dokumentation Anzahlungen. Diese Dokumentation enthält auch Beispielbuchungen für Anzahlungsanforderungen.

Anzahlungsanforderungs-Verrechnung

Über die Funktion der Anzahlungsanforderungs-Verrechnung können Sie Gutschriften für Anzahlungsanforderungen gegen Anzahlungsanforderungen eines Debitors oder Kreditors verrechnen.

Anzahlungsanforderungs-Verrechnungen erfassen Sie mit einer Belegart vom Typ Anzahlungsanforderungs-Verrechnung. Die Vorgehensweisen entsprechen dabei im Wesentlichen den Vorgehensweisen, wie sie im Abschnitt OP-Verrechnung beschrieben sind.

Wie bei der OP-Verrechnung erfolgt die Zuordnung der zu verrechnenden offenen Posten über den OP-Zuordnungsdialog. Hier ist allerding nur die Zuordnung von offenen Posten zulässig, deren Anzahlungsstatus den Wert Anzahlungsanforderung aufweist.

Mit einer Anzahlungsanforderungs-Verrechnung ist es zudem nicht möglich, Abzüge (z. B. Skonto) zu buchen und allgemeine Ausbuchungen oder die Anlage offener Posten zu erfassen.

Weitere Informationen zum Thema Anzahlungen finden Sie in der Dokumentation Anzahlungen.

Periodische Buchungen

Als periodische Buchungen können Sie Buchungen einrichten, die zu einem späteren Zeitpunkt automatisch erstellt werden sollen. Hierbei kann es sich z. B. um monatlich oder vierteljährlich wiederkehrende Buchungen handeln. Die Anzahl der Ausführungen kann individu­ell festgelegt werden.

Dieses Kapitel enthält die allgemeinen Voraussetzungen und Vorgehensweisen, um periodische Buchungen zu erfassen und zu bearbeiten. Eine ausführliche Beschreibung zu periodischen Buchungen finden Sie in der Dokumentation Periodische Buchungen. Neben detaillierten Informationen über notwendige Einstellungen erfahren Sie in dieser Dokumentation, wie Sie z. B. eine Buchungsserie aktivieren.

Voraussetzungen

• Periodische Buchungen werden mit einer Belegart erfasst, die entweder dem Belegtyp Rechnungen, Hauptbuch Buchung oder Gutschrift zugeordnet ist
• In dieser Belegart muss zudem ein Nummernkreis speziell für periodische Buchungen eingetragen sein

Periodische Buchung erfassen

1. Wählen Sie im Buchungsdialog die gewünschte Belegart vom Typ Rechnungen, Hauptbuch Buchung oder Gutschrift aus und beginnen über den Button [Neu] mit der Aktion [Neue periodische Buchung] eine neue Buchung
2. Erfassen Sie in den verfügbaren Feldern des Buchungseditors die für die periodische Buchung erforderlichen Werte wie Konto, Gegenkonto, Betrag usw.
   ⇒ Bevor diese Buchung verbucht wird, muss noch ein entsprechendes Intervall festgelegt werden, indem diese periodische Buchung abgerufen werden soll, z. B. monatlich, pro Quartal, etc.
3. Wechseln Sie dazu in den Karteireiter Periodische Buchung
4. Erfassen Sie in den verfügbaren Feldern des Karteireiters das Abrufintervall, den Abstand der einzelnen Abrufe, das Datum des ersten Abrufs, usw. Ausführliche Informationen finden Sie im Dokument Periodische Buchungen.
5. Wenn alle Angaben erfasst sind, speichern Sie die Buchung

Periodische Buchung duplizieren

Eine neue periodische Buchung können Sie aus einer bestehenden periodischen Buchung duplizieren, wenn in der neuen Buchung nur einzelne Angaben zu ändern sind. Die Vorgehensweise dazu entspricht im Wesentlichen der im Abschnitt Buchung duplizieren beschriebenen Vorgehensweise.

Ist die neue periodische Buchung gepeichert, können Sie diese für die Abrufe zu aktivieren.

Periodische Buchung bearbeiten

In einer aktiven periodischen Buchung können nachträglich Änderungen vorgenommen werden um beispielsweise eine andere Kostenstelle zuzuordnen. Änderungen in aktiven periodischen Buchungen sind auch möglich, wenn bereits Abrufe durchgeführt wurden.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie im Buchungsdialog die periodische Buchung, die Sie bearbeiten möchten
   ⇒ In der Buchungspositionstabelle wird Ihnen die Buchung angezeigt
2. Wählen Sie über die Aktionsrolle die Aktion [Periodische Buchung bearbeiten] aus
   ⇒ Der Status der periodischen Buchung hat nun den Wert Periodische Buchung in Erfassung
3. Wählen Sie die zu bearbeitende Buchungsposition durch Doppelklick in den Buchungseditor oder erfassen Sie dort eine neue Buchungsposition. Über den Button [Löschen] in der Menü-Leiste des Buchungseditors können Sie die ausgewählte Position löschen.
4. Übernehmen Sie die Änderungen der bestehenden Buchungsposition bzw. die neu erfasste Buchungsposition in die Positionstabelle. Betätigen Sie dazu den Pfeil-Button oder die Eingabetaste.
5. Sind alle Änderungen vorgenommen, speichern Sie die periodische Buchung

Periodische Buchung aktivieren

Um Abrufe für eine periodische Buchung zu erstellen, müssen Sie diese aktivieren.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie die periodische Buchung, die Sie aktivieren wollen
2. Wählen Sie über die Aktionsrolle die Aktion [Periodische Buchung aktivieren]. Mit dieser Aktion wird der Status der periodischen Buchung auf den Wert Aktive periodische Buchung geändert.

Periodische Buchung erledigen

Eine aktive periodische Buchung für die keine Abrufe mehr durchgeführt werden sollen, können Sie als erledigt kennzeichnen.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie die periodische Buchung, die nicht mehr ausgeführt werden soll
2. Wählen Sie über die Aktionsrolle die Aktion [Periodische Buchung auf erledigt setzen].  Mit dieser Aktion wird der Status der periodischen Buchung auf den Wert Erledigte periodische Buchung geändert.

Periodische Buchung abrufen

Für eine aktive periodische Buchung werden durch Abrufe die jeweiligen Buchungen erstellt. Diese Abrufe können, als Serie aktiviert, automatisch erfolgen. Damit kann vom System z. B. täglich geprüft werden, ob periodische Buchungen zum Abruf bereit stehen. Ausführliche Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Periodische Buchungen.

Im Buchungsdialog haben Sie die Möglichkeit den Abruf für eine periodische Buchung manuell über die Aktionsrolle anzustoßen.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie die periodische Buchung, die ausgeführt werden soll
2. Wählen Sie über die Aktionsrolle die Aktion [Periodische Buchung abrufen] aus
   ⇒ Der Abruf erfolgt sofort und erzeugt die entsprechenden Buchungen. Bei einer großen Anzahl von Buchungen empfiehlt es sich, die Buchungen nicht interaktiv durchzuführen.

Musterbelege

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit jeden erfassten oder gebuchten Beleg als Muster zu duplizieren. Somit können wiederkehrende und umfangreiche Splittbuchungen als Musterbeleg gespeichert werden. Ein Beispiel sind Lohnverrechnungsbuchungen, bei denen die Kontierung in der Regel gleich bleibt, sich aber die einzelnen Beträge ändern. Diese Musterbelege sind jederzeit wieder abrufbar um daraus buchbare Belege zu erstellen.

Musterbeleg erstellen

1. Öffnen Sie die Buchung, die als Muster gespeichert werden soll
2. Wählen Sie über den Button [Neu] die Funktion [Als Muster duplizieren] aus
   ⇒ Das System erzeugt eine neue Buchung als Muster mit der Belegart und den Daten der vorhandenen Buchung. Der Status der neuen Buchung wird auf Musterbeleg geändert.
   ⇒ Um den neuen Musterbeleg zu speichern, sind ggf. Änderungen bzw. Ergänzungen vorzunehmen
3. Übernehmen Sie dazu die zu bearbeitende Positionszeile aus der Buchungspositionstabelle mit Doppelklick in den Buchungseditor
4. Ändern oder ergänzen Sie die Daten in dem Musterbeleg nach Bedarf
5. Übernehmen Sie die neue Buchung in die Buchungspositionstabelle. Betätigen Sie hierzu den Pfeil-Button oder die Eingabetaste.
6. Speichern Sie die neue Buchung über den Button [Speichern]
   ⇒ Der Musterbeleg kann nun verwendet werden, um daraus Buchungen zu erstellen

Musterbeleg verwenden

1. Öffnen Sie den Musterbeleg der für die neue Buchung verwendet werden soll
   ⇒ Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Erstellung eines neuen Beleges mit [OK] bestätigen
2. Alternativ wählen Sie über den Button [Neu] die Aktion [Duplizieren] oder [Duplizieren erweitert] (siehe dazu den Abschnitt Buchung duplizieren im Kapitel Allgemeine Vorgehensweisen)
   ⇒ Das System erzeugt eine neue Buchung auf Basis der Musterbuchung mit dem Status In Erfassung
3. Übernehmen Sie die zu bearbeitende Buchungsposition aus der Buchungspositionstabelle mit einem Doppelklick in den Buchungseditor
4. Ändern oder ergänzen Sie die Daten entsprechend des zu buchenden Belegs. Bei Bedarf können Sie eine neue Buchungsposition hinzufügen oder eine bestehende Position löschen.
5. Übernehmen Sie die neue oder geänderte Buchung in die Buchungspositionstabelle mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste
6. Sind alle Daten vollständig erfasst, speichern Sie die neue Buchung um diese anschließend zu buchen