Diese Dokumentation beschreibt, wie Aktivitäten und Aufgaben abgebildet sind und wie die Anwendung Aktivitäten aufgebaut ist. Erfahren Sie, in welcher Beziehung Aktivitäten und Aufgaben zu anderen Anwendungen und Business Entitys stehen können und wie sie in die betriebswirtschaftlichen Prozesse eingebunden sind.

Welche Rolle Aktivitätsdefinitionen dabei spielen und wie sie erfasst werden, lesen Sie in der Dokumentation Aktivitätsdefinitionen.

Begriffsbestimmung

• Aktivitäten – Eine Aktivität beschreibt eine Tätigkeit, die durch einen oder mehrere Benutzer bearbeitet werden kann. Die Bearbeitung der Tätigkeit durch die Benutzer erfolgt aufgrund einer oder mehrerer Aufgaben, in denen die entsprechende Tätigkeit für jeden Benutzer beschrieben ist. Eine Aktivität bildet also eine Klammer um die daraus entstandenen Aufgaben und enthält erforderliche Informationen über die Aufgaben. Aktivitäten entstehen im Rahmen des Workflow-Managements oder des Beziehungs-Managements und sind Teil des Workflows.
• Aktivitätsdefinition – Eine Aktivitätsdefinition ist die Vorlage für die aus ihr erzeugten Aktivitäten. Ist eine Aktivitätsdefinition aktiviert, dann erzeugt die Workflow-Engine beim Eintreten des registrierten Ereignisses eine neue Aktivität, sofern die Übergangsbedingung erfüllt ist. Aktivitätsdefinitionen sind unabhängig von der OLTP-Datenbank und dem System, in dem sie erfasst wurden, da sie weder System- noch OLTP-spezifische Daten enthalten. Aktivitätsdefinitionen werden in der Repository-Datenbank gespeichert.
• Aktivitätsergebnisse – Aktivitätsergebnisse erweitern Aktivitäten um zusätzliche Informationen. Aktivitätsergebnisse werden meist von den Bearbeitern der Aktivität angegeben. Sie können aber auch in den Deklarationen der Aktivitätsdefinition festgelegt werden. Für die Auswertung von Aktivitäten, z. B. in Cockpits, steht ein allgemeines Ergebnisfeld zur Verfügung, dessen Wert per Skriptsprache festgelegt werden kann.
• Aktivitätsstatus – Der Aktivitätsstatus beschreibt den Zustand der Aktivität. Der Aktivitätsstatus ist abhängig vom aktuellen Zeitpunkt und dem Aufgabenstatus der Aufgaben. Besitzen alle Aufgaben einen Endstatus, dann ist die Aktivitätsstatus Erledigt oder Unbearbeitet erledigt und die Aktivität kann nicht mehr bearbeitet werden. Gibt es Aufgaben, die noch keinen Endstatus besitzen, dann ist für den Aktivitätsstatus entscheidend, ob zum aktuellen Zeitpunkt die Aktivität sich vor, im oder hinter dem festgelegten Bearbeitungszeitraum befindet. Wurde der festgelegte Bearbeitungszeitraum noch nicht erreicht, dann ist der Aktivitätsstatus Geplant. Während des festgelegten Bearbeitungszeitraums ist der Aktivitätsstatus Zu bearbeiten oder In Bearbeitung. Wurde der festgelegte Bearbeitungszeitraum bereits überschritten, dann ist der Aktivitätsstatus Verspätet oder Verspätet in Bearbeitung.
• Aktionsknoten – Ein Aktionsknoten ist ein Prozessschritt, der eine Tätigkeit für einen oder mehrere Bearbeiter darstellt. Manche Aktionsknoten unterstützen bestimmte Tätigkeiten, wie z. B. eine Entscheidung zu treffen oder eine E-Mail-Nachricht zu versenden. Aktivitäten, die von einem Aktionsknoten erzeugt wurden, können von einem oder mehreren Benutzer, von einem Verarbeitungsauftrag oder vom System bearbeitet werden.
• Aufgabe – Eine Aufgabe im Workflow-Management stellt die Zuordnung einer aus einer Aktivität resultierenden Tätigkeit zu einem Benutzer dar. Jede Aufgabe hat einen vorgesehenen Bearbeitungszeitraum, der von der übergeordneten Aktivität bestimmt wird, sowie einen Aufgabenstatus. Beim ersten Wechsel in einen neuen Status wird der Zeitpunkt des Wechsels dokumentiert.
• Aufgabenstatus – Der Aufgabenstatus beschreibt den Zustand der Aufgabe. Der Ausgabenstatus ist abhängig vom aktuellen Zeitpunkt und dem Aufgabenstatus anderer Aufgaben der übergeordneten Aktivität. Wurde der festgelegte Bearbeitungszeitraum der übergeordneten Aktivität noch nicht erreicht, dann ist der Aufgabenstatus Geplant. Wurde der festgelegte Bearbeitungszeitraum bereits überschritten, dann ist der Aufgabenstatus Verspätet. Bearbeitet der Benutzer die Aufgabe, dann ist der Aufgabenstatus In Bearbeitung. Ist bei Einzelbearbeitung eine andere Aufgabe der übergeordneten Aktivität gerade in Bearbeitung, dann ist der Ausgabenstatus Gesperrt. Wurde die Aufgabe durch Weiterleiten einem anderen Benutzer übertragen, dann ist der Aufgabenstatus Weitergeleitet. Wurde die Aufgabe durch Weiterleiten eines anderen Benutzers oder durch eine Folgeaktion bei Zeitüberschreitung erzeugt, dann ist der Aufgabenstatus Erhalten. Ist die Aufgabe erledigt, dann ist der Aufgabenstatus Erledigt oder Unbearbeitet erledigt. Beim ersten Wechsel in einen neuen Status wird der Zeitpunkt des Wechsels dokumentiert.
• Bearbeiter von Aktivitäten – Im Workflow-Management erzeugte Aktivitäten können von mehreren Bearbeitern im Einzel- oder Mehrfachbearbeitung bearbeitet werden. Aus der Menge der Bearbeiter werden zunächst die Benutzer ermittelt. Anschließend wird für jeden Benutzer eine Aufgabe erzeugt, die Eigenschaften wie z. B. Beschreibung und Bearbeitungszeitraum aus der Aktivität erhält. Die Bearbeiter einer Aktivität werden meist über die Ablauforganisation ermittelt. Bei einigen Aktivitätstypen, wie z. B. Skriptknoten und Serviceknoten, werden Aktivitäten nicht von Benutzern sondern vom System oder von einer Hintergrund-Anwendung bearbeitet.
• Bearbeitungszeitraum – Jede Aktivität hat einen Bearbeitungszeitraum, der durch ein Beginn- und ein Enddatum beschrieben wird. Innerhalb dieses Zeitraumes soll die Bearbeitung der Aktivität bzw. der Aufgaben abgeschlossen werden. Wenn die Aktivität innerhalb des Bearbeitungszeitraumes nicht abgeschlossen wird, wird die Aktivität eskaliert.
• Einzelaktivität – Eine Einzelaktivität beschreibt eine einmalig auszuführende Tätigkeit, die nicht Bestandteil eines Prozesses ist. Einzelaktivitäten können entweder durch einen Benutzer erfasst oder automatisch durch das System erzeugt werden, z. B. basierend auf einer Aktivitätsdefinition oder über eine Programmierschnittstelle.
• Einzelbearbeitung – Bei der Einzelbearbeitung kann immer nur ein Bearbeiter die Aktivität zeitgleich bearbeiten. Die Aufgaben der anderen Bearbeiter der Aktivität sind während der Bearbeitung gesperrt. Für das Erledigen der Aktivität ist bei der Einzelbearbeitung nur ein Bearbeiter erforderlich. Wenn ein Bearbeiter seine Aufgabe erledigt oder unbearbeitet erledigt, dann ist die gesamte Aktivität erledigt bzw. unbearbeitet erledigt.
• Endstatus – Ein Endstatus stellt die beendete Bearbeitung eines Prozesses, einer Aktivität oder Aufgabe dar. Prozesse und Aktivitäten können die Endstatus Erledigt und Unbearbeitet erledigt annehmen. Aufgaben haben noch den zusätzlichen Endstatus Weitergeleitet. Ein Endstatus lässt sich nicht mehr ändern.
• Entwicklungsobjekt-Vorlagen – Eine Entwicklungsobjekt-Vorlage ist ein Sammelbegriff für alle Vorlagen, die sich auf der Repository-Datenbank als Entwicklungsobjekt speichern lassen. Zu ihnen zählen z. B. Berechtigungsrollen-Vorlage oder Workflowrollen-Vorlage. Durch das Führen von Vorlagen als Entwicklungsobjekte sind sie automatisch versioniert und können in ein Folgesystem mithilfe der Softwarelogistik transportiert werden.
  Eine Entwicklungsobjekt-Vorlage dient dazu, Objekte zu erzeugen, die der Vorlage entsprechen, oder bereits bestehende zu aktualisieren. Eine Entwicklungsobjekt-Vorlage ist somit ein abstraktes Objekt, aus dem konkrete Objekte entstehen. Beispielsweise können aus einer Berechtigungsrollen-Vorlage mehrere Berechtigungsrollen entstehen. Eine neue Version im Folgesystem führt zur Aktualisierung der Objekte, die aus ihr entstanden sind. Dadurch können Vorlagen z. B. in einem Kundenentwicklungssystem erfasst, in ein Kundentestsystem transportiert und getestet werden, um diese abschließend in das Produktivsystem zu transportieren, in dem sie konkret zur Anwendung kommen.
• Exportpräfix – Jedes Comarch-ERP-Enterprise-System besitzt ein Exportpräfix. Das Exportpräfix ist beim Transport von Softwareaktualisierungen vom Entwicklungssystem bis hin zum Produktivsystem eindeutig. Im Workflow-Management wird über das Exportpräfix einer Aktivitätsdefinition entschieden, in welchem System die Aktivitätsdefinition verändert und aktiviert werden darf. Nur Aktivitätsdefinitionen und Workflowrollen mit einem Exportpräfix, das dem Exportpräfix des jeweils gewählten Systems entspricht, können geändert werden. Beim Erfassen von neuen Aktivitätsdefinitionen und Workflowrollen erhält die neue Definition oder Rolle das Präfix des zum Zeitpunkt des Erfassens gewählten Systems.
• Manuell erfasste Aktivität – Manuell erfasste Aktivitäten können in der Anwendung Aktivitäten oder über das Kontextmenü von Business Entitys erfasst werden. Mithilfe von manuell erfassten Aktivitäten und den darin enthaltenen Verknüpfungen kann zum Beispiel ein Vertriebsauftrag zu einem beliebigen Zeitpunkt wieder vorgelegt werden.
• Mehrfachbearbeitung – Bei der Mehrfachbearbeitung kann ein Bearbeiter oder können mehrere oder alle Bearbeiter die Aufgaben einer Aktivität zeitgleich bearbeiten. Eine Aktivität kann erst dann erledigt werden, wenn alle Bearbeiter ihre Aufgaben erledigt haben. Eine Aktivität gilt als erledigt, wenn mindestens eine Aufgabe den Status Erledigt hat und alle anderen Aufgaben einen Endstatus erreicht haben. Wenn alle Aufgaben den Status Unbearbeitet erledigt haben, dann erhält auch die Aktivität den Status Unbearbeitet erledigt.
• Prozess – Ein Prozess ist eine technische Beschreibung eines Teils eines Geschäftsprozesses. Ein Prozess ist aus einzelnen Prozessschritten aufgebaut. Die Prozessschritte können miteinander verbunden werden. Der Abschluss eines Prozessschrittes kann die Bearbeitung anderer Prozessschritte auslösen. Ein Prozess hat einen definierten Start und ein Ende. Die Prozessschritte können auf im Prozess deklarierte Prozessvariablen zugreifen.
• Serienaktivität – Eine Serienaktivität ist eine Aktivität, die durch eine Serienvorlage erzeugt wurde. Die Eigenschaften der Serienvorlage werden beim Erzeugen auf die Serienaktivität übertragen. Eine Änderung der Eigenschaften einer Serienvorlage hat nur Einfluss auf zukünftig erzeugte, aber nicht auf bestehende Serienaktivitäten.
• Stellen – Eine Stelle ist sowohl die Zuordnung einer beruflichen Tätigkeit (einer Funktion) zu einem oder mehreren Mitarbeitern als auch die Einordnung in die Unternehmensstruktur (die Aufbauorganisation). Stellen beschreiben in einer Aufbauorganisation die einzelnen funktionalen Arbeitsplätze und deren Beziehungen untereinander. Stellen können im Framework Workflow-Management zur Definition von Workflowrollen verwendet werden und darüber kann die Ermittlung von Vorgesetzten und Stellvertretern für Aktivitäten gesteuert werden.
• Verknüpfung mit Aktivitäten – Ein Business Entity kann mit einer Aktivität verbunden werden. Eine Aktivität kann beliebig viele solche Verknüpfungen zu Business Entitys besitzen. Wenn mehrere Verknüpfungen bestehen, dann ist eine davon als bevorzugt ausgezeichnet. Beim Öffnen einer Aufgabe wird die bevorzugte Verknüpfung automatisch geöffnet. Daher sollte das Business Entity mit der Aktivität bevorzugt verknüpft sein, das für die Ausführung der Tätigkeit am wichtigsten ist. Beispielsweise sollte eine Aktivität für die Genehmigung eines Beschaffungsauftrags mit dem zu genehmigen Beschaffungsauftrag bevorzugt verknüpft sein. Business Entitys können sowohl von einem Benutzer als auch durch die Deklarationen verknüpft werden. In manchen Fällen, wie z. B. beim Erfassen einer Aktivität über das Kontextmenü eines Business Entitys, erfolgt die Verknüpfung automatisch.
• Wiedervorlage – Mithilfe des Workflows kann der Benutzer sich Business Entitys zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder vorlegen lassen. Dazu kann er z. B. eine Aktivität über das Kontextmenü des Business Entity erfassen. Als Wiedervorlagezeitpunkt wird der Beginnzeitpunkt der Aktivität verwendet. Beim Erreichen des Beginnzeitpunkts ändert sich der Status der erstellten Aufgabe von Geplant zu Zu bearbeiten. Je nach Einstellung wird ggf. zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung an den Bearbeiter versendet.
• Workflow-Eingangskorb – Der Workflow-Eingangskorb ist ein anderer Name für das andockbare Fenster Aufgaben suchen, in dem die aktuellen, verspäteten und geplanten Aufgaben eines Benutzers angezeigt werden.
• Workflow-Engine – Zusammen mit dem Ereignisdienst koordiniert und überwacht die Workflow-Engine die Ausführung von Workflows. Die Workflow-Engine wird in jedem System auf dem Message-Server ausgeführt.
• Workflow-Symbolleiste – Mithilfe der Aktionen der Workflow-Symbolleiste können Benutzer ihre Aufgaben bearbeiten. Die Workflow-Symbolleiste wird automatisch aktiviert und angezeigt, wenn der Benutzer eine Aufgabe öffnet und übernimmt.
• Workflowrolle – Workflowrollen sind eine Abstraktionsebene, um die vom Workflow-Management verwendete Ablauforganisation abzubilden. Workflowrollen sind unabhängig von der OLTP-Datenbank und dem System, in dem sie erfasst wurden, da sie weder System- noch OLTP-spezifische Daten enthalten. Workflowrollen werden in der Repository-Datenbank gespeichert. Einer Workflowrolle müssen Inhaber zugeordnet werden, damit diese sinnvoll verwendet werden kann. Inhaber können z. B. Benutzer, Personen, Stellen oder Organisationen sein. Die Zuordnung der Inhaber einer Workflowrolle ist datenbankspezifisch, weil bei der Zuordnung nur Objekte in dieser Datenbank benutzt werden können. In unterschiedlichen Datenbanken können einer Workflowrolle unterschiedliche Inhaber zugeordnet werden.
• Workflowrolleninhaber – Der Workflowrolleninhaber ist Teil des Workflows. Er ist eine Person oder eine Personengruppe, die einer Workflowrolle in einer Datenbank zugeordnet wurde. Inhaber können z. B. Benutzer, Personen, Organisationen oder Stellen sein. Wenn beim Erzeugen einer Aktivität kein gültiger Benutzer aus den Workflowrolleninhabern ermittelt werden kann, wird die Workflowrolle cis.WorkflowAdminOLTP bzw. cis.WorkflowAdminRepository für die Ermittlung benutzt. Wenn diese Rolle keinen gültigen Benutzer hat, dann wird die Aufgabe dem Benutzer Administrator zugeordnet.
• Zeitüberschreitung im Workflow – Eine Aktivität soll innerhalb des festgelegten Bearbeitungszeitraums bearbeitet werden. Wenn das nicht der Fall ist, dann wechselt der Aktivitätsstatus zu Verspätet oder Verspätet in Bearbeitung. Bei der Überschreitung des festgelegten Bearbeitungszeitraums kann eine in der Aktivitätsdefinition festgelegte Folgeaktion automatisch ausgeführt bzw. eine E-Mail-Benachrichtigung an den Prozessverantwortliche versendet werden. Bei der Zeitüberschreitung eines Prozesses sind keine Folgeaktionen möglich.

Bearbeitung in anderen Anwendungen

Zusätzlich zur Anwendung Aktivitäten sind für die Bearbeitung von Aktivitäten und Aufgaben noch die folgenden Bedienelemente und Anwendungen relevant:

Workflow-Symbolleiste

Mithilfe der Aktionen der Workflow-Symbolleiste können Benutzer ihre Aufgaben bearbeiten. Die Workflow-Symbolleiste wird automatisch aktiviert und angezeigt, wenn der Benutzer eine Aufgabe öffnet und übernimmt.

Die Workflow-Symbolleiste wird in der Dokumentation Einführung: Workflow-Management detailliert beschrieben.

Workflow-Eingangskorb

Der Workflow-Eingangskorb ist ein anderer Name für das andockbare Fenster Aufgaben suchen, in dem die aktuellen, verspäteten und geplanten Aufgaben eines Benutzers angezeigt werden.

Der Workflow-Eingangskorb (andockbares Fenster Aufgaben suchen) wird in der Dokumentation Einführung: Workflow-Management detailliert beschrie­ben.

Anzeige und Bearbeitung über Cockpits

Anwendungen Cockpit: Aktivitäten/OLTP-Datenbank und Cockpit: Aktivitäten/Repository-Datenbank

Mithilfe der Abfrageanwendungen Cockpit: Aktivitäten/OLTP-Datenbank und Cockpit: Aktivitäten/Repository-Datenbank können Sie sich einen Überblick über alle oder ausgewählte Aktivitäten verschaffen. Darüber hinaus stehen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Anzeige der zur Aktivität gehörenden Aufgaben.
• Anzeige der mit der Aktivität verknüpften Business Objects.
• Wechsel über die Aktivitätsnummer in die Anwendung Aktivitäten zum weiteren Bearbeiten der Aktivität.
• Wechsel über die Prozessnummer in die Anwendung Prozesse zum weiteren Bearbeiten des übergeordneten Prozesses.
• Ausführung von anwendungsbezogenen Aktionen.

Siehe auch Dokumentation Cockpits: Aktivitäten/OLTP-Datenbank und Aktivitäten/Repository-Datenbank.

Anwendungen Cockpit: Aufgaben/OLTP-Datenbank und Cockpit: Aufgaben/Repository-Datenbank

Mithilfe der Abfrageanwendungen Cockpit: Aufgaben/OLTP-Datenbank und Cockpit: Aufgaben/Repository-Datenbank können Sie sich einen Überblick über alle oder ausgewählte Aufgaben verschaffen. Darüber hinaus stehen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Anzeige der der Aufgabe übergeordneten Aktivität.
• Anzeige der mit der übergeordneten Aktivität verknüpften Business Objects.
• Wechsel über die Aktivitätsnummer in die Anwendung Aktivitäten zum weiteren Bearbeiten der Aktivität.
• Ausführung von anwendungsbezogenen Aktionen.

Siehe auch Dokumentation Cockpits: Aufgaben/OLTP-Datenbank und Aufgaben/Repository-Datenbank.

Anwendungsbeschreibung

Eine Aktivität beschreibt eine Tätigkeit, die durch einen oder mehrere Benutzer bearbeitet werden kann. Die Bearbeitung der Tätigkeit durch die Benutzer erfolgt aufgrund einer oder mehrerer Aufgaben, in denen die entsprechende Tätigkeit für jeden Benutzer beschrieben ist. Eine Aktivität bildet also eine Klammer um die daraus entstandenen Aufgaben und enthält erforderliche Informationen über die Aufgaben. Aktivitäten entstehen im Rahmen des Workflow-Managements oder des Beziehungs-Managements und sind Teil des Workflows.

Die Anwendung Aktivitäten dient dem Anzeigen, Erfassen und Bearbeiten von Aktivitäten. In der Anwendung werden auch die zu einer Aktivität gehörigen Aufgaben und die mit der Aktivität verknüpften Business Entitys angezeigt. Diese können jedoch nicht in der Anwendung Aktivitäten bearbeitet werden. Aufgaben können im Workflow-Eingangskorb, in der Workflow-Symbolleiste und in den beiden Anwendungen Cockpit: Aufgaben/OLTP-Datenbank und Cockpit: Aufgaben/Repository-Datenbank bearbeitet werden. Wurde die Aktivität auf Basis einer Aktivitätsdefinition erzeugt, dann legt die Aktivitätsdefinition fest, welche Attribute der Aktivität für die Bearbeiter editierbar sind.

Die Anwendung besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Im Identifikationsbereich werden die folgenden Felder angezeigt. Diese enthal­ten die Daten, die eine Aktivität eindeutig identifizieren, sowie weitere allgemeine Informationen zur Aktivität.

Die Felder im Einzelnen:

• Nummer –  Die Nummer identifiziert eine Aktivität. Sie besteht aus zwei Angaben: Der Datenbanktyp im ersten Eingabefeld und die Nummer der Aktivität im zweiten Eingabefeld.
  • Datenbanktyp – Aktivitäten können in OLTP-Datenbanken oder in der Repository-Datenbank erstellt werden. Die Auswahl der Datenbank hat Einfluss auf die möglichen Verknüpfungen. Die mit der Aktivität verknüpften Objekte müssen in der gleichen Datenbank enthalten sein wie die Aktivität.
  • Nummer – Die Nummer ist eine pro Datenbank eindeutige Nummer, die vom System beim Anlegen jeder neuen Aktivität automatisch vergeben wird. Zusammen mit dem Datenbanktyp identifiziert die Nummer eine Aktivität eindeutig. Die Nummer kann nicht geändert werden.
• Status – Neben dem Eingabefeld Nummer können bis zu drei Symbole angezeigt werden, die den Status repräsentieren. Das Icon für den allgemeinen Sta­tus wird immer angezeigt. Zusätzlich können Sym­bole für den Fehlerzustand und für die Vorbedin­gung angezeigt werden. Dies ist abhängig vom ak­tu­ellen Zustand der Aktivität. Eine Aktivität hat immer einen definierten Status. Der Status ist vorrangig abhängig vom Beginn- und Enddatum der Aktivität sowie den Zuständen der Aufgaben. Eine Aktivität kann folgende Status besitzen:
  • Geplant
  • Zu bearbeiten
  • In Bearbeitung
  • Verspätet
  • Verspätet in Bearbeitung
  • Erledigt
  • Unbearbeitet erledigt
• Symbol für Fehlerzustand – Tritt innerhalb der Workflow-Engine ein Fehler bei der Verarbeitung einer Aktivität auf, so wird die Akti­vität in den Fehlerzustand Gestoppt gesetzt. Die Aktivität ist von der weiteren Verarbeitung in der Workflow-Engine ausgeschlossen. Nach dem Beheben des Fehlers kann der Fehlerzustand Gestoppt mithilfe der Aktion [Wiederanlaufen] aufgehoben werden.
• Symbol für Vorbedingung – Aktivitäten, die auf Basis einer Aktivitätsdefinition erzeugt sind, können eine Vorbedingung haben. Bei jedem Zustandswechsel einer Aktivität wird überprüft, ob die Vorbedingung der Aktivität noch erfüllt ist. Wenn die Vorbedingung nicht mehr erfüllt ist, dann erhält die Aktivität den Status Unbearbeitet erledigt. Dadurch werden auch alle Aufgaben der Aktivität unbearbeitet erledigt, die noch keinen Endzustand erreicht haben. Bei Aktivitäten, die vom System oder von einem Verarbeitungsauftrag bearbeitet werden, sowie bei Zustandswechsel zu einem der beiden Endstatus Erledigt und Unbearbeitet erledigt wird die Vorbe­dingung nicht geprüft. Ist eine Aktivität aufgrund einer Vorbedingung unbearbeitet erledigt worden, so zeigt ein zusätzliches Symbol dies an.
• Ursprung – Aktivitäten können auf unterschiedliche Weise ent­stehen. Beim Anlegen einer Aktivität wird der Ur­sprung vom System ermittelt und eingetragen. Der Ursprung kann nicht geändert werden. Der Ursprung kann sein:
  • Manuell erfasst – Die Aktivität wurde vom Benutzer manuell angelegt, z. B. für die Wiedervorlage.
  • Aktivitätsdefinition – Die Aktivität wurde auf Basis einer Aktivitätsdefini­tion erzeugt, z. B. beim Eintreten eines Ereignis­ses.
  • Beziehungs-Management – Die Aktivität wurde im Beziehungs-Management er­stellt.
  • Hintergrundverarbeitung – Die Aktivität wurde bei der Hintergrundverarbeitung erstellt.
  • Andere Anwendungen – Die Aktivität wurde in anderen Anwendungen er­stellt.

• Prozess – Stellt die Aktivität einen Knoten eines Prozesses dar, dann wird in diesem Feld der Prozess angezeigt, zu dem die Aktivität gehört.
  Hinweis

  Ist die Aktivität kein Knoten eines Prozesses, wird anstatt diesem Feld das Feld Ursprung angezeigt, in dem die Herkunft der Aktivität angezeigt wird.
• Aktivitätstyp – In diesem Feld wird der Typ der Aktivität angezeigt. Erfassen Sie eine neue Aktivität mit dem [Neu]-Menü in der Standard-Symbolleiste, dann können Sie zwischen den folgenden Aktivitätstypen wählen:
  • Einzelaktivität – Eine Einzelaktivität beschreibt eine einmalig auszuführende Tätigkeit, die nicht Bestandteil eines Prozesses ist. Einzelaktivitäten können entweder durch einen Benutzer erfasst oder automatisch durch das System, z. B. basierend auf einer Aktivitätsdefinition oder über eine Programmierschnittstelle, erzeugt werden.
  • Serienvorlage – Eine Serienvorlage ist eine Aktivität, die innerhalb eines festgelegten Zeitraumes nach einem Serienmuster Aktivitäten erzeugt. Die erzeugten Aktivitäten werden als Serienaktivitäten bezeichnet und werden in der Serienvorlage angezeigt. Eine Serienvorlage besitzt keine Aufgaben.

Angezeigt werden kann auch der folgende Aktivitätstyp:

• Serienaktivität – Eine Serienaktivität ist eine Aktivität, die durch eine Serienvorlage erzeugt wurde. Die Eigenschaften der Serienvorlage werden beim Erzeugen auf die Serienaktivität übertragen. Eine Änderung der Eigenschaften einer Serienvorlage hat nur Einfluss auf zukünftig erzeugte, aber nicht auf bestehende Serienaktivitäten.

Stellt die Aktivität einen Knoten eines Prozesses dar, dann wird der Aktivitätstyp über den Knotentypen festgelegt. Eine ausführliche Beschreibung der möglichen Knotentypen finden Sie in der Dokumentation Prozessdefinitionen.

• Serien-Vorlage – Wenn die Aktivität auf Basis einer Serie erzeugt wurde, dann wird in diesem Feld die übergeordnete Serie angezeigt.
• Aktivitätsdefinition – Wenn die Aktivität auf Basis einer Aktivitätsdefini­tion erzeugt wurde, dann wird in diesem Feld der Name der zugehörigen Aktivitätsdefinition ange­zeigt. Das Feld ist für Serienaktivitäten ausgeblendet.
• Betreff – Der Betreff fasst in einem kurzen Text die auszuführende Tätigkeit zusammen. Der Betreff wird u. a. im Workflow-Eingangskorb angezeigt.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich werden in den folgenden Karteireitern die Einstellungen für eine Aktivität vorgenommen und weitere Daten zur Aktivität angezeigt. Eini­ge Karteireiter werden nur für Aktivitäten mit einem bestimmten Aktivitätstyp angezeigt.

• Karteireiter Allgemeines – Unter dem Karteireiter Allgemeines werden allgemeine Merkmale der Aktivität eingegeben bzw. angezeigt.
• Karteireiter Bearbeitung – Unter dem Karteireiter Bearbeitung werden die Bearbeiter und die Art der Bearbeitung für die Aktivität eingegeben bzw. angezeigt.
• Karteireiter Serie – Der Karteireiter Serie enthält besondere Felder für Serienvorlagen. Eine Serienvorlage ist eine Aktivität, die innerhalb eines festgelegten Zeitraumes nach einem Serienmuster weitere Aktivitäten erzeugt, die als Serienaktivitäten bezeichnet und in der Serienvorlage angezeigt werden. Eine Serienvorlage besitzt keine Aufgaben. Die Rubrik ist nur für Aktivitäten des Aktivitätstyps Serienvorlage eingeblendet
• Karteireiter Klassifikationen – Unter dem Karteireiter Klassifikationen werden Klassifikationen für die Aktivität eingegeben bzw. angezeigt. Klassifikationen können nur Aktivitäten des Datenbanktyps OLTP-Datenbank zugeordnet werden.
• Karteireiter Ergebnisse – Unter dem Karteireiter Ergebnisse werden die Ergebnisse der Aktivität angezeigt. Jede Aktivität besitzt ein allgemeines Ergebnis. Darüber hinaus können in der Aktivitätsdefinition weitere Ergebnisse definiert werden. Für Aktivitäten aus dem Beziehungs-Management werden unter der Rubrik Ergebnis für Aktivität im Beziehungs-Management Felder für die in der Anwendung Aktivitätsarten definierten Ergebnisse angezeigt.
• Karteireiter Verknüpfungen – Unter dem Karteireiter Verknüpfungen werden alle mit der Aktivität verknüpften Business Entitys angezeigt. Ist die Aktivität mit mehreren Business Entitys verknüpft, dann ist eine der Verknüpfungen als bevorzugt markiert.
• Karteireiter Aufgaben – Unter dem Karteireiter Aufgaben werden alle Aufgaben der Aktivität aufgeführt. Zu jeder Aufgabe werden relevante Informationen wie z. B. Bearbeiter und Aufgabenstatus angezeigt. Angezeigt werden auch die Zeitpunkte, zu denen die Aufgabe zum ersten Mal diesen Status erhalten hat.

Karteireiter Allgemeines

Unter dem Karteireiter Allgemeines werden allgemeine Merkmale der Aktivität eingegeben bzw. angezeigt.

Die Felder im Einzelnen.

• Beginnzeitpunkt – In diesem Feld wird der Beginnzeitpunkt des Bearbeitungszeitraumes angezeigt. Jede Aktivität hat einen festgelegten Bearbeitungszeitraum, der durch den Beginn- und Endzeitpunkt definiert ist. Beim Erreichen des Beginnzeitpunkts ändert sich der Status der Aktivität von Geplant zu Zu bearbeiten. Ist die Bearbeitung innerhalb des festgelegten Bearbeitungszeitraums nicht abgeschlossen, dann ändert sich der Status von In Bearbeitung zu Verspätet in Bearbeitung bzw. von Geplant zu Verspätet, falls die Aktivität noch nicht in Bearbeitung genommen wurde. Beim Erfassen einer Aktivität geben Sie in diesem Feld einen Beginnzeitpunkt ein, der am oder vor dem Endzeitpunkt liegt. Nach dem Erfassen kann der Beginnzeitpunkt nur mithilfe der Aktion [Vorverlegen] geändert werden.
• Endzeitpunkt – In diesem Feld wird der Endzeitpunkt des Bearbeitungszeitraumes angezeigt. Jede Aktivität hat einen festgelegten Bearbeitungszeitraum, der durch den Beginn- und Endzeitpunkt definiert ist. Beim Erreichen des Beginnzeitpunkts ändert sich der Status der Aktivität von Geplant zu Zu bearbeiten. Ist die Bearbeitung innerhalb des festgelegten Bearbeitungszeitraums nicht abgeschlossen, dann ändert sich der Status von In Bearbeitung zu Verspätet in Bearbeitung bzw. von Geplant zu Verspätet, falls die Aktivität noch nicht in Bearbeitung genommen wurde. Beim Erfassen einer Aktivität geben Sie in diesem Feld einen Endzeitpunkt ein, der am oder nach dem Beginnzeitpunkt liegt. Bei einer Serienvorlage gilt der Endzeitpunkt für die Serienvorlage und legt somit die die Seriendauer fest. Die Bearbeitungsdauer der einzelnen Serienaktivitäten wird im Karteireiter Serie angezeigt bzw. erfasst.
• Priorität – Aktivitäten können in ihrer Wichtigkeit priorisiert werden. Wählen Sie eine Priorität zwischen 1 und 9 für die Aktivität, wobei 1 eine sehr hohe und 9 eine sehr niedrige Priorität darstellt. Als Vorschlagswert werden Aktivitäten mit der Priorität 5 (mittlere Priorität) angelegt. In den Benutzereinstellungen können Benutzer angeben, ab welcher Priorität einer Aktivität sie eine E-Mail-Benachrichtigung vom System erhalten möchten.
• Kategorie – Die Kategorie dient zur Einordnung der Aktivität. Auf Basis der Kategorie lassen sich Daten organisie­ren und für beliebige Auswertungen und Abfragen struk­turieren. Für Aktivitäten, die von Benutzern bearbeitet werden, können die folgenden Kategorien festgelegt werden:
  • Termin
  • Aufgabe
  • Telefon
  • E-Mail
  • Brief
  • Fax

  Die Kategorie wird für Aufgaben im andockbaren Fenster Workflow-Eingangskorb als Icon visualisiert.

•  Initiative – Legen Sie in diesem Feld fest, ob die Aktivität innerhalb des Betriebes angelegt wurde oder aufgrund eines Ereignisses außerhalb des Betriebes. Aktivitäten, die innerhalb des Betriebes angelegt wurden, erhalten den Eintrag Intern. Aktivitäten, die außerhalb des Betriebes angelegt wurden, erhalten den Eintrag Extern.
  Hinweis

  Das Feld wird für Aktivtäten, die aus einer Aktivitätsdefinition erzeugt wurden, nicht angezeigt. Diese Aktivitäten haben grundsätzlich die Initiative Intern.

Rubrik E-Mail-Einstellungen

In dieser Rubrik werden die Felder für die E-Mail-Einstellungen von Aktivitäten angezeigt. Die Rubrik wird nur für Aktivitäten mit dem Aktivitätstyp E-Mail-Knoten und Interaktiver E-Mail-Knoten angezeigt. Die Felder im Einzelnen:

• E-Mail-Vorlage für Texte – In diesem Feld wird die E-Mail-Vorlage für die Texte angezeigt. Die E-Mail-Vorlage wird in den Deklarationen der zu der Aktivität gehörigen Aktivitätsdefinition festgelegt.
• Ziel-Server für Verknüpfungen in Texten – In diesem Feld wird der Ziel-Server für die Verknüpfungen in Texten angezeigt. Der Ziel-Server für die Verknüpfungen in Texten wird in den Deklarationen der zu der Aktivität gehörigen Aktivitätsdefinition festgelegt.
• Absender – Geben Sie in dieses Feld den Absender für die E-Mail an, die mit dieser Aktivität verschickt werden.
• Antwort an – Geben Sie in diesem Feld die E-Mail-Adresse an, an die die Empfänger ihre Antworten senden sollen.
• An – In diesem Feld werden die E-Mail-Adressen für die Empfänger der E-Mail festgelegt.
• Cc – In diesem Feld werden die E-Mail-Adressen festgelegt, die Kopien von der E-Mail empfangen sollen.
• Bcc – In diesem Feld werden die E-Mail-Adressen festgelegt, die Blindkopien von der E-Mail empfangen sollen.

Rubrik Text

In der Rubrik Text erfassen Sie mithilfe eines Texteditors eine genauere Beschreibung der Aktivität bzw. der auszuführenden Tätigkeit.

• Text – Erfassen Sie mithilfe des Texteditors eine ausführliche Beschreibung der durchzuführenden Tätigkeit. Ist die Beschreibung editierbar, dann kann sie auch dazu verwendet werden, um die Ergebnisse der Aktivität detailliert zu dokumentieren. Die Beschreibung wird u. a. beim Öffnen einer Aufgabe im andockbaren Fenster Aktivitätsinformationen angezeigt.Weitere Informationen zum Erfassen von Texten im Texteditor finden Sie in der Dokumentation Bedienungsleitfaden im Kapitel Texteditor.

Karteireiter Bearbeitung

Unter dem Karteireiter Bearbeitung werden die Bearbeiter und die Art der Bearbeitung für die Aktivität eingegeben bzw. angezeigt.

Die Felder im Einzelnen.

• Bearbeiter – Dieses Feld legt fest, wie die möglichen Bearbeiter der Aktivität ermittelt werden. Abhängig von dem in diesem Feld gewählten Bearbeiter, werden die Bearbeiter der Aktivität ermittelt. Beim Erfassen einer Einzelaktivität in der OLTP-Datenbank stehen folgende Bearbeiter zur Verfügung:
  • Stelle
  • Multi-Site-Organisation
  • Person
  • Workflowrolle
  • Benutzer
  • Organisation

Wenn Sie eine Einzelaktivität in der Repository-Datenbank erfassen, stehen folgende Bearbeiter zur Auswahl:

• Workflowrolle
• Benutzer

Wenn Sie eine Serienvorlage in der OLTP-Datenbank erfassen, stehen folgende Bearbeiter zur Verfügung:

• Ausdruck
• Stelle
• Multi-Site-Organisation
• Person
• Workflowrolle
• Benutzer
• Organisation
• Auslöser

Beim Erfassen einer Serienvorlage in der Repository-Datenbank stehen die folgenden Bearbeiter zur Verfügung:

• Ausdruck
• Workflowrolle
• Benutzer

• Bearbeitungsmodus – Der Bearbeitungsmodus legt fest, ob alle Bearbeiter ihre Aufgaben erledigen müssen, oder ob die Aktivität nur von einem der Bearbeiter bearbeitet werden muss. Mögliche Bearbeitungsmodus sind:
  • Einzelbearbeitung – Bei der Einzelbearbeitung gilt die Aktivität als erledigt, sobald ein Bearbeiter seine Aufgabe erledigt hat. Nimmt ein Bearbeiter eine Aufgabe in Bearbeitung, dann werden die Aufgaben der anderen Bearbeiter solange gesperrt, bis die Aufgabe nicht mehr in Bearbeitung ist. Dadurch wird sichergestellt, dass nur eine Aufgabe gleichzeitig bearbeitet werden kann.
  • Parallele Mehrfachbearbeitung – Bei der parallelen Mehrfachbearbeitung gilt die Aktivität erst dann als erledigt, wenn alle Bearbeiter ihre Aufgaben erledigt haben. Dabei können die Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden.
  • Sequentielle Mehrfachbearbeitung – Bei der sequentiellen Mehrfachbearbeitung gilt die Aktivität erst dann als erledigt, wenn alle Bearbeiter ihre Aufgaben erledigt haben. Dabei müssen die Aufgaben nacheinander bearbeitet werden. Sobald ein Bearbeiter eine Aufgabe in Bearbeitung nimmt, werden die Aufgaben der anderen Bearbeiter solange gesperrt, bis die Aufgabe nicht mehr in Bearbeitung ist.

  Ist im Feld Bearbeiter der Eintrag Verarbeitungsauftrag oder System gewählt, oder wird ein einzelner Benutzer als Bearbeiter ermittelt (z. B. mit dem Eintrag Auslöser), hat dieses Feld den nicht editierbaren Wert Einzelbearbeitung.

• Stelle – Ist im Feld Bearbeiter der Wert Stelle ausgewählt, dann gilt die in diesem Feld eingegebene bzw. angezeigte Stelle als Bearbeiter der Aktivität. Wählen Sie den Bearbeiter Stelle, um die Aktivität den Personen einer bestimmten Stelle zuzuordnen.Alle aktivierten Benutzer erhalten eine Aufgabe, die einer Person zugeordnet sind, welche über eine zum aktuellen Zeitpunkt gültige Partnerbeziehung des Partnertyps Person mit der Stelle verknüpft sind. Dabei ist es unerheblich, ob die Stelle auch mit einer Organisation verknüpft ist. Welche Personen einer Stelle zugeordnet sind, können Sie in der Anwendung Stellen einsehen.
• Multi-Site-Organisation – Ist im Feld Bearbeiter der Wert Multi-Site-Organisation ausgewählt, dann gelten alle Personen, die der in diesem Feld eingegebenen bzw. angezeigten Organisation zugeordnet sind, als Bearbeiter der Aktivität. Wählen Sie den Bearbeiter Multi-Site-Organisation, um die Aktivität allen Mitarbeitern einer internen Organisation zuzuordnen.Alle aktivierten Benutzer erhalten eine Aufgabe die einer Person zugeordnet sind, die über eine Partnerbeziehung des Typs Zugeordnete Organisation dem zur Organisation zugehörigen Partner zugeordnet sind. Welche Mitarbeiter einer Organisation zugeordnet sind, können Sie in der Anwendung Partner, Ansicht Beziehungen einsehen.
• Person – Ist im Feld Bearbeiter der Wert Person ausgewählt, dann gilt die in diesem Feld eingegebene bzw. angezeigte Person als Bearbeiter der Aktivität. Wählen Sie den Bearbeiter Person für Aktivitäten, die von einer bestimmten Person unabhängig von der Aufbau- bzw. Ablauforganisation bearbeitet werden. Alle aktivierten Benutzer, die mit der Person verknüpft sind, erhalten eine Aufgabe.
• Workflowrolle – Ist im Feld Bearbeiter der Wert Workflowrolle ausgewählt, dann gelten die Inhaber der in diesem Feld eingegebenen bzw. angezeigten Workflowrolle als Bearbeiter der Aktivität. Wählen Sie den Bearbeiter Workflowrolle, wenn Sie Ihre Aufbau- bzw. Ablauforganisation mithilfe von Workflowrollen abgebildet haben. Für jeden zum Zeitpunkt der Auswertung gültigen Inhaber der Workflowrolle werden die Benutzer ermittelt und für jeden aktivierten Benutzer eine Aufgabe erzeugt. Die Workflowrolle muss vom gleichen Datenbanktyp wie die Aktivität sein.
• Benutzer – Ist im Feld Bearbeiter der Wert Benutzer ausgewählt, dann gilt der in diesem Feld eingegebene bzw. angezeigte Benutzer als Bearbeiter der Aktivität. Wählen Sie den Bearbeiter Benutzer für Aktivitäten, die von einem bestimmten Benutzer unabhängig von der Aufbau- bzw. Ablauforganisation bearbeitet werden. Ist der Benutzer deaktiviert, erhält er keine Aufgabe.
• Organisation – Ist im Feld Bearbeiter der Wert Organisation ausgewählt, dann gelten alle Stellen, die mit der in diesem Feld eingegebenen bzw. eingegebenen bzw. angezeigten Organisation verknüpft sind, als Bearbeiter der Aktivität. Wählen Sie den Bearbeiter Organisation, um die Aktivität den Personen aller mit einer bestimmten Organisation verknüpften Stellen zuzuordnen.Als Organisation können Sie einen Partner eingeben, der über eine Partnerbeziehung des Typs Übergeordnete Organisation mit einem Zielpartner verknüpft ist. Sie können entweder die übergeordnete und die untergeordnete Organisationen eingeben oder dieselbe Organisation in beiden Feldern eingeben.
  Es erhalten alle aktivierten Benutzer eine Aufgabe, die die über eine Partnerbeziehung des Partnertyps Person mit einer Stelle verknüpft sind, wenn die Stelle auch über eine Partnerbeziehung des Partnertyps Organisation mit der Organisation verknüpft ist. Dabei müssen beide Partnerbeziehungen der Stelle zum Zeitpunkt der Auswertung gültig sein. Um den Bearbeiter Organisation zu verwenden, müssen Sie die Stellen sowohl mit Organisationen als auch Personen verknüpfen.
  Welche Partner einer Stelle zugeordnet sind, können Sie in der Anwendung Stellen einsehen. Welche Mitarbeiter einer Organisation zugeordnet sind, können Sie z. B. in der Anwendung Partner, Ansicht Beziehungen einsehen.
• Ausdruck für Bearbeiter – Ist im Feld Bearbeiter der Wert Ausdruck ausgewählt, dann legt der in diesem Feld angezeigte Ausdruck die möglichen Bearbeiter der Aktivität nach Zeitüberschreitung fest. Mit dem Ausdruck wird entweder den GUID eines einzelnen Benutzers oder eine Liste von GUIDs mehrerer Benutzer bestimmt.
• Erledigungsbestätigung – Dieses Feld legt fest, welche Aktion ein Bearbeiter ausführen muss, um seine Aufgabe zu erledigen. Mögliche Einstellungen sind:
  • Öffnen – Die Aufgabe dient lediglich der Kenntnisnahme und wird beim ersten Öffnen automatisch erledigt.
  • Erledigen – Das Erledigen der Aufgabe muss mithilfe der Aktionen [Erledigen] oder [Unbearbeitet erledigen] explizit bestätigt werden.
  • Erledigen durch Workflow-Symbolleiste – Die Aufgabe muss mithilfe der Buttons in der Workflow-Symbolleiste erledigt werden. Ein Erledigen im Workflow-Eingangskorb oder in Cockpit-Anwendungen ist nicht möglich. Verwenden Sie diese Option z. B. für Aktivitätsdefinitionen des Aktivitätstyps Auswahlknoten, um eine gültige Auswahl sicherzustellen, oder wenn der Bearbeiter Aktivitätsergebnisse zwingend eingeben muss, bevor er die Aufgabe erledigen kann.

Rubrik Verarbeitungsauftrag

Die Rubrik Verarbeitungsauftrag enthält besondere Felder für das Erzeugen und Ausführen von Verarbeitungsaufträgen. Die Rubrik ist nur eingeblendet, wenn die Aktivität von einem Verarbeitungsauftrag bearbeitet werden kann.

• Verarbeitungsauftrag – Wird die Aktivität von einem Verarbeitungsauftrag bearbeitet, dann zeigt dieses Feld den Verarbeitungsauftrag an.
• Auf Verabeitungsauftrag warten – Ist diese Funktion aktiviert, dann wartet die Workflow-Engine bis der Verarbeitungsauftrag erledigt ist, bevor sie die Aktivität erledigt. Diese Funktion kann aktiviert werden, um z. B. die Aktivität oder den Prozess mit der ausgeführten Hintergrundanwendung zu synchronisieren oder um Rückgabewerte der Hintergrundanwendung zu übernehmen.
• Ausgabeeinstellungen aus der Belegdokument-Vorlage – Erzeugt die Aktivität als Hintergrundanwendung Belege, legen Sie mit dieser Funktion fest, dass die Ausgabeeinstellungen für die Belegdokumenterzeugung aus der Belegdokumentvorlage stammen.
  Hinweis

  Die Belegdokumentvorlage legen Sie in den Deklarationen der Aktivitätsdefinition fest.

Rubrik Datenauswahl

Unter der Rubrik Datenauswahl wird festgelegt, wie die Bearbeiter der Aktivität Business Entitys auswählen und mit der Aktivität verknüpfen können. Die Rubrik ist nur beim Aktivitätstyp Auswahlknoten eingeblendet.

Die Felder im Einzelnen:

• Auswahlmodus – Dieses Feld legt für Aktivitätsdefinitionen des Aktivitätstyps Auswahlknoten fest, ob die Aktivität mit nur einem oder mit mehreren Business Entitys verknüpft werden kann:
  • Einfachauswahl – Bei der Einfachauswahl kann höchstens ein Business Entity ausgewählt und mit der Aktivität verknüpft werden.
  • Mehrfachauswahl – Bei der Mehrfachauswahl können beliebig viele Business Entitys ausgewählt und mit der Aktivität verknüpft werden.
• Auswahl-Validierung – Dieses Feld legt für Aktivitätsdefinitionen des Aktivitätstyps Auswahlknoten fest, ob ein Bearbeiter die Aufgabe auch dann erledigen kann, wenn die Aktivität mit keinem Business Object verknüpft ist:
  • Optional – Die Aktivität kann auch dann erledigt werden, wenn sie mit keinem Business Entity verknüpft ist.
  • Erforderlich – Die Aktivität muss mit mindestens einem Business Entity verknüpft sein, bevor sie erledigt werden kann. Das aktuell ausgewählte und zu verknüpfende Business Entity können Sie mithilfe der Variable parameters.objectin den Deklarationen prüfen. Die Variable parameters.selectionenthält eine Liste aller bisher ausgewählten und verknüpften Business Entitys.

Rubrik Bearbeitung nach Zeitüberschreitung

Unter der Rubrik Zeitüberschreitung wird eine eventuelle Folgeaktion nach Zeitüberschreitung festgelegt. Die Rubrik ist nur eingeblendet, wenn die Aktivität von Benutzern bearbeitet werden kann.

Die Felder im Einzelnen:

• Folgeaktion nach Zeitüberschreitung – In diesem Feld können Sie eine Folgeaktion nach Zeitüberschreitung festlegen. Eine Zeitüberschreitung liegt vor, wenn das Ende des Bearbeitungszeitraums einer noch nicht erledigten oder unbearbeitet erledigten Aktivität überschritten wird. Zusätzlich zum Statuswechsel der Aktivität auf Verspätet bzw. Verspätet in Bearbeitung können Sie eine der folgenden Folgeaktionen auswählen:
  • Keine – Bei der Auswahl Keine erhalten noch nicht erledigte Aufgaben den Status Verspätet.
  • Aufgaben weiterleiten – Bei dieser Folgeaktion erhalten noch nicht erledigte Aufgaben den Status Gesperrt und neue Aufgaben mit dem Status Erhalten werden für die nach der Zeitüberschreitung festgelegten Bearbeiter erzeugt.
  • Neue Bearbeiter hinzufügen – Bei dieser Folgeaktion erhalten noch nicht erledigte Aufgaben den Status Verspätet und neue Aufgaben mit dem Status Erhalten werden für die nach der Zeitüberschreitung festgelegten Bearbeiter erzeugt. Dabei erhalten Bearbeiter, die eine Aufgabe im Status Verspätet bereits haben, keine zweite Aufgabe im Status Erhalten.
  • Aufgaben ohne Änderungen erledigen – Bei dieser Auswahl werden alle noch nicht erledigten Aufgaben ohne Änderung erledigt. Dadurch wird auch die Aktivität erledigt bzw. ohne Änderungen erledigt.
• Bearbeiter für Folgeaktion – In diesem Feld legen Sie fest, wie die möglichen Bearbeiter nach einer Zeitüberschreitung neu ermittelt werden. Wählen Sie dazu einen der angebotenen Bearbeiter vom Typ Benutzer aus:
  • Ausdruck
  • Workflowrolle
  • Auslöser
  • Prozessverantwortlicher
  • Bearbeiter des vorherigen Prozessschritts
  • Erlediger des vorherigen Prozessschritts

Je nach Aktivitätstyp der Aktivitätsdefinition werden unterschiedliche Bearbeiter angeboten. Weitere Information entnehmen Sie der Beschreibung für das Feld Bearbeiter.

• Bearbeitungsmodus für Folgeaktion – Der Bearbeitungsmodus legt fest, ob alle Bearbeiter ihre Aufgaben erledigen müssen, oder ob die Aktivität nur von einem der Bearbeiter bearbeitet werden muss. Weitere Information entnehmen Sie der Hilfe für das Feld Bearbeitungsmodus.
• Stelle für Folgeaktion – Ist im Feld Bearbeiter nach Zeitüberschreitung der Wert Stelle ausgewählt, dann gilt die in diesem Feld eingegebene bzw. angezeigte Stelle als Bearbeiter der Aktivität nach der Zeitüberschreitung. Weitere Informationen entnehmen Sie der Beschreibung des Feldes Stelle unter der Rubrik Bearbeitung.
• Multi-Site-Organisation für Folgeaktion – Ist im Feld Bearbeiter nach Zeitüberschreitung der Wert Multi-Site-Organisation ausgewählt, dann gelten alle Personen, die der in diesem Feld eingegebenen bzw. angezeigten Organisation zugeordnet sind, als Bearbeiter der Aktivität nach Zeitüberschreitung. Weitere Informationen entnehmen Sie der Beschreibung des Feldes Multi-Site-Organisation unter der Rubrik Bearbeitung.
• Person für Folgeaktion – Ist im Feld Bearbeiter nach Zeitüberschreitung der Wert Person ausgewählt, dann gilt die in diesem Feld eingegebene bzw. angezeigte Person als Bearbeiter der Aktivität nach Zeitüberschreitung. Weitere Informationen entnehmen Sie der Beschreibung des Feldes Person unter der Rubrik Bearbeitung.
• Workflowrolle für Folgeaktion – Ist im Feld Bearbeiter nach Zeitüberschreitung der Wert Workflowrolle ausgewählt, dann gelten die Inhaber der in diesem Feld eingegebenen bzw. angezeigten Workflowrolle als Bearbeiter der Aktivität nach Zeitüberschreitung. Weitere Informationen entnehmen Sie der Beschreibung des Feldes Workflowrolle unter der Rubrik Bearbeitung.
• Benutzer für Folgeaktion – Ist im Feld Bearbeiter nach Zeitüberschreitung der Wert Benutzer ausgewählt, dann gilt der in diesem Feld eingegebene bzw. angezeigte Benutzer als Bearbeiter der Aktivität nach Zeitüberschreitung. Weitere Informationen entnehmen Sie der Beschreibung des Feldes Benutzer unter der Rubrik Bearbeitung.
• Organisation für Folgeaktion – Ist im Feld Bearbeiter nach Zeitüberschreitung der Wert Organisation ausgewählt, dann gelten alle Stellen, die mit der in diesem Feld eingegebenen bzw. eingegebenen bzw. angezeigten Organisation verknüpft sind, als Bearbeiter der Aktivität nach Zeitüberschreitung. Weitere Informationen entnehmen Sie der Beschreibung des Feldes Organisation unter der Rubrik Bearbeitung.
• Ausdruck für Folgeaktion – Ist im Feld Bearbeiter nach Zeitüberschreitung der Wert Ausdruck ausgewählt, dann legt der in diesem Feld angezeigte Ausdruck die möglichen Bearbeiter der Aktivität nach Zeitüberschreitung fest. Weitere Informationen entnehmen Sie der Beschreibung des Feldes Ausdruck für Bearbeiter unter der Rubrik Bearbeitung.

Rubrik E-Mail-Benachrichtigung

Unter der Rubrik E-Mail-Benachrichtigung wird festgelegt, wie die Bearbeiter über neue Aufgaben benachrichtigt werden. Die Rubrik ist nur eingeblendet, wenn die Aktivität von Benutzern bearbeitet werden kann.

Die Felder im Einzelnen:

• Bearbeiter benachrichtigen – Dieses Feld legt fest, ob die Workflow-Engine E-Mail-Benachrichtigungen für Aufgaben im Status Zu bearbeiten an die Bearbeiter versendet. Folgende Einträge können ausgewählt werden:
  • Niemals – E-Mail-Benachrichtigungen werden niemals versendet.
  • Benutzereinstellungen – E-Mail-Benachrichtigungen werden gemäß den Benutzereinstellungen des jeweiligen Bearbeiters versendet.
  • Immer – E-Mail-Benachrichtigungen werden immer versendet.
• Bearbeiter nach Zeitüberschreitung benachrichtigen – Dieses Feld legt fest, ob die Workflow-Engine E-Mail-Benachrichtigungen für zu bearbeitende Aufgaben nach einer Zeitüberschreitung an die Bearbeiter versendet. Folgende Einträge können ausgewählt werden:
  • Niemals – E-Mail-Benachrichtigungen werden niemals versendet.
  • Benutzereinstellungen – E-Mail-Benachrichtigungen werden gemäß den Benutzereinstellungen des jeweiligen Bearbeiters versendet.
  • Immer – E-Mail-Benachrichtigungen werden immer versendet.

• Bei Statuswechsel benachrichtigen – Ist diese Funktion aktiviert, dann erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Aktivität den Status wechselt. Aktivieren Sie diese Funktion z. B. dann, wenn Sie eine Aktivität für einen anderen Benutzer erfassen und eine Rückmeldung beim Erledigen oder einer evtl. Zeitüberschreitung erhalten möchten.

Karteireiter Serie

Der Karteireiter Serie enthält besondere Felder für Serienvorlagen. Eine Serienvorlage ist eine Aktivität, die innerhalb eines festgelegten Zeitraumes nach einem Serienmuster weitere Aktivitäten erzeugt, die als Serienaktivitäten bezeichnet und in der Serienvorlage angezeigt werden. Eine Serienvorlage besitzt keine Aufgaben. Die Rubrik ist nur für Aktivitäten des Aktivitätstyps Serienvorlage eingeblendet.

Die Felder im Einzelnen:

• Serienmuster – Wenn Sie eine Serienvorlage erfassen, dann geben Sie in diesem Feld ein Serienmuster ein. Ein Serienmuster wird in einer Serienvorlage genutzt, um die Zeitpunkte zum Erzeugen der Serienaktivitäten zu berechnen. In einem Serienmuster wird dazu kein fester Zeitpunkt festgelegt, sondern eine relative Angabe, wie z. B. „Jedes Jahr am zweiten Mittwoch im Januar um 10:00 Uhr.“. Für die Berechnung des konkreten Zeitpunkts werden zusätzlich die Kalendereinstellungen Zeitzone, Erster Tag der Woche und Tage in der ersten Woche herangezogen. Das Serienmuster wird in einem speziellen Dialog bearbeitet und nicht direkt eingegeben. Dieser Dialog wird im Bedienungsleitfaden im Abschnitt Serienmuster detailliert beschrieben.
  Hinweis

  Das Feld Serienvorlage ist nur bei ei­ner Aktivität des Aktivitätstyps Serienvorlage sichtbar.
• Bearbeitungsdauer – Wenn Sie eine Serienvorlage erfassen geben Sie in diesem Feld die Bearbeitungsdauer ein, die den Bearbeitungszeitraum der erzeugten Serienaktivitäten bestimmt.Jede Aktivität hat einen festgelegten Bearbeitungszeitraum, der durch den Beginn- und Endzeitpunkt definiert ist. Beim Erreichen des Beginnzeitpunkts ändert sich der Status der Aktivität von Geplant zu Zu bearbeiten. Ist die Bearbeitung innerhalb des festgelegten Bearbeitungszeitraums nicht abgeschlossen, dann ändert sich der Status von In Bearbeitung zu Verspätet in Bearbeitung bzw. von Geplant zu Verspätet, falls die Aktivität noch nicht in Bearbeitung genommen wurde. Der Beginnzeitpunkt der Serienaktivität ergibt sich aus dem Serienmuster und dem Beginnzeitpunkt der Serienvorlage. Der Endzeitpunkt ergibt sich aus dem Beginnzeitpunkt der Serienaktivität zzgl. der in diesem Feld erfassten Bearbeitungsdauer der Serienvorlage.
  Hinweis

  Das Feld Bearbeitungsdauer ist nur bei ei­ner Aktivität des Aktivitätstyps Serienvorlage sichtbar.

Rubrik Serienaktivitäten

Unter der Rubrik Serienaktivitäten werden alle Aktivitäten aufgelistet, die auf Basis der Serienvorlage entstanden sind. Für jede erzeugte Serienaktivität wird eine Zeile mit den folgenden Spalten angezeigt:

• Aktivität – Eine Serie erzeugt zu festgelegten Zeitpunkten Ak­ti­vitäten. Die bereits erzeugten Aktivitäten sind mit ihrer Nummer und ihrem Betreff in der Liste aufgeführt.
• Beginnzeitpunkt – Der Beginnzeitpunkt ist der Zeitpunkt, an dem die Bearbeitung der Aktivität beginnen soll und die Aktivität in den Status Zu bearbeiten wechselt.
• Endzeitpunkt – Der Endzeitpunkt ist der Zeitpunkt, zu dem die Aktivität erledigt sein soll. Ist die Aktivität nicht erledigt, dann wechselt sie in den Status Verspätet oder Verspätet in Bearbeitung.
• Status – In dieser Spalte wird der aktuelle Status der jewei­ligen Aktivität angezeigt.

Karteireiter Klassifikationen

Unter dem Karteireiter Klassifikationen werden Klassifikationen für die Aktivität eingegeben bzw. angezeigt. Klassifikationen können nur Aktivitäten des Datenbanktyps OLTP-Datenbank zugeordnet werden.

Die Felder im Einzelnen:

• Klassifikation 1 – In diesem Feld können Sie der Aktivität eine vorhandene Aktivitäts-Klassifikation zuordnen. Mithilfe der Klassifikationen lassen sich Aktivitäten für Auswertungen und Abfragen besser organisieren. Die Eingabefelder stehen nur für Aktivitäten des Datenbanktyps OLTP-Datenbank zur Verfügung.
• Klassifikation 2 – In diesem Feld können Sie der Aktivität bei Bedarf eine zweite vorhandene Aktivitäts-Klassifikation zuordnen. Für weitere Informationen siehe Feldbeschreibung Klassifikation 1.
• Klassifikation 3 – In diesem Feld können Sie der Aktivität bei Bedarf eine dritte vorhandene Aktivitäts-Klassifikation zuordnen. Für weitere Informationen siehe Feldbeschreibung Klassifikation 1.
• Klassifikation 4 – In diesem Feld können Sie der Aktivität bei Bedarf eine vierte vorhandene Aktivitäts-Klassifikation zuordnen. Für weitere Informationen siehe Feldbeschreibung Klassifikation 1.
• Klassifikation 5 – In diesem Feld können Sie der Aktivität bei Bedarf eine fünfte vorhandene Aktivitäts-Klassifikation zuordnen. Für weitere Informationen siehe Feldbeschreibung Klassifikation 1.

Karteireiter Ergebnisse

Unter dem Karteireiter Ergebnisse werden die Ergebnisse der Aktivität aufgeführt. Jede Aktivität besitzt ein allgemeines Ergebnis. Darüber hinaus können in der Aktivitätsdefinition weitere Ergebnisse definiert werden. Für Aktivitäten aus dem Beziehungs-Management werden unter der Rubrik Ergebnis für Aktivität im Beziehungs-Management Felder für die in der Anwendung Aktivitätsarten definierten Ergebnisse angezeigt.

Die Anwendung Aktivitätsarten ist nur dann verfügbar, wenn das Beziehungs-Management in der Anwendung Customizing aktiviert ist.

Die Felder im Einzelnen:

• Erledigt am – In diesem Feld wird das Datum und die genaue Uhrzeit angezeigt, an dem die Aktivität erledigt wurde.
• Erledigt durch – Dieses Feld zeigt den Benutzer an, der die Aktivität erledigt hat.
• Ergebnis – In diesem Feld wird das allgemeine Ergebnis der Aktivität angezeigt.

Rubrik Ergebnis für Aktivität im Beziehungs-Management

Für Aktivitäten aus dem Beziehungs-Management werden unter der Rubrik Ergebnis für Aktivität im Beziehungs-Management Felder für die in der Anwendung Aktivitätsarten definierten Ergebnisse angezeigt. Die Anwendung Aktivitätsarten ist nur dann verfügbar, wenn das Beziehungs-Management in der Anwendung Customizing aktiviert ist.

Rubrik Weitere Ergebnisse

In der Rubrik Weitere Ergebnisse werden ggf. weitere Ergebnisse für die Aktivität angezeigt. Ergebnisse können zum Beispiel Felder, Bilder oder Texte sein. Weitere Ergebnisse für eine Aktivität werden in der zugehörigen Aktivitätsdefinition im Karteireiter Ergebnisse festgelegt und können mit der Aktion Weitere Ergebnisse eingeben… eingegeben werden.

Karteireiter Verknüpfungen

Unter dem Karteireiter Verknüpfungen werden alle mit der Aktivität verknüpften Business Entitys angezeigt. Ist die Aktivität mit mehreren Business Entitys verknüpft, dann ist eine der Verknüpfungen als bevorzugt markiert.

Die Felder im Einzelnen:

• Verknüpfung – Eine Aktivität kann mit Business Entitys verknüpft sein. Ist die Aktivität mit mehreren Business Entitys verknüpft, dann ist eine der Verknüpfungen als bevorzugt markiert.Die bevorzugte Verknüpfung wird verwendet, um die Anwendung zu ermitteln, die automatisch geöffnet wird, wenn ein Bearbeiter eine Aufgabe in Bearbeitung nimmt und die Aktivität nicht mit einer Dialoganwendung verknüpft ist. Business Entitys können auch in den Deklarationen der Aktivitätsdefinition mithilfe der Funktion addAttachmentder System-Skriptsprache hinzugefügt werden. Dabei gilt die zuerst erzeugte Verknüpfung als bevorzugt. Bei Aktivitäten, die aus einem Ereignis des Typs Benutzeraktion erzeugt wurden, wird das im Ereignisparameter objectreferenzierte Business Entity mit der Aktivität automatisch bevorzugt verknüpft.
• Erfasst von – Dieses Feld zeigt den Benutzer an, der die Verknüpfung zu der Aktivität hinzugefügt hat. Der Benutzer wird erst nach dem ersten Speichern der Aktivität inklusive der Verknüpfung angezeigt.
• Erfasst am – Dieses Feld zeigt den Zeitpunkt an, an dem die Verknüpfung das erste Mal in der Aktivität gespeichert wurde.
• Anmerkung – Zu jeder Verknüpfung kann ein beschreibender Text erfasst werden. Die Beschreibung enthält weitere Informationen für den Bearbeiter der Aufgabe.
• Bevorzugt – Ist diese Funktion aktiviert, dann gilt das Business Entity als bevorzugt verknüpft. Die bevorzugte Verknüpfung wird verwendet, um die Anwendung zu ermitteln, die automatisch geöffnet wird, wenn ein Bearbeiter eine Aufgabe in Bearbeitung nimmt und die Aktivität nicht mit einer Dialoganwendung verknüpft ist.

Aktionen der Symbolleiste

Für das Erfassen von Verknüpfungen stehen die folgenden Aktionen zur Verfügung:

• [Einfügen] – Mithilfe der Aktion [Einfügen] können Sie der Aktivität Verknüpfungen hinzufügen. Kopieren Sie dafür das gewünschte Business Entity und führen Sie anschließend die Aktion [Einfügen] aus. Daraufhin wird eine neue Zeile mit der Verknüpfung des Business Entitys in der Tabelle hinzugefügt.
• [Löschen] – Mit dieser Aktion können Sie Verknüpfungen für die Aktivität löschen. Markieren Sie dafür die entsprechende Zeile in der Tabelle und führen Sie die Aktion [Löschen] aus, um ein Löschkennzeichen für die Zeile zu setzen/entfernen. Nach dem Speichern werden alle mit einem Löschkennzeichen markierten Verknüpfungen gelöscht.

Karteireiter Aufgaben

Unter dem Karteireiter Aufgaben werden alle Aufgaben der Aktivität aufgeführt. Zu jeder Aufgabe werden relevante Informationen wie z. B. Bearbeiter und Aufgabenstatus angezeigt. Angezeigt werden auch die Zeitpunkte, zu denen die Aufgabe zum ersten Mal diesen Status erhalten hat.

Der Karteireiter Aufgaben wird angezeigt, sobald eine Aktivität zum ersten Mal gespeichert wurde und Aufgaben dabei entstanden sind. Er wird nicht für Aktivitäten angezeigt, die keine Aufgaben besitzen, wie z. B. Serienvorlagen.

In der ersten Zeile werden die folgenden Felder angezeigt:

• Bearbeiter – In dieser Spalte wird der Bearbeiter der Aufgabe angezeigt. Jede Aufgabe wird entweder von einem Benutzer oder vom System bearbeitet.
• Bearbeitet – In dieser Spalte wird ggf. der Zeitpunkt angezeigt, zu dem ein Bearbeiter seine Aufgabe das erste Mal in Bearbeitung genommen hat.
• Verspätet – In diesem Feld wird ggf. der Zeitpunkt angezeigt, zu dem die Aufgabe zum ersten Mal den Status Verspätet erhalten hat.
• Erledigt – In dieser Spalte wird ggf. der Zeitpunkt angezeigt, zu dem die Aufgabe erledigt wurde.
• Unbearbeitet erledigt – In dieser Spalte wird ggf. der Zeitpunkt angezeigt, zu dem die Aufgabe unbearbeitet erledigt wurde.
• Status – Eine Aufgabe besitzt zu jedem Zeitpunkt einen Aufgabenstatus, der über das Icon in dieser Spalte angezeigt wird.

Aktion der Symbolleiste Weitere Zeitpunkte

Die Liste der Aufgaben ist in zwei Gruppen unterteilt. Die wichtigen Daten und Zeiten sind in der ersten Zeile einer Aufgabe zu finden. Weitere Zeitpunkte lassen sich über den Button [Weitere Zeitpunkte] zu jeder Aufgabe in einer zweiten Zeile ein- und ausblenden.

Ist der Button [Weitere Zeitpunkte] aktiviert, dann werden folgende Spalten in einer zweiten Zeile angezeigt:

• Geplant – In dieser Spalte wird ggf. der Zeitpunkt angezeigt, zu dem die Aufgaben zum ersten Mal den Status Geplant erhalten haben.
• Erhalten – In dieser Spalte wird ggf. der Zeitpunkt angezeigt, zu dem der Status der Aufgabe das erste Mal Erhalten gewesen ist.
• Zu bearbeiten – In dieser Spalte wird ggf. der Zeitpunkt angezeigt, zu dem die Aufgabe das erste Mal den Status Zu bearbeiten erhalten hat.
• Weitergeleitet – In dieser Spalte wird ggf. der Zeitpunkt angezeigt, zu dem die Aufgabe das erste Mal den Status Weitergeleitet erhalten hat.
• Gesperrt – In dieser Spalte wird ggf. der Zeitpunkt angezeigt, zu dem die Aufgabe das erste Mal den Status Gesperrt erhalten hat.

Anwendungsbezogene Aktionen

Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung Aktivitäten zur Verfügung:

• Aktivität erledigen
• Aktivität unbearbeitet erledigen
• Wiederanlaufen
• Vorverlegen…
• Meldungsprotokoll öffnen
• Weitere Ergebnisse eingeben…
• Textfeld vergrößern/verkleinern

Aktivität erledigen

Mithilfe der Aktion [Aktivität erledigen] vergeben Sie an die Aktivität den Status Erledigt. Besitzt die Aktivität noch offene Aufgaben, erhalten diese den Aufgabenstatus Erledigt. Ist eine noch offene Aufgabe in Bearbeitung, dann erhält sie den Status Gesperrt.

Voraussetzungen

Die Aktion [Aktivität erledigen] ist nur für Aktivitäten möglich, die einen der folgenden Status besitzen: Zu bearbeiten, In Bear­bei­tung, Verspätet oder Verspätet in Bearbeitung.

Anleitung

1. Öffnen Sie eine Aktivität, die die angegebenen Voraussetzungen erfüllt.
2. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Aktivität erledigen].
   → Die Aktivität erhält den Status Erledigt. Besitzt die Aktivität noch offene Aufgaben, erhalten diese den Aufgabenstatus Erledigt. Ist eine noch offene Aufgabe in Bearbeitung, dann erhält sie den Status Gesperrt.

Aktivität unbearbeitet erledigen

Mithilfe der Aktion [Aktivität unbearbeitet erledigen] vergeben Sie an die Aktivität den Status Unbearbeitet erledigt. Besitzt die Aktivität noch offene Aufgaben, erhalten diese den Aufgabenstatus Unbearbeitet erledigt. Ist eine offene Aufgabe noch in Bearbeitung, dann erhält sie den Status Gesperrt.

Voraussetzungen

Die Aktion [Aktivität unbearbeitet erledigen] ist nur für Aktivitäten möglich, die einen der folgenden Status besitzen: Zu bearbeiten, In Bear­bei­tung, Verspätet oder Verspätet in Bearbeitung.

Anleitung

1. Öffnen Sie eine Aktivität, die die angegebenen Voraussetzungen erfüllt.
2. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Aktivität unbearbeitet erledigen].
   → Die Aktivität erhält den Status Unbearbeitet erledigt. Besitzt die Aktivität noch offene Aufgaben, erhalten diese den Aufgabenstatus Unbearbeitet erledigt. Ist eine noch offene Aufgabe in Bearbeitung, dann erhält sie den Status Gesperrt.

Wiederanlaufen

Die Aktion [Wiederanlaufen] nimmt eine als Gestoppt gekennzeichnete Aktivität wieder in die Verarbeitung auf. Das Kennzeichnen wird vergeben, wenn bei der Verarbeitung einer Aktivität ein Fehler auftritt, der die weitere Verarbeitung der Aktivität verhindert. Durch die Kennzeichnung als Gestoppt ist die Aktivität von der weiteren Verarbeitung durch die Workflow-Engine ausgeschlossen.

Voraussetzungen

Die Aktion [Wiederanlaufen] ist nur für als Gestoppt gekennzeichnete Aktivitäten möglich.

Anleitung

1. Öffnen Sie eine als Gestoppt gekennzeichnete Aktivität.
   → Neben dem Status-Icon ist nun ein Stopp-Kennzeichen zu sehen.

2. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Wiederanlaufen].
   → Sind die Bedingungen für ein Wiederanlaufen erfüllt, dann wird das Stopp-Kennzeichen entfernt und die Akti­vität ist von der weiteren Verarbeitung wieder eingeschlossen.

Vorverlegen…

Mithilfe der Aktion [Vorverlegen…] können Sie den Beginn des Bearbeitungszeitraumes einer Aktivität ändern. Durch die Aktion erhält die Aktivität abhängig vom neuen Beginnzeitpunkt ggf. einen neuen Status.

Voraussetzungen

Die Aktion [Vorverlegen…] ist nur für Aktivitäten möglich, die einen der folgenden Status besitzen: Geplant, Zu bearbeiten oder In Bearbeitung.

Anleitung

1. Öffnen Sie eine Aktivität, die die angegebene Voraussetzung erfüllt.
2. Wählen Sie in der Standardsymbolleiste die Aktion [Vorverlegen…].
   → Es öffnet sich ein Dialog, in dem der neue Beginnzeitpunkt eingetragen wird.

3. Tragen Sie den neuen Beginnzeitpunkt ein.
4. Wählen Sie [Ok].
   → Die Aktivität erhält den neuen Beginnzeitpunkt. Durch die Aktion erhält die Aktivität ggf. einen neuen Status passend zum neuen Beginnzeitpunkt.

Meldungsprotokoll öffnen

Die Aktion [Meldungsprotokoll öffnen] öffnet die Anwendung Meldungsprotokolle und zeigt ggf. Meldungsprotokolleinträge für die Aktivität an. Sie können die Aktion verwenden, um z. B. die Fehlerursache für als Gestoppt gekennzeichnete Aktivitäten zu analysieren.

Voraussetzungen

Keine.

Anleitung

1. Öffnen Sie eine Aktivität.
2. Wählen Sie in der Standardsymbolleiste die Aktion [Meldungsprotokoll öffnen].
   → Es öffnet sich die Anwendung Meldungsprotokolle und ggf. Meldungsprotokolleinträge für die Aktivität werden angezeigt.

Weitere Ergebnisse eingeben…

Mithilfe der Aktion [Weitere Ergebnisse eingeben…] können Sie die weiteren Ergebnisse einer noch nicht erledigten Aktivität eingeben, ohne eine mit der Aktivität verknüpfte Aufgabe zu öffnen.

Voraussetzungen

Die Aktion ist nur für Bearbeiter der Aktivität möglich, oder für Benutzer mit der besonderen Fähigkeit Aktivitäten anderer Benutzer ändern. Zusätzlich müssen für die Aktivität in der Aktivitätsdefinition weitere Ergebnisse definiert sein.

Dialogfenster

Wenn Sie die Aktion [Weitere Ergebnisse eingeben…] ausführen, öffnet sich das Dialogfenster Ergebnisse eingeben. Neben den für die Aktivität in der Aktivitätsdefinition festgelegten Ergebnisfeldern im Karteireiter Ergebnisse und den Meldungen im Karteireiter Meldungen, stehen Ihnen in dem Dialogfenster die folgenden Buttons zur Verfügung:

• [Neu] – Mit dieser Aktion laden Sie die Ergebnisfelder neu und setzen diese auf die Voreinstellungen zurück.
• [Vorherige Seite] – Mit dieser Aktion können Sie bei mehrseitigen Ergebnissen auf die vorherige Seite wechseln.
• [Nächste Seite] – Mit dieser Aktion können Sie bei mehrseitigen Ergebnissen auf die nächste Seite wechseln.
• [OK] – Mit dieser Aktion speichern Sie die Angaben auf allen Seiten und schließen das Dialogfenster.
• [Abbrechen] – Mit dieser Aktion schließen Sie das Dialogfenster.

Anleitung

1. Öffnen Sie eine Aktivität, die die angegebenen Voraussetzungen erfüllt.
2. Wählen Sie in der Standardsymbolleiste die Aktion [Weitere Ergebnisse eingeben…].
   → Es öffnet sich das Dialogfenster Aktivitätsergebnisse eingeben.
3. Geben Sie die Ergebnisse für die Aktivität in die jeweiligen Felder ein.
4. Klicken Sie ggf. auf den Button [Nächste Seite] und geben Sie weitere Ergebnisse ein, bis Sie alle gewünschten Ergebnisse auf allen Seiten eingegeben haben.
5. Bestätigen Sie ihre Eingaben mit dem [OK]-Button
   → Die eingegebenen Ergebnisse werden im Kateireiter Ergebnisse der Aktivität angezeigt.

Textfeld vergrößern/verkleinern

Mit dieser Aktion können Sie im Karteireiter Allgemeines die Rubrik Text auf die volle Größe des Arbeitsbereichs vergrößern. Die anderen Felder des Karteireiters werden dabei ausgeblendet. Führen Sie die Aktion erneut aus, um die Rubrik Texte wieder zu verkleinern und die weiteren Felder des Karteireiters Allgemeines wieder einzublenden.

Voraussetzungen

Keine.

Status und Statusänderungen

Aktivität und Aufgaben haben jeweils einen eigenen Status. Wird der Status der Aktivität oder der Aufgaben geändert, so beeinflusst das meistens auch den Sta­tus der anderen Aufgaben bzw. der Aktivität.

Aktivitätsstatus

Eine Aktivität kann folgende Status haben:

• Geplant – Die Aktivität hat den Beginnzeitpunkt des Bearbeitungszeitraums noch nicht erreicht. Alle Aufgaben besitzen den Status Geplant.
• Zu bearbeiten – Die Aktivität befindet sich innerhalb des Bearbei­tungszeitraumes. Bei Einzelbearbeitung besitzt keine Aufgabe den Status In Bearbeitung, Gesperrt, Erledigt oder Unbearbeitet erledigt. Bei Mehrfachbearbeitung besitzt keine Aufgabe den Status In Bearbeitung oder Erledigt.
• Verspätet – Die Aktivität hat den Endzeitpunkt des Bearbeitungszeitraums bereits überschritten. Bei Einzelbearbeitung besitzt keine Aufgabe den Status In Bearbeitung, Gesperrt, Erledigt oder Unbearbeitet erledigt. Bei Mehrfachbearbeitung besitzt keine Aufgabe den Status In Bearbeitung oder Erledigt.
• In Bearbeitung – Die Aktivität befindet sich innerhalb des Bearbei­tungszeitraumes. Bei Einzelbearbeitung besitzt eine Aufgabe den Status In Bearbeitung und keine Aufgabe besitzt den Status Erledigt oder Unbearbeitet erledigt. Bei Mehrfach­bearbeitung hat mindestens eine Aufgabe den Status In Bearbeitung oder Erledigt.
• Verspätet in Bearbeitung – Die Aktivität hat den Endzeitpunkt des Bearbeitungszeitraums bereits überschritten. Bei Einzelbearbeitung besitzt eine Aufgabe den Status In Bearbeitung und keine Aufgabe besitzt den Status Erledigt oder Unbearbeitet erledigt. Bei Mehrfach­bearbeitung hat mindestens eine Aufgabe den Status In Bearbeitung oder Erledigt.
• Erledigt – Die Aktivität ist erledigt. Bei Einzelbearbeitung besitzt genau eine Aufgabe den Status Erledigt. Bei Mehr­fachbearbeitung besitzt mindestens eine Aufgabe den Status Erledigt und die anderen Aufgaben entweder den Status Erledigt, Unbearbeitet erledigt oder Weitergeleitet.
• Unbearbeitet erledigt – Die Aktivität ist unbearbeitet erledigt. Bei Einzelbe­arbeitung besitzt genau eine Aufgabe den Status Unbearbeitet erledigt. Bei Mehrfachbearbeitung besitzen alle Aufgaben entweder den Status Unbearbeitet erledigt oder Weitergeleitet.

Aufgabenstatus

Eine Aufgabe kann folgende Status haben:

• Geplant – Die übergeordnete Aktivität hat den Beginn des Bearbeitungszeitraums noch nicht erreicht. Die Aufgabe ist noch geplant.
• Zu bearbeiten – Die übergeordnete Aktivität befindet sich innerhalb des Bearbeitungszeitraumes. Bei Einzelbearbeitung oder sequenzieller Mehrfachbearbeitung wird zurzeit keine andere Aufgabe bearbeitet. Der Benutzer hat die Aufgabe zu bearbeiten.
• Erhalten – Die übergeordnete Aktivität hat den Endzeitpunkt des Bearbeitungszeitraums bereits überschritten. Die Aufgabe wurde aufgrund einer Folgeaktion bei Zeitüberschreitung erzeugt und dem Benutzer zugeordnet.
• Verspätet – Die übergeordnete Aktivität hat den Endzeitpunkt des Bearbeitungszeitraums bereits überschritten. Die Aufgabe ist verspätet.
• In Bearbeitung – Die Aufgabe wird gerade vom Benutzer bearbeitet.
• Gesperrt – Dieser Status wird nur bei der Einzelverarbeitung und der sequenzieller Mehrfachbearbeitung genutzt. Eine Aufgabe der übergeordneten Aktivität besitzt den Status In Bearbeitung. Alle noch offenen Auf­gaben besitzen deshalb den Status Gesperrt.
• Erledigt – Die Aufgabe ist erledigt. Bei Einzelbearbeitung ist auch die übergeordnete Aktivität erledigt.
• Unbearbeitet erledigt – Die Aufgabe ist unbearbeitet erledigt. Bei Einzelbe­ar­beitung ist auch die übergeordnete Aktivität unbearbeitet erle­digt.
• Weitergeleitet – Die Aufgabe wurde an einen anderen Benutzer wei­tergeleitet und kann nicht weiter bearbeitet wer­den. Die Aufgabe kann entweder manuell durch den Be­ar­beiter weitergeleitet worden sein, oder aber au­tomatisch aufgrund einer Folgeaktion bei Zeitüberschreitung.

Die Status-Symbole werden an mehreren Stellen angezeigt, z. B. in der Anwendung Aktivitäten, in den Cockpit-Anwendungen Cockpit: Aktivitäten/OLTP-Datenbank, Cockpit: Aktivitäten/Repository-Datenbank, Cockpit: Aufgaben/OLTP-Datenbank und Cockpit: Aufgaben/Repository-Datenbank sowie im Workflow-Eingangskorb im andockbaren Fenster Aufgaben suchen.

Customizing

Für die Anwendung Aktivitäten sind in der Anwendung Customizing keine Einstellungen festzulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Aktivitäten ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Aktivität

com.cisag.sys.workflow.obj.Activity

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumen­tation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Jeder Benutzer, der Bearbeiter einer Aufgabe ist, kann die Aufgabe bearbeiten und die übergeordnete Aktivität anzeigen. Stellt die Aktivität einen Knoten eines Prozesses dar, dann kann er auch den Prozess anzeigen. Welche weiteren Aufgaben, Aktivitäten und Prozesse ein Benutzer anzeigen kann, ergibt sich aus den Berechtigungseinstellungen der Prozessdefinition und den Einstellungen der Aktivitätsdefinition sowie den besonderen Fähigkeiten, die der Benutzer besitzt.

Für die Anwendung Aktivitäten bestehen folgende spezielle Fähigkeiten der erweiterten und administrativen Fähigkeitsklassen. Für diese Fähigkeiten können Sie in der Anwendung Berechtigungsrollen Berechtigungen vergeben.

• Status von eigenen Aktivitäten ändern

com.cisag.sys.workflow.ChangeActivityStatus

• Aktivitäten für andere Benutzer erfassen

com.cisag.sys.workflow.CreateActivitiesForOtherUsers

• Anzeige erweiterter Funktionen

com.cisag.sys.workflow.DisplayProfessionalFunctions

• Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer anzeigen

com.cisag.sys.workflow.DisplayOtherUsersWorkitems

• Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer ändern

com.cisag.sys.workflow.ChangeOtherUsersWorkitems

• Status von Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer ändern

com.cisag.sys.workflow.ChangeOtherUsersWorkitemStates

Informationen zu den Berechtigungen für Prozesse entnehmen Sie der Dokumentation Prozesse.

Diese Fähigkeiten wirken sich auch auf die Anwendung Aktivitäten aus. In den Vorgehensweisen und anwendungsbezogenen Aktionen wird davon ausge­gangen, dass der Benutzer diese Fähigkeiten besitzt.

Status von eigenen Aktivitäten ändern

Verfügt ein Benutzer über die erweiterte Fähigkeit Status von eigenen Aktivitäten ändern, kann er in den Anwendungen Aktivitäten, Cockpit: Aktivitäten/OLTP-Datenbank und Cockpit: Aktivitäten/Repository-Datenbank den Status von Aktivitäten ändern, wenn er in mindestens einer Aufgabe als Bearbeiter eingetragen ist.

Aktivitäten für andere Benutzer erfassen

Verfügt ein Benutzer über die erweiterte Fähigkeit Aktivitäten für andere Benutzer erfassen, kann er in der Anwendung Aktivitäten andere Benutzer als Bearbeiter von erfassten Aktivitäten eingeben. Öffnet der Benutzer eine Aktivität über die Wertehilfe, dann werden bei der Suche mindestens alle Aktivitäten angezeigt, die er erfasst hat bzw. bei denen er als Bearbeiter einer Aufgabe eingetragen ist.

Anzeige erweiterter Funktionen

Verfügt ein Benutzer über die erweiterte Fähigkeit Anzeige erweiterter Funktionen, sind in Anwendungen zusätzliche Felder mit technischen Informationen zu Prozessen, Aktivitäten und Aufgaben sichtbar, wie z. B. die Aktivitätsdefinition.

Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer anzeigen

Verfügt ein Benutzer über die administrative Fähigkeit Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer anzeigen, kann er sich in den Anwendungen Aktivitäten, Cockpit: Aktivitäten/OLTP-Datenbank, Cockpit: Aktivitäten/Repository-Datenbank, Cockpit: Aufgaben/OLTP-Datenbank und Cockpit: Aufgaben/Repository-Datenbank alle vorhandenen Aktivitäten und Aufgaben anzeigen lassen.

Die Fähigkeit Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer anzeigen ist für alle Aktivitäten und Aufgaben von Interesse, bei denen ein Benutzer weder in den Aufgaben als Bearbeiter eingetragen ist noch die Aktivität selbst erfasst hat. Wenn der Benutzer nicht über diese Fähigkeit ver­fügt, kann er solche Aktivitäten und Aufgaben weder in Suchen finden noch anzeigen oder bearbeiten.

Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer ändern

Verfügt ein Benutzer über die administrative Fähigkeit Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer ändern, kann er in der Anwendung Aktivitäten editierbare Felder für alle vorhandenen Aktivitäten ändern.

Die Fähigkeit Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer ändern ist für alle Aktivitäten und Aufgaben von Interesse, bei denen ein Benutzer weder in den Aufgaben als Bearbeiter eingetragen ist noch die Aktivität selbst erfasst hat. Wenn der Benutzer nicht über diese Fähigkeit ver­fügt, dann kann er solche Aktivitäten und Aufgaben nicht ändern.

Status von Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer ändern

Verfügt ein Benutzer über die administrative Fähigkeit Status von Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer ändern, kann er in den Anwendungen Aktivitäten, Cockpit: Aktivitäten/OLTP-Datenbank, Cockpit: Aktivitäten/Repository-Datenbank, Cockpit: Aufgaben/OLTP-Datenbank und Cockpit: Aufgaben/Repository-Datenbank alle Aktivitäten, die noch keinen Endstatus besitzen, per Aktion erledigen oder unbearbeitet erledigen.

Die Fähigkeit Status von Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer ändern ist für alle Aktivitäten und Aufgaben von Interesse, bei denen ein Benutzer weder in den Aufgaben als Bearbeiter eingetragen ist noch die Aktivität selbst erfasst hat. Wenn der Benutzer nicht über diese Fähigkeit ver­fügt, dann kann er die Status von solchen Aktivitäten und Aufgaben nicht ändern.

Organisations-Zuordnungen

Für die Anwendung Aktivitäten ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.

Besonderheiten

Für die Anwendung Aktivitäten sind folgende Besonderheiten zu beachten.

Für Benutzer, die nicht über die administrativen Fähigkeiten für Aktivitäten und Aufgaben verfügen, werden die Fähigkeiten, um Aktivitäten zu ändern, durch die Aktivitätsdefinition festgelegt.

Weitere Informationen zu dieser Besonderheit entnehmen Sie der Dokumentation Aktivitätsdefinitionen.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Aktivitäten ist für folgende Typen von Geschäftspartnern freigegeben:

• Kunden
• Lieferanten
• Vertreter

Grundsätzlich darf ein Geschäftspartner nur Aktivitäten sehen, bei denen er Erfasser oder Bearbeiter einer Aufgabe ist. Dementsprechend werden auch die Suchen im Navigationsbereich und die Wertehilfen eingeschränkt.

Wenn ein Geschäftspartner eine neue Aktivität erfasst, dann wird der Geschäftspartner selbst als Bearbeiter eingetragen. Geschäftspartner können keine Folgeaktionen nach Zeitüberschreitung festlegen.

Für Geschäftspartner wird die Liste der Aufgaben im Workflow-Eingangskorb im andockbaren Fenster Aufgaben suchen auf die eigenen Aufgaben des Benutzers eingeschränkt.