Diese Dokumentation beschreibt, wie Prozesse abgebildet sind und wie die gleichnamige Anwendung aufgebaut ist. Erfahren Sie, in wel­cher Bezie­hung ein Prozess zu anderen Anwendungen und Busi­ness Entitys stehen kann und wie er in die betriebswirtschaftlichen Pro­zesse eingebunden ist.

Welche Rolle Prozessdefinitionen dabei spielen und wie sie erfasst werden, lesen Sie in der Dokumentation Prozessdefinitionen.

Begriffsbestimmung

• Prozess – Ein Prozess im Workflow-Management beschreibt die arbeitsteilige Ausführung eines betrieblichen Prozesses oder Teilprozesses auf Basis einer Prozessdefinition. Ein Prozess kann als Diagramm angezeigt werden, dessen Knoten die Aktivitäten und dessen Kanten den Kontrollfluss darstellen. Mithilfe der erzeugten Aktivitäten werden die einzelnen Prozessschritte bearbeitet. Der Abschluss eines Prozessschrittes kann die Bearbeitung anderer Prozessschritte auslösen. Ein Prozess hat einen festgelegten Bearbeitungszeitraum, einen Start und ein Ende.
• Prozessanwendung – Eine Prozessanwendung ist eine mit der Prozessdefinition verknüpfte Anwendung, die dazu dient, den Prozess manuell zu starten und Berechtigungen für den Prozess zu vergeben.
• Prozessauslöser – Als Prozessauslöser wird der Benutzer genannt, der den Prozess gestartet hat. Wurde der Prozess von der Workflow-Engine erzeugt, dann gilt der Benutzer, der das registrierte Ereignis ausgelöst hat, als Prozessauslöser. Bei programmierten Ereignissen kann der Prozessauslöser nur dann ermittelt werden, wenn er durch die Ereignisparameter bestimmt wird. Für den Prozessauslöser können in der Prozessdefinition besondere Fähigkeiten festgelegt werden.
• Prozessbeteiligter – Ein Prozessbeteiligter ist ein Benutzer, der als Bearbeiter eines Prozessschrittes an der Ausführung eines Prozesses beteiligt ist. Für Prozessbeteiligte können in der Prozessdefinition besondere Fähigkeiten festgelegt werden.
• Prozessdefinition – Eine Prozessdefinition ist eine vollständige technische Beschreibung eines betrieblichen Prozesses oder Teilprozesses. Sie besteht aus Prozessschritten, die den Geschäftsprozess zeitlich und organisatorisch beschreiben. Eine Prozessdefinition wird als Diagramm modelliert, dessen Knoten die Aktivitätsdefinitionen und dessen Kanten den Kontrollfluss darstellen. Mithilfe der Prozessdefinition und der Aktivitätsdefinitionen werden die Eigenschaften der Prozesse und der Prozessschritte festgelegt. Prozessdefinitionen sind unabhängig von der OLTP-Datenbank und dem System, in dem sie erfasst wurden, da sie weder System- noch OLTP-spezifische Daten enthalten. Prozessdefinitionen werden in der Repository-Datenbank gespeichert.
• Prozessergebnisse – Prozessergebnisse erweitern Prozesse um zusätzliche Informationen. Prozessergebnisse können von Bearbeitern der Aktivitäten angegeben werden, können aber auch in den Deklarationen festgelegt werden. Für die Auswertung von Aktivitäten, z. B. in Cockpits, stehen allgemeine Ergebnisfelder zur Verfügung, die nur in den Deklarationen festgelegt werden können.
• Prozessvariablen – Prozessvariablen erweitern Prozesse um zusätzliche Informationen, die im Prozess angezeigt werden können. Aktivitäten können mithilfe der Deklarationen Prozessvariablen auswerten und ihnen Werte zuweisen.
• Prozessverantwortlicher – Der Prozessverantwortliche kann besondere Fähigkeiten besitzen, die ihm erlauben, den Prozess zu überwachen und im Prozess operativ einzugreifen. Der Prozessverantwortliche wird in der Prozessdefinition festgelegt und kann entweder ein Benutzer oder eine Workflowrolle sein.

Anzeige und Bearbeitung über das Cockpit

Wie Aufgaben und Aktivitäten können auch Prozesse in Cockpits angezeigt werden. In den Anwendungen Cockpit: Prozesse/OLTP-Datenbank und Cockpit: Prozesse/Repository-Datenbank können Sie auf einen Blick alle oder ausgewählte Prozesse mit ihrem Status ansehen.

In den Cockpits stehen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Suche und Auswahl von Prozessen.
• Ausgewählte Prozesse unbearbeitet erledigen.
• Aufbewahrungsfrist von Prozessen ändern.

Siehe auch die Dokumentation Cockpits: Prozesse/OLTP-Datenbank und Prozesse/Repository-Datenbank.

Anwendungsbeschreibung

Die Anwendung Prozesse dient dem Anzeigen, Starten und Bearbeiten von Prozessen. Die Anwendung besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Im Identifikationsbereich werden die folgenden Felder angezeigt. Diese enthal­ten die Daten, die einen Prozess eindeutig identifizieren, sowie weitere generelle Informationen zum Prozess.

Die Felder im Einzelnen:

• Nummer – Die Nummer identifiziert einen Prozess. Sie besteht aus zwei Angaben: Der Identifikation der Prozessdefinition im ersten Eingabefeld und die Nummer des Prozesses im zweiten Eingabefeld.
  • Identifikation der Prozessdefinition – Prozesse basieren auf einer Prozessdefinition. In diesem Feld geben Sie die Prozessdefinition ein. Zusätzlich wird automatisch die Bezeichnung der Prozessdefinition angezeigt.
  • Nummer – Die Nummer ist eine pro Datenbank eindeutige Nummer, die vom System beim Erzeugen eines neuen Prozesses automatisch vergeben wird.
• Status (Icon) –  Ein Prozess hat immer einen Status. Der Status ist vorrangig abhängig von der zulässigen Bearbeitungsdauer, die in der Prozessdefinition festgelegt ist, sowie den Status der Aktivitäten. Folgende Status kann ein Prozess haben:
  • In Bearbeitung
  • Unbearbeitet erledigt
  • Verspätet
  • Erledigt
• Verknüpfung –  In diesem Feld wird das mit der Startaktivität bevorzugt verknüpfte Business Entity angezeigt.
• Beginnzeitpunkt – In diesem Feld wird der Zeitpunkt für den Beginn eines Prozesses angezeigt. Beginn- und Endzeitpunkt eines Prozesses zeigen die festgelegte Bearbeitungsdauer an, in der ein Prozess bearbeitet werden soll. Die Bearbeitungsdauer wird in der Prozessdefinition festgelegt.
• Endzeitpunkt – In diesem Feld wird der Zeitpunkt für das geplante Bearbeitungsende eines Prozesses angezeigt. Beginn- und Endzeitpunkt eines Prozesses zeigen die festgelegte Bearbeitungsdauer an, in der ein Prozess bearbeitet werden soll. Die Bearbeitungsdauer wird in der Prozessdefinition festgelegt.
• Betreff – Der Betreff der Aktivitätsdefinition des Start-Knotens wird angezeigt.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich werden unter den folgenden Karteireitern die Status und andere Informationen für einen Prozess angezeigt:

• Karteireiter Prozessmodell – Unter dem Karteireiter Prozessmodell wird der Prozess grafisch visualisiert und der aktuelle Status der einzelnen Prozessschritte nach einem Farbschema dargestellt.
• Karteireiter Allgemeines – Unter dem Karteireiter Allgemeines werden allgemeine Merkmale des Prozesses angezeigt.
• Karteireiter Ergebnisse – Unter dem Karteireiter Ergebnisse werden die frei verwendbaren allgemeinen Prozessattribute sowie eventuelle benutzerdefinierte Prozessvariablen angezeigt.
• Karteireiter Kommentare – Unter dem Karteireiter Kommentare können Sie vorhandene Kommentare lesen und neue Kommentare erfassen.

Karteireiter Prozessmodell

Unter dem Karteireiter Prozessmodell wird der Prozess grafisch visualisiert und der aktuelle Status der einzelnen Prozessschritte nach einem Farbschema dargestellt.

Weitere Informationen zum Prozessmodell können Sie in der Dokumentation Einführung: Workflow-Management nachlesen.

Farbschema

Der aktuelle Status der einzelnen Prozessschritte wird nach einem Farbschema dargestellt. Folgende Einfärbungen sind möglich:

Farbe		Erläuterung
	Rot	Eigene zu erledigende Aufgabe: Die Aktivität ist noch nicht erledigt und Sie haben eine zu bearbeitende Aufgabe.
	Gelb	Zu erledigender Aufgabe anderer Benutzer: Die Aktivität ist noch nicht erledigt. Sie haben aber keine zu bearbeitende Aufgabe.
	Grün	Erledigte Aktivität: Die Aktivität ist bereits erledigt und besitzt den Endstatus Erledigt oder Unbearbeitet erledigt.
	Grau	Keine Aktivität zugeordnet: Die Workflow-Engine hat noch keine Aktivität erzeugt, z. B. weil der Kontrollfluss den Knoten nicht erreicht hat.

Karteireiter Allgemeines

Unter dem Karteireiter Allgemeines werden allgemeine Merkmale des Prozesses angezeigt.

Die Felder im Einzelnen:

• Auslöser – In diesem Feld wird der Prozessauslöser angezeigt. Als Prozessauslöser wird derjenige Benutzer genannt, der den Prozess gestartet hat. Wurde der Prozess von der Workflow-Engine erzeugt, dann gilt derjenige Benutzer, der das registrierte Ereignis ausgelöst hat, als Prozessauslöser. Bei programmierten Ereignissen kann der Prozessauslöser nur dann ermittelt werden, wenn er durch die Ereignisparameter bestimmt wird. Für den Prozessauslöser können in der Prozessdefinition besondere Fähigkeiten festgelegt werden.
• Datenbanktyp – In diesem Feld wird der Datenbanktyp angezeigt, für den die Prozessdefinition erfasst wurde. Der Datenbanktyp ist Teil der eindeutigen Identifikation einer Prozessdefinition.
• Verantwortlicher – In diesem Feld wird der Prozessverantwortliche angezeigt. Der Prozessverantwortliche kann besondere Fähigkeiten besitzen, die ihm erlauben, den Prozess zu überwachen und im Prozess operativ einzugreifen. Der Prozessverantwortliche wird in der Prozessdefinition festgelegt und kann entweder ein Benutzer oder eine Workflowrolle sein.
• Aufbewahrungsfrist – In diesem Feld legen Sie die Aufbewahrungsfrist für den Prozess fest. Während der Aufbewahrungsfrist können der Prozess und die aus dem Prozess erzeugten Aktivitäten nicht reorganisiert werden.

Karteireiter Ergebnisse

Unter dem Karteireiter Ergebnisse werden die frei verwendbaren allgemeinen Prozessattribute sowie eventuelle benutzerdefinierte Prozessvariablen angezeigt.

Die Felder im Einzelnen:

Ergebnis – In diesem Feld wird das Ergebnis angezeigt, welches durch die Aktivitätsdefinitionen bereitgestellt wird. Das Ergebnis legen Sie mithilfe der Zuweisung process.Resultz.B. in den Deklarationen der Aktivitätsdefinitionen fest.

Rubrik Allgemeine Attribute

Die Felder im Einzelnen:

• Text 1 bis Text 5 – In den Feldern Text 1 bis Text 5 werden Texte angezeigt, welche durch die Aktivitätsdefinitionen bereitgestellt werden. Einen Text legen Sie mithilfe der Zuweisungen process.Text1bis process.Text5z.B. in den Deklarationen der Aktivitätsdefinitionen fest.
• Nummer 1 bis Nummer 2 – In den Feldern Nummer 1 und Nummer 2 werden numerische Werte angezeigt, welche durch die Aktivitätsdefinitionen bereitgestellt werden. Eine Nummer legen Sie mithilfe der Zuweisungen process.Number1und process.Number2z.B. in den Deklarationen der Aktivitätsdefinitionen fest.
• Zeitpunkt 1 und Zeitpunkt 2 –  In den Feldern Zeitpunkt 1 und Zeitpunkt 2 werden Zeitpunkte mit Datum und Uhrzeit angezeigt, welche durch die Aktivitätsdefinitionen bereitgestellt werden. Einen Zeitpunkt legen Sie mithilfe der Zuweisungen process.Timestamp1und process.Timestamp2z.B. in den Deklarationen der Aktivitätsdefinitionen fest.

Rubrik Prozessvariablen

Prozessvariablen sind die benutzerdefinierten Variablen, die in der Prozessdefinition des Prozesses erfasst sind. In dieser Rubrik werden alle Prozessvariablen angezeigt, die in der Prozessdefinition als sichtbar gekennzeichnet sind.

Karteireiter Kommentare

Unter dem Karteireiter Kommentare können Sie vorhandene Kommentare lesen und neue Kommentare erfassen.

Die Spalte im Einzelnen:

• Erfasser – In dieser Spalte wird der Benutzer angezeigt, der den Kommentar erfasst hat.
• Erfasst am – In dieser Spalte wird der Zeitpunkt angezeigt, an dem der Kommentar erfasst wurde.
• Kommentar – In dieser Spalte wird der erfasste Kommentar angezeigt.

Aktion Neuen Kommentar erfassen

Mithilfe der Aktion [Neuen Kommentar erfassen] können Sie neue Kommentare erfassen. Wenn Sie den Button auswählen, wird ein Dialogfenster mit einem Texteditor geöffnet.

Die Felder des Dialogfensters im Einzelnen:

• Kommentar – In diesem Editorfeld erfassen Sie einen neuen Kommentar.
  Hinweis

  Weitere Informationen zu Texten und zum Texteditor erhalten Sie in der Dokumentation Texte.
• Verantwortlichen benachrichtigen – Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann wird für jeden Benutzer, der für den Prozess verantwortlich ist, ein Workflow-Ereignis ausgelöst, um ihn über den neuen Kommentar per E-Mail zu benachrichtigen.
• Auslöser benachrichtigen – Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann wird für denjenigen Benutzer, der den Prozess ausgelöst hat, ein Workflow-Ereignis ausgelöst, um ihn über den neuen Kommentar per E-Mail zu benachrichtigen.
• Alle beteiligte Bearbeiter benachrichtigen – Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann wird für jeden am Prozess beteiligten Bearbeiter ein Workflow-Ereignis ausgelöst, um sie über den neuen Kommentar per E-Mail zu benachrichtigen.

Anwendungsbezogene Aktionen

Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung Prozesse zur Verfügung:

• Aktion Prozess starten
• Aktion Prozess unbearbeitet erledigen
• Aktion Prozessdiagramm ausgeben

Aktion Prozess starten

Mit dieser Aktion starten Sie für die Prozessdefinition einen neuen Prozess, die im ersten Eingabefeld für die Felder Nummer angegeben ist.

Die Einstellungen in der Prozessdefinition sowie die Ereignisdefinition der zum Startereignis gehörigen Aktivitätsdefinition legen fest, wie der Prozess gestartet wird. Je nach Ereignistyp und Einstellungen sind folgende Alternativen möglich:

• Die Aktivitätsdefinition für das Startereignis hat weder eine Ereignisdefinition noch ist die Prozessdefinition mit einer Prozessanwendung verknüpft.
  In diesem Fall starten Sie den Prozess in der Anwendung Prozesse mithilfe des andockbaren Fensters Prozess starten oder des gleichnamigen Buttons. Das andockbare Fenster Prozess starten zeigt alle Prozessdefinitionen nach Framework an, die in der Anwendung Prozesse gestartet werden können.
• Die Aktivitätsdefinition für das Startereignis hat keine Ereignisdefinition, aber die Prozessdefinition ist mit einer Prozessanwendung verknüpft.
  In diesem Fall starten Sie den Prozess über die verknüpfte Prozessanwendung.
• Die Aktivitätsdefinition für das Startereignis hat eine Ereignisdefinition vom Typ Benutzeraktion.
  In diesem Fall starten Sie den Prozess über das Kontextmenü des in der Aktivitätsdefinition hinterlegten Business Entitys.
• Die Aktivitätsdefinition für das Startereignis hat eine Ereignisdefinition vom Typ Business Entity oder Programmiertes Ereignis.
  In diesem Fall starten Sie den Prozess, indem Sie das in der Ereignisdefinition hinterlegte Ereignis auslösen, z. B. durch das Ändern eines Business Objects.

Aktion Prozess unbearbeitet erledigen

Mithilfe der Aktion [Prozess unbearbeitet erledigen] vergeben Sie an Prozesse den Status Unbearbeitet erledigt. Die noch offenen Aktivitäten erhalten ebenfalls den Status Unbearbeitet erledigt.

Aktion Prozessdiagramm ausgeben

Mithilfe der Aktion [Prozessdiagramm ausgeben] öffnen Sie ein Fenster, das das Prozessdiagramm als PDF-Dokument anzeigt und Aktionen für das Speichern und das Ausgeben des Prozessdiagramms zur Verfügung stellt.

Status und Statusänderungen

Prozesse haben einen Status. Wird der Status des Prozesses geändert, so beeinflusst das meistens auch den Sta­tus der zugehörigen Aktivitäten und Aufgaben.

Ein Prozess kann folgende Status haben:

• Verspätet – Der Prozess hat den Beginn des in der Prozessdefinition festgelegten Bearbeitungszeitraums überschritten. Der End- oder Fehler-Knoten wurde nicht erreicht.
• In Bearbeitung – Der Prozess befindet sich innerhalb des in der Prozessdefinition festgelegten Bearbeitungszeitraums. Der End- oder Fehler-Knoten wurde nicht erreicht.
• Erledigt – Der Prozess hat den End-Knoten erreicht. Alle Aktivitäten sind im Status Erledigt oder Unbearbeitet erledigt. Die offenen Aktivitäten erhalten den Status Unbearbeitet erledigt.
• Unbearbeitet erledigt – Der Prozess wurde mit der Aktion [Prozess unbearbeitet erledigen] erledigt oder hat den Fehler-Knoten erreicht. Die offenen Aktivitäten erhalten den Status Unbearbeitet erledigt.

Customizing

Für die Anwendung Prozesse sind in der Anwendung Customizing keine Einstellungen festzulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Prozesse ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben oder
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten.

Prozess

com.cisag.sys.workflow.obj.Process

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

Workflowobjekte in OLTP und Repository

com.cisag.sys.workflow.WorkflowObjects

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumen­tation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Jeder Benutzer, der Bearbeiter einer Aufgabe ist, kann die Aufgabe bearbeiten und die übergeordnete Aktivität anzeigen. Stellt die Aktivität einen Knoten eines Prozesses dar, dann kann er auch den Prozess anzeigen. Welche weiteren Aufgaben, Aktivitäten und Prozesse ein Benutzer anzeigen kann, ergibt sich aus den Berechtigungseinstellungen der Prozessdefinition und den Einstellungen der Aktivitätsdefinition sowie den besonderen Fähigkeiten, die der Benutzer besitzt.

Für die Anwendung Prozesse bestehen folgende spezielle Fähigkeiten der administrativen Fähigkeitsklasse. Für diese Fähigkeiten können Sie in der Anwendung Berechtigungsrollen Berechtigungen vergeben. Die Fähigkeiten sind vor allem für Prozesse von Interesse, bei denen ein Benutzer weder als Bearbeiter am Prozess beteiligt ist noch als Verantwortlicher oder Auslöser des Prozesses gilt. Die Berechtigungseinstellungen in den Prozessdefinitionen haben keine Auswirkung auf diese Fähigkeiten.

• Prozesse anderer Benutzer anzeigen
  com.cisag.sys.workflow.DisplayOtherUsersProcesses
• Prozesse anderer Benutzer ändern
  com.cisag.sys.workflow.ChangeProcessesOfOtherUsers
• Prozesse anderer Benutzer erledigen
  com.cisag.sys.workflow.CompleteOtherUsersProcesses
• Prozesse und abhängige Objekte löschen
  com.cisag.sys.workflow.DeleteProcesses

Informationen zu den Berechtigungen für Aufgaben und Aktivitäten entnehmen Sie der Dokumentation Aktivitäten.

Prozesse anderer Benutzer anzeigen

Verfügt ein Benutzer über die administrative Fähigkeit Prozesse anderer Benutzer anzeigen, kann er in den Anwendungen Prozesse, Cockpit: Prozesse/OLTP-Datenbank und Cockpit: Prozesse/Repository-Datenbank alle vorhandenen Prozesse anzeigen.

Prozesse anderer Benutzer ändern

Verfügt ein Benutzer über die administrative Fähigkeit Prozesse anderer Benutzer ändern, kann er in der Anwendung Prozesse editierbare Felder in allen vorhandenen Prozessen ändern und in den Anwendungen Cockpit: Prozesse/OLTP-Datenbank und Cockpit: Prozesse/Repository-Datenbank die Aufbewahrungsfrist von Prozessen ändern.

Prozesse anderer Benutzer erledigen

Verfügt ein Benutzer über die administrative Fähigkeit Prozesse anderer Benutzer erledigen, kann er in den Anwendungen Prozesse, Cockpit: Prozesse/OLTP-Datenbank und Cockpit: Prozesse/Repository-Datenbank alle Prozesse, die noch keinen Endstatus besitzen, unbearbeitet erledigen.

Prozesse und abhängige Objekte löschen

Verfügt ein Benutzer über die administrative Fähigkeit Prozesse und abhängige Objekte löschen, kann er mithilfe der Reorganisations-Anwendung Prozesse reorganisieren Prozesse und ihren zugehörigen Aktivitäten und Aufgaben reorganisieren. Prozesse können nur dann reorganisiert werden, wenn sie einen der Endstatus Erledigt oder Unbearbeitet erledigt besitzen und die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Organisations-Zuordnungen

Für die Anwendung Prozesse ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.

Besonderheiten

Für die Anwendung Prozesse sind folgende Besonderheiten zu beachten.

Für Benutzer, die nicht über die administrativen Fähigkeiten für Prozesse verfügen, werden die Fähigkeiten, um Prozesse anzuzeigen, zu ändern und erledigen, durch die Prozessdefinition festgelegt. Die Festlegung erfolgt pro Prozessrolle:

• Verantwortlicher
• Auslöser
• Beteiligter
• Konsultierter Benutzer

Weitere Informationen zu den Fähigkeiten entnehmen Sie der Dokumentation Prozessdefinitionen.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Prozesse ist für folgende Typen von Geschäftspartnern freigegeben.

• Kunden
• Lieferanten
• Vertreter

In der Anwendung Prozesse stehen Geschäftspartnern alle Aktionen zur Verfügung, inklusive die Möglichkeit, Prozesse zu starten. Sollen Geschäftspartner nur bestimmte Prozesse starten können, dann wird empfohlen, die Verwendung des andockbaren Fensters Prozesse starten und des gleichnamigen Buttons mithilfe der Oberflächenberechtigungen für Geschäftspartner zu unterbinden. Ein Geschäftspartner kann dann nur dann einen Prozess starten, wenn die Prozessdefinition mit einer Prozessanwendung verknüpft ist, die der Geschäftspartner öffnen kann.