Die Anwendung Dokumente importieren erzeugt Dokumente um Dateien, die bereits im Knowledge Store liegen, im Dokumenten-Management verfügbar zu machen.

Gegenüber dem Import von Dokumenten über den Business Integration Service, können Sie mit dieser Anwendung Dokumente erzeugen ohne Import-Dateien erfassen zu müssen. Sie benötigen keine Kenntnisse über das Datenmodel der Dokumente und den BIS und können sehr einfach ganze Verzeichnisse des Knowledge Stores im Dokumenten-Management verfügbar machen.

Diese Dokumentation beschreibt, wie die Anwendung Dokumente importieren aufgebaut ist. Erfahren Sie, wie sich die Einstellungen in der Anwendung Dokumente importieren auswirken.

Anleitungen für den Umgang mit der Anwendung Dokumente importieren finden Sie in der Doku­mentation Vorgehensweisen: Dokumente importieren.

Begriffsbestimmung

• Dokumentarten – Die Dokumentart ist Teil der Identifikation eines Dokuments. Dokumentart und Nummer identifizieren ein Dokument eindeutig. Mit der Dokumentart werden Vorschlagswerte für ein Dokument festgelegt. So kann z. B. eine Dokumentvorlage hinterlegt werden, nach welcher weitere Dokumente dieser Art erzeugt werden. Mit der Dokumentart bestimmen Sie außerdem, welche weiteren Felder im Dokument angezeigt werden und zu füllen sind.
• Dokument – Ein Dokument ist ein Objekt, mit dem Sie Dokumentdateien verwalten und Verknüpfungen zu anderen Objekten im ERP-System herstellen. Ein Dokument ist wie ein virtueller Umschlag für die Metadaten zu einem Dokument und für die Dokumentdateien (physische Dateien, die im Knowledge Store abgelegt werden). Außerdem dient das Dokument dazu, neue Dokumentdateien zu erstellen, indem Adressaten und eine Dokument-Vorlage dem Dokument hinzugefügt werden. Daraus erzeugt das ERP-System eine neue Dokumentdatei, beispielsweise einen Serienbrief.
• Dokument-Vorlage – Eine Dokument-Vorlage dient dem standardisierten Erfassen oder Erzeugen von Dokumenten oder Notizen. Die Vorlage ist wiederum ein Dokument, welches möglicherweise mit einer Dokument-Datei verbunden ist.
• Dokument-Datei – Die Dokument-Datei ist die physische Datei, die im Knowledge Store abgelegt wird. Die Dateien können einem beliebigen MIME-Type-Format entsprechen. So können beispielsweise sowohl Text-, Grafik- als auch Audio-Dateien im Knowledge Store abgelegt werden.

Anwendungsbeschreibung

Die Anwendung besteht aus einem Arbeitsbereich. Im Folgenden finden Sie eine ausführliche Beschreibung des Arbeitsbereichs mit den zugehörigen Feldern.

Arbeitsbereich

Die Felder des Arbeitsbereichs im Einzelnen:

• Dokument-Vorlage (Dokumentart + Nummer) – Das Feld besteht aus zwei Eingabefeldern. Wählen Sie im linken Feld eine Dokumentart aus. Im rechten Feld wählen Sie eine Dokumentnummer aus.
• Ordner – In diesem Feld wählen Sie den Ordner im Knowledge Store aus, in dem das Dokument gesucht werden soll. Es werden nur Dateien ermittelt, die noch nicht mit einem Dokument verknüpft sind. Eine Datei wird zur Dokument-Datei, wenn eine Verbindung zwischen einem Dokument und einer Datei erzeugt wird.
  Hinweis

  Empfehlung: Pro Dokumentart sollte ein eigener Ordner verwalten werden.
• Unter-Ordner einbeziehen (Checkbox) – Aktivieren Sie die Checkbox, wenn die Unter-Ordner in die Suche nach „nicht verknüpften“ Dokument-Dateien einbezogen werden sollen.

Anwendungsbezogene Aktion: Dokumente importieren

Mithilfe dieser Aktion durchsucht das System die angegebene Ordner-Struktur im Knowledge Store und erzeugt für alle Dateien, die noch keinem Dokument zugeordnet wurden, ein neues Dokument. Das neue Dokument besitzt den Status Erfasst. Die Dokumentart der neuen Dokumente entspricht der Dokumentart der angegebenen Dokument-Vorlage. Neben den Vorschlagswerten, die aus der Dokumentart als Vorschlagswert in die neuen Dokumente übernommen werden, werden auch die Werte der Weiteren Felder aus der Dokument-Vorlage in die neuen Dokumente übernommen.

Customizing

In der Anwendung Customizing müssen keine Einstellungen für die Anwendung Dokumente importieren vorgenommen werden.

Business Entitys

Für die Anwendung Dokumente importieren ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Dokument

com.cisag.app.general.docman.obj.Document

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

com.cisag.app.general.OrderData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumen­tation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Dokumente importieren bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert sein.

Damit eine Person die Anwendung öffnen oder Daten darin bearbeiten kann, muss die ihr zugeordnete Organisation in der Anwendung Dokumentarten in der Tabelle Berechtigungen erfasst sein.

Weitere Informationen zur Tabelle Berechtigungen und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation Inhaltsbezogene Berechtigungen.

Besonderheiten

Für die Anwendung Dokumente importieren bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Dokumente importieren ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.