Mit der Funktion Dokumente treffen Sie verschiedene Einstellungen für die Belege und Belegdokumente des Frameworks Finanzbuchhaltung und die Ausgabe der Belegdokumente in der Finanzbuchhaltung. Über diese Funktion können Sie unter anderem Belegdokument-Vorlagen für Mahnbriefe, Kontoauszüge, Zahlungsavise und Saldenbestätigungen einrichten.

Technische Informationen

• Bezeichnung: Dokumente
• Technischer Name: com.sem.ext.app.fin.customizing.financialaccounting.DocumentDefaults
• Ab Release: Comarch Financials Enterprise 5.0
• Notwendige Lizenz: keine
• Deaktivierbar: nein

Auswirkungen der Funktion Dokumente

Belegdokumentvorlagen steuern den Aufbau der Belegdokumente. Die eingerichteten Einstellungen sind Vorschlagswerte für die entsprechenden Anwendungen in der Finanzbuchhaltung und können dort geändert werden. Die Einstellungen in den Anwendungen übersteuern die Customizing-Einstellungen. Das heißt, die Customizing-Einstellungen gelten dann, wenn in den entsprechenden Anwendungen keine abweichenden Angaben angegeben sind. Wenn für eine Belegkategorie mehrere Einstellungen eingerichtet sind, dann wird die als bevorzugt gekennzeichnete herangezogen.

Weitere Details zu den Ausgabeeinstellungen finden Sie im Dokument Bedienungsleitfaden unter Belegdokumente ausgeben. Dort wird auch beschrieben, welche weiteren Anwendungen sowie System- und Benutzereinstellungen bei der Belegdokumentausgabe eine Rolle spielen und wann welche Einstellungen zum Tragen kommen.

Karteireiter Einstellungen

Der Karteireiter stellt Tabellen für Belegdokument-Vorlagen und Absender für E-Mails zur Verfügung.

Tabelle der Belegdokument-Vorlagen der Finanzbuchhaltung

In dieser Tabelle können Sie für die verschiedenen Belegkategorien der Finanzbuchhaltung jeweils bestimmte Einstellungen für die Belegdokumentausgabe einrichten. Pro Belegkategorie werden dazu eine oder mehrere Zeilen mit den folgenden Spalten angezeigt:

• Beleg Kategorie – In dieser Spalte wird die Belegkategorie angezeigt, für die die Ausgabeeinstellungen eingerichtet werden. Bei Neuanlage können die gültigen Belegkategorien der Finanzbuchhaltung durch Auswahl übernommen werden.
• Medium – In dieser Spalte wird das Ausgabemedium angezeigt, auf dem das Belegdokument in dieser Zeile laut Belegdokument-Vorlage ausgegeben wird. Grundsätzlich möglich sind die Ausgabemedien:
  • Drucker
  • E-Mail
  • Fax

• Belegdokument-Vorlage – Geben Sie eine Belegdokument-Vorlage an, die den Aufbau des entsprechenden Belegdokumentes steuert. Jede Belegdokument-Vorlage gilt für genau eines der generell zulässigen Ausgabemedien Drucker, E-Mail oder Fax.Eine Belegdokument-Vorlage enthält u. a. Einstellungen für das Ausgabemedium sowie zum Aufbau und Format des Belegdokuments. Eine Belegdokument-Vorlage für das Medium Drucker enthält z. B. Angaben zu ein- oder doppelseitigem Druck oder der Anzahl der gedruckten Exemplare.Die hier hinterlegten Belegdokument-Vorlagen werden in der entsprechenden Anwendung der Finanzbuchhaltung als Vorschlagswerte übernommen. Sie gelten dann, wenn dort keine abweichenden Angaben erfasst sind.

• Empfänger-Adressierung – Für Belegdokument-Vorlagen mit den Ausgabemedien Fax und E-Mail können Sie in diesem Feld eine Kommunikationsart hinterlegen und so bestimmen, welche Fax- oder E-Mail-Adresse des Empfängers bei der Belegdokumentausgabe für diesen Beleg verwendet wird.

  Kommunikationsarten bezeichnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Kommunikation mit einem Partner über ein bestimmtes Medium wie Fax oder E-Mail. Als Kommunikationsart für E-Mail können Sie z. B. E-Mail, dienstlich und E-Mail, privat anlegen und diese dadurch unterscheiden. Die konkrete E-Mail-Adresse wird als Kommunikationsverbindung bezeichnet.

Auf Basis der in diesem Feld festgelegten Kommunikationsart ermittelt das System bei der Belegausgabe aus den Daten des relevanten Partners die konkrete Kommunikationsverbindung, also eine konkrete Faxnummer oder E-Mail-Adresse. Diese Faxnummer oder E-Mail-Adresse wird dann bei der Belegausgabe als Empfänger-Adresse verwendet.

• Bevorzugt – Wenn für eine Belegkategorie in mehreren Zeilen Ausgabeeinstellungen hinterlegt sind, muss eine davon als bevorzugt gekennzeichnet werden.Diese Kennzeichnung wird in die Partnerstammdaten und in die Belege als Vorschlagswert übernommen und bedeutet, dass diese bevorzugten Einstellungen bei der Ausgabe des Belegdokuments verwendet werden, wenn nicht eine der anderen hinterlegten Einstellungen manuell gewählt wird.

Tabelle der Absender für E-Mails der Finanzbuchhaltung

In dieser Tabelle können Sie Standard-E-Mail-Absender für die verschiedenen Belegdokumente der Finanzbuchhaltung festlegen. Die Tabelle enthält pro Belegkategorie eine Zeile mit den folgenden Spalten:

• Belegdokument – In diesem Feld geben Sie das Belegdokument an, für das ein Standard-E-Mail-Absender festgelegt werden soll. Zurzeit sind folgende Belegdokumente für den E-Mailversand vorgesehen:
  • Mahnbrief
  • Kontoauszug
  • Zahlungsavis
  • Saldenbestätigung
  • Reportlauf
  • Zinsabrechnung
  • Zinsgutschrift
  • Saldenverzinsung
  • Rücklastschrift Benachrichtigung
• Absender – In dieser Spalte wird festgelegt, aus welchen Partnerstammdaten das System die Absenderadresse für E-Mails ermittelt. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
  • Zuständiger Mitarbeiter – Die E-Mail-Adresse des im Beleg hinterlegten zuständigen Mitarbeiters wird als Absenderadresse herangezogen.
  • Aktueller Bearbeiter – Die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers der OLTP-Datenbank wird als Absenderadresse herangezogen. Diese wird in den Mitarbeiterdaten des dem Benutzer zugeordneten Mitarbeiters hinterlegt.
  • Konkrete Adresse – Bei der Auswahl Konkrete Adresse kann eine Standard-E-Mail-Absenderadresse für das Belegdokument dieser Zeile festgelegt werden.

Bei der Ausgabe der Belegdokumente kann die Absenderadresse ggf. noch überschrieben werden, wenn die entsprechenden Berechtigungen vorliegen und die Belegdokument-Vorlage das erlaubt

• E-Mail-Adresse – Wenn Sie unter Absender die Option Konkrete Adresse gewählt haben, dann können Sie in diesem Feld eine Standard-E-Mail-Absenderadresse festlegen.

Bei der Ausgabe der Belegdokumente kann die Absenderadresse ggf. noch überschrieben werden, wenn die entsprechenden Berechtigungen vorliegen und die Belegdokument-Vorlage das erlaubt.