Das Dokumenten-Management des ERP-Systems verwendet Dokumentarten, um Vorschlagswerte und Einstellungen für Dokumente zu definieren. Außerdem können Sie in der Anwendung Dokumentarten die benutzerdefinierten Felder (Karteireiter Weitere Felder) erfassen, die Sie zur Verschlagwortung in den Dokumenten verwenden. Diese erleichtern Ihnen das Einordnen und das Suchen von Dokumenten. Benutzerdefinierte Felder können z. B. Informationen über den Autor, den Aufgabenbereich oder das Erstellungsdatum enthalten. Benutzerdefinierte Felder können auch zur Kategorisierung von Dokumenten benutzt werden.

Zusätzlich können benutzerdefinierte Felder genutzt werden, um den Vorlagen von Serienbriefen und Serien-E-Mails dynamische Informationen hinzuzufügen, beispielsweise den Namen des Empfängers in der Anrede oder die Bezeichnungen von Artikeln.

In dieser Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Dokumentarten erfassen oder bearbeiten und welche Auswirkungen die Vorschlagswerte und Einstellungen haben. Um zusätzliche Informationen zum Einsatz von Dokumentarten im Dokumenten-Management zu erhalten, lesen auch die Dokumentation zur Anwendung Dokumente.

Begriffsbestimmung

• Dokumentarten – Die Dokumentart ist Teil der Identifikation eines Dokuments. Dokumentart und Nummer identifizieren ein Dokument eindeutig. Mit der Dokumentart werden Vorschlagswerte für ein Dokument festgelegt. So kann z. B. eine Dokumentvorlage hinterlegt werden, nach welcher weitere Dokumente dieser Art erzeugt werden. Mit der Dokumentart bestimmen Sie außerdem, welche weiteren Felder im Dokument angezeigt werden und zu füllen sind.
• Dokument – Ein Dokument ist ein Objekt, mit dem Sie Dokumentdateien verwalten und Verknüpfungen zu anderen Objekten im ERP-System herstellen. Ein Dokument ist wie ein virtueller Umschlag für die Metadaten zu einem Dokument und für die Dokumentdateien (physische Dateien, die im Knowledge Store abgelegt werden). Außerdem dient das Dokument dazu, neue Dokumentdateien zu erstellen, indem Adressaten und eine Dokumentvorlage dem Dokument hinzugefügt werden. Daraus erzeugt das ERP-System eine neue Dokumentdatei, beispielsweise einen Serienbrief.
• Dokument-Vorlage – Eine Dokument-Vorlage dient dem standardisierten Erfassen oder Erzeugen von Dokumenten oder Notizen. Die Vorlage ist wiederum ein Dokument, welches möglicherweise mit einer Dokument-Datei verbunden ist.

Anwendungsbeschreibung

Die Anwendung Dokumentarten wird verwendet, um Dokumentarten zu erfassen/zu bearbeiten/zu betrachten. Die Anwendung besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Im Identifikationsbereich der Anwendung erfassen Sie die Dokumentart, und Sie nehmen Einstellungen für die Dokumentart vor. Die Felder im Einzelnen:

• Dokumentart (Pflichtfeld) – Geben Sie in diesem Feld eine eindeutige Identifikation für die Dokumentart an.
• Bezeichnung (Pflichtfeld) – Erfassen Sie eine Bezeichnung im gleichnamigen Feld. Die Bezeichnung ist ein zusätzlicher Name für die Dokumentarten. Aussagekräftige Bezeichnungen erleichtern dem Benutzer die Suche danach. Die Bezeichnung ist frei wählbar und kann mehrdeutig sein, das heißt mehrere Dokumentarten können die gleiche Bezeichnung tragen. Empfohlen wird die Vergabe jeweils unterschiedlicher Bezeichnungen. Die Bezeichnung kann in mehreren Sprachen erfasst werden.
• Nummernkreis (Pflichtfeld) – Wählen Sie einen Nummernkreis für Dokumente aus, die Sie mit dieser Dokumentart erzeugen. Beim Erfassen eines Dokuments dieser Dokumentart erzeugt das System automatisch eine Dokumentnummer nach dem Muster, wie es in diesem Nummernkreis definiert wurde.
• Dokumentvorlage – Wählen Sie ein vorhandenes Dokument aus, welches als Vorlage zur Erzeugung neuer Dokumente benutzt werden kann. Diese Angabe wird als Vorschlagswert in der Anwendung Dokumente verwendet.
• Ordner – Wählen Sie in diesem Feld den Ordner aus. Der Ordner wird als Vorschlagswert für den Dateipfad für neue Dokumente dieser Dokumentart verwendet.
  Hinweis

  Achten Sie bei Dokumentarten für Dokumente darauf, dass Dokumente nur im Ordner Documents oder in einem Unterordner gespeichert werden können. Notizen können in jedem Ordner gespeichert werden.
• Zuständiger Mitarbeiter – Geben Sie in dieses Feld einen zuständigen Mitarbeiter ein. Er muss als Partner mit der Mitarbeiterrolle erfasst worden sein. Der zuständige Mitarbeiter wird als Vorschlagswert für neue Dokumente dieser Dokumentart verwendet.
• Prüfer – Geben Sie in diesem Feld einen oder mehrere Prüfer an. Sie müssen als Partner mit der Mitarbeiterrolle erfasst worden sein. Die Prüfer werden als Vorschlagswerte für neue Dokumente dieser Dokumentart verwendet.
• Archivieren (Checkbox) – Mit dieser Checkbox wählen Sie aus, ob ein Dokument dieser Dokumentart in einem Archivsystem archiviert werden soll. Diese Checkbox ist nur sichtbar, wenn Sie in der Anwendung Customizing in der Hauptfunktion Dokumenten-Management im Feld Archiv ein Archiv eingetragen haben.

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich der Anwendung besteht aus folgenden Karteireitern:

• Weitere Felder
• Berechtigungen

Karteireiter: Weitere Felder

Der Karteireiter enthält eine Tabelle mit benutzerdefinierten Feldern, die Sie zur Verschlagwortung verwenden können. Die Angabe von Schlagworten erleichtert das Auffinden und das Einordnen der Dokumente. Beispielsweise können Sie Schlagworte in der Anwendung Cockpit: Dokumente als Suchmerkmal verwenden. Beim Erzeugen eines Dokuments aus einer Vorlage werden die Daten aus identischen Feldern als Vorschlagswert übernommen.

Die benutzerdefinierten Felder können zusätzlich verwendet werden, um den Vorlagen von Serienbriefen und Serien-E-Mails dynamische Informationen hinzuzufügen, beispielsweise den Namen des Empfängers in der Anrede oder die Bezeichnungen von Artikeln. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in der Dokumentation Dokumente im Kapitel Aktion „Dokument-Datei auf Basis der Vorlage erzeugen“.

In der Tabelle werden alle benutzerdefinierten Felder angezeigt, die der aktuellen Dokumentart zugeordnet sind. Diese Felder werden in den Dokumenten dieser Dokumentart angezeigt. Sie können in dieser Tabelle bereits vorhandene Felder dieser Dokumentart zuordnen oder neue Felder erfassen. Ein Feld kann in mehreren Dokumentarten verwendet werden.

Neben den Standard-Tabellenaktionen [Hinzufügen] und [Löschkennzeichen setzen/entfernen] stehen Ihnen in der Symbolleiste der Tabelle folgende zusätzliche Aktionen zur Verfügung:

• [Neues Feld erfassen] – Mit dieser Aktion erfassen Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld. Es erscheint ein Dialogfenster.
  Hinweis

  Weitere Informationen zu den Feldern des Dialogs finden Sie in der Dokumentation Benutzerdefinierte Felder.
• [Eigenschaften] – Sie öffnen die Eigenschaften zu einem benutzerdefinierten Feld über diese Aktion. Es erscheint das Eigenschafts-Dialogfenster des Feldes. Änderungen lassen sich jedoch nicht mehr bei allen Feldern des Dialogs vornehmen.
  Hinweis

  Weitere Informationen zu den Feldern des Dialogs finden Sie in der Dokumentation Benutzerdefinierte Felder.
• [Tabellenschema erzeugen] – Neu angelegte benutzerdefinierte Felder müssen erst mit dieser Aktion aktiviert werden. Bei einer großen Datenmenge empfiehlt es sich, dies zu einem Zeitpunkt mit geringer Zugriffsrate auf das System (z. B. nachts) durchzuführen.

Die Tabelle besteht aus den folgenden Spalten:

• Reihenfolge – In diesem Feld bestimmen Sie mit einer Zahl die Reihenfolge der benutzerdefinierten Felder, wie Sie in der Anwendung Dokumente angezeigt werden. Für eine Dokumentart muss der Wert eindeutig sein. Sprünge zwischen zwei Werten werden nicht beachtet.
• Feldname – Diese Spalte enthält die Namen der benutzerdefinierten Felder. Der Name ist die Identifikation des Feldes, die aus Zahlen, Buchstaben oder aus einer Kombination daraus bestehen kann.
  Hinweis

  Um Benutzerdefinierte Felder in Vorlagen für Serienbriefe und Serien-E-Mails zu verwenden, referenzieren Sie den Feldnamen in der jeweiligen Vorlage. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumente, im Kapitel Aktion „Dokument-Datei auf Basis der Vorlage erzeugen“.
• Feldbezeichnung – Diese Spalte enthält die Beschriftung des Feldes auf der Benutzeroberfläche. Die Bezeichnung sollte die Verwendung des Feldes wiedergeben.
• Typ – Diese Spalte zeigt den Feldtypen an. Von dem Feldtyp ist abhängig, welche Werte in das benutzerdefinierte Feld eingegeben werden können, z. B. bei dem Feldtyp Dezimal, können Sie nur rationale Zahlen eingeben. Der Feldtyp wird bei der Erfassung eines Feldes festgelegt und kann nicht geändert werden.
• Pflichtfeld – Ist das Feld ein Pflichtfeld, dann wird in dieser Spalte ein Symbol angezeigt. Ist es ein optionales Feld, bleibt die Spalte leer. Das Attribut Pflichtfeld wird bei der Erfassung eines Feldes festgelegt und kann nicht geändert werden.
• Werteliste – Eine Werteliste lässt die Eingabe mehrerer Werte zu. Ist das Feld eine Werteliste, wird in dieser Spalte ein Symbol angezeigt. Anderenfalls bleibt das Feld leer. Das Attribut Werteliste wird bei der Erfassung eines Feldes festgelegt und kann nicht geändert werden.

Karteireiter: Berechtigungen

Wenn für die Datenbank die inhaltsbezogenen Berechtigungen aktiviert wurden, dann wirken diese auch auf die Anwendung Dokumentarten. Im Karteireiter Berechtigungen wird eine Tabelle angezeigt. Die Tabelle dient der Festlegung der Lese- und Schreibberechtigungen für eine Organisation pro Dokumentart. Dafür muss für die Organisation in der Anwendung Organisationen aktiviert werden, dass für Dokumentarten die inhaltsbezogenen Berech­tigungen geprüft werden sollen.

Einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie im Dokument Inhaltsbezogene Berechtigungen.

• Organisation – In der Spalte Organisation erfassen Sie die Organisationen, welche die gewählte Dokumentart nutzen dürfen. Voraussetzung für die Auswertung der inhaltsbezogenen Berechtigungen für die angegebene Organisation ist, dass für sie in der Anwendung Organisationen aktiviert wurde, dass die Berechtigungen für Dokumentarten geprüft werden sollen. Benutzer, die der eingetragenen Organisation zugeordnet sind, haben für die gewählte Dokumentart mindestens die Leseberechtigung.
  Hinweis

  Organisationen, die nicht in der Dokumentart hinterlegt wurden, dürfen die Dokumentart nicht nutzen.
• Eigene Berechtigung – Legen Sie in der Spalte Eigene Berechtigung fest, ob ein Benutzer, welcher der eingetragenen Organisation zugeordnet ist, die Dokumente anzeigen oder bearbeiten darf, die auf dieser Dokumentart und der eingetragenen Organisation basieren. Wählen Sie dazu zwischen folgenden Einträgen:
  • Lesen
  • Bearbeiten
• Berechtigung anderer Organisationen – Legen Sie in der Spalte Berechtigung anderer Organisationen fest, ob ein Benutzer, der nicht der eingetragenen Organisation zugeordnet ist, sondern einer der anderen Organisationen in der Tabelle angehört, die Dokumente anzeigen oder bearbeiten darf, die auf dieser Dokumentart und der eingetragenen Organisation basieren. Wählen Sie dazu zwischen folgenden Einträgen:
  • Lesen
  • Bearbeiten

Aktion Organisationen suchen und hinzufügen

Mit dem Button [Organisationen suchen und hinzufügen] fügen Sie einer Tabelle mehrere Organisationen auf einmal hinzu. Drücken Sie den Button, öffnet sich eine Dialog-Suche. Suchen Sie die gewünschten Organisationen. Wählen Sie eine oder mehrere aus der Suchergebnisliste aus. Drücken Sie anschließend die Schaltfläche [Hinzufügen], werden die markierten Organisationen automatisch als neue Zeilen in der Tabelle erzeugt.

Auswirkungen der eigenen Berechtigungen bei der Dokumentanzeige

Für ein konkretes Dokument sind immer die für die Berechtigung relevante Organisation und die Dokumentart bekannt. Ist der Benutzer dieser Organisation zugeordnet, so gilt für ihn die in der Dokumentart hinterlegte Festlegung in der Spalte Eigene Berechtigung für diese Organisation.

Wurde für die Organisation die eigene Berechtigung Lesen festgelegt, dann darf der ihr zugeordnete Benutzer die Dokumente öffnen, aber nicht bearbeiten.

Wurde für die Organisation die eigene Berechtigung Pflegen festgelegt, dann darf der ihr zugeordnete Benutzer die Dokumente öffnen und bearbeiten.

Auswirkungen der Berechtigungen anderer Organisationen bei der Dokumentanzeige

Für ein konkretes Dokument sind immer die für die Berechtigung relevante Organisation und die Dokumentart bekannt. Ist der Benutzer dieser Organisation nicht zugeordnet, sondern einer anderen Organisation, die ebenfalls in derselben Dokumentart hinterlegt wurde, dann gilt für ihn die in der Dokumentart hinterlegte Festlegung in der Spalte Berechtigung anderer Organisationen.

Wurde für die relevante Organisation die Berechtigung Lesen für andere Organisationen festgelegt, dann darf der Benutzer, der einer dieser Organisationen zugeordnet ist, die Dokumente öffnen, aber nicht bearbeiten.

Wurde für die relevante Organisation die Berechtigung Pflegen für andere Organisationen festgelegt, dann darf der Benutzer, der einer dieser Organisationen zugeordnet ist, die Dokumente öffnen und bearbeiten.

Berechtigungskombinationen

Pro Organisation und pro Dokumentart können Sie Lese- und Schreibberechtigungen festlegen. Dabei legen Sie auch die Lese- und Schreibberechtigungen anderer Organisationen fest. Folgende Kombinationen stehen Ihnen zur Verfügung:

Customizing

In der Anwendung Customizing benötigen Sie keine Einstellungen für die Anwendung Dokumentarten.

Business Entitys

Für die Anwendung Dokumentarten ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Dokumentart

com.cisag.app.general.docman.obj.DocumentType

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

Basis Belegdaten

com.cisag.app.general.OrderData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumen­tation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Dokumentarten bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Die Anwendung Dokumentarten umfasst die Tabelle Berechtigungen. Damit eine Person Dokumente nutzen kann, muss sie in den Partner-Stammdaten mindestens einer Organisation zugeordnet sein, die in der Tabelle Berechtigungen der jeweiligen Dokumentart erfasst wurde.

Weitere Informationen zur Tabelle Berechtigungen und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation Inhaltsbezogene Berechtigungen.

Besonderheiten

Für die Weiteren Felder sind folgende Besonderheiten zu berücksichtigen:

Für die Anwendung Dokumentarten besteht folgende spezielle Fähigkeit, die sich auf Aktionen bezieht. Für diese Fähigkeit können Sie in der Anwendung Berechtigungsrollen Berechtigungen vergeben.

• Weitere Felder ändern

Der Benutzer darf in der Anwendung Dokumentarten Weitere Felder nur erfassen, ändern oder löschen, wenn ihm diese Fähigkeit zugeordnet wurde.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Dokumentarten ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.