Das Dokumenten-Management dient der Ablage von beliebigen Dateien, die mit dem ERP-System erzeugt oder außerhalb davon angefertigt wurden. Zu den mit dem ERP-System erzeugten Dateien gehören z. B. die Belegdokumente, die aus Aufträgen oder Ausgangsrechnungen ent­ste­hen. Diese werden auf Basis einer entsprechenden Konfiguration automatisch mit Objekten im ERP-System verknüpft und im Knowledge Store abgelegt.

Datei­en, die nicht mit dem ERP-System, sondern mit anderen Programmen (z. B. mit Office-Anwendungen) erstellt wurden, sind manuell im Knowledge Store abzu­legen. Damit diese im ERP-System sichtbar werden, stellen Sie eine Verbindung zwischen der Datei und dem ERP-System über das Business Entity Dokument her. So können unter ande­rem auch Grafiken, wie Logos oder technische Zeichnungen, zu einem Partner oder Artikel abgelegt und in der entsprechenden Anwendung im ERP-System ange­zeigt werden.

Dokumente und Notizen

Das Dokumenten-Management unterscheidet Dokumente und Notizen. Notizen sind einfache HTML-Texte und werden ausschließlich mit dem ERP-System erzeugt. Dokumente enthalten Informationen über Dateien. Mit ihnen wird die Verbin­dung zu einer Datei im Knowledge Store hergestellt.

Die im Knowledge Store liegenden Dateien, die bereits mit dem ERP-System verbun­den sind, werden Dokumentdateien genannt. Sie sind die physischen Dateien, die mit dem ERP-System erzeugt oder außerhalb davon angefertigt wurden. Darüber hinaus werden mithilfe der Dokumente im ERP-System, die also unter ande­rem Metadaten über Dokumentdateien enthalten, Verknüpfungen zu ande­ren Objekten im ERP-System hergestellt, wie z. B. zu einem Partner oder zu einem Artikel.

Der Knowledge Store

Die Dokumentdateien, also die physischen Dateien, werden im Knowledge Store abgelegt. Der Knowledge Store ist als ein virtuelles Laufwerk auf einem PC zu verstehen, das den Zugriff auf die Inhalte einer Datenbank ermöglicht. Konkret ist dieses virtuelle Laufwerk ein Webordner, der die Inhalte einer Daten­bank darstellt, die über den Comarch-ERP-Enterprise-Webserver gespeichert werden.

Der Knowledge Store ist in Arbeitsbereiche gegliedert. Pro OLTP-Datenbank besteht ein eigener Arbeitsbereich, der grundsätzlich den Namen der jeweiligen Datenbank trägt. Sie können die Struktur eines Arbeitsbereiches mit Verzeich­nissen und Unterverzeichnissen oder Ordnern und Unterordnern gleichsetzen. Im Folgenden wird von Ordnern und Unterordnern gesprochen.

Ein Arbeitsbereich enthält grundsätzlich die Ordner Documents und Notes. Dokumentdateien zu Dokumenten im ERP-System werden ausschließlich im Ord­ner Documents abgelegt. Dieser Ordner kann beliebige Unterordner ent­hal­ten. Sie können Dokumentdateien unter anderem mithilfe des Windows^®-Explo­rers oder einer beliebigen Office-Anwendung direkt in diesen Ordner ablegen und speichern.

Notizen liegen in der Regel im Ordner Notes, der keine Unterordner enthält, oder im Ordner Documents. Das Berechtigungskonzept des ERP-Systems ermöglicht Ihnen, auf der Ebene der Ordner den Zugriff auf die Daten des Knowledge Stores zu reglementieren.

Lesen Sie nachfolgend, wie Sie Notizen und Dokumente handhaben und ver­wen­den. Ergänzend wird beschrieben, welche Voraussetzungen zu erfüllen sind, um Dokumente bearbeiten zu können.

Dieses Doku­ment stellt eine Einführung in das Doku­menten-Management dar. Weiterführende Dokumenta­tionen zu den Anwendungen des Doku­menten-Managements finden Sie in der Online-Hilfe.

Übersicht und Begriffsbestimmung

Das Dokumenten-Management verwendet Dokumente, um Metadaten zu erfas­sen, Verknüpfungen herzustellen und Dokumentdateien zu klassifizieren. Die folgende Grafik zeigt eine Übersicht über die Einflussfaktoren sowie notwendige und mögliche Bestandteile eines Dokuments.

• Adressaten – Einem Dokument können beliebig viele Adressaten zugeordnet werden, beispielsweise für Serienbriefe oder Serien-E-Mails. Die Adressaten können vorhandene Partner im ERP-System sein oder völlig frei erfasst werden, ohne dass ein zugehöriger Partner existiert. Die vom Partner übernommene Adresse ist eine Kopie der Stammdaten und kann verändert werden.
• Dokument – Ein Dokument ist ein Objekt, mit dem Sie Dokumentdateien verwalten und Verknüpfungen zu anderen Objekten im ERP-System herstellen. Ein Dokument ist wie ein virtueller Umschlag für die Metadaten zu einem Dokument und für die Dokumentdateien (physische Dateien, die im Knowledge Store abgelegt werden). Außerdem dient das Dokument dazu, neue Dokumentdateien zu erstellen, indem Adressaten und eine Dokumentvorlage dem Dokument hinzugefügt werden. Daraus erzeugt das ERP-System eine neue Dokumentdatei, beispielsweise einen Serienbrief.
• Dokumentarten – Die Dokumentart ist Teil der Identifikation eines Dokuments. Dokumentart und Nummer identifizieren ein Dokument eindeutig. Mit der Dokumentart werden Vorschlagswerte für ein Dokument festgelegt. So kann z. B. eine Dokumentvorlage hinterlegt werden, nach welcher weitere Dokumente dieser Art erzeugt werden. Mit der Dokumentart bestimmen Sie außerdem, welche weiteren Felder im Dokument angezeigt werden und zu füllen sind.
• Dokument-Datei – Die Dokument-Datei ist die physische Datei, die im Knowledge Store abgelegt wird. Die Dateien können einem beliebigen MIME-Type-Format entsprechen. So können beispielsweise sowohl Text-, Grafik- als auch Audio-Dateien im Knowledge Store abgelegt werden.
• Dokument-Vorlage – Eine Dokument-Vorlage dient dem standardisierten Erfassen oder Erzeugen von Dokumenten oder Notizen. Die Vorlage ist wiederum ein Dokument, welches möglicherweise mit einer Dokument-Datei verbunden ist.
• Dokument-Verknüpfungsarten – Dokument-Verknüpfungsarten dienen der Klassifizierung der Dokumente. Angeboten werden vordefinierte Arten:
  • für Grafiken, wie Logos zu Partner und Artikel, und
  • für Marketing-Informationen, die ausschließlich im Beziehungs-Management verwendet werden.

  Darüber hinaus können selbst definierte Dokument-Verknüpfungsarten in der Anwendung Customizing für Partner, Aufträge und sonstige Belege für Vertrieb, Beschaffung, Produktion, Lagerlogistik und Versand hinterlegt werden. Diese werden herangezogen, wenn Sie die vom System erzeugten Dokumentdateien automatisch im Dokumenten-Management ablegen möchten. Außerdem können Sie weitere Arten für Verknüpfungen zu Dokumenten verwenden.

Notizen

Notizen sind einfache Dokumente. Sie haben ebenso eine Dokumentdatei und Verknüpfungen. Notizen werden jedoch ausschließlich vom ERP-System erzeugt, bestehen nur aus Text, und ihre Dokumentdateien sind HTML-Textdateien.

Wenn Sie das Framework Dokumenten-Management nicht verwenden, kön­nen Sie Notizen nur in den Anwendungen Vertriebsaussichten und Kampagnen im Framework Beziehungs-Management erzeugen. Dann werden die Dokumentdateien immer im Knowledge-Store-Ordner Notes abgelegt.

Ist das Dokumen­ten-Management aktiviert, können Notizen sowohl im Ordner Notes als auch im Ordner Documents gespeichert werden.

Notizen bei deaktiviertem Dokumenten-Management

Notizen können bei deaktiviertem Dokumenten-Management nur in den Anwen­dungen Vertriebsaussichten und Kampagnen genutzt werden. Im Arbeitsbereich des Knowledge Stores steht außerdem nur der Ordner Notes zur Verfügung.

Beim ersten Erfassen einer Notiz wird automatisch eine Dokumentart NOTE erzeugt, die auch für alle weiteren Notizen gültig ist. Die Dokumentart NOTE ver­weist auf den Ordner Notes im Knowledge Store. In diesem Ordner wer­den sämtliche Notizen als Dokumentdatei in der Form NOTE-<fortlaufende Nummer>.html abgelegt.

Die fortlaufende Nummer wird über den internen Nummernkreis INTNOTES erzeugt und mit folgenden Einstellungen ausgeliefert:

• 8-stellig,
• numerisch

Notizen bei aktiviertem Dokumenten-Management

Wenn das Dokumenten-Management aktiviert ist, dann wird in der Regel in den Anwendungen, in denen ein einzelnes Business Entity geöffnet wird, in der Standard-Symbolleiste der Button Dokument erfassen angeboten. Mit der Aktion Dokument erfassen gelangen Sie vereinfacht in die Anwendung Dokumente, um ein Dokument oder eine Notiz zu dem jeweiligen Business Entity erfassen zu können. Wird die Aktion ausgeführt, öffnet sich zunächst ein Dialogfenster, in dem Sie eine Dokumentart festlegen und wählen können, ob Sie ein Dokument oder eine Notiz erfassen möchten. Nach dem Drücken des OK-Buttons öffnet sich die Anwendung Dokumente, in der Sie das Dokument oder die Notiz weiter erfassen können.

Dieselbe Aktion steht Ihnen auch im Kontextmenü zu einem Business Entity zur Verfügung. Verknüpft wird die Notiz mit dem jeweiligen Business Entity, für welches das Kontextmenü aufgerufen wur­de. Dazu wird die Dokument-Verknüpfungsart für Notizen aus der Anwendung Customizing herangezogen. Die Dokument-Verknüpfungsart wird auch herangezogen, wenn Sie in der Anwendung Dokumente eine Notiz erfassen und dazu eine Verknüpfung zu einem Business Entity herstellen.

Eine Besonderheit für Notizen besteht im Rahmen des Beziehungs-Manage­ments: Wenn Sie Notizen in der Anwendung Kampagnen erfassen, dann wird immer die interne Dokument-Verknüpfungsart Marketing-Information (MARKETING_INFO) verwendet. Diese können Sie nicht verändern.

In der Anwendung Customizing können Sie für Notizen neben der Dokument-Verknüpfungsart eine Dokumentart festlegen. Durch die Dokumentart kann ein anderer Ordner zur Ablage der Dokument­dateien im Arbeitsbereich des Knowledge Stores gewählt und eine Vorlage ver­wendet werden. Von der Vorlage werden unter anderem die Vorschlagswerte der weiteren Felder übernommen. Falls die Felder der Vorlage nicht mit denen in der Dokumentart übereinstimmen, werden sie ignoriert. Deshalb sollte die Vor­lage möglichst von einem Dokument der gleichen Dokumentart stammen. Die Dokumentart wird nur herangezogen, wenn Sie Notizen in der Anwendung Kampagnen erfassen.

Dokumente

Dokumente können, im Gegensatz zu Notizen, ausschließlich mit aktiviertem Dokumenten-Management erzeugt oder erfasst werden. Das Verbinden eines Dokuments mit einer Dokumentdatei kann auf verschiedene Weisen erfolgen:

• Durch das manuelle Verbinden eines Dokuments mit einer Dokumentdatei in der Anwendung Dokumente.
• Durch das Erzeugen einer neuen Dokumentdatei mithilfe eines Dokuments aus der Anwendung Dokumente heraus. Dazu wird eine Vorlage benötigt. Die Verbindung wird automatisch hergestellt.
• Durch den Import einer Dokumentdatei mit der Anwendung Dokumente importieren. Ein Dokument wird erzeugt und eine Verbindung zur Dokumentdatei automatisch hergestellt.

Durch die Verbindung zwischen Dokumentdatei und Dokument kann die Datei verwaltet werden. Die jeweils verwendete Dokumentart des Dokuments liefert dazu unter anderem benutzerdefinierte Felder zur Verschlagwortung.

Den endgültigen Speicherort einer Dokumentdatei können Sie im Falle eines angebundenen Archivsystems über die Dokumentart steuern, indem Sie diese als zu archivieren kennzeichnen.

Ist die Archivierung für Dokumente aktiviert, dann werden die im Knowledge Store abgelegten Dokumente durch eine Hintergrund-Anwendung in das Archivsystem übertragen. Außerdem wird im Dokument ein Verweis auf die Archivdatei gespeichert. Zusätzlich können beim Erfassen von Dokumenten auch bestehende Archivdateien direkt im Dokument angegeben werden, ohne dass eine Dokumentendatei im Knowledge Store vorhanden ist.

Verknüpfungen zu Business Entitys

Dokumente können mit Business Entitys verknüpft werden. Beispielsweise kann eine technische Zeichnung mit einem Artikel verknüpft werden oder alle Dokumente werden mit dem Partner verknüpft, zu dem sie gehören. Die Verknüpfung eines Dokuments mit einem Business Entity nehmen Sie in der Anwendung Dokumente im Karteireiter Verknüpfungen vor.

Ist ein Archivsystem angebunden, dann können einige Daten der Dokument-Verknüpfungen insbesondere für Belegdokumente auch als Schlagworte im Archivsystem genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie dazu in der Dokumentation Archivparameter-Zuordnungen.

Einstellungen zum Bearbeiten der Dokumente

Damit Sie die Dokumentdateien im Knowledge Store mit der zugehörigen Anwen­dung bearbeiten können, müssen im Internet Explorer die ActiveX-Steuer­elemente aktiviert und ein Benutzerzertifikat in der Anmeldeinformationsverwaltung von Windows hinterlegt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Internet-Explorer-Einstellungen.

Inhaltsbezogene Berechtigungen im Dokumenten-Management

Über die Vergabe von inhaltsbezogenen Berechtigungen (IHB) kann geregelt werden, wer eine konkrete Dokumentenart verwenden darf und wer nicht. Dementsprechend können Mitarbeiter nur bestimmte (in der Dokumentenart „berechtigte“) Dokumente erfassen oder bearbeiten.

Wenn für die Datenbank die inhaltsbezogenen Berechtigungen aktiviert wurden, dann wirken sich diese auch auf die Anwendung Dokumentarten aus. In dem Karteireiter Berechtigungen wird eine Tabelle angezeigt. Die Tabelle dient der Festlegung der Lese- und Schreibberechtigungen für eine Organisation pro Dokumentart. Dafür muss für die Organisation in der Anwendung Organisationen aktiviert werden, dass für Dokumentarten die inhaltsbezogenen Berech­tigungen geprüft werden sollen.

Weitere Informationen über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie im Dokument Inhaltsbezogene Berechtigungen.

Besonderheit bei Vertretern

Sowohl interne als auch externe Vertreter dürfen nur die Dokumente öffnen,

• die sie erfasst haben oder
• zu denen eine Verknüpfung zu einem Kunden erfasst wurde, dem der Vertreter zugeordnet ist.

Sind die Kunden die Adressaten der Dokumente, aber nicht über eine Dokument-Verknüpfungsart verknüpft, dann kann das Dokument vom Vertreter nicht geöffnet werden.

Dokumente, bei denen die Kunden Adressaten sind, werden also nicht beachtet. Das bedeutet, dass die aus der Serienbrief-Funktion entstandenen Dokumente erstmal nicht zu sehen sind. Dagegen werden Belegdokumente, die mit dem Partner verknüpft sind (z. B. Auftraggeber) angezeigt. Dabei reicht die automatische Verknüpfung der Belegdokumente mit dem Auftrag nicht aus, sondern der Partner muss direkt verknüpft sein.

Vertriebs-Belegdokumente, die automatisch im Dokumenten-Management abgelegt werden, erhalten eine Dokument-Verknüpfung zum Kunden.