Mithilfe der Anwendung Dokumente können Sie Dateien im Knowledge Store des ERP-Systems einbinden, neue Dateien aus Dateivorlagen erzeugen oder Notizen erfassen. Für jede Datei kann es nur ein Dokument geben. Das Dokument enthält Meta-Informationen zu der Datei. Ein Dokument kann mit beliebigen Business Entitys, wie z. B. einem Partner oder einem Artikel, verknüpft werden.

Darüber hinaus können Sie mit der Anwendung Serienbriefe und Serien-E-Mails auf Basis einer vorher erfassten Dokument-Vorlage erzeugen. Diese können Sie z. B. im Beziehungs-Management zur Aussendung von Kampagnen verwenden.

Damit Sie Dokumente leichter finden, verwendet das Dokumenten-Management weitere Felder zur Verschlagwortung. Die weiteren Felder, die Sie in einem Dokument verwenden, erfassen Sie in der Anwendung Dokumentarten.

Die Anwendung Dokumente wird verwendet, um Dokumente und Notizen zu erfassen, zu bearbeiten oder anzusehen. Die Anwendung besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

Sie können Dokumente zu Dateien erfassen, die

• sich im Knowledge Store befinden,
• sich in einem angebundenen Archivsystem befinden oder
• im Knowledge Store erzeugt werden sollen.

Identifikationsbereich

Im Identifikationsbereich der Anwendung Dokumente finden Sie folgende Eingabefelder:

• Nummer (Pflichtfeld) – In diesem Feld wird die Identifikation des Dokumentes angezeigt. Sie besteht aus der Dokumentart im ersten Ein­gabefeld und der Dokumentnummer im zweiten Eingabefeld. Zusätzlich zur Identifikation des Dokuments zeigt dieses Feld den Status des Dokuments als Symbol an.
  Hinweis

  Bei einem gespeicherten Dokument können Dokumentart und Dokumentnummer nicht mehr geändert werden.
  • Dokumentart – Wählen Sie eine vorhandene Dokumentart für das Dokument aus.
  • Dokumentnummer – Die Dokumentnummer wird automatisch vom System bei der Erfassung eines neuen Dokuments auf der Basis des Nummernkreises er­zeugt, der in der Dokumentart festgelegt wurde. Die Nummer ist ein Vorschlagswert für das Dokument und kann überschrieben werden.
• Dokument-Vorlage – Wählen Sie bei Bedarf in diesem Feld ein vorhandenes Dokument als Vorlage aus. Wählen Sie in dem ersten Feld eine Dokumentart aus. In dem zweiten Feld wählen Sie eine Dokumentnummer aus.
  Hinweis

  Wenn Sie eine neue Dokument-Datei aus der Dokument-Vorlage erzeugen, dann achten Sie bei der Angabe der Vorlage darauf, dass diese mit einer Dokument-Datei verbunden ist.
• Bezeichnung – In diesem Feld geben Sie eine Bezeichnung für das Dokument an. Die Bezeichnung kann als Suchmerkmal in der Anwendung Cockpit: Dokumente verwendet werden. Die Bezeichnung ist ein zusätzlicher Name für Dokumente. Aussagekräftige Bezeichnungen erleichtern dem Benutzer die Suche danach. Sie ist frei wählbar und kann mehrdeutig sein, das heißt mehrere Dokumente können die gleiche Bezeichnung tragen. Empfohlen wird die Vergabe jeweils unterschiedlicher Bezeichnungen. Die Bezeichnung kann in mehreren Sprachen erfasst werden.

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich enthält verschiedene Karteireiter, in denen Sie die Einstellungen für die Dokumente vornehmen. In Abhängigkeit vom Dokumenttyp werden unterschiedliche Karteireiter angezeigt:

Für den Dokumenttyp Dokument:

• Karteireiter Allgemeines
• Karteireiter Weitere Felder
• Karteireiter Verknüpfungen
• Karteireiter Adressaten
• Karteireiter Historie

Für den Dokumenttyp Notiz

• Karteireiter Notizen
• Karteireiter Weitere Felder
• Karteireiter Verknüpfungen

Karteireiter Allgemeines

Unter diesem Karteireiter nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen für das Dokument vor.

Die Felder unter dem Karteireiter Allgemeines im Einzelnen:

• Dokument-Datei (Pflichtfeld) – Wählen Sie in diesem Feld einen Ordner im Knowledge Store und einen Dateinamen aus, in dem sich die Datei befindet bzw. abgelegt werden soll. Die Pfadangabe beginnt mit kstore://.Als Vorschlagswert wird der Ordner aus der verwendeten Dokumentart angezeigt. Der Vorschlagswert für den Dateinamen setzt sich aus der Dokumentart und der Dokumentnummer zusammen. Wurde eine Vorlage angegeben, wird die Dateiendung von der Dokumentvorlage übernommen. Die Dokument-Datei können Sie bei bereits gespeicherten Dokumenten nicht mehr ändern.
  Hinweis

  Wenn Sie Dokument-Dateien mit dem Windows-Datei-Explorer bearbeiten möchten, dann vergeben Sie einen eindeutigen Dateinamen, der Bezug auf den Inhalt der Datei nimmt. Das erleichtert Ihnen später die Verwaltung der Dateien.
• Archiv-ID – Falls an das ERP-System ein Archivsystem angebunden ist, können Sie alternativ zur Dokument-Datei in dieses Feld eine Archiv-ID eingeben.
• Link – In diesem Feld wird ein Link auf die Dokument-Datei angezeigt. Wenn Sie auf den Link klicken, wird die betreffende Dokument-Datei schreibgeschützt geöffnet.
  Hinweis

  Für Dokumente, für die eine E-Mail-Vorlage hinterlegt ist, ist das Feld nicht relevant.
• Version – Dieses Feld zeigt die Versionierung der Dokumente an. Zurzeit werden die Dokumente noch nicht versioniert.
• MIME-Typ – Das Feld zeigt den MIME-Typ der Datei an. Sie können das Feld nicht bearbeiten.
  Beispiel

  application/pdf
  Das Wort application aus dem Beispiel zeigt an, dass die erzeugte Datei ein externes Anwendungsprogramm zum Bearbeiten benötigt.
  Die Bezeichnung pdf gibt in diesem Fall das Dateiformat an. Andere Dateiformate wie z. B. wav für Audio-Dateien oder png für Grafik-Dateien können auch verwendet werden.
• Zuständiger Mitarbeiter – Geben Sie in dieses Feld einen zuständigen Mitarbeiter ein. Er muss als Partner mit der Mitarbeiterrolle erfasst worden sein.
• Prüfer – Geben Sie in diesem Feld einen oder mehrere Prüfer für das Dokument an. Sie müssen als Partner mit der Mitarbeiterrolle erfasst worden sein.

Karteireiter Weitere Felder

Unter diesem Karteireiter werden die benutzerdefinierten Felder angezeigt, die vorher in der Anwendung Dokumentarten im Arbeitsbereich der Dokumentart zugeordnet wurden. Die Verwendung von benutzerdefinierten Feldern ist keine Voraussetzung. Sie können benutzerdefinierte Felder auch als Pflichtfelder in der Anwendung Dokumentarten kennzeichnen. Die benutzerdefinierten Felder können zusätzlich verwendet werden, um den Vorlagen von Serienbriefen und Serien-E-Mails dynamische Informationen hinzuzufügen, beispielsweise den Namen des Empfängers in der Anrede oder die Bezeichnungen von Artikeln.

Weitere Information zur Verwendung benutzerdefinierter Felder in Vorlagen von Serienbriefen und Serien-E-Mail erhalten Sie im Kapitel Aktion Dokument-Datei auf Basis der Vorlage erzeugen.

Zusätzlich können Sie benutzerdefinierte Felder in der Anwendung Cockpit: Dokumente als Suchmerkmal verwenden.

Weitere Informationen zu der Erfassung benutzerdefinierter Felder für Dokumente erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentarten.

Karteireiter Verknüpfungen

Sie können im Dokumenten-Management die Dokumente mit Business Entitys verknüpfen. Diese Verknüpfungen haben den Vorteil, dass Sie sich z. B. alle relevanten Dokumente zu einem Partner oder einem Artikel anzeigen lassen können. Das erspart Ihnen eine mühsame Suche der einzelnen Dokumente. Zur Verknüpfung der Dokumente mit Business Entitys werden Dokument-Verknüpfungsarten verwendet, die die Verknüpfung herstellen. Dokumente können mit beliebigen Business Entitys verknüpft werden.

Unter diesem Karteireiter können Sie sich vorhandene Verknüpfungen anzeigen lassen oder neue Verknüpfungen erfassen.

Folgende Aktionen stehen im Karteireiter zur Verfügung:

• [Einfügen] – Mit dieser Aktion können Sie Business Entitys mit dem Dokument verknüpfen. Wenn Sie die Aktion ausführen, wird eine neue Zeile mit dem Business Entity in der Liste angezeigt.
  Hinweis

  Bevor Sie diese Aktion ausführen, haben Sie z. B. in der Anwendung „Artikel“ oder „Partner“ über das Kontextmenü ein Business Entity kopiert.
• [Löschkennzeichen setzen/entfernen] – Setzt oder entfernt ein Löschkennzeichen für eine markierte Tabellenzeile der Liste.

Die Liste enthält folgende Spalten:

• Dokument-Verknüpfungsart – Geben Sie in dieser Spalte die Dokument-Verknüpfungsart an. Die Dokument-Verknüpfungsarten stellen eine Metainformation zur Verknüpfung dar. Anhand der Art können Sie beispielsweise unterscheiden, ob es sich bei einem verknüpften Partner um den Kunden einer Ausgangsrechnung oder um den Versender einer Eingangsrechnung handelt.
• Verknüpfung – In dieser Spalte wird das Business Entity angezeigt, das mit dem Dokument verknüpft wurde.
• Erfasst von – In dieser Spalte wird die Identifikation des Benutzers angezeigt, der die Verknüpfung erfasst hat.
• Erfassungsdatum – In dieser Spalte wird das Erfassungsdatum der Verknüpfung angezeigt. Das Erfassungsdatum wird mit Datum und Uhrzeit angezeigt. Sie können das Erfassungsdatum nicht bearbeiten.

Karteireiter Adressaten

In diesem Karteireiter können Sie die Zielgruppe des Dokuments definieren. Insbesondere findet er für Serienbriefe und Serien-E-Mails Verwendung. Für diese beiden Sonderformen eines Dokuments können Sie hier Adressaten erfassen.

Die Daten der zugeordneten Adressaten werden in einer anpassbaren Tabelle angezeigt. Als Adressaten sind sowohl Partner als auch beliebige Adressen zulässig, die noch nicht im System vorhanden sind.

Die Spalten im Einzelnen:

• Partner – In dieser Spalte wird der als Adressat des Dokuments zugeord­nete Partner angezeigt.
  Hinweis

  Ein Partner vom Typ Person wird vom System automatisch unter „Ansprechpartner“ verschoben, nachdem er im Dialog-Fenster im Feld „Partner“ erfasst wurde. In diesem Fall bleibt der Eintrag in dieser Spalte leer. Wenn Sie nur eine Adresse erfassen, dann bleibt das Feld ebenfalls leer.
• Name + Adresse – In dieser Spalte werden Name und Adresse des Adressaten angezeigt.
• Ansprechpartner – In dieser Spalte wird der als Ansprechpartner des Adressaten zugeordnete Partner oder der Adressat selbst, wenn dieser ein Partner vom Typ Person ist, angezeigt.
• Vollständiger Name – In dieser Spalte wird der vollständige Name des Ansprechpartners des Adressaten angezeigt oder der Name des Adressaten, wenn dieser ein Partner vom Typ Person ist.
• Tätigkeit – Wenn der Ansprechpartner ein Partner ist und dem Partner eine Tätigkeit zugeordnet wurde, wird die Tätigkeit in dieser Spalte angezeigt.

Aktionen

Im Karteireiter Adressaten können Sie folgende Aktionen ausführen:

• [Hinzufügen] – Wenn Sie diese Aktion ausführen, öffnet sich ein Dialog-Fenster. Erfassen Sie in dem Dialog die Daten des neuen Adressaten. Eine umfassende Beschreibung des Dialogs finden Sie im Abschnitt Dialog-Fenster zum Erfassen und Bearbeiten von Adressaten.
• [Partner suchen und hinzufügen] – Mit dieser Aktion können Sie der Liste mehrere Partner als Adressaten automatisch hinzufügen. Wenn Sie die Aktion ausführen, öffnet sich eine Dialog-Suche. Suchen Sie die gewünschten Partner heraus und wählen Sie diese aus der Suchergebnisliste aus. Drücken Sie anschließend die Schaltfläche Hinzufügen, dann werden die markierten Partner automatisch als Adressaten in der Liste angelegt.
• [Löschkennzeichen setzen/entfernen] – Setzt oder entfernt ein Löschkennzeichen für eine markierte Tabellenzeile.
• [Löschkennzeichen für ungültige Adressaten setzen] – Mit dieser Aktion wird geprüft, ob die Adressen der Adressaten gültig sind, d. h. ob sie vollständig sind und ein gültiges Format besitzen. Für ungültige Adressaten wird ein Löschkennzeichen gesetzt. Ungültige Adressaten können z. B. durch das Hinzufügen von Kontakten durch Hintergrund-Anwendungen entstehen, da für die Partnerrolle Kontakt keine vollständigen Adressdaten vorhanden sein müssen.
• [Löschkennzeichen für Adressaten mit ungültigen E-Mail-Adressen setzen] – Mit dieser Aktion wird geprüft, ob die E-Mail-Adressen der Adressaten gültig sind, d. h. ob sie vollständig sind und ein gültiges Format besitzen. Für ungültige Adressaten wird ein Löschkennzeichen gesetzt.
• [Bearbeiten] – Mithilfe dieser Aktion können Sie die Daten des markierten Adressaten bearbeiten. Führen Sie die Aktion aus, öffnet sich ein Dialog-Fenster. Bearbeiten Sie in dem Dialog die Daten des Adressaten. Eine umfassende Beschreibung des Dialogs finden Sie im Abschnitt Dialog-Fenster zum Erfassen und Bearbeiten von Adressaten.

Dialog-Fenster zum Erfassen und Bearbeiten von Adressaten

Das folgende Dialog-Fenster wird angezeigt, wenn Sie einen neuen Adressaten erfassen oder einen vorhandenen Adressaten bearbeiten möchten.

• Partner – Wählen Sie in diesem Feld einen vorhandenen Partner über seine Partnernummer aus.
  Hinweis

  Ein Partner vom Typ Person wird vom System automatisch unter Ansprechpartner verschoben, nachdem er im Dialog-Fenster im Feld Partner erfasst wurde. Sobald Sie das Feld verlassen, werden die Adresse und der Name des Partners automatisch aus den Stammdaten herangezogen und in den entspre­chenden Feldern angezeigt.
• Name – Dieses Feld zeigt den Namen des Adressaten an. Wenn Sie den Rauten-Button drücken, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Namen erfassen können. Ist der Adressat ein Partner, wird der Name automatisch aus den Partner-Stammdaten ermittelt.
  Hinweis

  Weitere Informationen zur Erfassung eines Namens erhalten Sie in der Dokumentation Partner.
• Adresse – Dieses Feld zeigt die Adresse an. Wenn Sie den Rauten-Button drücken, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Adresse erfassen können. Ist der Adressat ein Partner, wird der Name automatisch aus den Partner-Stammdaten ermittelt.
  Hinweis

  Weitere Informationen zur Erfassung der Adresse erhalten Sie in der Dokumentation Partner.
• Ansprechpartner – Der Ansprechpartner kann einem Partner des Typs Organisation zugeordnet sein oder direkt als Adressat erfasst werden. Der Ansprechpartner wird über seine Partnernummer eindeutig identifiziert. Folgende Möglichkeiten haben Sie:Wenn Sie im Feld Partner eine Person ausge­wählt haben, wird diese hier vom System automatisch als Ansprechpartner eingetragen. Das Feld Partner ist in diesem Fall anschlie­ßend wieder leer.
  Sie können hier alle Partner des Typs Person eintragen, als Ansprechpartner für eine Firma, die Sie unter Partner ausgewählt haben, oder auch als alleinigen Adressaten. Sie können auch vorhandene Ansprechpartner des bereits erfassten Partners auswählen und zuordnen.
• Name – In diesem Feld wird der Name des Ansprechpartners ange­zeigt. Sie können diesen jederzeit ändern. Über den Rauten-Button öffnet sich ein weiteres Dialog-Fenster zum Erfassen der Namensbestand­teile.
  Hinweis

  Weitere Informationen zur Erfassung eines Namens erhalten Sie in der Dokumentation Partner.
• E-Mail-Adresse – In diesem Feld wird eine hier erfasste oder zugeordnete E-Mail-Adresse des Ansprechpartners angezeigt. Sie können die E-Mail-Adresse jederzeit ändern.
  Hinweis

  Eine in dieser Anwendung erfasste E-Mail-Adresse wird nicht in den Partnerdaten gespeichert.

Karteireiter Historie

Unter dem Karteireiter werden die jeweiligen Status-Änderungen des Dokuments angezeigt. Wenn Sie den Status des Dokuments über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste ändern, wird die Änderung unter dem Karteireiter in der Tabelle dargestellt und protokolliert.

• Zeitpunkt – Darstellung des Zeitpunktes der Änderung des Dokuments.
• Mitarbeiter – Die Identifikation des Mitarbeiters, der das Dokument bearbeitet bzw. erzeugt hat, wird in dieser Spalte angezeigt.
• Status – Diese Spalte zeigt den Status des Dokuments an, auf den der Status zum Änderungszeitpunkt geändert wurde.

Karteireiter Notizen

Dieser Karteireiter wird angezeigt, wenn Sie in der Standard-Symbolleiste den Dokumenttyp Neue Notiz auswählen. Unter dem Karteireiter befindet sich ein Texteditor zum Erfassen der Notiz.
Über die Kopfzeile der Tabelle können Sie den Text mit Standard-Funktionen einer Textverarbeitung erstellen. Weitere Informationen zum Texteditor finden Sie in der Dokumentation Texte.

Anwendungsbezogene Aktionen

Aktion Dokument-Datei auf Basis der Vorlage erzeugen

Mit dieser Aktion erzeugen Sie eine Dokument-Datei, die den Inhalt der Dokument-Datei der angegebenen Dokument-Vorlage besitzt. Die erzeugte Datei wird angezeigt. Das Dokument erhält den Status In Bearbeitung. Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie beim Erfassen des Dokuments keine vorhandene Dokument-Datei aber eine Dokument-Vorlage angegeben haben.

Mit dieser Aktion können Sie auch Serienbriefe und Serien-E-Mails erzeugen. Verwenden Sie dazu eine Dokument-Vorlage, die eine Microsoft^® Word Serienbriefvorlage ist oder eine E-Mail-Vorlage mit Seriendruckfeldern:

• Eine Serienbriefvorlage ist z. B. eine DOCX-Datei, die Schnellbausteine des Typs Feld der Kategorie Seriendruck mit dem Namen MergeField als Platzhalter für die tatsächlichen Daten des Dokuments und der Adressaten enthält.
  
  Beispiel

  « MERGEFIELD  PartnerName1  \* MERGEFORMAT »
  (Darstellung bei Anzeige der Feldfunktionen in Microsoft^® Word)
  
  Die möglichen Platzhalter sind im Abschnitt Seriendruckfelder für Briefe beschrieben.
  Beim Ausführen der Aktion Dokument-Datei auf Basis der Vorlage erzeugen wird pro Adressat eine Dokument-Datei erzeugt, in der die Platzhalter mit den tatsächlichen Daten des Dokuments und der Adressaten gefüllt sind.

• Eine E-Mail-Vorlage ist z. B. eine HTML-Datei, die Platzhalter für die tatsächlichen Daten des Dokuments und der Adressaten im folgenden Format enthält: „Guten Tag {$TitleDescription} {$SalutationDescription} {$PartnerName1}“.
  Die möglichen Platzhalter sind im Abschnitt Seriendruckfelder für E-Mails beschrieben.
  Beim Ausführen der Aktion Dokument-Datei auf Basis der Vorlage erzeugen wird pro Adressat eine E-Mail versendet, in der die Platzhalter mit den tatsächlichen Daten des Dokuments und der Adressaten gefüllt sind. Voraussetzung für den E-Mail-Versand ist, dass die erforderlichen Einstellungen für den E-Mail-Versand festgelegt sind.

Zusätzlich zu Seriendruckfeldern können benutzerdefinierte Felder verwendet werden, um den Vorlagen von Serienbriefen und Serien-E-Mails dynamische Informationen hinzuzufügen. Weitere Informationen erhalten Sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Felder in Serienbriefen und Serien-E-Mails.

Seriendruckfelder für Briefe

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht der Seriendruckfelder, die Sie in der Microsoft^® Word Serienbriefvorlage verwenden können.

Seriendruckfelder für E-Mails

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht der Seriendruckfelder, die Sie in der E-Mail-Vorlage verwenden können.

Benutzerdefinierte Felder in Serienbriefen und Serien-E-Mails

Zusätzlich zu Seriendruckfeldern können benutzerdefinierte Felder verwendet werden, um den Vorlagen von Serienbriefen und Serien-E-Mails dynamische Informationen hinzuzufügen. Die benutzerdefinierten Felder müssen dafür in den Dokumentarten definiert werden und in dieser Anwendung im Karteireiter Weitere Felder mit Daten gefüllt werden. Anschließend referenzieren Sie die benutzerdefinierten Felder anhand des in der Anwendung Dokumentarten festgelegten Feldnamens in der jeweiligen Vorlage. Die Syntax entspricht dabei der jeweiligen Syntax der Seriendruckfelder, also «FELDNAME» bei Serienbriefen und {$FELDNAME} bei Serien-E-Mails.

Aktion Bearbeiten

Mit dieser Aktion öffnen Sie die Dokument-Datei für die Bearbeitung. Das Dokument erhält den Status In Bearbeitung, unabhängig vom vorhergehenden Status. Diese Aktion steht nicht zur Verfügung, wenn ein anderer Benutzer das Dokument bearbeitet.

Aktionen zur Statusänderung

Sie können den Status eines Dokuments über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste ändern. Die folgenden Aktionen zur Statusänderung stehen zur Verfügung:

• [In Bearbeitung nehmen] – Mit dieser Aktion nehmen Sie das Dokument in Bearbeitung. Im Gegensatz zur Aktion Bearbeiten wird das Dokument nicht zur Bearbeitung geöffnet. Andere Benutzer dürfen die Dokument-Datei lesen, aber nicht bearbeiten. Die Aktion steht einem Benutzer nur für solche Dokumente zur Verfügung, die durch einen anderen Benutzer bearbeitet werden.
• [In Prüfung nehmen] – Mit dieser Aktion nehmen Sie das Dokument in Prüfung. Alle Benutzer dürfen die Dokument-Datei lesen, das Dokument in Bearbeitung nehmen und den Status ändern.
• [Zurückstellen] – Mit dieser Aktion stellen Sie die Bearbeitung des Dokuments zurück. Alle Benutzer dürfen die Dokument-Datei lesen und bearbeiten und den Status des Dokuments ändern.
• [Freigeben] – Mit dieser Aktion geben Sie das Dokument frei. Alle Benutzer dürfen die Dokument-Datei lesen und bearbeiten und den Status des Dokuments ändern.
• [Sperren] – Mit dieser Aktion sperren Sie das Dokument. Kein Benutzer darf die Dokument-Datei lesen oder bearbeiten. Der Status darf nur von einem Benutzer mit administrativen Berechtigungen geändert werden.

Status und Statusänderungen

Der jeweils aktuelle Status eines Dokuments wird im Identifikationsbereich durch eines der folgenden Symbole angezeigt:

• In Bearbeitung – Ein Benutzer bearbeitet das Dokument. Andere Benutzer dürfen das Dokument lesen und ebenfalls in Bearbeitung nehmen, aber nicht bearbeiten.
• Prüfung – Das Dokument wird geprüft. Alle Benutzer dürfen die Dokument-Datei lesen, das Dokument in Bearbeitung nehmen und den Status ändern.
• Zurückgestellt – Das Dokument wurde zurückgestellt. Alle Benutzer dürfen die Dokument-Datei lesen und bearbeiten und den Status des Dokuments ändern.
• Freigegeben – Das Dokument ist freigegeben. Alle Benutzer dürfen die Dokument-Datei lesen und bearbeiten und den Status des Dokuments ändern.
• Gesperrt – Das Dokument ist gesperrt. Kein Benutzer darf die Dokument-Datei lesen oder bearbeiten. Der Status darf nur von einem Benutzer mit administrativen Berechtigungen geändert werden.
• Adressatenprüfung erforderlich – Das Dokument enthält möglicherweise Adressaten mit ungültigen Adressen. Dokumente im Status Adressatenprüfung erforderlich können Sie nur weiterbearbeiten, wenn Sie die ungültigen Adressaten korrigieren oder entfernen. Verwenden Sie dazu die Aktion Löschkennzeichen für ungültige Adressaten setzen, die auf dem Karteireiter Adressaten zur Verfügung steht. Nachdem Sie die ungültigen Adressaten korrigiert oder entfernt haben und das Dokument gespeichert haben, erhält es den Status In Bearbeitung.

Customizing

Damit Sie die Dokumente speichern und verwalten können, nehmen Sie in der Anwendung Customizing die folgenden Einstellungen vor.

Funktion Basis

• Dokumentart für Logos – Die Dokumentart für Logos wird genutzt, um Bilder mit Artikeln oder Partnern zu verknüpfen. Um Bilder verknüpfen zu können, ist ein Dokument (Business Entity) im Sinne des Dokumenten-Managements und eine Dokument-Verknüpfungsart erforderlich.Legen Sie fest, welche Dokumentart für automatisch erzeugte Dokumente für Logos herangezogen wird. Ein mit dieser Dokumentart automatisch erzeugtes Dokument kann eine Bild-Datei enthalten, beispielsweise ein Logo eines Partners. Außerdem wird das so erzeugte Dokument mit der vordefinierten, internen Dokument-Verknüpfungsart Entitybild mit dem zugehörigen Business Entity verknüpft. Das ge­wünschte Bild muss in einem Arbeitsbe­reich des Knowledge Stores als Bilddatei ab­gelegt sein, z. B. im Format PNG, JPEG, GIF oder BMP. Wenn Sie keine Dokumentart für Logos hinterlegen, dann wird die vordefinierte Dokumentart LOGO verwendet.Verwendung: In den Partner- und Artikel-Stammdaten werden im Identifikationsbereich die jeweiligen Typ-Icons angezeigt. Anstatt des Typ-Icons kann für einen Part­ner oder einen Artikel ein beliebiges Bild hinterlegt und angezeigt werden. Der Austausch des Typ-Icons mit einem Bild kann beispielsweise über das Kontextmenü auf dem Typ-Icon erfolgen. Sie suchen sich die gewünschte Datei im Knowledge Store aus und weisen es zu. Im Hintergrund wird gemäß der hinterlegten Dokumentart für Logos ein Dokument erzeugt, das mit der vordefinierten, internen Dokument-Verknüpfungsart Entitybild mit dem Artikel oder Partner verknüpft wird. Die Lizenz für das Dokumenten-Management ist dazu nicht erforderlich.
  Hinweis

  Wenn das Dokumenten-Management aktiviert ist, dann können automatisch erzeugte Dokumente für Logos abgefragt werden.
  Außerdem können Sie darüber alternativ manuell Dokumente erfassen und Logos einem Partner oder Artikel zuweisen.

Funktion Dokumenten-Management

• Notizen – In diesem Feld hinterlegen Sie eine Dokumentart für Dokumente des Typs Notizen. Diese Doku­ment­art ersetzt die interne Dokumentart NOTE. Eine Dokumentart für Notizen wird benötigt, damit Noti­zen im Dokumenten-Management verwaltet wer­den können.
• Dokument-Verknüpfungsart für Notizen – In diesem Feld hinterlegen Sie eine Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente des Typs Notizen. Die Dokument-Verknüpfungsart wird verwen­det, um Notizen mit dem jeweiligen Business En­ti­ty zu verknüpfen, zu dem sie erzeugt wurden.
• Nummernkreis für Dokumentarten – Ordnen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen im Sys­tem vorhandenen Nummernkreis des Typs Belegarten zu, wenn Sie für Dokumentarten die automatische Num­mernvergabe aktivieren möchten. Der in die­sem Feld hinterlegte Nummernkreis wird anschlie­ßend vom System herangezogen, um für alle neuen Dokumentarten automatisch eine Dokumentart-Nummer zu ermitteln und zu vergeben. Die Dokumentart-Nummer dient der ein­deutigen Identifikation einer Dokumentart.
  Hinweis

  Sie können die automatisch ermittelte Dokumentart-Num­mer noch so lange manuell überschreiben, bis Sie die Dokumentart das erste Mal gespeichert haben.

Funktion Beschaffungsdokumente

Die Dokument-Verknüpfungsarten sind für die Ablage der Belegdokumente im Dokumenten-Management und als Klassifizie­rungsmerkmal für die Anwendung Cockpit: Dokumente relevant.

• Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge / Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente / Dokument-Verknüpfungsart für Partner – Ordnen Sie bei Bedarf jeweils eine Dokument-Verknüpfungsart zu. Über die Dokument-Verknüpfungsarten werden die zu den Be­schaffungsbelegen erzeugten Dokumente mit den jeweiligen Business Entitys verknüpft.
  Hinweis

  Wurde keine Dokument-Verknüpfungsart hinterlegt, so kann das System keine Verknüpfung erzeugen. Haben Sie z. B. keine Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge hinterlegt, dann wird ein Belegdoku­ment nicht mit dem zugehörigen Beschaffungsauf­trag, sondern evtl. nur mit dem Lieferanten ver­knüpft.
  Die Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge ver­bindet Beschaffungssaufträge mit den er­zeug­ten Belegdokumenten.Die Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente ist für alle anderen Beschaffungsbelege außer Beschaf­fungs­aufträgen relevant. Sie verbindet den jeweils auszugebenden und abzulegenden Be­leg mit den erzeugten Belegdokumenten.
  Die Dokument-Verknüpfungsart für Partner verbin­det den adressierten Partner (Anfrageempfänger, Kontraktpartner, etc.) mit den erzeugten Belegdokumenten.

In der Tabelle können Sie für die verschiedenen Belegdokumente der Beschaffung jeweils eine Dokumentart hinterlegen. Die Angabe einer Dokumentart ist erforderlich, damit die Belegdokumente mit dem Dokumenten-Management verwaltet und im Knowledge Store gespeichert werden können. Pro Belegdokument wird eine Zeile mit den folgenden Spalten angezeigt:

• Belegdokument –Für die folgenden Belege in der Beschaffung hin­terlegen Sie in dieser Zeile eine Dokumentart. Diese wird vom System beim Erzeugen der Beleg­dokumente und bei der Ablage im Dokumenten-Management verwendet:
  • Kontraktbestätigung
  • Anfrage
  • Bestellung
  • Bestätigungsmahnung
  • Liefermahnung
  • Abholschein
  • Eingangsrechnung
  • Konsignations-Entnahmemeldung
  • Warenrücklieferschein
  • Verteilanfrage
• Dokumentart – Pro angezeigten Beleg können Sie in dieser Spalte jeweils eine Dokumentenart hinter­le­gen. Diese wird vom System beim Erzeugen der Belegdokumente und bei der Ablage im Doku­men­ten-Management verwendet. Weitere Informationen zu den Dokumentenarten finden Sie in der Dokumentation Dokumentarten.
  Hinweis

  Bitte beachten Sie, dass Dokumentenarten, die den Beschaffungsbelegen zugeordnet werden so­llen, keine Feldarten (Benutzerdefinierte Felder) zur Ver­schlag­wor­tung verwenden dürfen, weil sonst die Doku­men­te im Dokumenten-Management nicht automatisch erzeugt werden können. Überprüfen Sie dazu ggf. die zugeordneten Doku­mentenarten in der gleichnamigen Anwendung. Wenn im Arbeitsbereich Feldnamen zur Verschlagwortung als Pflichtfeld definiert sind, ordnen Sie den Belegen eine andere Doku­men­tenart zu.

Funktion Lagerlogistikdokumente

Die Dokument-Verknüpfungsarten sind für die Ablage der Belegdokumente im Dokumenten-Management und als Klassifizie­rungsmerkmal für die Anwendung Cockpit: Dokumente relevant.

• Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge / Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente / Dokument-Verknüpfungsart für Partner – Ordnen Sie bei Bedarf jeweils eine Dokument-Verknüpfungsart zu. Über die Dokument-Verknüpfungsarten werden die zu den Lagerlogistikbelegen erzeugten Dokumente mit den jeweiligen Business Entitys verknüpft.
  Hinweis

  Wurde keine Dokument-Verknüpfungsart hinterlegt, so kann das System keine Verknüpfung erzeugen. Haben Sie z. B. keine Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente hinterlegt, so wird ein Belegdoku­ment nicht mit der zugehörigen Kommission ver­knüpft.
  Die Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge ver­bindet die Ursprungsaufträge mit den er­zeug­ten Belegdokumenten.
  Die Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente ist für die Kommission und den Lagerauftrag relevant. Sie verbindet den jeweils auszugebenden und abzulegenden Be­leg mit den erzeugten Belegdokumenten.
  Die Dokument-Verknüpfungsart für Partner verbin­det den Standort mit den erzeugten Belegdokumenten.

In der Tabelle können Sie für die verschiedenen Belegtypen der Lagerlogistik jeweils eine Dokumentart hinterlegen. Die Angabe einer Dokumentart ist erforderlich, damit die Belegdokumente mit dem Dokumenten-Management verwaltet und im Knowledge Store gespeichert werden können.

Pro Belegdokument wird eine Zeile mit den folgenden Spalten angezeigt:

• Beleg – Für die folgenden Belege in der Lagerlogistik hin­terlegen Sie in dieser Zeile eine Dokumentart. Diese wird vom System beim Erzeugen der Belegdokumente und bei der Ablage im Dokumenten-Management verwendet:
  • Kommission
  • Lagerauftrag
• Dokumentart – Pro angezeigten Beleg können Sie in dieser Spalte jeweils eine Dokumentenart hinter­le­gen. Diese wird vom System beim Erzeugen der Belegdokumente und bei der Ablage im Doku­men­ten-Management verwendet.Weitere Informationen zu den Dokumentenarten finden Sie in der Dokumentation Dokumentarten.
  Hinweis

  Bitte beachten Sie, dass Dokumentenarten, die den Lagerlogistikbelegen zugeordnet werden so­llen, keine Feldarten (Benutzerdefinierte Felder) zur Ver­schlag­wor­tung verwenden dürfen, weil sonst die Doku­men­te im Dokumenten-Management nicht automatisch erzeugt werden können. Überprüfen Sie dazu ggf. die zugeordneten Doku­mentenarten in der gleichnamigen Anwendung. Wenn im Arbeitsbereich Feldnamen zur Verschlagwortung als Pflichtfeld definiert sind, ordnen Sie den Belegen eine andere Doku­men­tenart zu.

Funktion Produktionsdokumente

Die Dokument-Verknüpfungsarten sind für die Ablage der Belegdokumente im Dokumenten-Management und als Klassifizie­rungsmerkmal für die Anwendung Cockpit: Dokumente relevant.

• Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge / Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente / Dokument-Verknüpfungsart für Partner – Ordnen Sie bei Bedarf jeweils eine Dokument-Verknüpfungsart zu. Über die Dokument-Verknüpfungsarten werden die zu den Produktionsbelegen erzeugten Dokumente mit den jeweiligen Business Entitys verknüpft.
  Hinweis

  Wurde keine Dokument-Verknüpfungsart hinterlegt, so kann das System keine Verknüpfung erzeugen. Haben Sie z. B. keine Auftrags-Dokument-Verknüpfungsart hinterlegt, so wird ein Belegdoku­ment nicht mit dem zugehörigen Produktionsauftrag ver­knüpft.
  Die Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge ist für die Fremdfertigungs-Lieferauftrag relevant. Die Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente ist für alle anderen Produktionsbelege relevant. Sie verbindet den jeweils auszugebenden und abzulegenden Be­leg mit den erzeugten Belegdokumenten.
  Hinweis

  In der Produktion ist die Dokument-Verknüpfungsart für Partner zurzeit nicht relevant.

In der Tabelle können Sie für die verschiedenen Belegtypen der Produktion jeweils eine Dokumentart hinterlegen. Die Angabe einer Doku­mentart ist erforderlich, damit die Belegdokumente mit dem Dokumenten-Management verwaltet und im Knowledge Store gespeichert werden können.

Pro Belegdokument wird eine Zeile mit den folgenden Spalten angezeigt:

• Beleg – Für die folgenden Belege in der Produktion hin­terlegen Sie in dieser Zeile eine Dokumentart. Diese wird vom System beim Erzeugen der Beleg­dokumente und bei der Ablage im Dokumenten-Management verwendet. Folgende Belege stehen zur Verfügung:
  • Produktionsbeleg
  • Laufkarte
  • Materialliste
  • Materialschein
  • Arbeitsliste
  • Arbeitsschein
  • Fremdfertigungs-Lieferung
• Dokumentart –Pro angezeigten Beleg können Sie in dieser Spalte jeweils eine Dokumentenart hinter­le­gen. Diese wird vom System beim Erzeugen der Belegdokumente und bei der Ablage im Doku­men­ten-Management verwendet.
  Weitere Informationen zu den Dokumentenarten finden Sie in der Dokumentation Dokumentarten.
  Hinweis

  Bitte beachten Sie, dass Dokumentenarten, die den Produktionsbelegen zugeordnet werden so­llen, keine Feldarten (Benutzerdefinierte Felder) zur Ver­schlag­wor­tung verwenden dürfen, weil sonst die Doku­men­te im Dokumenten-Management nicht automatisch erzeugt werden können. Überprüfen Sie dazu ggf. die zugeordneten Doku­mentenarten in der gleichnamigen Anwendung. Wenn im Arbeitsbereich Feldnamen zur Verschlagwortung als Pflichtfeld definiert sind, ordnen Sie den Belegen eine andere Doku­men­tenart zu.

Funktion Rechnungswesendokumente

Die Dokument-Verknüpfungsarten sind für die Ablage der Belegdokumente im Dokumenten-Management und als Klassifizierungsmerkmal relevant.

• Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge / Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente / Dokument-Verknüpfungsart für Partner – Ordnen Sie bei Bedarf jeweils eine Dokument-Verknüpfungsart zu. Über die Dokument-Verknüpfungsarten werden die zu den Rechnungswesenbelegen erzeugten Dokumente mit den jeweiligen Business Entitys verknüpft.
  Hinweis

  Wenn keine Dokument-Verknüpfungsart hinterlegt wurde, dann kann das System keine Verknüpfung erzeugen. Haben Sie z. B. keine Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente hinterlegt, dann wird ein Belegdokument nicht mit der zugehörigen Anzahlungsbestätigung verknüpft.
  Die Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente ist für alle Rechnungsbelege relevant. Sie verbindet den jeweils auszugebenden und abzulegenden Beleg mit den erzeugten Belegdokumenten. Die Dokument-Verknüpfungsart für Partner verbindet den adressierten Partner mit den erzeugten Belegdokumenten.

In einer Tabelle können Sie für die verschiedenen Belegtypen des Rechnungswesens jeweils eine Dokumentart hinterlegen. Die Angabe einer Dokumentart ist erforderlich, damit die Belegdokumente mit dem Dokumenten-Management geführt und im Knowledge Store gespeichert werden können.

• Belegdokument – Für die folgenden Belegdokumente hinterlegen Sie in dieser Zeile jeweils eine Dokumentart. Diese wird vom System beim Erzeugen der Belegdokumente und bei der Ablage im Dokumenten-Management verwendet. Folgende Belegdokumente stehen zur Verfügung:
  • Debitoren-Guthabenbestätigung
  • Anzahlungsbestätigung
• Dokumentart – Pro angezeigten Beleg können Sie in dieser Spalte jeweils eine Dokumentenart hinter­le­gen. Diese wird vom System beim Erzeugen der Belegdokumente und bei der Ablage im Doku­men­ten-Management verwendet. Weitere Informationen zu den Dokumentenarten finden Sie in der Dokumentation Dokumentarten.
  Hinweis

  Bitte beachten Sie, dass Dokumentenarten, die den Rechnungwesensbelegen zugeordnet werden so­llen, keine Feldarten (Benutzerdefinierte Felder) zur Ver­schlag­wor­tung verwenden dürfen, weil sonst die Doku­men­te im Dokumenten-Management nicht automatisch erzeugt werden können. Überprüfen Sie dazu ggf. die zugeordneten Doku­mentenarten in der gleichnamigen Anwendung. Wenn im Arbeitsbereich Feldnamen zur Verschlagwortung als Pflichtfeld definiert sind, ordnen Sie den Belegen eine andere Doku­men­tenart zu.

Funktion Versanddokumente

Die Dokument-Verknüpfungsarten sind für die Ablage der Belegdokumente im Dokumenten-Management und als Klassifizie­rungsmerkmal für die Anwendung „Dokumentencockpit“ relevant.

• Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge / Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente / Dokument-Verknüpfungsart für Partner – Ordnen Sie bei Bedarf jeweils eine Dokument-Verknüpfungsart zu. Über die Dokument-Verknüpfungsarten werden die zu den Versandbelegen erzeugten Dokumente mit den jeweiligen Business Entitys verknüpft.
  Hinweis

  Wurde keine Dokument-Verknüpfungsart hinterlegt, so kann das System keine Verknüpfung erzeugen. Haben Sie z. B. keine Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente hinterlegt, so wird ein Belegdoku­ment nicht mit der zugehörigen Packliste ver­knüpft.
  Die Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente ist für alle Versandbelege relevant. Sie verbindet den jeweils auszugebenden und abzulegenden Be­leg mit den erzeugten Belegdokumenten. Die Dokument-Verknüpfungsart für Partner verbindet den adressierten Partner mit den erzeugten Belegdokumenten.
  Hinweis

  Im Versand ist die Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge zurzeit nicht relevant.

In der Tabelle können Sie für die verschiedenen Belegtypen des Versands jeweils eine Dokumentart hinterlegen. Die Angabe einer Doku­mentart ist erforderlich, damit die Belegdokumente mit dem Dokumenten-Management verwaltet und im Knowledge Store gespeichert werden können.

Pro Belegdokument wird eine Zeile mit den folgenden Spalten angezeigt:

• Beleg – Für die folgenden Belege im Versand hin­terlegen Sie in dieser Zeile eine Dokumentart. Diese wird vom System beim Erzeugen der Beleg­dokumente und bei der Ablage im Dokumenten-Management verwendet.
  • Packliste
  • Ladungsliste
• Dokumentart – Pro angezeigten Beleg können Sie in dieser Spalte jeweils eine Dokumentenart hinter­le­gen. Diese wird vom System beim Erzeugen der Belegdokumente und bei der Ablage im Doku­men­ten-Management verwendet.Weitere Informationen zu den Dokumentenarten finden Sie in der Dokumentation Dokumentarten.
  Hinweis

  Bitte beachten Sie, dass Dokumentenarten, die den Versandbelegen zugeordnet werden so­llen, keine Feldarten (Benutzerdefinierte Felder) zur Ver­schlag­wor­tung verwenden dürfen, weil sonst die Doku­men­te im Dokumenten-Management nicht automatisch erzeugt werden können. Überprüfen Sie dazu ggf. die zugeordneten Doku­mentenarten in der gleichnamigen Anwendung. Wenn im Arbeitsbereich Feldnamen zur Verschlagwortung als Pflichtfeld definiert sind, ordnen Sie den Belegen eine andere Doku­men­tenart zu.

Funktion Vertriebsdokumente

Die Dokument-Verknüpfungsarten sind für die Ablage der Belegdokumente im Dokumenten-Management und als Klassifizie­rungsmerkmal für die Anwendung Cockpit: Dokumente relevant.

• Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge / Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente / Dokument-Verknüpfungsart für Partner – Ordnen Sie bei Bedarf jeweils eine Dokument-Verknüpfungsart zu. Über die Dokument-Verknüpfungsarten werden die zu den Vertriebsbelegen erzeugten Dokumente mit den jeweiligen Business Entitys verknüpft.
  Hinweis

  Wurde keine Dokument-Verknüpfungsart hinterlegt, so kann das System keine Verknüpfung erzeugen. Wenn Sie z. B. keine Auftrags-Dokument-Verknüpfungsart hinterlegt haben, dann wird ein Belegdoku­ment nicht mit dem zugehörigen Vertriebsauftrag, son­dern evtl. nur mit dem Auftraggeber verknüpft.
  Die Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge ver­bin­det Vertriebsaufträge mit den erzeugten Belegdokumenten.
  Die Dokument-Verknüpfungsart für Belege ist für alle anderen Vertriebsbelege außer Vertriebs­auf­trä­ge relevant. Sie verbindet den jeweils auszu­ge­benden und abzulegenden Beleg mit den erzeugten Belegdokumenten.
  Beispiel

  Wenn eine Rechnung erzeugt wird, so wird gleichzeitig ein Belegdokument er­zeugt und als Dokument-Datei im zuvor definierten For­mat, z. B. pdf, im Doku­menten-Management abgelegt. Dabei wird das Dokument auto­ma­tisch mit der Dokument-Datei und dem Beleg, hier der Rechnung, verknüpft.
  Die Partner-Dokument-Verknüpfungsart verbin­det den adressierten Partner (Auftraggeber, Kon­traktpartner, etc.) mit den erzeugten Be­leg­dokumenten.

In der Tabelle können Sie für die verschiedenen Belegtypen des Vertriebs jeweils eine Dokumentart hinterlegen. Die Angabe einer Doku­mentart ist erforderlich, damit die Belegdokumente mit dem Dokumenten-Management verwaltet und im Knowledge Store gespeichert werden können.

Pro Belegdokument wird eine Zeile mit den folgenden Spalten angezeigt:

• Belegdokument – Für die folgenden Belege im Vertrieb hinterlegen Sie in dieser Zeile eine Dokumentart. Diese wird vom System beim Erzeugen der Belegdokumente und bei der Ablage im Dokumenten-Management verwendet. Folgende Belegdokumente stehen zur Verfügung:
  • Kontraktbestätigung
  • Angebot
  • Auftragsbestätigung
  • Anzahlungsanforderung
  • Lieferschein
  • Pro-forma-Rechnung
  • Ausgangsrechnung
  • Rücksendungsbeleg
  • Abholschein
• Dokumentart – Pro angezeigten Beleg können Sie in dieser Spalte jeweils eine Dokumentart hinter­le­gen. Diese wird vom System beim Erzeugen der Belegdokumente und bei der Ablage im Doku­men­ten-Management verwendet.
  Weitere Informationen zu den Dokumentenarten finden Sie in der Dokumentation Dokumentarten.
  Hinweis

  Bitte beachten Sie, dass Dokumentarten, die den Vertriebsbelegen zugeordnet werden so­llen, keine Feldarten (Benutzerdefinierte Felder) zur Ver­schlag­wor­tung verwenden dürfen, weil sonst die Doku­men­te im Dokumenten-Management nicht automatisch erzeugt werden können. Überprüfen Sie dazu ggf. die zugeordneten Doku­mentarten in der gleichnamigen Anwendung. Wenn im Arbeitsbereich Feldnamen zur Verschlagwortung als Pflichtfeld definiert sind, ordnen Sie den Belegen eine andere Doku­men­tenart zu.

Business Entitys

Für die Anwendung Dokumente ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Dokument

com.cisag.app.general.docman.obj.Document

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

com.cisag.app.general.OrderData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der technischen Dokumen­tation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Dokumente bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert sein.

Damit einer Person die Anwendung Dokumente im Benutzermenü angezeigt wird und sie diese öffnen darf, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Beschaffung
• Lagerlogistik
• Rechnungswesen
• Vertrieb

Damit eine Person ein Dokument öffnen oder Daten darin bearbeiten kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung Dokumentarten in der Tabelle Berechtigungen erfasst sein.

Weitere Informationen zur Tabelle Berechtigungen und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation Inhaltsbezogene Berechtigungen.

Besonderheiten

Für die Anwendung Dokumente sind folgende Besonderheiten zu berücksichtigten:

Damit Dokument-Dateien gelesen oder bearbeitet werden, müssen Berechtigungen für den Knowledge Store eingerichtet sein.

Die Lese- und Schreibberechtigungen für die Dokument-Datei hängen vom Dokumentstatus ab. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Status und Statusänderungen.

Vertreter dürfen nur die Dokumente öffnen, die sie erfasst haben oder zu denen eine Dokument-Verknüpfung mit einem Kunden erfasst wurde, denen der Vertreter zugeordnet wurde. Vertriebs-Belegdokumente, die automatisch im Dokumenten-Management hinterlegt werden, erhalten eine Dokument-Verknüpfung zum Kunden. Lesen Sie dazu folgendes Kapitel: Funktion Vertriebsdokumente.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung „Dokumente“ ist für Geschäftspartner vom Typ Vertreter freigegeben.

Besonderheiten zur Vergabe des Dateinamens bei Belegdokument-Vorlagen

Normalerweise wird der Dateiname, für eine im ERP-System erzeugte Dokument-Datei, aus der Dokumentart und der Dokumentnummer gebildet. Wenn Sie einen anderen Dateinamensaufbau bevorzugen, können Sie für die abzulegenden Belegdokumente mithilfe von Variablen eine andere Struktur des Dateinamens aufbauen.

Die Einstellungen für die neue Dateinamensstruktur, nehmen Sie in der Anwendung Belegdokument-Vorlagen unter dem Karteireiter Ablage in der Rubrik Ablage im Dokumenten-Management in dem Feld Dateiname vor.

So ergibt sich z. B. aus dem abstrakten Dateinamen RE {number} ({receiver}) dieser konkrete Dateiname: RE 100-001625 (Fahr&Spar).pdf.

Eine genaue Beschreibung zur Verwendung von Beleg-Dokumentvorlagen finden Sie in der Dokumentation zur gleichnamigen Anwendung.