Das Geschäftsjahr (auch Wirtschaftsjahr benannt) definiert den Zeitraum, für den die betrieblichen Ergebnisse und die Vermögenslage eines Unternehmens als Grundlage für die Besteuerung ermittelt werden. In der Regel entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr. Je nach Rechtslage und Jurisdiktion des Unternehmens kann das Geschäftsjahr vom Kalenderjahr abweichen. Das Geschäftsjahr umfasst üblicherweise zwölf Monate. Bei z. B. einer Umstellung des Geschäftsjahres oder einer Betriebsgründung kann die Länge des Geschäftsjahres variieren. Ist das Geschäftsjahr kürzer als zwölf Monate, spricht man von einem Rumpfwirtschaftsjahr.

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie neue Geschäftsjahre in der gleichnamigen Anwendung erfassen und die zugehörigen Perioden definiert werden. Die Anwendung Geschäftsjahre ist im Rahmen des Moduls Basis verfügbar.

Verfügbare Buttons

In der Anwendung Geschäftsjahre stehen dem Benutzer neben den Standardbuttons auch folgende Buttons zur Verfügung:

• [Buchungsperiode hinzufügen] – legt eine Buchungsperiode an.
• [Mehrere Buchungsperioden hinzufügen] – öffnet einen Dialog mit den folgenden auszufüllenden Feldern:
  • Zeitraum – ein zweiteiliges Feld, in dem Sie den Zeitraum erfassen, für den Sie mehrere Perioden definieren möchten. Im ersten Teil des Feldes erfassen Sie den Beginn und im zweiten Teil das Ende des Zeitraums. Vorschlagswerte sind der Beginn und das Ende des Geschäftsjahres.
  • Periodendauer – gibt die Dauer der Perioden in Tagen oder Monaten, die das System erzeugen soll.

Nach dem Bestätigen der Angaben über den OK-Button werden die neuen Buchungsperioden im Bearbeitungsmodus hinzugefügt. Mit dem Button [Abbrechen] verwerfen Sie den Vorgang und schließen das Fenster.

• [Löschkennzeichen setzen/entfernen] – detaillierte Beschreibung der Funktion finden Sie unter Standardschaltflächen.
• [Vorheriger Status] – ändert den Status des Geschäftsjahres auf den vorherigen Status entsprechend der Angabe im Feld Geschäftsjahrstatus. Wenn Sie die Aktion ausführen, wird ein Dialog geöffnet. In diesem Dialog stehen Ihnen folgende Checkboxes zur Verfügung:
  • Warnungen automatisch  bestätigen – aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie Warnungen, die während der Statusänderung auftreten, vom System automatisch bestätigen lassen wollen. Diese Warnungen werden Ihnen anschließend als bestätigt im Meldungsreiter des Navigators angezeigt.
  • Status aller Buchungsperioden auch ändern – aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie den Status der Perioden dieses Geschäftsjahres ebenfalls auf den vorherigen Status ändern wollen.
• [Nächster Status] – ändert den Status des Geschäftsjahres auf den nächsten Status entsprechend der Angabe im Feld Geschäftsjahrstatus. Wenn Sie die Aktion ausführen, wird ein Dialog geöffnet. In diesem Dialog stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:
  • Warnungen automatisch  bestätigen – aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie Warnungen, die während der Statusänderung auftreten, vom System automatisch bestätigen lassen wollen. Diese Warnungen werden Ihnen anschließend als bestätigt im Meldungsreiter des Navigators angezeigt.
  • Status aller Buchungsperioden auch ändern – aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie den Status der Perioden dieses Geschäftsjahres ebenfalls auf den vorherigen Status ändern wollen.
• [Musterperioden verwenden] – gibt an, ob in dem Karteireiter die Musterperioden verwendet werden.
  • Wenn Sie den Button aktivieren, werden alle Perioden aus dem Karteireiter Musterperioden in den  Karteireiter übernommen.  Bereits vorhandene Perioden erhalten ein Löschkennzeichen. Alle Änderungen, die Sie anschließend im Karteireiter Musterperioden ausführen, werden in diesen Karteireiter automatisch übernommen.
  • Wenn Sie den Button deaktivieren, deaktivieren Sie auch die Funktionalität zur Übernahme der Musterperioden. Die Perioden bleiben in dem Karteireiter aber unverändert. Nach der Deaktivierung des Buttons werden folgende Aktionsbuttons angezeigt:

• [Buchungsperiode hinzufügen]
• [Mehrere Buchungsperioden hinzufügen]
• [Löschkennzeichen setzen/entfernen]

Der Button ist in den Karteireitern ERP, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controling, Zeiterfassung verfügbar.

• [Aktuell setzen] – über die Aktion wird ein Geschäftsjahr als Aktuelles Jahr gekennzeichnet. Das Kennzeichnen des Geschäftsjahres als aktuell ist für Ausdrucke und Abschlüsse relevant, Diese Aktion ist im Karteireiter Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling und Zeiterfassung jeweils unabhängig voneinander aufrufbar.
• [Saldenvortrag] – über die Aktion werden für alle Sachkonten, die im Sachkontenstamm die Einstellung Saldenvortrag automatisch aufweisen, Saldenvorträge gebildet. Diese Aktion ist im Karteireiter Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling aufrufbar und kann nur einmal aufgerufen werden.
• [Ändern Reorganisationsstatus] – mit Aktion kann ein Geschäftsjahr auf Reorganisierbar gesetzt bzw. ein reorganisierbares Geschäftsjahr auf Nicht reorganisiert zurücksetzt werden. Ein Geschäftsjahr kann nur auf Reorganisierbar gesetzt werden, wenn:
  • das Geschäftsjahr abgeschossen ist
  • sich die vorhandenen Vorjahre mindestens im Status Reorganisierbar befinden

Diese Aktion ist im Karteireiter Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling jeweils unabhängig voneinander aufruf- und steuerbar.

• [Vortragsperiode hinzufügen] – mit der Aktion kann eine neue Periode des Typs Vortragsperiode zur Periodentabelle hinzugefügt. Es kann je Geschäftsjahr  immer nur eine Vortragsperiode geben. Diese Aktion ist im Karteireiter Musterperioden, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling aufrufbar.
• [Abschlussperiode hinzufügen] – mithilfe der Aktion wird eine neue Periode des Typs Abschlussperiode zur Periodentabelle hinzugefügt. Bei Neuanlage eines  Geschäftsjahres können beliebig viele Abschlussperioden hinzugefügt werden. Diese Aktion ist im Karteireiter Musterperioden, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling aufrufbar.

Hinzufügen eines Geschäftsjahres

Um ein Geschäftsjahr zu erfassen, wählen Sie den Button [Neu] und anschließend füllen Sie die Felder im Identifikationsbereich und im Arbeitsbereich entsprechend aus.

Identifikationsbereich

• Geschäftsjahr – ein eindeutiger Name des jeweiligen Geschäftsjahres. Das Feld ist obligatorisch.
• Bezeichnung – ein zusätzlicher Name für das Geschäftsjahr. Das Feld ist obligatorisch.
• Beginn – zeigt das Datum, an dem das Geschäftsjahr beginnt. Sie können dieses Datum nur eingeben, wenn sie das erste Geschäftsjahr für eine Firma erfassen. Für weitere neue Geschäftsjahre wird  das Datum mit dem Folgetag des Endes des letzten  vorhandenen Geschäftsjahres vorbelegt und kann  nicht bearbeitet werden.
• Ende – zeigt das Datum, an dem das Geschäftsjahr endet. In der Regel entspricht das  Geschäftsjahr dem Kalenderjahr. Je nach Rechtslage und Jurisdiktion des Unternehmens kann das Geschäftsjahr vom Kalenderjahr abweichen. Das Geschäftsjahr umfasst üblicherweise zwölf Monate. Das Feld ist eingabebereit und obligatorisch.
• Rumpfjahr – die Checkbox zeigt an, ob es sich bei dem Geschäftsjahr um ein Jahr handelt, das kürzer als 12  Monate ist. Die Checkbox ist nicht bearbeitbar. Der Wert wird automatisch aus den Werten Beginn und Ende ermittelt.

Verfügbare Felder

In den einzelnen Karteireitern sind die folgenden Felder verfügbar:

• Status – der Status des Geschäftsjahres in der jeweiligen Verwendung. Die Liste der verfügbaren Status wird in der Anwendung Geschäftsjahrstatus definiert. Das Feld ist in den Karteireitern ERP, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controling, Zeiterfassung verfügbar.
  • Nur für geöffnete Geschäftsjahre können Belege erzeugt werden.
  • Ein Geschäftsjahr kann vorläufig oder endgültig abgeschlossen werden.
  • Wird der Status auf Vorläufig abgeschlossen gesetzt, werden dieselben Prüfungen wie beim Periodenabschluss ausgeführt.
  • Das Abschließen kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Geschäftsjahrstatus – mit dem Geschäftsjahrstatus wird die Abfolge der Status für das Geschäftsjahr bestimmt. Das Feld ist in den Karteireitern ERP, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controling, Zeiterfassung verfügbar.
• Periodenstatus – mit dem Periodenstatus wird die Abfolge der Status für die Perioden bestimmt. Das Feld ist in den Karteireitern ERP, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controling, Zeiterfassung verfügbar.
• Salden übernommen –  das Feld ist zur Eingabe nicht freigegeben. Es dient zur Anzeige, ob die Salden für ein Geschäftsjahr vorgetragen wurden oder nicht. Das Feld ist in den Karteireitern Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controling verfügbar.
• Aktuelles Jahr – es kann in der Finanzbuchhaltung immer nur ein  Geschäftsjahr geben, welches als Aktuell gekennzeichnet ist. Das Feld ist zur Eingabe nicht freigegeben. Nur über die Aktion Aktuell setzen kann  ein Geschäftsjahr als Aktuell bzw. als laufendes  Geschäftsjahr gekennzeichnet werden Die Checkbox ist in den Karteireitern Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controling verfügbar.
• Journalart – über das Value Set wird angegeben, welches  Journal erstellt werden soll, entweder ein Periodenjournal oder ein tägliches bzw. frei abrufbares  Journal. Das Feld ist im Karteireiter Finanzbuchhaltung verfügbar. Das Feld ist im Karteireiter Finanzbuchhaltung verfügbar.
  • Wird mit einem Tagesjournal gearbeitet, setzt der Buchungsdialog immer die im Feld Journalnummer  Sachbuchhaltung befindliche Nummer in die Buchung ein.  Das heißt also, wird im ganzen Geschäftsjahr kein  Journal gedruckt, erhalten alle Buchungen die Journalnummer 1.
  • Wird das Periodenjournal ausgewählt, erhält jede Buchung die Journalnummer der Periode. Das heißt also, geht Ihr Geschäftsjahr von Januar bis Dezember, erhalten alle Buchungen des Januars die Journalnummer 1, alle Buchungen des Februars die Nummer 2 etc.
• Journal Sachbuchhaltung – das Feld bezieht sich auf die Nummerierung der Buchungseinträge und wird vom Programm automatisch gefüllt. Verfügbar im Karteireiter Finanzbuchhaltung.

Verfügbare Spalten

Die in den einzelnen Karteireitern verfügbare Tabelle enthält folgende Spalten:

• Identifikation – eine Identifikation der Periode. Die Identifikation muss für alle Perioden eindeutig sein. Die Angabe wird aus dem Feld Geschäftsperiode übernommen. Das Feld ist bearbeitbar und obligatorisch.
• Bezeichnung – ein zusätzlicher Name für die  Periode. Die Angabe wird aus dem Feld Bezeichnung im Identifikationsbereich übernommen. Das Feld ist bearbeitbar und obligatorisch.
• Beginn – die Spalte wird mit dem Datum automatisch ausgefüllt, an dem die Buchungsperiode beginnt. Das Beginndatum der ersten Buchungsperiode entspricht dem Beginndatum des Geschäftsjahres. Das Beginndatum jeder  weiteren Buchungsperiode ist der Folgetag des  Endedatums der vorherigen Buchungsperiode. Sie  können das Beginndatum nicht bearbeiten.
• Ende – in dieser Spalte erfassen Sie das Datum, an dem die Buchungsperiode endet.
• Typ – zeigt den Periodentyp (Buchungs-, Vortrags- oder Abschlussperiode). Das Feld ist nicht editierbar. Das Feld ist in den Karteireitern Musterperioden, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controling verfügbar.
• Status – die Liste der verfügbaren Status wird in der Anwendung Geschäftsjahrstatus definiert. Das Feld ist in den Karteireitern ERP, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controling, Zeiterfassung verfügbar.
  • Nur für geöffnete Geschäftsjahre können Belege erzeugt werden.
  • Ein Geschäftsjahr kann vorläufig oder endgültig abgeschlossen werden.
  • Wird der Status auf Vorläufig abgeschlossen gesetzt, werden dieselben Prüfungen wie beim Periodenabschluss ausgeführt.
  • Das Abschließen kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Aktuelle Periode – aktivierte Checkbox weist darauf hin, dass die Periode als aktuell gesetzt wurde. Um die Checkbox zu aktivieren, wählen Sie die Periodenzeile aus und drücken Sie den Button [Aktuell setzen] in der Tastenleiste Perioden. Das Feld ist in den Karteireitern Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controling verfügbar.
• Name Reporting – Namen der Perioden, wie sie in Berichten und Auswertungen dargestellt werden.  Diese Spalte ist nur unter den Karteireitern Finanzbuchhaltung und Controlling verfügbar.

Karteireiter Musterperioden

Im Karteireiter Musterperioden erfassen Sie Perioden, die Sie in die einzelnen Verwendungen (Karteireiter) übernehmen können. So müssen Sie Perioden für mehrere Verwendungen nur einmal erfassen, wenn diese für die Verwendungen identisch sind. Mögliche Optionen: Vortragsperiode, Buchungsperiode, Abschlussperiode.

Karteireiter ERP

Im Karteireiter ERP erfassen und bearbeiten Sie Einstellungen und Perioden für die Verwendung ERP. Die Einstellungen und Perioden werden dann beispielsweise für Materialbuchungen oder die Bestandsbewertung verwendet. Um eine Periode für ERP anzulegen, gehen Sie wie folg vor:

• wählen Sie einen Geschäftsjahrstatus in dem gleichnamigen Feld aus
• Anschließend wählen einen Periodenstatus in dem gleichnamigen Feld aus
• bestätigen Sie ihre Angaben mit dem Button [Speichern]. Im Karteireiter ERP  werden Buchungsperioden übernommen, die unter Musterperioden definiert wurden. Dies gilt aber weder für Vortragsperioden noch für Abschlussperioden.

Karteireiter Finanzbuchhaltung

Um eine Periode, die in der Finanzbuchhaltung verwendet wird, hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie einen Geschäftsjahrstatus in dem gleichnamigen Feld aus
• Anschließend wählen einen Periodenstatus in dem gleichnamigen Feld aus
• bestätigen Sie ihre Angaben mit dem Button [Speichern]. Im Karteireiter Finanzbuchhaltung werden Perioden übernommen, die unter Musterperioden definiert sind.

Karteireiter Anlagenbuchhaltung

Um eine Periode für die Anlagenbuchhaltung anlegen zu können,

• wählen Sie einen Geschäftsjahrstatus in dem gleichnamigen Feld aus
• wählen einen Periodenstatus in dem gleichnamigen Feld aus
• bestätigen Sie ihre Angaben mit dem Button [Speichern]. Im Karteireiter Anlagenbuchhaltung werden Perioden übernommen, die unter Musterperioden definiert sind.

Karteireiter Controlling

Um eine Periode anzulegen, die im Controlling verwendet wird, gehen Sie wie folgt vor:

• wählen Sie einen Geschäftsjahrstatus in dem gleichnamigen Feld aus
• wählen einen Periodenstatus in dem gleichnamigen Feld aus
• bestätigen Sie ihre Angaben mit dem Button [Speichern]. Im Karteireiter Controlling werden Perioden übernommen, die unter Musterperioden definiert sind.

Karteireiter Zeiterfassung

Um eine Periode anzulegen, die für die Zeiterfassung verwendet wird, gehen Sie wie folgt vor:

• öffnen Sie die Ansicht Zeiterfassung
• wählen Sie einen Geschäftsjahrstatus in dem gleichnamigen Feld aus
• anschließend wählen einen Periodenstatus in dem gleichnamigen Feld aus
• bestätigen Sie ihre Angaben mit dem Button [Speichern]. Im Karteireiter Zeiterfassung werden Perioden übernommen, die unter Musterperioden definiert sind.