Buchungsläufe im Controlling entstehen durch verschiedene Prozesse, wie beispielsweise durch die Übernahme von Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Arbeitsgangbuchungen oder Lagerbewegungen aus dem ERP, die Übergabe aus der Anlagenbuchhaltung usw.

Diese Buchungsläufe halten Speicherplatz belegt und können nach einer Ablauffrist gelöscht werden. Dieses kann mit der Reorganisation über die Anwendung Schnittstelle Controlling reorganisieren geschehen. Nachfolgend finden Sie unter anderem Beschreibungen zur Verwendung der Reorganisations-Anwendung und zu deren Parametern. Sie werden außerdem über die Auswirkungen der Reorganisation informiert.

Die Reorganisations-Anwendung kann manuell gestartet oder durch die Anwendung Reorganisationsaufträge ausgeführt werden. Die Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Reorganisationsaufträge. Darin finden Sie auch eine Vorgehensweise, wie Sie die Reorganisations-Anwendung ausführen.

In der Anwendung Reorganisationsaufträge können verschiedene Reorganisations-Anwendungen in eine Liste aufgenommen werden, um sie mit einem Reorganisationsauftrag nacheinander auszuführen. Es ist nicht zwingend erforderlich für die Reorganisations-Anwendungen eine bestimmte Reorganisationsreihenfolge innerhalb der Liste einzuhalten. Da aber mit einer Reorganisation auch die Verweise in anderen Business Objects entfernt werden, kann eine sinnvolle Reihenfolge den Ablauf positiv unterstützen, z.B. um Verknüpfungen aufzulösen.

Begriffsbestimmung

• Hintergrund-Anwendung – Eine Hintergrund-Anwendung ist eine Anwendung, die ohne Interaktion mit einem Benutzer ausgeführt wird. Eine Hintergrundanwendung kann entweder durch einen Verarbeitungsauftrag, durch einen Aufruf oder durch eine andere Anwendung geöffnet werden.
• Reorganisation – Das Reorganisieren von Daten hat deren physisches Löschen aus der Datenbank zum Ergebnis. Das Löschen setzt eine Reihe von erfolgreich bestandenen Prüfungen voraus. Mit der Reorganisation werden auch die von den zu löschenden Daten eventuell abhängigen Business Objects gelöscht.
• Reorganisations-Anwendung – Reorganisations-Anwendungen sind Hintergrund-Anwendungen mit der besonderen Verwendung Reorganisation. Reorganisations-Anwendungen dienen der Reorganisation von Stamm- und Bewegungsdaten nach bestimmten Kriterien.
• Reorganisationsauftrag – Ein Reorganisationsauftrag ist ein Verarbeitungsauftrag, durch den ausschließlich eine oder mehrere Reorganisations-Anwendungen aufgerufen werden. Der Aufruf der Reorganisations-Anwendungen erfolgt in einer individuell festgelegten Reihenfolge, wodurch Reihenfolgeabhängigkeiten berücksichtigt werden.

Beschreibung

Über die Hintergrundanwendung Schnittstelle Controlling reorganisieren werden Daten der externen Schnittstelle sowie die zugehörigen Buchungsläufe reorganisiert. Ob Daten tatsächlich reorganisiert werden, hängt von folgenden Voraussetzungen ab.

Voraussetzungen

Daten der externen Schnittstelle und der zugehörigen Buchungsläufe können reorganisiert werden, wenn:

• Das Geschäftsjahr des Buchungsdatums bzw. Belegdatums dieser Daten abgeschlossen und reorganisierbar, teilweise reorganisiert oder reorganisiert ist
• Das Jahr des Buchungsdatums bzw. Belegdatums dieser Daten plus die im Customizing eingetragene Aufbewahrungsfrist für Controlling Schnittstelle erreicht oder überschritten wurde

Bei der Reorganisation der Schnittstelle ist das Business Object InterfaceDefinition maßgebend. Nur wenn hier Buchungsläufe reorganisiert werden können, werden auch die entsprechenden Datensätze aus den anderen Business Objects gelöscht.

Ein Buchungslauf wird nur reorganisiert, wenn er einen gültigen allgemeinen Status aufweist. Zusätzlich muss dieser Buchungslauf auch folgende Statusangaben haben:

• Importstaus Gültig oder Nicht anwendbar
• Übertragungsstatus Abgeschlossen
• Buchungsstatus Abgeschlossen

Sofern für den zu reorganisierenden Buchungslauf keine Datensätze in den Business Objects ExternalInterface und PreEntryHeader vorhanden sind, wird der Buchungslauf unabhängig seiner Statuswerte gelöscht.

Sind Datensätze im Business Objekt PreEntryHeader vorhanden, müssen diese den Status Erfolgreich übertragen und gebucht und die Datensätze im Business Object PreEntryItem den Status Gebucht aufweisen.

Auswirkungen

Sofern die Voraussetzungen für die Reorganisation erfüllt sind, werden für jeden reorganisierbaren Buchungslauf die zugehörigen Datensätze sowie der Buchungslauf physikalisch gelöscht. Darüber hinaus wird aus weiteren Business Objects die Referenz auf die reorganisierten Daten entfernt.

Wurde die Reorganisation für ein Geschäftsjahr durchgeführt, ist dies durch den Reorganisationsstatus für die Schnittstelle Controlling im betreffenden Geschäftsjahr ersichtlich. Sofern nicht alle zur Reorganisation vorgesehenen Daten reorganisiert wurden, erhält das Geschäftsjahr im Feld Reorganisation Schnittstelle Controlling den Reorganisationsstaus Teilweise reorganisiert.

Parameter

Die Reorganisationsanwendung hat folgende Parameter:

• Maximale Laufzeit – Die maximale Laufzeit einer Reorganisationsanwendung ist die Zeitspanne, nach der die Reorganisationsanwendung spätestens beendet wird. Der Vorschlagswert beträgt 1 Stunde.
• Exportmodus – Der Exportmodus steht nur dann zur Verfügung, wenn die Reorganisationsanwendung das Archivieren der Daten ermöglicht. Über den Exportmodus können Sie einstellen, ob und was für die Archivierung exportiert wird. Folgende Exportmodi können gewählt werden:
  • Nicht exportieren
  • Alle Attribute exportieren
  • Exportieren mit Filter

• Ziel-Ordner – Der Ziel-Ordner dient der Archivierung der reorganisierten Daten. Die Archivierung erfolgt in einen Unterordner mit dem Namen der OLTP-Datenbank. Unterhalb dieses Ordners wird pro Business Entity ein weiterer Ordner erzeugt, in den die eigentlichen Archiv-Dateien abgelegt werden. Der Vorschlagswert ist der Unterordner usr/archive im Dateiserver-Pfad des ERP-System-Application-Servers.
• Export-Filter – Für den Exportmodus Exportieren mit Filter können Sie in diesem Feld einen Exportfilter angeben, der für die Archivierung verwendet wird. Der Exportfilter kann in der Anwendung Daten exportieren erstellt werden. Dieses Feld steht nur dann zur Verfügung, wenn der Export der zu reorganisierenden Business Objects über die Anwendung Daten exportieren möglich ist.
• Wichtige Information – Eine Reorganisation löscht Daten unwiederbringlich.
  Gelöschte Daten können NICHT wiederhergestellt werden.
  Bevor eine Reorganisation durchgeführt wird, ist ein kompletter Datenbackup (inklusive des gesamten Comarch-ERP) erforderlich. Dieser Backup ist permanent vorzuhalten.
  Alle gespeicherten Aufbewahrungsfristen werden eingehalten.
  Reorganisierte Daten können nicht aus einem Backup wieder in das aktuelle System integriert werden. Es ist lediglich möglich eine komplette parallele Systemkopie aus dem Backup zu erstellen.
  Reorganisierte Geschäftsjahre sind nicht mehr auswertbar.
• Organisation – In diesem Feld ist die aufrufende Organisation vorgegeben. Für diese Organisation können Sie Schnittstellendaten reorganisieren.
• Geschäftsjahr – Wählen Sie in diesem Feld das reorganisierbare Geschäftsjahr aus, für das Sie Schnittstellendaten reorganisieren wollen.
  Bei Aufruf der Anwendung ist immer das Geschäftsjahr vorgegeben, bis zu dem die Daten reorganisiert werden. Dabei handelt es sich um das zuletzt abgeschlossene Geschäftsjahr dessen Parameter Reorganisation Schnittstelle Controlling den Status Reorganisierbar aufweist.

Betroffene Business Objects

In folgenden Business Objects werden bei der Reorganisation Datensätze gelöscht:

• Schnittstelle Buchungslauf Controlling
  com.sem.ext.app.fin.general.obj.InterfaceDefinition

• Externe Schnittstelle Controlling
  com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.ExternalInterface

In folgenden Business Objects werden Referenzen auf gelöschte Datensätze der InterfaceDefinition oder der ExternalInterface initialisiert:

• Pre Eingabedatei (Kopf)
  com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.PreEntryHeader

• Pre Eingabedatei (Position)
  com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.PreEntryItem

• Eingabekopf
  com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.EntryHeader

• Buchung im Controlling
  com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.ControllingPosting

• Erweiterung Werte und Mengen aus Fremdfertigungs-Arbeitsgängen
  com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.ExternalOperationValuesExt

• Änderungsverlauf Produktionsaufträge
  com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.ProductionOrderChangeHistoryExt

Customizing

Für die Anwendung Schnittstelle Controlling reorganisieren sind in der Anwendung Customizing folgende Einstellungen festzulegen.

Unter der Funktion Controlling legen Sie in der Rubrik Aufbewahrungsfristen die Jahre fest, die Schnittstellendaten nach ihrer Erledigung noch im System verbleiben sollen, bevor diese reorganisiert werden können.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Schnittstelle Controlling reorganisieren bestehen folgende spezielle Fähigkeiten, die sich auf Aktionen der Anwendung beziehen. Für diese Fähigkeiten können Sie in der Anwendung Berechtigungsrollen Berechtigungen vergeben.

• Fähigkeit zum Reorganisieren von Bewegungsdaten des Controllings
  com.sem.ext.app.fin.controlling.Reorganization.cap

Besitzt ein Benutzer diese Fähigkeit, kann er die Hintergrundanwendung zur Reorganisation der Schnittstelle aufrufen.