1 Themenübersicht
Nachfolgend wird die Anwendung „Cockpit: Zeiterfassungspositionen“ beschrieben. Diese Anwendung dient primär der Abfrage von erfassten Zeiten. Sie verschaffen sich mit dieser Anwendung einen Überblick über alle vorhandenen Zeiterfassungspositionen. Darüber hinaus können Sie die Zeiten freigeben, ausgewählte Daten der Zeiterfassungspositionen ändern und die Zeiten mit Ihren Kunden abrechnen.
2 Anwendungsbeschreibung
Mit der Anwendung „Cockpit: Zeiterfassungspositionen“ verschaffen Sie sich einen Überblick über die erfassten Zeiten. Darüber hinaus können Sie die Zeiten freigeben und abrechnen. Die Anwendung hat dazu einen Abfrage- und einen Arbeitsbereich.
2.1 Abfragebereich
Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung kann jedoch variieren.
Der Abfragebereich ist für alle Ansichten des Arbeitsbereichs gleich. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. In den Rubriken „Termine“ und „Beträge“ können Sie ebenfalls Abfragefelder ablegen.
Nachfolgend sind alle wesentlichen Abfragefelder aufgeführt:
| Feld | Erläuterung |
| Mitarbeiter | Geben Sie die Partnernummer des Mitarbeiters, für den die Zeit erfasst wurde, als Suchmerkmal an. |
| Datum | Geben Sie das Datum der Zeiterfassung als Suchmerkmal an. |
| Projektart | Geben Sie die Art des Projekts, auf das sich die Zeiterfassungsposition bezieht, als Suchmerkmal an. |
| Projekt | Geben Sie das Projekt, auf das sich die Zeiterfassungsposition bezieht, als Suchmerkmal an. |
| Projektschritt | Geben Sie den Projektschritt, auf den sich die Zeiterfassungsposition bezieht, als Suchmerkmal an. |
| Status | Wählen Sie den Status der Zeiterfassungsposition als Suchmerkmal an. |
| Leistungsart | Geben Sie die Leistungsart der Zeiterfassungsposition als Suchmerkmal an. |
| Abrechnungsart | Geben Sie die Abrechnungsart der Zeiterfassungsposition als Suchmerkmal an. |
| Partner | Geben Sie Nummer des Partners, auf den sich die Zeiterfassungsposition bezieht, als Suchmerkmal an. |
| Abteilung | Geben Sie die Partnernummer der zuständigen Abteilung des Projekts, auf das sich die Zeiterfassungsposition bezieht, als Suchmerkmal an. |
| Freigeber | Geben Sie die Nummer des Partners an, der die Zeiterfassungsposition freigegeben hat, als Suchmerkmal an. |
| Referenz-Auftragsposition | Geben Sie Produktionsauftragsposition, auf die sich die Zeiterfassungsposition bezieht, als Suchmerkmal an. |
| Projektleiter | Geben Sie den Projektleiter des Projekts, auf das sich die Zeiterfassungsposition bezieht, als Suchmerkmal an. |
| Vorgesetzter | Geben Sie den Vorgesetzten des Mitarbeiters, für den die Zeit erfasst wurde, als Suchmerkmal an. Der Vorgesetzte ist als zuständiger Mitarbeiter in den Partner-Stammdaten erfasst. |
| Verantwortlicher beim Partner | Geben Sie den Mitarbeiter, der beim Partner für das Projekt verantwortlich ist, als Suchmerkmal an. |
2.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Zeiterfassungspositionen angezeigt werden. Welche Informationen zu einer Zeiterfassungsposition angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um eine Position auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen betrachten zu können, können mehrere Ansichten erstellt werden.
Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten der Ansicht „Standard“ beschrieben:
| Spalte | Erläuterung |
| Referenztyp | In dieser Spalte wird mit einem Icon der Typ des Belegs angezeigt, auf den sich die Zeiterfassungsposition bezieht. |
| Mitarbeiter | In dieser Spalte wird die Partnernummer des Mitarbeiters angezeigt, für den die Zeit erfasst wurde. |
| Mitarbeitername | In dieser Spalte wird der Name des Mitarbeiters angezeigt, für den die Zeit erfasst wurde. |
| Datum | In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, für das die Zeit erfasst wurde. |
| Von | In dieser Spalte wird die Uhrzeit angezeigt, zu der die erfasste Tätigkeit beginnt.
Für Einträge, die eine Leistungsart mit einer Mengeneinheit verwenden, wird der Wert „00:00“ angezeigt. |
| Bis | In dieser Spalte wird die Uhrzeit angezeigt, bis zu der die erfasste Tätigkeit dauert.
Für Einträge, die eine Leistungsart mit einer Mengeneinheit verwenden, wird der Wert „00:00“ angezeigt. |
| Pause | In dieser Spalte wird die Pausendauer angezeigt.
Für Einträge, die eine Leistungsart mit einer Mengeneinheit verwenden, wird der Wert „0“ angezeigt. |
| Menge | Wenn die Leistungsart des Eintrags eine Zeiteinheit verwendet, dann wird in dieser Spalte die Dauer der erfassten Zeit abzüglich der Pausendauer angezeigt.
Wenn die Leistungsart des Eintrags eine Mengeneinheit verwendet, dann wird in dieser Spalte die erfasste Menge angezeigt. |
| Partner | In dieser Spalte wird die Nummer des Partners angezeigt, auf den sich der Eintrag bezieht.
Wenn sich die erfasste Zeit auf einen Projektschritt bezieht, dann wird in dieser Spalte der im Projekt angegebene Kunde angezeigt. |
| Partnername | In dieser Spalte wird der Name des Partners angezeigt, auf den sich der Eintrag bezieht.
Wenn sich die erfasste Zeit auf einen Projektschritt bezieht, dann wird in dieser Spalte der im Projekt angegebene Kunde angezeigt. |
| Freigeber | In dieser Spalte wird die Nummer des Partners angezeigt, der die Zeiterfassungsposition freigegeben hat. |
| Freigebername | In dieser Spalte wird der Name des Partners angezeigt, der die Zeiterfassungsposition freigegeben hat. |
| Status | In dieser Spalte wird der Status der Zeiterfassungsposition angezeigt. |
| Leistungsart | In dieser Spalte wird die Identifikation der Leistungsart angezeigt, mit der die Zeit erfasst wurde. |
| Leistungsartbezeichnung | In dieser Spalte wird die Bezeichnung der Leistungsart angezeigt, mit der die Zeit erfasst wurde. |
| Abrechnungsart | In dieser Spalte wird die Identifikation der Abrechnungsart angezeigt, mit der die Zeit erfasst wurde. |
| Abrechnungsartbezeichnung | In dieser Spalte wird die Bezeichnung der Abrechnungsart angezeigt, mit der die Zeit erfasst wurde. |
| Referenz | In dieser Spalte wird der Projektschritt oder die Produktionsauftragsposition angezeigt, auf die sich die Zeiterfassungsposition bezieht. |
| Abteilung | In dieser Spalte wird die Partnernummer der für das Projekt zuständigen Abteilung angezeigt. |
| Abteilungsname | In dieser Spalte wird der Name der für das Projekt zuständigen Abteilung angezeigt. |
Button „Beschreibung“
Wenn Sie den Button „Beschreibung“ aktivieren, dann wird zusätzlich die folgende Spalte angezeigt:
| Spalte | Erläuterung |
| Beschreibung | In dieser Spalte wird die Beschreibung der Zeiterfassungsposition angezeigt, wie Sie in der Anwendung „Zeiterfassung“ eingegeben wurde. |
Button „Vertriebsaufträge“
Wenn Sie den Button „Vertriebsaufträge“ aktivieren, werden zusätzlich die folgenden Spalten angezeigt, die die Daten der bereits erzeugten vertriebsaufträge enthalten:
| Spalte | Erläuterung |
| Vertriebs-Auftragsart | In dieser Spalte wird die Art des erzeugten Vertriebsauftrags angezeigt. |
| Vertriebs-Auftragsnummer | In dieser Spalte wird die Nummer des erzeugten Vertriebsauftrags angezeigt. |
| Vertriebs-Auftragspositionsnummer | In dieser Spalte wird die Nummer der Position des erzeugten Vertriebsauftrags angezeigt, die die abgerechnete Zeit enthält. |
| Auftragsstatus | In dieser Spalte wird der Status des Vertriebsauftrags angezeigt. |
2.3 Anwendungsbezogene Aktionen
In der Anwendung „Cockpit: Zeiterfassungspositionen“ stehen die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen zur Verfügung:
- Aktion „Zeiten freigeben“
- Aktion „Freigabe aufheben“
- Aktion „Vertriebsaufträge erzeugen…“
- Aktion „Abrechnungsart ändern…“
- Aktion „Leistungsart ändern…“
- Aktion „Projektschritt ändern…“
- Aktion „Partner aus Projekt übernehmen“
2.3.1 Aktion „Zeiten freigeben“
Mit dieser Aktion geben Sie die ausgewählten Zeiterfassungspositionen frei.
2.3.2 Aktion „Freigabe aufheben“
Mit dieser Aktion heben Sie die Freigabe der ausgewählten Zeiterfassungspositionen auf. Der Status der Position wird zu „Zeit nicht freigegeben“ geändert.
2.3.3 Aktion „Vertriebsaufträge erzeugen…“
Mit dieser Aktion erzeugen Sie einen Vertriebsauftrag für die ausgewählten Positionen und rechnen die aufgewendete Zeit bei Ihren Kunden ab. Voraussetzung ist, dass die Zeiterfassungsposition entweder eine Referenz zu einem Projekt oder Projektschritt besitzt oder zu einem Partner.
Die Artikel der Auftragspositionen werden mithilfe der Artikelzuordnungen ermittelt. Die Preise werden anhand der Vertriebspreis-Listung ermittelt, die für den Auftraggeber des Vertriebsauftrags festgelegt ist. Der Kunde des Projekts wird als Auftraggeber übernommen.
Sind in den ausgewählten Zeiterfassungsposition Projekte oder Projektschritte referenziert, dann wird pro Kombination aus Kunde und Rechnungsempfänger, die in den Projekten oder Projektschritten angegeben sind, ein Vertriebsauftrag erzeugt.
Wenn in der Leistungsart die Checkbox „Summe“ nicht aktiviert ist, dann wird für jede ausgewählte Zeiterfassungsposition eine eigene Vertriebsauftragsposition erzeugt. Wenn in der Leistungsart die Checkbox „Summe“ aktiviert ist, dann wird für alle ausgewählten Zeiterfassungspositionen eine einzige Vertriebsauftragsposition erzeugt.
Sie können diejenigen Zeiterfassungspositionen, für die bereits Vertriebsaufträge erzeugt wurden, nicht mehr ändern.
Beim Ausführen der Aktion wird ein Dialog-Fenster geöffnet, in dem die folgenden Felder zur Verfügung stehen:
| Feld | Erläuterung |
| Art | Geben Sie eine vorhandene Vertriebs-Auftragsart an. |
| Abrechnung | Wählen Sie aus, mit welchem Objekt der Vertriebsauftrag verknüpft werden soll. Die folgenden Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
· Partner · Projekt · Projektschritt Der Vorschlagswert wird der Customizing-Einstellung „Abrechnung für Vertriebsauftragserzeugung“ in der Funktion „Zeiterfassung“ entnommen. |
| Projektschritt | Geben Sie in diesen Feldern den Projektschritt ein, dem die erfassten Zeiten zugeordnet werden sollen.
Alternativ ist der Zeiterfassungsposition bereits ein Projekt oder ein Projektschritt zugeordnet. |
| Zusätzl. Information als Positionstext übertragen | Mit dieser Funktion legen Sie fest, ob die folgenden zusätzlichen Informationen aus der Zeiterfassungsposition in die Vertriebsauftragsposition übernommen werden:
· Identifikation des referenzierten Projekts oder Projektschritts, falls eine Referenz erfasst wurde · Vor- und Nachname des Mitarbeiters, für den die Zeit erfasst wurde · Erfassungsdatum der Zeiterfassungsposition · Beschreibung der Zeiterfassungsposition Die Informationen werden als Positionstexte übernommen. Dabei werden die ersten drei Informationen in einen Positionstext übernommen und die Beschreibung in einen weiteren. Wenn für mehrere Zeiterfassungspositionen nur eine Vertriebsauftragsposition erzeugt wird, dann werden keine Positionstexte erzeugt. Dies ist der Fall, wenn für die Leistungsart, die in der Zeiterfassungsposition angegeben ist, die Checkbox „Summe“ aktiviert ist. |
| Warnungen bestätigen | Mit dieser Funktion legen Sie fest, ob die Warnungen die während der Erzeugung der Vertriebsaufträge auftreten, automatisch bestätigt werden sollen. Werden sie nicht automatisch bestätigt, dann wird die Erzeugung der Vertriebsaufträge abgebrochen. |
2.3.4 Aktion „Abrechnungsart ändern…“
Mit dieser Aktion ändern Sie die Abrechnungsart der ausgewählten Zeiterfassungspositionen.
Beim Ausführen der Aktion wird ein Dialog-Fenster angezeigt, in das folgende Feld zur Verfügung steht:
| Feld | Erläuterung |
| Abrechnungsart | Geben Sie eine vorhandene Abrechnungsart an. |
2.3.5 Aktion „Leistungsart ändern…“
Mit dieser Aktion ändern Sue die Leistungsart der der ausgewählten Zeiterfassungspositionen.
Beim Ausführen der Aktion wird ein Dialog-Fenster angezeigt, in dem das folgende Feld zur Verfügung steht:
| Feld | Erläuterung |
| Leistungsart | Geben Sie eine vorhandene Leistungsart an. |
2.3.6 Aktion „Projektschritt ändern…“
Mit dieser Aktion ändern Sie den Projektschritt, auf den sich die Zeiterfassungsposition bezieht. Der Projektschritt muss sich im Status „Freigegeben“ befinden.
Beim Ausführen der Aktion wird ein Dialog-Fenster angezeigt, in dem das folgende Feld zur Verfügung steht:
| Feld | Erläuterung |
| Projektschritt | Geben Sie einen freigegebenen Projektschritt an.
Hinweis: |
2.3.7 Aktion „Partner aus Projekt übernehmen“
Mit dieser Aktion können Sie Änderungen an den Kundendaten der Projekte in die zugehörigen Zeiterfassungspositionen übertragen. In den ausgewählten Zeiterfassungspositionen wird der Wert im Feld „Partner“ mit dem aktuell gespeicherten Wert des Felds „Kunde“ aus dem Projekt oder dem Projektschritt überschrieben. Die Aktion wird nur für solche Zeiterfassungspositionen ausgeführt, die eine Referenz zu einem Projekt oder einem Projektschritt besitzen, nicht freigegeben sind und für die bereits ein Partner angegeben ist.
3 Customizing
Für die Anwendungen „Cockpit: Zeiterfassungspositionen“, „Cockpit: Projekt-Zeiterfassungspositionen“ ist die folgende Einstellung in der Funktion „Projekt“ innerhalb der Anwendung „Customizing“ relevant.
| Feld/Funktion | Erläuterung |
| Zeiterfassung | Wenn diese Funktion aktiviert ist, lässt sich für den Parameter „Abrechnung“ ein Vorschlagswert festlegen, der im Prozess der Vertriebsauftragserzeugung aus Zeiterfassungen verwendet wird. |
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Cockpit: Zeiterfassungspositionen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Zeiterfassung
com.sem.ext.app.timerec.obj.TimeAccounting
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Cockpit: Zeiterfassungspositionen“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung „Cockpit: Zeiterfassungspositionen“ nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Lagerlogistik
- Rechnungswesen
- Vertrieb
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Cockpit: Zeiterfassungspositionen“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Cockpit: Zeiterfassungspositionen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.