Zeiterfassung

1                     Themenübersicht

Zur Dokumentation und Abrechnung der Tätigkeiten, die zur Durchführung eines Projekts ausgeführt werden, erfassen die Mitarbeiter ihre für ein Projekt aufgewendete Arbeitszeit in der Anwendung „Zeiterfassung“. Dabei können die erfassten Zeiten einem Projekt, einem Projektschritt oder einem Produktionsauftrag zugeordnet werden.

Diese Dokumentation beschreibt, wie die Anwendung „Zeiterfassung“ aufgebaut ist.

Anleitungen für den Umgang mit Zeiterfassung, z. B. wie Sie Zeiterfassung erfassen oder bearbeiten, finden Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Zeiterfassung“.

2                     Anwendungsbeschreibung

Mit der Anwendung „Zeiterfassung“ erfassen oder bearbeiten Sie die für ein Projekt aufgewendete Arbeitszeit eines Mitarbeiters.

Die Anwendung „Zeiterfassung“ ist in einen Identifikationsbereich und einen Arbeitsbereich aufgeteilt.

2.1               Identifikationsbereich

Sie erfassen die Zeiten pro Mitarbeiter und Tag.

Die Felder im Einzelnen:

Feld Erläuterung
Mitarbeiter Geben Sie den Mitarbeiter an, dessen Arbeitszeit Sie erfassen möchten.

Wenn Ihrem Benutzer ein Mitarbeiter zugeordnet ist, dann wird dieser Mitarbeiter als Vorschlagswert verwendet.

Datum Geben Sie das Datum an, für das Sie die Arbeitszeit erfassen möchten.

Das aktuelle Datum wird als Vorschlagswert verwendet. Mit den Buttons „Vorheriger Tag“ und „Nächster Tag“ können Sie zwischen den Tagen hin und her blättern

Buttons zum Navigieren zwischen Tagen

In der Standard-Symbolleiste stehen die Buttons „Vorheriger Tag“ und „Nächster Tag“ zur Verfügung, mit denen Sie zwischen den Tagen hin und her blättern können.

2.2               Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich der Anwendung „Zeiterfassung“ erfassen Sie neue oder bearbeiten eine bereits bestehende Zeiterfassung. Der Arbeitsbereich der Anwendung besteht aus einer Positionsliste und einem Positionseditor.

2.2.1          Positionsliste

Pro Artikelzuordnung wird in der Liste eine Zeile mit den jeweils zugehörigen Daten unter den folgenden Spaltenüberschriften ange­zeigt:

Spalte Erläuterung
Typ In dieser Spalte wird mit einem Icon der Typ des Belegs angezeigt, auf den sich der Eintrag bezieht.
Referenz In dieser Spalte wird die Identifikation des Belegs angezeigt, auf den sich die Zeiterfassungsposition bezieht.

Wenn sich ein Eintrag auf keinen Beleg bezieht, dann bleibt das Feld leer.

Partner In dieser Spalte wird die Identifikation und der Name des Partners angezeigt, auf den sich der Eintrag bezieht.

Wenn sich die erfasste Zeit auf einen Projektschritt bezieht, dann wird in dieser Spalte der im Projekt angegebene Kunde angezeigt. Iwrd erst nachträglich ein Kunde im Projekt eingegeben, dann wird dieser für noch nicht freigegebene Zeiterfassungspositionen automatisch übernommen. In bereits freigegebenen Zeiterfassungspositionen muss der Partner im Fall einer nachträglichen Kundenangabe manuell hinzugefügt werden.

Leistungsart In dieser Spalte wird die Identifikation und die Bezeichnung der Leistungsart angezeigt.
Abrechnungsart In dieser Spalte wird die Identifikation und die Bezeichnung der Abrechnungsart angezeigt.
Von In dieser Spalte wird die Uhrzeit angezeigt, zu der die erfasste Tätigkeit beginnt.

Für Einträge, die eine Leistungsart mit einer Mengeneinheit verwenden, wird der Wert „00:00“ angezeigt.

Bis In dieser Spalte wird die Uhrzeit angezeigt, bis zu der die erfasste Tätigkeit dauert.

Für Einträge, die eine Leistungsart mit einer Mengeneinheit verwenden, wird der Wert „00:00“ angezeigt.

Pause In dieser Spalte wird die Pausendauer angezeigt.

Für Einträgemit einer Leistungsart mit einer Mengeneinheit wird der Wert „0“ angezeigt.

Menge Wenn die Leistungsart des Eintrags eine Zeiteinheit verwendet, dann wird in dieser Spalte die Dauer der erfassten Zeit abzüglich der Pausendauer angezeigt.

Wenn die Leistungsart des Eintrags eine Mengeneinheit verwendet, dann wird in dieser Spalte die erfasste Menge angezeigt.

Beschreibung In dieser Spalte wird die Beschreibung der Zeiterfassungsposition angezeigt.
Status In dieser Spalte wird der Status der Zeiterfassungsposition angezeigt. Der Status setzt sich aus den folgenden drei Status zusammen:

·         Vertriebsauftrags-Erzeugungsstatus

–       Vertriebsauftrag erzeugt

–       Vertriebsauftrag nicht erzeugt

·         Produktionsauftrags-Übertragungsstatus

–       Zeit übertragen

–       Zeit nicht übertragen

·         Freigabestatus

–       Zeit freigegeben

–       Zeit nicht freigegeben

Einträge mit dem Status „Vertriebsauftrag erzeugt“ oder „Zeit übertragen“ dürfen nicht mehr geändert werden.

Hinweis:
Den Vertriebsauftrags-Erzeugungsstatus und den Freigabestatus einer Zeiterfassungsposition können Sie in der Anwendung „Cockpit: Zeiterfassungspositionen“ ändern. Den Produktionsauftrags-Übertragungsstatus einer Zeiterfassungsposition können Sie in der Anwendung „Produktionsrückmeldungen“ ändern. In der Anwendung „Zeiterfassung“ werden diese Status nur angezeigt.

Datum Diese Spalte enthält das Datum, für das der Eintrag erfasst wurde. Die Spalte wird angezeigt nachdem Sie Einträge aus einer Projektzeitvorlage übernommen haben.

Beim erneuten Öffnen der erfassten Zeiten für diesen Mitarbeiter und diesen Tag wird die Spalte „Datum“ nicht mehr angezeigt.

2.2.2          Positionseditor

Im Positionseditor erfassen Sie neue und bearbeiten bereits bestehende Zeiterfassungspositionen.

2.2.2.1      Karteireiter „Allgemeines“

Die Felder im Einzelnen:

Feld Erläuterung
Referenztyp Wählen Sie den Typ des Belegs aus, auf den sich der Eintrag beziehen soll. Die folgenden Auswahlmöglichkeiten bestehen:

·         Ohne Referenz

·         Produktionsauftrag

·         Projekt

Referenz-Auftragsposition Geben Sie eine Produktionsauftragsposition an. Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn Sie den Referenztyp „Produktionsauftrag“ ausgewählt haben.
Referenz-Projektschritt Geben Sie in das dreiteilige Feld einen Projektschritt ein (Projektart, Projektnummer, Projektschrittnummer). Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn Sie den Referenztyp „Projekt“ ausgewählt haben.

Wenn sich die Zeiterfassungsposition auf ein gesamtes Projekt beziehen soll, dann lassen Sie das dritte Feld leer.

Partner Geben Sie bei Bedarf den Partner an, auf den sich die erfasste Leistung bezieht.

Dieses Feld ist nur eingabebereit, wenn Sie den Referenztyp „Ohne Referenz“ ausgewählt haben.

Wenn sich der Eintrag auf einen Beleg bezieht, dann wird der Partner beim Prüfen oder Übernehmen der Position aus dem Beleg übernommen.

Beschreibung Geben Sie eine Beschreibung der erfassten Leistung ein.

Wenn Sie keine Beschreibung eingeben, dann wird die Langbezeichnung des Projektschritts, die Bezeichnung des Arbeitsgangs aus dem Produktionsauftrag in dieses Feld übernommen. Wenn Sie keine Beschreibung eingeben und der Eintrag sich nicht auf einen Beleg bezieht, dann wird die Bezeichnung der Leistungsart übernommen.

Leistungsart Geben Sie eine vorhandene Leistungsart ein. Die Leistungsart wird zur Ermittlung des Artikels herangezogen, mit dem die Zeiterfassungsposition abgerechnet wird.

Wenn der Referenztyp „Projekt“ ausgewählt ist, dann wird als Vorschlagswert die Leistungsart verwendet, die in der Anwendung „Projekte“ für den Projektschritt angegeben ist.

Die Einheit der Leistungsart muss mit der Einheit des Artikels übereinstimmen. Andernfalls kann in der Anwendung „Cockpit: Zeiterfassungspositionen“ kein Vertriebsauftrag für diese Zeiterfassungsposition erzeugt werden.

Wenn für die Leistungsart eine Zeiteinheit festgelegt ist, dann beeinflusst das Zeiteingabeformat, das für die eingegebene Leistungsart festgelegt ist, die Eingabebereitschaft der folgenden Felder.

Wurde als Zeiteingabeformat „Dauer“ festgelegt, dann stehen die Felder „Von“, „Bis“ und „Pause“ nicht zur Verfügung, sondern nur das Feld „Dauer“. Wurde als Zeiteingabeformat „Uhrzeit von/bis“ festgelegt, dann steht das Feld „Dauer“ nicht zur Verfügung, sondern nur die Felder „Von“, „Bis“ und „Pause“.

Abrechnungsart Geben Sie eine vorhandene Abrechnungsart an. Die Abrechnungsart wird zur Ermittlung des Artikels herangezogen, mit dem die Zeiterfassungsposition abgerechnet wird.

Wenn der Referenztyp „Projekt“ ausgewählt ist, dann wird als Vorschlagswert die Abrechnungsart verwendet, die in der Anwendung „Projekte“ für den Projektschritt angegeben ist.

Von Geben Sie die Uhrzeit ein, zu der die Tätigkeit, die Sie erfassen möchten, beginnt.

Wenn Sie eine Leistungsart mit einer Mengeneinheit verwenden, dann wird die angegebene Uhrzeit beim Übernehmen der Position gelöscht.

Bis Geben Sie die Uhrzeit ein, bis zu der die Tätigkeit, die Sie erfassen möchten, dauert.

Wenn Sie eine Leistungsart mit einer Mengeneinheit verwenden, dann wird die angegebene Uhrzeit beim Übernehmen der Position gelöscht.

Pause Geben Sie die Pausendauer in Stunden an.
Dauer/Menge Wenn Sie eine Leistungsart angegeben haben, die eine Zeiteinheit verwendet, dann wird in diesem Feld nach dem Prüfen der Position die Dauer der erfassten Zeit angezeigt.

Wenn Sie eine Leistungsart angegeben haben, die eine Mengeneinheit verwendet, dann müssen Sie in diesem Feld die Menge eingeben. Die Einheit der Menge wird beim Prüfen der Position aus der Leistungsart übernommen.

Nach dem erstmaligen Übernehmen einer Position mit einer Leistungsart, die eine Zeiteinheit verwendet, erhält das Feld die Bezeichnung „Menge“.

Gesamtdauer In diesem Feld in der Symbolleiste des Positionseditors wird die erfasste Zeit des angezeigten Tages abzüglich der Pausen angezeigt.

2.2.2.2      Karteireiter „Weitere Felder“

Unter diesem Karteireiter können Sie bei Bedarf benutzerdefinierte Felder fest­legen, um Zusatz­informationen zu erfassen.

Hinweis:
Die möglichen Feldtypen und ihre Bedeutung werden im Bedienungs­leit­faden beschrieben. Dort finden Sie auch eine Beschreibung der Vorge­hens­weise zum Erfassen weiterer Felder.

2.2.3          Projektzeitvorlage verwenden

Unter dem Neu-Menü in der Standard-Symbolleiste steht die Aktion „Aus Vorlage übernehmen…“ zur Verfügung. Mit dieser Aktion übernehmen Sie die Zeiterfassungspositionen aus einer Projektzeitvorlage in die geöffnete Zeiterfassung.

Nach dem Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, in dem die folgenden Felder zur Verfügung stehen:

Feld Erläuterung
Referenz-Projektschritt Geben Sie das Projekt oder den Projektschritt an, dessen Vorlage Sie verwenden möchten. Eine Projektzeitvorlage wird durch ein Projekt oder ein Projektschritt und eine Projektzeit-Vorlagevariante eindeutig identifiziert.

Wenn sich die Zeiterfassungsposition auf ein gesamtes Projekt beziehen soll, dann lassen Sie den dritten Teil des Feldes leer.

Hinweis:
Verwenden Sie die Wertehilfe des Feldes „Variante“, um eine Projektzeitvorlage direkt auszuwählen.

Variante Geben Sie die Variante einer Projektzeitvorlage an. Eine Projektzeitvorlage wird durch ein Projekt oder ein Projektschritt und eine Projektzeit-Vorlagevariante eindeutig identifiziert.

Hinweis:
Verwenden Sie die Wertehilfe dieses Felds, um eine Projektzeitvorlage direkt auszuwählen.

Beginndatum Geben Sie das Datum an, an dem die Zeitvorlage hinzugefügt werden soll. Wenn Sie die Vorlage für mehrere Tage verwenden möchten, dann geben Sie den ersten Tag dieses Zeitraums an.

Hinweis:
Wenn sich der angegebene Zeitraum über ein Wochenende erstreckt, dann werden die Einträge der Projektzeitvorlage mit der Verwendung „An allen Tagen“ auch an den betreffenden Samstagen und Sonntagen hinzugefügt.

Enddatum Geben Sie das Datum an, an dem die Zeitvorlage hinzugefügt werden soll. Wenn Sie die Vorlage für mehrere Tage verwenden möchten, dann geben Sie den ersten Tag dieses Zeitraums an.

Hinweis:
Wenn sich der angegebene Zeitraum über ein Wochenende erstreckt, dann werden diejenigen Einträge der Projektzeitvorlage mit der Verwendung „An allen Tagen“ auch an den betreffenden Samstagen und Sonntagen hinzugefügt.

Wenn Sie die Vorlage für mehrere Tage verwenden, dann werden nach dem Übernehmen der Vorlagezeiten zunächst alle neuen Einträge am ersten Tag dieses Zeitraums angezeigt. Ebenso werden die Einträge für zukünftige Tage zunächst für das aktuelle Datum angezeigt. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über die neu hinzugefügten Einträge. Die Spalte „Datum“ enthält das Datum, für das der Eintrag erfasst wurde. Erst nach dem Speichern werden die Einträge an den entsprechenden Tagen angezeigt.

3                     Customizing

Für die Anwendung „Zeiterfassung“ sind in der Anwendung „Custo­mizing“ keine Einstellungen festzulegen.

4                     Business Entitys

Für die Anwendung „Zeiterfassung“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

  • Berechtigungen zu vergeben,
  • Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
  • Daten zu importieren oder zu exportieren.

Zeiterfassung

com.sem.ext.app.timerec.obj.TimeAccounting

5                     Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der technischen Dokumen­tation „Berechtigungen“ nachlesen.

5.1               Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung „Zeiterfassung“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

5.2               Organisations-Zuordnungen

Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann wird einer Person die Anwendung „Zeiterfassung“ nur angezeigt, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

  • Lagerlogistik
  • Rechnungswesen
  • Vertrieb

5.3               Besonderheiten

Für die Anwendung „Zeiterfassung“ bestehen keine Besonderheiten.

5.4               Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung „Zeiterfassung“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.

 

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