Häufig kommt es vor, dass Wirtschaftsgüter in großer Stückzahl angeschafft werden, um sie anschließend auf mehrere Anlagen zu verteilen. Mit der Anwendung Verteilung von Neuanschaffungen können Sie die Auf- und Zuteilung von Neuanschaffungen vornehmen und diese vorhandenen Anlagen zuordnen.

Anwendungsbeschreibung

Mit dieser Anwendung ist es möglich, aus einer Anzahl von Wirtschaftsgütern eine bestimmte Anzahl von Anlagenstammsätzen zu erstellen.

Im Feld Gesamtanzahl wird die Gesamtanzahl aller benötigten Anlagen hinterlegt. Es muss nicht die gesamte Anzahl für eine Anlagengruppe verwendet werden, die Neuanschaffungen können auf mehrere Anlagengruppen aufgeteilt werden.

Hintergrundaktivitäten und Bedingungen

Die Restanzahl von Neuanschaffungen wird nach der Aktion Verteilung erstellen immer neu berechnet aus der Gesamtanzahl minus der Verteilten Anzahl, später aus Restanzahl minus Verteilten Anzahl.

Nach dem 1. Aufruf darf die Gesamtanzahl und der Betrag nicht mehr geändert werden. Falls Angaben falsch definiert wurden, muss die komplette Verteilung gelöscht werden. Die Anlagennummern sind dann verloren.

Sobald die Restanzahl 0 ist, steht nur noch die Aktion [Verteilung durchführen] zur Verfügung und nicht mehr die Aktion [Verteilung erstellen]. Solange die Restanzahl nicht 0 beträgt, steht hingegen die Aktion Verteilung durchführen nicht zur Verfügung.

Mit der Aktion [Verteilung erstellen] soll die Verteilung nur vorbereitet/gespeichert werden indem eine Anlagennummer vergeben wird. Durch die Aktion [Verteilung durchführen] werden dann die Anlagen angelegt und mit den eingegebenen Werten gebucht.

Identifikationsbereich

Der Identifikationsbereich enthält die Felder, die eine Verteilung von Neuanschaffungen eindeutig identifizieren.

Die Felder im Einzelnen:

• Nummer der Verteilung – Geben Sie die Nummer der Verteilung von Neuanschaffungen ein, deren Daten Sie einsehen bzw. bearbeiten wollen. Das Feld besteht aus einer Nummer und einer Unternummer.
• Status – Status der Verteilung für die Neuanschaffung. Mögliche Werte:
  • In Bearbeitung
  • Bereit für Buchung
  • Buchung läuft
  • Gebucht
  • Storniert
  • Fehlerhaft
  • Vor Verteilung
• Eingangsbeleg – Geben Sie die Kennung des Eingangsbelegs für diese Verteilung von Neuanschaffungen ein
• Anlegen nur Stammsätze – Diese Einstellung steuert, ob bei der Durchführung der Neuverteilung auch die Zugangsbuchung erstellt und gebucht wird.
  Sofern Sie das Feld aktivieren, werden lediglich die Anlagenstammsätze angelegt.

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich ist in verschiedene, thematisch strukturierte Rubriken unterteilt:

Rubrik Gesamt

In diesem Rubrik werden die Basisangaben wie z.B. die Anzahl der Neuanschaffungen, der Gesamtbetrag, Beleg- und Buchungsdatum hinterlegt.

• Belegdatum – Belegdatum für die Zugangsbuchung
• Buchungsdatum – Buchungsdatum des Eingangsbelegs
• Gesamtanzahl – In diesem Feld wird die Gesamtanzahl der Anlagen hinterlegt. Es muss nicht die gesamte Anzahl für eine Anlagengruppe verwendet werden, die Neuanschaffungen können auf mehrere Anlagengruppen aufgeteilt werden.
• Bezeichnung – Erläuternde Bezeichnung zur Neuanschaffung
• Gesamtbetrag – Gesamtbetrag der Neuanschaffungen

Rubrik Verteilung

Während die Rubrik Gesamt die Gesamtzahl der Neuanschaffungen und Beträge als Überblicksdaten enthält, werden hier Festlegungen getroffen, welche Aufteilungsmengen auf welche Anlagengruppen bzw. Anlagenstandorte aufgeteilt werden. Zur Beschreibung der dabei ablaufenden Aktivitäten siehe oben, Anwendungsbeschreibung.

• Verteilanzahl – Zu verteilende bzw. verteilte Anzahl der Neuanschaffungen
• Restanzahl – Verbleibende Restanzahl als berechnete Information (Differenz von Gesamtanzahl und Verteilanzahl)
• Anlagengruppe – Anlagengruppe, der die Verteilung der Neuanschaffungen zugeordnet wird, und als Default für den Anlagenstamm verwendet wird
• Anlagenstandort – Zugehöriger Anlagenstandort. Der Standort kennzeichnet die räumliche Zuordnung einer Anlage. Dies kann z.B. eine Firma, eine Abteilung, ein Lager oder ein Raum sein. Ein Standort ist zwingend anzugeben. Nachdem die Anlage bebucht wurde, kann der Standort nur noch durch eine Umbuchung geändert werden.
• Konto – Konto für die Kontierung dieser Anlage
• Kreditor – Sie können in diesem Feld eine Kreditorennummer angeben. Diese entspricht dem Lieferanten der Anlage.
• Abschreibungsmethode – Sofern Sie die Abschreibungsmethode einer Anlage ändern möchten, geben Sie in diesem Feld die neue Abschreibungsmethode an
• Nutzungsdauer – Eine Nutzungsdauer für die Anlage muss immer angegeben werden. Die Eingabe erfolgt in Form von Kalendermonaten. Wird hier keine Nutzungsdauer angegeben, wird die Nutzungsdauer aus der Anlagengruppe verwendet.

Rubrik Optionale Dimensionen

Hier werden Festlegungen getroffen, welche eingesetzten optionalen Dimensionen von der Verteilung der Neuanschaffungen betroffen sind.

• Optionale Dimension 01 – Bedeutung in Stammdatenprogrammen: Hier legen Sie fest, ob dieser Dimensionstyp (Nummer 1 bis 20) mit der hier hinterlegten optionalen Dimension vorbelegt wird.
  Bedeutung in Suchfunktionen: Wenn die Auswertung nur für Daten mit einer bestimmten Dimension erfolgen soll, geben Sie diese hier an (dies gilt analog für die Dimensionen 1 bis 20). Keine Angabe bedeutet, dass die Auswertung unabhängig von der entsprechenden Dimension erfolgt.
  Bedeutung in Bewegungsdaten: Bebucht mit dieser optionalen Dimension.Es stehen 20 optionale Dimensionen zur Verfügung. Jede optionale Dimension repräsentiert unterschiedliche – vom Anwender festgelegte – Buchungsinformationen, z.B. Kostenträger, Kostenstelle, Projekt, etc. Die benutzten Dimensionen werden definiert in der Anwendung Dimensionstypen.
• Optionale Dimension 02 – Bedeutung in Stammdatenprogrammen: Hier legen Sie fest, ob dieser Dimensionstyp (Nummer 1 bis 20) mit der hier hinterlegten optionalen Dimension vorbelegt wird.
  Bedeutung in Suchfunktionen: Wenn die Auswertung nur für Daten mit einer bestimmten Dimension erfolgen soll, geben Sie diese hier an (dies gilt analog für die Dimensionen 1 bis 20). Keine Angabe bedeutet, dass die Auswertung unabhängig von der entsprechenden Dimension erfolgt.
  Bedeutung in Bewegungsdaten: Bebucht mit dieser optionalen Dimension.
• Optionale Dimension 03 – 20 – Werden mehr als die oben aufgeführten beiden optionalen Dimensionen eingesetzt, die von der Verteilung betroffen sind, werden diese hier aufgeführt.

Anwendungsbezogene Aktionen

Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung Verteilung von Neuanschaffungen zur Verfügung:

Verteilung erstellen

Mit dieser Aktion wird die Verteilung vorbereitet und gespeichert. Es wird pro Anlagengruppe ein Verteileintrag gebildet. Diese Aktion steht nur solange zur Verfügung, bis die Restanzahl der Verteilung den Wert 0 hat.

Verteilung durchführen

Diese Aktion ist aktiv, sobald die Restanzahl der Verteilung 0 ist. Mit Aufruf der Aktion werden die Anlagenstämme angelegt und die zugehörigen Zugänge gebucht. Sofern das Feld Anlegen nur Stammsätze aktiviert ist, wird lediglich der Anlagenstamm angelegt, ohne dafür Zugangsbuchungen zu erstellen.

Buttons

Sofern in der Anlagenbuchhaltung ein Eingangsbeleg gebucht werden soll, zu dem noch keine Anlage existiert, kann mit den Angaben aus dem Eingangsbeleg eine neue Anlage angelegt werden. Somit müssen Daten, die bereits in der Finanzbuchhaltung für den Eingangsbeleg erfasst wurden, bei Anlage des Anlagenstamms nicht erneut erfasst werden.

In der Anwendung Verteilung von Neuanschaffungen stehen Ihnen zwei Button zur Verfügung, über die Sie die Werte aus dem Eingangsbeleg oder der Anlagengruppe übernehmen können.

Werte aus dem Eingangsbeleg übernehmen

Die Daten aus dem Eingangsbeleg können nur bei der Erstanlage der Anlage übernommen werden. Bei weiteren Zugängen auf die gleiche Anlage kann diese nicht mehr verändert werden.

Über den Button [Werte aus dem Eingangsbeleg übernehmen] werden die Daten aus dem Eingangsbeleg in die Neuverteilung geschrieben. Der Buchungstext wird dabei als Bezeichnung übernommen. Sofern ein Feld in der Neuverteilung bereits gefüllt ist, wird es vom Eingangsbeleg nicht mehr überschrieben.

Beim Anlegen eines Anlagenstammes werden dann die Werte aus der Neuverteilung verwendet. Sind diese leer werden die Angaben aus der angegebenen Anlagengruppe verwendet.

Werte aus der Anlagengruppe übernehmen

Über diesen Button können Sie die Werte für die Neuverteilung aus der angegebenen Anlagengruppe vorbesetzten. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, vor der Neuverteilung die ermittelten Werte nochmals an der Oberfläche zu prüfen und ggfs. zu überschreiben.

Löschen Sie einen vorbesetzten oder ermittelten Wert an der Oberfläche, wird bei der Anlage des Anlagenstammes dieser wieder aus der Anlagengruppe ermittelt. Sofern ein Feld in der Neuverteilung bereits gefüllt ist, wird es durch den Wert aus der Anlagengruppe nicht mehr überschrieben.

Customizing

Für die Anwendung Verteilung von Neuanschaffungen ist in der Anwendung Customizing die folgende Einstellung in der Funktion Anlagenbuchhaltung > Allgemein relevant.

• Nummernkreis Verteilung Neuanschaffungen – Festlegung des Nummernkreises, der für die Automatische Nummernvergabe bei der Verteilung von Neuanschaffungen in der Anlagenbuchhaltung gültig ist. Die Nummernkreise der Anlagenbuchhaltung sind in der Anwendung Nummernkreise definiert.

Business Entitys

Für die Anwendung Verteilung von Neuanschaffungen ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Verteilung von Neuanschaffungen

com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AllocationAcquisition

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumen­tation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Verteilung von Neuanschaffungen bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Damit eine Person die Anwendung Verteilung von Neuanschaffungen nutzen kann, muss ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet sein, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Verteilung von Neuanschaffungen bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Verteilung von Neuanschaffungen ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.