Das Cockpit Buchen liefert einen umfassenden Überblick über die erfassten Buchungen und deren Statusinformationen. Die Belege selbst können nicht bearbeitet werden, aber aus der Anwendung heraus ist der Aufruf weiterer Aktionen möglich. Diese erlauben Mehrfachauswahlmöglichkeiten für das Buchen oder Stornieren von Belegen ebenso wie das Verzweigen in den Buchungsdialog für die Anlage eines neuen Beleges. Damit ist das Cockpit Buchen als Werkzeug prädestiniert, um sowohl eine Übersicht über den Bearbeitungszustand der Belege zu erhalten als auch diese gezielt der Weiterverarbeitung zu übergeben.

Begriffsbestimmung

• Buchungsdialog, Buchen – Im Vokabular von Sachbearbeitern des Rechnungswesens wird häufig das Wort Buchungsdialog als Synonym für EDV-Anwendungen gebraucht, die ein Buchen des Finanz-  bzw. Anlagevermögens erlauben. Dies ist mit dem Cockpit: Buchen bzw. der Anwendung Buchen Anlagenbuchhaltung möglich. Von daher kann in den nachfolgenden Erläuterungen auch der Begriff Buchungsdialog als Synonym für die Buchungsprozesse innerhalb des Cockpits: Buchen auftreten. Dabei handelt es sich nur namentlich um einen Dialog, inhaltlich aber um eine Comarch Financials Enterprise Anwendung.

Anwendungsbeschreibung

Das Buchen in der Comarch Financials Enterprise Anlagenbuchhaltung dient dazu, die dynamischen Daten von Anlagegütern wie Wertänderungen und Stammdatenänderungen zu erfassen.

Alle betrieblichen Vorgänge im Lebenszyklus eines Anlageguts, wie z.B. Zugang an Anschaffungskosten, Abgang einer Anlage, die Änderung der Nutzungsdauer oder eine Veränderung des Bestandskontos sind nur über die Buchung eines Anlagenbeleges möglich.

Mithilfe der Abfrageanwendung Cockpit: Buchen erhalten Sie einen Überblick über alle oder einzelne Ausgangsbelege. Darüber hinaus stehen weitere anwendungsspezifische Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung (Siehe Anwendungsbezogene Aktionen)

Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.

Abfragebereich

Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. Der Abfragebereich ist für alle Ansichten des Arbeitsbereichs gleich. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.

Nachfolgend sind alle wesentlichen Abfragefelder aufgeführt. Werden weitere Felder hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung.

Die Felder des erweiterten Abfragebereichs im Einzelnen:

• Anlagenbeleg – Die Belegnummer identifiziert den Anlagenbeleg. Bei der Neuanlage eines Anlagenbeleges wird die Belegnummer maschinell vergeben.
• Belegdatum – Das Belegdatum belegt das Feld Buchungsdatum in der Finanzbuchhaltung und im Controlling vor. Beide Felder können jedoch überschrieben werden.Im Zusammenhang mit eingehenden Belegen sollte das Belegdatum automatisch vorbelegt werden.
  Das Belegdatum wird je nach Parametrisierung des Feldes Vorgabedatum aus der Belegart herangezogen.
• Anlage – Die Anlage identifiziert das Anlagegut eindeutig. Die Erfassung ist sowohl mit Ziffern als auch Buchstaben möglich.
• Anlagenunternummer – Wählen Sie hier die Anlagenunternummern aus, die verarbeitet werden sollen. Keine Angabe bedeutet, dass alle Anlagenunternummern ausgewertet werden.
• Transferanlage – Geben Sie hier die Transferanlage (oder die Anlagen) an, deren Daten Sie anzeigen wollen.

• Anlagenunternummer – Wählen Sie hier die Anlagenunternummern aus, die verarbeitet werden sollen. Keine Angabe bedeutet, dass alle Anlagenunternummern ausgewertet werden.
• Belegart – Wählen Sie hier die Belegart aus, deren Daten verarbeitet werden sollen. Keine Angabe bedeutet, dass alle Daten ausgewertet werden.
• Anlagengruppe – Hier hinterlegen Sie eine eindeutige Identifikation für die Anlagengruppe. Die Erfassung ist sowohl mit Ziffern als auch Buchstaben möglich.Die Anlagengruppen dienen zur Gliederung und Auswertung des Anlagevermögens.
  Zur Vereinfachung der Wartung von Anlagegütern können viele Grundinformationen als Vorbelegungswerte bei der Anlagengruppe hinterlegt werden. Diese Werte werden bei der Neuanlage von Anlagegütern herangezogen.
• Anlagenstandort – Der Standort kennzeichnet die räumliche Zuordnung einer Anlage. Dies kann z.B. eine Firma, eine Abteilung, ein Lager oder ein Raum sein. Ein Standort muss zwingend angegeben werden. Nachdem die Anlage bebucht wurde, kann der Standort nur noch durch eine Umbuchung geändert werden.
• Klassifikation 1 – 5 – Innerhalb der Klassifikation können individuelle Merkmale für das Anlagevermögen definiert und ausgewertet werden
• Hersteller – Wählen Sie hier die anzuzeigenden Daten anhnad ihres Herstellers aus. Keine Angabe bedeutet, dass all Daten unabhängig vom Hersteller angezeigt werden.
• Buchungsdatum Finanzbuchhaltung – Das Buchungsdatum der Finanzbuchhaltung wird durch das Belegdatum vorbelegt. Es kann jedoch überschrieben werden. Das hier hinterlegte Datum wird zur Ermittlung der Periode in der Finanzbuchhaltung herangezogen.
• Buchungsdatum Controlling – Das Buchungsdatum des Controllings wird durch das Belegdatum vorbelegt. Es kann jedoch überschrieben werden. Das hier hinterlegte Datum wird zur Ermittlung der Controlling-Periode herangezogen.
• Beleg Finanzbuchhaltung – Dieses Feld enthält die Buchungsnummer aus der Buchung in der Finanzbuchhaltung
• Eingangsbeleg – Es handelt sich hierbei um eine interne fortlaufende Nummer der Eingangsbelege.Bei der Neuanlage eines Eingangsbeleges wird die Eingangsbelegnummer über den Nummernkreis für Eingangsbelege vergeben.
• Stornierung – Das Stornofeld informiert, ob ein Beleg storniert wurde
• Status -Status des Anlagenbeleges. Mögliche Werte:
  • In Erstellung
  • In Bearbeitung
  • Bereit für Buchung
  • Buchung läuft
  • Gebucht
• Externe Belegnummer – Wenn die Anlagenbuchhaltung mit der Finanzbuchhaltung über die Eingangsschnittstelle verbunden ist, wird das Feld mit der Rechnungsnummer des Lieferanten gefüllt, ansonsten muss es manuell gepflegt werden. Es ist nur informativ.
• Storno Anlagenbeleg – Das Stornofeld legt fest, ob ein Beleg storniert wurde

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Übersicht zur Verfügung, in der die abgefragten Ausgangsbelege angezeigt werden. Welche Informationen zu einem Ausgabebeleg angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um einen Ausgabebeleg auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen zu betrachten, können mehrere Ansichten erstellt werden.

Ansicht Standard

Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben. Werden weitere Spalten hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung: [Register „Allgemeines“]

• Anlagenbeleg – Die Belegnummer identifiziert den Anlagenbeleg. Bei der Neuanlage eines Anlagenbeleges wird die Belegnummer maschinell vergeben.
• Belegdatum – Das Belegdatum belegt das Feld Buchungsdatum in der Finanzbuchhaltung und im Controlling vor. Beide Felder können jedoch überschrieben werden. Im Zusammenhang mit eingehenden Belegen sollte das Belegdatum automatisch vorbelegt werden.
  Das Belegdatum wird je nach Parametrisierung des Feldes ‘Vorgabedatum’ aus dem Transaktionscode herangezogen.
• Anlage – Die Anlage identifiziert das Anlagegut eindeutig. Die Erfassung ist sowohl mit Ziffern als auch Buchstaben möglich.
• Transferanlage – Anzeige der Anlagennummer, bei der Umbuchung einer Plananlage in eine Echtanlage
• Anlagengruppe – Hier wird die eindeutige Identifikation für die Anlagengruppe angezeigt. Anlagengruppen dienen zur Gliederung und Auswertung des Anlagevermögens.
  Zur Vereinfachung der Wartung von Anlagegütern können viele Grundinformationen als Vorbelegungswerte bei der Anlagengruppe hinterlegt werden. Diese Werte werden bei der Neuanlage von Anlagegütern herangezogen.
• Belegart – Hier wird die eindeutige Identifikation für die Belegart angezeigt
• Buchungsdatum Finanzbuchhaltung – Das Buchungsdatum der Finanzbuchhaltung wird durch das Belegdatum vorbelegt. Es kann jedoch überschrieben werden. Das hier hinterlegte Datum wird zur Ermittlung der Periode in der Finanzbuchhaltung herangezogen.
• Eingangsbeleg – Es handelt sich hierbei um eine interne fortlaufende Nummer der Eingangsbelege. Bei der Neuanlage eines Eingangsbeleges wird die Eingangsbelegnummer über den Nummernkreis für denEingangsbeleg vergeben.
• Beleg Finanzbuchhaltung – Dieses Feld enthält die Buchungsnummer aus der Buchung in der Finanzbuchhaltung
• Stornierung – Das Stornofeld informiert, ob ein Beleg storniert wurde
• Storno Anlagenbeleg – Information ob der Anlagenbeleg storniert wurde
• Status – Statusinformation über den Anlagenbeleg

Button Klassifikationen anzeigen

Mit dem Klick auf den Button [Klassifikationen anzeigen] erscheint in der Liste eine Zeile mit den Feldern, die im Folgenden erläutert werden.

• Hersteller – Innerhalb der Klassifikation können individuelle Merkmale für das Anlagevermögen definiert und ausgewertet werden. Die hier erfasste Klassifikation wird als Vorbelegung bei der Neuanlage einer Anlage herangezogen.
• Klassifikation 1 – 5 – Bedeutung in Stammdatenprogrammen: Innerhalb der Klassifikation können individuelle Merkmale für das Anlagevermögen definiert und ausgewertet werden. Die hier erfasste Klassifikation wird als Vorbelegung bei der Neuanlage einer Anlage herangezogen.
  Bedeutung in Suchfunktionen: Wenn die Auswertung nur für Daten einer bestimmten Klassifikation erfolgen soll, geben Sie diese hier an (dies gilt analog für die Klassifikationen 1 bis 5). Keine Angabe bedeutet, dass die Auswertung unabhängig von der entsprechenden Klassifikation erfolgt.

Button Belegpositionen anzeigen

Mit dem Klick auf den Button [Belegpositionen anzeigen] erscheint in der Liste eine Zeile mit den Feldern, die im Folgenden erläutert werden.

• Abschreibungsbereich – Hier hinterlegen Sie eine eindeutige Identifikation für den Abschreibungsbereich.Die Erfassung ist sowohl mit Ziffern als auch Buchstaben möglich.
  Die Anlagenbuchhaltung erlaubt die Definition von beliebig vielen Abschreibungsbereichen. Für jeden Abschreibungsbereich können eigene Wertansätze und Abschreibungsmethoden verwendet werden. Dadurch kann das Anlagevermögen nach unterschiedlichen gesetzlichen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen bewertet werden.
• Bewegungsdatum – Das Bewegungsdatum ist das Buchungsdatum der Anlagenbuchhaltung und dient zur Ermittlung der Buchungsperiode. Das Bewegungsdatum muss in einer bebuchbaren Periode liegen.
• Anschaffungskosten – Das Feld enthält die Anschaffungskosten und die Währung der Anlage innerhalb des Abschreibungsbereichs.
  Die Währung kann im Buchungsdialog mit der Währung aus dem Eingangsbeleg vorbelegt werden. Falls dort keine Währung gefunden wird, wird die Währung aus dem Abschreibungsbereich vorbelegt.
• Buchwert – Das Feld enthält den Buchwert der Anlage innerhalb des Abschreibungsbereichs
• Reparaturkosten – Das Feld enthält die Reparaturkosten der Anlage innerhalb des Abschreibungsbereichs
• Verkaufserlös – Das Feld enthält den Verkaufserlös der Anlage innerhalb des Abschreibungsbereichs
• Menge – Das Feld enthält die Zugangsmenge der  Anlage für diesen Abschreibungsbereich

Button Fehlermeldungen anzeigen

Mit dem Klick auf den Button [Fehlermeldungen anzeigen] erscheint in der Liste eine Zeile mit den Feldern, die im Folgenden erläutert werden.

• Meldungsklasse – Festlegung, um welche Meldungsklasse es sich handelt. Fehler, Schwerer Fehler Warnung, Information, Statuszeile, Funktionsabbruch, etc.
• Meldungsnummer – Nummer der Fehlermeldung
• Meldungstext – Text der Fehlermeldung

Anwendungsbezogene Aktionen

Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung Abschreibungsbereiche zur Verfügung:

• Anlagenbeleg neu
• Beleg stornieren
• Buchen

Anlagenbeleg neu

Mit dieser Aktion wird in die Neuanlage eines Belegs verzweigt (Buchen Anlagenbuchung). Hier ist die Belegart, Anlagenummer und das Belegdatum für den zu erfassenden Beleg auszuwählen und anschließend über den Button [Neu] die Buchung zu erstellen.

Um Redundanzen in der Beschreibung der zugrundeliegenden Prozesse zu vermeiden, lesen Sie bitte die entsprechenden Passagen in der Dokumentation zu Buchen Anlagenbuchhaltung.

Beleg stornieren

In der Anwendung Cockpit: Buchen steht die Aktion [Beleg stornieren] zur Verfügung. Mit ihr wird ein Anlagenbeleg storniert, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu gehören:

• Es darf sich um kein Storno handeln.
• Der Status muss Gebucht sein.

Beim Stornieren wird der gesamte Beleg kopiert, das Betragsvorzeichen und die Mengenangaben werden mit Vorzeichenumkehr versehen und der Status wird auf “Storniert” gesetzt, der des kopierten Belegs auf Bereit zur Buchung (dazu werden noch formale Aktionen durchgeführt, wie eine neue Nummern- und Datumsvergabe, etc.). Dabei wird für den Original- und den Stornobeleg eine Cross-Referenz erstellt. Beide Belege erhalten den Status Storniert.

Buchen

In der Anwendung Cockpit: Buchen steht die Aktion [Buchen] zur Verfügung. Für das Buchen können aus der Belege (Buchungen) ausgewählt werden, die den Status In Bearbeitung aufweisen. Diese Belege wurden in der Anwendung Buchen Anlagenbuchhaltung erfasst und gespeichert aber nicht zum Buchen freigegeben. Siehe die entsprechenden Passagen in der Dokumentation zu Buchen Anlagenbuchhaltung.

Das Buchen kann im Hintergrund oder als Sofortaktion durchgeführt werden.

Beim Buchen werden die Werte des Beleges in die Saldendatei fortgeschrieben und gegebenenfalls die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und des Controllings bestückt.

Voraussetzung hierfür ist das der Buchungsserver Anlagenbuchhaltung aktiviert wurde.

Customizing

Für die Anwendung Cockpit: Buchen sind in der Anwendung Custo­mizing keine Einstellungen festzulegen.

5                     Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Cockpit: Buchen bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Für die Anwendung Cockpit: Buchen ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.

Besonderheiten

Für die Anwendung Cockpit: Buchen bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Cockpit: Buchen ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.