Prozess: Anlageninventur

Mit der Inventur von Anlagengütern wird der Anlagenbestand mit dem im System vorhandenen Anlagendaten abgeglichen und die Daten im System aktualisiert. Dieses Dokument beschreibt die bereitgestellten Funktionen, die sowohl für die manuelle Durchführung als auch für eine automatisierte Inventur genutzt werden kann.

Begriffsbestimmung

  • Automatisierte Inventur – Bei der automatisierten Inventur werden die Anlagen oftmals mit Barcodes versehen und die Inventur mit Hilfe von Inventurscannern durchgeführt. Die Inventurscanner werden zunächst mit den vorhandenen Anlagendaten befüllt. Nach Durchführung der Inventur werden die Anlagendaten wieder in das System eingespielt.

Automatisierung

Die Anlageninventur ist nicht von vornherein ein automatisierter Prozess. Comarch Financials Enterprise stellt dafür lediglich Werkzeuge zur Verfügung. Der Einsatz dieser Werkzeuge im Rahmen einer automatisierten Anlageninventur ist abhängig von der vorhandenen und / oder anzuschaffenden Infrastruktur. In diesem Dokument werden nicht die Hilfsmittel und Services (z. B. Webservices) beschrieben, die Comarch Enterprise Financials für automatisierte Prozesse im Allgemeinen bereitstellt. (Für weiterführende Informationen wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Comarch-Berater).

Ablaufbeschreibung

Der beschriebene Ablauf setzt weder einen automatisierten noch einen manuellen Inventurprozess voraus. Im Wesentlichen wird aber die manuelle Durchführung beschrieben und ggf. durch Hinweise für eine Automatisierung ergänzt.

Der Ablauf teilt sich in folgende Teilschritte auf, die sowohl einzeln als auch gemischt vorkommen können. Dies hängt davon ab, ob Inventuren bereits durchgeführt wurden.

  • Bestandserfassung (neue Anlagen)
  • Bestandsinventur
  • Bestandsentnahme

Bestandserfassung

Die Bestandserfassung kann im Rahmen einer Bestandsersterfassung (es gibt noch keine Anlagen im System) oder auch als Teilschritt einer Bestandsinventur (einzelne neue Anlagen sind noch nicht im System) vorkommen.

Mit der Bestandserfassung erfüllen Sie eine wichtige Voraussetzung für den Teilschritt Bestandsinventur, für die die Anlagendaten bereits im System vorhanden sein müssen. Es ist aber erforderlich, dass die Daten der Anlagen möglichst vollständig über die vorhandene Import-Schnittstelle bereitgestellt werden. Mindestens müssen die Pflichtfelder bereitgestellt werden. Selbstverständlich sind Nacharbeiten über die Anwendung Anlagenstamm möglich.

Vorgehensweise
  1. Öffnen Sie die Anwendung Daten importieren
  2. Öffnen Sie einen vorhandenen BIS-Filter für das Business Entity com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMaster oder legen Sie einen neuen BIS-Filter für dieses Business Entity an
  3. Wählen Sie die Aktion [Daten importieren] aus der Standardsymbolleiste
    → Ein Dialog wird geöffnet
  4. Erfassen Sie die Parameter für den Import wie die Importdatei und das Format der Importdatei
  5. Starten Sie den Import
  6. Prüfen Sie die importierten Daten. Prüfen Sie Fehlermeldungen mit Hilfe der Anwendung Cockpit: Datenaustausch-Protokolleinträge
Hinweis
Für einen automatisierten Prozess können die Importe per Webservice aufgerufen werden.

Bestandsinventur

Die Bestandsinventur können Sie für bereits im System vorhandene Anlagen einsetzen. Hierbei ist es unerheblich, ob für diese Anlagen bereits eine Inventur durchgeführt wurde oder nicht. Die Bestandsinventur erfolgt in drei Schritten:

  1. Datenexport (optional)
  2. Datenimport
  3. Datenfreigabe
Datenexport für die Bestandsinventur

Mit dem Datenexport stellen Sie Anlagendaten beispielsweise für eine Inventurscanner-Software bereit.

Vorgehensweise
  1. Öffnen Sie die Anwendung Daten exportieren
  2. Öffnen Sie einen vorhandenen BIS-Filter für das Business Entity com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMasterInventory oder legen Sie einen neuen BIS-Filter für dieses Business Entity an
  3. Öffnen Sie bei Bedarf den Reiter Eingrenzung und wählen Sie die Daten aus, die Sie exportieren möchten. Ihnen steht dafür die Möglichkeit zur Verfügung Daten über eine OQL-Suche oder mit einer OQL-Anweisung auszuwählen. OQL-Suchen sind für einfache Zwecke hinreichend und komfortabel. Nicht alles lässt sich per OQL-Suche definieren. Daher erhalten Sie weiter unten in diesem Abschnitt zusätzlich noch beispielhafte OQL-Anweisungen.
  4. Wählen Sie die Aktion [Daten exportieren] aus der Standardsymbolleiste
    → Ein Dialog wird geöffnet
  5. Erfassen Sie die Parameter für den Export wie die Zieldatei und den Dateityp (z. B. XML oder CSV)
  6. Starten Sie den Export
Hinweis
Für einen automatisierten Prozess können die Importe per Webservice aufgerufen werden.
Beispiel
OQL-Anweisung

Die folgende OQL-Anweisung exportiert freigegebene Inventurdaten für Anlagen, die nicht im Status „In Bearbeitung“ sind, aktiv und noch nicht abgegangen sind.

SELECT DISTINCT AMI:guid, AM:number, AM:subNumber
FROM com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMasterInventory AMI
JOIN com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMaster AM
   ON AM:guid = AMI:assetMaster
JOIN com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMasterDepreciationArea
   AMDA ON AMDA:assetMaster = AM:guid
JOIN com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMasterDynamicData AMDD
   ON AMDA:guid = AMDD:assetMasterDepreciationArea
WHERE (AM:state <> 1 AND AM:flagActive = 2 AND AMI:state = 2002
   AND (AMDD:dateDisposal < TOTIMESTAMP ('CET', 1900, 1,1,0,0,0,0)
      OR AMDD:dateDisposal is null))

   AND AMI:inventoryDate IN (
      SELECT MAX(AMI1:inventoryDate) FROM

         com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMasterInventory AMI1
      WHERE AMI1:assetMaster = AMI:assetMaster )
ORDER BY AM:number, AM:subNumber ASC

Datenimport für die Bestandsinventur

Im Rahmen einer Bestandsinventur können Sie Inventur relevante Felder im Anlagenstamm ändern. Folgende Felder können geändert werden:

  • Alle Felder des Karteireiters Inventurdaten im Anlagenstamm
  • Anlagenstandort
  • alle Optionale Dimensionen (z. B. für die Kostenstelle)

Alle anderen Felder müssen über den Import von Anlagendaten geändert werden.

Hinweis
Für zu importierende Datensätze übernimmt das Inventurdatum eine Schlüsselfunktion. Importieren Sie für eine Anlage einen Datensatz mit einem neuen Inventurdatum, so wird immer ein neuer Satz angelegt. Importieren Sie einen Datensatz mit einem Inventurdatum für den bereits ein Datensatz vorhanden ist, so wird der vorhandene Datensatz überschrieben. Soll das Inventurdatum geändert werden, so müssen Sie den alten Satz über das Cockpit: Inventur löschen und den Datensatz mit dem neuen Inventurdatum importieren. Freigegeben Datensätze können nicht mehr geändert werden.
Vorgehensweise
  1. Öffnen Sie die Anwendung Daten importieren
  2. Öffnen Sie einen vorhandenen BIS-Filter für das Business Entity com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMasterInventory oder legen Sie einen neuen BIS-Filter für dieses Business Entity an
  3. Wählen Sie die Aktion [Daten importieren] aus der Standardsymbolleiste
    → Ein Dialog wird geöffnet
  4. Erfassen Sie die Parameter für den Import wie die Importdatei und das Format der Importdatei
  5. Starten Sie den Import
  6. Prüfen Sie die importierten Daten. Prüfen Sie Fehlermeldungen mit Hilfe der Anwendung Cockpit: Datenaustausch-Protokolleinträge
Hinweis
Für einen automatisierten Prozess können die Importe per Webservice aufgerufen werden.
Datenfreigabe

Bevor die mit dem Datenimport importierten Daten auch aktiv werden, müssen sie freigegeben werden. Zur Prüfung der importierten Daten verwenden Sie das Cockpit: Inventur. Überprüfte Daten können Sie einzeln oder gesammelt über eine Aktion freigeben. Erst nach Freigabe sind die Daten auch für andere Prozesse relevant.

Hinweis
Im Karteireiter Inventurdaten der Anwendung Anlagenstamm werden sowohl freigebene als auch nicht freigegebene Datensätze angezeigt. Relevant für die Prozesse der Anlagenbuchhaltung ist immer der freigegebene Datensatz mit dem aktuellsten Inventurdatum.

Sollten die Daten falsch importiert worden sein, können Sie die Datensätze entweder über das Cockpit löschen und erneut importieren oder im Karteireiter Inventurdaten der Anwendung Anlagenstamm geändert werden. Eine Änderung ist nicht möglich für den Standort und die Optionalen Dimensionen. Freigegeben Sätze können nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

Bestandsentnahme

Dieser Teilschritt wird aktuell über den Inventurprozess noch nicht unterstützt. Verwenden Sie daher manuelle Einzelabgangsbuchungen oder Massenabgangsbuchungen über die Massendatenänderungen.

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