Themenübersicht

In diesem Bereich werden die in der Anwendung Vertriebsaufträge verfügbaren Aktionen beschrieben, die zur Bearbeitung und Folgebearbeitung eines Vertriebsauftrags genutzt werden können. Dazu zählen zum Beispiel Aktionen, mit denen die nach­folgenden Belege wie Kommissionierungen, Lieferungen und Rechnungen erzeugt werden. Auch manuelle oder automatische Lieferzuteilungen werden beschrie­ben, und wie Sie diese ausführen können.

Diese Dokumentation ist ein Teil der Dokumentation zur Anwendung Vertriebsaufträge. Die Beschreibung der Felder und anderen Elemente in der Anwendung Vertriebsaufträge ist in dieser Dokumentation enthalten: Vertriebsaufträge

Anleitungen für den Umgang mit Vertriebsaufträgen, z. B. wie Sie Vertriebsaufträge erfassen oder bearbeiten, inklusive der Voraussetzungen und Dialogfensterbeschreibungen finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen: Vertriebsaufträge

Vertriebs-Auftragsarten dienen zur Identifikation von Vertriebsaufträgen und enthalten Einstellungen und Vorschlagswerte. Sie werden separat in dieser Dokumentation beschrieben: Vertriebs-Auftragsarten

Die Cockpit-Anwendungen für Vertriebsaufträge sind in folgenden Dokumentationen beschrieben:

• Cockpit: Vertriebsaufträge
• Cockpit: Vertriebsaufträge/Positionen

Aktionen zur Bearbeitung

Die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Aktionen dienen zur Bearbeitung eines Vertriebsauftrags.

Standardaktionen

Die Standardaktionen Neu, Basis duplizieren, Aktualisieren, Prüfen, Speichern, Löschen sowie das Zusammenspiel zwischen Positionstabelle und Positionseditor sind in dieser Dokumentation beschrieben: Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung

Abweichungen für Vertriebsaufträge aus Kunden-Rücksendungen

Für Vertriebsaufträge, die aus Kunden-Rücksendungen entstanden sind, gilt abweichend für das Setzen eines Löschkennzeichens das Folgende: Ein Löschkennzeichen kann nur dann gesetzt werden, wenn die zu kennzeichnende Position manuell hinzugefügt wurde.

Darüber hinaus können für Gutschriftpositionen die folgenden Aktionen in der Symbolleiste des Positionseditors nicht ausgeführt werden:

• Position duplizieren
• Neue Detailposition
• Position löschen

Für Positionen zu kostenlosen oder kostenpflichtigen Ersatzlieferungen können folgende Aktionen in der Symbolleiste des Positionseditors nicht oder nur eingeschränkt ausgeführt werden:

• Die Aktion Position duplizieren steht nicht zur Verfügung.
• Die Aktionen Neue Detailposition und Position löschen stehen für die Set-Komponenten eines variablen Sets zur Verfügung sowie für manuelle Naturalrabatte bei einer kostenpflichtigen Ersatzlieferung.

Für kostenlose Ersatzlieferungen stehen keine Naturalrabatte zur Verfügung.

Für manuell hinzufügte Verrechnungspositionen ist zu beachten, dass die Aktion Neue Detailposition nur für die Set-Komponenten eines variablen Sets zur Verfügung steht.

Abweichungen für Vertriebsaufträge mit Beschaffungsanbindung

Ist im Fall einer Beschaffungsanbindung für die mit der Vertriebsauftragsposition verknüpfte Beschaffungsauftragsposition ein Lieferauftrag des Typs Externe Lieferung in Bearbeitung, dann kann die Position nicht storniert und nicht gelöscht werden.

Weitere Möglichkeiten zum Erzeugen von Vertriebsaufträgen

Aus Angebot erzeugen

Über die Aktion Aus Angebot erzeugen unter Neu in der Standard-Symbolleiste kann aus einem vorhandenen Vertriebsangebot ein Vertriebsauftrag erzeugt werden. Wenn Sie mit Vertriebsangeboten arbeiten, dann ist diese Vorgehens­weise empfehlenswert, weil dabei die bereits erfassten Daten des Vertriebsan­gebotes übernommen werden und nicht erneut erfasst werden müssen. Außer­dem erzeugt das System dabei Belegreferenzen, sodass Sie mit der Belegkette arbeiten können.

Auswirkungen

Das System erzeugt einen neuen Vertriebsauftrag auf der Basis des ausge­wählten Angebots. Aus dem Angebot werden in den Auftrag diese Daten übernommen: der Angebotsempfänger als Auftraggeber, viele Daten der Belegbasis sowie die freigegebenen Positionen. Fehlende Daten werden aus der Vertriebs-Auftragsart und den Kunden- oder Artikel-Stammdaten herangezogen.

Sind Positionsgruppen in der Angebotsbasis erfasst, dann werden diese in den Vertriebsauftrag übernommen, unabhängig davon, ob sie in den Positionen verwendet wurden. Die Einstellungen für die Funktionen Positionsgruppen verwenden und Steuer ausweisen werden gleichfalls in den Vertriebsauftrag übernommen, sie können im Vertriebsauftrag nicht geändert werden. Gemäß den gewählten Einstellungen für die Positionsübernahme werden die aktiven Angebotspositionen bzw. die optionalen Positionen in den Vertriebsauftrag übernommen.

Bei der Übernahme der Angebotspositionen in den Vertriebsauftrag haben Sie die Wahl zwischen Einzelübernahme und Gesamtübernahme. Die Einzelübernahme aktivieren Sie mithilfe der Funktion Positionen mithilfe des Editors übernehmen. Ist sie aktiviert, dann werden die Angebotsposition als neue Auftragsposition zunächst in den Positionseditor übernommen. Sie können sie bearbeiten und müssen sie in die Positionstabelle des Vertriebsauftrages übernehmen.

Ist die Funktion nicht aktiviert, dann erfolgt die Gesamtübernahme. Dabei werden alle Angebotspositionen in einem Schritt in den Auftrag als neue Positionen in die Positionstabelle übernommen und der Auftrag wird sofort gespeichert. Danach sind bestimmte Daten, wie z. B. die Artikel-Identifikation einer Position, nicht mehr änderbar. Tritt beim Übernehmen ein Fehler auf, dann wechselt das System automatisch in den Modus der Einzelübernahme.

Bei der Einzelübernahme von Positionen stehen Ihnen im Positionseditor weitere Buttons zur Bearbeitung der Positionen zu Verfügung. Diese sind in dieser Dokumentation beschrieben: Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung

Beim Speichern wird der Auftragsstatus der übernommen Angebotspositionen und der Angebotsbasis aktualisiert. Zwischen der Auftragsbasis und der Angebotsbasis und zwischen den Angebotspositionen und den zugehörigen Auftragspositionen wird eine Belegkettenbeziehung erzeugt. Zusätzlich wird für jede Auftragsposition im Feld Angebotsposition die Identifikation der zugehörigen Angebotsposition angezeigt.

Erzeugen über Vertriebsvorschläge

Ein Vertriebsvorschlag ist eine vom System berechnete Empfehlung, welche Artikel in welcher Menge an welche Kunden zu liefern sind. Vertriebsvorschläge werden mit der Anwendung Vertriebsvorschläge berechnen automatisch vom System erzeugt. Mit der Anwendung Vertriebsvorschläge werden die berechneten Vertriebsvorschläge bearbeitet. Bei Bedarf können Sie dort auch neue Vertriebsaufträge erzeugen.

Weitere Informationen zu Vertriebsvorschlägen finden Sie in dieser Dokumentation: Vertriebsvorschläge

Erzeugen über Wareneingänge aus Kunden-Rücksendungen

Damit in der Anwendung Wareneingänge in der Ansicht Kunden-Rücksen­dung ein vom Kunden zurückerhaltenen Artikel gebucht werden kann, muss dort ein Auftragsbezug hergestellt werden. Wenn kein passender Vertriebsauftrag mehr vorhanden ist, dann kann dort ein Vertriebsauftrag als Rücksendeauftrag erzeugt werden. Dieser Vertriebs­auftrag hat negative Mengen und dient dazu, die zurückgenommenen Mengen gut­schreiben zu können.

Weitere Informationen zur Erzeugung eines Vertriebsauftrags bei der Annahme einer Kunden-Rücksendung finden Sie in dieser Dokumentation: Wareneingänge aus Kunden-Rücksendungen

Erzeugen über Kunden-Rücksendungen

Vertriebsaufträge können aus der Anwendung Kunden-Rücksendungen heraus erzeugt werden. Dazu ist notwendig, dass für eine Kunden-Rücksendungs­posi­tion eine der folgenden Maßnahmen festgelegt und der dazugehörige Wareneingang gebucht ist:

• Gutschrift
• Kostenlose Ersatzlieferung
• Kostenpflichtige Ersatzlieferung

Der erzeugte Vertriebsauftrag kann in Abhängigkeit der Vertriebs-Auftragsart sowohl für Gutschriften als auch für Ersatzlieferungen genutzt werden. Aus dem Originalauftrag werden sowohl die Festlegungen der Positionsgruppen in die Auftragsbasis übernommen als auch deren Zuordnung in den Positionen.

Weitere Informationen zur Erzeugung eines Vertriebsauftrages aus der Anwendung Kunden-Rücksendungen heraus finden Sie in dieser Dokumentation: Kunden-Rücksendungen

Beachten Sie bitte auch die Dokumentation Vertriebs-Auftragsarten bezüglich der möglichen Auftragstypen Gutschriftsauftrag und Rücksendungsersatzauftrag. Vertriebsaufträge dieser Typen können nicht erfasst werden. Änderungen an Mengen für die erzeugten Positionen werden ausschließlich über die Anwendung Kunden-Rücksendungen gesteuert und von dort wird der Vertriebsauftrag aktualisiert. Im Vertriebsauftrag können Sie jedoch die Positionen teilweise bearbeiten und zudem manuell Verrechnungspositionen hinzufügen.

Für einen so erzeugten Vertriebsauftrag können unter Umständen nicht alle Folgebelege erzeugt werden. Beachten Sie bitte die jeweiligen Kapitel zu den Aktionen.

Erzeugen über Bonusabrechnung

Wenn in einer Bonusvereinbarung als Abrechnungsart Gutschrift an Kunden festgelegt wurde, dann wird bei der Bonusabrechnung ggf. ein Vertriebsauftrag erzeugt. Als Vertriebs-Auftragsart wird dabei die in der Anwendung Customi­zing für die Bonusabrechnung hinterlegte Auftragsart verwendet.

Weitere Informationen zur Erzeugung eines Vertriebsauftrags bei der Bonusabrech­nung sowie zum Bonussystem allgemein finden Sie in dieser Dokumentation: Vertriebsbonusabrechnung

Verschieben von Terminen

Eine Beschreibung der Aktionen Wiedervorlagetermin verschieben, Versandtermin verschieben, Liefertermin verschieben und Wunschtermin verschieben finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Wiedervorlage-, Versand-, Liefer- und Wunschtermin verschieben

Lieferung/Verrechnung erledigen

Eine Beschreibung der in folgenden Kapiteln genannten Aktionen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Lieferung und Verrechnungspositionen manuell erledigen

Lieferung manuell erledigen

Über die Aktion Lieferung manuell erledigen… unter dem Button Liefertermine und Status bearbeiten können Sie die Lieferung von Positionen mit einer Menge ungleich null (0) vorzeitig erledigen. Verwenden Sie diese Aktion, wenn der Kunde für die jeweilige Position keine weitere Lieferung erhalten soll. Offene Rechnungen bleiben von dieser Aktion unberührt.

Ist im Fall einer Beschaffungsanbindung für die mit der Vertriebsauftragsposition verknüpfte Beschaffungsauftragsposition ein Lieferauftrag des Typs Externe Lieferung in Bearbeitung, dann kann die Position hinsichtlich der Lieferung nicht manuell erledigt werden.

Die manuelle Erledigung der Lieferung wird pro Position protokolliert und im Status-Icon mithilfe eines blauen Rahmens beim Lieferstatus visualisiert.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Lieferung und Verrechnungspositionen manuell erledigen

Manuelle Erledigung der Lieferung aufheben

Über die Aktion Manuelle Erledigung der Lieferung aufheben… unter dem Button Liefertermine und Status bearbeiten können Sie bei einzelnen oder allen Positionen die manuelle Erledigung der Lieferung aufheben.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Lieferung und Verrechnungspositionen manuell erledigen

Verrechnungspositionen erledigen

Über die Aktion Verrechnungspositionen erledigen… unter dem Button Liefertermine und Status bearbeiten können Sie den Rechnungsstatus von Positionen mit einer Null-Menge vorzeitig erledigen. Verwenden Sie diese Aktion, wenn der Kunde für die jeweilige Position keine weitere Rechnung erhalten soll.

Für Vertriebsaufträge, die aus Kunden-Rücksendungen erzeugt wurden, steht diese Aktion nicht zur Verfügung. Manuell hinzugefügte Verrechnungspositionen können storniert werden.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Lieferung und Verrechnungspositionen manuell erledigen

Positionen stornieren/Stornierung aufheben

Vertriebsauftragspositionen, die weder geliefert noch fakturiert sind und zu denen keine relevanten Folgebelege vorhanden sind, können storniert werden.

Im Gegensatz zu gelöschten Positionen verbleiben stornierte Positionen im System, werden aber im Vertriebsauftrag und bei der Erzeugung von Folgebelegen als nicht vorhanden angesehen.

Sind alle Positionen eines Auftrages storniert, dann gilt der ganze Auftrag als storniert.

Für Vertriebsaufträge, die aus Kunden-Rücksendungen erzeugt wurden, werden nur manuell hinzugefügte Verrechnungspositionen berücksichtigt.

Ist im Fall einer Beschaffungsanbindung für die mit der Vertriebsauftragsposition verknüpfte Beschaffungsauftragsposition ein Lieferauftrag des Typs Externe Lieferung in Bearbeitung, dann kann die Position nicht storniert werden.

Positionen stornieren

Mithilfe der Aktion Positionen stornieren… unter dem Button Liefertermine und Status bearbeiten können Sie einzelne oder alle Positionen stornieren

Stornieren (Positionseditor)

Mithilfe der Aktion Stornieren in der Symbolleiste des Positionseditors können Sie die im Positionseditor geöffnete Position stornieren.

Auswirkungen

Der allgemeine Positionsstatus wird auf Erledigt gesetzt, der Lieferstatus, der Fakturierstatus und der Status für die interne Verrechnung werden entsprechend angepasst, z. B. auf Komplett geliefert. Zusätzlich erhält die Position den Status Storniert. Die Dispositionsmengen werden auf 0 gesetzt.

Der Nettopreis und die Positionswerte (z. B. Bruttobetrag, Nettobetrag, Bareinkaufswert, Einstandswert) werden auf 0 gesetzt. Die gelieferte/fakturierte Menge sowie die dazugehörigen offenen Mengen und Werte werden ebenfalls auf 0 gesetzt.

Das Bruttogewicht, das Nettogewicht sowie das Volumen werden auf 0 gesetzt.

In der Verfügbarkeit wird die Position nicht mehr berücksichtigt.

Ist die Position mit einer Angebotsposition über eine Referenz verbunden, dann wird die Gesamtmenge der Auftragsposition aus der bestellten Menge der Angebotsposition herausgerechnet.

Ist die Position mit einer Kontraktposition über eine Referenz verbunden, dann wird die Gesamtmenge der Auftragsposition aus der abgerufenen Menge der Kontraktposition herausgerechnet.

Ist die Position mit einer Kunden-Rücksendungsposition über eine Referenz verbunden, dann werden nicht mehr benötigte oder nicht wiederverwendbare Positionen nicht per Aktion im Vertriebsauftrag storniert, sondern immer per Kunden-Rücksendungsaktion Gutschriftsaufträge erzeugen oder ändern oder Ersatzlieferungsaufträge erzeugen oder ändern. In diesem Zuge wird auch die Gesamtmenge auf 0 geändert und eventuell vorhandene Preisdaten werden entfernt.

Besitzt die Position Detailpositionen, dann werden auch alle Detailpositionen storniert.

Sind alle Positionen des Auftrages storniert, dann erhält auch die Basis des Auftrages den Storniert-Status.

Der Deckungsbeitrag wird für eine stornierte Position fix auf 0 gesetzt und nicht mehr geprüft.

Der Deckungsbeitrag wird für eine stornierte Basis fix auf 0 gesetzt und nicht mehr geprüft. Für einen stornierten Auftrag findet zudem keine Mindest­auftragswertprüfung statt.

Stornierte Positionen werden als nicht vorhanden angesehen in Bezug auf Berechnungen (Summen, übergreifende Rabatte, Leergut/Pfand, Frachtkosten usw.) und Folgeprozessen (Verfügbarkeit/Reservierungen, Lieferzuteilung, Auftragsbestätigung, Kommission, Lieferung, Rechnung usw.).

Stornierte Positionen erhalten keine Dispositionsmenge im Prozess des automatischen Eintragens von Dispositionsmengen, sodass diese Positionen bei der Erzeugung von Folgebelegen nicht berücksichtigt werden und somit in diesen nicht vorhanden sind.

Zusätzlich werden stornierte Positionen bei den Aktionen Beschaffungsaufträge erzeugen und Produktionsaufträge erzeugen als nicht vorhanden angesehen.

Stornierung der Positionen aufheben

Mithilfe der Aktion Stornierung der Positionen aufheben… unter dem Button Liefertermine und Status bearbeiten können Sie den Storniert-Status für einzelne oder alle Positionen aufheben.

Stornierung aufheben (Positionseditor)

Mithilfe der Aktion Stornierung aufheben in der Symbolleiste des Positionseditors können Sie den Storniert-Status für die im Positionseditor geöffnete Position aufheben.

Auswirkungen

Der Lieferstatus, Fakturierstatus und der Status für die interne Verrechnung werden neu ermittelt.

Der Nettopreis und die Positionswerte (z. B. Bruttobetrag, Nettobetrag, Bareinkaufswert, Einstandswert) werden neu berechnet.

Das Bruttogewicht, das Nettogewicht sowie das Volumen werden aus den Artikel-Stammdaten neu berechnet.

In der Verfügbarkeit wird die Position wieder normal berücksichtigt.

Besitzt die Position Detailpositionen, so wird auch für jede Detailpositionen die Stornierung aufgehoben.

Ist die Position mit einer Angebotsposition über eine Referenz verbunden, so wird die Gesamtmenge der Auftragsposition zu der bestellten Menge der Angebotsposition hinzugerechnet.

Ist die Position mit einer Kontraktposition über eine Referenz verbunden, so wird die Gesamtmenge der Auftragsposition zu der abgerufenen Menge der Kontraktposition hinzugerechnet.

Ist die Position mit einer Kunden-Rücksendungsposition über eine Referenz verbunden, dann wird für eine wiederverwendete Position nicht per Aktion im Vertriebsauftrag die Stornierung aufgehoben, sondern immer per Kunden-Rücksendungsaktion Gutschriftsaufträge erzeugen oder ändern oder Ersatzlieferungsaufträge erzeugen oder ändern. In diesem Zuge wird insbesondere die Gesamtmenge gemäß den aktuellen Daten der Kunden-Rücksendung ermittelt.

Wird bei einer Detailposition die Stornierung aufgehoben und ist die Grundposition storniert, so wird auch die Stornierung der Grundposition aufgehoben.

Ist die Auftragsbasis storniert, so wird auch die Stornierung der Auftragsbasis aufgehoben.

Lieferempfänger-Daten ändern…

Mithilfe der Aktion Lieferempfänger-Daten ändern… unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie für mehrere Positionen gleichzeitig die Daten (Name, Adresse, Ansprechpartner) eines Lieferempfängers ändern.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Lieferempfänger/Lieferpartner-Daten ändern

Lieferkonditionen ändern…

Mithilfe der Aktion Lieferkonditionen ändern… können Sie die Lieferbedingung, die Versandbedingung sowie den Spediteur in den Positionen und der Basis eines bereits gespeicherten Belegs ändern. Falls notwendig, werden dabei auch die Frachtkosten aktualisiert.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Lieferkonditionen ändern

Rechnungskonditionen ändern…

Mithilfe der Aktion Rechnungskonditionen ändern… unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie sich auf einen Blick die gültigen Rechnungskonditionen in einem Dialogfenster anzeigen lassen. Bei Bedarf können Sie die angezeigten Rechnungskonditionen manuell bearbeiten, auch wenn bereits Positionen bestehen. Diese Bearbeitung ist unabhängig vom Status des Beleges und der Belegpositionen. Auch die Rechnungskonditionen für gesperrte Belege können bearbeitet werden.

Mit den geänderten Rechnungskonditionen werden nach dem Bestätigen der Aktion die Preise und Beträge neu ermittelt.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Rechnungskonditionen ändern

Pseudo-Artikelbezeichnung ändern

Für Pseudo-Artikel können Sie eine abweichende Bezeichnung in den Positionen hinterlegen. Dazu stehen Ihnen diese Aktionen zur Verfügung:

• Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste
• Pseudo-Artikelbezeichnung ändern unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors

Für Vertriebsaufträge, die aus Kunden-Rücksendungen erzeugt wurden, wird die Aktion nur für manuell hinzugefügte Verrechnungspositionen angeboten. Für andere Positionen werden die Daten aus der Kunden-Rücksendung übernommen und sind nicht änderbar.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Pseudo-Artikelbezeichnung ändern

Allgemeinen Status ändern

Unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste stehen Ihnen Aktionen zur Verfügung, mit denen Sie manuell den Allgemeinen Status des Vertriebsauftrags und der Positionen ändern können. Den Status einer Position können Sie auch mit den Aktionen ändern, die unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors angeboten werden.

Weitere Informationen zu den Aktionen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen

Weitere Informationen zur Bedeutung und zu den Auswirkungen des Allge­mei­nen Status des Auftrags und der einzelnen Auftragspositionen finden Sie in dieser Dokumentation: Vertriebsaufträge

Freigeben

Mithilfe der Aktion Freigeben unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie die Basis inklusive aller Positionen freigeben.

Positionen freigeben…

Über die Aktion Positionen freigeben… in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button können Sie zum einen die Basis und optional auch alle oder ausgewählte Positionen freigeben.

Sperren

Mithilfe der Aktion Sperren unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie die Basis inklusive aller Positionen sperren.

Positionen sperren…

Mithilfe der Aktion Positionen sperren… in der Standard-Symbolleiste können Sie alle oder ausgewählte Positionen sperren. Der Status der Belegbasis wird hierdurch nicht geändert.

Freigeben (Positionseditor)

Mithilfe der Aktion Freigeben in der Symbolleiste des Positionseditors können Sie die Position freigeben, die im Positionseditor geöffnet ist.

Sperren (Positionseditor)

Mithilfe der Aktion Sperren in der Symbolleiste des Positionseditors können Sie die Position sperren, die im Positionseditor geöffnet ist.

Vorkasse-Aufträge außerhalb der Zahlungstoleranz freigeben…

Mithilfe der Aktion Vorkasse-Aufträge außerhalb der Zahlungstoleranz freigeben… unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie Vorkasse-Aufträge auch dann freigeben, wenn noch keine Zahlung oder nur eine Teil-Zahlung erfolgt ist. Voraussetzung ist, dass der Auftrag gemäß Auftragsart per Vorkasse bezahlt wird, im Status In Bearbeitung ist und über Positionen verfügt. Darüber hinaus kann ein solcher Vertriebsauftrag nur dann freigegeben werden, wenn für die Firma der Vertriebsorganisation in der Anwendung Customizing die Funktion Debitoren-Guthaben aktiviert ist.

Nach der erfolgreichen Ausführung der Aktion wird der Status für die Auftragsbasis und alle Positionen auf Freigegeben geändert.

Dialogfenster Vorkasse-Aufträge außerhalb der Zahlungstoleranz freigeben

Drücken Sie in der Anwendung Cockpit: Vertriebsaufträge auf diese Aktion dann wird ein Dialogfenster geöffnet. Unter dem Karteireiter Parameter stehen ihnen Folgendes zur Verfügung.

• Warnungen automatisch bestätigen
  Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob während der Ausführung der Aktion auftretende Warnungen automatisch bestätigt werden sollen.
  Ist die Funktion aktiviert, dann wird die Aktion auch bei auftretenden Warnungen erfolgreich ausgeführt.
  Ist die Funktion deaktiviert, dann wird die Aktion bei auftretenden Warnungen abgebrochen.
  Hinweis

  Diese Funktion steht Ihnen nur in der Anwendung Cockpit: Vertriebsaufträge zur Verfügung.

Positionen suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)

In diversen Beleg-Anwendungen, wie z. B. in Beschaffungsanfragen, -angeboten, -aufträgen oder Vertriebsaufträgen, Verteilaufträgen usw., können Sie mithilfe der Aktion Positionen suchen und hinzufügen… geeignete Positionen aus anderen Belegen suchen und diese dem Zielbeleg hinzufügen. Der Ursprungsbeleg, in dem die Position gesucht wird, kann den gleichen Belegtyp haben wie der Zielbeleg. Zusätzlich stehen auch andere Belegtypen als Quelle zur Verfügung.

Anders als bei der Funktion Duplizieren im Positionseditor, werden bei der Übernahme einer Position aus einem Ursprungsbeleg nur ausgewählte Daten wie beispielsweise die Artikelidentifikation und Menge aus der Ursprungsbelegposition übernommen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Positionen suchen und hinzufügen

Positionen aus Angebot auswählen und übernehmen… (Positionstabelle)

Mithilfe der Aktion Positionen aus Angebot auswählen und übernehmen… wählen Sie Positionen aus dem zum Auftrag gehörenden Angebot aus und übernehmen diese in den Auftrag. Drücken Sie auf diese Aktion, dann öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Ihnen alle freigegebenen Positionen des Angebots zur Auswahl angeboten werden. Bereits im Auftrag enthaltene Positionen aus dem Angebot sind ebenfalls aufgeführt und bereits für die Übernahme ausgewählt. Für die Übernahme werden die im Auftrag enthaltenen Positionen gelöscht und nur die im Dialogfenster ausgewählten Positionen werden in den Auftrag übernommen.

Auswirkungen

Bereits im Vertriebsauftrag vorhandene Positionen werden gelöscht und nur die im Dialogfenster ausgewählten Positionen werden in den Auftrag übernommen. Bei der Übernahme der Angebotspositionen in den Vertriebsauftrag haben Sie die Wahl zwischen Einzelübernahme und Gesamtübernahme. Bei der Einzelübernahme wird jede Angebotsposition als neue Auftragsposition in den Positionseditor des Vertriebsauftrages übernommen und kann dort manuell nachbearbeitet werden. Bei der Gesamtübernahme werden alle Angebotspositionen in einem Schritt in den Auftrag übernommen. Der Auftrag wird sofort gespeichert und bestimmte Daten, z. B. der Artikel, können danach nicht mehr geändert werden. Wenn ein Fehler bei der Übernahme auftritt, dann wechselt das System automatisch zur Einzelübernahme. Bei der Einzelübernahme von Positionen stehen Ihnen im Positionseditor weitere Buttons zur Bearbeitung der Positionen zu Verfügung. Diese sind in der Dokumentation Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung beschrieben.

Beim Speichern wird der Auftragsstatus der übernommen Angebotspositionen aktualisiert. Zwischen den Angebotspositionen und den zugehörigen Auftragspositionen wird eine Belegkettenbeziehung erzeugt. Zusätzlich wird für jede Auftragsposition über das Feld Angebotsposition eine Beziehung zur zugehörigen Angebotsposition erzeugt.

Artikel suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)

Mit der Aktion Artikel suchen und hinzufügen… in der Symbolleiste der Positionstabelle können Sie nach Vertriebs-Artikeln ggf. mithilfe von Artikelmerkmalen suchen und mehrere Artikel für die Übernahme in den Vertriebsauftrag auswählen. Für die ausgewählten Artikel werden bei der Übernahme in den Vertriebsauftrag jeweils neue Grundpositionen mit der Menge null (0) erzeugt und automatisch in die Positionstabelle übernommen sowie gespeichert, wenn keine Meldungen das Speichern verhindern. Im Fall auftretender Meldungen erfolgt die Übernahme mithilfe des Positionseditors.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Artikel suchen und hinzufügen

Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)

Mit der Aktion Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen… in der Symbolleiste der Positionstabelle können Sie nach Varianten-Artikeln zu einem Referenz-Artikel suchen und für mehrere Varianten-Artikel Gesamtmengen für die Übernahme in den Beleg erfassen. Für die ausgewählten Artikel werden bei der Übernahme jeweils neue Grundpositionen mit der angegebenen Menge erzeugt und automatisch in die Positionstabelle übernommen sowie gespeichert, wenn keine Meldungen das Speichern verhindern. Im Fall auftretender Meldungen erfolgt die Übernahme mithilfe des Positionseditors.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen.

Alternative Variante… (Positionseditor)

Mit der Aktion Alternative Variante… unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors können Sie für einen angegebenen Referenz-Artikel einen Varianten-Artikel auswählen. Ist bereits ein Varianten-Artikel angegeben, dann können Sie eine alternative Variante auswählen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel auswählen

Im Rahmen von Kunden-Rücksendungen steht diese Aktion für Gutschrifts- und Ersatzlieferungspositionen nicht zur Verfügung, sondern nur für manuell hinzugefügte Verrechnungspositionen.

Verfügbarkeit prüfen… (Positionseditor)

Mit der Aktion Verfügbarkeit prüfen… unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors können Sie manuell die Verfügbarkeitsprüfung für die aktuelle Belegposition auslösen. Geprüft wird, ob die gemäß Position zu liefernden Artikel zum gewünschten Versandtermin verfügbar sind, also geliefert werden können.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Verfügbarkeitsprüfung

Im Rahmen von Kunden-Rücksendungen steht diese Aktion für Gutschriftspositionen und manuell hinzugefügte Verrechnungspositionen nicht zur Verfügung.

Preisherkunft… (Positionseditor)

Mit der Aktion Preisherkunft… unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors können Sie sich die Herkunft bzw. das Zustandekommen der gefundenen und automatisch ermittelten Preise sowie einige dazugehörige Werte anzeigen lassen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Preisherkunft

Artikel konfigurieren… (Positionseditor)

Mithilfe der Aktion Artikel konfigurieren… unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors können Sie geeignete Artikel konfigurieren. Möglich ist zum einen eine Produktkonfiguration (höhere Priorität) oder die Verwendung von Artikelmerkmalen (niedrigere Priorität). In beiden Fällen öffnet sich über diese Aktion ein entsprechendes Dialogfenster.

Im Rahmen von Kunden-Rücksendungen steht diese Aktion zwar zur Verfügung, aber die Daten werden nur angezeigt und sind somit nicht änderbar.

Weitere Informationen zu Artikelmerkmalen finden Sie in dieser Dokumentation: Einführung: Artikelmerkmale

Weitere Informationen zur Produktkonfiguration finden Sie in dieser Dokumentation: Einführung: Produktkonfiguration

Kontierungsdaten aktualisieren (Positionseditor)

Mit der Aktion Kontierungsdaten aktualisieren unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors werden die Kontierungsdaten unter Berücksichtigung des Berechnungszeitpunkts (Basis) und des Liefertermins (Position) aus den Stammdaten ermittelt und in die jeweiligen Felder eingefügt.

Folgende Daten werden aktualisiert:

• Kontoherkunft
• Erlöskonto
• Kostenstelle
• Kostenträger

Die Aktion steht nur dann zur Verfügung, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der aktuelle Benutzer ist ein Mitarbeiter des eigenen Unternehmens.
• Der Beleg kann bearbeitet werden.
• Für die Position ist kein Löschkennzeichen gesetzt.
• Die Position ist nicht storniert.
• Der Kostenträger kann manuell geändert werden.

Kontraktabruf (bei Übernahme aus Positionseditor)

Vertriebskontrakte sind vertragliche Rahmenvereinbarungen über Warenliefe­rungen oder Dienstleistungen zwischen einem Kunden und dem eigenen Unter­nehmen in der Rolle des Lieferanten. Kontrakte werden über Kontraktabrufe in Vertriebsaufträgen benutzt. Einer Vertriebsauftragsposition kann entweder automatisch oder manuell eine freigegebene Kontraktposition zugeordnet werden.

Eine Kontraktposition rufen Sie manuell ab, indem Sie in dem Feld Kontraktposition die Identifikation des dazugehörenden Kontraktes und die Positionsnummer der Position eintragen.

Wenn in der Vertriebsauftragsposition die Option Automatische Kontraktauswahl aktiviert ist, dann wird der Kontraktabruf automatisch durchgeführt. Das System ermittelt alle passenden Kontraktpositionen. Passt nur eine Kontraktposition, so wird diese automatisch in das Feld Kontraktposition übernommen. Wurden mehrere passende Kontraktpositionen gefunden, dann öffnet sich das Dialogfenster Kontraktauswahl, indem Sie eine Position auswählen können.

Auswirkungen

Der Abrufstatus der Kontraktposition wird aktualisiert. Sowohl zwischen der Vertriebsauftragsposition und der Kontraktposition als auch zwischen der Auftragsbasis und der Kontraktbasis wird eine Belegreferenz erzeugt. Falls in der Kontraktposition ein Bruttopreis hinterlegt ist, dann wird dieser als Bruttopreis der Auftragsposition übernommen. Die Preisherkunft wird dabei automatisch auf Kontrakt umgestellt.

Die Gesamtmenge und der Bruttobetrag aller Abrufe werden in der Kontraktposition als abgerufene Menge bzw. abgerufene Wert kumuliert. Dafür wird in der Kontraktposition die abgerufene Menge der Kontraktposition um die bestellte Gesamtmenge des Artikels und der abgerufene Wert um den Bruttobetrag der Auftragsposition erhöht.

Gleichzeitig wird in der Kontraktposition die offenen Menge und der offene Wert entsprechend aktualisiert.

Neu berechnen

Über die Aktion Neu berechnen unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie bei Bedarf die Beträge eines Beleges neu berechnen lassen. Die Neuberechnung findet normalerweise automatisch beim Speichern statt, sofern die Funktionen für Auftragswertrabatte oder positionsübergreifende Rabatte aktiviert sind.

Sofern Sie alle Beschaffungsangebote, Beschaffungsaufträge, Vertriebsangebote, Vertriebsaufträge und Verteilaufträge neu berechnen lassen möchten, dann steht Ihnen dafür die Hintergrund-Anwendung Angebote und Aufträge neu berechnen zur Verfügung.

Bestandsmengen reservieren…

Über die Aktion Bestandsmengen reservieren… unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie für Positionen die zu reservierende Menge festlegen. Insbesondere gilt dies für Positionen, die manuell zu reservieren sind.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Bestandsmengen reservieren

Automatisch ausgeführte Aktionen gemäß Auftragsart

Aktionen werden auch vom System automatisch ausgeführt, sofern sie gemäß Auftragsart anzuwenden sind. Diese Aktionen sind in folgenden Kapiteln beschrieben.

Beachten Sie bei Bedarf die zugehörigen Informationen in dieser Dokumentation: Vertriebs-Auftragsarten

Deckungsbeitragsprüfung

Die Deckungsbeitragsprüfung kontrolliert, dass der vom Unternehmen gewünschte Mindestdeckungsbeitrag nicht unterschritten wird. Das System gibt eine entsprechende Warnung heraus, die bestätigt werden muss. Der Benutzer kann den Preis für die Belegposition oder den Waren­einsatz verändern, um einen günstigeren Deckungsbeitrag zu erreichen. Die Deckungsbeitragsprüfung kann sowohl pro Position als auch für den gesamten Beleg erfolgen. Die Höhe des zu prüfenden Deckungsbeitrages wird aus der verwendeten Vertriebs-Auftragsart herangezogen und vorgeschlagen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Deckungsbeitragsprüfung

Kreditlimitprüfung

Sofern die Funktion Kreditlimitprüfung in der verwendeten Vertriebs-Auftragsart aktiviert ist, wird beim Erfassen oder Erzeugen jeder Auftragsposition überprüft, ob der Rechnungsempfänger des Vertriebsauftrags noch über einen ausreichenden Kredit verfügt. Dabei wird das Kreditlimit des Rechnungsempfängers als Vergleichswert herangezogen und mit den Beträgen aller offenen, noch nicht bezahlten bzw. noch nicht an die Finanzbuchhaltung übertragenen Auftrags-, Lieferungs- und Rechnungspositionen sowie dem Betrag der aktuellen Auftragsposition verglichen. Ist die Summe aller offenen Positionen größer als das Kreditlimit, dann lässt sich der Auftrag nur nach Bestätigung einer Warnung speichern.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Kreditlimitprüfung

Erzeugung von Folgebelegen und Ausgabe von Belegdokumenten

Ein Vertriebsauftrag kann in der Anwendung Vertriebsaufträge weiterbearbeitet werden, indem ein Folgebeleg erzeugt wird. In der Regel wird dafür auch ein eigener Datenbestand über entsprechende Business Entitys aufgebaut. Gleichzeitig wird mit vielen dieser Aktionen auch ein Belegdokument ausgegeben.

Viele der Aktionen können in den zugehörigen Cockpit-Anwendungen in einem Schritt für mehrere Vertriebsaufträge ausgeführt werden. Dadurch können z. B. Sammelrechnungen erzeugt werden.

Für die jeweiligen Aktionen öffnet sich bei Bedarf ein Dialogfenster, in dem Sie Parameter für die Ausführung der Aktion festlegen können. Diese Parameter sind zusammen mit den Vorgehensweisen beschrieben. Siehe diese Dokumentation: Vorgehensweisen: Vertriebsaufträge

Auftragsbestätigung erzeugen und ausgeben…

Für einen Vertriebsauftrag kann über die Aktion Auftragsbestätigung erzeugen und ausgeben… der Beleg Auftragsbestätigung erzeugt und das entsprechende Belegdokument ausgegeben werden. Die Ausgabe erfolgt sortiert nach Positionsgruppe und Positionsnummer.

Im Dialogfenster können Sie wählen, ob eine Auftragsbestätigung oder eine Änderungsbestätigung erzeugt werden soll. Eine Auftragsbestätigung ist dazu gedacht, sie an den Kunden zu senden, um die beauftragten Artikel mit Mengen, Preisen und Bedingungen zu bestätigen. Sie gibt immer den aktuellen Stand eines Vertriebsauftrags wieder. Sie können beliebig viele Auftragsbestätigungen erzeugen.

Eine Änderungsbestätigung dagegen verfolgt die Änderungen zu bereits erzeugten Auftragsbestätigungen und stellt diese dar. Nutzen Sie die Änderungsbestätigung, wenn Sie nach dem Versenden einer Auftragsbestätigung die Bedingungen des Auftrags geändert haben und somit die bereits erzeugte und an den Kunden versendete Auftragsbestätigung nicht mehr stimmt.

Auswirkungen

Pro Vertriebsauftrag erzeugt das System ein oder mehrere Belegdokumente Auftragsbestäti­gung bzw. Änderungsbestätigung auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format gemäß hinterlegter bzw. gewählter Belegdokument-Vorlage.

Gleichzeitig wird auch als eigener Datenbestand der Beleg Auftrags­bestätigung erzeugt, der die Daten der Auftragsbestätigung bzw. Ände­rungs­bestätigung enthält. Die neu erzeugte Bestätigung ist über eine Belegreferenz mit dem Vertriebsauftrag verbunden und erscheint in der Belegkette zum Ver­triebsauftrag.

Für Vorkasse-Aufträge wird gemäß Festlegung in der Anwendung Customizing für die Über- und Unterschreitung eines zu zahlenden Vorkasse-Betrages (ggf. inkl. Steuern) ein Mindestbetrag berechnet und in das Business Entity Auftragsbestätigung ein entsprechender Betrag gespeichert, aber nicht im Beleg angezeigt oder ausgegeben. Die Festlegung in der Anwendung Customizing bezieht sich auf die Firma der Vertriebsorganisation, für die der Vertriebsauftrag erfasst wurde. Die Berechnung erfolgt in der Beleg- und Leitwährung. Dabei ist eine Umrechnung zu beachten: Sind die Unter- und Überschreitung in absoluten Beträgen in der Leitwährung festgelegt, dann wird zunächst der bestmöglich passende Hauswährungsbetrag in die Belegwährung umgerechnet und gerundet. Danach wird die Grenze in der Belegwährung ermittelt und daraus die gerundete Grenze in den Hauswährungen. Eine prozentuale Unter- und Überschreitung wird ebenfalls zunächst auf den Endbetrag in der Belegwährung angewendet. Verwendet wird dieser berechnete Betrag für die mögliche Freigabe eines Vorkasse-Auftrages, wenn dieser außerhalb der Zahlungstoleranz liegt. Siehe bei Bedarf dieses Kapitel: Vorkasse-Aufträge außerhalb der Zahlungstoleranz freigeben….

Der Parameter Auftragsbestätigung bzw. Änderungsbestätigung hat folgende Auswirkungen:

• Eine Auftragsbestätigung ist dazu gedacht, dem Kunden die beauftragten Mengen, Preise und Bedingungen zu bestätigen. Sie gibt immer den aktuellen Stand eines Vertriebsauftrages wieder. Sie können beliebig viele Auftragsbestätigungen erzeugen.
• Eine Änderungsbestätigung verfolgt die Änderungen zu bereits erzeugten Auftragsbestätigungen und stellt sie dar. Nutzen Sie die Änderungsbestätigung, wenn Sie nach dem Versenden einer Auftragsbestätigung die Bedingungen des Auftrages geändert haben und somit die bereits erzeugte und an den Kunden versendete Auftragsbestätigung nicht mehr stimmt.

Beispiel:
Mit der letzten Auftragsbestätigung haben Sie 3 Stück der insgesamt beauftragten 5 Stück der Auftragsposition 10 bestätigt. Jetzt können Sie auch die noch fehlenden 2 Stück liefern. Tragen Sie als Disposi­tions­menge der Auftragsposition 10 2 ein, so wird auf der Änderungs­bestä­tigung die Summe 5 Stück bestätigt. Die zur Bestätigung offene Menge im Vertriebsauftrag beträgt nun null.

Wird der Parameter Änderungsbestätigung bei einem Vertriebsauftrag gewählt, für den noch keine Auftragsbestätigung vorhanden ist, dann wird eine Auftragsbestätigung erzeugt.

Die zu bestätigende Menge einer Auftragsposition wird anhand der in der Ansicht Auftragsbestätigung der Positionstabelle der Anwendung Vertriebsaufträge angegebenen Mengen wie folgt ermittelt:

• Wurde keiner Auftragsposition eine Dispositionsmenge ungleich null zugeordnet, dann wird für jede Position die Gesamtmenge bestätigt.
• Wurde mindestens einer Auftragsposition eine Dispositionsmenge ungleich null zugeordnet, dann werden bei einer Auftragsbestätigung nur die Positionen mit einer Dispositionsmenge ungleich null bestätigt. Als Menge wird jeweils die Dispositionsmenge übernommen. Bei einer Änderungsbestätigung werden in diesem Fall alle Positionen bestätigt. Die Dispositionsmengen erhöhen (positive Dis­po­sitionsmenge) oder verringern (negative Dispositionsmenge) die bisher bestätigten Mengen.
  Sollen in diesem Fall auch Positionen mit Gesamtmenge null bestätigt werden, dann muss für die entsprechenden Positionen in der Positionstabelle die Funktion Bestätigen aktiviert werden. Ansonsten werden Positionen mit der Gesamtmenge null nicht berücksichtigt.
• Gemäß der in der Anwendung Customizing, Funktion Vertrieb pro Vertriebsorganisation festgelegten Einstellung im Feld Bestätigungsmenge bei manueller Liefererledigung wird mit dem Eintrag Reduzierte Menge übernehmen für eine manuell erledigte Position die um die stornierte Menge reduzierte Gesamtmenge relevant. Weitere Information dazu finden Sie in dieser Dokumentation: Customizing: Vertrieb

Die Beträge der Positionen werden entsprechend ermittelt und übernommen. Die Preise und Preiskomponenten werden in der Bestätigung als Netto­preise dargestellt.

Für den Vertriebsauftrag hat die Aktion Auftragsbestätigung erzeugen und ausgeben fol­gende Auswirkungen:

• Die in der Ansicht Auftragsbestätigung der Positionstabelle in der Anwendung Vertriebsaufträge angezeigte offene Menge für diese Auftragsposition wird vom System je nach der in der Bestä­tigung genannten Menge entsprechend aktualisiert.
• Bei Verwendung der Dispositionsmenge wird diese wieder auf null gesetzt.

Pro-forma-Rechnung erzeugen und ausgeben…

Für einen Vertriebsauftrag kann mithilfe der Aktion Pro-forma-Rechnung erzeugen und ausgeben… der Beleg Pro-forma-Rechnung erzeugt und das entsprechende Belegdokument ausgegeben werden.

Auswirkungen

Pro Vertriebsauftrag erzeugt das System ein Belegdokument Pro-forma-Rechnung auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format gemäß hinterlegter bzw. gewählter Beleg­dokument-Vorlage.

Gleichzeitig wird auch als eigener Datenbestand ein Business Entity Pro-for­ma-Rechnung erzeugt, das die Daten der Pro-forma-Rechnung enthält. Die neu erzeugte Pro-forma-Rechnung ist über eine Belegreferenz mit dem Ver­triebsauftrag verbunden und erscheint in der Belegkette zum Vertriebsauftrag.

Die Pro-forma-Rechnungsart der neuen Pro-forma-Rechnung ergibt sich aus der Vertriebs-Auftragsart.

Die zu fakturierende Menge einer Auftragsposition wird anhand der in der Ansicht Pro-forma-Rechnung der Positionstabelle der Anwendung Vertriebsaufträge angezeigten Mengen wie folgt ermittelt:

• Wurde keiner Auftragsposition eine Dispositionsmenge ungleich null zugeordnet, dann wird für jede Position die Gesamtmenge fakturiert.
• Wurde mindestens einer Auftragsposition eine Dispositionsmenge ungleich null zugeordnet, dann werden nur die Positionen mit einer Dispositionsmenge ungleich null fakturiert. Als Menge wird jeweils die Dispositionsmenge übernommen.
• Sollen auch Positionen mit der Gesamtmenge null fakturiert werden, dann muss für die entsprechenden Positionen in der Ansicht Pro-forma-Rechnung der Positionstabelle die Funktion Fakturieren aktiviert werden. Ansonsten werden Positionen mit der Gesamtmenge null nicht berücksichtigt.

Die Beträge der Positionen werden entsprechend ermittelt und übernommen. Die Preise und Preiskomponenten werden in der Pro-forma-Rechnung als Netto­preise dargestellt.

Wurde in der Ansicht Pro-forma-Rechnung der Positionstabelle eine Dispositionsmenge erfasst, dann wird diese bei der Erzeugung der Pro-forma-Rechnung wieder auf null gesetzt.

Lieferzuteilung erzeugen…

Für einen Vertriebsauftrag mit freigegebenen Auftragspositionen kann in der Anwendung Vertriebsaufträge über die Aktion Lieferzuteilung erzeugen… bei Bedarf die Ermittlung der Lieferzuteilungen ausgelöst werden. Bei der Lieferzuteilung wird der disponible Bestand eines Artikels den Auftragspositionen zur Kommissionierung, Lieferung oder Fakturierung mit Materialbuchung zugeteilt, damit er anschließend kommissioniert, geliefert oder fakturiert und die Auftragsposition erfüllt werden kann. Nur mit einer Lieferzuteilung kann überprüft werden, dass ein Artikel tatsächlich vorhanden und lieferbar ist. Mit disponibel ist der aktuell im Lager vorhandene und frei verfügbare Bestand eines Artikels gemeint, der nicht anderweitig reserviert oder zugeteilt ist.

Die Lieferzuteilung wird notwendig, wenn in der verwendeten Vertriebs-Auftragsart unter dem Karteireiter Lie­ferdaten im Feld Lieferzuteilung einer der folgenden Einträge gewählt ist:

• Lieferauftrag/Kommission
• Lieferung
• Rechnung mit Materialbuchung

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Vertriebs-Auftragsarten.

Die Aktion bereitet die Dispositionsmengen im Vertriebsauftrag für die Folgebear­beitung und damit Folgebelege vor, für die in der Auftragsart die Lieferzuteilung festgelegt wurde.

Alternativ können Sie auch manuell Dispositionsmengen erfassen oder in den Anwendungen Lieferzuteilungen berechnen und Lieferzuteilungen manuell Lieferzu­teilungen erzeugen. In diesen Anwendungen können Sie Lieferzuteilungen für einen oder mehrere aktuelle Vertriebsaufträge berechnen lassen und ggf. noch nachbearbeiten.

Auswirkungen

Als Ergebnis der Aktion ermittelt das System ggf. die Lieferzuteilungen für die Artikel der Auftragspositionen. Die tatsächlichen Liefermengen werden zur unmittelbaren Lieferung ermittelt und für die Auftragspositionen reserviert. Dabei wird die Lieferrestriktion gemäß Auftragsbasis berücksichtigt und geprüft. Die Lieferzu­teilung sperrt dann ggf. den Auftrag für die Weiterbearbeitung und trägt keine Disposi­tionsmengen ein. Das System führt noch weitere Prüfungen durch, die in dieser Dokumentation erläutert werden: Lieferzuteilung

Konnte das System die Lieferzuteilung erfolgreich ermitteln, trägt es die ermit­telten Liefermengen als Dispositionsmengen in den entsprechenden Ansichten der Auftragspositionstabelle ein. Anschließend können Sie im Auftrag die ent­sprechenden Folgebelege erzeugen, also den Lieferauftrag, die Kommission, die Lieferung oder Rech­nung mit Materialbuchung.

Lieferaufträge mit Auftragsbezug erzeugen…

Für einen Vertriebsauftrag können über die Aktion Lieferaufträge mit Auftragsbezug erzeugen… ein oder mehrere neue Belege des Typs Lieferauftrag erzeugt werden.

Zu einem Zeitpunkt kann pro Auftragsposition immer nur ein Lieferauftrag in Bearbeitung sein, auch bei Teillieferungen. Der Lieferauftrag für eine Auftragsposition muss erst erledigt und komplett geliefert sein, sodass die Auftragsposition den Status Kein Lieferauftrag in Bearbeitung erhält, bevor für diese Auftragsposition ein weiterer Lieferauftrag erzeugt werden kann.

Auswirkungen

Zuerst fasst das System automatisch Auftragspositionen zu einem Lieferauftrag zusammen, bei denen bestimmte Liefermerkmale identisch sind. Als Liefermerkmale gelten u. a. die Folgenden:

• Lieferauftragsart (aus Vertriebs-Auftragsart)
• Auftraggeber (aus Auftragsbasis)
• Adresse des Auftraggebers (aus Auftragsbasis)
• Lieferkonditionen

Ist im Dialogfenster für die Ausführung dieser Aktion unter dem Karteireiter Parameter die Funktion Nach Versanddatum gruppieren aktiviert, dann gilt auch das Versanddatum diesbezüglich als Liefermerkmal.

Folgende Auswirkung ist nur beim Auslösen der Aktion in den Cockpit-Anwendungen relevant: Ist für das Erzeugen des Lieferauftrages der Eintrag pro Auftrag eingestellt, dann werden nur Positionen eines Auftrages demselben Lieferauftrag zugeordnet. Ist der Eintrag von Sammellieferungen eingestellt, dann werden auftragsübergreifend alle Positionen mit den gleichen Liefermerkmalen zu einem Lieferauftrag zusammengefasst.

Für jeden Lieferauftrag wird ein eigener Datenbestand geführt und der Beleg Lieferauftrag erzeugt. Die erzeugten Lieferaufträge sind über Belegreferenzen mit dem Vertriebsauftrag verbunden und erscheinen in der Belegkette zum Vertriebsauftrag.

Die Lieferauftragsart der neuen Lieferaufträge ergibt sich aus der Vertriebs-Auftragsart.

Die zu liefernde Menge einer Auftragsposition wird anhand der in der Ansicht Lieferauftrag der Positionstabelle der Anwendung Vertriebsaufträge angezeigten Mengen wie folgt ermittelt:

• Wurde keiner Auftragsposition eine Dispositionsmenge ungleich null zugeordnet und ist die Lieferzuteilung für den Prozess Lieferauftrag/Kommission nicht aktiv, dann wird für jede Position die offene Menge geliefert.
• Wurde mindestens einer Auftragsposition eine Dispositionsmenge ungleich null zugeordnet oder ist die Lieferzuteilung für den Prozess Lieferauftrag/Kommission aktiv, dann werden nur die Positionen mit einer Dispositionsmenge ungleich null geliefert. Als Menge wird jeweils die Dispositionsmenge übernommen.

Für Detailpositionen, die Set-Komponenten einer Handelsstückliste auflisten, lassen sich keine Dispositionsmengen erfassen. In diesem Fall ist ausschließlich der Set-Artikel für die Liefermenge entscheidend.

Für den Vertriebsauftrag hat die Aktion Lieferauftrag mit Auftragsbezug erzeugen folgende Auswirkungen:

• Die in den Ansichten Lieferauftrag und Lieferung für eine Auftrags­position angezeigte offene Menge bleibt unverändert. Erst beim Erzeugen eines Lieferscheines wird die zur Lieferung offene Menge reduziert.
• Bei Verwendung der Dispositionsmenge wird diese wieder auf null gesetzt.
• Der Lieferauftragsstatus der Auftragspositionen und die Status aller mit der Auftragsposition über eine Belegreferenz verbundenen Belege und Beleg­po­sitionen werden entsprechend vom System aktualisiert.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Lieferauftragserzeugung

Kommissionen erzeugen und Kommissionsscheine ausgeben…

Für einen Vertriebsauftrag können über die Aktion Kommissionen erzeugen und Kommissionsscheine ausgeben… ggf. eine oder mehrere neue Belege des Typs Kommission erzeugt und die entsprechenden Belegdokumente (Kommissionsschein) ausgegeben werden.

Diese Aktion ist für den Vertriebsprozess mit Kommissionierung gedacht. Alternativ können Sie direkt liefern oder eine Rechnung mit Materialbuchung erzeugen.

Eine Kommission ist ein Beleg, der zu einem Lieferauftrag gehört. Zu einem Zeitpunkt kann pro Auftragsposition immer nur ein Lieferauftrag vorhanden sein, auch bei Teillieferungen. Der Lieferauftrag für eine Auftragsposition muss erst erledigt und komplett geliefert sein, sodass die Auftragsposition den Status Kein Lieferauftrag in Bearbeitung erhält, bevor für diese Auftragsposition ein weiterer Lieferauftrag erzeugt werden kann.

Unter den folgenden Bedingungen muss kommissioniert werden:

• Der Artikel wird in mehreren Artikeleinheiten geführt.
• Der Artikel wird in Ausprägungen geführt, die Ausprägung ist nicht in der Auftragsposition vorgegeben, und in der Lieferauftragsart ist nicht die Funktion für die auto­ma­tische Ausprägungszuweisung aktiviert.
• Der Abgangslagerort ist kein einfaches Lager, sondern strukturiert, wie beispielsweise ein in Lagerplätzen geführter Lagerort.

Auswirkungen

Zuerst fasst das System automatisch Auftragspositionen zu einem Lieferauftrag zusammen, bei denen bestimmte Liefermerkmale identisch sind. Als Liefermerkmale gelten u. a. die Folgenden:

• Lieferauftragsart (aus Vertriebs-Auftragsart)
• Auftraggeber (aus Auftragsbasis)
• Adresse des Auftraggebers (aus Auftragsbasis)
• Lieferkonditionen

Ist im Dialogfenster für die Ausführung dieser Aktion unter dem Karteireiter Parameter die Funktion Nach Versanddatum gruppieren aktiviert, dann gilt auch das Versanddatum diesbezüglich als Liefermerkmal.

Für jeden Lieferauftrag wird ein eigener Datenbestand geführt und der Beleg Lieferauftrag erzeugt. Die erzeugten Lieferaufträge sind über Belegreferenzen mit dem Vertriebsauftrag verbunden und erscheinen in der Belegkette zum Vertriebsauftrag.

Die Lieferauftragsart der neuen Lieferaufträge ergibt sich aus der Vertriebs-Auftragsart.

Danach erzeugt das System die Kommissionen gemäß den von Ihnen getroffenen Einstellungen mit folgenden Auswirkungen:

• Erzeugen pro Auftrag:
  Die Auswahl des Parameters Erzeugen mit der Einstellung pro Auftrag bewirkt, dass für jeden Vertriebsauftrag eine eigene Kommission erzeugt wird.
• Erzeugen pro Lieferauftrag:
  Die Auswahl des Parameters Erzeugen mit der Einstellung pro Lieferauftrag bewirkt, dass für jeden Lieferauftrag eine eigene Kommission erzeugt wird.
• Erzeugen von einer Sammelkommission
  Die Auswahl des Parameters Erzeugen mit der Einstellung von einer Sammelkommission bewirkt, dass für alle Lieferaufträge eine gemeinsame Kommission erzeugt wird. Diese Einstellung steht nur in den Cockpit-Anwendungen zur Verfügung.
• Erzeugen von Sammelkommissionen pro Lieferauftrag:
  Die Auswahl des Parameters Erzeugen mit der Einstellung von Sammelkommissionen pro Lieferauftrag bewirkt, dass für jeden Lieferauftrag eine eigene Kommission erzeugt wird. Diese Einstellung steht nur in den Cockpit-Anwendungen zur Verfügung.

Für jede Kommission wird ein eigener Datenbestand und ein Beleg des Typs Kommission erzeugt. Für jede Kommission wird das Belegdokument Kommissionsschein ausgegeben.

Die Kommissionsart der neuen Kommissionen ergibt sich aus der Vertriebs-Auftragsart.

Die zu liefernde Menge einer Auftragsposition wird anhand der in der Ansicht Lieferauftrag der Positionstabelle der Anwendung Vertriebsaufträge angezeigten Mengen wie folgt ermittelt:

• Wurde keiner Auftragsposition eine Dispositionsmenge ungleich null zugeordnet und ist die Lieferzuteilung für den Prozess Lieferauftrag/Kommission nicht aktiv, dann wird für jede Position die offene Menge kommissioniert.
• Wurde mindestens einer Auftragsposition eine Dispositionsmenge ungleich null zugeordnet oder und ist die Lieferzuteilung für den Prozess Lieferauftrag/Kommission aktiv, dann werden nur die Positionen mit einer Dispositionsmenge ungleich null geliefert. Als Menge wird jeweils die Dispositionsmenge übernommen.

Für Detailpositionen, die Set-Komponenten einer Handelsstückliste auflisten, lassen sich keine Dispositionsmengen erfassen. In diesem Fall ist ausschließlich der Set-Artikel für die Liefermenge entscheidend.

Für den Vertriebsauftrag hat die Aktion Kommissionen erzeugen und Kommissionsscheine ausgeben… folgende Auswirkungen:

• Die in den Ansichten Lieferauftrag und Lieferung für eine Auftrags­position angezeigte offene Menge bleibt unverändert. Erst beim Erzeugen eines Lieferscheines wird die zur Lieferung offene Menge reduziert.
• Bei Verwendung der Dispositionsmenge wird diese wieder auf null gesetzt.
• Der Lieferauftragsstatus der Auftragspositionen und die Status aller mit der Auftragsposition über eine Belegreferenz verbundenen Belege und Beleg­po­sitionen werden entsprechend vom System aktualisiert.

Weitere Informationen finden Sie in diesen Dokumentationen:

• Lieferauftragserzeugung
• Kommissionserzeugung

Lieferaufträge mit Auftragsbezug erzeugen und Lieferscheine ausgeben…

Mithilfe der Aktion Lieferaufträge mit Auftragsbezug erzeugen und Lieferscheine ausgeben… kann für einen Vertriebsauftrag ggf. ein oder können mehrere Belege des Typs Lieferauftrag erzeugt und gleichzeitig die entsprechenden Belegdokumente des Typs Lieferschein ausgegeben werden. Diese Aktion ist für eine Vertriebsabwicklung mit direkter Lieferung ohne vorherige Kommission gedacht. Alternativ können Sie auch vor der Lieferung zuerst kommissionieren oder nur eine Rechnung mit Materialbuchung erzeugen. Haben Sie zuerst kommissioniert, dann erzeugen Sie die Lieferscheine in der Anwendung Kommissionen.

Zu einem Zeitpunkt kann pro Vertriebsauftragsposition immer nur ein Lieferauftrag in Bearbeitung sein, auch bei Teillieferungen. Der Lieferauftrag für eine Vertriebsauftragsposition muss erst erledigt und komplett geliefert sein, sodass die Vertriebsauftragsposition den Status Keine Lieferauftrag in Bearbeitung erhält, bevor für diese Vertriebsauftragsposition ein weiterer Lieferauftrag erzeugt werden kann.

Auswirkungen

Zuerst fasst das System automatisch Auftragspositionen zu einem Lieferauftrag zusammen, bei denen bestimmte Liefermerkmale identisch sind. Als Liefermerkmale gelten u. a. die Folgenden:

• Lieferauftragsart (aus Vertriebs-Auftragsart)
• Auftraggeber (aus Auftragsbasis)
• Adresse des Auftraggebers (aus Auftragsbasis)
• Lieferkonditionen

Ist im Dialogfenster für die Ausführung dieser Aktion unter dem Karteireiter Parameter die Funktion Nach Versanddatum gruppieren aktiviert, dann gilt auch das Versanddatum diesbezüglich als Liefermerkmal.

Folgende Auswirkung ist nur beim Auslösen der Aktion in den Cockpit-Anwendungen relevant: Ist für das Erzeugen des Lieferauftrages der Eintrag pro Auftrag eingestellt, dann werden nur Positionen eines Auftrages demselben Lieferauftrag zugeordnet. Ist der Eintrag von Sammellieferungen eingestellt, dann werden auftragsübergreifend alle Positionen mit den gleichen Liefermerkmalen zu einem Lieferauftrag zusammengefasst.

Für jeden Lieferauftrag wird ein eigener Datenbestand geführt und der Beleg Lieferauftrag erzeugt. Die erzeugten Lieferaufträge sind über Belegreferenzen mit dem Vertriebsauftrag verbunden und erscheinen in der Belegkette zum Vertriebsauftrag.

Die Lieferaufträge gelten als Geliefert und für jeden Lieferauftrag wird ein Lieferschein ausgegeben. Die Lieferauftragsart der neuen Lieferaufträge ergibt sich aus der Vertriebs-Auftragsart. Über die Lieferauftragsart wird auch bestimmt, ob der Lieferschein mit oder ohne Preise erzeugt und ausgegeben wird.

Ergänzend zum Erzeugen des Belegs und des Belegdokuments werden Materialbuchungen für die so gelieferten Artikel erzeugt. Der verwendete Buchungs­schlüssel, der in der Lieferauftragsart hinterlegt wird, entscheidet über die weitere Bearbeitung der Materialbuchungen. Bei entsprechendem Buchungsschlüssel werden ggf. die Mengen und Werte in der Bestandsführung reduziert.

Die zu liefernde Menge einer Auftragsposition wird anhand der in der Ansicht Lieferung der Positionstabelle der Anwendung Vertriebsaufträge angezeigten Mengen wie folgt ermittelt:

• Wurde keiner Auftragsposition eine Dispositionsmenge ungleich null zugeordnet und ist die Lieferzuteilung für den Prozess Lieferung nicht aktiv, dann wird für jede Position die offene Menge geliefert.
• Wurde mindestens einer Auftragsposition eine Dispositionsmenge ungleich null zugeordnet oder ist die Lieferzuteilung für den Prozess Lieferung aktiv, dann werden nur die Positionen mit einer Dispositionsmenge ungleich null geliefert. Als Menge wird jeweils die Dispositionsmenge übernommen.

Für Detailpositionen, die Set-Komponenten einer Handelsstückliste auflisten, lassen sich keine Dispositionsmengen erfassen. In diesem Fall ist ausschließlich der Set-Artikel für die Liefermenge entscheidend.

Für den Vertriebsauftrag hat die Aktion Lieferaufträge mit Auftragsbezug erzeugen und Lieferscheine ausgeben folgende Auswirkungen:

• Die zur Lieferung offene Menge für diese Auftragsposition wird entspre­chend reduziert und in der Positionstabelle in den entsprechenden Ansich­ten angezeigt.
• Bei Verwendung der Dispositionsmenge wird diese wieder auf null gesetzt.
• Der Lieferstatus der Auftragspositionen und die Status aller mit der Auf­trags­position über eine Belegreferenz verbundenen Belege und Belegposi­tionen werden entsprechend vom System aktualisiert.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Lieferauftragserzeugung

Rechnung erzeugen und ausgeben…

Für einen Vertriebsauftrag kann mithilfe der Aktion Rechnung erzeugen und ausgeben… der Beleg Ausgangsrechnung erzeugt und das entsprechende Belegdokument ausgegeben werden.

Bei der Ausführung dieser Aktion wird keine Materialbuchung erzeugt, die z. B. einen Mengenabgang dokumentiert. Die notwendigen Materialbuchungen werden im Rahmen des Lieferprozesses erzeugt und die Aktion kann somit unabhängig vom Lieferprozess ausgeführt werden: Sie kann sowohl auf eine Lieferung mit Auftragsbezug oder eine Kommissionierung und Lieferung folgen oder noch vor der Lieferung oder Kommissionierung ausgeführt werden.

Alternativ können Sie eine Ausgangsrechnung mit Materialbuchung erzeugen. Siehe dieses Kapitel: Rechnung mit Materialbuchung erzeugen und ausgeben…

Sonderfall für Extrapositionen auf der Ausgangsrechnung

Eventuell möchten Sie nachträglich eine weitere, noch nicht gelieferte Position in die Ausgangsrechnung einfügen. Folgendes kann für solche Extrapositionen auf einer Ausgangsrechnung verwendet werden:

Beim Erzeugen einer Rechnung ohne Materialbuchung wird auch die Dispositionsmenge in der Tabellenansicht Rechnung mit Materialbuchung berücksichtigt und eine weitere Position auf der Rechnung mit der entsprechenden Menge erzeugt. Für diese Auftragspositionen wird bei der normalen Fakturierung (ohne Materialbuchung) gleich eine Materialbuchung durchgeführt, sodass für diese Positionen kein Lieferschein mehr erzeugt werden kann.

Sonderfall für Gutschrift aus Kunden-Rück­sen­dung

Bezüglich der Gutschriften wird unterschieden, auf welcher Grundlage sie erzeugt wurden:

• Gutschrift aus Wareneingang (Vertriebsauftrag des Typs Kundenauftrag:

Bei einer Kunden-Rücksendung werden die zurück­ge­sen­deten Mengen von den gelieferten Mengen abge­zo­gen. Die zur Rechnung offenen Mengen wer­den ent­sprechend aktualisiert, dabei können negative Mengen entstehen.

Siehe auch diese Dokumentation: Wareneingänge aus Kun­den-Rücksendung

Eine Gutschrift wird in diesem Fall nur dann er­zeugt, wenn zusätzlich zur offenen Menge auch die Dispo­si­tions­menge manuell erfasst wird. Durch diese Sonderbehandlung wird eine ungewollte automatische Gutschrift­ser­zeu­gung über eine Cockpit-Anwendung verhindert.

• Gutschrift aus Kunden-Rücksendung (Vertriebsauftrag des Typs Rücksendungsgutschrift:
  Bei Vertriebsaufträgen des Typs Rücksendungsgutschrift werden sowohl die zur Rechnung offenen Mengen gemäß Kunden-Rücksendung vorgeschlagen, als auch jeweils die Dispo­si­tions­menge für die Gutschriftserzeugung. Möchten Sie eine automatische Berücksichtigung bei der Rechnungserzeugung vermeiden, dann erzeugen Sie die Vertriebsaufträge zuerst im Status In Bearbeitung (siehe Eröffnungsstatus in der Vertriebs-Auftragsart) und geben den Auftrag einzeln oder mithilfe einer Cockpit-Anwendung frei.

Sonderfall für Rücksendungsersatzauftrag

Neben den Positionen aus einem Lieferschein und Positionen mit einer Dispositionsmenge bei Rechnung (ohne Materialbuchung) oder Rechnung mit Materialbuchung kann eine Rechnung zu einem Auftrag des Typs Rücksendungsersatzauftrag auch folgende Positionen enthalten:

• Gutschriftsposition (zu einer Kunden-Rücksendung)

• Ersatzlieferungsgutschriftsposition (zu einer Kunden-Rücksendung mit kostenpflichtiger Ersatzlieferung)

• Manuelle Verrechnungsposition (nur im Rücksendungsersatzauftrag)

Beachten Sie hierbei, dass in den Basisdaten einer Kunden-Rücksendung eingestellt werden kann, ob eine Ersatzlieferungsgutschriftsposition unabhängig verrechnet werden kann oder dies erst im Zuge der Fakturierung der ersten dazugehörigen kostenpflichtigen Ersatzlieferung ausgeführt wird.

Auswirkungen

Pro Vertriebsauftrag erzeugt das System ein Belegdokument Ausgangsrechnung auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format gemäß hinterlegter bzw. gewählter Beleg­dokument-Vorlage.

Für jede Ausgangsrechnung wird ein eigener Datenbestand geführt und der Beleg Ausgangsrechnung erzeugt. Die erzeugte Ausgangsrechnung ist über eine Belegreferenz mit dem Vertriebsauftrag verbunden und erscheint in der Belegkette zum Vertriebsauftrag.

Ist entweder für die Zusammenfassungsebene bei der Rechnungserzeugung in einer Cockpit-Anwendung der Eintrag Sammelrechnung oder Sammel­rech­nungs­kennzeichen aktiviert, dann werden alle Aufträge mit gleichen Rechnungs­merkmalen zu einer Rechnung zusammengefasst. Als Rechnungsmerkmal gelten u. a. die Folgenden:

• Rechnungsempfänger
• Rechnungssteller
• Zahlungsbedingung
• Sammelrechnungskennzeichen

Ist in der Anwendung Customizing, Funktion Vertrieb, Unterfunktion Rechnungserzeugung, die Funktion Aufträge mehrerer Auftraggeber zusammenfassen aktiviert, dann werden auch Aufträge mit unterschiedlichem Auftraggeber aber ansonsten gleichen Rechnungsmerkmalen zu einer gemeinsamen Rechnung zusammengefasst werden.

Als Ausgangsrechnungsart wird die in der Vertriebs-Auftragsart hinterlegte Ausgangsrechnungsart verwendet.

Als zu fakturierende Menge pro Position übernimmt das System dabei die in der Ansicht Rechnung der Positionstabelle angezeigten offenen Mengen (= die gelie­ferten, zur Fakturierung offene Menge der Auftragsposition).

Wenn die Dis­positionsmenge manuell von 0 auf einen anderen Wert geändert wurde, dann wer­den pro Auftragsposition zusätzlich auch die unter Dispositionsmenge erfass­ten Mengen als eigene Rechnungsposition übernommen.

Ist in der Tabellenansicht Rechnung mit Materialbuchung eine Dispositionsmenge eingetragen, dann wird diese ebenfalls berücksichtigt und auf der Rechnung eine weitere Position mit der entsprechenden Menge erzeugt.

Siehe auch dieses Kapitel: Rechnung mit Materialbuchung erzeugen und ausgeben…

Für Detailpositionen, die Set-Komponenten einer Handelsstückliste auflisten, lassen sich keine Dispositionsmengen erfassen. In diesem Fall ist ausschließlich der Set-Artikel für die Liefermenge entscheidend.

Die Funktion Fakturieren in der Tabellenansicht Rechnung der Positionstabelle erzwingt die Fakturierung einer Auftragsposition mit der Menge null.

Auftragspositionen können die Menge null haben, weil sie einen Verrechnungs-Artikel enthalten, der generell mit einer Null-Menge verrechnet wird, oder weil in der Auftragsposition ein Lager-Artikel ohne Menge erfasst wurde, für den nur der Wert verrechnet werden soll. Ist die Funktion Fakturieren aktiviert, dann wird die Position in jedem Fall fakturiert. Dadurch können Artikel in Rechnung gestellt werden, die nicht geliefert werden können. Wird die Ausgangsrechnung storniert, dann wird die Einstellung für Null-Mengen-Fakturierung gemäß Vertriebs-Auftragsart berücksichtigt. Die Fakturieren-Kennzeichen werden demgemäß automatisch eingestellt, sodass ein Benutzer die Ausgangssituation vorfindet.

Ist im Rahmen von Kunden-Rücksendungen in der Basis einer Kunden-Rücksendung im Feld Ersatzlieferungsgutschrift der Eintrag Gutschrift mit erster Rechnung festgelegt, dann ist eine Position mit dem Typ Ersatz­lieferungs­gutschrift nur dann auf einer Rechnung enthalten, wenn mindestens eine dazugehörige Position des Typs Kostenpflichtige Ersatzlieferung ebenfalls in dieser Rechnung enthalten ist oder bereits mit einer vorherigen Rechnung fakturiert wurde.

Für den Vertriebsauftrag hat die Aktion Rechnung erzeugen und ausgeben… folgende Auswirkungen:

• Die gelieferte, zur Fakturierung offene Menge für die fakturierte Auftragsposition wird entsprechend reduziert und in der Positionstabelle in den entspre­chen­den Ansichten angezeigt. Bei Verwendung der Dispositionsmenge wird diese wieder auf null gesetzt.
• Der Fakturierstatus der Auftragspositionen und die Status aller mit der Auf­tragsposition über eine Belegreferenz verbundenen Belege und Belegposi­tionen werden entsprechend vom System aktualisiert.
• Sind alle Bedingungen erfüllt, dann erhalten der Auftrag oder die Auftragspositionen den Allgemeinen Status Erledigt.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Ausgangsrechnungen abfragen

Rechnung mit Materialbuchung erzeugen und ausgeben…

Für einen Vertriebsauftrag kann mithilfe der Aktion Rechnung mit Materialbuchung erzeugen und ausgeben… der Beleg Ausgangsrechnung erzeugt und das entsprechende Belegdokument ausgegeben werden. Bei der Ausführung dieser Aktion wird gleichzeitig eine Materialbuchung erzeugt, die z. B. einen Mengenabgang dokumentiert.

Diese Aktion ist für den Vertriebsprozess mit direkter Fakturierung und ohne Lieferung oder Kommissionierung gedacht. Über die weitere Bearbeitung der erzeugten Materialbuchungen entscheidet der verwendete Buchungsschlüssel, der in der Ausgangsrechnungsart hinterlegt wird.

Alternativ können Sie den Artikel auch über einen Lieferauftrag liefern und vorher oder nachher die gelieferten Artikel mithilfe der Aktion Rechnung erzeugen und ausgeben (ohne Materialbuchung) fakturieren. Die Mate­rialbuchungen werden dann im Zuge der Lieferung vom System ausge­führt. Siehe auch dieses Kapitel: Rechnung erzeugen und ausgeben…

Sonderfall für Rücksendungsersatzauftrag

Aufträge des Typs Rücksendungsersatzauftrag berücksichtigen bei der Erzeugung einer Rechnung mit Materialbuchung auch die Dispositionsmenge in der Tabellenansicht Rechnung. Folgende Positionen kann eine Rechnung enthalten:

• Gutschriftsposition (zu einer Kunden-Rücksendung)

• Ersatzlieferungsgutschriftsposition (zu einer Kunden-Rücksendung mit kostenpflichtiger Ersatzlieferung)

• Manuelle Verrechnungsposition (nur im Rücksendungsersatzauftrag)

Beachten Sie hierbei, dass in den Basisdaten einer Kunden-Rücksendung eingestellt werden kann, ob eine Ersatzlieferungsgutschriftsposition unabhängig verrechnet werden kann oder dies erst im Zuge der Fakturierung der ersten dazugehörigen kostenpflichtigen Ersatzlieferung ausgeführt wird.

Auswirkungen

Pro Vertriebsauftrag erzeugt das System ein Belegdokument Ausgangsrechnung auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format gemäß hinterlegter bzw. gewählter Beleg­dokument-Vorlage.

Für jede Ausgangsrechnung wird ein eigener Datenbestand geführt und der Beleg Ausgangsrechnung erzeugt. Die erzeugte Ausgangsrechnung ist über eine Belegreferenz mit dem Vertriebsauftrag verbunden und erscheint in der Belegkette zum Vertriebsauftrag.

Ist entweder für die Zusammenfassungsebene bei der Rechnungserzeugung in einer Cockpit-Anwendung der Eintrag Sammelrechnung oder Sammel­rech­nungs­kennzeichen aktiviert, dann werden alle Aufträge mit gleichen Rechnungs­merkmalen zu einer Rechnung zusammengefasst. Als Rechnungsmerkmal gelten u. a. die Folgenden

• Rechnungsempfänger
• Rechnungssteller
• Zahlungsbedingung
• Sammelrechnungskennzeichen

Ist in der Anwendung Customizing, Funktion Vertrieb, Unterfunktion Rechnungserzeugung, die Funktion Aufträge mehrerer Auftraggeber zusammenfassen aktiviert, dann werden auch Aufträge mit unterschiedlichem Auftraggeber aber ansonsten gleichen Rechnungsmerkmalen zu einer gemeinsamen Rechnung zusammengefasst werden.

Als Ausgangsrechnungsart wird die in der Vertriebs-Auftragsart hinterlegte Ausgangsrechnungsart verwendet.

Die zu fakturierende Menge einer Auftragsposition wird anhand der in der Ansicht Rechnung mit Materialbuchungen der Positionstabelle der Anwendung Vertriebsaufträge angezeigten Mengen wie folgt ermittelt:

• Wurde keiner Auftragsposition eine Dispositionsmenge ungleich null zugeordnet und ist die Lieferzuteilung für den Prozess Rechnung mit Materialbuchung nicht aktiv, dann wird für jede Position die Gesamtmenge fakturiert.
• Wurde mindestens einer Auftragsposition eine Dispositionsmenge ungleich null zugeordnet oder ist die Lieferzuteilung für den Prozess Rechnung mit Materialbuchung aktiv, dann werden nur die Positionen mit einer Dispositionsmenge ungleich null fakturiert. Als Menge wird jeweils die Dispositionsmenge übernommen.
• Sollen auch Positionen mit Gesamtmenge null fakturiert werden, dann muss für die entsprechenden Positionen in der Ansicht Rechnung mit Materialbuchungen der Positionstabelle die Funktion Fakturieren aktiviert werden. Ansonsten werden Positionen mit Gesamtmenge null nicht berücksichtigt.

Für Detailpositionen, die Set-Komponenten einer Handelsstückliste auflisten, lassen sich keine Dispositionsmengen erfassen. In diesem Fall ist ausschließlich der Set-Artikel für die Liefermenge entscheidend.

Wird die Ausgangsrechnung storniert, dann wird die Einstellung für Null-Mengen-Fakturierung gemäß Vertriebs-Auftragsart berücksichtigt. Die Fakturieren-Kennzeichen werden demgemäß automatisch eingestellt, sodass ein Benutzer die Ausgangssituation vorfindet.

Für den Vertriebsauftragstyp Rück­sendungsersatzauftrag enthält die erzeugte Rechnung auch Positionen der Typen Gutschrift, Ersatzlieferungsgutschrift und Manuelle Verrechnungsposition, jeweils ohne Materialbuchung.

Ist im Rahmen von Kunden-Rücksendungen in der Basis einer Kunden-Rücksendung im Feld Ersatzlieferungsgutschrift der Eintrag Gutschrift mit erster Rechnung festgelegt, dann ist eine Position des Typs Ersatz­lieferungs­gutschrift nur dann auf einer Rechnung enthalten, wenn mindestens eine dazugehörige Position des Typs Kostenpflichtige Ersatzlieferung ebenfalls in dieser Rechnung enthalten ist oder bereits mit einer vorherigen Rechnung fakturiert wurde.

Ergänzend zum Erzeugen der Ausgangsrechnung und des Belegdokuments wer­den Materialbuchungen für die Artikel erzeugt. Der ver­wendete Buchungsschlüssel, der in der Ausgangsrechnungsart hinterlegt wird, entschei­det über die weitere Bearbeitung der Materialbuchungen. Bei entsprechendem Buchungsschlüssel werden die Mengen und Werte in der Bestandsführung aktualisiert.

Für den Vertriebsauftrag hat die Aktion Rechnung mit Materialbuchung erzeugen und ausgeben folgende Auswirkungen:

• Für die fakturierten Auftragspositionen wird die zur Fakturierung offene Menge entspre­chend aktualisiert und in der Positionstabelle in den entsprechenden Ansichten angezeigt. Bei Verwendung der Dispositionsmenge wird diese wieder auf null gesetzt.
• Die zur Lieferung offene Menge für diese Auftragsposition wird aktualisiert.
• Der Fakturierstatus der Auftragspositionen und die Status aller mit der Auf­tragsposition über eine Belegreferenz verbundenen Belege und Belegposi­tionen werden entsprechend vom System aktualisiert.
• Sind alle Bedingungen erfüllt, dann erhalten der Auftrag oder die Auftragspositionen den Status Erledigt.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Ausgangsrechnungen abfragen

Beschaffungsaufträge erzeugen…

Für einen Vertriebsauftrag mit aktiver Beschaffungsanbindung kann mithilfe der Aktion Beschaffungsaufträge erzeugen… für freigegebene Positionen jeweils ein Beschaffungsauftrag erzeugt werden, wenn nicht bereits eine Referenz zu einem Beschaffungsauftrag besteht. Ein Beschaffungsauftrag kann auch mehrere Positionen enthalten, wenn die Zusammenfassungsmerkmale übereinstimmen.

Auswirkungen

Für die Streckengeschäftspositionen oder für Lieferungen an ein Abgangslager eines Vertriebsauftrages mit den gleichen relevanten Merkmalen wird jeweils ein Beschaffung­sauftrag erzeugt. Relevante Merkmale sind u. a. die Beschaffungsorganisation und der Lieferpartner.

Ist in der Anwendung Customizing die Funktion Controlling aktiviert, dann wird

• je nach Festlegung im Feld Kostenträgerherkunft auftragsbez. Beschaffung oder Kostenträgerherkunft für konfigurierbare Artikel,
• gemäß der gültigen Buchungsregeln (gemäß Konto bzw. Kostenart) und
• je nach Einstellung der Funktion In der Produktion verwenden

entweder ein Kostenträger gemäß Vertriebsauftragspositionsnummer erzeugt oder aus der Vertriebsauftragsposition direkt herangezogen. Bei neu erzeugten Kostenträgern werden diese in die Vertriebsauftragsposition sowie ggf. in die Beschaffungsauftragsposition eingetragen. Wurde in die Vertriebsauftragsposition bereits ein Kostenträger manuell eingetragen, dann bleibt dieser Kostenträger für die Beschaffungsauftragsposition erhalten und wird nicht geändert.

Die Identifikation eines neu erzeugten Kostenträgers ergibt sich aus den beteiligten Firmen (gemäß Vertriebsauftrag bzw. Beschaffungsauftrag) und folgenden Daten, die jeweils durch einen Bindestrich – getrennt werden:

• Vertriebs-Auftragsart
• Vertriebsauftragsnummer
• Positionsnummer
• Detailpositionsnummer

Sowohl zwischen dem Vertriebsauftrag und den Beschaffungsaufträgen als auch zwischen den Vertriebsauftragspositionen und den entsprechenden Beschaffungsauftragspositionen entstehen Belegkettenbeziehungen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Einführung: Streckengeschäft

Produktionsaufträge erzeugen…

Für Vertriebsauftragspositionen mit einem Produktions-Artikel kann mithilfe der Aktion Produktionsaufträge erzeugen… ein Produktionsauftrag erzeugt werden, wenn in der verwendeten Vertriebs-Auftragsart entsprechende Einstellungen festgelegt sind.

Auswirkungen

Für ausgewählte Vertriebsauftragspositionen wird jeweils der Beleg Produktionsauftrag und implizit der erforderliche Kostenträger erzeugt. Ein erzeugter Produktionsauftrag ist über eine Belegreferenz mit dem Vertriebsauftrag verbunden und erscheint in der Belegkette zum Vertriebsauftrag.

Ist in der Anwendung Customizing die Funktion Controlling aktiviert, dann wird

• je nach Festlegung im Feld Kostenträgerherkunft für konfigurierbare Artikel oder Kostenträgerherkunft auftragsbez. Beschaffung
• gemäß der gültigen Buchungsregeln (gemäß Konto bzw. Kostenart) und
• je nach Einstellung der Funktion In der Produktion verwenden

entweder ein Kostenträger gemäß Vertriebsauftragspositionsnummer erzeugt oder aus der Vertriebsauftragsposition direkt herangezogen. Bei neu erzeugten Kostenträgern werden diese in die Vertriebsauftragsposition sowie ggf. in die Produktionsauftragsbasis eingetragen. Wurde in die Vertriebsauftragsposition bereits ein Kostenträger manuell eingetragen, dann bleibt dieser Kostenträger für den Produktionsauftrag erhalten und wird nicht geändert.

Die Identifikation eines neu erzeugten Kostenträgers ergibt sich aus den beteiligten Firmen (gemäß Vertriebsauftrag bzw. Produktionsauftrag) und folgenden Daten, die jeweils durch einen Bindestrich – getrennt werden:

• Vertriebs-Auftragsart
• Vertriebsauftragsnummer
• Positionsnummer
• Detailpositionsnummer