Mit der Funktion Partner hinterlegen Sie verschiedene Vorschlagswerte für Partner, die beim Erfassen neuer Partner vom System herangezogen werden. Für den Partner sind das vor allem Nummernkreise, die verwendet werden, um für neue Partner automatisch eine neue Nummer zu vergeben. Als weitere Felder stehen der Anfangsstatus eines Partners, sowie Ansprechpartner-Schnellerfassung und Mitarbeiter-E‑Mail-Adresse zur Verfügung.
Technische Informationen
- Bezeichnung: Partner
- Technischer Name: com.cisag.app.general.Partners
- Verfügbar ab: Release 4
- Notwendige Lizenz: keine
- Deaktivierbar: nein
Karteireiter Einstellungen
Unter diesem Karteireiter steht Ihnen Folgendes zur Verfügung:
- Status – Im Feld Status legen Sie fest, ob neu erfasste und erzeugte Partner als Vorschlagswert den Status Freigegeben oder Gesperrt erhalten. Abhängig von der Rolle des Partners können Sie einen gesperrten Partner ggf. nicht in den Geschäftsprozessen verwenden. Beispielweise können Sie für einen gesperrten Lieferanten keine Beschaffungsanfrage erfassen.
- Mitarbeiter-E‑Mail-Adresse – Die Auswahl in diesem Feld zur Ermittlung der E‑Mail-Absenderadresse ist nur relevant, wenn in der jeweils verwendeten Belegdokument-Vorlage die Auswahl Automatisch ermitteln festgelegt wurde. Ansonsten werden beim Ermitteln der E‑Mail-Absenderadresse die Einstellungen aus der Vorlage oder aus den Benutzereinstellungen herangezogen. Wählen Sie in diesem Feld eine der bereits angelegten Kommunikationsarten des Typs E‑Mail. Damit legen Sie fest, welche E‑Mail-Adresse des zuständigen Mitarbeiters als Absender bei der Belegdokumentausgabe verwendet wird. Kommunikationsarten bezeichnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Kommunikation mit einem Partner über ein bestimmtes Medium wie Telefon oder E‑Mail. Die konkrete E‑Mail-Adresse wird als Kommunikationsverbindung bezeichnet. Beispiel
Als Kommunikationsart für E‑Mail können Sie z. B. E‑Mail, dienstlich und E‑Mail, privat oder E‑Mail, Vertrieb und E‑Mail, Beschaffung erfassen und diese dadurch unterscheiden. Sie können dann in diesem Feld z. B. wählen zwischen:- E‑Mail, dienstlich,
- E‑Mail, Vertrieb,
- E‑Mail, Beschaffung,
- E‑Mail, privat,
- Leer.
Die für die festgelegte Kommunikationsart in den Partnerdaten des zuständigen Mitarbeiters erfasste Kommunikationsverbindung (die konkrete E‑Mail-Adresse) wird bei der Belegdokumentausgabe herangezogen. Diese E‑Mail-Adresse wird als Absenderinformation in die Belegdokumente übernommen. Sie kann bei der Ausgabe der Belegdokumente ggf. noch geändert werden, wenn die entsprechenden Berechtigungen vorliegen und die Belegdokument-Vorlage das erlaubt. Wenn Sie in diesem Feld keine Kommunikationsart, also die Auswahl (Leer) gewählt haben, dann kann das System ggf. keine E‑Mail-Adresse für den Absender ermitteln. Dann muss im Beleg unter dem Karteireiter Belegausgabe manuell eine E‑Mail-Adresse erfasst werden.
- Ansprechpartner-Schnellerfassung (Checkbox) – Wird diese Funktion aktiviert, dann ist die Schnellerfassung von Ansprechpartnern in der Anwendung Partner, Ansicht Basis möglich. Beim Erfassen eines Ansprechpartners wird dann nach dem Drücken des Buttons [Ansprechpartner bearbeiten oder neu erfassen] ein Dialogfenster zur Schnellerfassung geöffnet. Bei deaktivierter Funktion muss der Ansprechpartner in der Anwendung Mitarbeiter zuerst erfasst werden.
Rubrik Nummernkreise
Unter der Rubrik Nummernkreise können Sie verschiedene Nummernkreise für Partner in bestimmten Rollen hinterlegen, die das System heranzieht, um für neu angelegte Partner dieser Rolle automatisch eine Partnernummer als Vorschlagswert zu ermitteln und zu vergeben. Die Nummer dient der eindeutigen Identifikation des Partners. Die Partnernummer kann vor dem ersten Speichern eines neu angelegten Partners noch manuell überschrieben werden.
Die Nummernkreise können nach Partnerrollen differenziert vergeben werden. Sie können also für Partner der folgenden speziell genannten Rollen bei Bedarf Nummernkreise hinterlegen:
- Kunden,
- Lieferanten,
- Mitarbeiter,
- Ansprechpartner und
- „Sonstige“ Partner (Kontakte)
- sowie Nummernkreise für die Vergabe der Debitoren- und Kreditorennummern für die Finanzbuchführung.
Alternativ können Sie keine Nummernkreise hinterlegen, sodass Partnernummern immer manuell vergeben werden müssen.
Welcher Nummernkreis beim Erfassen eines neuen Partners herangezogen wird, entscheidet sich über die entsprechende Ansicht, in der sich der Benutzer aktuell befindet.
Wenn ein Partner in der Ansicht „Kunden“ neu erfasst oder dupliziert wird, dann erhält dieser neue Partner eine Partnernummer gemäß dem Kunden-Nummernkreis.
Jeder neue Partner erhält seine Partnernummer gemäß dem Nummernkreis für die Partnerrolle, in der er zuerst erfasst wurde. Auch die Daten für alle anderen Rollen verwenden diese Partnernummer. Sie kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
Wenn ein Partner zuerst als neuer Kontakt erfasst wurde, dann kann er nicht mehr eine Nummer aus dem Kunden- oder Lieferanten-Nummernkreis erhalten.
Die folgenden Felder für Partnernummernkreise stehen zur Verfügung:
- Kunden – Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für neue Partner der Rolle Kunde automatisch eine Kundennummer zu vergeben. Wenn in diesem Feld kein Nummernkreis hinterlegt ist, dann muss manuell eine Partnernummer für neue Kunden vergeben werden. Betroffene Anwendungen:
- Anwendung Partner in der Ansicht Kunde
- Anwendung Kunden
- Lieferanten – Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für neue Partner der Rolle „Lieferanten“ automatisch eine Lieferantennummer zu vergeben. Wenn in diesem Feld kein Nummernkreis hinterlegt ist, dann muss manuell eine Partnernummer für neue Lieferanten vergeben werden. Betroffene Anwendungen:
- Anwendung Partner in der Ansicht Lieferant
- Anwendung Lieferanten
- Debitoren – Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für Kunden, die für das Rechnungswesen relevant sind, eine (neue) Debitorennummer zu vergeben. Unter dieser Debitorennummer wird das Personenkonto für den Kunden im Rechnungswesen geführt.
Falls Sie in den Kunden-Stammdaten keine Debitorennummer erfassen oder über einen Nummernkreis erzeugen lassen, dann wird die Partnernummer an das Rechnungswesen übertragen. Betroffene Anwendungen:HinweisDer Nummernkreis sollte so gewählt sein, dass dieser den Konventionen des im Rechnungswesen verwendeten Kontenrahmens entspricht.- Anwendung Partner in der Ansicht Rechnungswesen, Debitor
- Anwendung Kunden in der Ansicht Rechnungswesen, Debitor
- Kreditoren – Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für Lieferanten, die für das Rechnungswesen relevant sind, eine (neue) Kreditorennummer zu vergeben. Unter dieser Kreditorennummer wird das Personenkonto für den Lieferanten im Rechnungswesen geführt.
Falls Sie in den Lieferanten-Stammdaten keine Kreditorennummer erfassen oder über einen Nummernkreis erzeugen lassen, dann wird die Partnernummer an das Rechnungswesen übertragen. Betroffene Anwendungen:HinweisDer Nummernkreis sollte so gewählt sein, dass dieser den Konventionen des im Rechnungswesen verwendeten Kontenrahmens entspricht.- Anwendung Partner in der Ansicht Rechnungswesen, Kreditor
- Anwendung Lieferant in der Ansicht Rechnungswesen, Kreditor
- Mitarbeiter – Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für neue Partner der Rolle Mitarbeiter automatisch eine Mitarbeiternummer zu vergeben. Wenn in diesem Feld kein Nummernkreis hinterlegt ist, dann muss manuell eine Partnernummer für neue Mitarbeiter vergeben werden. Betroffene Anwendungen:
- Anwendung Partner in der Ansicht Mitarbeiter
- Anwendung Mitarbeiter
- Ansprechpartner – Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für neue Partner, die als Ansprechpartner verwendet werden, automatisch eine Partnernummer zu vergeben. Wenn in diesem Feld kein Nummernkreis hinterlegt ist, dann muss manuell eine Partnernummer für neue Ansprechpartner vergeben werden. Betroffene Anwendungen:
- Anwendung Partner in der Ansicht Basis, Rubrik/Tabelle Ansprechpartner
- Anwendung Vertriebsaussichten, Karteireiter Verknüpfungen, Aktion Neuen Ansprechpartner erfassen
- Sonstige – Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für sonstige neue Partner automatisch eine Partnernummer zu vergeben. Das sind z. B. Partner der Rolle Kontakt. Wenn in diesem Feld kein Nummernkreis hinterlegt ist, dann muss manuell eine Partnernummer für diese neuen Partner vergeben werden. Betroffene Anwendungen:
- Anwendung Partner in der Ansicht Basis und Marketing
- Anwendung Kontakte in der Ansicht Basis
Rubrik Dubletten
Mithilfe der Dublettenprüfungen lassen sich Partner-Dubletten feststellen, sodass eine doppelte Erfassung reduziert werden kann. Unter dieser Rubrik können Sie festlegen, welche Feldinhalte verglichen werden sollen. Darüber hinaus können Sie einstellen, ob ähnlich lautende Feldinhalte zu berücksichtigen sind.
Tabelle Dublettenprüfungen
- Bezeichnung – Die Bezeichnung dient als Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Erfassen Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung, damit die Suche danach erleichtert wird.
- Feldauswahl – Drücken Sie den Rauten-Button, dann öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Felder für die Dublettenprüfung auswählen können. Im Dialogfenster werden die auswählbaren Felder in einer Baumstruktur angezeigt. Siehe auch das Kapitel: Dialogfenster Feldauswahl
- Ausgewählte Felder – In dieser Spalte werden die Felder angezeigt, die im Dialogfenster Feldauswahl ausgewählt wurden. Siehe auch das Kapitel: Dialogfenster Feldauswahl
- Auswirkung – Legen Sie fest, ob eine Übereinstimmung dieser Prüfung sich als Fehler oder als Warnung auswirken soll. Sie können nur Prüfungen mit der Auswirkung Fehler festlegen, wenn diese Prüfungen keine phonetischen Vergleiche enthalten.
Dialogfenster Feldauswahl
Wenn Sie in der Spalte Feldauswahl den Rauten-Button drücken, dann öffnet sich das zugehörige Dialogfenster Feldauswahl. Im Dialogfenster werden die auswählbaren Felder für die genaue oder phonetische Dublettenprüfung in einer Baumstruktur angezeigt. Dabei entspricht ein Feld einem Blatt im Baum. Für ein markiertes Blatt können Sie zwischen folgenden Aktionen wählen:
- [Genau prüfen] – Mit dieser Aktion aktivieren Sie für das markierte Feld die genaue Prüfung. Durch die genaue Prüfung werden nur solche Partner als Dubletten erkannt, deren Feldinhalte genau übereinstimmen.
- [Phonetisch prüfen] – Mit dieser Aktion aktivieren Sie für das markierte Feld die phonetische Prüfung. Durch die phonetische Prüfung der Feldinhalte werden z. B. auch solche Partner als Dubletten erkannt: Mayer, Meier, Meyer.
- [Nächstes geprüftes Feld] – Mit der Aktion [Nächstes geprüftes Feld] wird das Feld markiert, für das eine Prüfung festgelegt wurde.
Vorgehensweisen
Feld für die Dublettenprüfung aktivieren:
- Markieren Sie das Feld (Blatt) im Baum, das geprüft werden soll.
→ Das Feld ist farblich unterlegt. - Drücken Sie den Button [Genau prüfen] oder [Phonetisch prüfen].
→ Das Feld wird bei der Dublettenprüfung hinzugefügt. In der Baumstruktur wird das Icon für die gewählte Prüfung angezeigt.
Feld für die Dublettenprüfung deaktivieren
- Markieren Sie das Feld im Baum, das nicht geprüft werden soll.
→ Das Feld ist farblich unterlegt. - Drücken Sie den Button
- [Genau prüfen], wenn das Feld bisher genau geprüft wurde,
- [Phonetisch prüfen], wenn das Feld bisher phonetisch geprüft wurde.
→ Das Feld wird aus der Dublettenprüfung entfernt. In der Baumstruktur wird das Blatt-Icon angezeigt.
Feld für die Dublettenprüfung ändern
- Markieren Sie das Feld im Baum, dessen Prüfung geändert werden soll.
→ Das Feld ist farblich unterlegt. - Drücken Sie den Button
- [Genau prüfen], wenn das Feld bisher phonetisch geprüft wurde,
- [Phonetisch prüfen], wenn das Feld bisher genau geprüft wurde.
→ In der Baumstruktur wird das jeweilige Icon angezeigt.
Tabelle Abbruchmerkmale für die Dublettensuche
Über die Tabelle Abbruchmerkmale für die Dublettensuche legen Sie fest, welche übereinstimmenden Feldwerte zu einem Abbruch der Dublettensuche führen. Damit reduzieren Sie sowohl die Suchzeit für die Dublettenprüfung als auch das Suchergebnis und sparen dadurch Systemressourcen. Mithilfe der Pfeil-Buttons in der Symbolleiste der Tabelle können Sie die Abbruchmerkmale sortieren.
- Bezeichnung – Die Bezeichnung dient als Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Geben Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung ein, damit die Suche danach erleichtert wird.
- Feldauswahl – Drücken Sie den Rauten-Button, dann öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Felder für die Dublettenprüfung auswählen können. Im Dialogfenster werden die auswählbaren Felder in einer Baumstruktur angezeigt. Siehe auch Dialogfenster Feldauswahl
- Ausgewählte Felder – In dieser Spalte werden die im Dialog „Feldauswahl“ ausgewählten Felder angezeigt.
Dialogfenster Feldauswahl
Wenn Sie in der Spalte Feldauswahl den Rauten-Button drücken, dann öffnet sich das zugehörige Dialogfenster Feldauswahl. Dieser ist ebenso gestaltet, wie das gleichnamige Dialogfenster aus der Tabelle Dublettenprüfungen. Die Funktionalität Phonetisch prüfen steht in diesem Fall nicht zur Verfügung. Siehe dieses Kapitel: Dialogfenster Feldauswahl