Mit dieser Funktion treffen Sie verschiedene Einstellungen für die Belege und Belegdokumente des Frameworks Vertrieb. Unter anderem können Sie Belegdokument-Vor­lagen für die Belege hinterlegen.

Technische Informationen

• Bezeichnung: Dokumente
• Technischer Name: com.cisag.app.sales.DocumentDefaults
• Verfügbar ab: Release 1.2
• Notwendige Lizenz: keine
• Deaktivierbar: nein
• Relevant für: Vertriebsorganisation, Mandant

Karteireiter Einstellungen

Mit der Funktion Dokumente treffen Sie verschiedene Einstellungen für die Belege und Belegdokumente des Frameworks Vertrieb und für die Ausgabe der Belegdokumente. So wird u. a. eine Belegdokument-Vorlage ausgewählt, die den Aufbau des Belegdokumentes Auftragsbestätigung steuert.

Die hinterlegten Einstellungen werden als Vorschlagswerte in die Stammdaten des relevanten Partners (des Kunden) übernommen. Wenn für einen Belegdokumenttyp mehrere Einstellungen hinterlegt sind, dann wird die als Bevorzugt gekennzeichnete herangezogen.

Weitere Informationen zu den Ausgabeeinstellungen erfahren Sie im Bedienungs­leit­faden unter Belegdokumente ausgeben. Dort wird auch beschrieben, welche weiteren Anwendungen sowie System- und Benutzereinstellungen bei der Belegdokumentausgabe eine Rolle spielen und wann welche Einstellungen zum Tragen kommen.

Tabelle Belegdokument-Vorlagen

In einer Tabelle können Sie für die verschiedenen Belegtypen des Vertriebs jeweils bestimmte Einstellungen für die Belegdokumentausgabe hin­terlegen. Pro Belegtyp werden dazu eine oder mehrere Zeilen mit den folgen­den Spalten angezeigt.

Belegtyp – Der Belegdokumenttyp wird angezeigt, für den in dieser Zeile die Ausgabeeinstellungen hinterlegt werden. Im Vertrieb sind die folgenden Beleg­typen verfügbar, von denen einige jedoch von der Aktivierung einer weiteren Funktion abhängig sind:

• Angebot
• Kontraktbestätigung
• Auftragsbestätigung
• Anzahlungsanforderung
• Ladeeinheiten-Etikett
• Lieferschein
• Pro-forma-Rechnung
• Ausgangsrechnung
• Rücksendungsbeleg
• Abholschein
• Verteilauftrag
• Rechnungsliste

Die Einstellungen für den Belegtyp Verteilauftrag finden keine Verwendung im System.

Medium – Das Ausgabemedium wird angezeigt, auf dem das Belegdokument in dieser Zeile gemäß Belegdoku­ment-Vorlage ausgegeben wird. Grundsätzlich mög­lich sind diese Ausgabemedien:

• Drucker (auch die Ausgabe als Datei ist mög­lich)
• E‑Mail
• Fax

Belegdokument-Vorlage – In dieser Spalte hinterlegen Sie eine Belegdoku­ment-Vorlage für das Belegdokument in dieser Zeile, die den Aufbau des entsprechenden Beleg­dokumentes steuert. Jede Belegdokument-Vorlage gilt für genau eines der zulässigen Ausga­bemedien Drucker, E‑Mail oder Fax.

Eine Belegdokument-Vorlage enthält u. a. Einstel­lungen für das Ausgabemedium sowie zum Aufbau und Format des Belegdokuments. Eine Belegdo­kument-Vorlage für das Medium Drucker enthält z. B. Angaben zu ein- oder doppelseitigem Druck oder der Anzahl der gedruckten Exemplare.

Die in dieser Spalte hinterlegten Belegdokument-Vorlagen werden in die Kunden-Stammdaten als Vor­schlagswerte übernommen. Sie gelten dann, wenn in den Stammdaten des relevanten Kunden keine ab­weichenden Angaben erfasst sind.

Empfänger-Adressierung – Für Belegdokument-Vorlagen mit den Ausgabeme­dien Fax und E‑Mail können Sie in diesem Feld eine Kommunika­tionsart hinterlegen und damit bestimmen, welche Fax- oder E‑Mail-Adresse des Empfängers bei der Belegdokumentausgabe für diesen Beleg verwendet wird.

Kommunikationsarten bezeichnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Kommunikation mit einem Part­ner über ein bestimmtes Medium wie Fax oder E‑Mail. Als Kommunikationsart für E‑Mails können Sie z. B. E‑Mail, dienstlich und E‑Mail, privat erfassen und diese durch die Bezeichnungen unterscheiden. Die konkrete E‑Mail-Adresse wird als Kommunikations­verbin­dung bezeichnet.

Auf Basis der in dieser Spalte festgelegten Kommu­nikationsart ermittelt das System bei der Beleg­ausgabe aus den Daten des relevanten Partners die konkrete Kommunikationsverbindung, also eine konkrete Faxnummer oder E‑Mail-Adresse. Diese Faxnum­mer oder E‑Mail-Adresse wird dann bei der Beleg­ausgabe als Empfänger-Adresse verwendet.

Bevorzugt – Wenn für einen Belegtyp in mehreren Zeilen Ausga­beeinstellungen hinterlegt sind, dann muss eine davon als Bevorzugt gekennzeichnet werden.

Diese Kenn­zeichnung wird in die Partner-Stamm­daten und in die Belege als Vorschlagswert übernommen und bedeutet, dass diese bevorzugten Einstellungen bei der Ausgabe des Belegdokuments verwendet wer­den, wenn nicht eine der anderen hinterlegten Ein­stellungen manuell gewählt wird.

Tabelle Datei-Anhänge/Texte

In dieser Tabelle können Sie Datei-Anhänge oder Texte für die einzelnen Belegdokumente des Vertriebs als Vorschlagswerte hinterlegen. Die Datei-Anhänge werden mit den Belegdokumenten ausgegeben oder versendet. Hinterlegte Texte werden in die Belegdokumente übernommen. Für die Datei-Anhänge gelten darüber hinaus die Einstellungen in Belegdokument-Vorlagen des Typs E-Mail.

Die Spalten der Tabelle im Einzelnen:

Nummer – Wenn mehrere Texte oder Datei-Anhänge desselben Anhang- oder Texttyps erfasst werden, dann werden diese in den Belegen ge­mäß der in dieser Spalte gewählten Nummer sortiert vorgeschlagen. Für Texte und Datei-Anhänge verschiedener Anhang- oder Texttypen hat die Nummer keine Aus­wirkung auf die Anordnung. Das System vergibt für neue Zeilen automatisch eine Nummer in Zehnerschritten als Vorschlagswert, also 10, 20 usw. Ändern Sie bei Bedarf diesen Vor­schlagswert.

Belegdokument – In dieser Spalte wählen Sie das Belegdokument aus, welches Sie mit einem Datei-Anhang oder einem Text ergänzen möchten. Wählen Sie eines oder mehrere der folgenden Belegdokumente aus:

• Kontrakt
• Angebot
• Anzahlungsanforderung
• Auftragsbestätigung
• Kommissionsschein
• Lieferschein
• Pro-forma-Rechnung
• Versanddokumente
• Ausgangsrechnung
• Abholschein
• Verteilauftrag

Die Datei-Anhänge können in den Belegpositionen geändert werden.

Anhang-/Texttyp – In dieser Spalte wählen Sie den Anhang- oder Texttypen aus, der  die gewählten Belegdokumente ergänzen soll.

Wählen Sie einen der folgenden Anhang- oder Texttypen aus:

• Kopftext
• Fußtext
• Positionstext gemäß Artikel
• Datei-Anhang E-Mail
• Datei-Anhang gemäß Artikel

Textbaustein – In dieser Spalte können Sie einen Textbaustein auswählen, den Sie zuvor in der Anwendung Textbausteine erfasst haben.

Anhang/Text – In Abhängigkeit des gewählten Anhang- oder Texttyps wählen Sie in dieser Spalte eine Datei aus oder erfassen einen Text:

• Soll eine Datei angehängt werden und haben Sie dazu in der Spalte Anhangtyp den Eintrag Datei-Anhang E-Mail ausgewählt, dann erfassen Sie den Dateipfad. Alternativ können Sie den Bearbeiten-Button drücken, um das Dialogfenster für die Dateiauswahl zu öffnen.
• Soll ein Text das Belegdokument ergänzen, dann können Sie einen Text erfassen. Haben Sie zuvor einen Textbaustein ausgewählt, dann wird der Text des Textbausteines in diesem Feld angezeigt. Wird der Text bearbeitet, dann wird die Verknüpfung zum gewählten Textbaustein entfernt. Drücken Sie den Bearbeiten-Button, um das Dialogfenster für die Bearbeitung des Textes zu öffnen. Darüber kann der Text auch formatiert werden.

Zur Verwendung freier Texte und Textbausteine sowie Datei-Anhänge siehe auch die Dokumentationen Texte und Textbausteine.

Tabelle Absender für E-Mails

In einer Tabelle können Sie Standard-E‑Mail-Absender für die verschiedenen Belegdokumente im Vertrieb festlegen. Die Tabelle enthält pro Belegtyp eine Zeile mit den folgenden Spalten:

Belegtyp – Der Belegdokument­typ wird angezeigt, für den in dieser Zeile ein Standard-E‑Mail-Absender festge­legt wird. Folgende Belegtypen sind verfügbar:

• Kontraktbestätigung
• Angebot
• Auftragsbestätigung
• Anzahlungsanforderung
• Lieferschein
• Pro-forma-Rechnung
• Ausgangsrechnung
• Ladeeinheiten-Etikett
• Rücksendungsbeleg
• Abholschein
• Rechnungsliste

Absender – In dieser Spalte wird festgelegt, aus welchen Part­ner-Stammdaten das System für alle Belegdoku­mente dieses Typs die Absenderadresse für E‑Mails ermittelt und verwendet. Wählen Sie eine der fol­genden Einträge:

• Zuständiger Mitarbeiter
  Die E‑Mail-Adresse des im Beleg hinterlegten zuständigen Mitarbeiters wird als Absender­adresse herangezogen.
• Aktueller Bearbeiter
  Die E‑Mail-Adresse des aktuellen Benutzers der OLTP-Datenbank wird als Absenderadresse herangezogen. Diese wird in den Mitarbeiter­daten des dem Benutzer zugeordneten Mitar­beiters hinterlegt.
• Konkrete Adresse
  Bei der Auswahl Konkrete Adresse kann eine Standard-E‑Mail-Absenderadresse für alle Be­legdokumente dieses Typs festgelegt werden.

Bei der Ausgabe der Belegdokumente kann die Ab­senderadresse geändert werden, wenn die entsprechenden Berechtigungen vorlie­gen und die Belegdokument-Vorlage das erlaubt.

E‑Mail-Adresse – Wenn Sie unter Absender den Eintrag Konkrete Adresse gewählt haben, dann können Sie in dieser Spalte eine Standard-E‑Mail-Absenderadresse für alle Be­leg­doku­mente dieses Typs festlegen.

Bei der Ausgabe der Belegdokumente kann die Ab­senderadresse geändert werden, wenn die entsprechenden Berechtigungen vorlie­gen und die Belegdokument-Vorlage das erlaubt.