Eines der wichtigsten Qualitätsmerkmale einer Finanzbuchhaltung ist das Buchungsprogramm. Es soll den Anwender in optimaler Weise unterstützen und alle Funktionen ausführen, die während des Buchens erforderlich sind.

Mit zunehmender Anzahl und Komplexität der Buchungsvorgänge, die in der Finanzbuchhaltung erfasst werden, wachsen auch die Anforderung an das Buchungsprogramm. Die Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung berücksichtigt dies unter anderem durch eine flexibel gestaltbare Belegerfassung.

Jeder Anwender hat die Möglichkeit, sich bestimmte Funktionen des Buchungsprogrammes gemäß Buchungsinhalt (Rechnung, Zahlung, Sachbuchung usw.) individuell (benutzerabhängig) einzustellen. Zudem werden über die verwendeten Belegarten die Eingabefelder und Funktionen während des Buchens beeinflusst. Es werden dann beispielsweise nur die Felder angeboten, die zur Erfassung eines Buchungsvorganges erforderlich sind. Auf diese Weise können sowohl die Funktionen während des Buchens als auch der Aufbau der Buchungsmaske auf sehr individuelle Anforderungen angepasst werden.

Ein Beispiel stellen die Spiegelfelder dar. Wesentliche Felder, die für einen bestimmten Buchungsvorgang immer wieder benötigt werden, können Sie in der Belegart als Spiegelfelder festgelegt. Im Buchungsdialog sind diese Felder dann unter dem primären Karteireiter Spiegelfelder zusammengefasst. Spiegelfelder bieten somit die Möglichkeit, alle erforderlichen Informationen einer Buchung innerhalb eines Karteireiters zu erfassen, die sonst auf verschiedene Karteireiter verteilt sind.

Darüber hinaus kann die komplette Anwendung über die Tastatur bedient und dabei nahezu alle Vorgänge mit dem Nummern-Block erfasst werden. Abhängig von der Belegart bietet die Dialogerfassung z. B. Tastenkombinationen (sogenannte Shortcuts) an, um darüber bestimmte Funktionen auszuführen.

Auszug der verfügbaren Shortcuts:

Gesteuert über die Belegart können in der Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung unter anderem folgende Buchungsvorgänge erfasst und gebucht werden:

• Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge
• Gutschriften
• Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge
• Anzahlungsanforderungen und Anzahlungen
• Zuordnung und Verrechnung von offenen Posten
• Sachbuchungen
• Währungsneubewertungen
• Manuelle Eröffnungsbilanzbuchungen

Zudem sind für Buchungsvorgänge folgende Ausprägungen möglich:

• Stornobuchungen
• Zurückgestellte Belege
• Musterbuchungen
• Periodische Buchungen

In Abhängigkeit von ihrer Ausprägung und ihrem Verarbeitungsstand weisen Buchungsbelege einen unterschiedlichen Status auf und können danach auch ausgewertet werden. Die Tabelle zeigt einige dieser möglichen Statuswerte auf.

Neben der flexibel gestaltbaren Belegerfassung und der Bedienbarkeit über die Tastatur sind nachfolgende Merkmale Bestandteil der Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung.

Validierungen

Grundsätzlich führt das Buchungsprogramm während der Erfassung Gültigkeitsprüfungen durch. Es werden u. a. die verwendeten Stammdaten (Konten, Steuerschlüssel, Zahlungsbedingen, Kostenstellen etc.) auf ihre Gültigkeit und Verwendbarkeit geprüft. Stammdaten können, ohne das Buchungsprogramm verlassen zu müssen, neu angelegt oder geändert werden. Es findet eine sofortige Aktualisierung statt und die Daten stehen zur Verfügung.

Datenaktualität

Die zum Buchen freigegebenen Belege werden sofort gebucht und in der Datenbank fortgeschrieben. Dadurch können Cockpits und Berichte stets auf aktuelle Daten zugreifen. Es kann sofort nach einer Buchung im jeweiligen Cockpit der Kontensaldo, der offene Posten oder die Buchungsbewegung angezeigt werden.

Währungsbuchhaltung

Belege in Fremdwährung werden sowohl in Fremdwährung als auch in Hauswährung gebucht. Die Belegerfassung erfolgt grundsätzlich in der Ausstellungs- bzw. Belegwährung. Die Währungsumrechnung wird automatisch zum eingegebenen Kurs oder zum im System festgelegten Standardkurs vorgenommen. Der Standardkurs ermittelt sich auf Basis des Buchungsdatums.

Neben den Werten in der Haus- bzw. Buchführungswährung werden für alle Buchungen und offenen Posten auch die Werte in der erfassten Fremdwährung bzw. Belegwährung geführt. Ebenso werden hierfür die verwendeten Währungskurse gespeichert. Optional werden für alle Buchungen, unabhängig davon ob sie in Hauswährung oder Fremdwährung erfasst wurden, zusätzlich auch die Beträge für parallel zu verwendende Hauswährungen geführt.

Alle Anzeigen und Auswertungen werden für Buchungen die in Fremdwährung erfasst wurden, in der Art vorgenommen, dass neben dem Betrag in der Hauswährung auch der jeweilige Währungsbetrag sowie der Kurs ersichtlich sind.

Im Rahmen der Verrechnung von offenen Posten mit Zahlungen oder anderen Belegen wie beispielsweise Gutschriften, findet eine automatische Ermittlung der Kursdifferenzen statt. Die anfallenden Kursdifferenzen werden automatisch als Ertrag oder Aufwand gebucht.

Fremdwährungskonten (z. B. Bankkonten), werden sowohl in der Hauswährung als auch in ihrer festgelegten Fremdwährung geführt.

Begriffsbestimmung

• Geschäftsjahre – Geschäftsjahre und Perioden werden zentral für die Warenwirtschaft, die Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Anlagenbuchhaltung im Framework Basis verwaltet. Für ein Geschäftsjahr ist eine variable Steuerung der Buchungsperioden unabhängig vom Kalenderjahr möglich. Ein Geschäftsjahr kann auch als Rumpfwirtschaftsjahr eingerichtet werden. Bei Anwendern, deren Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr identisch ist, entsprechen die Buchungsperioden von 01 bis 12 den Kalendermonaten. Für Abschlussbuchungen im Rahmen eines Jahresabschlusses können Nachtrags- bzw. Abschlussperioden (13./14. Periode aber maximal 3 Nachtragsperioden) verwendet werden.
• Vortragsperiode – Hierbei handelt es sich um die Buchungsperiode eines Geschäftsjahres, der der Typ Vortragsperiode zugeordnet ist. Es kann je Geschäftsjahr immer nur eine Vortragsperiode geben. In einer Vortragsperiode werden die Eröffnungsbilanzwerte gebildet bzw. dargestellt. Sofern in einem Geschäftsjahr keine Vortragsperiode vorhanden ist, wird spätestens mit dem Saldenvortrag automatisch eine Vortragsperiode hinzugefügt.
• Steuerjahre – Neben dem regulären Geschäftsjahr mit seinen Buchungsperioden gibt es in der Finanzbuchhaltung auch das Steuerjahr mit seinen Steuerperioden. Durch Steuerperioden ist es möglich einen Beleg zu erfassen, in dem die Buchungsperiode und Steuerperiode voneinander abweichen. Die Steuerjahre und Steuerperioden werden in der Regel für ein Kalenderjahr geführt, also von Januar bis Dezember. Es ist aber auch möglich, Steuerjahre und Perioden abweichend vom Kalenderjahr zu führen.
• Abstimmkreise / Abstimmsummen – Mit Abstimmkreisen werden Zusammenschlüsse von Belegen bezeichnet, die separat verwaltet und geprüft werden können, z. B. um Rechnungen und Zahlungen eines Partners für einen bestimmten Zeitraum zu überprüfen. Es ist möglich, einen Abstimmkreis zur Prüfung der Summe aller in diesem Kreis getätigten Buchungen zu nutzen oder aber als eine Art Buchungssitzung zu verwenden. Diese Sitzung kann als eigenständiger Vorgang gespeichert und wieder hervorgerufen werden, bis sie abgeschlossen wird.
• Splittbuchung – Mit Hilfe einer Splittbuchung lässt sich ein Beleg auf beliebig viele Sachkonten und Kostenrechnungsobjekte verteilen. Eine Splittbuchung besteht immer aus einer Führungsbuchung und mindestens einer Auflösungsbuchung. Das Buchungsprogramm kontrolliert die korrekte Auflösung der Buchung. Je Auflösung- bzw. Teilbuchung kann ein eigener Buchungstext erfasst werden, um weitergehende Erklärungen zu einer Buchung zu hinterlegen. Ebenso kann je Auflösungsbuchung entschieden werden, ob diese skontierfähig ist oder nicht.
• Steuersplitt – Eine Steuersplittbuchung erfassen Sie, wenn der zu buchende Beleg (z. B. Rechnung) unterschiedliche Steuersätze enthält. Der Gesamtbruttobetrag muss hierbei durch mehrere Gegenbuchungen aufgelöst werden. Wie bei der Splittbuchung, können Sie auch bei der Steuersplittbuchung mit unterschiedlichen Gegenkonten oder Kostenrechnungsobjekten buchen.
• Stornobuchungen – Buchungen, die gespeichert aber noch nicht gebucht worden sind, können gelöscht werden. Buchungen, die den Status Gebucht aufweisen, können automatisch storniert werden. Das Programm erstellt hierbei Stornobuchungen (mit umgekehrten Vorzeichen) und schreibt diese in der Buchungsbewegungsdatei fort. Die Aktion Heutige Buchungen löschen bietet Ihnen die Möglichkeit, die Buchungen eines Tages am selben Tag zu löschen.
• Musterbuchungen – Wiederkehrende und umfangreiche Buchungen bei denen die Kontierung in der Regel gleich bleibt, können als Musterbuchung gespeichert werden. Diese Musterbuchungen sind jederzeit wieder abrufbar um daraus buchbare Belege zu erstellen.
• Periodische Buchung – Als periodische Buchungen sind Buchungen zu verstehen, die in einem bestimmten wiederkehrenden Turnus abgerufen werden. Diese Buchungen werden im Buchungsdialog erfasst und zu einem späteren Zeitpunkt z. B. monatlich oder vierteljährlich automatisch erstellt. Periodische Buchungen können beispielsweise für Abgrenzungen, Quotierungen oder andere wiederkehrende regelmäßige Vorgänge verwendet werden.

Einstellungen

Bevor Sie mit dem Buchen beginnen, müssen Sie zunächst die für die Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung relevanten Einstellungen in der Anwendung Customizing vornehmen.

Darüber hinaus überprüfen Sie bitte, ob die grundlegenden Stammdaten korrekt eingerichtet sind. Dazu gehören unter anderem:

• Geschäftsjahre und Perioden
• Steuerjahre und Steuerperioden
• Belegarten
• Sachkonten
• Partner (Sicht Rechnungswesen)
• Steuerschlüssel
• ggf. Fremdwährungen
• ggf. Dimensionen (z. B. Kostenstellen)

Customizing

Im Folgenden erfahren Sie, welche Einstellungen in der Anwendung Customizing für die Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung relevant sind. Diese Einstellungen nehmen Sie unter der Funktion Finanzbuchhaltung in den untergeordneten Funktionen Vorschlagswert und Vorschlagswert Buchen vor.

Eine ausführliche Beschreibung zu den einzelnen Einstellungen für Comarch Financials Enterprise in der Anwendung Customizing  finden Sie in der Dokumentation Customizing: Comarch Financials Enterprise.

Funktion Vorschlagswert

In dieser Funktion sind nur die Unterkarteireiter Allgemeines, Buchen und International unter dem Karteireiter Einstellungen für das Buchungsprogramm relevant. Eine ausführliche Beschreibung der relevanten Einstellungen unter den jeweiligen Unterkarteireiter dieser Funktion finden Sie in der Dokumentation Funktion: Vorschlagswert.

Karteireiter Einstellungen/Unterkarteireiter Allgemeines

Unter diesem Unterkarteireiter legen Sie die Standardwerte fest, die beispielsweise für die Datenart, die Wechselkursverwendung, die Buchungsart oder den Bilanzierungskreis als Vorbelegung im Buchungsdialog herangezogen werden sollen.

Karteireiter Einstellunge/Unterkarteireiter Buchen

Grundsätzlich sind alle Felder unter diesem Unterkarteireiter für die Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung relevant. Hier geben Sie u. a. die Journalart an, die als Standard verwendet werden soll,  nehmen Einstellungen zur Steuerung der Perioden und Steuerperioden vor, legen Standardbelegarten z. B. für automatische OP-Aufteilungen, OP-Ausbuchungen und OP-Auszifferungen fest und wählen Konten für Kursdifferenzen und Neubewertungen aus.

Karteireiter Einstellungen/Unterkarteireiter International

Unter diesem Unterkarteireiter legen Sie die als Standard zu verwendenden Sammelkontenprofile für Debitoren und Kreditoren fest. Das Sammelkontenprofil stellt die Verbindung zwischen dem Partner (Nebenbuch) und dem im Hauptbuch verwendeten Sachkonto (Forderungs- oder Verbindlichkeitssammelkonto) her. Diese Standardprofile werden im Buchungsdialog für die Debitoren und Kreditoren herangezogen, denen im Partnerstamm kein eigenes Sammelkontenprofil zugeordnet ist.

Funktion Vorschlagswert Buchen

Diese Einstellungen beziehen sich auf bestimmte Funktionen im Buchungsprogramm und gelten einheitlich für alle Benutzer bzw. für alle oder nur die eigene Organisation. In dieser Unterfunktion legen Sie im Karteireiter Einstellungen beispielsweise fest, ob ein in sich aufgehender Beleg automatisch gebucht werden soll und die Erfassung von negativen Beträgen zulässig ist.

Wie im Abschnitt Einstellungen Buchen Finanzbuchhaltung beschrieben, können Sie abweichend zu den Einstellungen dieser Unterfunktion benutzerindividuelle Einstellungen einrichten, die dann im Buchungsdialog vorrangig berücksichtigt werden.

Die Beschreibung der einzelnen Einstellungen unter dieser Funktion finden Sie in der Dokumentation Funktion: Vorschlagswert Buchen.

Geschäftsjahre und Perioden

Steuerjahre und Perioden werden für jede Buchung, die mit Steuer bzw. mit Steuerschlüsseln erfasst wird, benötigt.  Steuerjahre und deren Perioden richten Sie in der Anwendung Steuerjahre und Perioden ein.

Ausführliche Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Steuerjahre und Perioden.

Belegarten

Bei jeder Buchung ist eine Belegart anzugeben. Mit dieser Belegart wird über den zugeordneten Belegtyp die generelle Art der Buchung, z. B. Rechnung, Gutschrift, Zahlung, EB-Buchung etc. festlegt. Die Belegtypen sind durch Comarch Financials Enterprise fest vorgegeben und können durch den Benutzer nicht geändert werden.

Die zu verwendenden Belegarten richten Sie in der Anwendung Belegarten Finanzbuchhaltung ein. Über die Belegarten werden die Eingabefelder und Funktionen während des Buchens beeinflusst und somit ein vordefinierter Ablauf bestimmt. Wesentliche Felder, die für einen bestimmtem Buchungsvorgang immer wieder benötig werden, z. B. die Angabe von Belegnummern, Konten, Buchungsbeträgen, Kostenstellen oder externen Belegnummern, können als Spiegelfelder eingerichtet werden. Diese Felder sind dann im Buchungsprogramm unter dem Primärkarteireiter Spiegelfelder verfügbar.

Abhängig davon, welche Art Buchung mit der jeweiligen Belegart erfasst wird, sind für die Belegart entsprechende Nummernkreise einzurichten, z. B. ein Nummernkreis für periodische Abrufe oder ein Nummernkreis für die Währungsneubewertung.

Ausführliche Informationen zu den Belegarten finden Sie in der Dokumentation Belegarten Finanzbuchhaltung.

Steuerschlüssel

Im Buchungsprogramm können Sie nur Steuerschlüssel verwenden, die Sie in der Anwendung Steuer-Schlüssel eingerichtet haben. Ein gültiger Steuerschlüssel ist immer dann anzugeben, wenn innerhalb einer Buchung Steuer ausgewiesen wird. Jede Buchung auf einem Personenkonto ist zwingend mit einem Steuerschlüssel zu erfassen. Über den Steuerschlüssel legen Sie den steuerlichen Sachverhalt fest (z. B. steuerpflichtig zu xx%, steuerfrei 0%, nicht steuerbar, Inland, EU, Drittland etc.). Aufgrund des Steuerschlüssels wird nicht nur die in einer Rechnung enthaltene Steuer ermittelt und auf dem Steuerkonto automatisch verbucht, sondern die steuerlich relevanten Werte (Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag) werden im Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung in der entsprechenden Zeile ausgewiesen.

Ausführliche Informationen zu Steuerschlüsseln finden Sie in den Dokumentationen Steuer-Schlüssel und Erweiterung: Steuer-Schlüssel/Comarch Financials Enterprise.

Personenkonten

Personenkonten, für die Sie Buchungen erfassen, z. B. Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Gutschriften, Zahlungseingänge usw. müssen in der Anwendung Partner unter der Sicht Rechnungswesen als Debitor oder Kreditor oder als Mischkonto (sowohl Debitor als auch Kreditor) aktiviert sein. Im Buchungsdialog werden, sofern vorhanden, die Zahlungsbedingung, der Verband, die Verbandsmitgliedsnummer etc. aus dem Partnerstammsatz des angegeben Partners vorbelegt. Darüber hinaus kann im Partnerstamm eine Buchungssperre für einen Partner festgelegt werden.

Ausführliche Informationen zu Partnerstammdaten finden Sie in den Dokumentationen Partner und Erweiterung:Partner,  Ansicht Rechnungswesen/Comarch Financials Enterprise.

Sachkonten

Im Buchungsdialog können nur Sachkonten bebucht werden, die in der Anwendung Sachkonten eingerichtet und nicht für den Buchungsdialog gesperrt bzw. generell gesperrt sind. Im Sachkontenstamm legen Sie Einstellungen fest, welche die Funktionen und Kontrollen bei der Buchungserfassung beeinflussen. Beispielsweise können Sie über die Steuerüberwachung einstellen, welche steuerbezogenen Kontrollen im Rahmen der Bebuchung des Sachkontos durchgeführt werden.

Ausführliche Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Sachkonten.

Weitere Stammdaten

Im Buchungsdialog werden je nach Art der Buchung ggf. weitere Stammdaten benötigt, z. B. Währungen bei Fremdwährungsbuchungen oder optionale Dimensionen. Optionale Dimensionen müssen in einer Buchung immer dann angegeben werden, wenn eine Kostenart zu einem bebuchten Konto eine optionale Dimension erwartet.

In der Dokumentation Buchen Finanzbuchhaltung sind alle Felder beschrieben, die in der Buchungserfassung verfügbar sind. Handelt es sich um sogenannte Stammdaten, finden Sie in der Beschreibung der entsprechenden Felder in der Regel auch die Anwendungen, in denen die zu erfassenden Daten eingerichtet sein müssen.

Darüber hinaus bietet das Buchungsprogramm auch die Möglichkeit, Stammdaten direkt aus der Buchung heraus einzurichten. Dies sollte aber nicht als generelle Vorgehensweise genutzt werden, da es u. U. einen erheblichen Zeitverlust bei der Buchungserfassung darstellt.

Einstellungen Buchen Finanzbuchhaltung

Über die Anwendung Einstellungen Buchen Finanzbuchhaltung können benutzerspezifische Einstellungen abweichend zu den allgemeingültigen Einstellungen unter der Funktion Vorschlagswert Buchen in der Anwendung Customizing festgelegt werden. Ist z. B. im Customizing das Buchen mit negativen Beträgen nicht erlaubt, kann es durch die hier angegebenen Einstellungen benutzerabhängig bzw. benutzerindividuell erlaubt werden.

Ausführliche Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Einstellungen Buchen Finanzbuchhaltung.

Buchungsserver

Die erfassten Buchungen werden zur direkten Verbuchung an den Buchungsserver überstellt. Dieser Buchungsserver muss dem Subsystem Finanzbuchhaltung zugeordnet und gestartet bzw. aktiv sein.

Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation Buchungsserver.

Buchen

Sind die Stammdaten korrekt eingerichtet und alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen, können Sie in der Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung unterschiedliche Buchungsbelege im Dialog erfassen, bearbeiten und buchen. Sie können beispielsweise Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und manuelle EB-Buchungen erfassen oder Sammelkontoumbuchungen und manuelle Währungsneubewertungen vornehmen. Der Buchungsdialog bietet dazu verschiedene Felder und Aktionen an, deren Inhalt und Funktionsweisen in der Dokumentation Buchen Finanzbuchhaltung beschrieben sind.

Abhängig von der Art der jeweiligen Buchung sind bei der Erfassung unterschiedliche Vorgehensweisen gegeben. Sie können Buchungsbelege wie beispielweise Rechnungen als einfache Buchung und in Fremdwährung erfassen oder als Splittbuchung auf beliebig viele Gegenkonten, Kostenrechnungsobjekte oder Steuerschlüssel verteilen. Die Aufteilung einer Buchung kann auch aufgrund anderer fachlicher Anforderungen vorgenommen werden. So können z. B. Teile eines Beleges automatisch der periodischen Abgrenzung zugeführt oder durch Konzernverrechnung direkt in andere Orgnisationen gebucht werden.

Für die Bearbeitung offener Posten im Rahmen von OP-Verrechnungen oder Zahlungsregulierungen stehen Dialogfunktionen zur Verfügung. Hierüber ist die Auswahl bzw. Zuordnung von offenen Posten wahlweise als Einzelzuordnung oder durch die Angabe entsprechender Suchkriterien auch als Mehrfachzuordnung möglich. Dabei wird durch Suchfolgen festgelegt, welche Inhalte der offenen Posten mit den angegebenen Suchkriterien verglichen werden sollen.

Das Buchungsprogramm unterstützt zudem die automatische Buchung von Skonto und weiteren Abzügen wie beispielsweise Rabatte und Boni. Zahlungsdifferenzen die aufgrund von verfallenem Skonto entstehen, werden gekennzeichnet. Bei geringfügigen Zahlungsdifferenzen haben Sie die Möglichkeit, diese automatisch auszubuchen. Für Zahlungsdifferenzen können Reste auf den einzelnen betroffenen offenen Posten gebildet, oder alternativ neue offene Posten über die Differenzbeträge angelegt werden.

In der Dokumentation Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung finden Sie neben den allgemeinen Vorgehensweisen zum Umgang mit der Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung auch Beispiele und Anleitungsschritte zur Erfassung verschiedener Buchungsvorgänge.

Alle im Buchungsprogramm erfassten Buchungsbelege werden direkt im Bereich der Konten und ggf. der offenen Posten gebucht. Dabei werden bei einigen Buchungsvorgängen auch automatisch Buchungen auf indirekt zugeordneten Sachkonten, z. B. Skontokonten, Steuerkonten, Forderungs- und Verbindlichkeitssammelkonten erzeugt.

Sofern das Framework Controlling aktiviert ist und auf Kostenrechnungsobjekte gebucht wird, stehen diese Buchungen sofort im Controlling zur Verfügung.

Ist das Framework Anlagenbuchhaltung aktiviert und es wird auf ein anlagenrelevantes Konto gebucht, wird der Beleg sofort an die Anlagenbuchhaltung übergeben. Er steht dort im sogenannten Belegbriefkasten zur Weiterverarbeitung bereit.