In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwen­dung Daten importieren bezogen auf Dokumentarten beschrieben. Diese Vorgehensweise ent­hält allgemeine Anleitungsschritte und Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung Daten importieren, die unter ande­rem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Dokumentation Daten importieren.

Begriffsbestimmung

• Dokumentarten – Die Dokumentart ist Teil der Identifikation eines Dokuments. Dokumentart und Nummer identifizieren ein Dokument eindeutig. Mit der Dokumentart werden Vorschlagswerte für ein Dokument festgelegt. So kann z. B. eine Dokumentvorlage hinterlegt werden, nach welcher weitere Dokumente dieser Art erzeugt werden. Mit der Dokumentart bestimmen Sie außerdem, welche weiteren Felder im Dokument angezeigt werden und zu füllen sind.
• Dokument – Ein Dokument ist ein Objekt, mit dem Sie Dokumentdateien verwalten und Verknüpfungen zu anderen Objekten im ERP-System herstellen. Ein Dokument ist wie ein virtueller Umschlag für die Metadaten zu einem Dokument und für die Dokumentdateien (physische Dateien, die im Knowledge Store abgelegt werden). Außerdem dient das Dokument dazu, neue Dokumentdateien zu erstellen, indem Adressaten und eine Dokumentvorlage dem Dokument hinzugefügt werden. Daraus erzeugt das ERP-System eine neue Dokumentdatei, beispielsweise einen Serienbrief.
• Dokument-Vorlage – Die Dokument-Vorlage dient dem standardisierten Erfassen oder Erzeugen von Dokumenten oder Notizen. Die Vorlage ist wiederum ein Dokument, welches möglicherweise mit einer Dokumentdatei verbunden ist.

Allgemeines

Lesen Sie nachfolgend allgemeine Informationen zu Dokumentarten. Sie erfahren, wie die zu importierenden Datenobjekte zusammengesetzt sind.

Dokumentarten bestehen aus:

• Basisdaten
• Prüferzuordnungen
• Zuordnungen von Weiteren Feldern

Die Prüferzuordnungen und die Zuordnungen von Weiteren Feldern sind Teil der Dokumentart und können nicht separat, sondern nur mit Zuordnung zu einer eindeutig identifizierten Dokumentart importiert werden.

Vorgehensweisen

Lesen Sie nachfolgend, die Vorgehensweisen beim Import von Dokumentarten:

• Daten importieren
• Import neuer Dokumentarten
• Aktualisierung vorhandener Dokumentarten

Daten importieren

1. Öffnen Sie die Anwendung Daten importieren.
2. Lassen Sie sich den bzw. einen Filter für das Business Object com.cisag.app.general.docman.obj.DocumentTypeanzeigen.
   → Der Filter für den Import der Daten wird angezeigt.

3. Die ausgewählten Attribute des Filters sind bereits markiert. Bei Bedarf können Sie die Attribute noch anpassen.
4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button [Daten importieren].
   → Das Dialogfenster Daten importieren wird geöffnet.

5. In diesem Dialogfenster können Sie Einstellung für die Importdatei vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung der Felder finden Sie in der Dokumentation Daten importieren im gleichnamigen Abschnitt.
6. Durch Drücken des Buttons [Im Hintergrund] oder [Sofort] können Sie den Import durchführen.

Notwendige Attribute für den Import

Geben Sie mindestens folgende Attribute pro Business Entity an:

• Identifikationsattribute (Business Key)
• Pflichtfelder

Ohne die Identifikationsattribute kann das Business Entity nicht zugeordnet werden und fehlt ein Pflichtfeld wird in jedem Fall die Nachbearbeitung gestartet. Die Pflichtfelder und Identifikationsattribute der einzelnen Business Objects werden im Abschnitt Übersicht: Identifikations- und Pflichtfelder zusammengestellt.

Zusätzlich gibt es noch Beziehungen zu anderen Business Objects, die nicht direkt zum Business Entity Dokumentart gehören (Beziehungen über Fremdschlüssel, erkennbar durch Kursivschrift im Filter). Um diese Beziehungen auflösen zu können, müssen die Identifikationsattribute dieser Business Objects im Filter ausgewählt werden. Über Fremdschlüssel referenzierte Daten können nicht gemeinsam importiert werden. Sie müssen bereits im System vorhanden sein. Werden über die Fremdschlüssel-Beziehung andere Attribute angegeben als deren Identifikationsattribute, so werden diese ignoriert.

Wenn der Primärschlüssel eines Business Objects ganz oder teilweise aus Fremdschlüsseln besteht, dann muss in der Importdatei das Business Object, auf das sich dieser Fremdschlüssel bezieht, über seine Identifikationsattribute aufgelöst werden.

Zum Beispiel enthält eine Dokumentart das Attribut numberRange. Dieses Attribut bezieht sich auf den Nummernkreis, aus dem die Nummer eines neuen Dokuments dieser Dokumentart ermittelt wird. Der Nummernkreis wird wiederum durch eine Identifikation (String) spezifiziert wird.

Reihenfolge

Eine Dokumentart kann eine Dokument-Vorlage als Vorschlagswert für die mit dieser Art erfassten Dokumente enthalten. Ist der Dokumentart eine Dokument-Vorlage mit der gleichen Dokumentart zugeordnet, so ist beim Erfassen der Dokumentart folgende Reihenfolge einzuhalten.

1. Import der neuen Dokumentart ohne Angabe der Vorlage
2. Erfassung der Vorlage
3. Aktualisierung der Dokumentart mit Angabe der Vorlage

Import neuer Dokumentarten

In der Importdatei müssen alle Identifikations- und Pflichtattribute der Basisdaten angegeben werden. Prüferzuordnungen und Zuordnungen von Weiteren Feldern können sowohl in der gleichen, als auch in einer separaten Importdatei angeben werden. Lesen Sie die Dokumentation zur Anwendung Daten importieren, um zu erfahren, wie separate Importdateien verknüpft werden.

Beispiel für das Importieren neuer Dokumentarten mit einer Importdatei:

Aktualisierung vorhandener Dokumentarten

Voraussetzung für diesen Weg des Imports von Dokumentarten ist, dass die Basisdaten bereits erfolgreich importiert wurden. In der Importdatei müssen lediglich die Identifikationsattribute (code) der Basisdaten angegeben werden. Sollten andere Attribute der Basisdaten angegeben werden, werden die vorhandenen Daten überschrieben.

Sie sollten diese Importmöglichkeit nur zum Aktualisieren einer Dokumentart anwenden. Der getrennte Import von Dokumentarten, Prüferzuordnungen und Zuordnungen Weiterer Felder führt zu Performance-Einbußen.

Beispiel einer Importdatei für das Aktualisieren von Zuordnungen Weiterer Felder:

Übersicht: Identifikations- und Pflichtfelder

In diesem Kapitel werden die Identifikations- und Pflichtattribute zusammengestellt.

Basisdaten

Prüferzuordnungen

Zuordnungen Weiterer Felder