In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwen­dung Dokumente beschrieben. Die Vorgehensweisen ent­hal­ten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie ein Dokument erfas­sen oder bearbeiten. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung Dokumente, die unter ande­rem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Doku­mentation Dokumente.

Ein Dokument erfassen

Sie haben zwei Möglichkeiten ein Dokument zu erfassen:

• Ein Dokument zu einer existierenden Dokument-Datei erfassen.
• Ein Dokument zu einer mit dem ERP-System zu erzeugenden Dokument-Datei erfassen

Ein Dokument zu einer existierenden Dokument-Datei im Knowledge-Store erfassen

Voraussetzungen

Eine Datei wurde im Knowledge Store in den Ordner Documents oder in einen Unterordner abgelegt. Für diese Datei darf es noch kein Comarch-ERP-Enterprise-Dokument geben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Wählen Sie in dem ersten Feld die Identifikation einer zum Inhalt des Dokuments passenden Dokumentart aus.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Neues Dokument].
   → Die Anwendung wechselt in den Neu-Modus. Die Vorschlagswerte aus der gewählten Dokumentart werden dem Dokument hinzugefügt.
4. Ändern Sie bei Bedarf die Dokumentnummer.
5. Geben Sie eine Bezeichnung in dem gleichnamigen Feld an.
6. Entfernen Sie ggf. die aus der Dokumentart übernommene Dokumentvorlage, da ein Dokument zu einer existierenden Dokument-Datei keine Dokumentvorlage haben darf.
7. Ändern Sie den Vorschlagswert im Feld Dokument-Datei im Karteireiter Allgemeines den Pfad und den Dateinamen auf die Angaben der existierenden Dokument-Datei, zu der Sie ein Comarch-ERP-Enterprise-Dokument erfassen wollen.

8. Erfassen Sie bei Bedarf weitere Attribute.
9. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].

Ein Dokument zu einer existierenden Dokument-Datei im angebundenen Archivsystem erfassen

Voraussetzungen

Eine Datei wurde im angebundenen Archivsystem abgelegt.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Wählen Sie in dem ersten Feld die Identifikation einer zum Inhalt des Dokuments passenden Dokumentart aus.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Neues Dokument].
   → Die Anwendung wechselt in den Neu-Modus. Die Vorschlagswerte aus der gewählten Dokumentart werden dem Dokument hinzugefügt.
4. Ändern Sie bei Bedarf die Dokumentnummer.
5. Geben Sie eine Bezeichnung in dem gleichnamigen Feld an.
6. Entfernen Sie ggf. die aus der Dokumentart übernommene Dokumentvorlage, da ein Dokument zu einer existierenden Dokument-Datei keine Dokumentvorlage haben darf.
7. Löschen Sie den Vorschlagswert im Feld Dokument-Datei im Karteireiter Allgemeines.
8. Tragen Sie in das Feld Archiv-ID die eindeutige Identifikation des Dokuments im Archivsystem ein.

9. Erfassen Sie bei Bedarf weitere Attribute.
10. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].

Ein Dokument zu einer mit dem ERP-System zu erzeugenden Dokument-Datei erfassen

Dokument-Dateien, die Sie mit Comarch ERP Enterprise erzeugen, basieren auf einer Dokumentvorlage, die mit einer Dokument-Datei verbunden ist. Sie können z. B. Serienbriefe und Serien-E-Mails oder andere beliebige Dateien mit Comarch ERP Enterprise erzeugen. Lesen Sie zu den Sonderfällen, Serienbriefe und Serien-E-Mails, die gesonderten Vorgehensweisen.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Wählen Sie in dem ersten Feld die Identifikation einer zum Inhalt des Dokuments passenden Dokumentart aus.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Neues Dokument].
   → Die Anwendung wechselt in den Neu-Modus. Die Vorschlagswerte aus der gewählten Dokumentart werden dem Dokument hinzugefügt.
4. Ändern Sie bei Bedarf die Dokumentnummer.
5. Geben Sie eine Bezeichnung in dem gleichnamigen Feld an.
6. Wählen Sie in dem Feld Dokument-Vorlage ein vorhandenes Dokument aus. Die Dokument-Vorlage muss mit einer Dokument-Datei verbunden sein, auf deren Basis die neue Dokument-Datei erzeugt wird.
7. Ändern Sie bei Bedarf den Vorschlagswert im Feld Dokument-Datei im Karteireiter Allgemeines. Sie können den Pfad und den Dateinamen ändern.

8. Erfassen Sie bei Bedarf weitere Attribute.
9. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].
10. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste im Menü des Aktionen-Buttons die Aktion [Dokument-Datei auf Basis der Vorlage erzeugen].
    → Eine Kopie wird von der Dokument-Datei erzeugt, die mit der angegebenen Dokumentvorlage verbunden ist. Die Kopie trägt den unter dem im Feld Dokument-Datei angegebenen Dateinamen und liegt im ebenfalls hier angegebenen Ordner im Knowledge Store.

Sonderfälle

• Serien-E-Mails: Ist die Dokument-Datei der Dokumentvorlage eine HTML-Datei für Serien-E-Mails und wurden Adressaten angegeben, dann wird keine Dokument-Datei erzeugt, sondern es werden E-Mails erzeugt und direkt an das Mailsystem übergeben.

• Serienbrief: Eine Dokument-Datei für Serienbriefe wird erzeugt, wenn die Dokument-Datei der Dokumentvorlage eine Microsoft®-Word-Datei mit Seriendruckfeldern ist und im Comarch-ERP-Enterprise-Dokument Adressaten erfasst sind. Die erzeugte Dokument-Datei enthält gemäß der Adressatenanzahl entsprechend viele Serienbriefe.

Eine Notiz erfassen

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Wählen Sie in dem ersten Feld die Identifikation einer zum Inhalt der Notiz passenden Dokumentart aus.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Neue Notiz].
   → Die Anwendung wechselt in den Neu-Modus. Die Vorschlagswerte aus der gewählten Dokumentart werden dem Dokument hinzugefügt.
4. Ändern Sie bei Bedarf die Dokumentnummer.
5. Geben Sie eine Bezeichnung in dem gleichnamigen Feld an.
6. Erfassen Sie im Arbeitsbereich in dem Karteireiter Notizen die Informationen für die Notiz.
7. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].

Serienbrief erfassen

Voraussetzungen

Nehmen Sie die Einstellungen vor, wie in der Dokumentation Einführung: Dokumenten-Management beschrieben. Außerdem benötigen Sie eine Microsoft^® Word Serienbriefvorlage mit Seriendruckfeldern, die als Comarch-ERP-Enterprise-Dokument erfasst wurde.

Eine Liste möglicher Seriendruckfelder finden Sie in der Dokumentation Dokumente unter der Beschreibung der Aktion [Dokument-Datei auf Basis der Vorlage erzeugen]. Hier finden Sie auch Informationen zu der Verwendung benutzerdefinierter Felder in Serienbriefen.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Wählen Sie in dem ersten Feld die Identifikation einer zum Inhalt des Dokuments passenden Dokumentart aus.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Neues Dokument].
   → Die Anwendung wechselt in den Neu-Modus. Die Vorschlagswerte aus der gewählten Dokumentart werden dem Dokument hinzugefügt.
4. Ändern Sie bei Bedarf die Dokumentnummer.
5. Geben Sie eine Bezeichnung in dem gleichnamigen Feld an.
6. Wählen Sie in dem Feld Dokument-Vorlage ein vorhandenes Dokument aus. Die Dokument-Vorlage muss mit der Serienbrief-Vorlage verbunden sein, auf deren Basis die neue Dokument-Datei erzeugt wird.
7. Ändern Sie bei Bedarf den Vorschlagswert im Feld Dokument-Datei im Karteireiter Allgemeines den Pfad und den Dateinamen.

8. Wählen Sie im Arbeitsbereich den Karteireiter Adressaten.
9. Erfassen Sie gewünschten Partner oder Adressen als Adressaten.
10. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].
11. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button [Dokument-Datei auf Basis der Vorlage erzeugen].
    → Die Anwendung Microsoft® Word mit der Serienbriefvorlage wird geöffnet und mit den ausgewählten Adressaten angezeigt.
12. Speichern Sie den Microsoft® Word Serienbrief.

Serien-E-Mail erfassen

Voraussetzungen

Ein E-Mail-Dienst muss eingerichtet sein. Sie benötigen eine E-Mail-Vorlage mit Seriendruckfeldern, die als Comarch-ERP-Enterprise-Dokument erfasst wurde.

Eine Liste möglicher Seriendruckfelder finden Sie in der Dokumentation Dokumente unter der Beschreibung der Aktion [Dokument-Datei auf Basis der Vorlage erzeugen]. Hier finden Sie auch Informationen zu der Verwendung benutzerdefinierter Felder in Serien-E-Mails.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Wählen Sie in dem ersten Feld die Identifikation einer zum Inhalt des Dokuments passenden Dokumentart aus.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Neues Dokument].
   → Die Anwendung wechselt in den Neu-Modus. Die Vorschlagswerte aus der gewählten Dokumentart werden dem Dokument hinzugefügt.
4. Ändern Sie bei Bedarf die Dokumentnummer.
5. Geben Sie eine Bezeichnung in dem gleichnamigen Feld an.
6. Wählen Sie in dem Feld Dokument-Vorlage ein vorhandenes Dokument aus. Die Dokument-Vorlage muss mit der Serien-E-Mail-Vorlage verbunden sein, auf deren Basis die Serien-E-Mail versendet wird.

7. Wählen Sie im Arbeitsbereich den Karteireiter Adressaten.
8. Erfassen Sie gewünschten Partner als Adressaten, die als E-Mail-Empfänger verwendet werden.

9. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].
10. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button [Dokument-Datei auf Basis der Vorlage erzeugen].
11. Die Serien-E-Mails werden versendet.

Dokument öffnen und bearbeiten

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Suchen Sie das gewünschte Dokument heraus. Geben Sie dafür eine Dokumentart und eine Identifikation an. Verwenden Sie bei Bedarf die Wertehilfen.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Aktualisieren].
   → Das Dokument wird angezeigt.
4. Fokussieren Sie das Feld, das Sie bearbeiten möchten.
5. Ändern Sie die Daten. Die Identifikation und der Pfad zur Dokument-Datei kann nach dem ersten Speichern nicht mehr verändert werden.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].

Dokument duplizieren

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Öffnen Sie das Dokument, welches Sie duplizieren wollen.
3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste [Duplizieren].
   → Das System vergibt in dem Feld Nummer im Identifikationsbereich eine neue Dokumentnummer.
4. Geben Sie entweder ein Dokument-Vorlage oder einen Pfad zu einer existierenden Dokument-Datei an.
5. Ändern Sie bei Bedarf andere Attribute.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].

Dokument löschen

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Öffnen Sie das Dokument, welches Sie löschen wollen.
3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste [Löschen].
   → Ein Dialog-Fenster öffnet sich.

4. Beantworten Sie die Frage, ob das Dokument wirklich gelöscht werden soll, indem Sie auf Ja drücken.
   → Das Dokument wird gelöscht.

Dokumente mit Business Entitys per Drag & Drop verknüpfen

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Öffnen Sie das Dokument, das Sie mit einem Business Entity verknüpfen wollen.
3. Öffnen Sie den Karteireiter Verknüpfungen.
4. Öffnen Sie im Navigationsbereich den Verlauf.
5. Markieren Sie das Business Entity, das Sie verknüpfen möchten.
6. Ziehen Sie das Business Entity mit gedrückter linker Maustaste in den Bereich des Karteireiters Verknüpfungen.
   → Eine neue Listenzeile wird angezeigt.
7. Ändern Sie bei Bedarf die Dokument-Verknüpfungsart.
8. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].

Vorgehensweisen: Adressaten

Im Folgenden werden die Vorgehensweisen des Karteireiters Adressaten beschrieben. Die Adressaten benötigen Sie zum Erstellen von Serienbriefen und zum Versenden von Serien-E-Mails.

Neuen Adressaten hinzufügen

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Öffnen Sie das Dokument, zu dem Sie einen neuen Adressaten hinzufügen wollen.
3. Öffnen Sie den Karteireiter Adressaten.
4. Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste [Hinzufügen]
   → Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
5. Wählen Sie einen Partner als Adressat.
6. Drücken Sie Übernehmen.
   → Der neue Adressat wird in die Liste eingefügt.

7. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].

Neue Adressaten gesammelt hinzufügen

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Öffnen Sie das Dokument, zu dem Sie neue Adressaten hinzufügen wollen.
3. Öffnen Sie den Karteireiter Adressaten.
4. Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste [Partner suchen und hinzufügen].
   → Eine Dialog-Suche wird geöffnet.
5. Treffen Sie bei Bedarf über die Suchfelder eine Vorauswahl, um die vom System herausgesuchten Partner einzugrenzen.
6. Starten Sie die Suche.
   → Alle Partner, die den Suchmerkmalen entsprechen, werden angezeigt.
7. Markieren Sie die gewünschten Partner.
   → Die markierten Partner werden farbig unterlegt.
8. Drücken Sie [Hinzufügen].
   → Die Partner werden in der Liste der Adressaten hinzugefügt.
9. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].

Erfassten Adressaten bearbeiten

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Öffnen Sie das Dokument, in dem Sie einen Adressaten bearbeiten wollen.
3. Öffnen Sie den Karteireiter Adressaten.
4. Markieren Sie die Zeile mit dem zu bearbeitenden Adressaten.
5. Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste [Bearbeiten].
   → Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
6. Ändern Sie die gewünschten Felder.
7. Wählen Sie anschließend Übernehmen
   → Der geänderte Adressat wird in der Liste der Adressaten angezeigt.
8. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].

Adressaten löschen

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Öffnen Sie das Dokument, in dem Sie einen Adressaten löschen wollen.
3. Öffnen Sie den Karteireiter Adressaten.
4. Markieren Sie die Zeile mit den zu löschenden Adressaten.
5. Drücken Sie dann in der Symbolleiste der Liste [Löschkennzeichen setzen/entfernen].
   → In der markierten Listenzeile wird das Löschkennzeichen gesetzt.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste [Speichern].
   → Der Adressat wird gelöscht und nicht mehr im Dokument angezeigt.

Adressaten mit ungültigen Adressen entfernen

Sie können prüfen, ob die Adressen der Dokument-Adressaten gültig sind und die Adressaten mit ungültigen Adressen entfernen.

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Öffnen Sie das Dokument, aus dem Sie die ungültigen Adressaten entfernen möchten.
3. Öffnen Sie den Karteireiter Adressaten.
4. Wählen Sie in der Kopfzeile der Liste die Aktion [Löschkennzeichen für ungültige Adressaten setzen].
   → Die Adressaten mit einer ungültigen Adresse erhalten ein Löschkennzeichen.

5. Speichern Sie das Dokument.
   → Die Adressaten mit einem Löschkennzeichen werden entfernt.

Adressaten mit ungültigen E-Mail-Adressen entfernen

Sie können prüfen, ob die E-Mail-Adressen der Dokument-Adressaten gültig sind und die Adressaten mit ungültigen E-Mail-Adressen entfernen.

1. Öffnen Sie die Anwendung Dokumente.
2. Öffnen Sie das Dokument, aus dem Sie die ungültigen Adressaten entfernen möchten.
3. Öffnen Sie den Karteireiter Adressaten.
4. Wählen Sie in der Kopfzeile der Liste die Aktion [Löschkennzeichen für Adressaten mit ungültigen E-Mail-Adressen setzen].
   → Die Adressaten mit einer ungültigen E-Mail-Adresse erhalten ein Löschkennzeichen.
   Hinweis

   Sie können die so gesetzten Löschkennzeichen mit der Aktion [Löschkennzeichen setzen/entfernen] bei Bedarf wieder entfernen. Wenn Sie die ungültige E-Mail-Adresse korrigieren, um den Adressaten beizubehalten, müssen Sie das Löschkennzeichen mit der Aktion [Löschkennzeichen setzen/entfernen] wieder entfernen bevor Sie das Dokument speichern.
5. Speichern Sie das Dokument.
   → Die Adressaten mit einem Löschkennzeichen werden entfernt.