Themenübersicht
In dieser Dokumentation ist die Funktionsweise von Comarch eRechnung beschrieben und welche Einstellungen im ERP-System notwendig sind, um Comarch eRechnung nutzen zu können.
Mit Comarch eRechnung können elektronische Rechnungen empfangen und versendet werden. Das Konvertierungs-Tool von Comarch eRechnung ist dabei über eine Schnittstelle mit dem ERP-System verbunden.
Ausgangsrechnungen werden vom ERP-System ausgegeben und an das Konvertierungs-Tool übertragen. Das Konvertierungs-Tool erzeugt daraus elektronische Rechnungen und versendet diese an die Empfänger. Elektronische Eingangsrechnungen werden vom Konvertierungs-Tool empfangen. Das Konvertierungs-Tool erzeugt aus den elektronischen Rechnungen Importdateien und überträgt diese an die App Comarch eRechnung. Die App Comarch eRechnung importiert die Eingangsrechnungen in das ERP-System.
Begriffsbestimmung
Comarch eRechnung
Mit Comarch eRechnung können Rechnungen elektronisch versendet und empfangen werden. Neben der App Comarch eRechnung wird das Konvertierungs-Tool benötigt, welches über eine Schnittstelle mit dem ERP-System verbunden ist.
Elektronische Rechnung
Eine elektronische Rechnung ist eine Ausgangs- oder Eingangsrechnung, die elektronisch übertragbar ist. Eine elektronische Rechnung wird durch externe Tools erzeugt, z. B. durch das Konvertierungs-Tool Comarch eRechnung zentrales Tool.
Konvertierungs-Tool
Das Konvertierungs-Tool konvertiert Ausgangsrechnungen aus dem ERP-System in elektronische Ausgangsrechnungen und versendet diese an die Rechnungsempfänger. Elektronische Eingangsrechnungen werden vom Konvertierungs-Tool empfangen und in Importdateien für das ERP-System konvertiert. Das Konvertierungs-Tool ist über eine Schnittstelle mit dem ERP-System verbunden.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Rechnungsformat für die Übertragung von elektronischen Rechnungen in Deutschland und ermöglicht einen einfachen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger durch strukturierte Daten in PDF-Dateien.
Prozesse
Im diesem Kapitel werden die Prozesse für die Übertragung elektronischer Ausgangsrechnungen und das Empfangen elektronischer Eingangsrechnungen beschrieben.
Ausgangsrechnungen
Ausgangsrechnungen elektronisch übertragen
Die Übertragung von elektronischen Ausgangsrechnungen mit Comarch eRechnung erfolgt automatisch mit dem Ausgeben der Ausgangsrechnung im ERP-System. Die im ERP-System erzeugte Ausgangsrechnung wird dabei über eine Schnittstelle an das Konvertierungs-Tool von Comarch eRechnung übertragen. Die Ausgangsrechnung erhält im ERP-System den Comarch eRechnungs-Status Freigegeben. Das Konvertierungs-Tool konvertiert die Ausgangsrechnung in eine elektronische Ausgangsrechnung im Zielformat (z.B. ZUGFeRD) und über-trägt die elektronische Ausgangsrechnung an den Rechnungsempfänger. Die erfolgreiche Übertragung der elektronischen Rechnung wird an das ERP-System zurückgemeldet und die Ausgangsrechnung erhält im ERP-System den Comarch eRechnungs-Status Erfolgreich. Die elektronische Rechnung wird daraufhin gemäß den Einstellungen der Belegdokument-Vorlage im Dokumenten-Management abgelegt und mit der Ausgangsrechnung verknüpft.
Der Nettopreis einer Ausgangsrechnung, die elektronisch übertragen werden soll, darf nicht negativ sein. Der Nettobetrag darf nur dann negativ sein, wenn die Menge der Rechnungsposition null oder ebenfalls negativ ist. Andernfalls kann die Ausgangsrechnung nicht übertragen werden.
Ist für die Ausgangsrechnung eine Zahlungsart angegeben, darf der Zahlungsbetrag nicht negativ sein. Eine elektronisch übertragene Ausgangsrechnung kann somit bei angegebener Zahlungsart nicht storniert werden.
Fehlerhaft übertragene Ausgangsrechnung korrigieren und erneut übertragen
Konnte eine Ausgangsrechnung nicht erfolgreich übertragen werden, erhält diese im ERP-System den Comarch eRechnungs-Status Fehlerhaft. Die Fehleranalyse nehmen Sie im Konvertierungs-Tool vor. Überprüfen Sie ggf. auch die Einstellungen für Comarch eRechnung im ERP-System. Wenn der Fehler beseitigt ist, kann die Ausgangsrechnung im ERP-System in der Anwendung Cockpit: Ausgangsrechnungen oder in der Anwendung Ausgangsrechnungen abfragen erneut an das Konvertierungs-Tool übertragen werden. Führen Sie dafür die Aktion [Rechnung erneut übertragen durch Comarch eRechnung] aus.
Nicht elektronisch übertragbare Ausgangsrechnung ausgeben
Ausgangsrechnungen mit dem Comarch eRechnungs-Status Fehlerhaft, bei denen der Grund für den Übertragungsfehler nicht korrigiert werden kann, können in der Anwendung Cockpit: Ausgangsrechnungen oder in der Anwendung Ausgangsrechnungen abfragen mit der Aktion [Rechnung ausgeben ohne Übertragung durch Comarch eRechnung] ausgegeben werden. Die Ausgangsrechnung wird dann nicht elektronisch an den Rechnungsempfänger übertragen, aber ansonsten gemäß der Belegdokument-Vorlage erstellt, und die Ausgangsrechnung erhält den Comarch eRechnungs-Status Ohne Übertragung.
Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen elektronisch empfangen
Elektronische Eingangsrechnungen werden vom Rechnungssteller an eine festgelegte E-Mailadresse versendet. Das Konvertierungs-Tool greift auf das E-Mailkonto zu und erzeugt aus einer empfangenen elektronischen Eingangsrechnung eine Importdatei. Wenn die Importdatei erfolgreich vom Konvertierungs-Tool erzeugt werden konnte, wird die Importdatei zusammen mit der empfangenen elektronischen Rechnung und Metainformationen zu der empfangenen E-Mail (Absender, Betreff, usw.) an die App Comarch eRechnung übertragen. Die App Comarch eRechnung erzeugt aus der Importdatei eine Eingangsrechnung. Wenn die Eingangsrechnung erfolgreich in das ERP-System importiert werden konnte, wird die elektronische Rechnung von der App Comarch eRechnung im Dokumenten-Management abgelegt und mit der Eingangsrechnung verknüpft. Das Workflow-Ereignis Comarch eRechnung importiert wird ausgelöst.
Der Nettopreis einer Eingangsrechnung, die fehlerfrei elektronisch empfangen werden soll, darf nicht negativ sein. Der Nettobetrag darf nur dann negativ sein, wenn die Menge der Rechnungsposition null oder ebenfalls negativ ist.
Ist für die Eingangsrechnung eine Zahlungsart angegeben, darf der Zahlungsbetrag der Eingangsrechnung nicht negativ sein.
Fehlerhaft empfangene Eingangsrechnung korrigieren
Wenn eine fehlerhafte elektronische Eingangsrechnung vom Konvertierungs-Tool empfangen wurde, benachrichtigt das Konvertierungs-Tool eine festgelegte Person per E-Mail. Zusätzlich wird im ERP-System das Workflow-Ereignis Fehler in Comarch eRechnung ausgelöst. Der Fehler muss daraufhin im Konvertierungs-Tool bzw. im E-Mailkonto für die Eingangsrechnungen analysiert und wenn möglich korrigiert werden. Wenn der Fehler korrigiert ist, kann die die elektronische Rechnung im Konvertierungs-Tool freigegeben werden und das Konvertierungs-Tool erzeugt aus der elektronischen Rechnung eine Importdatei für das ERP-System.
Fehlerhaft importierte Eingangsrechnung korrigieren und manuell importieren
Kommt es beim Import einer Eingangsrechnung von der App Comarch eRechnung in das ERP-System zu einem Fehler, wird das Workflow-Ereignis Comarch eRechnung importiert ausgelöst.
Folgende Fehlervarianten können beim fehlerhaften Import von Eingangsrechnungen entstehen:
- Die Eingangsrechnung kann überhaupt nicht importiert werden
In diesem Fall muss die Importdatei im Dokumenten-Management überprüft und korrigiert werden. Wenn die Importdatei korrigiert ist, kann die Eingangsrechnung mit der Anwendung Daten importieren manuell importiert werden. Die importierte Eingangsrechnung wird beim manuellen Import nicht automatisch mit der elektronischen Rechnung verknüpft. Bei Bedarf muss die elektronische Eingangsrechnung im Dokumenten-Management abgelegt werden und die Eingangsrechnung mit der elektronischen Rechnung in der Anwendung Eingangsrechnungen manuell verknüpft werden.
- Die Eingangsrechnung wird unvollständig importiert
Wenn die Eingangsrechnung unvollständig importiert wurde, kann die Importdatei im Dokumenten-Management korrigiert und mit der Anwendung Daten importieren erneut importiert werden. Alternativ kann die unvollständig importierte Eingangsrechnung korrigiert werden, z.B. indem fehlende Positionen in der Eingangsrechnung nacherfasst werden. Die unvollständige Eingangsrechnung kann auch im ERP-System gelöscht und neu erfasst werden. Die Verknüpfung zu der elektronischen Rechnung muss dann bei Bedarf manuell vorgenommen werden.
- Die Eingangsrechnung wird vollständig importiert, aber mit einer fachlich falschen Eingangsrechnungsart
Wenn die Eingangsrechnung mit einer fachlich falschen Eingangsrechnungsart importiert wurde, kann die Eingangsrechnungsart in der Importdatei geändert werden und die Eingangsrechnung mit der Anwendung Daten importieren manuell importiert werden. Die Eingangsrechnung kann bei Bedarf manuell mit der elektronischen Rechnung verknüpft werden. Daraufhin sollte die fachlich falsche Eingangsrechnung gelöscht werden.
Einstellungen
Für die Nutzung von elektronischen Rechnungen mit Comarch eRechnung müssen Sie im ERP-System die folgenden Einstellungen in den jeweiligen Anwendungen vornehmen.
Customizing: Comarch eRechnung
Um elektronische Rechnungen nutzen zu können, müssen Sie die Funktion Comarch eRechnung im Customizing für den Mandanten aktivieren. Für Ausgangsrechnungen legen Sie im Customizing die Dokumentart für übertragene elektronische Rechnungen fest.
Für Eingangsrechnungen legen Sie das Austauschverzeichnis fest, in dem die empfangenen elektronischen Rechnungen und andere empfangene Dokumente temporär gespeichert werden. Zudem legen Sie die Dokumentart fest, mit der Eingangsrechnungen im Dokumenten-Management abgelegt werden. Für den Import von Eingangsrechnungen legen Sie im Customizing den Importfilter fest, mit dem die Eingangsrechnungen importiert werden sollen.
Customizing: Basis, Funktion Datenaustausch
Für die Umschlüsselung von Ländern, Regionen und Einheiten wird im Customizing eine Kodierungsart hinterlegt. Erfassen Sie ggf. eine Kodierungsart für die Übertragung elektronischer Rechnungen und legen Sie diese als verwendete Kodierungsart fest. Damit wird die Zuordnung von Einheiten aus dem ERP-System im Konvertierung-Tool erleichtert. Weitere Information zu Kodierung erhalten Sie in der Dokumentation Kodierungsarten.
Daten importieren/Daten exportieren
Für den Import von elektronisch empfangenen Eingangsrechnungen und den Export von elektronischen Ausgangsrechnungen muss jeweils ein Import- und ein Exportfilter erfasst werden. Filter für den Import oder den Export können Sie in der Anwendung Daten importieren oder in der Anwendung Daten exportierten erfassen. Ordnen Sie dem Importfilter die mitgelieferte Datei SupplierInvoice aus dem K-Store zu. Informationen zu den minimal notwendigen Attributen und den unterstützten Attributen für den Import von Eingangsrechnungen erhalten Sie in der Dokumentation Eingangsrechnungen importieren.
Dem Exportfilter ordnen Sie die mitgelieferte Transformationsdatei CustomerInvoice aus dem K-Store zu. Die folgenden Attribute sind für den Export von elektronischen Ausgangsrechnungen minimal notwendig:
| Attribut | Bedeutung |
| Currency/isoCode | Währung |
| number | Rechnungsnummer |
| grossAmount/amount | Bruttobetrag |
| typeCode | Rechnungsart |
| lastPaymentDate | Fälligkeitsdatum |
| date | Belegdatum |
| copiesPrinted | Anzahl Kopien |
| Texts/text/text | Text |
| invoicingPartyName | Vertriebsorganisation Name |
| invoicingPartyAddressData/street | Vertriebsorganisation Straße |
| invoicingPartyAddressData/city | Vertriebsorganisation Ort |
| invoicingPartyAddressData/postalCode | Vertriebsorganisation Postleitzahl |
| invoicingPartyAddressData/Country/isoCode | Vertriebsorganisation Land |
| invoicingPartyTaxIdentificationNumber | Vertriebsorganisation Um satzsteuer-ID |
| invoicingPartyLocalTaxIdentificationNumber | Vertriebsorganisation Steuernummer |
| customerName | Rechnungsempfänger Name |
| customerAddressData/street | Rechnungsempfänger Straße |
| customerAddressData/city | Rechnungsempfänger Ort |
| customerAddressData/postalCode | Rechnungsempfänger Postleitzahl |
| customerAddressData/Country/isoCode | Rechnungsempfänger Land |
| customerTaxIdentificationNumber | Rechnungsempfänger Umsatzsteuer-ID |
| customerLocalTaxIdentificationNumber | Rechnungsempfänger Umsatzsteuer-ID |
| OrderInfos/orderDate | Auftragsdatum |
| OrderInfos/orderNumber | Auftragsnummer |
| OrderInfos/orderType | Auftragsart |
| taxDate | Leistungsdatum |
| DocumentRecipient/name | Rechnungsbelegempfänger Name |
| documentRecipientAddressData/street | Rechnungsbelegempfänger Straße |
| documentRecipientAddressData/city | Rechnungsbelegempfänger Ort |
| documentRecipientAddressData/postalCode | Rechnungsbelegempfänger Postleitzahl |
| documentRecipientAddressData/Country/isoCode | Rechnungsbelegempfänger Land |
| PaymentMethod/code | Zahlungsart |
| PaymentMethod/description | Zahlungsart Bezeichnung |
| Sem_Fin_PartnerMandate/mandateReference | Mandatsreferenz |
| Sem_Fin_PartnerMandate/cin | Gläubiger- Identifikationsnummer |
| taxInfo/netAmount/amount> | Nettobetrag pro Steuerschlüssel |
| taxInfo/taxAmount/amount> | Steuerbetrag pro Steuerschlüssel |
| taxInfo/taxPercent> | Steuer Prozent pro Steuerschlüssel |
| taxInfo/TaxCode/code> | Steuer-Schlüssel |
| PaymentTerms/description | Zahlungsbedingung Bezeichnung |
| netAmount/amount | Nettobetrag |
| grossAmount/amount | Bruttobetrag |
| Details/number | Ausgangsrechnungsposition |
| Details/subNumber | Detailposition |
| Details/detailType | Positionstyp |
| Details/itemNumber | Artikelnummer |
| Details/itemDescription | Artikel Bezeichnung |
| Details/itemLongDescription | Artikel Langbezeichnung |
| Details/netPrice/amount | Nettopreis |
| Details/netValue/amount | Nettobetrag |
| Details/TaxCode/percent | Steuer-Schlüssel Prozent |
| Details/TaxCode/code | Steuer-Schlüssel |
| Details/quantity/amount | Mengenwert |
| Details/quantity/Uom/code | Mengeneinheit |
| Details/Texts/text/text | Text |
Belegdokument-Vorlagen
Für das Versenden elektronischer Ausgangsrechnungen muss in der Anwendung Belegdokument-Vorlagen eine Belegdokument-Vorlage für Ausgangsrechnungen erfasst oder angepasst werden. Die folgenden Einstellungen sind dabei notwendig:
Im Karteireiter Ausgabe wählen im Feld Ausgabemedium den Eintrag Drucker und im Feld Ausgabe umlenken den Eintrag In Datei. Im Karteireiter Ablage wählen Sie im Feld Exportmodus den Eintrag Exportieren und wählen im Feld Export-Filter den Exportfilter aus, den Sie für den Export elektronischer Ausgangsrechnungen in der Anwendung Daten exportieren bzw. Daten importieren erfasst haben.
Partner, Ansicht Kunde
Für jeden Partner, an den Sie elektronische Rechnungen versenden wollen oder von dem Sie elektronische Rechnungen empfangen möchten, müssen Sie in der Anwendung Partner in der Ansicht Kunde ein Rechnungsformat für die elektronischen Rechnungen festlegen.
In der Ansicht Kunde ordnen Sie zudem in der Rubrik Belegdokument-Vorlagen jedem Partner die Belegdokument-Vorlage zu, die Sie für das Versenden von elektronischen Ausgangsrechnungen erfasst haben.
Ausgangsrechnungsarten
Wenn für bestimmte Ausgangsrechnungsarten keine elektronischen Rechnungen übertragen werden sollen, können Sie in der Anwendung Ausgangsrechnungsarten die Übertragung mit der Funktion Nicht per Comarch eRechnung übertragen deaktivieren. Eine solche Ausgangsrechnungsart ist z.B. notwendig für Ausgangsrechnungen, die für Verkäufe per Kasse am Point of Sale ausgegeben werden sollen.
Textbausteine
Elektronische Ausgangsrechnungen können mit zusätzlichen Texten ergänzt werden. Dafür werden sogenannte qualifizierte Texte verwendet. Qualifizierte Texte können mit verschiedenen Texttypen erfasst werden. Der Texttyp AAK ist beispielsweise der Texttyp zum Erfassen von Preiskonditionen, welcher im ZUGFeRD-Format für Angaben zu Entgeltminderungen verwendet wird.
Qualifizierte Texte werden in der Anwendung Textbausteine erfasst. Um einen qualifizierten Text zu erfassen, müssen Sie den Text zunächst im Modus nur Text erfassen. Im <p>-Tag legen Sie als mit dem Attribut data-cei-texttype den Texttyp für den qualifizierten Text fest. Erfassen Sie anschließend den qualifizierten Text. Danach stellen Sie den Modus für den Textbaustein auf HTML und speichern den Textbaustein.
Im Modus nur Text erfassen Sie für den Texttyp zum Erfassen von Preiskonditionen AAK einen qualifizierten Text:
<p data-cei-texttype=“AAK“>Es gelten die Konditionen der Bonus- und Skonto-Vereinbarungen.</p>
Wenn Sie den Modus auf HTML umstellen, wird der Text wie folgt ange-zeigt:
Es gelten die Konditionen der Bonus- und Skonto-Vereinbarungen.
Einen gespeicherten Textbaustein mit einem qualifizierten Text für elektronische Ausgangsrechnungen können Sie an verschiedenen Stellen im ERP-System hinterlegen, z.B. im Customizing, in der Anwendung Partner für den jeweiligen Kunden oder im Vertriebsauftrag. Alle für eine Ausgangsrechnung hinterlegten qualifizierten Texte und freien Texte werden bei der Ausgabe im ERP System mit der Ausgangsrechnung exportiert und in der elektronischen Ausgangsrechnung angezeigt.
Das Attribut data-cei-texttype muss für einen qualifizierten Text zu einer elektronischen Ausgangsrechnung immer an vorderster Stelle im P-Tag stehen. Wollen Sie im P-Tag weitere Attribute für den qualifizierten Text festlegen, erfassen Sie diese nach dem Attribut data-cei-texttype.
Verpflichtender Textbaustein für Skonto-Vereinbarungen
Ist für einen Vertriebsauftrag eine Zahlungsbedingung mit Skonto festgelegt, muss für den Vertriebsauftrag ein qualifizierter Text hinterlegt werden, damit die elektronische Ausgangsrechnung korrekt gekennzeichnet ist. Der qualifizierte Text muss im P-Tag für das Attribut data-cei-texttype den Texttyp AAK festgelegt haben und als Inhalt muss der folgende Satz erfasst sein: Es gelten die Konditionen der Bonus- und Skonto-Vereinbarungen. In der Anwendung Textbausteine muss der qualifizierte Text im Modus nur Text also folgendermaßen aussehen:
<p data-cei-texttype=“AAK“>Es gelten die Konditionen der Bonus- und Skonto-Vereinbarungen.</p>
Cockpit: Ausgangsrechnungen
In der Anwendung Cockpit: Ausgangsrechnungen können Sie elektronische Ausgangsrechnungen übertragen und ggf. erneut übertragen oder ohne Übertragung ausgeben. In der Ansicht eRechnung werden im Arbeitsbereich spalten mit Informationen für die elektronischen Ausgangsrechnungen angezeigt, z.B. der Comarch eRechnungs-Status oder das Exportdatum.
Richten Sie bei Bedarf Abfragefelder für die Informationen zu elektronischen Ausgangsrechnungen ein, um z.B. nach Ausgangsrechnungen mit einem bestimmten Comarch eRechnungs-Status suchen zu können.
Cockpit: Eingangsrechnungen
In der Anwendung Cockpit: Eingangsrechnungen werden in der Ansicht eRechnung Spalten mit Informationen zu elektronisch erhaltenen Eingangsrechnungen im Anwendungsbereich angezeigt. Der Spaltenvorrat für das Cockpit kann bei Bedarf mit zusätzlichen Informationen zu elektronischen Eingangsrechnungen erweitert werden. Richten Sie bei Bedarf auch Abfragefelder für die Informationen zu elektronisch erhaltenen Eingangsrechnungen ein, um z.B. nach einem bestimmten E-Mail-Absender suchen zu können.
eRechnungen importieren
Mit der Hintergrund-Anwendung eRechnungen importieren importieren Sie elektronische Eingangsrechnungen mit der Comarch eRechnungs-App in das ERP-System. Legen Sie für den regelmäßigen Import einen zeitgesteuerten Verarbeitungsauftrag als Serie an und nutzen dafür ein Serienmuster.
Workflow-Ereignisse
Für Comarch eRechnung werden Workflow-Ereignisse bereitgestellt. Aktivitätsdefinitionen werden für die Workflow-Ereignisse nicht mitgeliefert und müssen erfasst werden. Folgende Workflow-Ereignisse werden für Comarch eRechnung bereitgestellt:
Comarch eRechnung importiert
com.sem.ext.app.einvoice.InvoiceImported
Das Workflow-Ereignis Comarch eRechnung importiert wird ausgelöst, wenn eine Eingangsrechnung erfolgreich in das ERP-System importiert wurde oder wenn der Import der Eingangsrechnung fehlerhaft war. Der Parameter imported gibt dabei an, ob der Import erfolgreich war oder nicht.
Fehler in Comarch eRechnung
com.sem.ext.app.einvoice.IncomingInvoice
Das Workflow-Ereignis Fehler in Comarch eRechnung wird ausgelöst, wenn das Konvertierungs-Tool keine Importdatei aus der empfangenen eRechnung erzeugen konnte. Das Ereignis hat einen Parameter für die eindeutige Identifikation der Eingangsrechnung im zentralen Tool sowie einen Parameter für den Fehlercode und einen Parameter für Informationen und Hinweise zur Art und Ursache des Fehlers.
Datenimport erfolgt
com.cisag.pgm.bi.ImportRunCompleted
Das Workflow-Ereignis Datenimport erfolgt kann verwendet werden, um eine Benachrichtigung bei einem erfolgreichen oder einem fehlerhaften Importvorgang zu erzeugen.
Schnittstelle zu Comarch eRechnung bereinigen
Die Hintergrundanwendung Schnittstelle zu Comarch eRechnung bereinigen löscht temporäre und nicht mehr benötigte Dateien und Objekte aus der Schnittstelle zur Comarch eRechnung. Die Hintergrundanwendung berücksichtigt erfolgreich importierte und gebuchte Eingangsrechnungen von Rechnungsempfängern der angegebenen Firma oder der angegebenen Firma zugeordneten Beschaffungsorganisation.