Mit der Funktion Workflow-Management können Sie das Workflow-Management für das System aktivieren oder deaktivieren. Weitere Informationen zum Workflow-Management entnehmen Sie bitte der Dokumenta­tion Einführung: Workflow-Management

Technische Informationen

• Bezeichnung: Workflow-Management
• Technischer Name: com.cisag.sys.Workflow
• Verfügbar ab: Release 2
• Notwendige Lizenz: com.cisag.sys.Workflow
• Deaktivierbar: ja
• Relevant für: System

Karteireiter Einstellungen

Unter diesem Karteireiter steht Ihnen Folgendes zur Verfügung:

Rubrik Bearbeitung

• OLTP-Workflowrolle für Administratoren – Sie können in diesem Feld eine Workflowrolle auswählen, deren Inhaber den System-Administrator bei administrativen Workflow-Aufgaben in einer OLTP-Datenbank unterstützen. Die Inhaber dieser Workflowrolle werden so zu Workflow-Administratoren. Sie werden als Bearbeiter herangezogen, wenn die Workflow-Engine keinen gültigen Bearbeiter für eine Aktivität ermitteln kann, z. B. weil die verwendete Workflowrolle keine Inhaber hat.
  Workflow-Administratoren können auch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn der Sequenzfluss den Fehlerknoten erreicht, damit sie den Fehler analysieren und die Prozessbeteiligten benachrichtigen können.
  Durch diese Festlegung erhalten Workflow-Administratoren keine besonderen Fähigkeiten. Um ihre Aufgaben als Workflow-Administratoren wahrnehmen zu können, wird daher empfohlen, sie in einer Berechtigungsrolle zu vereinen, der Sie für das Framework Workflow-Management die Fähigkeit Administrativ erlauben. Damit erhalten die Benutzer der Workflowrolleninhaber die Fähigkeiten, um z. B. Prozesse, Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer anzuzeigen.
  Wählen Sie keine Workflowrolle, dann ist der System-Administrator für administrative Workflow-Aufgaben in allen OLTP-Datenbanken alleine zuständig.

• Repository-Workflowrolle für Administratoren – Sie können in diesem Feld eine Workflowrolle auswählen, deren Inhaber den System-Administrator bei administrativen Workflow-Aufgaben in einer Repository-Datenbank unterstützen. Die Inhaber dieser Workflowrolle werden so zu Workflow-Administratoren. Sie werden als Bearbeiter herangezogen, wenn die Workflow-Engine keinen gültigen Bearbeiter für eine Aktivität ermitteln kann, z. B. weil die verwendete Workflowrolle keine Inhaber hat.
  Workflow-Administratoren können auch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn der Sequenzfluss den Fehlerknoten erreicht, damit sie den Fehler analysieren und die Prozessbeteiligten benachrichtigen können.
  Durch diese Festlegung erhalten Workflow-Administratoren keine besonderen Fähigkeiten. Um ihre Aufgaben als Workflow-Administratoren wahrnehmen zu können, wird daher empfohlen, sie in einer Berechtigungsrolle zu vereinen, der Sie für das Framework Workflow-Management die Fähigkeit Administrativ erlauben. Damit erhalten die Benutzer der Workflowrolleninhaber die Fähigkeiten, um z. B. Prozesse, Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer anzuzeigen.
  Wählen Sie keine Workflowrolle, dann ist der System-Administrator für administrative Workflow-Aufgaben in allen Repository-Datenbanken alleine zuständig.
• Aufgaben beim Öffnen automatisch übernehmen – Legen Sie in diesem Feld fest, ob ein Benutzer eine Aufgabe, die ihm zugeordnet ist, durch die Aktion [Öffnen] automatisch übernimmt. Wählen Sie zwischen folgenden Einstellungen:
  • Immer – Die Aufgaben werden beim Öffnen automatisch übernommen.
  • Nie – Die Aufgaben werden beim Öffnen nicht automatisch übernommen.
  • Nur automatisch zugeordnete Aufgaben – Die Aufgaben im Status Zu Bearbeiten und Verspätet werden beim Öffnen automatisch übernommen. Aufgaben im Status Erhalten müssen dagegen manuell mithilfe einer Aktion übernommen werden, bevor sie bearbeitet werden können.

Rubrik Prozessdefinitionen

• Skriptsprache – Wählen Sie in diesem Feld den Vorschlagswert für die Skriptsprache, die in den Anwendungen Prozessdefinitionen und Aktivitätsdefinitionen verwendet werden soll. Folgende Skriptsprachen stehen zur Auswahl:
  • System-Skriptsprache
  • JavaScript
• Bearbeitungsdauer – Mithilfe der Bearbeitungsdauer legen Sie fest, ob ein Prozess in den Status Verspätet wechselt, wenn er innerhalb des festgelegten Zeitraumes nicht bearbeitet wurde. Erfassen Sie in diesem Feld einen Vorschlagswert für die Bearbeitungsdauer. Der Vorschlagswert wird für die Anwendung Prozessdefinitionen verwendet, in der Sie die Dauer ändern können.Als Erfassungshilfe bezüglich der möglichen Werte dienen Ihnen die auswählbaren Einträge dieses Feldes. Haben Sie einen Wert mit einer abgekürzten Einheit eingetragen, dann wird Ihnen diese Einheit beim Speichern in die gewählte Anzeigesprache umgewandelt. Beispiel: d wird zu Tag
• Aufbewahrungsfrist – Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem ein Prozess nach dessen Erledigung nicht reorganisiert werden kann. Mithilfe der Aufbewahrungsfrist können Sie verhindern, dass Prozesse, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, vor dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist reorganisiert werden. Erfassen Sie in diesem Feld einen Vorschlagswert für die Aufbewahrungsfrist. Der Vorschlagswert wird für die Anwendung Prozessdefinitionen verwendet, in der Sie die Frist ändern können.Als Erfassungshilfe bezüglich der möglichen Werte dienen Ihnen die auswählbaren Einträge dieses Feldes. Haben Sie einen Wert mit einer abgekürzten Einheit eingetragen, dann wird Ihnen diese Einheit beim Speichern in die gewählte Anzeigesprache umgewandelt. Beispiel: d wird zu Tag

Rubrik Hintergrundverarbeitung

• Benutzer für Verarbeitungsaufträge – Wählen Sie in diesem Feld den Benutzer, der für die Verarbeitungsaufträge herangezogen wird, wenn eine Aktivität von einem Verarbeitungsauftrag bearbeitet wird und in der Aktivitätsdefinition die Angabe des Benutzers fehlt. Der Benutzer kann in einer Aktivitätsdefinition mithilfe des Befehls setJobUser (System-Skriptsprache) deklariert werden.
• Verarbeitungs-Warteschlange – Wählen Sie in diesem Feld die Verarbeitungs-Warteschlange, die für die Verarbeitungsaufträge herangezogen wird, wenn eine Aktivität von einem Verarbeitungsauftrag bearbeitet wird und in der Aktivitätsdefinition die Angabe der Verarbeitungs-Warteschlange fehlt. Die Verarbeitungs-Warteschlange kann in einer Aktivitätsdefinition mithilfe des Befehls setJobQueue (System-Skriptsprache) deklariert werden.

Rubrik E-Mail-Benachrichtigungen

• Begrüßungsformel – In diesem Feld können Sie eine Begrüßungsformel angeben, die verwendet wird, wenn für den Benutzer, der eine E-Mail-Benachrichtigung empfängt, keine Begrüßungsformel bestimmt werden kann. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn die Aktivität in der Repository-Datenbank gespeichert ist oder der Benutzer keinem Partner zugeordnet ist. Sie können den Parameter {recipient} verwenden, um der Begrüßungsformel den vollständigen Namen des Benutzers hinzuzufügen. Der Parameter {void} gibt eine leere Zeichenfolge zurück. Er kann verwendet werden, um die Begrüßungsformel in einer bestimmten Sprache zu unterdrücken.
• Schlussformel – In diesem Feld können Sie eine Schlussformel angeben, die verwendet wird, wenn für den Benutzer, der eine E-Mail-Benachrichtigung empfängt, keine Schlussformel bestimmt werden kann. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn die Aktivität in der Repository-Datenbank gespeichert ist oder der Benutzer keinem Partner zugeordnet ist.
• Kontext für interne Empfänger – In diesem Feld können Sie einen Kommunikationskontext für E-Mail-Benachrichtigungen an interne Empfänger angeben, mit dessen Hilfe die Begrüßungsformel und Schlussformel bestimmt werden. Ein Empfänger gilt als intern, wenn sein Benutzer einem Partner mit der Zugehörigkeit Intern zugeordnet ist. Ist der Benutzer keinem Partner in der Datenbank zugeordnet, in der die Aktivität gespeichert ist, dann werden die Begrüßungsformel und Schlussformel durch die Customizing-Einstellungen bestimmt.
• Kontext für externe Empfänger – In diesem Feld können Sie einen Kommunikationskontext für E-Mail-Benachrichtigungen an externe Empfänger angeben, mit dessen Hilfe die Begrüßungsformel und Schlussformel bestimmt werden. Ein Empfänger gilt als extern, wenn sein Benutzer einem Partner mit der Zugehörigkeit Extern zugeordnet ist. Ist der Benutzer keinem Partner in der Datenbank zugeordnet, in der die Aktivität gespeichert ist, dann werden die Begrüßungsformel und Schlussformel durch die Customizing-Einstellungen bestimmt.

Auswirkungen des aktivierten Workflow-Managements

In jedem System, in dem die E-Mail-Unterstützung des Workflow-Managements genutzt werden soll, müssen in der Anwendung Customizing gültige Absender für die Repository-Datenbank und die OLTP-Datenbank hinterlegt werden. Diese Daten hinterlegen Sie mit den Funktionen Benutzerein­stel­lungen für das System (siehe Funktion Benutzereinstellungen für das System) und Benutzereinstellungen für OLTP-Datenbanken (siehe Dokumentation: Customizing: Benutzereinstellungen für OLTP-Datenbanken).

Auswirkungen des Workflow-Managements auf das Beziehungs-Management

Im Framework Beziehungs-Management können Aktivitäten zu einer Vertriebsaussicht oder Kampagne erzeugt werden. Die Funktion der Aktivitäten im Framework Beziehungs-Management kann immer genutzt werden, auch wenn das Workflow-Management nicht lizenziert oder in der Anwendung Customizing die Funktion Workflow-Management deaktiviert ist. Bei deaktiviertem Workflow-Management können keine funktionierenden Workflow-Aufgaben aus den Beziehungs-Management-Aktivitäten erzeugt werden.