In CEE können Sie Belegdokumente erzeugen, um Daten für unterschiedliche Geschäftsprozesse auf verschiedenen Medien verfügbar zu machen. Für diese Belegdokumente müssen unterschiedliche Einstellungen berücksichtigt werden. In der Anwendung Belegdokument-Vorlagen fassen Sie diese Einstellungen zentral zusammen.

Die Anwendung besteht aus:

• Identifikationsbereich – enthält Felder, die die Belegdokument-Vorlage eindeutig identifizieren
• Arbeitsbereich – enthält mehrere Karteireiter, in denen Einstellungen für die aktuelle Belegdokument-Vorlage festgelegt wird

Identifikationsbereich

Die Felder des Identifikationsbereichs dienen zum Erfassen neuer und zum Bearbeiten der bestehenden Belegdokument-Vorlagen. In der Symbolleiste sind folgende Aktionsbuttons verfügbar:

• [Neu] – Aktion zum Erfassen einer neuer oder Duplizieren einer bereits bestehenden Belegdokument-Vorlage
• [Speichern] – Aktion zum Speichern der Belegdokument-Vorlage in der Datenbank
• [Löschen] – Aktion zum Löschen der Belegdokument-Vorlage. Nur nicht verwendete Belegdokument-Vorlagen können gelöscht werden.
• [Prüfen] – Aktion zum Prüfen der aktuellen Belegdokument-Vorlage
• [Aktualisieren] – Aktion zum Aktualisieren der Belegdokument-Vorlage
• [Ausgabeeinstellungen auf ‚Aus Vorlage‘ setzen] – Aktion zum Festlegen der Einstellung Aus Vorlage, für alle Ausgabeeinstellungen einer Belegdokument-Vorlage, für welche eine andere Einstellung als Aus Vorlage eingestellt ist
• [Alle prüfen] – Aktion zum Prüfen aller Belegdokument-Vorlagen

Der Identifikationsbereich enthält folgende Felder:

• Belegdokument-Vorlage – in diesem Feld wählen Sie eine Belegdokument-Vorlage aus. Sie können die Vorlage manuell oder über die Wertehilfe auswählen.
• Bezeichnung – ein zusätzlicher Name für die Belegdokument-Vorlage

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich besteht aus vier Karteireitern, die nachfolgend beschrieben werden.

Karteireiter Ausgabe

Rubrik Layout und Inhalt

In dieser Rubrik wird der Bericht angegeben, der die Grundlage der Belegausgabe bildet.

Rubrik Ausgabeeinstellungen

In dieser Rubrik geben Sie die genauen Ausgabeeinstellungen der Belegdokument-Vorlagen an.

• Ausgabemodus – gibt an, ob die Ausgabe eines Beleges stattfinden sollte. Mögliche Werte:
  • Ausgeben – bei der Ausgabe eines Beleges mit dieser Belegdokument-Vorlage wird der Beleg auf das nachfolgend angegebene Ausgabemedium ausgegeben.
  • Nicht ausgeben – bei der Ausgabe eines Beleges mit dieser Belegdokument-Vorlage wird der Beleg nicht auf das nachfolgend angegebenen Ausgabemedium ausgegeben

Die Darstellung der Felder richtet sich nach der Auswahl des Ausgabemediums. In der rechten Spalte wählen Sie für die einzelnen Einstellungen eine der folgenden Optionen aus:

• Aus Vorlage – diese Auswahl legt fest, dass die Einstellungen in der jeweiligen Belegdokument-Vorlage hinterlegt sind
• Aus Benutzereinstellungen – bei dieser Auswahl sind die relevanten Einstellungen in der Anwendung Benutzereinstellungen hinterlegt
• Nicht verwenden – verhindert, dass der Wert verwendet wird

In der linken Spalte legen Sie detaillierte Einstellungen für das ausgewählte Ausgabe-Medium fest. Zur Auswahl stehen folgende Ausgabe-Medien mit spezifischen Einstellungen:

• Drucker
  • Drucker – Ausgabegerät vom Typ Drucker, der bei der Nutzung der Belegdokument-Vorlage verwendet werden soll.  Vom ausgewählten Drucker hängt ab, welche anderen Felder aktiv werden und welche Werte für diese Felder zulässig sind.
  • Einstellung Papiereinzug 1. Seite – in diesem Feld legen Sie fest, woher die Einstellung für den Papiereinzug für die 1. Seite eines Ausgabeauftrages herangezogen werden soll.

• Papiereinzug – Papierfach, aus dem das Papier zum Drucken verwendet wird
• Mediumgröße – Format, in dem das Berichtsdokument ausgegeben wird. Der Standardwert ist A4.
• Beidseitig – Einstellungen für den Druck auf Vorder- (Standardwert) und Rückseite. Für beidseitige Ausdrucke können Sie den Seitenrand festlegen, ob der Rand zum Binden an der kurzen/langen Seite sein soll.

• Ausrichtung – das Feld gibt die Ausrichtung des Ausdrucks auf dem Druckmedium an
• Anzahl Exemplare – gibt an, wie viele Exemplare des Ausdrucks erstellt werden
• Sortieren – das Feld gibt an, wie die Seiten beim Ausdruck sortiert werden. Die Einstellung ist nur relevant, wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrseitigen Dokuments drucken.

• Auflösung – eine Auflösung, die der Drucker beim Drucken verwendet. Die auswählbaren Auflösungen sind vom Drucker abhängig. Zur Auswahl stehen: 600×600 dpi (Standardwert) und 1200×1200 dpi.
• Farbe – das Feld gibt an, ob farbige Dokumente in Schwarz-Weiß oder in Farbe gedruckt werden.
• Ausgabepriorität – Ausgabeaufträge mit höherer Priorität werden vorrangig abgearbeitet. Die möglichen Werte reichen von 1 (höchste Priorität) bis 9 (niedrigste Priorität).
• Ausgabe umlenken – gibt an, dass die Ausgabe nicht gedruckt, sondern als Datei in den Knowledge Store gespeichert wird. Folgendes steht zur Auswahl:
  • In Datei
  • In Datei und drucken
  • In Datei und auf Client-Drucker
• Ordner – ein Verzeichnis im Knowledge Store, in dem die Datei gespeichert wird. Das Feld ist aktiv, wenn im Feld Ausgabe umlenken den Eintrag In Datei eingestellt wurde.
• Dateiname – Name der Datei ohne Dateiendung
• Dateityp – Dateiformat, in dem die Datei erzeugt wird. Der Vorschlagswert ist PDF (*.pdf). Das Feld ist aktiv, wenn im Feld Ausgabe umlenken den Eintrag In Datei eingestellt wurde.
• Client-Druckdialog – legen Sie in diesem Feld fest, ob bei dem Umlenken der Ausgabe in eine Datei und auf einen Client-Drucker, ein Client-Druckdialog angezeigt werden soll.
• Client-Drucker – UNC-Pfad zum Client-Drucker, der beim Umlenken in eine Datei und auf einen Client-Drucker verwendet werden soll.

• Fax
  • Faxgerät – Ausgabegerät, über welches das Fax gesendet wird. .
  • Absenderkennung – Absenderkennung, die auf dem Fax erscheint, wie z. B. die Faxnummer des Absenders.
  • Steuersequenz – Zeichenfolge, die der Steuerung der Fax-Software dient, sofern sie dieses Funktion unterstützt. .
  • Faxnummer – Faxnummer, an die das Fax gesendet wird. .
  • Betreff – ein manuell einzugebender Text, der in der Betreffzeile des Faxes erscheint.
  • Mediumgröße – die Größe des Druckmediums. DIN A4 ist der Vorschlagswert.
  • Auflösung – Auflösung, die beim Versenden des Faxes verwendet wird. Die auswählbaren Auflösungen sind abhängig vom Faxgerät.
  • Beidseitig – Einstellungen für den Druck auf Vorder- und Rückseite. Diese Einstellung ist nur für Faxgeräte mit der entsprechenden Druckfunktion verfügbar.
  • Ausrichtung – das Feld gibt die Ausrichtung des Ausdrucks auf dem Druckmedium an. Das Symbol des Papierblattes stellt die ausgewählte Ausrichtung graphisch dar.
  • Ausgabepriorität – Ausgabeaufträge mit höherer Priorität werden vorrangig abgearbeitet. Die möglichen Werte reichen von 1 (höchste Priorität) bis 9 (niedrigste Priorität).
  • Massenausgaben-Priorität – Priorität für den Ausgabeauftrag. Ausgabeaufträge mit höherer Priorität werden vorrangig abgearbeitet. Die möglichen Werte reichen von 1 (höchste Priorität) bis 9 (niedrigste Priorität).
• E-Mail
  • E-Mail-Gateway – Ausgabegerät mit dem Ausgabemedium E-Mail, das für das Versenden der Ausgabe verwendet werden soll
  • Anhänge ausgeben – ist die Checkbox aktiviert, dann werden Datei-Anhänge der E-Mail angehängt
  • Von – E-Mail-Adresse des Absenders. Das ist standardmäßig die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers und kann nicht bearbeitet werden.
  • Antwort senden an – E-Mail-Adresse für Antworten auf die E-Mail, wenn eine Antwort nicht an den Absender geschickt werden soll
  • An – E-Mail-Adresse der Adressaten. Bei der Angabe von mehreren Adressen, werden diese durch ein Komma getrennt
  • Cc – E-Mail-Adressen, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen.
  • Bcc – E-Mail-Adressen, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen, ohne dass sie als Empfänger sichtbar sind
  • Betreff – Betreffzeile der E-Mail
  • Text – Inhalt der Nachricht (gewöhnlicher Text oder HTML).
  • E-Mail-Vorlage – in diesem Feld wählen Sie eine Vorlage der E-Mail aus
  • Dateityp – Dateiformat, in dem das Dokument an die E-Mail angehängt wird.
  • Ausgabepriorität – Ausgabeaufträge mit höherer Priorität werden vorrangig abgearbeitet. Die möglichen Werte reichen von 1 (höchste Priorität) bis 9 (niedrigste Priorität).

Karteireiter Ablage

Unter diesem Karteireiter finden Sie die Einstellungen zum Ablegen des Dokuments im System.

Rubrik Export für elektronischen Datenaustausch

In dieser Rubrik nehmen Sie die Einstellungen für den Export der Belegdaten für den elektronischen Datenaustausch vor. Folgende Felder sind in der Rubrik enthalten:

• Exportmodus:
  • Exportieren – mit dieser Auswahl legen Sie fest, dass bei der Verwendung der Belegdokument-Vorlage das Exportieren erfolgt. Die anderen Felder in dieser Rubrik werden zur Auswahl der spezifischen Einstellungen zum Exportieren aktiviert.
  • Nicht exportieren – bei dieser Auswahl werden die anderen Felder in dieser Rubrik deaktiviert
• Export-Filter – ein Filter, der für den Export verwendet wird

• Exportzeitpunkt:
  • Bei der Erst-Ausgabe – die Daten werden bei der ersten Ausgabe des Beleges exportiert
  • Bei der Erst- und Kopie-Ausgabe – die Daten werden bei jeder Ausgabe des Beleges exportiert
• Ordner – Ziel-Ordner des Exports in der OLTP-Datenbank für den elektronischen Datenaustausch
• Dateiname – Name der Ziel-Datei für den Export ohne Angabe der Dateiendung
• Dateityp – Dateityp der beim Exportieren erzeugten Dateien. Nur „XML (*.xml)“ wird unterstützt.

Rubrik Ablage im Dokumenten-Management

• Ablagemodus
  • Ablegen – diese Auswahl legt fest, dass bei der Verwendung der Belegdokument-Vorlage das entstehende Dokument im Dokumenten-Management abgelegt wird. Die anderen Felder in dieser  Rubrik werden zur Auswahl der spezifischen  Einstellungen zur Ablage im Dokumenten-Management aktiviert.
  • Nicht ablegen – bei dieser Auswahl werden die anderen Felder  in dieser Rubrik deaktiviert. Die Auswahl bezieht sich auf die Ausgabe mit der Belegdokument-Vorlage auf das eingestellte Ausgabemedium.
• Ablagezeitpunkt
  • Bei der Erst-Ausgabe – legt fest, dass bei der ersten Ausgabe des Beleges eine Kopie im Dokumenten-Management abgelegt wird
  • Bei der Erst- und Kopie-Ausgabe – legt fest, dass bei jeder Ausgabe eine Kopie im Dokumenten-Management abgelegt wird
• Ordner – Ordner für die Ablage einer Archivkopie im Dokumenten-Management in einem Arbeitsbereich
• Dateiname – Name der Datei für die Ablage im Dokumenten-Management ohne Angabe der Dateiendung
• Dateityp – Dateityp der im Dokumenten-Management erzeugten Dateien. Der Vorschlagswert ist „PDF (*.pdf)“.

Karteireiter Ersatz-Belegdokument-Vorlagen

Unter diesem Karteireiter können Sie bei Bedarf personenspezifische Ersatz-Beleg-Dokument-Vorlagen in eine Tabelle eintragen.

Oberhalb der Tabelle stehen Ihnen folgende Aktions-Buttons zur Verfügung:

• [Hinzufügen] – fügt der Tabelle eine neue Zeile für die Zuordnung einer Ersatz-Belegdokument-Vorlage für eine Person hinzu
• [Mehrere Personen suchen und hinzufügen] – öffnet ein Such-Dialog-Fenster, in dem Sie eine oder mehrere Personen auswählen können, für die Sie Ersatz-Belegdokument-Vorlagen zuordnen möchten
• [Löschkennzeichen setzen/entfernen] – setzt oder entfernt das Löschkennzeichen für die in der Tabelle ausgewählten Zuordnungen

Die Tabelle besteht aus den folgenden Spalten:

• Person – Person, für die bei der Findung der aktuellen Belegdokument-Vorlage, die Ersatz-Belegdokument-Vorlage verwendet werden soll
• Ersatz-Belegdokument-Vorlage – Ersatz-Belegdokument-Vorlage, die anstatt der aktuellen Belegdokument-Vorlage verwendet werden soll, wenn die Ausgabe durch die angegebene Person erfolgt

Karteireiter Zusatz-Belegdokument-Vorlagen

Unter dem Karteireiter Zusatz-Belegdokument-Vorlagen können Sie bei Bedarf Zusatz-Beleg-Dokument-Vorlagen in eine Tabelle eintragen. Für die Tabelle sind folgende Aktionen verfügbar:

• [Hinzufügen] – fügt der Tabelle eine neue Zeile für die Zuordnung einer Zusatz-Belegdokument-Vorlage hinzu. Durch Drücken des Buttons erscheint eine neue Zeile in der Tabelle.
• [Löschkennzeichen setzen/entfernen] – setzt oder entfernt das Löschkennzeichen für die in der Tabelle ausgewählten Zuordnungen

Die Tabelle besteht aus den folgenden Spalten:

• [Sortierung] – bestimmt die Reihenfolge der Ausgabe der Zusatz-Belegdokument-Vorlage. Beim Hinzufügen neuer Zeilen wird automatisch die nächste durch 10 dividierbare Zahl nach der größten bereits erfassten Zahl vorgeschlagen.
• [Zusatz-Belegdokument-Vorlage] – die Belegdokument-Vorlage, die zusätzlich zur Haupt-Belegdokument-Vorlage ausgegeben wird, wenn die Einstellung Aus Belegdokument-Vorlage im Ausgabe-Dialog-Fenster gewählt wurde.