Im Prozess der Beschaffung werden alle Vorgänge abgebildet, die mit dem Zufluss von Waren und Dienstleistungen von externen Partnern in Zusammenhang stehen.

Ein zentrales Element im Prozess der Beschaffung bildet der Beschaffungsauftrag. Die Beauftragung eines Lieferanten zur Lieferung von benötigten materiellen und immateriellen Gütern spiegelt sich in den Beschaffungsaufträgen wider. Häufig geht dem Auftrag ein Entscheidungsprozess voraus, der auf der Ermittlung des Bedarfs basiert. Dies führt zur Erstellung von Beschaffungsanfragen und -Angeboten. Der Entscheidungsprozess soll dabei sicherstellen, dass der optimale Lieferant gefunden wird, die richtigen Güter zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Menge zum richtigen Ort geliefert werden. Eine entscheidende Rolle spielen dabei in der Regel auch die besten Bedingungen und der beste Preis.

Im Dokument zum Beschaffungsauftrag ist der Leistungsumfang des Auftrags beschrieben. Über die Belegdokumente Bestellung und Bestelländerung können die Details des Beschaffungsauftrags an den Lieferanten übermittelt werden. Die Antwort des Lieferanten kann mit oder ohne Abweichungen als Bestellbestätigung erfasst werden.

Werden Waren geliefert, so erfasst der Benutzer die Mengen der eingegangenen Artikel in der Anwendung Wareneingänge im Framework Lagerlogistik. Mit dem Buchen des Wareneingangs werden die gelieferten Artikel in der Regel dem Bestand zugebucht. Die Kontrolle der eingehenden Rechnungen sowie die Erfassung und der Abgleich der Werte für die gelieferten Artikel wird in der Anwendung Eingangsrechnungen durchgeführt.

Prozesse und Belegkette

Im Folgenden werden die betriebswirtschaftlichen Prozesse für die Beschaffung sowie die dadurch ggf. entstehenden Beziehungen zu anderen Anwendungen und Business Entities beschrieben.

Prozessübersicht

Die nachfolgende Grafik stellt eine Übersicht möglicher Beschaffungsprozesse dar.

Beschaffungsaufträge

Ein Beschaffungsauftrag ist ein Auftrag auf die Leistung eines Diensts/einer Lieferung zu einem bestimmten Zeitpunkt an den Empfänger. Der Beschaffungsauftrag enthält Angaben zum Artikel, zum Preis, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zur Lieferbedingung und Zahlungsbedingung sowie zum Ort der Lieferung. Beschaffungsangebote können sich auf eine Beschaffungsanfrage im System beziehen und damit die Belegkette fortführen.

Beschaffungsaufträge sind zentrale Belege in der Beschaffung. Sie können auf folgende Arten entstehen:

• Manuelles Erfassen in der Anwendung Beschaffungsaufträge

• Erzeugen aus einem Beschaffungsangebot über den Button [Neu] in der Anwendung Beschaffungsaufträge oder in der Anwendung Beschaffungsangebote vergleichen.
• Importieren über die Anwendung Daten importieren.

• Erzeugen aus Beschaffungsvorschlägen

Bestelländerungen

Um den Inhalt des Beschaffungsauftrags an den Lieferanten zu übermitteln, kann eine Bestellung ausgegeben und versendet werden. Nach Änderungen am Beschaffungsauftrag und an der daraus resultierenden Bestellung kann eine Bestellung vom Typ Bestelländerung ausgegeben werden. Mögliche Änderungen sind das Hinzufügen neuer Positionen und das Verändern oder Löschen vorhandener Positionen. Mit einer Bestelländerung wird der Lieferant über die veränderten Bestellpositionen informiert.

Bestellbestätigungen

Im Beschaffungsauftrag kann festgelegt werden, ob eine Bestellbestätigung des Lieferanten erforderlich ist. Die Bestellbestätigung dokumentiert die Rückmeldung eines Lieferanten zu einer erzeugten Bestellung oder Bestelländerung. Diese Rückmeldung kann z. B. die vollständige Annahme der Bestellung sein oder einen anderen Liefertermin beinhalten. Die vom Lieferanten übermittelte Bestellbestätigung kann in der gleichnamigen Anwendung manuell erfasst oder aus der Bestellung erzeugt werden. Steht eine Bestellbestätigung aus, kann eine Bestätigungsmahnung ausgegeben und an den Lieferanten gesendet werden.

Ebenso besteht die Möglichkeit, bei verspäteter Lieferung eine Liefermahnung auszugeben und an den Lieferanten zu senden.

Beschaffungsvorschläge

Beschaffungsvorschläge können durch das System ermittelt und auf folgende Arten erzeugt werden:

• in der Anwendung Beschaffungsvorschläge berechnen im Framework Beschaffung über den Button [Beschaffungsvorschläge berechnen] werden die Beschaffungsvorschläge erzeugt (diese Aktion erfolgt in der Hintergrund-Anwendung, der Status kann in der Anwendung Verarbeitungsaufträge überprüft werden). Wird ein Vorschlag korrekt erzeugt, so ist die Anwendung Beschaffungsvorschläge zu öffnen und die Liste zu aktualisieren.

• in der Anwendung Beschaffungsvorschläge erzeugen

Aus den Beschaffungsvorschlägen können zunächst Beschaffungsanfragen an die Lieferanten für das Einholen von Beschaffungsangeboten erzeugt werden. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, aus den Beschaffungsvorschlägen direkt Beschaffungsaufträge zu erzeugen.

Beschaffungskontrakte

Ein Kontrakt ist eine vertragliche Rahmenvereinbarung über Warenlieferungen oder Dienstleistungen, mit dem ein Kunde gegenüber einem Lieferanten die Abnahme von bestimmten Warenmengen oder Werten über einen bestimmten Zeitraum vereinbart. Der Lieferant verpflichtet sich im Gegenzug, die Artikel des Kontraktes in Höhe der vereinbarten Kontraktmenge oder des Kontraktwertes in einem bestimmten Zeitraum zu liefern. Im Kontrakt werden Preise und Konditionen vereinbart. Der eigentliche Nutzen eines Kontraktes liegt neben einer Preisvorgabe für einen Artikel auch in der Überwachung der im Kontrakt vereinbarten Bedingungen.

Kontrakte werden über Zuordnungen in einem Beschaffungsauftrag verwendet; diese Zuordnungen werden auch als Kontraktabrufe bezeichnet. Die Zuordnung hat einen direkten Bezug auf den Abrufstatus von einer Position des Kontraktes, je nach dem Typ des Kontraktes.

Weitere Informationen über die Beschaffungskontrakte sind im Dokument Beschaffungskontrakte zu finden.

Beschaffungsanfragen und Beschaffungsangebote

Die Beschaffungsanfrage ist eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots an einen oder mehrere Lieferanten, um Informationen zu erhalten, ob jeweilige Artikel verfügbar sind und ob die geliefert werden können. Eine Beschaffungsanfrage gilt als erster Schritt im ganzen Beschaffungsprozess und enthält in der Regel Angaben zum Artikel, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zum Ort der Lieferung und zur Angebotsfrist.

Der Prozess zur Erstellung einer Beschaffungsanfrage beginnt damit, dass die Firma Artikel auswählt, nach denen sie sich von (einem) Lieferanten erkundigen wollen.

Durch die Einnahme einer Beschaffungsanfrage von den Lieferanten werden an ein Unternehmen Beschaffungsangebote ermittelt, die auf die Beschaffungsanfragen eingehen.

Das Beschaffungsangebot ist ein Angebot eines Lieferanten über angefragte Artikel, um die Artikel zu präsentieren und zum Kauf anzuregen, oder als Antwort auf die Anfrage, die Interesse an bestimmte Artikel signalisiert. Ein Beschaffungsangebot enthält Angaben zum Artikel, zum Preis, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zur Lieferbedingung und Zahlungsbedingung sowie zum Ort der Lieferung. Die Befristung von Angeboten wird über die Angabe der Bindungsfrist festgelegt. Beschaffungsangebote können sich auf eine Beschaffungsanfrage im System beziehen und damit die Belegkette fortführen.

In der Anwendung Beschaffungsangebote vergleichen im Modul Beschaffung kann man festlegen, welches Angebot am günstigsten ist und folglich ein Beschaffungsauftrag erzeugen.

Wareneingänge und Eingangsrechnungen

Der Eingang der bestellten Ware wird im Framework Lagerlogistik erfasst; Wareneingang und Eingangsrechnung werden dabei dem Beschaffungsauftrag zugeordnet. Mit dem Buchen des Wareneingangs und der Eingangsrechnung, ggf. auch eines Lagerauftrags, ist der Beschaffungsprozess abgeschlossen.

Allgemeiner Beschaffungsprozess

Mit einem Beschaffungsauftrag werden die Artikel bei einem Lieferanten gekauft und an einen Lagerort geliefert werden. Der Auftrag enthält alle Angaben zum Lieferant, Lieferpartner und Rechnungssteller sowie alle kaufmännischen Vereinbarungen wie Lieferbedingungen, Versandbedingungen, Zahlungsbedingungen, Preise und Rabatte, Artikel und Mengen.

Weitere Informationen zu diesen Elementen sind in der Dokumentation Beschaffungsaufträge und Beschaffungs-Auftragsarten zu finden.

Lieferanten-Konsignation und Konsignationsaufträge

Mit dem Begriff Lieferanten-Konsignation wird ein logistischer Vorgang bezeichnet, bei dem ein Lieferant bereits Artikel im Lager seines Kunden lagert, damit dieser direkt Artikel entnehmen kann. Erst nachdem der Kunde die Artikel aus dem Konsignationslager entnommen hat, erfolgt der Eigentumsübergang und daraus folgende Rechnungen.

In der Konsignation werden Lieferantenwaren (Sender) in dem Konsignationslager direkt im Sitz des Kunden (Empfänger) ermittelt. Die Transaktion sowie die Eigentumsrechtsübertragung erfolgen einzig und allein bei der Ermittlung der Waren aus der Konsignationslager, d. h. bei der Nutzung oder dem Weiterverkauf von dem Kunden. Dies wird als Konsignationsgeschäft bezeichnet. Der Kunde informiert innerhalb dieses Konsignationsgeschäftes den Lieferanten in vereinbarten Intervallen über entnommene Mengen. Die Rechnung werden auf Basis von einem Konsignationsgeschäft ausgestellt. In der Beschaffung ist diese Art Tätigkeit als Lieferkonsignation und im Vertrieb als Kundenkonsignation bezeichnet.

Beschaffungsauftrag vom Typ Konsignationsauftrag kann zum Abruf der Konsignationswaren von dem Lieferanten ermittelt werden. Der Kunde informiert innerhalb dieses Konsignationsgeschäftes den Lieferanten in vereinbarten Intervallen über entnommene Mengen, beispielsweise bei jeder Entnahme oder zusammengefasst pro Tag oder Periode. Dazu verwendet er Konsignations-Entnahmemeldungen. Weitere Information sind in der Dokumentation Einführung: Lieferanten-Konsignation zu finden.

Belegkette

In der Belegkette des Beschaffungsauftrags sind folgende Belege sichtbar, sobald diese mit dem Produktionsauftrag über eine Belegreferenz verbunden sind: Auch die Positionen der Belege sind in den meisten Fällen miteinander verknüpft. Für jeden Beleg werden andere verknüpfte Belege angezeigt. Beispielsweise wird ein referenzierter Beschaffungskontrakt in der Belegkette zu einem Beschaffungsauftrag angezeigt wird und im Wechsel der Beschaffungsauftrag in der Belegkette des Beschaffungskontrakts angezeigt wird.

Der Fortschritt des Beschaffungsprozesses wird im Status der Belege ersichtlich. Der Beschaffungsauftrag ist hierfür der zentrale Beleg, der für alle Folgeprozesse auf Positionsebene und in der Basis den Status widerspiegelt.