Themenübersicht

Organisation ist ein Partnertyp, mit dem Unternehmen, Niederlassungen, Abteilungen usw. erfasst werden. Die Organisation kann ein Teil einer Organisationsstruktur in den Aufgabegebieten Beschaffung, Lagerlogistik, Rechnungswesen oder Vertrieb. Als Bestandteil einer solchen Organisationsstruktur wird die Organisation entsprechend des Aufgabegebietes auch Beschaffungs-, Logistik- oder Vertriebsorganisation oder Firma im Rechnungswesen genannt.

Nachfolgend werden diese Themen behandelt:

• Organisationen und Organisationsstrukturen – für die Abbildung interner Organisationen und Organisationsstrukturen im Hinblick auf die Beziehungen und Verhältnisse
• Anmeldeberechtigungen – mit denen externe Partner (Unternehmen) berechtigt werden, sich kontrolliert in Comarch ERP Enterprise zu bewegen
• Inhaltsbezogene Berechtigungen – mit denen festgelegt wird, mit welchen inhaltsbezogenen Berechtigungen ein Benutzer in Abhängigkeit von seiner Organisationszugehörigkeit ausgestattet ist

Den Umfang der aktivierten, organisationsspezifischen Anwendungen wird über die Einstellung in der Anwendung Customizing festgelegt. So sind z. B. in einer Multi-Site-Umgebung die Anwendungen Organisationen und Anmeldeberechtigungen (eines Kunden, Lieferanten, Vertreters) für Lieferanten, Kunden und Vertreter verfügbar. In einer Single-Site-Umgebung ist das nur bei aktivierten Inhaltsbezogenen Berechtigungen der Fall.

Begriffsbestimmung

• Anmeldeberechtigungen – Berechtigungen für externe Partner, die sich am System anmelden dürfen. Die Ermittlung der inhaltsbezogenen Berechtigungen für die angemeldeten externen Partner erfolgt über die Zuordnung des externen Partners zu einer internen Organisation. Anmeldeberechtigungen können für Kunden, Lieferanten und Vertreter vergeben werden.
• Firma – eine Organisation, die innerhalb der Organisationsstruktur für das Rechnungswesen zugeordnet wird, wird als Firma bezeichnet. Eine Firma ist eine juristische Person, die separat bilanziert wird. In der Finanzbuchhaltung können beliebig viele Firmen in einer Datenbank geführt werden.  In der Anwendung Customizing wird festgelegt, zu welcher Firma im Rechnungswesen die von der OLTP-Datenbank übertragenen Datensätze gehören.
• Inhaltsbezogene Berechtigungen – Berechtigungen für interne und externe Partner. Mit inhaltsbezogenen Berechtigungen wird der Lese- und Schreibzugriff auf Daten und die Nutzung von Funktionen gesteuert. Ermittelt werden sie auf Basis der zugeordneten Organisationen.
• Interne Verrechnungen – die Verrechnungen von Geschäftsvorfällen zwischen Organisationen einer Unternehmensgruppe. Die Verrechnungen zwischen den Organisationen erfolgen auf Basis unterschiedlich zugeordneter Firmen im Rechnungswesen.
• Multi-Site – Ausdruck für die Abbildung von Geschäftsprozessen einer Unternehmensgruppe innerhalb einer Datenbank. Beim Abbilden der Geschäftsprozesse und der zugehörigen Organisationen ist unerheblich, ob die einzelnen beteiligten Organisationen dieser Gruppe rechtlich eigenständige Organisationen sind oder nicht. Die Organisationen können sich auch in unterschiedlichen Ländern befinden und somit unterschiedlichen Jurisdiktionen und Zeitzonen unterliegen. Multi-Site – bietet die gemeinsame Nutzung von Stammdaten innerhalb einer Unternehmensgruppe und die Abwicklung organisationsübergreifender Geschäftsprozesse.
• Dazu sind Organisationsstrukturen für die Aufgabengebiete Beschaffung, Lagerlogistik, Rechnungswesen (dabei auch Produktion) und Vertrieb aufzubauen.  In diesen Strukturen spiegelt sich im Wesentlichen der Ablauf in einer Unternehmensgruppe wider sowie ihr Aufbau.
• Organisationen – ein Partnertyp, mit dem beispielsweise Unternehmen, Niederlassungen, Abteilungen etc. erfasst werden. Die Organisation kann ein Teil einer Organisationsstruktur in den Aufgabegebieten Beschaffung, Lagerlogistik, Rechnungswesen oder Vertrieb. Als Bestandteil einer solchen Organisationsstruktur wird die Organisation entsprechend des Aufgabegebietes auch Beschaffungs-, Logistik- oder Vertriebsorganisation oder Firma im Rechnungswesen genannt.
• Organisationsstrukturen – spiegeln im Wesentlichen die Ablauforganisation in einer Unternehmensgruppe wider. Für die Nutzung inhaltsbezogener Berechtigungen und die Abbildung von Geschäftsprozessen einer Unternehmensgruppe werden Organisationsstrukturen benötigt, die für folgende Aufgabengebiete aufgebaut werden können:
  • Beschaffung
  • Lagerlogistik
  • Rechnungswesen
  • Vertrieb
• Beschaffungsorganisation – eine Organisation, die in die Organisationsstruktur Beschaffung eingeordnet ist und somit einen Knoten dieser Organisationsstruktur darstellt.
• Lagerlogistikorganisation – eine Organisation, die in die Organisationsstruktur Lagerlogistik eingeordnet ist und somit einen Knoten dieser Organisationsstruktur darstellt.
• Vertriebsorganisation – Organisation, die in der Organisationsstruktur Vertrieb eingeordnet ist und somit einen Knoten dieser Organisationsstruktur darstellt.
• Single-Site – eine Umgebung, in der nur der Mandant als rechtlich eigenständiges Unternehmen abgebildet wird. Dieses Unternehmen ist für die Organisationsstrukturen sowohl Beschaffungs-, Logistik- und Vertriebsorganisation als auch Firma im Rahmen des Rechnungswesens. Bei aktivierten Inhaltsbezogenen Berechtigungen können in einer Single-Site-Umgebung den Organisationsstrukturen mehrere Organisationen, die Teil des Unternehmens sind, wie z. B. Niederlassungen, Abteilungen etc. zugeordnet werden.

Organisationen und Organisationsstrukturen

Die Stammdaten der Organisationen werden in der Anwendung Partner erfasst. Organisationsstrukturen werden mithilfe der Partner vom Typ Organisation abgebildet.

Eine Organisationsstruktur spiegelt im Wesentlichen die Ablauforganisation in einer Unternehmensgruppe wider. Die verschiedenen Partner übernehmen innerhalb des Unternehmens oder der Unternehmensgruppe verschiedene Aufgaben. Nicht jeder Partner erfüllt alle Aufgaben, dafür ist eine Verzahnung verschiedener Partner die Regel. Deshalb werden folgende Aufgabengebiete unterschieden:

• Vertrieb
• Beschaffung
• Lagerlogistik
• Rechnungswesen

Vertrieb, Beschaffung und Lagerlogistik

Für die Aufgabengebiete Vertrieb, Beschaffung und Lagerlogistik kann jeweils eine hierarchische Organisationsstruktur beliebiger Breite und Tiefe aufgebaut werden.  Wurde ein Partner vom Typ Organisation einem Aufgabegebiet zugeordnet, dann stellt er einen Knoten in der jeweiligen Organisationsstruktur dar. Durch diese Zuordnung ist er in die Organisationsstruktur des jeweiligen Aufgabengebiets eingebunden.

Dieselbe Organisation kann in jedem Aufgabengebiet parallel als Knoten vorkommen, jedoch pro Aufgabengebiet höchstens einmal. Für jede Organisation kann festgelegt werden, ob Länderbesonderheiten zu berücksichtigen sind und in welcher Zeitzone sie sich befindet.

Wird eine Organisation beispielsweise als Knoten in die Organisationsstruktur Vertrieb verwendet, dann wird sie als Vertriebsorganisation bezeichnet. Gleichermaßen wird eine Organisation zu einer Beschaffungs- bzw. Lagerlogistikorganisation.  Eine Organisation kann also gleichzeitig und in allen Kombinationen Vertriebs-, Beschaffungs- und Lagerlogistikorganisation sowie im Rechnungswesen eine Firma sein.

Da die Wurzel aller Organisationsstrukturen jeweils der Mandant ist, muss er gleichzeitig eine Beschaffungs-, Lagerlogistik- und Vertriebsorganisation sein.

Rechnungswesen

Im Rechnungswesen wird keine hierarchische Struktur aufgebaut. Abgebildet wird eine juristische Person, welche separat bilanziert und Firma genannt wird. Eine Organisation kann als Firma ausgezeichnet werden. Diese Organisation kann auch in allen anderen Aufgabengebieten ein Knoten sein. Innerhalb einer OLTP-Datenbank können beliebig viele Firmen erfasst werden, die unterschiedlichen Jurisdiktionen unterliegen.

Jeder Organisation wird eine zuständige Firma zugeordnet und damit die Zugehörigkeit zu einer Firma festgelegt. Der Mandant kann eine Firma sein, muss aber nicht.

Verwendung der Organisationsstrukturen

Organisationsstrukturen werden in folgenden Fällen genutzt:

• Wenn in einer Single-Site-Umgebung die inhaltsbezogenen Berechtigungen aktiv sind, dann dienen die Organisationsstrukturen der Vergabe dieser Berechtigungen für interne Mitarbeiter und externe Partner. Es können Organisationsstrukturen für die Beschaffung, die Lagerlogistik und den Vertrieb aufgebaut werden. Für das Rechnungswesen geht das nicht, da ausschließlich der Mandant diese Organisationsstruktur bildet. Auch die gemeinsame oder unterschiedliche Nutzung von Stammdaten kann pro Organisation individuell festgelegt werden.
• In einer Multi-Site-Umgebung dienen die Organisationsstrukturen der gemeinsamen oder individuellen Nutzung von Stammdaten über mehrere Organisationen einer Unternehmensgruppe hinweg und, ebenso wie in der Single-Site-Umgebung, der Vergabe inhaltsbezogener Berechtigungen. Außerdem wird durch die Multi-Site-Funktion die Abwicklung organisationsübergreifender Geschäftsprozesse ermöglicht. Insbesondere können interne Verrechnungen automatisiert auf Basis entsprechender Organisationsstrukturen durchgeführt werden. Es können Organisationsstrukturen für die Beschaffung, die Lagerlogistik und den Vertrieb aufgebaut werden.

Abbildung einer Organisationsstruktur

Die Organisationsstruktur wird auf Basis der Partner vom Typ Organisation abgebildet. Ein ausgezeichneter Partner, der Mandant, stellt die Wurzel der Organisationsstruktur dar.

Damit eine Organisationsstruktur aufgebaut werden kann, müssen für folgende interne organisatorische Einheiten des Unternehmens oder der Unternehmensgruppe (Multi-Site-Umgebung) ein Partner vom Typ Organisation erfasst werden. Es sollen separate Organisationen für organisatorische Einheiten, die:

• sich in unterschiedlichen Ländern befinden und somit verschiedenen Jurisdiktionen unterliegen und sich potenziell in verschiedenen Zeitzonen befinden,
• geografisch getrennt sind,
• in Geschäftsprozessen als eigenständige Akteure auftreten,
• unterschiedliche Geschäftsregeln anwenden.

Dadurch können die organisatorischen Einheiten eigene Stammdaten für z. B. Artikel, Kunden etc. verwenden.  Darüber hinaus können Stammdaten auch von mehreren Organisationen gemeinsam genutzt werden.

Die Zugehörigkeit des Partners, intern oder extern, die in den Partner-Stammdaten festgelegt wird, spielt für die Abbildung einer Organisationsstruktur keine Rolle. Die Zugehörigkeit zu einer internen oder externen Organisationsstruktur legen Sie separat fest.

Standorte

Ausgewählte Lagerlogistikorganisationen werden als Standorte ausgezeichnet. Pro Organisationsstrukturpfad muss genau ein Standort festgelegt werden nur als Standort ausgezeichnete Lagerlogistikorganisationen können Lagerorte zugeordnet werden. Jeder Lagerort muss zu einem Standort gehören. Für alle Lagerlogistikorganisationen, die auch Standorte sind, werden Summen für die Bestände pro Bestandseigentümer, Artikel und Lagereinheit vorgehalten.

Ein Produktionsauftrag wird immer an einem Standort abgewickelt. Alle zugehörigen Material-Zugänge und -Abgänge müssen sich auf Lagerorte beziehen die zum selben Standort gehören. Das trifft auch auf die zu reservierenden Ressourcen zu, deshalb ist jede Ressource einem Standort zugeordnet. Die Materialbedarfsplanung im Rahmen der Disposition kann standortübergreifend oder standortbezogen erfolgen.

Die Anwendung Organisationen

In der Anwendung Organisationen wird für eine interne Organisationsstruktur vor allem festgelegt,

• dass die ausgewählte Organisation zu einer internen Organisationsstruktur gehören soll,
• in welcher oder in welchen der Organisationsstrukturen (Beschaffung, Lagerlogistik, Rechnungswesen oder Vertrieb) die gewählte Organisation vorkommt,
• welche Organisation in der jeweiligen Organisationsstruktur die übergeordnete Organisation ist.

Eine Organisation wird also durch diese Festlegung zu einem Knoten innerhalb einer Organisationsstruktur.

Stammdaten

Eine Multi-Site-Umgebung oder eine Single-Site-Umgebung mit aktiven inhaltsbezogenen Berechtigungen lässt die gemeinsame Nutzung von Stammdaten zu.

Die Nutzung und Individualisierungsmöglichkeit sind vom Typ der Stammdaten, also vom Business Entity, abhängig. Unterschieden wird zwischen:

• Business Entities, welche für alle Organisationen gelten, wie z. B. Länder oder Einheiten,
• Business Entities, welche zwar unternehmensgruppenweit Gültigkeit haben, für die jedoch eingeschränkt bzw. festgelegt werden kann, welche Organisationen sie benutzen dürfen, wie z. B. alle Auftragsarten, Lieferbedingungen und Lagerorte,
• Business Entities, welche grundsätzlich Organisations-spezifisch ausgeprägt werden, wie z. B. Zahlungsbedingungen, Provisionsvereinbarungen,
• Business Entities, welche grundsätzlich Organisations-spezifisch ausgeprägt werden, wie z. B. Zahlungsbedingungen, Provisionsvereinbarungen,
• Größen, wie Artikel und Partner, welche aus mehreren Business Entities bestehen, die jeweils teilweise unternehmensgruppenweit (z. B. Artikel – Ansicht Basis) und teilweise organisationsspezifisch (z. B. Partner – Ansicht Kunde) ausgeprägt werden.

Beim Erfassen der Stammdaten beziehen sich diese immer auf eine zuständige Organisation. Diese Organisation ist für die Bearbeitung zuständig, beispielsweise für das Erfassen neuer Partnerrollen. Andere Organisationen können diese Rollen nicht bearbeiten, aber sie können die Rollen jederzeit übernehmen. Damit kann beispielsweise eine Organisation einen Kunden einer anderen Organisation verwenden, ohne selbst Daten erfassen zu müssen.

Für alle relevanten Business Entitys, welche grundsätzlich Organisations-spezifisch ausgeprägt werden, kann festgelegt werden, dass die Daten von einer Gruppe aus Organisationen genutzt und bearbeitet werden dürfen. Das gilt z. B. für fast alle Klassifikationen und die Konten. Jede Organisation dieses Organisationsverbundes kann das jeweilige Business Entity bearbeiten.  Die vorgenommenen Änderungen stehen allen Organisationen im Verbund sofort zur Verfügung, wodurch sich der Bearbeitungsaufwand pro Organisation reduziert. Jederzeit kann eine Organisation aus dem Verbund herausgelöst werden. Dadurch entfällt die sofortige Verfügbarkeit geänderter Daten und die Organisation bearbeitet fortan ihre Daten alleinig.

Für fest vorgegebene Business Entitys kann bei Bedarf für jede Instanz festgelegt werden, welche Organisationen diese nutzen dürfen. Das kann beispielsweise für Lieferbedingungen und Lagerorte festgelegt werden.

Auswirkungen der Organisationsstrukturen

In der Workflow-Symbolleiste wird oben rechts in einem Auswahlfeld der aktuelle Knoten in der Organisationsstruktur angezeigt. Das Feld enthält einen Ausschnitt der Organisationsstruktur mit genau den Organisationen zur Auswahl, für die der Benutzer tätig sein darf.

Damit ein Benutzer in einer Multi-Site-Umgebung oder einer Single-Site-Umgebung mit aktiven inhaltsbezogenen Berechtigungen eine Anwendung öffnen kann, muss zuvor eben diese Organisation festgelegt werden. Dabei werden interne und externe Benutzer unterschieden. Für interne Benutzer muss Folgendes festgelegt werden:

• Der Benutzer muss dem betrachteten System mit dem Lizenztyp Mitarbeiter zugeordnet werden.
• In der zu verwendenden OLTP-Datenbank muss genau ein Partner vom Typ Person bestehen, dem der Benutzer zugeordnet ist.
• Dieser Person sind genau jene internen Organisationen zuzuordnen, deren Geschäftsvorfälle der Benutzer einsehen bzw. bearbeiten soll. Die Zuordnung kann zeitabhängig vorgenommen werden.

Für externe Benutzer:

• Der Benutzer muss dem betrachteten System mit dem Lizenztyp Geschäftspartner zugeordnet werden.
• In der zu verwendenden OLTP-Datenbank muss genau ein Partner vom Typ Person bestehen, dem der Benutzer zugeordnet ist.
• Dieser Person sind genau jene externen Organisationen zuzuordnen, deren Geschäftsvorfälle der Benutzer einsehen bzw. bearbeiten soll. Die Zuordnung kann zeitabhängig vorgenommen werden.
• In den Anwendungen zu den Anmeldeberechtigungen sind die externen Organisationen den zuständigen internen Organisationen zuzuordnen.

Zum Organisationskontext gehört auch welchen Aufgabengebieten die der Person zugeordneten Organisationen angehören. Bei den externen Organisationen ergibt sich dieser Kontext durch die in den Anwendungen zu den Anmeldeberechtigungen zugeordneten zuständigen Organisationen. Die Aufgabegebieten sind also jeweiligem Benutzer indirekt zugeordnet. Darüber hinaus sind alle Anwendungen keinem, einem oder mehreren Aufgabengebieten zugeordnet. In Kombination ergibt sich demnach eine Menge von Anwendungen, die ein Benutzer öffnen darf. Das ist unabhängig von den System-Berechtigungen, welche zusätzlich Berücksichtigung finden.

Beim Anmelden wird für den aktiven Benutzer für die gewählte OLTP-Datenbank und zum Anmeldezeitpunkt die Menge der zur Verfügung stehenden Organisationen berechnet. Beim Öffnen einer Anwendung wird diese Menge auf jene Organisationen eingeschränkt, die sich auf die Aufgabengebiete der jeweiligen Anwendung beziehen.

Für die meisten Benutzer ergibt sich pro Anwendung genau eine Organisation. Falls mehrere Organisationen zum Tragen kommen, kann der Benutzer eine auswählen.  Somit ist immer genau eine Organisation aktiv.

Die aktive Organisation ist beim Erzeugen neuer Business Entities ausschlaggebend. Customizing-Einstellungen, Stammdaten und somit die meisten Vorschlagswerte werden bezogen auf die aktive Organisation ermittelt.

Customizing

Über die Anwendung Customizing können pro Organisation der internen Organisationsstruktur die verschiedenen Funktionen aktiviert oder deaktiviert werden. Auch die für den Mandanten erfassten Daten können übernommen werden.

Berechtigungen

Ein Benutzer (Partner vom Typ Person ist durch seine Zuordnung zu einer Organisation bereits mit Berechtigungen ausgestattet. Zusätzlich wirken unter anderem die Berechtigungen aus den Berechtigungsrollen. Für externe Partner gelten außerdem die Zuordnungen der internen Organisationen in den Anwendungen zu den Anmeldeberechtigungen. Generell gelten für interne wie externe Partner die optionalen Festlegungen für inhaltsbezogene Berechtigungen.

Anmeldeberechtigungen

Über Anmeldeberechtigungen werden externe Organisationen einer internen Organisation zugeordnet. Durch die zugeordnete interne Organisation werden die inhaltsbezogenen Berechtigungen ermittelt.

Für folgende Partnerrollen besteht jeweils eine eigene Anwendung:

Ein Sonderfall ist der interne Vertreter: ein interner Mitarbeiter mit der Partnerrolle Vertreter. Obwohl er kein externer Benutzer ist, wird auch ihm in der Anwendung Vertreter-Anmeldeberechtigungen eine interne Vertriebsorganisation zugeordnet, über die er dann seine relevanten inhaltsbezogenen Berechtigungen erhält. In Folgeprozessen wird er dann behandelt, als wäre er ein externer Partner.

Inhaltsbezogene Berechtigungen

In der Anwendung Organisationen kann definiert werden, ob die inhaltsbezogenen Berechtigungen für jede Organisation zu definieren sind. Dazu ist unter dem Karteireiter Berechtigungen eine Auflistung aller relevanten Business Entities zu finden.

In den relevanten Anwendungen zu den Business Entities, beispielsweise der Anwendung Vertriebs-Auftragsarten, werden die Lese- und Schreib-Berechtigungen von Organisationen hinterlegt. Auf dieser Basis werden für andere Anwendungen, die diese Festlegungen nutzen, die inhaltsbezogenen Berechtigungen pro Organisation ermittelt.