Einführung

Das Dokumenten-Management im Modul Customizing dient der Ablage von beliebigen Dateien, die mit dem ERP-System oder außerhalb davon erzeugt bzw. angefertigt wurden. Zu den mit dem ERP-System erzeugten Dateien gehören z. B. Belegdokumente oder Ausgangsrechnungen. Diese werden auf Basis einer entsprechenden Konfiguration automatisch
mit Objekten im ERP-System verknüpft und im Knowledge Store abgelegt.

Anmerkung

Dateien, die nicht mit dem ERP-System erstellt wurden, sind manuell im Knowledge Store abzulegen.

In der Anwendung Dokumente können Dokumente mit dem ERP-System verknüpft werden, damit die Datei im ERP-System automatisch sichtbar wird. So können unter anderem auch Grafiken, wie Logos oder technische Zeichnungen, zu einem Partner oder Artikel abgelegt werden.

Dokument-Datei

Eine Dokument-Datei wird im Knowledge Store abgelegt. Die Dateien können einem beliebigen MIME-Type-Format entsprechen. So können bspw. sowohl Text-, Grafik- als auch Audio-Dateien im Knowledge Store abgelegt werden.

Dokument-Vorlage

Eine Dokument-Vorlage dient dem standarisierten Erfassen oder Erzeugen von Dokumenten und Notizen. Die Vorlage ist wiederum ein Dokument, welches möglicherweise mit einer Dokument-Datei verbunden ist.

Dokument-Verknüpfungsarten

Dokument-Verknüpfungsarten dienen der Klassifizierung der Dokumente.
Angeboten werden vordefinierte Arten:

• für Grafiken, wie Logos zu Partner und Artikel, und
• für Marketing-Informationen, die ausschließlich im Beziehungs-Management verwendet werden.

Darüber hinaus können selbst definierte Dokument-Verknüpfungsarten in der Anwendung Dokumente für Partner, Aufträge und sonstige Belege für Vertrieb, Beschaffung, Produktion, Lagerlogistik und Versand hinterlegt werden. Diese werden herangezogen, wenn die vom System erzeugten Dokument-Dateien automatisch über Dokument-Management abgelegt wird.

Dokumente und Notizen

Die im Knowledge Store liegenden Dateien, die mit dem ERP-System verbunden sind, sind Dokument-Dateien.

Dies sind sowohl im System erzeugten Dateien, als auch außerhalb davon. In der Anwendung Dokumente können Dokumente mit Objekten im System, wie Partner oder Artikel, verknüpft werden.

Notizen sind einfache HMTL-Dokumente, die im System erzeugt werden.

Hinweis

Im Knowledge Store sind neben den vom System erstellten Dateien auch solche Dateien abgelegt, die nicht mit dem ERP-System verbunden sind.

Knowledge Store

Im Knowledge Store können verschiedene unternehmensrelevante Dokumente abgelegt werden (u. a. Produktions-, Buchhaltungsdokumente, Zahlungsmahnungen, Finanzprognosen, Bilder). Der Nutzer kann im Knowledge Store alle Sorten Dokumente ablegen.

Der Knowledge Store ist in Arbeitsbereiche eingeteilt. Die Struktur eines Arbeitsbereichs entspricht der Struktur der Ordner und Unterordner.

Ein Arbeitsbereich enthält die Ordner Documents und Notes. Dokumentdateien zu Dokumenten im ERP-System werden ausschließlich im Ordner Documents abgelegt. Dieser Ordner kann beliebige Unterordner enthalten. Die Dokumentdateien können unter anderem mithilfe des Windows Explorers oder einer beliebigen Office-Anwendung direkt in diesen Ordner abgelegt und gespeichert werden.

Notizen liegen in der Regel im Ordner Notes oder im Ordner Documents. Mit dem Berechtigungskonzept des ERP-Systems kann man auf der Ebene der Ordner den Zugriff auf die Daten des Knowledge Stores reglementieren. Dadurch ist die Verwaltung von Notizen und Dokumenten
möglich.

Themenübersicht und Begriffsbestimmung

Das Dokumenten-Management verwendet Dokumente, um Metadaten zu erfassen, Verknüpfungen herzustellen und Dokumentdateien zu klassifizieren. Die folgende Grafik zeigt eine Übersicht über die Einflussfaktoren sowie notwendige und mögliche Bestandteile eines Dokuments.

Notizen

Notizen sind einfache Dokumente. Sie haben ebenso eine Dokumentdatei und Verknüpfungen. Notizen werden jedoch ausschließlich vom ERP-System erzeugt, bestehen nur aus Text, und ihre Dokumentdateien sind HTML-Textdateien.

Wenn das Framework in der Funktionalität Dokumenten-Management nicht definiert wird, können die Notizen nur in den Anwendungen Vertriebsaussichten und Kampagnen erzeugt werden. Dann werden die Dokumentdateien immer im Knowledge-Store-Ordner Notes abgelegt.

Ist das Dokumenten-Management im Modul von Customizing aktiviert, können Notizen sowohl im Ordner Notes als auch im Ordner Documents gespeichert werden.

Hinweis

Dokumentdateien von Dokumenten können nur im Ordner Documents oder dessen Unterordnern gespeichert werden.

Notizen bei deaktiviertem Dokumenten-Management speichern

Notizen können bei deaktiviertem Dokumenten-Management nur in den Anwendungen Vertriebsaussichten und Kampagnen genutzt werden.

Im Arbeitsbereich des Knowledge Stores steht außerdem nur der Ordner Notes zur Verfügung.

Beim ersten Erfassen einer Notiz wird automatisch eine Dokumentenart Note erzeugt, die auch für alle weiteren Notizen gültig ist. Sämtliche Notizen werden im Ordner Notes im Knowledge Store als separate Dokumentdatei in der Form NOTE-<fortlaufende Nummer>.html abgelegt.

Notizen bei aktiviertem Dokumenten-Management speichern

Wenn das Dokumenten-Management aktiviert ist, kann ein Dokument oder Notiz in der Anwendung Dokumente in der Standard-Symbolleiste über den Button Dokument erfassen erzeugt werden. Wird die Aktion ausgeführt, öffnet sich zunächst ein Dialogfenster, in dem eine Dokumentenart festgelegt und gewählt werden kann.

Die Verknüpfungsart für Dokumente wird beim Erzeugen der Notizen in der Anwendung Dokumente verifiziert.

Dokumente

Dokumente können, im Gegensatz zu Notizen, ausschließlich mit aktiviertem Dokumenten-Management erzeugt oder erfasst werden. Das Verbinden eines Dokuments mit einer Dokumentdatei kann auf verschiedene Weisen erfolgen:

• Durch das manuelle Verbinden eines Dokuments mit einer Dokumentdatei in der Anwendung Dokumente.
• Durch das Erzeugen einer neuen Dokumentdatei mithilfe eines Dokuments aus der Anwendung Dokumente heraus. Dazu wird eine Vorlage benötigt. Die Verbindung wird automatisch hergestellt.
• Durch den Import einer Dokumentdatei mit der Anwendung Dokumente importieren. Ein Dokument wird erzeugt und eine Verbindung zur Dokumentdatei automatisch hergestellt.

Durch die Verbindung zwischen Dokumentdatei und Dokument kann die Datei verwaltet werden.

Ist die Archivierung für Dokumente aktiviert, dann werden die im Knowledge Store abgelegten Dokumente durch eine Hintergrund-Anwendung Dokumente archivieren in das Archivsystem übertragen. Außerdem wird im Dokument ein Verweis auf die Archivdatei gespeichert. Zusätzlich können beim Erfassen von Dokumenten auch bestehende Archivdateien direkt im Dokument angegeben werden, ohne dass eine Dokumentendatei im Knowledge Store vorhanden ist.

Hinweis

Belegdokumente können nur im Ordner Documents oder dessen Unterordnern gespeichert werden. Dazu sind entsprechende Ordner im Knowledge Store anzulegen und für die entsprechende Belegdokument-Vorlage den gewünschten Ablageort zu wählen.

Die Vergabe der notwendigen Berechtigungen für die entsprechenden Ordner des Knowledge Stores ist notwendig.

Verknüpfungen zu Objekten

Jedes Dokument kann mit jeweiligem Objekt im ERP-System verknüpft werden (z. B. mit einem Artikel oder Partner). Beispielsweise kann eine technische Zeichnung mit einem Artikel verknüpft werden oder alle Dokumente werden mit dem Partner verknüpft, zu dem sie gehören. Die Verknüpfung eines Dokuments mit einem Business Entity wird in der Anwendung Dokumente im Karteireiter Verknüpfungen vorgenommen.

Ist ein Archivsystem angebunden, dann können einige Daten der Dokumentenverknüpfungen insbesondere für Belegdokumente auch als Schlagworte im Archivsystem genutzt werden. Weitere Information sind in der Dokumentation Archivparameter-Zuordnungen zu finden.

Inhaltsbezogene Berechtigungen im Dokumenten-Management

Über die Vergabe von inhaltsbezogenen Berechtigungen (IHB) kann geregelt werden, wer eine konkrete Dokumentenart verwenden darf und wer nicht.

Wenn die inhaltsbezogenen Berechtigungen aktiviert wurden, dann wirken sich diese auch auf die Anwendung Dokumentarten aus.  In dem Karteireiter Berechtigungen wird eine Tabelle angezeigt, die der Festlegung der Lese- und Schreibberechtigungen für eine Organisation pro Dokumentenart dient. Dafür muss für die Organisation in der Anwendung Organisationen aktiviert werden, dass für Dokumentarten die inhaltsbezogenen Berechtigungen geprüft werden sollen. Weitere Informationen über die inhaltsbezogenen Berechtigungen sind im Dokument Inhaltsbezogene Berechtigungen zu finden.