1. Abonnements erstellen
Für das Erstellen eines neuen Abonnements stehen dem Benutzer drei Vorgehensweisen zur Verfügung:
- Bericht/Dashboard auswählen und anschließend die Funktion „Abonnement hinzufügen“ aktivieren
- Bericht/Dashboard markieren, im rechten Bereich das Abonnement–Symbol>„Abonnement
hinzufügen“ auswählen
- im linken Bereich „Abonnement“ auswählen und die Aktion „Erstellen“ starten
2. Parameter
Die Registerkarte ermöglicht es Ihnen, die im Datenmodell enthaltenen Parameter zu verwenden und sie für Ihr Abonnement anzupassen.
Wenn Sie die Option „Daten der letzten Modellaktualisierung verwenden“ aktivieren, wird das Abonnement mit den Daten der letzten Modellaktualisierung gestartet.
Dies hat zur Folge, dass das Abonnement selbst schneller generiert wird, aber nicht die Daten enthält, die beim Aufruf des Abonnements vorhanden waren, da die Daten, wie der Name schon sagt, aus der letzten Neuberechnung des Datenmodells stammen.
Wenn Sie die Option „Daten von der letzten Modellaktualisierung verwenden“ aktivieren, wird die Möglichkeit der Änderung von Parameterwerten blockiert:
Wenn Sie die Option „Daten der letzten Modellaktualisierung verwenden“ deaktivieren, kann der Benutzer die Modellparameter für das generierte Abonnement ändern. Dies führt zu zwei Dingen:
- das Abonnement wird mit anderen Parametern als den Standardparametern des Datenmodells erstellt
- Jeder Abonnementaufruf führt zu einer Neuberechnung des Datenmodells, was bei großen Datenbanken die Generierungszeit erheblich verlängern und die Belastung des Servers erhöhen kann
3. Allgemeine Informationen
Im ersten Schritt zur Erstellung eines Abonnement können Sie folgende Angaben definieren: Name des
Abonnements, Betreff der E–Mail an den Empfänger und Beschreibung des Abonnements.
Ferner wird der Quell–Bericht (ausgewählt für die Erstellung des Abonnements) und der vollständige Pfad zum
Speicherplatz des Quell–Berichts angezeigt.
Ansicht des Empfängers:
4. Anhang
Im weiteren Schritt können Sie die Parameter der hinzuzufügenden Anlage festlegen: den Anhang
umbenennen bzw. das Format der Tabelle/des Diagramms einstellen.
Verfügbare Formate:
Tabelle
• XLSX
• XLS
• CSV
• PDF
• DOCX
• HTML
• MHT
• PNG
• RTF
• TXT
Diagramm
• PDF
• PNG
Erweiterte Optionen:
variieren.
• Alle Berichtsebenen ausklappen
• Tabellenbreite an Seitenbreite anpassen
• Filterbeschreibungen anfügen
• Dieselben Überschriften der Spalten/Zeilen zusammenführen
• Überschriften exportieren
• Fußzeile exportieren
• Tabelle im Querformat erstellen
• Zusätzliche Parameterwerte erzeugen
5. Zeitplan
Das Feld Zeitplan dient zur Bestimmung, wie oft das Abonnement gesendet wird. Auswählbare Optionen:
• Einmalig
• Stündlich
• Wöchentlich
• Monatlich
Es ist zu beachten, dass nach Auswahl der Option Einmalig das Abonnement gespeichert und trotz einmaliger
Versendung auch in der Zukunft verfügbar sein wird. Je nach dem ausgewählten Zeitplan werden detaillierte
Optionen angezeigt, mit denen der Sende–Zeitpunkt des Abonnements konfiguriert werden kann.
Mit dem Festlegen des Start– und Enddatums wird ein Zeitraum für das Versenden von Abonnements
definiert.
Die Funktion zum Versenden von Abonnements nach Zeitplan kann mit dem Schieberegler deaktiviert
werden:
Nach dem Deaktivieren dieser Funktion wird das Abonnement korrekt erstellt (in der Abonnement–Liste
sichtbar), aber nicht versendet.
Solch ein Abonnement kann jederzeit bearbeitet und über die Aktion „Jetzt senden“ manuell versenden
werden.
6. Empfänger
Legen Sie im Bereich „Empfänger“ die Empfänger des Abonnements fest.
Neue Empfänger können Sie auf zweierlei Weise hinzufügen:
• Neue Empfänger hinzufügen
Mit dieser Schaltfläche wird eine Liste mit Comarch BI Point–Benutzern, Benutzergruppen oder zuvor
definierten Benutzern externer Anwendungen abgerufen.
Für Comarch BI Point–Benutzer werden Vor– und Nachname der Benutzers und seine E–Mail–Adresse
angezeigt.
Für Benutzergruppe wird der Name der Gruppe und darunter die Information über die Art des Empfängers
(Gruppe) angezeigt.
Für externe Benutzer werden Vor– und Nachname der Benutzers und darunter die Information über den Typ
des Empfängers (externer Empfänger) angezeigt.
Nach dem Hinzufügen eines Benutzers als Empfänger wird er nicht mehr in der Liste der verfügbaren Benutzer
angezeigt.
• Externen Empfänger hinzufügen
Mit dieser Funktion wird ein Abonnement–Empfänger hinzugefügt, der kein Comarch BI Point–Benutzer ist.
Diese Funktion ist abhängig von der Anzahl der Lizenzen für „Externe Benutzer“.
Nach dem Hinzufügen der Empfänger erscheint in der Hauptansicht des Bereichs die Liste der hinzugefügten
Benutzer.
Die Informationen über Empfänger von Abonnements werden in drei Spalten angezeigt:
• Benutzer oder Gruppenname
• E-mail
• Empfängertyp
Die Abonnements können nach jeder der genannten Spalten auf– oder absteigend sortiert werden.
Um einen Abonnement–Empfänger zu löschen, wählen Sie die Aktion „Aus der Empfängerliste löschen“ wie
unten abgebildet:
Um mehrere Empfänger zu entfernen, verwenden Sie die Mehrfachauswahl:
Anschließend wählen Sie die Aktion „Aus der Empfängerliste löschen“ wie unten abgebildet.
• Inhalt des Anhangs an Empfängerberechtigungen anpassen
Mit der Funktion können Abonnements entsprechend den Berechtigungen des jeweiligen Empfängers erzeugt
werden (gilt nur für Empfänger, die Comarch BI Point–Benutzer sind)
• Auf FTP speichern
Die Abonnements von Berichten und Dashboards können auch auf dem FTP–Server gespeichert werden.
Hierfür wird das Kontrollkästchen „Auf dem FTP Server speichern“ aktiviert.
Die Verbindung zum FTP–Server kann auf zweierlei Weise hergestellt werden:
• Bestehende Verbindung verwenden
Es wird eine bereits durch den Benutzer definierte FTP–Verbindung ausgewählt – (Administratorbereich/FTP–
Verbindungen)
• Eigenständig festlegen
Die FTP–Verbindung wird erst beim Erstellen eines Abonnements definiert.
